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Tema 9 Informatica

El documento describe la creación y gestión de bases de datos relacionales utilizando Microsoft Access 365, enfocándose en su aplicación en un entorno laboral como una clínica dental. Se abordan conceptos clave como la estructura de las bases de datos, tipos de datos, creación de tablas, formularios y la importancia de mantener la información organizada y accesible. Además, se presentan actividades prácticas para implementar lo aprendido en la creación de una base de datos específica para la clínica DentiPlus.

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Tema 9 Informatica

El documento describe la creación y gestión de bases de datos relacionales utilizando Microsoft Access 365, enfocándose en su aplicación en un entorno laboral como una clínica dental. Se abordan conceptos clave como la estructura de las bases de datos, tipos de datos, creación de tablas, formularios y la importancia de mantener la información organizada y accesible. Además, se presentan actividades prácticas para implementar lo aprendido en la creación de una base de datos específica para la clínica DentiPlus.

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Bases de datos: operaciones basicas Seer eee? See “Li eee nd Utilizaremos: 2) Reto profesional & ese Piensa y reflexiona AE 005- objetivos de Desarralio Sostenble ve FR, Tabajo cooperative Trebajes como auxiliar administrativo‘e en una clinica dental llamada DentiPlus y es necesario llevar un cortecto control de todos los elementos que intervienen a diario como los clientes, los proveedores, los productos, los servicios, et. | Para ello, vas @ disefiar desde cero una base de datos relacional | utlizando Microsoft Access 365 e introducir datos en sus tablas de forma manual o a través de formularios. A lo largo de esta Unidad se van a sefialar con el icono @ las actividades necesarias para llevario a cabo. Piensa y reflexiona + Qué programas conozco para crear bases de datos relacionales? + {Conozco los elementos que puede contener una base de datos? + Qué tipos de campos y relaciones existen? + éSoy capaz de crear formularios e Introducir datos en una base e datos? + {Cémo puedo importar y exportar datos en tablas? 4. Aspectos generales de Access 365 @ En el mundo laboral dedicamos buena parte del tiempo a recopilar,intercambiar y recupe- rar datos, de ahi que sea tan necesario disponer de herramientas que permitan almacenar cantidades considerables de informacién que pueda consultarse y gestionarse con a mayor eficecie y rapidez posibles. Las bases de datos cumplen con este cometido, Una base de datos se define como un conjunto de informacién almacenada en tablas y organizada en filas y columnas Existen varios tipos de bases de datos y cada empresa deberd utlzar la que mas se adapte asus necesidades. Algunos tipos de bases de datos y sus caracteristicas més importantes se mencionan en la Tabla 91 Hoy en dia son las mas utlizadas en el mundo empresarial. Su carac- testca principal es que existen relaciones entre las tables ‘Su estructura tiene forma de drbol, donde un nodo padre puede tener varios hijos y un nodo hijo puede tener un dnica padre, Tiene una estructura parecida a la base de datos jerérquica, pero ‘con la iferencia de que un node hijo puede tener varios padres. ‘Se utllzen para almacenar y gestionar grandes cantidades de infor- ‘macién procedentes de documentos de forma organizada, ‘able 94. Tips de bases de datos. Entre los programas de bases de datos de cardcter offmatico destacan Microsoft Access, LibreOffice Base y OpenOffice Base. En esta unidad elegimos Microsoft Access 365 de Microsoft para su estudio. 4A. Crear una nueva base de datos en blanco [Antes de que la base de datos pueda gestionar la informacién, es necesario disefiarla; puesto que una base de datos en blanco no contiene tablas, formularios ni objetos de ningin tipo, es necesario crearlos todos, incluyendo las tablas con las que se trabajar 4. Haz clic en el mend inicio > Todos los programas, desplézate Las siglas SGDB corresponden ‘a Sistema de gestion de base de datos, y se trata de un soft- ware que facilta la administra- cién de una base de datos, Normalmente tienen un aspec- to gréfico @ Intutivo para facil tar la labor al usuario, Algunos ‘ejemplos de esos programas son: Microsoft Access, Base Libreoftice, Orecle SQL Deve- oper, MySql Workbench, ete Administracin| | Crom, Podemos anclar Access a Ia zona Inicio de Windows 1. Para ello, haz clic en el botén Inicio de Windows, dirigete a Todas las aplicaciones y desplézate a la letra «A» para localizar Access. Muestra el menu contextual situdndote sobre Access y selecciona Anciar a inicio. eS) 2. Selecciona Base de datos en blanco y observa que se hasta a letra «A» y elige Access. Se abre el programaconsu are un cuadro de dislogo. Asigna el nombre grupo Vistas TAMl##_—_VstaHoja de datos, isa DisoR0- ition Ver En la Tabla 8.2 se ctan ls dstintas vistas que oftecen los ‘Vista Formulaio, Vista Presentacién Zementos,# excepcién de os Macros y los Médulos porque no aispo. Formulates Vist3 osono oon de ninguna vista Informes Vise lformes, Vit Peliminar 4.6. Tipos de datos Vista Presentacién, Vista Disefo. CConsuitas Vista Hoja de datos, Visto SOL, Vista Ose js tables se componen de campos, que son unidades de almacena- Mento y pueden contener Gistintostipos de datos (Tabla 9.3) ‘tabla 92 VistEE Ho 0a olamiarion de ure bene Ge datos SRS Nombre, Domicio, Céaigo postal ertocorto Conjunto de dstosafanumércos (es deci, no solo letras, sino también Fenodido como esa de estar compuestos solo por niimeros, serdn de tipo Texto. Se WUE @lgunos cédigos postales comienzan pot ee) pueden almacenar 255 caracteres. ero. y Access elminard el cero sel tipo de cam- po fuese numérico entero sin decimales. ‘Testo larg Conjunto de datos similar al tpo Texto, pero con mayer capaciad de (everorer [Link] hasta 65 535 cracteres en cada campo con Observaciones Hatoral mésico, ec conocido CO"® —coractristicas de texto enriquecido. 7 er) ‘Valores numéricos con los que se pueden realizar operaciones mate- Namero, maticas. Alberga el rango de ~(2°31) a (2°31) Estatura, Precio, Descuento, ete Valores numéricos aigos con os que se pueden realizar operaciones numero grande Vr sers:Alberge sl tango den 6.10 Gah Resultado de funcl6n, Suma totales, ee. echathora Estructura utllzada para introduc fechas y horas en los regstios. Fecha de nacimiento, Fecha de factura, et Fechahora—_tructura similar aFechalnora pero con un intvala de fechas mayor, Fecha de nacimiento, Fecha de facture tc Tipo asignado a ios valores monetaris, Similar @ Numero, pecmite ones ‘Memés ene el sinbolode amonede cualquier cia que conten. [Link], Bene Br, Toa ature, ga el campo en cuestion. ia rae ‘Valor numérico unico que se inserta de manere automética al crear ; ‘hutonumeracién un nuevo registro. Por defecto,aumenta de Uno en une, Se utiiza en Numero de cliente, Nlimero de facta, campos que serén clave principal Namero de registro ructurautlizada pera valores aflmatvos o negativos, verdederos ‘siNo eae uae awtvES WerEeCEFOS Cassyo, pagado, Tabea, et belo vinculado oincrustado en una tabla de Mcrosot Access. Pue- ‘Objeto OLE Socata infommecién que provenga de otras aplicaciones. PAC" Tabla Exel, Documento de Word, Imagen. et CCombinacin elfanumérica amacenada como texto y ulizada COMO wy eoogie Hipervineulo __direceién de hipervinculo. Se utlza pars enlazar objetos integrados ‘[Link] ees mmario@hotmailcom Estructura pore almacenar imagenes, archivos, etc. Como [Link] Facturacion pd (dato acjunt) Datos adjuntos ciple almacenar 2GB. ‘Cuadrante,jpg (dato adjunto} Valor resultante de una operacién que se realize con campos de Ccaleuledo risa taba, Al elegr el tipo de campo se muestra el cuadro de délo- Céeulo de los compos: {Cantidad} Precio Unitario} {go Generador de expresiones, donde introduciremos la operacin, ‘Aplicaciin que crea un campo para elegir un valor de otra table, con- [sistente para sua [Link] una Ista de valores, mediante un cuadto de lista © UN CU2- C6, oa ge a seman, Th busquedas Go combinado, Establece el tipo de datos bassndose en los valores CF DIA de Ia semana, Tmeste, ete seleccionados. ‘Tabla 93, Tipos de datos de Access. o ACTIVIDADES. ‘como por ejemplo, sumar una cantidad de productos o cal 2. Supén que estas definiendo una tabla llamada eLineasFac- cular el IVA de un producto? tras», ;Qué tipo de campo definirias para realizar célculos, 5 BASES DE DATOS: OPERACIONES BASICAS = Bo == O Tablas 2. Creacién de tablas mpl ‘Ala hora de diseflar una base de datos, se deben cumP! + Evita la informacion duplicada ce + Procurar que la informacion sea conectay COMIC a gu Sise desaroianvrg tbls en as conilones Spas Pao TAT Eos thong, "4S espacio en el disco y pods buscar la informacion de ut ra. lr dos requisitos principales, Fig. 9.5. Grupo Tablas dela ficha Crear Una tabla es un conjunto de datos, ord hen relacién con un tema determinado. Cada fla con: column, un campo. mados por fas y ColUMNAS, Ue te. ati istituye un registro y cada Para alternar entre Vista Hoja de datos y Vista Disefio pue- grupo Ta oa través del bot6n Diseng fla fcha Crear, donde se activa &) Incluyendo espacios y acentos en informes y formularios, ‘se realizaré a través de la propiedad Titulo, que se explica més adelante. , ‘4, Cuando hayas introducido todos los campos, haz clic en e| botén Cerrar. Aparece el cuadro de dlidlogo Guardar como, 5, Escribe «Clientes» como nombre de la tabla y haz clic en ef botén Aceptar. Contestamos negativamente a la propuesta de crear una clave principal. Solueién ————— Como resultado, obtenemos una tabla en Visto Disefio, donde aparece el nombre del campo, el tipo de dato utiizado y una descripcién, ES Giener 50 | Tipo de datos Descripcibn (opcional) DNicliente Texto corto NI de efiente [Nombre Texto corto "Nombre de cliente | Apelidos| Texto corto Apelids de cliente ~ Mow Texto corto ‘Nimero de teléfono movil Email Texto corto Direccién de correo electrénico Direccion Texto argo Direccibn de cliente [lee Namero Cédigo postal | Poblacion Texto corto Poblacién de cliente i [Provincia Texto corto Provincia de cliente Selecciona tres elementos que no pueden crearse desde la ficha Crear: @) Disefio de consulta f) Origen de datos 9) Informes 1h) Relaciones ontinda con el diseo de la base de datos de la clinica DentiPlus y crea la tabla proveedores utlizando la Vista Hoja de datos. 1, Abre la base de datos «[Link]», te 8 la cinta de opcione: 2 Dirgete 2 la ci tones y activa la ficha Crear. Situandote en el grupo: clic en el botén Tabla Vista He Hoja de dotos. Tablas haz n Tabla FE}. Aparece una nueva tabla con |a Vista Hoja_Fig. 97. Visto Moje de dotos activa (Fig. 97) +3, Completantos le estructura de la tabla como en la Figt ra 9.8. Para modificar el nombre del campo o eliminar campos utilizamos las opciones Cambiar nombre de campo 0 Eliminar campo del menu contextual que apa- recen al hacer clic derecho sobre el campo que se crea por defecto llamado Id (Fig. 9.9). Fig. 9.8 Tabla Proveedores. UNIDAD 9 tet id (Nuevo Aikciieiehin ani 4, Para afadir nuevos campos, utilizamos la opcién Haga clic para agregar (Fig. 9.7) pulsando sobre la columna y elegimos el tipo de dato que contendra el camy Ir PO. Cuando terminemos de introducir todos los campos, hacemos clic derecho sobre la pestafia de la tabla (Tablat) y pre- ssionamos Guardor. «5, Escribe «Proveedoress, como nombre de la tabla y haz clic en el botén Aceptar. ——— stucion, lresultedo final se muestra como la Figura 9.8. Al visualizar le tabla en Vista Disevio, se mostraré tna tabla como la Figura 9.10, Tipo de aston CodigoProveedo]____Autonumerscién Tent corto Tem corto Tero coro 2.2. La clave principal Fig. 940. Vista Disefo de ta tabla Proveedores, Fig, 9.9. Mend contextual del campo Id constitulda por més de un campo. ‘Se conoce como clave principal la caracteristica que se afiade al campo de una ‘tabla para identificar de forma Unica cada fla. La clave principal puede estar ‘simbolo que identifica la Los campos clave (Fig. 91) se utizan para establecer relaciones entre las tabla. La clave prin- opal también define la naturaleza de dichas relaciones. Mediante los campos clave, Access lave principal Nombre del campo ema aomatiea un nd par fata acelerarla bisque Ge vores LL\-0 donde un valor permitido puede ser BB+ EI signo > convierte las letras en mayisculas. =LL obliga a escribir dos letras cualesquiera =\-hace que el guion salga ‘escrito de forma automati- =0 obliga a escribir un ‘nuimero cualquiera ‘Mascara 000"/20°00 donde tun valor permitido puede ser 15/2019: = 000 obliga 2 escribir tres, numeros. "120" introduce lo que hay centre comillas, = 00 obliga a escribir dos imeros. Administracion F CFGM. va ros enteros comprendiges | CoTS®S€ Muestran as propledades delos campos: femarniess — SST Camo esha eldocmertoseresetcon wes rep STE RRS isin asaucs Yalores preestablecidos que se pueden modificar. —ndoade nimerosenteros comprenat, | 888t@ con hacer clic en cada campo e introducir _fomet dos entre -32768 y #32768 os nuevos datos. peacaue | + Entero largo. Uricamente ed. Cada tipo de campo mostraré unas determinadas —_Hensn-tiete——" mite nimeros enteros com. | PFOPledades configurables. A continuacién, s@ fg, [Link] General. donde se prendidos entre 2147483645, Tmuestran las caracteristicas més comunes que estén muestran las propiedades de un campo y+2147483648. Presentes en la mayoria de los campos (Tabla 9.4). de tipo Texto corto Invoducise. Enel coso de Indica ol nimero méxime de caracteres que pueden invoa ue elcampo sea nimerico elt una ita desplegabe (obser en el margen elistago) amafo, coor, formato de Determina el formato del compo fl pe de fuente, tam nimero, ecimeles, ete) pare establecer el modo en que aParecen 1s dats nln panala ol inpximiios introduc fos datos en un Control forme de introduc la efomacén. Oba altro formato eaténdaryredice posbaad de comete lin efor Se pueden crear nuestra: propioemascoras, eunque se ncuyen méscarespredafndes paracon- tolarainvedeclon de certs datos (IF, Teléfono, Cédigo posta, tc) 1. Conviene dstinguir Es una etqueta que epareceréenformuarioseIformes. Convine dsting enize ol nombre que se asiga aun campo cuando se rea y tuo que qu remos que despues aparezca alo hora de presenta a taba, Por ejemplo, a ‘rear el campo [Link] es recomendable escrito con el acento; ese problema se areata eccbende cTelefono»enel nombre del compo y L:.— Introduccién valores: 79022 Fig. 914, Campos rellenos con mascara de entrada apiicada. | cao rco eaten enncmmntiminie 1. Abre la base de datos llamada LLLLo0 un formulario no es posible palin paaeaeane introducircaracteres aleato- rios, sino cumpliendo el for- 4 Selecciona el campo ReferencioProducto, haz clic sobre mato establecido (Fig. 9.5). la propiedad Mdscara de entrada y escribe le expresi6n ——— solueisn ReferenciaProducto ~ GFF-5S FechaCompra ~ 04/12/2023 Fig. 915. Campos rellenos con correspondiente. mascara de entrada aplcade, ACTIVIDADES 5. Indica la diferencia que existe entre la propiedad Tex- 6. {Qué sucede si un campo de tipo Hipervinculo contiene to de validacisn y la propiedad Regia de validacién ala _irecciones de email y visualizamos la tabla en Vista Hoja hora de definir un campo en Vista Disefio. de datos? 179 ‘Administacion ) CFGM Sr Administracién | CFGM_ Al crear una tabla en Access y visualizarla en Vista Disefo, el primer campo pasara a ser cla- ve principal y por defecto ten- ra su propiedad de Indexado con valor: Si(Sin duplicados). Claves y consejos Al crear una relacién en Access, los nombres de los dos campos relacionados pueden ser distintos, pero no su tipo de dato. Se da cuando un S: OPERACIONES BASICAS 4. Indices y relaciones rructura de datos optimizada para in i ma est En une base de daos un nace es uo estructura de dots epArarret Poe oder encontrar répidamente un registro. C' Fendimiento en las tablas. Los indices se utlizan para clasificaralfabética o numéricamente el contenido de sus tablas, Los registros de una tabla se graban por el orden en que se introducen. La ordenacign mediante indices no recoloca los registros, sino que crea un fichero con Ie secuencia ade, cuada, Es recomendable establecer un indice sobre un campo clave. Un cvterio razenable aia hhora de crear indices es saber si un campo se usaré intensivamente en las consltas que se necesiten realizar, en caso afirmativo, afiadir un indice a dicho campo hard que las consultas Se ejecuten mas répidamente, Para indexar un campo basta con seguir estos pases: Indexar un campo 4. Abre Ia tabla que contenga el campo para indexar en Viste Disefio. | 2. Selecciona el campo y haz clic en a propiedad Indexado, 3. Abre la lista desplegable y elige una de las dos opciones: Si(con duplicados) si | se admite que pueda exist més de un valor igual en ese campo, © isin dup: adios), para que no haya valores repetidos. 4. Cierra a tabla guardando los cambios | 4A. Relaciones entre las tablas Elhecho de separar'a informacion repetida de la base de datos presenta algunas ventajas: + Se ahorra tlempo, pues permite introducirla misma informacién en los distintos registro. + Labase de datos seré més pequeria, con el consiguiente ahorro de espacio. + Se reduce el numero de errores en la entrada de datos. Access determinaré el tipe de relacién del siguiente modo: + Siel campo comin en ambas tablas esta definido como Clave principal o tiene un indice Unico, se creard una relacién Uno a une. + Siel campo comtin solo es Clave principal a tiene indice tinico solo en una de las tablas, seré de Uno a varios. + Stel campo comun no es Clave principal o no tiene indice comin en ninguna de las tablas, se crearé una relacién no definida, de Varios a varios. ‘Access nos permitié gestionar rolaciones entre dos tablas, siempre que cuenten con un campo del mismo tipo de datos. En la Tabla 9.6, se muestran las relaciones posibles entre tablas. ‘Tabla t nombrePersonas lemento de le Table test Ton» puiporcenee relacionado con otro de la Tabla 2y viceversa, Cada elemento de la Tabla 1 se relaciona con varios elementos de la Tabla 2, pero cada ele- mento de la Tabla 2 solo esté relacionado con un elemento de la Tabla 1 Cada elemento de la Tabla 1 se encuentra rela- clonado con varios de la Tabla 2 y viceversa, ‘A cada persona le corresponde un DNIy viceversa, Tabla t ayuntamiontos Tabla 2: personas Cade eyuntamiento tiene varias personas empadronadas, pero cada persona solo esté empadronada en un ayuntamiento. Tabla t cuentastancarias ‘abla 2 ttularesCuentas Cada titular puede poseer varias cuentas y cada cuenta puede tener varios tulares, UNIDAD 9 ear relaciones 42. 0 | "ear elacones entre tablas en Access es necesario ulizar la icha crantos de base de dates el grupo Relaciones (Fig. 9.16). Sigue rere ol gwen cso prec Para aprender creat relacones | del objeto Relacion pare Fig. 9.16. Grupo Refaciones. ‘Vamos a agregar las tablas de Una base de datos @ la fica Relaciones, para luego Meat relaciones correctas entre tablas. 6) Aarega ls tablas al drea de Relaciones: 4. Descarga el archivo llamado ® U9_CarSuraccdb y abre la base de datos con ‘Access. 2. Activa la fcha Herramientas de base de datos y haz clic en el botén Relaciones de grupo Relaciones (Fig. 9.16) 43, Arrastra las tablas desde el panel izquierdo llamado Todos los objetos al rea de Relaciones. Otra opcién para agregar las tables a dicha pestafia es hacer cic en el botén Agregar Tablas y seleccionarlas desde el panel Agregar tablos. 4, Dentro del rea de Relaciones, reorganizamos las tablas para que se muestren como ena Figura 9:7, 1y Relaciona las tablas Clientes y Facturas: 4. Hacemos clic sobre el campo DNICiiante de la tabla Clientes arrastramos has- ta el campo DNICliente de la tabla Facturos. Se visualiza el cuadro de didlogo Modifcar relaciones (Fig. 918). 2. Activa la casilla de verificacién Exigir integridad referencial. Access impediré ‘que se introduzca un registro en la tabla Facturas si antes no se ha dado de | Cesranraerense alte el cliente que la debe pagar. Tampoco se podré eliminar una factura si | ‘teaubuorw nee previamente no se han eliminado los registros relacionados. aa 3, Marca Actualizar en cascada los campos relacionados. De este modo, se actua- "nie Ser lizan todas las tablas si se realiza un cambio en una de ella. nas ase leat meee WRT 4 Selecciona Eliminar en cascada los registros relacionados. Si se elimina un clones registro, se eliminaran los registros relacionados en otras tablas. 5. En este cuadro podemos ver que el tipo de relacién que estamos creando es Uno a vorios. Esto significa que cada cliente, al realizar sus compras, puede | a2 2, tener varias facturas a su nombre. [Link] el botén Crear. Relaciona el resto de las tablas: 1. Relaciona el resto de tablas, activando las casilas Exigirintegridad referencial ‘Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados, del cuadro de didlogo Modiicar relaciones, 2. Guarda los cambios. ‘Solucién 0) Tras afiadir las tables y reorganizarlas, las tablas quedan disponibles para poder relacionarlas. >) Las tablas quedan relacionadas a través de una relacion de uno a varios (Fig. 9:19). <¢) Las relaciones deben quedar como en la Figura 9.20, donde se muestran las 1S relaciones de Uno a varlos entre las tablas, Fig. 820. Relaciones de Uno a varios. V activinapes 7. Busca informacién sobre la ficha Relaciones ¢ indica cémo _tenidas en dicha ficha, Qué caracteristica principal deben ™modificarias 0 eliminarias una relacién entre dos tablas con-__tener dos campos relacionados? Agministracion | CGM. BASES DE DATOS: OPERACIONES BASICAS 5. Insercion de registros en las tablas ddades de los campos ¥ establecidas ing tn orden que depende de Una ver disefladas las tablas, definidas las propie ; Felaciones, se insertan los registros. Para ello, habré que seguir las relaciones entre las tablas. Es posible reiniciar la numera- | lén de un campo autonuméri- ‘co através del botén Compactor ¥ reparor base de datos siem- re y cuando la tabla ne conten- 98 ningun registro. 54. Insercién de datos manualmente La introduccién de datos en las tablas puede hacerse manuaimente €° V ayudéndonos de formularios 0 importando los datos de otra aplicaci jente en Vista Hoja de datos, eS) «5 lo introduciré de manera auto- chs © ueleasontommene mere ue los registros de aquella dependen de las dos tablas men. Sense Porc sere maeannscrescmen ee autora y Acces mac, co campo CIFy escibe su valor. Realza emis 4 Fer oeao on los campos Dame, CPy Poblcon Fare compos cP elton y Mov nen carers mascara de aay oBIgD anor Cotte covets Contin intoducendo reqltos en 0 table Clotes Sareea nonontres reps Elms proce tmiento se utlizara para completa el resto de ls tablas. oa} b) ade registros con el Portepapetes desde una tabla de a Office Wore = 1. Abre el archivo © U9_RegistrosProvedores.docx y = selecciona el contenido de toda la tabla (incluyendo la primera columna vacia), excepto la cabecera, 2, Muestra el mend contextual y elige Copiar. 3. En Access, abre la tabla Proveedores en modo Vista Hoja de datos y selecciona el ultimo registro vacio a través del botén situado en la izquierda representado Por un asterisco 4, Muestra el ment contextual y elige Pegar. Observa como se ha completado la tabla, Responde afirmativa- mente para pegar los tres registros. Guarda los cambios. Fig. 9.21. Ventana de Relaciones. Teniendo en cuenta lo explicado, el orden correcto para relle- nar las tablas seria el siguiente: 2 5, + En primer lugar, rellenarés las tablas Clientes y Proveedires. + En segundo lugar, la tabla Productos. + Por ultimo, las tablas Facturas y Ventas. @ ‘) Inserta registras en Vista Hoja de Datos: 1. Descarga el archivo ¥ U9_GestionComercial.accdb yb) Solucién La tabla Clientes se completa con tres registros cumplien- do las propiedades definidas en su disefo. Los tres registros quedan afiadidos a le tabla Proveedores 3 abre la base de datos que contiene. 2 continuacion de los registros de la actividad 0, como se 5 2. Abre la tabla Clientes, haciendo doble clic sobre ella. __observa en la Figura 9.22. = ‘Observa cémo se abre la tabla en Vista Hoja de datos. _-Recuerda que este procedimiento es posible porque el tipo 3 3, Haz clic sobre el campo Nombre y escribe el primer _de datos de origen coincide con el de destino, § registro. Recuerda que el campo CodigoCliente es i —aee risa uaac dean ahaa aaa * 1 RecambiosPepeCOM alle Coda 6, Bao, 460 (653) 000 0000 recambiospep ® 2eraRot SL. Cle vay, 5, 28922 Mad (00)853 44 4 (034) 6510000 pera is 2 Seondend SUM, SL Avett ior Bo, 3820 (00) 9667738 Secondhi@e ® 4 Recambios nal Cle a, 28, 29007, (00)851 223 (846663344 reinalanisicon ® 5 Anteas Mélagn, SL. Polgon de Lu, 20, 290 (00) 9512855 (08) 66 779 arenas, mela Fig. 9.22. Registrosinsertados, [ 8 _____6 Consus Mei, oligono Inui ELNogn 000) 95688 9 (84) 657 11.2 madrid 182 a resulta ac infor gas yun asistente para poder crearlos de forma muy sencilla para ment0s g, Insercién de datos a través de formularios y gcién de un formularo para introduc egistos en tables puede tuna forma muy atractiva para nutrir una base de datos de ‘on. Por suerte, Access dispone de plantillas de formularios rear un formulario debes hacerlo desde la ficha Crear > Ele- “ge oplicaci6n (Fig. 9.23). t 5 ‘elecciona la tabla Productos aplica amarillo lar. 3 acta la ficha Creor y selecciona Asistente para formula UNIDAD 9 Fig, 9.23. Plantilas de formu los. mre la base de datos ® US_GestionComercialaccdb, __10. Cambia el color de jos cuadros de texto del formulario ¥ fos Se abre el CuadrO de Gislogo con el mismo nombre. 4 selecciona todos los campos utlizando el botén >» Haz cic en Siguiente, activa la opcién Justifcado y haz clic sobre Siguiente meres) 7 netiva Modifica el dsefio del formulario y haz clic en Fina- Protos 4, Selecciona el primer titulo llamado «ReferenciaProducto», «9, Realiza la misma operacién del paso 8 para el resto de ttu- zor. Se abre el formulario en Vista Diserio, Observa como ti formulario posee un encabezado, detalle y pie {que corresponde a una etiqueta, e introduce un espacio pare modifcarloy separarlo en dos palabras. Pon en negrita Ohtitulo a través de la ficha Formato. fos y afiade los acentos cuando corresponda, Mueve los elementos para no solapar los textos. ACTIVIDADES 8. Crea un formularo para afialr registro en as tablas Facturasy Ventas através de un formuaro 6) Aor la base de datos b UB_GestionComercial acca y afede regisros a varias tables, con al menos un regsto en cada Una siguiendo este orden 4, Rellena las tables Clentes y Proveedores 2, Rellena la table Productos 3. Rellena as tablas Facturas y Vents (no es necesarioinsertarregistros en estas fables. aque podemnos afiadir registios desde los formularios que crearemos) ) Crea un formulario sencilo paral tabla Factures,teniendo en cuentalos sigulen- tes pasos: 1. Abye la tabla Facturas y active ficha Crear. 2. Blige Formulario. Apereceré una nueva fcha llamada Facturas, que correspon- de al nuevo formularo 2. Guarda e formulario con el nombre Formulario Factures. El eve formulario se representa con un icono como el siguiente Ed) €) Utz la Vista Formutario El de le zone inferior derecha e inserta un registro a través del formularo Facturesy dos reglstrosotineas de factura en la tabla Ventas sltuada en la zone inferior, ya que esta relacionadea, 4) Guarda todos los cambios y vsualiza ls datos insertados en las tablas, haz cle sobre el bot6n Actuatizar todo dela ica Inicio. Observa como el campo Total apa- rece automdticamente, ya que es un campo calculado (Cantidad PrecioUntario) (Cantidad]"{PrecioUnitario}"[Descuento}/100). 11, Guarda los cambios y activa la ficha Vista Formula. Solueién ———— El formulario queda como la Figura 9.24. Fig. 9.24. Formulario modificado. Es posible definir campos con formulas a través del tipo de dato Calculado. Este tipo de campos es muy util para ‘mostrar totales, por ejemplo, el total de una linea de una factu- ra, donde se mutipica cantidad por precio. Un formulario posee tres tipos de vistas: Vista Formulario, Vis- ta Presentacién y Vista Disefio. Puedes alternar de una vista a otra de forma répida a través de los botones ubicados ena zona inferior derecha(E BBN) 183 mdaiead eles BASES DE DATOS: OPERACIONES BASICAS ==, Al importar datos @ una tabla donde existan campos clave ‘con la propiedad de Autonumé- ‘ico, pueden existirincoheren- las, va que los datos origen de mportacion pueden tener esos ‘campos con clave. En ese caso, Access nos ad- vlerte, y nosotros decidiremos, ‘siqueremos continuat la impor. tacion ee Se Ga, 3 Las bases de datos di les han supuesto un gran avan- ce, ya que se ahorra espacio y | cumple con los ODS 12 «Pro- uccién y consumo responsa- bles» y el 13 «Accién por el lima», donde no es necesario el uso de papel y, en conse- cuencia, no es necesara la tala de arboles. Lo ideal es que pare dar elect cidad al equipo informatico donde se ubique dicha base ce datos se ullcen energies reno- vables y asi también se cumpli- tia el ODS 7 «Energia asequible y no contaminante>. SE En equipo ARK quips 6. Importacién y exportacion 1 on Une ft Laversién cde Merson access 365, como versiones antroret. cuenta con te tere deg, ada a tratamiento de datos externas. que incluye a fla DAs OE ye Me pone See ts ener dary Expat. apical 8 COMPAtMe Cony aren nimero de ormetos (SOL, XML, HTML, carpetas de Outlook arch vos de Excel, etc, a 8 Bros ee ‘ugceon Bomoseen gyn aa fin, i Ba _— _ sone J Fig. 8.25, Ficha Datos externos, Si deseas ver las importaciones guardadas sobre una base de datos, puss Vsvolzarag desde la ficho Dotos externas > grupo Inportaryvincular> botén impor ne Sa TQ 4. Descarga el libro de Excel lamado # U9_Proveedores.xisx. 2. Abie la base de datos © U_GestionComercial.accdb. 3, Activa ia ficha Datos externos y pulsa sobre Nuevo origen de datos del grupo impor. tary vincular. De las opciones cisponibles elige Desde un archivo > Excel 4. Aparece el cuadro de aislogo Obtener dotos externos: Hoja de cdiculo Excel, donde debes seleccionar y abrir archivo U9_Proveedores.xlsx. 5. Activa la opcién Anexar una copia de los registros a 1a tablo. Selecciona la tabla Proveedores. Haz clic en Aceptar. 6. A continuacién, sigue los pasos del asistente, haz clic sobre Siguiente dos veces consecutivas y Fnalizar Soluetx Como resultado se han insertado tres registros en la tabla Proveedores (Fig. 9.26) | aa CSRS = —— ies =| ran eto Meet Tat ig) caa e ,207 a BS)29255 ERE oneness flrs ita 3(95}45577 4867793 an sortase Fe er 59598900 88687112 moaevo pe CC Fig. 9.26. Resultado importacién en tabla Proveedores. Necestaservor por ema compaferof a ivoracn dlspone de Access 1. Abre la base de datos y U9_GestionComercial.accdb. 2. Selecciona la tabla Proveedores y dbrele. 3. Una ver que te has asegurado de que la tabla tiene reais- tros, desde la icha Datos extemnos dirigete al grupo Expor- tary haz clic en el botén Enviar por correo electrénico. Se ‘abre el cuadro de didlogo Enviar objeto como. Administracién & CFGM 4, Selecciona Formato PDF (“pdf y haz clic en Aceptor. 5. A continuacién, se abre el programa de correo predeter- minado con el fichero .paf adjunto. Si no tienes ningin programa de correo predeterminado, exporta el archivo ‘con Ia opcién POF 0 XPS del grupo Exportar, quardalo en tu equipo y posteriormente adjuntalo al correo. 6. Envia ol correo a tu compafiero/a, 1. Descarga y abre el ichero adjuntado y comprueba el resul- tado. ( ACTIVIDADES 9. Investiga la aplicacién Access y sefiala desde qué lugares de la aplicacién es posible importar y exporter datos, sin 134 tener en cuenta la ficha Datos externos. és posible impor- tar formularios e informes? he essential vocabulary terms ofthis unit in En inten new vocabulary? datos agjuntos columna control certerio base de datos decimal sta disefio operation digit primary key documental property doble question ‘expresion record ‘expression campo relational eld Tue or false? Write them in your notebook: @) nOfice Access there are only two types of relations 1b) Through an Office Access form isn't possible to insert records. Atable can have only one primary key. @) you create a table in Access, an autonumeric field called ID Is created by default, Link with arrows the relation with the image in your note- book: 5 —_1 @) One to several 2) Severalto several 2) 2 One toone 3) Relates the data type with definition in your notebook: 0) OLE Object ») YesiNo Hyperlink ) Calculated ©) Cureney 1) Autonumber ‘lish. Did you already know all of them? formulario facture gestion méscare médulo operacién clave principal Propieded consuita regio to delete eliminar tolnsen Insertar tostore almacensr to validate validar whole ‘entero 9) Date/Time ) Long Text 9 Attachment files Structure for storing images, fles, etc. A maximum of 2GB can be stored Alink address to a document or file on the Internet, on an intranet, on a local area network (LAN), oF on your local ‘computer. You can create an expression that uses data from one or more fields. You can designate different result data types {rom the expression. Note, the Calculated data type isn't avaliable in MDB file formats. ‘A dataset similar to the Text type, but with a larger sto- rage capacity that supports up to 65,535 characters. . Boolean (true/false) data; Access stores the numeric value zero (0) for false, and -1 for true. 6. This fields are often used as the primary key. 7. Structure used to enter dates and times in records, 8 An object inked to or embedded in a Microsoft Access table. It may contain information that comes from other applications. |. Monetary data, stored with 4 decimal places of precision, z 3 ao : 3 De las bases de datos mas im; iportantes, la mas utilizada ‘en el mundo empresarial es: ©) La base de datos documental &) La base de datos relacional ©) Labase de datos de red. Indica la afirmacién correct: una base de datos, 9) Cuando se crea una base de datos en blanco, esta ya contiene table, formularony cto ob estén vacios. : cues peat fa respecto ala creacién de | Lo primero que se hce cuando se crea une bese de ats en blanco es care un nombre pos postenorscn te crear elementos, ees 4) Laprimera accion alcrear una base de datos en blanco crear es relaciones Aus hora de visualizer un elemento de una base de datos 9) Las macros offecen Vista Disefio y Visto Hoja de datos. 5) Las tablas ofrecen Vista Disefio y Vista Hojo de datos. 6) Las macros e informes no disponen de ninguna vista. ‘Completa la frase de modo correcto: Eltipo de datos. 9) Calculado se inserta autométicamente de forma auto- incremental al introducir un registro, 5) Memo permite almacenar datos de tipo texto, pero su capacidad de almacenamiento es como méximo 255, caracteres, ©) Numero se utiliza siempre que los datos estén com- Puestos por niimeros. Sefiala la afirmacién correcta respecto a las propiedades de los campos: 2) El formato doble es una propiedad de los campos de tipo Texto largo. b) EI Titulo es una etiqueta obligatoria que debe introdu- cirse al crear las tablas. ©) La propiedad Requerido es opcional. Por defecto su valor es No. En relacién a la propiedad mascara de entra 9) Se compone de dos partes obligatorias 1b) El digito A debe ser una letra obligatoria ©) Eldigito L debe ser una letra obligatoria, Indica la opcién correcta acerca de la clave principal. 0) Uncampo puede ser clave principal pulsando el botén Clave principal de la ficha Disefio. b) Nunca puede adquirir el valor nulo ni repetirse en nin- guno de sus registros. ©) Alcrear una nueva tabla, por defecto no se crea nin- guna clave principal. jase de modo correcto: fr 8, Completa |@ 1p relacionar Dos tables se pueden eMC ean comiin que tenga ) Sieventan con un Compe el misme nombre nun campo comin con el mismo tpg tan co i by Steuentan con i tenga méscara de entrada ot datos, aunque 3 eventan con el mismo numero de campos ) Sicuenta 9, completa la frase de modo corrector En las relaciones. siet campo comin ° Clave principal 0 tiene un ‘anc no 0 uno min 301065 C1ve prince Lene ng, ‘does tables serd de uno ea cen ambas tablas €sté definido com dice tnico, se crearé ung c by Sielcampo ce tinico solo en une relacién de varios @ varios. correcta respecto al orden légicg a istros en las tablas. Qa 40. Sefiala la afirmacién Ia hora de insertar regh a) Se crean as tablas en Vista Diseo, se ntroducen og Seon ae establecen las propiedades de los campos y se relacionan. 1) Se crean ls tables en Vista Disefo, se establecen ig Se giedades de los campos, se relacionan y se int. Gucen tos datos. Se crean las tablas Introduciendo los datos y no es necesario relacionarlas. ‘1. alimportar datos a una tabla Access a través del Porta. papeles de Windows hay que tener en cuenta que: a) Latabla esté vacia antes de insertarregistros, b)_Eltipo de datos coplados sea compatible con tos det. ridas en la tabla sin tener en cuenta el orden de los campos. 1d) Eltipo de datos copiados see compatible con los def nidos en la table teniando en cuenta el orden de los ‘campos. 412. Ala hora de exportar datos de Access: @)_ La Unica opcién es hacerlo a través del grupo Exportar de la ficha Datos externos. b) Una opcién es seleccionar el elemento y elegir una de las opciones disponibles de exportacion que ofrece e! meni contextual Es posible realizar exportaciones a Excel, a un archivo de texto y 2 un archivo xm COMPRUEBA TU APRENDIZAJE cpitingue os elementos de una base de datos 4, asigns a cada frase uno de estos conceptos: campo — base de datos — registro tabla ~ clave principal ) Guarda la cantidad de cada articulo. 1p) Guarda los datos de los proveedores. ¢)_ Guarda toda la informacion importante de la empresa, g) Guarda los datos de un cliente. ‘) Identiica uns persona a través de su NIE. pistingue las propiedades de los campos 2. Indica e! uso de las siguientes propiedades en un campo: a) Temafo det campo. by Thulo, ) Requerido. ) Mascara de entrada. @) Valor predeterminado. Modifica una base de datos existente, crea tablas y aplica propiedades a los campos 3, @ Continia con el disefio de la base de datos «DentiPlus, ‘accdb» y dbrela para crear nuevas tablas. Recuerda que ya eben existir las tablas Clientes, Proveedores y Productos. 9) Crea la tabla Citas: Fig. 9.27. Tabla Citas. b) Crea la tabla Servicios: Fig. 9.28. Tabla Servicios. ) Crea la tabla Facturas: Todd Oeesn ot Foon Fedde Sine Inc tpg 0 Fig, 829, Tabla Facturos. ) Crea la tabla LineasFacturas, donde existiré un cam po calculado y como expresién contendré la formula siguiente: {(Cantidady[PrecioUnitario){[Contidady[PrecioUnitari of [Descuentoyi00) Fig. 9.30. Table LineasFacturos ©) Guarda los cambios de todas las tablas. Identifica los campos que pueden ser clave principal 4, @Enia base de datos «[Link] identifica y marca los campos de las tablas que son clave principal Establece méscaras de entrada 5. @ Realiza mascaras de entrads para controlar la insercién de los siguientes campos. 9). DNICliente (Tablas Clientes, Citas y Facturas). b). Fecha (0112/2024) (Tabla Citas), ©) Hora (00:00) (Tabla Citas) Establece relaciones correctas entre las tablas 6. @ Relaciona las tablas a través de los campos adecuados teniendo en cuenta lo aprendido en la unidad. Inserta registros en las tablas 7. @ Inserta al menos tres registros en cada tabla de forma manual desde la Vista Hoja de datos. 8. @ Crea un formulario para la insercién de Clientes, Citas vy Facturas, 9. © Crea un formulario para la insercién de datos de la tabla Clientes con el siguiente aspecto (Fig. 9.31). Guarda el formulario con el nombre «Clientes Formulario» e inserta ‘al menos tres registros. re Fig, 9.31. Clientes Formularto. Administracién | FGM 188 Uno [Link] | » EB > [importacién de datos Piensa y reflexiona ee + Conozco el Microsoft Access para crear bases de datos + Puedo crear tablas con distintos tipos de datos y relacionales ‘elacionartablas, « Soy capaz de crear distintos elementos en una base de + Soy capaz de crear formulatios e introducir datos en es una base de datos de diferentes formas. crea tu propia base de datos relacional Context -rebajes en una asociacién para recolectar alimentos perece- eros y no perecederos, que cumple con el ODS 2 . los cuales Son donados a personas de bajos recursos. La asociacién dispone de un local con varios pasillos con es tanterias y neveras, donde se guardan dichos alimentos, como, muestra el plano de la Figura 9.32 | i | \| 5 n ie oa |e g}| = : 3/5 sii ae 3 E = | | f||¢ 21/2 2 ella g & 2 3 & | | alld alla : 8 | —— Pasitio’ Pasillo 2 Pasillo 3 Pasillo 4 - o |) wo njlo =||@ 3 2 go¢ g|/2 e||2 s {3 la a = 2 2 8 b|| a g}| 3 B/| a = | | a L..| a Fig. 9:32, Plano de la asociacién, situacién Necesitéis organizar todos los alimentos con el fin de conocer exactamente su ubicacién y localizarlos de forme répida. Ellistado genético de los alimentos es el siguiente: 2 Lécteos + Frutas | 2+ Verduras + Agua | + Conservas + Refiescos | + Pastas + Zumos { 2 + Bollea + Platos preparados ref: gerados + Yogures refrigerados Pasos a seguir Crea una base de datos relacional teniendo en cuenta los siguientes puntos: + Cada producto tiene una marca y pertenece a un tipo de alimento. + Cada producto 0 tipo de alimento tendrd un nimero de stock y estaré ubicado en una estanteria o zona de refrige- racién que pertenecerd a un pasillo. + Habré un registro de los productos donados y quedaré cons- tancia de a qué persona se le doné, + La base de datos tendré claves primarias en sus tablas cuan- do corresponda y habré relaciones entre las tablas. Crea formularios para la insercién de datos en las tablas, Inserta registros a través de los formularios y a través de la Vista Hoja de datos. 189 dete ecan.! piieen

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