Señores:
Agrupación Floresta San Rafael
Informe sobre Saldos Iniciales en Contabilidad
Mediante la presente detallo lo encontrado respecto a la contabilidad del conjunto,
cabe aclarar que se envía propuesta de reconstrucción contable en el mes de mayo,
donde es aprobada para el 6 de junio, sin embargo, esta aún no se inicia ya que el
anterior contador manifestó la entrega de la contabilidad el día 10 de junio.
Posterior a esto se hace una reunión en administración donde solicito información
para poder arrancar la reconstrucción de la contabilidad, se solicita:
• Recaudo año 2024
• Correo de contabilidad
• listado de parqueaderos asignados
• Novedades de facturación
• Extractos bancarios
• Acceso al sistema contable
Teniendo en cuenta el daño ocasionado en el computador donde no se logra recuperar
la información del sistema contable y que tampoco se cuenta con backup del sistema,
procedo a contactarme con sisco (junio 11) y solicitar ayuda con una copia de
seguridad, pero me manifiestan no tener, en los pocos archivos que se encuentran en
el computador de contabilidad se encuentra aparentemente unas copias de
seguridad, pero al hacer la comprobación con sisco están se encuentran vacías.
Para el día 16 de junio se envía a sisco los saldos de cartera iniciales con el fin se
carguen al sistema contable, ellos manifiestan que el proceso se tarda 3 días hábiles
por lo tanto hasta el día 24 de junio se logra tener estos saldos de cartera el en sistema,
esta cartera es un saldo acumulado, ya que se toma de las notas de los estados
financieros aprobadas del 2023 y que no tiene un detalle a que rubro pertenece.
Teniendo en cuenta que el anterior contador no nos entrego el token se hace necesario
que administración nos ayude con el banco para adquirir el reporte del recaudo donde
el banco nos envía un pdf con el recaudo pse de todo el año, pero no el recaudo que se
recibe por transferencia, efectivo Efecty, pago en oficina, por lo tanto, está incompleto.
El día 25 de junio se inicia el proceso de facturación desde enero del 2024, cabe aclarar
que en el primer semestre no se cuenta con novedades de facturación como lo son
parqueaderos de carros, motos, bicicleteros asignados, multas convivencia, tags
de acceso, cobros honorarios jurídicos, etc.
Se adelanta el proceso de causación de recibos de caja con la información enviada por
el banco, sin embargo, a la hora de la conciliación el recaudo esta por la mitad del
proceso, adicional las novedades no se encuentran completas.
El día 1 de julio de 2025 en contador Alveiro hace la entrega del token y se logra
recuperar la clave del correo, ya que la entregada inicialmente no pertenecía y el
celular de recuperación es del anterior contador, que nunca respondió a la solicitud de
enviar el código.
Teniendo en cuenta que ya se logra la recuperación del correo y para tener mayor
certeza de que los datos contables sean verídicos se procede a descargar cada cuenta
de cobro enviada a los propietarios mes a mes, revisar novedades para poder cargarlas
nuevamente al sistema, para este proceso es necesarios descargar mas de 5.000
cuentas de cobro y verificar una a una , allí podemos rescatar todas las novedades de
facturación del año, es así que el trabajo realizado en la ultima semana del mes de
junio se hace ineficaz, porque no se cuenta con el recaudo real y las novedades.
En ese orden de ideas el día 2 de julio con la entrega del token se procede a recuperar
los recaudos totales por mes y la información ingresada se debe reprocesar.
Después de este breve resumen de todo lo que tenemos y no tenemos para la
reconstrucción de la información contable se hace necesaria una jornada extensa de
cartera con el fin logremos identificar y llegar a unos saldos reales, es así que la
próxima semana se les enviara un cronograma para que junto con sus soportes puedan
asistir a la administración o vía correo nos ayuden con este proceso, recordemos que
entre todos debemos reconstruir la contabilidad del conjunto y así poderles emitir
estados financieros y realizar con éxito la asamblea, el día 13 de julio se hará una
reunión informativa contando los pormenores de todo este proceso y el porque a la
fecha los estados financieros aún no están listos.
Cordialmente
Leidy Paola Paez
Contadora
303631-T