LA FUNCION DE ORGANIZACIÓN
Definición.- La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras,
procesos, funciones y responsabilidades así como el establecimiento de métodos, y la
aplicación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo. El propósito de la
organización es simplificar el trabajo y coordinar y optimizar funciones; en otras
palabras: lograr que todas las actividades y recursos se coordinen y utilicen de tal
forma que resulte sencillo y fácil su manejo para quienes trabajan en la empresa y para
la atención y satisfacción de los clientes. La simplicidad en la estructura facilita la
flexibilidad; el diseño de procesos adecuados fomenta la eficiencia e iniciativa del
personal, y la rapidez en la consecución de los objetivos plasmados en la fase de
planeación.
Importancia de la Organización.- La organización aporta múltiples ventajas que
fundamentan su importancia:
• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
• Reduce los costos e incrementa la productividad.
• Reduce o elimina la duplicidad.
El Organigrama.-La representación gráfica de una organización se denomina
organigrama. Este organigrama refleja de un modo parcial la organización, ya que no
incluye normas de funcionamiento, métodos de trabajo, descripciones de puestos, etc.
El organigrama puede ser vertical, horizontal o circular. Los organigramas verticales
tienen forma piramidal, representándose los niveles jerárquicos de arriba abajo.
En un organigrama horizontal la representación se hace de izquierda a derecha,
mientras que en los organigramas circulares se realiza mediante círculos concéntricos
que simbolizan cada uno de los distintos niveles.
Etapas de la organización.- La organización se lleva a cabo en dos etapas:
• División del trabajo.
• Coordinación.
División del trabajo.- La división del trabajo es la separación y delimitación de las
actividades con el fin de realizar un trabajo con mayor eficiencia. La división del trabajo
promueve la especialización y perfeccionamiento del trabajo e implica los siguientes
pasos: Jerarquización y departamentalización.
a) Jerarquización Es la disposición de las funciones de una organización por orden de
mando, grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos
agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean,
independientemente de la función que realicen. La jerarquización implica definir la
estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad y
comunicación que se relacionen entre sí con precisión.
b) Departamentalización Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades
en unidades específicas. Para departamentalizar se efectúa la siguiente secuencia:
• Listar todas las funciones y actividades de la empresa. • Clasificar las que sean
similares. • Agruparlas según un orden jerárquico o de importancia. • Asignar
actividades en cada una de las áreas agrupadas o departamentos. • Especificar las
relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones. • Establecer
líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos. • El tamaño, la
existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el
tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas.
Coordinación.- La coordinación es la armonización y sincronización de los esfuerzos
para realizar eficientemente una tarea. Las técnicas de organización son las
herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional. Son
representaciones gráficas de la estructura formal de una organización. Si durante la
primera etapa del proceso de organización se realiza la división del trabajo con todas
las ventajas inherentes, es indispensable que ésta se complemente con la
coordinación, que es el logro de la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y
los resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen.
Tipos de Organización.- En la estructura de la empresa conviven, en armonía o
conflictivamente, la organización formal y la organización informal.
La organización formal, es la configuración intencional que se hace de las diferentes
tareas y responsabilidades, fijando su estructura de manera que se logren los fines
establecidos por la empresa. Esta organización formal supone ordenar y coordinar
todas las actividades, así como los medios materiales y humanos necesarios. En una
organización estructurada correctamente cada persona tiene una labor específica. De
esta manera, los distintos empleados dedican su tiempo a la ejecución de sus tareas y
no a competir entre ellos por subir de nivel o por influencias; esto es así porque las
relaciones de autoridad, la información, los métodos de trabajo, procedimientos y
responsabilidades están previstos de antemano por la organización. Dicha organización
es la variable que más influye en el rendimiento de los trabajadores y, por tanto,
también en el de la empresa. La organización informal, se conforma mediante una red
de relaciones informales que se producen en el ámbito empresarial y que no han sido
planificadas por la dirección ni establecidas con anterioridad. Ejemplos: Club de fútbol
de la empresa, trabajadores que se organizan para el refrigerio diario, etc.
Para organizar una empresa, se debe tomar en cuenta lo sgte.:
División funcional.-La división funcional sucede cuando se establece una estructura
basada en la especialización por conjuntos de tareas relacionadas entre sí o por
distintos procesos dentro de cada nivel. Esta división se realizará según las diferentes
áreas funcionales, como ser: Producción, Administración, Marketing, etc.. La división
funcional es muy frecuente en las Pymes, debido a que en algunas grandes
organizaciones puede plantear problemas de competencias entre las diversas
divisiones.
División por productos.- Si las divisiones se hacen de acuerdo con las particularidades
de fabricación y comercialización de los productos, los sectores industriales o los
proyectos, se está llevando a cabo una división por productos. La división por
productos es más propia de empresas grandes o con una gama amplia de productos.
Se puede citar como ejemplo el grupo Nestlé, que tiene una dirección general de
alimentación y otra de productos farmacéuticos y cosméticos,
División por mercados.- Cuando el criterio de especialización que prevalece depende
de los diferentes tipos de mercado en los que la empresa actúa, se trata de una
división por mercados. Esta división puede hacerse según distintos criterios: tipos de
clientes (consumo y organizacional); canales de distribución (mayoristas, minoristas y
grandes superficies), o zonas geográficas (países, regiones, etc.), siendo esta última
forma la más frecuente. La división por mercados se da también en grandes empresas
y es, además, más compleja que la funcional. Se pueden hacer divisiones por clientes
en empresas de servicios, como empresas informáticas o entidades bancarias; por
zonas geográficas, en empresas de bebidas o de electrodomésticos; por canales de
distribución, en empresas de alimentación, etc.