Crear una base de datos de escritorio con Access

1. Iniciar una nueva base de datos:

Seleccionar “Base de datos del escritorio…”

Nombre del
proyecto

Luego crear

Se debe colocar el nombre y la ubicación de la DB. Luego presionar el botón “Crear”

2. Se tiene una pantalla inicial, con dos zonas:

Tabla1:

Vista Hoja de
datos

Panel de navegación

A la derecha está el panel de navegación, en donde se muestran las tablas, las consultas, etc. A la izquierda
en caso de que se habrá alguna tabla del panel de navegación se muestra el área de vista de datos. En el
caso inicial, se muestra la “Vista Hoja de datos” (mas adelante se cambiará esa vista).
 Para el tutorial, se borrará la tabla inicial (Tabla1)y se continuará con el siguiente paso. Para borrar una
tabla, primero se la debe cerrar. Lo mas fácil es hacer click derecho sobre el área de vista, en la tabla a
borrar y seleccionar “Cerrar todo” o “Cerrar”, según el caso.

Debido a que la tabla esta vacía, al cerrar la tabla automáticamente se borra del panel de navegación.

3. Crear una tabla, por ejemplo de Alumnos: se utilizara el menú “Crear”, con el botón “Diseño de tabla”

Menú “Crear”
Botón:

Diseño de
tabla

Luego se creará una tabla en el modo de “Vista Diseño”. En este modo se puede determinar el nombre de
los campos de la tabla y el tipo de dato que contendrá.

En este caso se tendrá un campo “DNI” del tipo “Número” y otro campo “Apellido, Nombre” del tipo “Texto
largo”
 El formato de cada tipo de dato se puede modificar con la ventana “Propiedades del campo”. Para el
ejemplo, se usará el campo DNI como clave principal. Para ello, se debe seleccionar el campo DNI y
presionar el botón “Clave principal” del acceso rápido

Cambia el ícono,
con la forma de
una llave

4. Cargar datos en la tabla: se presiona el botón “Ver” del acceso rápido y se despliega un menú

Seleccionar “Vista Hoja de datos”, luego el programa preguntará si se desean grabar los datos

Cambiar a
“Alumnos”

Seleccionar “Sí” y luego cambiar el nombre de la tabla. En este caso será “Alumnos”, “Aceptar”.

Se tendrá una tabla sin datos

Solo queda cargar la información. En este caso luego se crearán dos tablas mas, conteniendo las notas del
primer y segundo parcial. Las tablas de las notas, contendrán el número de DNI como clave principal y un
campo “Nota” del tipo número.

5. Crear tablas con formato: para continuar con el ejemplo se creo una tabla con notas, del primer parcial. Su
“Vista Diseño” queda de la siguiente forma
 Por default, Número
es “Entero largo”

Si se deja el formato por default del tipo “Número” en el campo “Nota”, se verá así en el modo “Vista Hoja
de datos”

Formato que puede ser adecuado en algunos casos. Pero si se quiere usar notas con un decimal, se debe
usar el subtipo “Simple” en la propiedad “Tamaño del campo” y en “1” en la prop. “Lugares decimales“.

Aunque el resultado en el modo “Vista Hoja de datos” no es el esperado

Para lograr que se vea correctamente se debe modificar la propiedad “Formato”, con el valor “0.0#”. El
signo numeral “#” indica que puede haber un número en esa posición en forma opcional. Y el signo cero
“0”, fuerza que se muestre el valor del dígito en esa posición

El campo “nota” se almacena con mas decimales, pero se muestra en el formato indicado. En caso de ser un
campo monetario, se puede agregar el signo de la moneda que corresponda.

Usando el mismo procedimiento descripto, se crea una tabla mas con las notas del segundo parcial
6. Crear una consulta: para el ejemplo se va a crear, en base a las tablas anteriores, una consulta con el nomre
de los alumnos, las notas de los parciales y el promedio de las notas para cada alumno, ordenada por el
Apellido, Nombre del alumno en forma ascendente. Para ello se usa el menú “Crear”, con el botón “Diseño
de consulta”

Luego aparece una ventana con la lista de tablas disponibles, en este caso se debe selecciona todas las
tablas (con la tecla Shift y click en la tabla final). Presionar “Agregar” y “Cerrar”.

Entonces se visualiza la consulta en modo “Vista Diseño”, con las tablas seleccionadas y los campos de cada
tabla

Ahora se debe indicar las relaciones entre los campos de las tablas, necesarias para realizar la consulta. Para
el ejemplo, se arrastra con el mouse de la tabla “Alumnos” en campo “DNI”, sobre el campo “DNI” de la
tabla “Parc1”, lo mismo para “Parc2”.
Para indicar los campos que se mostrarán en la consulta se usa la grilla inferior. Donde dice “Campo”, se
despliega el menú contextual, donde aparecen todos los campos disponibles

Para el ejemplo, se coloca en la primera columna “Apellido, Nombre”, en la segunda “[Link]” y en la

Para ir de a poco, se verá el resultado de la consulta (falta completar el promedio). Para realizar la consulta,
se presiona el botón “Ejecutar”

Ya se tiene la forma general, solo queda obtener los promedios. Para ello se vuelve al modo “Vista Diseño”
y a la grilla se le agrega una cuarta columna con un campo calculado. En la cuarta columna, en la propiedad
“Campo” se coloca “Promedio: ([[Link]]+[[Link]])/2”. Donde lo que va antes de los dos puntos “:”
es el título del campo y lo siguiente la fórmula del cálculo. La fórmula incluirá los nombres de los campos a
utilizar, entre corchetes.
7. Dar formato a una consulta: el resultado anterior es el correcto, pero no se ve bien. Para solucionar esto,
se usa el comando “Format”. El cual es una función con la siguiente sintaxis

Format( expression [; format_string ] )

Donde “expression” es el argumento que corresponde al valor a darle formato. Y “formar_string” es una cadena
de texto que indica cómo se verá el resultado de la función.

Para el caso del promedio, el campo calculado sería “Promedio: Format(([[Link]]+[[Link]])/2;"0,0")” y

Que ya no presenta errores de visualización, pero está mal alineado el campo “Promedio”. Para cambiar la
alineación de cada campo, en la “Vista Diseño”, se selecciona el campo a cambiar y en la ventana de la derecha
“Hoja de propiedades” se modifica “Formato” a “Número general”.

Cambiar a “Número general”

Se obtiene

Finalmente, al cerrar la ventana o grabar la base de datos, aparece la siguiente ventana

En la que se determina el nombre de la consulta, por ejemplo “Promedios”.

Con los otros elementos de la grilla, se pueden agrupar los datos (por ejemplo, realizando una suma parcial
según la fecha), o se puede establecer un criterio de selección (Criterios: >=8, para mostrar solo los alumnos
que promocionan).