-TEMA 2- LA ADMINISTRACIÓN DE ORGANIZACIONES
El proceso administrativo
El término organización social se refiere tanto a empresas y entidades privadas como a
instituciones públicas.
Muchas entidades de este tipo tienen un gran tamaño y presentan un problema
organizativo importante.
Complejidad gestión centros sociales: limitación recursos, múltiples objetivos, etc.
Las técnicas de administración y gestión son claves para mejorar los niveles de eficacia
y eficiencia.
- Eficacia: capacidad de lograr los objetivos. La eficacia de una organización
social dependerá de su capacidad para: alcanzar sus metas, mantenerse
internamente y adaptarse a su ambiente.
- Eficiencia: capacidad de lograr los objetivos con el menor consumo de recursos
posible.
La búsqueda de la eficiencia implica una distribución de recursos escasos que
permita maximizar: los resultados obtenidos, el bienestar social y del individuo
y el ahorro de costes (permite producir más servicios).
• “Proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual las personas,
trabajando juntas en grupos, alcanzar con eficiencia las metas
seleccionadas”
• “Administración como proceso: serie de acciones, actividades que
conducen a un fin”.
• “Coordinación de todos los recursos a través de los procesos de
planificación, organización, dirección y control, para conseguir los objetivos
establecidos”.
La administración es una de las actividades más importantes en la organización.
Es necesaria para asegurar la coordinación y el aprovechamiento de todos los
esfuerzos individuales.
Habrá que administrar cualquier tipo de organización (comercio, hospital, centro de
enseñanza…) y dentro de cada uno de los departamentos o secciones de la misma.
La administración dentro de la empresa se llevará a cabo a tres niveles:
- Alta dirección.
- Dirección intermedia.
- Baja dirección.
Subsistema de Administración:
• Nivel estratégico: Administración estratégica
Relaciona la empresa con su entorno.
Decisiones a medio y largo plazo.
• Nivel táctico: Gestión
Decisiones tácticas u operativas.
Orientadas a corto plazo.
Será diferente y específica en cada tipo de empresa.
PLANIFICACIÓN
- La planificación es previa a las otras funciones de dirección; es imposible
organizar, dirigir y controlar con eficacia sin unos planes adecuados.
- La planificación lleva a cabo el establecimiento de objetivos y la toma de
decisiones sobre estrategias y las tareas necesarias para alcanzar esos
objetivos.
- Intenta crear un puente entre la situación real y la situación futura deseada:
“dónde se está y dónde se quiere llegar”.
La planificación entendida como proceso anticipado de toma de decisiones. Los
elementos de la planificación son:
• VISIÓN: Forma de ver o anticipar el futuro.
• MISIÓN: La finalidad de la organización. Enfoque ideológico (filosofía de la
empresa). ¿A qué actividad se va a dedicar?
• OBJETIVOS: La concreción en el tiempo, espacio y cuantía de lo pretendido
por la misión. Son la guía y propósitos del Sistema de Administración.
• METAS O SUBOBJETIVOS: Concreción de los objetivos, normalmente a corto
plazo y asignados a una unidad específica.
• ACCIONES: Son las pautas, procedimientos o políticas para llegar a su
cumplimiento.
ORGANIZACIÓN
- Implica la división de actividades, el diseño de puestos, la asignación de
gerentes por área y la coordinación de funciones.
- Comprende el establecimiento de una estructura jerárquica y funcional en la
empresa, así como una identificación y asignación de las tareas a realizar para
lograr los objetivos.
- Una entidad está mal organizada si sus unidades funcionan con objetivos
cruzados, si departamentos rivales están constantemente peleando por sus
competencias, etc.
Fases de la organización:
- Determinar qué tareas han de realizarse.
- Dividir las tareas en grupos y asignarlas a puestos de trabajo.
- Agrupar los puestos de trabajo en unidades organizativas (departamentos).
- Señalar quiénes son los responsables de los distintos puestos de trabajo y
departamentos.
- Definir las medidas necesarias para coordinar vertical y horizontalmente las
distintas unidades.
El principal objetivo que subyace en la organización es la división del trabajo.
A este proceso se le llama departamentalización, y a las unidades resultantes se le
llaman unidades organizativas o departamentos.
El organigrama es un gráfico que representa la estructura de la empresa:
departamentos existentes y relaciones entre ellos.
DIRECCIÓN
Tiene como objeto integrar y coordinar los esfuerzos de los miembros de la
organización para que se alcancen los objetivos planteados.
El directivo posee una autoridad formal sobre una unidad o toda la organización.
Actividades del trabajo directivo (Hampton):
➔ La motivación del personal.
➔ El liderazgo.
➔ La comunicación.
La función de dirección está muy relacionada con el conocimiento del comportamiento
humano en la organización.
El buen directivo debe tener inteligencia emocional que es fundamental a la hora de
dirigir una empresa.
Inteligencia emocional: “la capacidad de comprender a los demás: cuáles son las cosas
que les motivan más, cómo trabajan y la mejor forma de cooperar con ellos”.
DIRECCIÓN: MOTIVACIÓN
Las teorías sobre la motivación nos pueden ayudar a entender el comportamiento
humano (impulsos, anhelos, necesidades, deseos…)
Estudio de la motivación: conocer los porqués de la conducta de las personas, detectar
necesidades a satisfacer.
Existen diversas teorías que nos pueden ayudar a entender el comportamiento
humano para así motivar al personal de nuestra organización. No obstante, para
motivar necesitamos conocer a nuestros empleados.
Participación del trabajador → aportación activa y continuada del individuo a las
funciones administrativas relativas a su propio trabajo, lo cual produce al empleado
una sensación de confianza y sentido de pertenencia a la empresa.
Motiva al personal y permite mejorar la gestión empresarial a través de ideas y
sugerencias.
DIRECCIÓN: LIDERAZGO
Es la capacidad de influir en un grupo para que colaboren voluntariamente al logro de
los objetivos.
El liderazgo es ese algo especial que poseen determinadas personas para influir
positivamente sobre el grupo para la consecución de su meta.
Con el liderazgo se consigue incrementar el esfuerzo y el entusiasmo de los miembros
de la organización, poniéndose al frente para animarlos, ayudarlos y guiarlos.
Características que tendrá un líder:
- Capacidad de crear equipos.
- Ser un entrenador para su equipo.
- Ver más oportunidades que peligros.
- Ver más socios que rivales.
- Intentar relacionar a la gente.
- Ser artistas, innovadores, creativos, soñar y desafiar el statu quo.
- Centrarse más en los puntos fuertes que en los débiles.
- Usar la influencia antes que la autoridad.
- Predicar con el ejemplo.
- Otorgar poder y dejar hacer.
DIRECCIÓN: COMUNICACIÓN
No puede existir una organización sin comunicación.
Comunicación: transmisión de un mensaje con una finalidad.
Concepto: emisión y recepción de información dentro de una organización y en el
intercambio de información y la transmisión de significados, dentro de la organización
y entre ésta y su ambiente.
Elementos del proceso de comunicación:
• El emisor o fuente es la persona que emite el mensaje para que otro lo
reciba.
• Los mensajes requieren un operativo de codificación. Las formas habituales
de codificación/descodificación son el lenguaje o la escritura.
• El canal es el vehículo de unión entre la fuente y el receptor, es el medio a
través del cual se transmite el mensaje.
• Los mensajes han de ser descodificados, deben tener sentido para el
receptor. El mensaje logra sus efectos cuando provoca reacciones en el
receptor.
• El ruido es cualquier tipo de interferencia producido durante el proceso de
comunicación, que dificulta la circulación de los mensajes producidos o los
desvirtúa.
• El ruido puede estar en los canales de comunicación, en la forma de
comunicación o en los agentes.
• La retroalimentación puede no producirse. Si se realiza estaríamos ante una
comunicación de tipo bilateral (en lugar de unilateral) y la comunicación
será más exacta.
La eficacia de la comunicación depende mucho de los medios empleados:
- La comunicación escrita tiene la ventaja de su permanencia y la de estar
asociada en ocasiones a una mayor veracidad que la comunicación oral. Como
inconvenientes, la incapacidad para adaptar el mensaje al receptor, la
propensión a la burocratización y no proporcionar retroalimentación
inmediata.
- La comunicación oral es muy rápida y proporciona retroalimentación inmediata
(respuesta del receptor ante el mensaje del emisor), no abastece registros
permanentes y se puede amplificar el ruido.
- La comunicación gestual es a través de expresiones, gestos faciales y
corporales, tono y volumen de la voz, distancia y posición del cuerpo, etc.
Puede reforzar el mensaje verbal y suele ser más sincera.
- La comunicación electrónica implica el uso de los medios electrónicos.
Principales medios son: el correo electrónico, las listas de correo o foros de
discusión.
El flujo de comunicación en la organización hace referencia a las
direcciones y sentidos en que se puede transmitir:
1. Comunicación horizontal: entre elementos del mismo nivel
en la estructura organizativa.
2. Comunicación vertical:
• Descendente: desde los escalones superiores hacia los inferiores
de la jerarquía organizativa.
• Ascendente: de los subordinados hacia los superiores.
3. Comunicación cruzada o diagonal: entre personas de diferente nivel y sin
relación de dependencia lineal
Barreras en la comunicación:
- Barreras en el emisor (claridad).
- Barreras en el receptor (actitud).
- Barreras en la transmisión (intermediarios).
- Barreras en la retroalimentación.
Aún superando estas barreras se podrá dar la mala interpretación por parte del
receptor.
Mejora de la comunicación:
- Que el emisor tenga una idea clara del mensaje que va a transmitir.
- Simplificar el lenguaje.
- Que el emisor adopte una postura de igualdad y empatía con respecto al
receptor.
- Que se elijan el momento y el lugar oportunos.
- Que el emisor y el receptor se hallen en un mismo plano.
- Que no surjan acontecimientos exteriores que entorpezcan la comunicación.
- Que el receptor se esfuerce en escuchar y mostrarse abierto ante el mensaje.
CONTROL
Medición y corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los
objetivos de la empresa y los planes creados para alcanzarlos.
Controlar significa ajustar, comparar los resultados reales con los que se había
planificado y hacer desaparecer las diferencias negativas existentes.
Podríamos definir 3 pasos en el desarrollo del control:
1. Medición del desempeño.
2. Examinar si existen desviaciones en base a los objetivos planteados.
3. Tomar decisiones correctivas: cambiar los objetivos, estrategias y/o planes.
Según el momento de actuación:
Preventivo: revisar las condiciones previas a una actuación para comprobar si se
cumplen los requisitos para ponerla en marcha.
Permanente: cada una de las acciones que se llevan a cabo son evaluadas por el mismo
agente que las realiza.
A posteriori: se aplica cuando la acción ya ha finalizado.
Según su finalidad:
De exactitud: tesorería o inventario.
De eficiencia: productividad, rentabilidad, etc.
Control presupuestario o no presupuestario:
Presupuestos.
Observación personal, encuestas..