1.

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Welcome! This lesson focuses on the process behind the form that we created in the
previous lesson.
We will spend most of our time working with the Forms Process Diagram to build this
process.
For this lesson, we will begin by learning what a business process is and how it’s defined in
the context of Laserfiche Forms.
Next, we will explore the Forms Process Diagram and learn how to use and configure
events, gateways, and tasks.
Finally, we will build our Forms process together using the Forms Process Diagram.

¡Bienvenidos! Esta lección se enfoca en el proceso detrás del formulario que creamos en
la lección anterior.
Pasaremos la mayor parte de nuestro tiempo trabajando con el diagrama de proceso de
formularios para construir este proceso.
Para esta lección, comenzaremos por aprender qué es un proceso comercial y cómo se
define en el contexto de Laserfiche Forms.
A continuación, exploraremos el diagrama de proceso de formularios y aprenderemos
a usar y configurar eventos, puertas de enlace y tareas.
Finalmente, construiremos nuestro proceso de Formularios juntos usando el Diagrama
de Proceso de Formularios.
2.-
What is a business process?
You can think of a business process as a set of tasks and activities that accomplish a goal.
Let’s briefly recap our Travel Request process and the Travel Request form that we built
together.
First, Travel request submission: The process starts when the requester submits the initial
travel request form.
Second, Cost estimation: Once the form is submitted, a member of the Travel Coordinator
team reviews the travel request form and the estimated travel costs.
Third, Manager approval: The requestor’s manager reviews both the travel request and
cost estimation to decide whether to approve or reject the request.
Fourth, Notification: The requestor is sent an email informing whether the request was
approved or rejected.
Fifth, the form is saved to the repository.

For more information on understanding your business process, refer to the Training
Reference Guide for additional resources.

¿Qué es un proceso empresarial?

Puede pensar en un proceso empresarial como un conjunto de tareas y actividades que logran
un objetivo.
Recapitulemos brevemente nuestro proceso de Solicitud de viaje y el formulario de Solicitud
de viaje que creamos juntos.
Primero, envío de solicitud de viaje: el proceso comienza cuando el solicitante envía el
formulario de solicitud de viaje inicial.
En segundo lugar, estimación de costos: una vez que se envía el formulario, un miembro del
equipo del Coordinador de viajes revisa el formulario de solicitud de viaje y los costos de viaje
estimados.
Tercero, aprobación del gerente: el gerente del solicitante revisa tanto la solicitud de viaje
como la estimación de costos para decidir si aprueba o rechaza la solicitud.
Cuarto, Notificación: Se envía al solicitante un correo electrónico informándole si la solicitud
fue aprobada o rechazada.
En quinto lugar, el formulario se guarda en el repositorio.

Para obtener más información sobre cómo comprender su proceso empresarial, consulte la
Guía de referencia de formación para obtener recursos adicionales.
3.-
Now that we understand what a business process is in the context of Laserfiche Forms, let’s explore the interface
that we will be using to create this process: the Forms Process Diagram.
Let’s sign in as Accuflex Admin.
We can navigate to the Process Diagram via the Processes page.
Find and select the Travel Request process in the list.

We are now in the Process Diagram. This is the main interface we will use to configure the
business process for our Travel Request.
The Laserfiche Forms Process Diagram is the canvas on which we will define when and
how these tasks are to be performed.
This includes sending email notifications to process participants, routing forms for review
and approval, saving forms to the repository, and more.

On the left, we have a palette showing all of the objects available for building the process.
Before we start, it’s important to understand what these objects are and when to use them.
Object types were chosen to follow BPMN - or Business Process Model and Notation -
which is the industry standard for modeling a business process.
You can find more information about BPMN online or by clicking on the URL displayed
here.
In addition, we have added some resources on the Training Reference Guide
accompanying this course.
Let’s discuss a few of these objects that we will be working with during our training.
An event is an action that affects the flow of the process.
For example, a message start event starts a process when a form is submitted.

Gateways:

Gateways control the process flow. They can merge process flows together or split one
process flow into multiple flows.
For example, a manager can either approve or reject a travel request.
A gateway splits the process into two branches: the branch that runs when the manager
approves the request and the one that runs when the manager rejects the request.
Task:

A task is an activity performed by a person, known as a user task, or by a computer, known

as a service task.
One example of a user task is a manager approving a travel request. One example of a
service task is saving the form to the repository.

This is our working blank canvas where we will map out our business process.
Similar to adding fields when creating our form, simply drag and drop objects from the
palette onto the canvas.

Ahora que entendemos qué es un proceso comercial en el contexto de Laserfiche Forms,

exploremos la interfaz que usaremos para crear este proceso: el diagrama de proceso de
Forms.
Inicie sesión como administrador de Accuflex.
Podemos navegar al Diagrama de procesos a través de la página Procesos.
Busque y seleccione el proceso de Solicitud de viaje en la lista.

Ahora estamos en el diagrama de proceso. Esta es la interfaz principal que usaremos para
configurar el proceso comercial para nuestra Solicitud de viaje.
El diagrama de proceso de Laserfiche Forms es el lienzo en el que definiremos cuándo y cómo
se realizarán estas tareas.
Esto incluye enviar notificaciones por correo electrónico a los participantes del proceso,
enviar formularios para su revisión y aprobación, guardar formularios en el repositorio y más.

A la izquierda, tenemos una paleta que muestra todos los objetos disponibles para construir
el proceso.
Antes de comenzar, es importante comprender qué son estos objetos y cuándo usarlos.
Los tipos de objetos se eligieron para seguir BPMN, o modelo y notación de procesos de
negocio, que es el estándar de la industria para modelar un proceso de negocio.
Puede encontrar más información sobre BPMN en línea o haciendo clic en la URL que se
muestra aquí. (REVISAR IMPORTANTE)
Además, hemos agregado algunos recursos en la Guía de referencia de capacitación que
acompaña a este curso.
Analicemos algunos de estos objetos con los que trabajaremos durante nuestra capacitación.
Evento:
Un evento es una acción que afecta el flujo del proceso.
Por ejemplo, un evento de inicio de mensaje inicia un proceso cuando se envía un formulario.

Pasarelas (Gateways):
Las pasarelas controlan el flujo del proceso. Pueden fusionar flujos de proceso o dividir un
flujo de proceso en varios flujos.
Por ejemplo, un gerente puede aprobar o rechazar una solicitud de viaje.
Una puerta de enlace (Gateways) divide el proceso en dos ramas: la rama que se ejecuta
cuando el gerente aprueba la solicitud y la que se ejecuta cuando el gerente rechaza la
solicitud.
Tarea:
Una tarea es una actividad realizada por una persona, conocida como tarea de usuario, o por
una computadora, conocida como tarea de servicio.
Un ejemplo de una tarea de usuario es un administrador que aprueba una solicitud de viaje.
Un ejemplo de una tarea de servicio es guardar el formulario en el repositorio.

Este es nuestro lienzo en blanco (blank canvas) de trabajo donde trazaremos nuestro proceso
comercial.
Similar a agregar campos al crear nuestro formulario, simplemente arrastre y suelte objetos de
la paleta en el lienzo.
4.-
Now that we are familiar with the Process Diagram, let’s start using these objects to build
our travel request process.
Every business process must always have a start event and at least one end event. The
first object we are going to add onto the canvas is a Start Event.

There are three types of start events in Laserfiche Forms: Start Event, Message Start
Event, and Timer Start Event.
The generic Start Event is used when the process is kicked off manually or by Laserfiche
Workflow, and the Timer Start Event is used when the process should kick off at a specific
date and time.
The Message Start Event signifies that a form has been submitted. Since our process
starts with a travel request form submission, this will be the first object in our process
diagram.
Going forward, we will not be describing every object in detail. You can find this information
in the online Help Files.
To access the help files, you can go to the Laserfiche Support site or by clicking on the
URL displayed here.

Ahora que estamos familiarizados con el diagrama de proceso, comencemos a usar estos
objetos para construir nuestro proceso de solicitud de viaje.
Cada proceso empresarial debe tener siempre un evento de inicio y al menos un evento de
finalización. El primer objeto que vamos a agregar al lienzo es un Evento de inicio.

Hay tres tipos de eventos de inicio en Laserfiche Forms: Evento de inicio, Evento de inicio de
mensaje y Evento de inicio del temporizador.
El evento de inicio genérico se usa cuando el proceso se inicia manualmente o mediante
Laserfiche Workflow, y el evento de inicio del temporizador se usa cuando el proceso debe
iniciarse en una fecha y hora específicas.
El evento de inicio de mensaje significa que se ha enviado un formulario. Dado que nuestro
proceso comienza con el envío de un formulario de solicitud de viaje, este será el primer
objeto en nuestro diagrama de proceso.

En el futuro, no describiremos todos los objetos en detalle. Puede encontrar esta información
en los archivos de ayuda en línea.
Para acceder a los archivos de ayuda, puede ir al sitio de soporte de Laserfiche o hacer clic en
la URL que se muestra aquí.
5.-
Add the Message Start Event onto our canvas.
Each object that is added to the process must be configured in order to function properly
and exactly how we want it to.
For example, when configuring the Message Start Event, we have to specify which form
starts this process.
To configure an object, double-click on it.
This opens the configuration pane.
The object properties available in the configuration pane allow you to modify it to fit your
individual process.
Let’s change the object name to be more intuitive and name it Submit Travel Request
Form.
Next, choose the form that will start this process by selecting the Travel Request form from
the Starting Form drop-down field.
There are many other options available in this configuration pane, such as:
Changing the text that the requestor sees on the submission button.
Allowing the requestor to save a draft of the form to submit later.
Modifying the message that appears after submitting the form.
Again, details about these options are available in the online Help Files.

Once we’ve completed the configuration of the Message Start Event, click Done to close
this pane and return to the Process Diagram.
You can see that the object name has changed to Submit Travel Request Form.
Keep in mind, whether we’re building a simple business process or a complex one involving
numerous steps, participants, and configuration, it’s always good practice to save the
process we’re working on.
Let’s do that now by clicking the Save button in the upper right-hand corner.

Continuing our process, the next step is cost estimation. This step is performed by a user,
so we need to add a User Task.
To add the User Task to our process, we drag it onto the canvas from the palette and add
an arrow to connect the two activities.

Agregue el Evento de inicio de mensaje en nuestro lienzo.

Cada objeto que se agrega al proceso debe configurarse para que funcione correctamente y
exactamente como queremos.
Por ejemplo, al configurar el Evento de inicio de mensaje, tenemos que especificar qué
formulario inicia este proceso.
Para configurar un objeto, haga doble clic en él.
Esto abre el panel de configuración (configuration pane).
Las propiedades del objeto disponibles en el panel de configuración le permiten modificarlo
para que se ajuste a su proceso individual.
Cambiemos el nombre del objeto para que sea más intuitivo y asígnele el nombre Enviar
formulario de solicitud de viaje.
A continuación, elija el formulario que iniciará este proceso seleccionando el formulario
Solicitud de viaje en el campo desplegable Formulario de inicio.
Hay muchas otras opciones disponibles en este panel de configuración, como:
Cambiar el texto que ve el solicitante en el botón de envío.
Permitir que el solicitante guarde un borrador del formulario para enviarlo más tarde.
Modificar el mensaje que aparece después de enviar el formulario.
Nuevamente, los detalles sobre estas opciones están disponibles en los archivos de ayuda en
línea.

Una vez que hayamos completado la configuración del Evento de inicio del mensaje, haga clic
en Listo para cerrar este panel y regresar al Diagrama de proceso.
Puede ver que el nombre del objeto ha cambiado a Enviar formulario de solicitud de viaje.
Tenga en cuenta que, ya sea que estemos creando un proceso empresarial simple o uno
complejo que implique numerosos pasos, participantes y configuración, siempre es una buena
práctica guardar el proceso en el que estamos trabajando.
Hagámoslo ahora haciendo clic en el botón Guardar en la esquina superior derecha.

Continuando con nuestro proceso, el siguiente paso es la estimación de costos. Este paso lo
realiza un usuario, por lo que debemos agregar una tarea de usuario.
Para agregar la tarea de usuario a nuestro proceso, la arrastramos al lienzo desde la paleta y
agregamos una flecha para conectar las dos actividades.
Another way to accomplish both steps at the same time is by selecting the source object,
which in this case is the Submit Travel Request Form event,
and selecting the User Task object from the different object types that appear.

Go ahead and try it. Select the Submit Travel Request Form source object.
Hover over the User Task then click, drag and drop it to the right of the source object.
click user task then drag and drop it the right of the source object, then click submit
(allow time to load once submit button is clicked)
haga clic en la tarea del usuario, luego arrástrela y suéltela a la derecha del objeto de origen,
luego haga clic en enviar
(permita que se cargue una vez que se haga clic en el botón enviar)

An arrow connects the source object to our new destination object, User Task.

Otra forma de realizar ambos pasos al mismo tiempo es seleccionando el objeto de origen,
que en este caso es el evento Enviar formulario de solicitud de viaje,
y seleccionando el objeto Tarea del usuario entre los diferentes tipos de objetos que
aparecen.

Sigue adelante e inténtalo. Seleccione el objeto de origen Enviar formulario de solicitud de

viaje.
Desplácese sobre la Tarea del usuario, luego haga clic, arrástrela y suéltela a la derecha del
objeto de origen.
haga clic en la tarea del usuario, luego arrástrela y suéltela a la derecha del objeto de origen,
luego haga clic en enviar
(permita que se cargue una vez que se haga clic en el botón enviar)
haga clic en la tarea del usuario, luego arrástrela y suéltela a la derecha del objeto de origen,
luego haga clic en enviar
(permitir que se cargue una vez que se haga clic en el botón enviar)
Una flecha conecta el objeto de origen con nuestro nuevo objeto de destino, Tarea de usuario.
if you are staring a process based on the submission of a form, you would select the following
start event:

Si está iniciando un proceso basado en el envío de un formulario, seleccionaría el siguiente

evento de inicio:
We could have dragged the user task anywhere on the canvas. The flow always follows the
direction that the arrow points to - from the source object to the destination object.
However, by moving from left to right, we can take advantage of the Stages feature.

Podríamos haber arrastrado la tarea del usuario a cualquier parte del lienzo. El flujo siempre
sigue la dirección a la que apunta la flecha, desde el objeto de origen hasta el objeto de
destino.

Sin embargo, moviéndonos de izquierda a derecha, podemos aprovechar la función Etapas

(Stages feature).

6.-
What are Stages?
Stages allow us to organize the process diagram for reporting purposes.
Business processes, in general, can contain many steps. Sometimes these steps can be
grouped together logically.
For example, in a more complicated travel request process, the cost estimation step can
involve an initial cost coordinator looking up prices and requesting a manager’s approval for
amounts over a certain threshold.
Though this entails multiple tasks, they are all part of cost estimation. We can group these
steps into a Cost Estimation stage.

Stages are very useful for reporting purposes.

If we’re looking to improve the efficiency of the travel request process, a manager may only
be interested in knowing how long it takes to get cost approval.
To get this information, the manager can look at the Cost Estimation stage.
On our canvas, Stages are separated by vertical lines.

A few moments ago, we moved our User Task onto the canvas to the left side of the
vertical line, keeping it within the same stage as the form submission.
Let’s now place the User Task in a different stage by dragging it over the vertical line.
Now let’s name the stages.
To change the first stage’s name, click in the gray area where Default Stage is written.
And then click the pencil that appears.
Now you can rename this stage. Let’s name it Form Submission.
Repeat the process for renaming Stage 2. Rename it Cost Estimation.
Let’s go back and configure our User Task.
As a reminder, this User Task is for the travel coordinator to add cost information to create
the travel cost estimate.
Open the User Task configuration pane.
First, change the name of the task to Travel Request – Cost Estimation.
By default, this is also how this task will appear in the user’s task list in Forms.
Next, in the Form field, select Travel Request as the form that the Travel Coordinator will fill
out to complete his task.
User Tasks always involve a user filling out a form. If the user is one that has previously
been filled out, or even contains individual fields that have been previously filled out, then
those values will remain and the current user will see them pre-populated on the form.
Often, the current user must fill out a different form if new information needs to be added.
To keep things simple, the travel coordinator in this process uses the same form as the
requestor.

Below the form designation, we have options regarding the assignment of the form.
Since we are assigning this task to the Travel Coordinators team, and only one member
needs to review the estimated travel cost, let’s leave the “Allow the task to be reassigned”
box checked.
This allows the form to be reassigned to a different team member if the first team member
has too much work or is unavailable.
You can hover your mouse over the question mark symbol beside each option to read more
about it.
Next, we need to decide what action buttons the user will see on this form.
In our example, the only action that the travel coordinator can perform is to send the form to
the manager for approval.
Therefore, we will only include one button and label it Submit.
Click the checkbox beside Submit.
To make this more user friendly, let’s change the button text to Send to Manager.
Finally, let’s attach a due date to this task.
The user will see the due date in his or her task list.
A due date also lets managers pull reports to see who is completing their tasks on time.
We want the due date to depend on when the task is assigned rather than being a
consistent, specific date, so select Based on a variable.
Because it is important for the cost estimates to be completed quickly, let’s change the due
date to 1 day after the task start date.
You can also indicate the time of day at which the task will become overdue.
The remaining option is setting task priority. If priority is set, then the user can sort his or
her task list accordingly.
Priority can depend on any value that Forms has access to, such as the name of the submitter
(for example, a manager) or a field value (for example, total cost).
We will not set a priority for this task, but feel free to read more about it in the Help Files.

[Link]
Subsystems/Forms/Content/[Link]?Highlight=priority%20condition
In addition to selecting which form to present to the user, it is very important to remember
to specify which users will perform this task.
This is done through the Assign tab.
We can assign a task to an individual user or to a team. Since our organization has a
designated group of travel coordinators, let’s choose Team.
If the users we had in mind for this task doesn’t belong to a team we can create the team
directly by clicking Create team and filling in the appropriate information.
This team will then be available for selection in other processes.
In the Using Laserfiche Forms course, we created a Travel Coordination team, so let’s click
the Select a Team button and select this team.
Note that the Users option allows you to assign this task to multiple users.
So what’s the benefit of choosing the team assignment over the user assignment? The
main benefit is ease of management.
For example, when a user joins or leaves a team, administrators only need to update team
membership rather than each process that user has been assigned to.

Note that a task can only be performed by one user. If multiple users are assigned to a
task, only one person can complete it.
The final option within this tab is to set an automatic email notification when this task is
ready to be performed. We will skip this section.
The last tab in the configuration pane is the Outflow tab.

In this tab, you can designate different paths for our travel request to take by creating
conditions which tell Forms which step to perform next.
We will discuss this concept when we mention Gateway objects later in the lesson.
The next stage in our process is Manager Approval. We’re going to accomplish three things
at once with our next move: Add a user task for the manager, connect this user task to the
previous one, and create a new stage.

Similar to when we added the other user task, you can do this by selecting your source
object (the “Travel Request – Cost Estimation” task), locating the user task icon, and
dragging it to the right of the source object and over the vertical line.
You can now see that our source task leads to a new User Task, located in a new stage.
Rename that stage to Manager Approval.
Now let’s configure our user task.
Double-click to open the Configuration Pane, and follow these steps:

Rename the label to Travel Request – Manager Approval

Select the appropriate form for this task.
Remember, this is the form that the manager will be filling out in order to complete the task.
The appropriate form is Travel Request - Approval.
This is a slightly different form from that shown to the Travel Coordinator in that it contains
a section designated Manager Review.
In addition, the fields were set to be read-only, as all previously filled information will
display, and the manager’s task is to simply indicate his approval decision and not to
modify any information.
Next let’s think about which action buttons the manager should see at the bottom of the
form.
It is relevant to consider the process flow when making this determination.
One of two things could happen: the manager could approve the request, sending it along
for booking, or he could reject the request, ending the process.
Generally, when there are two branches, there are two buttons. Furthermore, since an
approval decision is such a common user task, two buttons are available by default:
Approve and Reject.
Let’s check those two options and replace Reject with Not Approved.
Now make the task due 1 day after its assignment.
Remember, User Tasks must be assigned to a user or team.
In this case approval should only be performed by the general manager of AccuFlex, so
select the Users option.
The general manager has requested an email notification when the task is ready.
So we will check the Email option and fill out the email subject and body with process
relevant information.
You can type in any text you like, and you can even include field data from the forms.
On the screen, we’ve filled out the skeleton of the email. Now let’s fill in the form data, like
Travel Type.
These pieces of Forms data, called variables, can be accessed via the Variable selector:
this is the right-facing arrow in the Email Body toolbar.

¿Qué son las etapas (Stages)?

Las etapas nos permiten organizar el diagrama de proceso con fines de generación de
informes (reporting purposes).
Los procesos comerciales, en general, pueden contener muchos pasos. A veces, estos pasos se
pueden agrupar de forma lógica.
Por ejemplo, en un proceso de solicitud de viaje más complicado, el paso de estimación de
costos puede involucrar a un coordinador de costos inicial que busque precios y solicite la
aprobación de un gerente para montos que superen un cierto umbral.
Aunque esto implica múltiples tareas, todas son parte de la estimación de costos. Podemos
agrupar estos pasos en una etapa de estimación de costos.

Las etapas son muy útiles para la elaboración de informes.

Si buscamos mejorar la eficiencia del proceso de solicitud de viaje, es posible que un gerente
solo esté interesado en saber cuánto tiempo lleva obtener la aprobación de costos.
Para obtener esta información, el gerente puede mirar la etapa de Estimación de costos.
En nuestro lienzo, las etapas están separadas por líneas verticales.

Hace unos momentos, movimos nuestra Tarea de usuario al lienzo al lado izquierdo de la línea
vertical, manteniéndola dentro de la misma etapa que el envío del formulario.
Ahora coloquemos la tarea de usuario en una etapa diferente arrastrándola sobre la línea
vertical.
Ahora nombremos las etapas.
Para cambiar el nombre de la primera etapa, haga clic en el área gris donde está escrito
Default Stage.
Y luego haz clic en el lápiz que aparece.
Ahora puede cambiar el nombre de esta etapa. Vamos a nombrarlo Envío de formulario.
Repita el proceso para cambiar el nombre de la Etapa 2. Cámbiele el nombre a Estimación de
costos.
Regresemos y configuremos nuestra tarea de usuario.
Como recordatorio, esta tarea de usuario es para que el coordinador de viajes agregue
información de costos para crear la estimación de costos de viaje.
Abra el panel de configuración de Tareas de usuario.
Primero, cambie el nombre de la tarea a Solicitud de viaje: Estimación de costos.
De forma predeterminada, también aparecerá esta tarea en la lista de tareas del usuario en
Formularios.
A continuación, en el campo Formulario, seleccione Solicitud de viaje como el formulario que
completará el Coordinador de viajes para completar su tarea.
Las tareas de usuario siempre implican que un usuario complete un formulario. Si el usuario es
uno que se ha completado previamente, o incluso contiene campos individuales que se han
completado previamente, esos valores permanecerán y el usuario actual los verá rellenados
previamente en el formulario.
A menudo, el usuario actual debe completar un formulario diferente si es necesario agregar
nueva información.
Para simplificar las cosas, el coordinador de viajes en este proceso utiliza el mismo formulario
que el solicitante.

Debajo de la designación del formulario, tenemos opciones con respecto a la asignación del
formulario.
Dado que estamos asignando esta tarea al equipo de Coordinadores de viajes, y solo un
miembro necesita revisar el costo estimado del viaje, dejemos marcada la casilla "Permitir
reasignar la tarea".
Esto permite reasignar el formulario a un miembro del equipo diferente si el primer
miembro del equipo tiene demasiado trabajo o no está disponible.
Puede colocar el mouse sobre el símbolo del signo de interrogación al lado de cada opción
para leer más al respecto.
A continuación, debemos decidir qué botones de acción verá el usuario en este formulario.
En nuestro ejemplo, la única acción que puede realizar el coordinador de viajes es enviar el
formulario al gerente para su aprobación.
Por lo tanto, solo incluiremos un botón y lo etiquetaremos Enviar.
Haga clic en la casilla de verificación junto a Enviar.
Para que esto sea más fácil de usar, cambiemos el texto del botón a Enviar al administrador.
Por último, adjuntemos una fecha de vencimiento a esta tarea.
El usuario verá la fecha de vencimiento en su lista de tareas.
Una fecha de vencimiento también permite a los gerentes generar informes para ver quién
está completando sus tareas a tiempo.
Queremos que la fecha de vencimiento dependa de cuándo se asigna la tarea en lugar de ser
una fecha específica y coherente, así que seleccione Basado en una variable.
Debido a que es importante que las estimaciones de costos se completen rápidamente,
cambiemos la fecha de vencimiento a 1 día después de la fecha de inicio de la tarea.
También puede indicar la hora del día en la que la tarea se retrasará.
La opción restante es establecer la prioridad de la tarea. Si se establece la prioridad, el usuario
puede ordenar su lista de tareas en consecuencia.
La prioridad puede depender de cualquier valor al que Forms tenga acceso, como el nombre
del remitente (por ejemplo, un administrador) o el valor de un campo (por ejemplo, el costo
total).
No estableceremos una prioridad para esta tarea, pero siéntase libre de leer más sobre ella en
los Archivos de ayuda.
Además de seleccionar qué formulario presentar al usuario, es muy importante recordar
especificar qué usuarios realizarán esta tarea.

Esto se hace a través de la pestaña Asignar.

Podemos asignar una tarea a un usuario individual o a un equipo. Dado que nuestra
organización tiene un grupo designado de coordinadores de viajes, elijamos Team.
Si los usuarios que teníamos en mente para esta tarea no pertenecen a un equipo, podemos
crear el equipo directamente haciendo clic en Crear equipo y completando la información
correspondiente.
Este equipo estará disponible para su selección en otros procesos.

En el curso Uso de Laserfiche Forms, creamos un equipo de Coordinación de viajes, así que
hagamos clic en el botón Seleccionar un equipo y seleccionemos este equipo.
Tenga en cuenta que la opción Usuarios le permite asignar esta tarea a varios usuarios.
Entonces, ¿cuál es el beneficio de elegir la asignación del equipo sobre la asignación del
usuario? El principal beneficio es la facilidad de manejo.
Por ejemplo, cuando un usuario se une a un equipo o lo deja, los administradores solo
necesitan actualizar la membresía del equipo en lugar de cada proceso al que se ha asignado
el usuario.

Tenga en cuenta que una tarea solo puede ser realizada por un usuario.
Si se asignan varios usuarios a una tarea, solo una persona puede completarla.
La última opción dentro de esta pestaña es configurar una notificación automática por correo
electrónico cuando esta tarea esté lista para ser realizada. Saltaremos esta sección.
La última pestaña del panel de configuración es la pestaña Flujo de salida.

En esta pestaña, puede designar diferentes rutas para que tome nuestra solicitud de viaje
mediante la creación de condiciones que le indiquen a Forms qué paso realizar a continuación.
Discutiremos este concepto cuando mencionemos los objetos Gateway más adelante en la
lección.
La siguiente etapa de nuestro proceso es la aprobación del gerente. Vamos a lograr tres cosas
a la vez con nuestro próximo movimiento: agregar una tarea de usuario para el administrador,
conectar esta tarea de usuario a la anterior y crear una nueva etapa.

De manera similar a cuando agregamos la otra tarea de usuario, puede hacer esto
seleccionando su objeto de origen (la tarea "Solicitud de viaje - Estimación de costos"),
ubicando el icono de tarea de usuario y arrastrándolo a la derecha del objeto de origen y sobre
el linea vertical.
Ahora puede ver que nuestra tarea de origen conduce a una nueva tarea de usuario, ubicada
en una nueva etapa.
Cambie el nombre de esa etapa a Aprobación del gerente.
Ahora configuremos nuestra tarea de usuario.
Haga doble clic para abrir el Panel de configuración y siga estos pasos:

Cambiar el nombre de la etiqueta a Solicitud de viaje: aprobación del gerente

Seleccione el formulario apropiado para esta tarea.
Recuerde, este es el formulario que el gerente completará para completar la tarea.
El formulario apropiado es Solicitud de viaje - Aprobación.
Este es un formulario ligeramente diferente al que se le muestra al Coordinador de viajes, ya
que contiene una sección designada Revisión del gerente.
Además, los campos se establecieron para ser de solo lectura, ya que se mostrará toda la
información previamente completada, y la tarea del gerente es simplemente indicar su
decisión de aprobación y no modificar ninguna información.
A continuación, pensemos qué botones de acción debería ver el administrador en la parte
inferior del formulario.
Es importante considerar el flujo del proceso al tomar esta determinación.
Podría suceder una de dos cosas: el gerente podría aprobar la solicitud y enviarla para la
reserva, o podría rechazar la solicitud y finalizar el proceso.
Generalmente, cuando hay dos ramas, hay dos botones. Además, dado que una decisión de
aprobación es una tarea de usuario tan común, hay dos botones disponibles de forma
predeterminada: Aprobar y Rechazar.
Revisemos esas dos opciones y reemplacemos Rechazar con No aprobado.
Ahora haga que la tarea se vence 1 día después de su asignación.
Recuerde, las tareas de usuario deben asignarse a un usuario o equipo.
En este caso, la aprobación solo debe realizarla el gerente general de AccuFlex, por lo tanto,
seleccione la opción Usuarios.
El gerente general ha solicitado una notificación por correo electrónico cuando la tarea esté
lista.
Por lo tanto, verificaremos la opción Correo electrónico y completaremos el asunto y el cuerpo
del correo electrónico con información relevante del proceso.
Puede escribir cualquier texto que desee e incluso puede incluir datos de campo de los
formularios.
En la pantalla, completamos el esqueleto del correo electrónico. Ahora, completemos los
datos del formulario, como Tipo de viaje.
Se puede acceder a estas piezas de datos de Formularios, llamadas variables, a través del
selector de Variables: esta es la flecha que apunta hacia la derecha en la barra de
herramientas del cuerpo del correo electrónico.
click the right facing arrow in the body section to open the process variable selector

haga clic en la flecha hacia la derecha en la sección del cuerpo para abrir el selector de
variables de proceso

When clicked, different categories of variables appear, with a list of associated field values.
Travel Type is a field value. When you click it, it will be added wherever your cursor is in
the text.
The additional formatting allows the software to recognize it should not display those
characters, but rather the value that they represent.
Go ahead and try it. Add in the value for Travel Type.
Let’s repeat the process for a requester. Can you find it?
Let’s consider the process flow after the manager makes his decision.
At this point, the requestor should receive an email notification.
While both cases result in an email being sent, the content of those two emails will be very
different.
Therefore, our process needs to split into two different branches. We can achieve this with
an Exclusive Gateway object.
We’ll add the Exclusive Gateway object
to the canvas
within the Manager Approval stage. It isn’t necessary to do much configuration within the
gateway.
In the configuration pane, let’s rename the object to Manager Decision, and then we can
move on to defining which steps follow our gateway.
The subsequent steps mark a new stage: Notification. We have skipped ahead and created
this stage earlier.
Since the notification will be sent through email, we need an Email Service Task.
hover over the Task to expand and view all the available tasks.
The Email Service Task has the envelope icon.
We will drag it into the Notification stage.
Since this is the path to take if the manager rejects the travel request, let’s rename the task
to Email Notification - Not Approved.
We will drag another Email Service Task from the Manager Decision gateway.
This is the path to take if the manager approves the request. We can name it Email
Notification - Approved.
Now we must specify when the process flows to the Approved versus the Not Approved
path.
Double-click on the gateway and select the Outflow tab.
You should see two different outflow paths: one connects to the Email Notification – Not
Approved task, and the other connects to the Email Notification – Approved task.
Let’s name the first outflow path.
Since it’s the path for rejected requests, we will name it Not Approved.
In the Path Conditions column, we need to define the condition when this path should be
taken.
We want this path be taken when the manager clicks the Not Approved button.
Information about the user’s actions in the previous steps is available in the Action category
under Process Variables.
Select the Not Approved action from the drop-down list.
If we wanted to, we could add multiple conditions. But for now, we just need to click insert.
Using the same method, we will configure the second outflow path.
Let’s name it Approved and set the condition to when the Approve button is clicked.

At this point, the Not Approved path is complete. The process, even if it’s just a branch
must end with an End Event.
We have two choices for the End Event. We will use the generic End Event.
The Terminate End Event stops the entire process, even if other branches are not yet
complete.

Now let’s complete the Approval path.

To aid in the booking process, we want to make the travel request form available for
reference. So, let’s save it to the repository.
Saving a form to the repository requires a Save to Repository Service Task.
Let’s drag and create a Save to Repository Service Task after the Email Notification - Approved
task. This icon is the one that looks like a piece of a folder structure.

In the General configuration tab, we need to first create a repository profile.

To do so, click on the New Profile button.
We will name this profile Accuflex.
Next, we’ll enter the Laserfiche Server address, the repository name, and a user name and
password for connecting to the repository.
Make sure the user has sufficient rights to create a new document in the desired folder in
the repository.
Click Verify to ensure that Forms can successfully communicate with this repository, and hit
Save to save the repository profile.
In the Save section, select the form we’d like to save in the repository.
We want to save all the travel request information, so we will choose to save the form from
the latest User Task: Travel Request - Manager Approval.
After selecting the process step, the form and attachments on the form show up as tabs in
the configuration.
This allows us to configure the form, and each attachment on the form to be saved in
different locations of the repository and with different metadata.
Let’s work on the configuration for the form first.
We can use field variables to customize the document name, path, and metadata fields.
Let’s set the document name to Travel Request.
We can use the variable selector (the right-facing arrow) to insert this value.
Under Path, click the ellipsis button to browse to the form’s desired destination folder in the
repository.
It makes sense for the Travel Request to be saved under:
\\Operations\Travel Coordination\Travel Request
Furthermore, we can sort travel requests by employee name.
We do this by inserting the requestor’s name as the folder name: \Operations\Travel
Coordination\Travel Request\{/dataset/Travelers_Name}
We also have the option to pick the volume where the forms will be saved and select
whether we want to save the form as PDF or TIFF.
We can also configure the metadata fields so that they are populated automatically with
data from the form.
This will make the form immediately keyword searchable the instant it goes into the
repository.
To do that, click on Configure Fields.
We will see a dialog that allows us to select the template and insert variables into the
different fields.
After inserting the appropriate variables into template fields, let’s configure the form
attachments.

We want to store them in the same folder as the travel request form, so in the Path section
we select Parent Form Location.
At this point, it is possible to kick off a Laserfiche Workflow to further aid in the booking
process.
However, we will end the process here for now. Again, we need an End Event to mark that
the process is complete.
Now, let’s check to make sure that the process has no errors by clicking the check button.
Great! No errors have been found.
As a reminder, it’s always best pratice to save and verify your work as you work on the
process.
Before we test and publish our business process, we need to discuss the different types of security roles, which
will be covered in Lesson 5 – Managing Laserfiche Forms Security and Administration.

Cuando se hace clic, aparecen diferentes categorías de variables, con una lista de valores de
campo asociados.
Tipo de viaje es un valor de campo. Cuando haga clic en él, se agregará donde sea que esté el
cursor en el texto.
El formato adicional permite que el software reconozca que no debe mostrar esos
caracteres, sino el valor que representan.
Sigue adelante e inténtalo. Agregue el valor de Tipo de viaje.
Repitamos el proceso para un solicitante. ¿Puedes encontrarlo?
Consideremos el flujo del proceso después de que el gerente toma su decisión.
En este punto, el solicitante debe recibir una notificación por correo electrónico.
Si bien ambos casos dan como resultado el envío de un correo electrónico, el contenido de
esos dos correos electrónicos será muy diferente.
Por lo tanto, nuestro proceso debe dividirse en dos ramas diferentes. Podemos lograr esto con
un objeto de puerta de enlace exclusiva.
Agregaremos el objeto de puerta de enlace exclusiva
al lienzo
dentro de la etapa de aprobación del gerente. No es necesario realizar mucha configuración
dentro de la puerta de enlace.
En el panel de configuración, cambiemos el nombre del objeto a Decisión del administrador, y
luego podemos pasar a definir qué pasos siguen a nuestra puerta de enlace.
Los pasos siguientes marcan una nueva etapa: Notificación. Nos adelantamos y creamos esta
etapa antes.
Dado que la notificación se enviará por correo electrónico, necesitamos una tarea de servicio
de correo electrónico.
coloque el cursor sobre la Tarea para expandir y ver todas las tareas disponibles.
La tarea de servicio de correo electrónico tiene el icono de sobre.
Lo arrastraremos a la etapa de Notificación.
Dado que este es el camino a seguir si el gerente rechaza la solicitud de viaje, cambiemos el
nombre de la tarea a Notificación por correo electrónico: no aprobada.
Arrastraremos otra tarea de servicio de correo electrónico desde la puerta de enlace de
decisiones del administrador.
Este es el camino a seguir si el gerente aprueba la solicitud. Podemos nombrarlo Notificación
por correo electrónico - Aprobado.
Ahora debemos especificar cuándo fluye el proceso hacia la ruta Aprobada o No aprobada.
Haga doble clic en la puerta de enlace y seleccione la pestaña Flujo de salida.
Debería ver dos rutas de flujo de salida diferentes: una se conecta a la tarea Notificación por
correo electrónico - No aprobada y la otra se conecta a la tarea Notificación por correo
electrónico - Aprobada.
Nombramos la primera ruta de salida.
Dado que es la ruta para las solicitudes rechazadas, la llamaremos No aprobada.
En la columna Condiciones de ruta, necesitamos definir la condición en la que se debe tomar
esta ruta.
Queremos que se tome esta ruta cuando el administrador haga clic en el botón No aprobado.
La información sobre las acciones del usuario en los pasos anteriores está disponible en la
categoría Acción en Variables de proceso.
Seleccione la acción No aprobada de la lista desplegable.
Si quisiéramos, podríamos agregar múltiples condiciones. Pero por ahora, solo tenemos que
hacer clic en insertar.
Usando el mismo método, configuraremos la segunda ruta de salida.
Vamos a nombrarlo Aprobado y establezcamos la condición para cuando se haga clic en el
botón Aprobar.

En este punto, la ruta No aprobada está completa. El proceso, incluso si es solo una rama,
debe terminar con un Evento final.
Tenemos dos opciones para el evento final. Usaremos el evento final genérico.
El evento Terminate End detiene todo el proceso, incluso si otras ramas aún no se han
completado.

Ahora completemos la ruta de aprobación.

Para ayudar en el proceso de reserva, queremos que el formulario de solicitud de viaje esté
disponible como referencia. Entonces, guardémoslo en el repositorio.
Guardar un formulario en el repositorio requiere una tarea de servicio Guardar en el
repositorio.
Arrastre y creemos una tarea de servicio Guardar en repositorio después de la notificación por
correo electrónico: tarea aprobada. Este icono es el que parece una parte de la estructura de
una carpeta.

En la pestaña Configuración general, primero debemos crear un perfil de repositorio.

Para hacerlo, haga clic en el botón Nuevo perfil.
A este perfil lo llamaremos Accuflex.

A continuación, ingresaremos la dirección del servidor Laserfiche, el nombre del repositorio y

un nombre de usuario y contraseña para conectarse al repositorio.
Asegúrese de que el usuario tenga derechos suficientes para crear un nuevo documento en la
carpeta deseada del repositorio.
Haga clic en Verificar para asegurarse de que Forms pueda comunicarse correctamente con
este repositorio y presione Guardar para guardar el perfil del repositorio.
En la sección Guardar, seleccione el formulario que nos gustaría guardar en el repositorio.
Queremos guardar toda la información de la solicitud de viaje, por lo que elegiremos guardar
el formulario de la última tarea del usuario: Solicitud de viaje - Aprobación del administrador.
Después de seleccionar el paso del proceso, el formulario y los archivos adjuntos en el
formulario aparecen como pestañas en la configuración.
Esto nos permite configurar el formulario, y cada adjunto en el formulario para ser guardado
en diferentes ubicaciones del repositorio y con diferentes metadatos.
Primero trabajemos en la configuración del formulario.
Podemos usar variables de campo para personalizar el nombre del documento, la ruta y los
campos de metadatos. Establezcamos el nombre del documento en Solicitud de viaje.
Podemos usar el selector de variables (la flecha hacia la derecha) para insertar este valor.
En Ruta, haga clic en el botón de puntos suspensivos para buscar la carpeta de destino
deseada del formulario en el repositorio.
Tiene sentido que la solicitud de viaje se guarde en:
\\ Operaciones \ Coordinación de viajes \ Solicitud de viaje
Además, podemos clasificar las solicitudes de viaje por nombre de empleado.
Hacemos esto insertando el nombre del solicitante como el nombre de la carpeta: \ Operations
\ Travel Coordination \ Travel Request \ {/ dataset / Travelers_Name}
También tenemos la opción de elegir el volumen donde se guardarán los formularios y
seleccionar si queremos guardar el formulario como PDF o TIFF.
También podemos configurar los campos de metadatos para que se llenen automáticamente
con los datos del formulario.
Esto hará que el formulario se pueda buscar inmediatamente por palabra clave en el instante
en que ingrese al repositorio.
Para hacer eso, haga clic en Configurar campos.
Veremos un diálogo que nos permite seleccionar la plantilla e insertar variables en los
diferentes campos.
Después de insertar las variables adecuadas en los campos de la plantilla, configuremos los
archivos adjuntos del formulario.

Queremos almacenarlos en la misma carpeta que el formulario de solicitud de viaje, por lo que
en la sección Ruta seleccionamos Ubicación del formulario principal.
En este punto, es posible iniciar un flujo de trabajo de Laserfiche para ayudar aún más en el
proceso de reserva.
Sin embargo, terminaremos el proceso aquí por ahora. Nuevamente, necesitamos un Evento
final para marcar que el proceso está completo.
Ahora, verifiquemos para asegurarnos de que el proceso no tenga errores haciendo clic en el
botón de verificación.
¡Estupendo! No se han encontrado errores.
Le recordamos que siempre es mejor guardar y verificar su trabajo mientras trabaja en el
proceso.
Antes de probar y publicar nuestro proceso comercial, debemos analizar los diferentes tipos
de roles de seguridad, que se tratarán en la Lección 5: Gestión de la seguridad y
administración de Laserfiche Forms.
And that’s it! This concludes the Designing a Forms Process lesson.
In this lesson, we learned how to define a business process in the context of Laserfiche
Forms.
Next, we explored and navigated the Forms Process Diagram.
Then, we learned how to use and configure events, gateways, and tasks.
Finally, we built the travel request process together using the Forms Process Diagram.