UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA
F. CECA / E. A. P. DE CONTABILIDAD
Organización Contable Tesorería y Cartera
(Sem.6- T-2)
A. LIBRO DE CAJA:
Concepto. - Es un libro obligatorio y principal de foliación doble, y tiene por objeto
registrar mensualmente las operaciones que significa movimiento de dinero, en otras
palabras, son los registros de ingresos y egresos de la empresa.
Dentro de la contabilidad, la Caja es aquel procedimiento que realiza de manera diaria
un negocio o empresa, en el afán de detallar el ingreso y egreso de dinero. Es una
manera de llevar la contabilidad de forma clara. De esta forma, la empresa se asegura
de conocer de manera clara y real, los movimientos de dinero.
Importancia. - Es importante porque nos permite controlar todos los valores que
recibe y entrega la empresa, llámese dinero en efectivo; además llevar un control
riguroso de la Caja.
Es la única manera de controlar el Flujo de Dinero. Todos los movimientos dinerarios
que se hayan realizado, sin importar el propósito, quedaran registrados en caja.
Composición del dinero de Caja. - El dinero de una empresa o negocio que se
considera de Caja, puede estar compuesto por los siguientes elementos:
▪ Los billetes.
▪ Las monedas.
▪ Los cheques emitidos por la empresa o el cliente.
▪ Las boletas de depósito bancario.
▪ Los recibos o vales de caja.
Relación entre la Caja y la facturación. - La Caja guarda una relación directa con la
facturación de un negocio o empresa.
Esta actividad es así, porque gran parte del dinero que ingresa de manera diaria a la
empresa, ingresa producto de la emisión de facturas emitidas a los clientes.
Todos esos movimientos se ven reflejados en la planilla de facturas de la empresa.
Todo aquel movimiento que en la planilla o relación se encuentre registrad como pago
en efectivo, estará haciendo mención a una suma dineraria que ingreso o ingresa por
Caja.
En esta planilla o Registro de clientes también se deben detallar los movimientos que
se hayan realizado con otros medios de pago. Haciéndose muy importante que se
disponga de una carpeta física o digital en la cual se ocupen de registrar todos los
movimientos de Caja, que se vaya generando de manera diaria.
Objetivo de correcto control de la Caja. - Cuando las empresas realizan un control
detallado de la Caja, lo que realmente se está tratando de hacer es de generar un
sistema de control interno que sea lo suficientemente confiable.
Este control interno estará orientado a proteger de manera satisfactoria todos los
activos de la empresa, proporcionar un registro confiable y generar una estimulación
en la eficacia de las operaciones productivas de la empresa.
B. Caja Chica.
Se denomina así, al fondo que está constituido por un fondo especial en efectivo que
se crea y repone constantemente para realizar pagos menores o de pequeña cuantía,
que, si los hiciéramos emitiendo cheques u otros instrumentos de pago, no tendrían
la funcionalidad adecuada para efectos operativos y harían el proceso de pago más
engorroso. La importancia de caja chica viene dada porque esta abarca entre otros el
llamado fondo fijo o fondo para pagos menores, y también un fondo para cambios.
Importancia del uso de Caja Chica.
Muchas empresas pequeñas y medianas, señalan que el uso eficiente de caja chica
permite:
▪ Disponer de pequeñas cantidades de efectivo de manera inmediata.
▪ Enfrentar gastos imprevistos del negocio.
▪ Comprobar y justificar el manejo del efectivo.
▪ Realizar las reposiciones inmediatas del efectivo del que se haya dispuesto.
▪ Confiar en control de estos desembolsos a una persona de confianza y con
conocimiento del manejo contable y administrativo de la empresa.
Conceptos que se pueden pagar con el fondo fijo.
Entre los conceptos de pago que se pueden hacer con este monto en efectivo están:
▪ Papelería, consumibles y artículos de oficina.
▪ Utensilios y productos de limpieza.
▪ Pasajes y transporte público.
▪ Combustible, peajes y tarifas de estacionamiento.
▪ Materiales y mano de obra de reparaciones menores.
▪ Suministros cotidianos, como agua purificada y café.
Para un manejo eficiente de la caja chica, recuerda siempre que se debe usar solo
para hacer frente a pequeños gastos necesarios e indispensables en la empresa y
que su cuidadoso control evitara que se convierta en una fuga de capital que puede
perjudicar a la rentabilidad de la organización.
C. El Libro Bancos
Definición. - Es un libro de rayado especial, en el cual se debe registrar todas las
operaciones que realizan las empresas, con la entidad bancaria en la cual se mantiene
su cuenta corriente, funcionando este libro como una herramienta para controlar el
efectivo depositado en una entidad bancaria. Desde el punto de vista legal es un libro
voluntario y desde el punto de vista técnico-contable se le considera como un libro
auxiliar. Las entidades pueden llevar varios libros bancos, de la forma que lo deseen,
y en todo caso, es por cada una de las cuentas corrientes que maneja, ya sea en
moneda nacional y extranjera.
Importancia. - La importancia del libro bancos radica, en que, mediante este libro, se
ejerce un mejor control de las operaciones bancarias en las empresas, en lo referente
a entregas o depósitos, retiros, emisión de notas de cargo, notas de abono o cualquier
otra operación que signifique aumentar o disminuir el saldo de la cuenta corriente en
la entidad. El mejor control ejercido sobre las operaciones bancarias, es un elemento
que facilita la optimización de los recursos financieros de la entidad y por ende facilitan
la administración eficaz que viene a ser el objetivo final.
El Libro Bancos, al igual que todo libro auxiliar, se relaciona con los otros libros, por
ejemplo, cuando se trata de pagos a proveedores, la relación con el libro de caja, con
el auxiliar de proveedores, cuando se trata de cobros a clientes, la relación esta con
el libro caja, con el auxiliar de clientes.
Rayado del Libro Bancos. - El libro bancos, al no ser un libro oficial, adopta el rayado
que considere cada entidad, de acuerdo a sus necesidades de información. El rayado
más simple se presenta como un cuadro dividido en cuatro columnas, en la que se
anota en forma continua, como sigue:
a) La fecha.
b) El concepto de la operación bancaria, como: deposito, retiro, nota de cargo, nota
de abono, saldo inicial, saldo final, etc.
c) Las cantidades que aumentan o disminuyen la cuenta corriente – DEBE.
d) El saldo respectivo- DEURDOR – ACREEDOR.
D. Conciliación Bancaria.
Definición. - La conciliación bancaria es el proceso a través del cual se comparan y
emparejan los registros grabados en la contabilidad de la empresa con los
movimientos del extracto bancario.
Propósito. – Cualquier asiento o apunte que aparece en la contabilidad de la empresa
y que no aparece en el extracto bancario, o viceversa, puede ser un error contable.
Estos apuntes o registración, que son excepcionales, representan posibles
discrepancias las cuales deben ser investigadas.
Estas discrepancias pueden incluir:
▪ Cheques registrados con una cantidad diferente a la recibida en el banco.
▪ Dinero que se recibió pero que no se registró en la contabilidad.
▪ Dinero cogido de la cuenta bancaria, pero sin el conocimiento en la contabilidad
de la empresa.
Realizar una conciliación bancaria regularmente reduce de manera considerable el
número de errores en la contabilidad de una empresa y, además, resulta mucho más
sencillo encontrar las compras, ventas, pagos y cobros que faltan por registrar.
La conciliación bancaria busca encontrar las diferencias que existen al comparar el
estado de cuenta del banco con los registros contables que aparecen en los libros de
la empresa. El propósito de la conciliación bancaria es asegurar que el banco y la
empresa están de acuerdo en las diferentes actividades y operaciones que se realizan
con relación a la cuenta bancaria de la empresa.
Elementos en la conciliación bancaria. – Dentro de una conciliación bancaria
podemos encontrar distintos elementos, como son:
E. El cheque: lo podemos definir como una orden escrita y firmada por personas
autorizadas que autorizan al banco a pagar una cantidad específica de dinero
a una empresa o persona. El cheque está compuesto por el girador (quien firma
el cheque), el banco (sobre el cual está avalado el cheque) y el portador (la
persona o empresa a quien se va a pagar el cheque).
F. Cheque en tránsito: son cheques emitidos por la empresa y registrados en
sus libros contables, pero que al corte del estado bancario no han sido
presentados al banco para su pago, es decir, no han sido cambiados en el
banco.
G. Deposito: corresponden al dinero que la empresa deposita de forma diaria, o
semanal o cuando lo estime conveniente en la cuenta, correspondiente a los
pagos de sus clientes.
H. Depósitos en tránsito: son aquellos depósitos elaborados y registrados en la
empresa, pero que han llegado al banco después de la fecha de corte del
estado bancario.
I. Notas de Crédito: son depósitos de efectivo que el banco hace en la cuenta
corriente de la empresa por un préstamo que haya solicitado la empresa, por
intereses ganados, por el cobro de un documento o por corrección de errores.
J. Notas de Debito: corresponde a los cargos que hace el banco por el manejo
de cuentas, impresión de chequera, por el manejo de documentos, por cheques
devueltos, por abono a préstamo, por intereses, comisiones y demás gastos.