Implementar las actividades para el control de las comunicaciones oficiales en las unidades de
correspondencia
Nayibe Alejandra Corredor Moreno
210602001-02
2024
SENA
Contenido
Procedimiento para la gestión y tramite de los documentos.........................................................3
Tipos de documentos que gestiona un sistema de trámite documentario.................................3
Procedimiento para la gestión y tramite de los documentos
La gestión de trámite documentario es el registro, almacenamiento y recuperación de
documentos. Con o sin el monitoreo de estos, tu empresa los registra, almacena y recupera
todos los días.
La gestión documental representa un avance significativo con respecto al almacenamiento
de la información en papel. Este servicio brinda instrumentos eficaces de búsqueda para
recuperarlos, incluyendo búsquedas del texto completo, modelos de búsquedas de campo y
un esquema de presentación visual que permita a los usuarios encontrar los textos deseados.
Los mejores sistemas de gestión documental te permitirán localizar documentos utilizando
los tres métodos anteriormente mencionados.
Tipos de documentos que gestiona un sistema de trámite documentario
Pueden ser de papel o electrónicos. Por ejemplo, una factura enviada a tu empresa por
correo por un vendedor es obviamente un documento de papel que se puede leer y
modificar. Sin embargo, es probable que tu compañía la haya solicitado previamente.
Entonces, es posible que esa solicitud haya sido un documento electrónico gestionado por
el sistema de contabilidad. Como se observa, tenemos dos documentos similares que se
deben conservar juntos como referencia. No obstante, la manera en la que se almacenan es
muy diferente.
En el ejemplo anterior, hablamos de una factura. Pero, ¿qué pasa si se trata, además, de un
recibo de entrega, un documento de aceptación o incluso un contrato? Una vez más, estos
documentos pueden encontrarse en distintos formatos o sistemas. El contrato se puede
almacenar en una carpeta en el departamento legal de la empresa. Asimismo, el recibo de
entrega puede guardarse en un almacén. La recepción de un archivo la efectúa el
departamento que se encargó de realizar la solicitud. Entonces, podemos observar que todos
estos documentos se almacenarán en lugares físicos distintos.
Gestiona el trámite de los documentos de archivos, teniendo en cuenta la estructura
orgánico-funcional de la organización.
La gestión de documentos de archivos se puede realizar teniendo en cuenta la estructura
orgánico-funcional de una organización de la siguiente manera:
Clasificar documentalmente
Identificar y establecer las series que componen cada agrupación documental, de
acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.
Ordenar los expedientes
Los expedientes se forman con los documentos que se producen en los trámites y
deben ordenarse de acuerdo con la secuencia original, respetando la relación causa-
efecto.
Definir las funciones de las unidades administrativas
La estructura orgánica y funcional es un instrumento de gestión que ayuda a definir las
funciones de las unidades administrativas de una organización.
La gestión de archivos implica la organización, almacenamiento y acceso a los conjuntos de
archivos, con el objetivo de cuidar y proteger la información que se maneja.
Algunas etapas de la gestión documental son:
Planeación, Producción, Trámite, Organización, Transferencia, Disposición, Preservación,
Valoración.
Aplica los protocolos para la recepción de documentos de archivo, teniendo en cuenta el
manual de correspondencia y políticas organizacionales.
Conservación: Los documentos físicos no deben rayarse, mutilarse ni tacharse. Si
se perforan, se debe dejar un margen en el lado izquierdo para no perder
información.
Archivado: Se deben guardar en carpetas rotuladas e identificadas. No se deben
archivar documentos duplicados, borradores, en blanco, ni sin firmar.
Ordenamiento: Los documentos deben adjuntarse en orden cronológico en la
carpeta. La respuesta debe archivarse junto con la solicitud en la carpeta del asunto
correspondiente.
Nomenclatura: Se debe utilizar un sistema de nomenclatura claro y coherente.
Gestión documental: Se debe establecer un sistema de gestión documental que
permita la recopilación, protección, acceso y difusión de los archivos.
Confidencialidad: Se debe respetar el principio de privacidad y confidencialidad.
Referencias Bibliográficas
[Link]
%C3%B3n%20de%20tr%C3%A1mite%20documentario%20es%20el%20registro
%2C%20almacenamiento%20y,de%20la%20informaci%C3%B3n%20en%20papel.