Gobernación de Boyacá

NIT. 891.800.498-1

RESOLUCION NÜMERO ______________________________________de 2018

(9 de mayo)

Por la cual se adopta el Reglamento interno del Centro de Documentación del departamento
Administrativo de Planeación de Boyacá y se dictan otras Disposiciones.

EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION DE BOYACA, en uso de sus

atribuciones constitucionales y legales en especial las que le confiere la Constitución Política del año
1991 en sus artículos 71 y 74 y el decreto 1510 del 2004.

CONSIDERANDO

Que el Centro de Documentación del Departamento Administrativo de Planeación de Boyacá debe

contribuir al desarrollo, mejoramiento de la gestión pública y territorial en lo relacionado con el acopio,
organización técnica de la información bibliográfica y documental, difusión y disponibilidad inmediata de
la misma para la toma de decisiones, generación de nuevos estudios y formulación de proyectos
sectoriales de Boyacá.

Que se debe constituir el Comité Administrativo y comité técnico del Centro de Documentación de
Planeación Departamental para que asesore la selección y adquisición del material bibliográfico así
como la organización y funcionamiento del Centro de Documentación.

Que es indispensable mejorar la prestación de los servicios, para atender la demanda de información
bibliográfica y documental de manera rápida y oportuna garantizando confiabilidad e integridad, por
tanto, se hace necesario reglamentar mediante acto administrativo los servicios que presta el Centro de
Documentación del Departamento Administrativo de Planeación de Boyacá estableciendo un
procedimiento para la imposición de sanciones a los usuarios por el mal uso o retardo en la entrega del
material suministrado en préstamo.

Que para garantizar el buen uso de los servicios suministrados por el Centro de Documentación del
Departamento Administrativo de Planeación, se hace necesario reglamentar los deberes y derechos de
los usuarios con el fin de asegurar, conservar y preservar la información bibliográfica y documental, que
reposa en el Departamento de Boyacá.

Que la Dirección de Sistemas de Información Territorial de la Administración Central acordó reglamentar

la organización y servicios del Centro de Documentación de Planeación de Boyacá.

Que se hace necesario reglamentar las sanciones a usuarios que incurran en el Incumplimiento de las
condiciones del préstamo y afectación del servicio por parte de los mismos como: robos, pérdidas,
mutilación y moras, para con el Centro de Documentación de Planeación Departamental.
 RESUELVE:
Artículo 1. Expedir el reglamento general para el Centro de Documentación de Planeación de Boyacá.

CONCEPTO, NATURALEZA, MISION, VISION Y OBJETIVOS

CONCEPTO Y NATURALEZA

Artículo 2. Es una Unidad de Información de carácter gubernamental en donde se acopia,

organiza y analiza técnicamente la información bibliográfica y documental especializada sobre la
gestión y administración de lo público y la gestión territorial de Boyacá, para ofrecer servicios y
recursos que sirvan de apoyo a las gestiones que se adelanten al interior del Departamento
Administrativo de Planeación de Boyacá y fuera de él.

Artículo 3. MISION: Facilitar el acceso a la información bibliográfica y documental especializada,

producida por la Gobernación de Boyacá en correspondencia con el plan de desarrollo, con el
fin de satisfacer las necesidades de los usuarios que lo consultan.

Artículo 4. VISION Constituirse en un Sistema de Información Bibliográfica y Documental para

Boyacá, en donde se organice, maneje técnicamente y se difunda la información
Gubernamental mediante la implementación de un software que se consulte en la página web,
que beneficie a la comunidad regional nacional e internacional.

Parágrafo 1: Se define como información Nacional la generada por el Gobierno Central en

desarrollo de sus funciones para apoyar y reglamentar la gestión territorial. Se define como
Información Territorial la suministrada por los gobiernos municipales y departamentales en
desarrollo de su gestión.

El Centro de Documentación recopila información Nacional y territorial definida así: De la

información generada por los entes Nacionales, Departamentales y municipales se producen los
siguientes documentos:

 Boletines de estadísticas en diferentes temas (precios al consumidor, comercio exterior e

interior, muertes fetales, análisis de resultados de encuestas de calidad de vida,
evolución de la economía colombiana, entre otros. (DANE)
 Informes de coyuntura económica regional ICER. (DANE)
 Metodologías encuesta manufacturera, consumo cultural, cultura política, micro
establecimientos, transporte urbano de pasajeros, desarrollo e innovación tecnológica,
desempeño agropecuario, financiación de vivienda, entre otras.(DANE)
 Metodología de Índice de: Construcción de Vivienda, de Educación Superior Privada,
transporte de carga, precios al consumidor, precios de edificaciones nuevas, valoración
predial entre otras. (DANE)
 Metodología proyecciones de población y estudios demográficos. (DANE)
 Codificación de la división político administrativa de Colombia(DANE)
 Guía estadística para la toma de decisiones territoriales- (DANE)
 Censos (DANE)
 Fundamentos y principios culturales, políticos, económicos y sociales de los indígenas
(ESAP)
 Gobierno y administración municipales. (ESAP)
 Las reformas del estado y de la administración pública (ESAP)
 La cultura de los derechos humanos y la construcción de sujetos sociales.
 Gestión y planificación del desarrollo local. (ESAP)
 Metodología para la concertación con los actores en la gestión de proyectos de
desarrollo. (ESAP)
 Revista de derechos humanos (ESAP)
 Como gobernar bien: experiencias de los mejores alcaldes y gobernadores de Colombia.
(ESAP)
 Liderazgo para el desarrollo compatible con el clima en su territorio.
 Orientaciones para la inclusión de metas de resultado con indicadores en los planes de
desarrollo de las entidades territoriales.
 Visiones y agendas de desarrollo económico en los planes de desarrollo de las entidades
territoriales - elecciones de autoridades territoriales periodo.
 Propuesta metodológica para la elaboración de planes estratégicos territoriales.
 Instrumentos para la educación, seguimiento y evaluación del plan de desarrollo
municipal.
 Ampliación de cobertura del sistema pensional colombiano y atención al adulto mayor
estructura para la reducción de la pobreza y la desigualdad.
 Plan nacional de cultura república de Colombia 2001-2010 hacia una ciudadanía
democrática cultural.
 Atlas de Colombia 2005 ( IGAC)
 Diccionarios Geográficos de Colombia( IGAC)
 Videos Colombia geográfica - realice un recorrido audiovisual y conozca la riqueza
geográfica natural y cultural de todos los rincones de Colombia - Región Caribe -
Atlántico - Bolívar - cesar - córdoba - guajira - magdalena – sucre, Región Andina -
Antioquia - Bogotá - Boyacá - Cundinamarca – Quindío - Región Pacifica - Cauca - Choco -
Nariño - Valle Del Cauca. ( IGAC)
 Estudio general de suelos y zonificación de tierras del departamento de Boyacá. ( IGAC)
 Revista Sistemas de Información Geográfica-Plan de acción forestal para Colombia.
(IGAC)
 Planes de desarrollo Municipales.
 Planes de Desarrollo Departamentales
 Planes de Desarrollo Nacionales.
 Planes de ordenamiento territorial de Boyacá.
  Boyacá agroindustria productiva y competitiva (Gobernación de Boyacá)
 Informe final - plan estadístico del departamento de Boyacá apoyo sistema de
información geográfica(Gobernación de Boyacá)
 Programa mi escuela sonríe(Gobernación de Boyacá)
 Actualidades de Investigación en el aula(Gobernación de Boyacá)
 Política Publica de Mujer y Genero(Gobernación de Boyacá)
 Política pública: para el fortalecimiento de la familia boyacense. (Gobernación de
Boyacá)
 El sistema de ciudades de la región central configuración y desafíos (rape) (Gobernación
de Boyacá)
 Lineamientos de política ambiental para el ordenamiento económico y social del
departamento de Boyacá. entre otros. (Gobernación de Boyacá)
 Documentos producidos por las Universidades del Departamento de Boyacá en convenio
con la Gobernación. (Gobernación de Boyacá)
 Documentos originados por la Cámara de Comercio de Boyacá.

OBJETIVOS

Artículo 5. OBJETIVO GENERAL y OBJETIVOS ESPECÍFICOS

OBJETIVO GENERAL

Prestar servicios de información departamental en forma oportuna, en los temas relacionados

con los recursos bibliográficos, teniendo en cuenta los medios de soporte de almacenamiento
disponibles en formato (digital o impreso), en aras de contribuir con el conocimiento, la toma de
decisiones , generación de nuevos estudios y formulación de proyectos sectoriales del
departamento de Boyacá.

OBJETIVO ESPECÍFICOS

 Gestionar la obtención del acervo bibliográfico que producen las áreas técnicas de las
dependencias de la Gobernación de Boyacá conformando la memoria institucional y
colocándola al servicio de los usuarios.
 Identificar y seleccionar las fuentes de información.
 Acopiar, clasificar, catalogar, analizar y llevar acabo la preparación física de los
documentos según normas técnicas establecidas.
 Suministrar y prestar servicios de información especializada a los usuarios que la
requieran.
  Conservar, preservar y difundir el patrimonio bibliográfico adquirido o producido por el
Centro de Documentación.
 Sistematizar el Centro de Documentación de Planeación de Boyacá, para facilitar su uso y
manejo.
 Prestar servicio de Alerta a sus usuarios sobre nuevas adquisiciones a través de la página
de Internet y correo Electrónico.

USUARIOS

Artículo 6. Son usuarios del Centro de Documentación de Planeación:

 Usuarios internos: personal que labora con la Gobernación de Boyacá e Institutos

descentralizados.
 Usuarios externos: son usuarios eventuales como: investigadores historiadores,
estudiantes de los diferentes planteles educativos públicos y privados y comunidad en
general.
 Artículo 7. Los usuarios deberán seguir el siguiente procedimiento para la consulta del
material bibliográfico:

 Usuarios Internos: Presentar el carnet vigente que lo acredita como funcionario de la

Gobernación Boyacá, para activarlo en la base de datos del sistema.
 Usuarios Externos: Deberán presentar el carnet vigente expedido por la entidad donde
laboran o estudian, o una carta de presentación de la entidad la cual están vinculados y
la comunidad en general presentaran la cédula de ciudadana y otro documento de
identificación vigente para corroborar los datos y la veracidad de la información
suministrada.

DEBERES Y DERECHOS DE LOS USUARIOS

Artículo 8. DEBERES DE LOS USUARIOS:

 Preservar, conservar y entregar oportunamente los documentos que se facilitan en

cualquier modalidad de préstamo.
 Presentar buen comportamiento en el Centro de Documentación.
 Cumplir con el reglamento del centro de documentación.
 Propiciar un ambiente adecuado de convivencia cuando se encuentre realizando alguna
investigación, mostrando respeto con el personal.
 Abstenerse de ingresar alimentos y bebidas en el momento que esté realizando alguna
investigación.
  Portar el carnet que lo identifica como beneficiario de los diferentes servicios del centro
de documentación, no prestarlo teniendo en cuenta que es un documento
intransferible, en caso de pérdida informar.
 Hacerse responsable del material de consulta y de los equipos que le proporcione el
Centro de Documentación, si durante el uso se deteriora o se dañan.
 Cuidar sus objetos personales, ya que el Centro de Documentación no se hace
responsable por la pérdida de alguno.

Artículo 9. DERECHOS DE LOS USUARIOS:

 Acceder a la información bibliográfica y documental en forma ágil y oportuna registrada

en el catálogo de búsqueda.
 Tener la facilidad para registrarse como usuario. Para acceder a los servicios que se
prestan.
 Encontrar los diferentes espacios del centro documental adecuados para la consulta y
trabajos de investigación.
 Disponer de los equipos para la consulta de información.
 Ser atendido con amabilidad y respeto por el personal encargado
 Recibir acompañamiento y servicio de referencia en la búsqueda de información.

SERVICIOS

Artículo 10. El Centro de Documentación de Planeación de Boyacá ofrece servicios de:

 Consulta en la Sala de Lectura: Presta su servicio de información para usuarios internos

y externos en el Centro Comercial Plaza Real oficina 203B Segundo Piso.
 Referencia: La asesoría y orientación que el Centro de Documentación presta a los
usuarios en la localización, búsqueda y obtención de la información para su consulta.
 Circulación y Préstamo: Facilita los materiales bibliográficos para consulta en sala.

REQUISITOS PARA REALIZAR CONSULTA EN SALA:

 Ingresar con los elementos necesarios para realizar la consulta o investigación, lápices,
cuadernos, etc.

 Los usuarios que deseen grabar información deben traer los dispositivos magnéticos
(USB, CD).
 No se permite ningún dispositivo para tomar fotografías a tesis y monografías.
Deberes:

 Dejar encima de las mesas el material consultado.

 En caso de realizar alguna cartelera o trabajo dejar las mesas de consulta en orden.

 Consulta por Internet del Centro de Documentación: A través del portal de la

Gobernación de Boyacá [Link] Puede consultar todo el
acervo bibliográfico existente en este Centro de Documentación.

SERVICIO DE PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE MATERIAL

El Centro de Documentación de Planeación de Boyacá facilitará en calidad de préstamo el

material bibliográfico con la siguiente normatividad.

Cuando sea solicitado un documento de ésta colección por el señor Gobernador, Secretario de
Planeación y demás Directivos Gubernamentales, se podrá retirar el documento o fotocopia
con, previa presentación de solicitud escrita.

El material bibliográfico según el tipo de colección se prestará a domicilio Para los Usuarios
Internos por un término de 5 días calendario, podrán tener hasta 5 libros simultáneamente de
ésta colección dicho material no se podrá renovar inmediatamente.

Los Usuarios Externos: Podrán consultar el material bibliográfico en sala o en su defecto

escanear algunas partes del mismo, excepto el material restringido (tesis de grado)

DEBERES DE LOS USUARIOS:

 Portar el Correspondiente carnet vigente.

 No tener ninguna multa o sanción a la hora de solicitar el préstamo.
 Solicitar el servicio de préstamo y devolución personalmente.
 Los materiales como: CDS, tesis, revistas, Planes de Desarrollo empastados no
tienen préstamo externo.
  Los usuarios internos tendrán un cupo de 5 libros en préstamo y con una
duración de 5 días hábiles calendario.

Responsabilidades:

 Verificar el estado físico del material en el momento del préstamo y en la

entrega del mismo.
 Cuidar el material en préstamo y no ocasionar ningún daño o deterioro.
 Hacer la devolución del material en los plazos establecidos.
 Se debe hacer la reposición del material en caso de pérdida.
 Consultar el estado de su cuenta para revisar las fechas de entrega de
material.

Renovación del material:

 La renovación del préstamo del material se podrá hacer personalmente

en el punto de préstamo o en su defecto por vía web.
 El material podrá ser renovado si no está vencida la fecha de entrega

Entrega de material:

 La devolución del material únicamente se podrá hacer en el punto de

préstamo.

 En caso de algún deterioro del material debe ser informado al funcionario

que lo recibe.

Artículo 11. COLECCIONES

El acervo bibliográfico y documental del Centro de Documentación del Departamento Administrativo de

Planeación de la Gobernación de Boyacá, está conformado por la información generada por los entes
departamentales y municipales así:
Colección Gobernación de Boyacá: Conformada por documentos grises e inéditos como: Planes de
Desarrollo Departamentales, Planes de Desarrollo Municipales de Boyacá, Planes de Ordenamiento
Territorial de los municipios de Boyacá, Anuarios Estadísticos de Boyacá, tesis, Perfiles provinciales y
publicaciones realizadas por la Gobernación de Boyacá (desarrollados en el ejercicio de participación
comunitaria).
Los Documentos Grises e Inéditos: Como planes de Desarrollo Municipales y Departamentales, del
periodo comprendido entre 1998 al 2007, Anuarios Estadísticos de Boyacá de la misma vigencia, perfiles
provinciales y tesis, este material bibliográfico (impreso) se prestará para consulta en sala, los usuarios
que necesiten los planes de desarrollo generados a partir del año 2008, los esquemas de ordenamiento
territorial se le grabara la información en referencia, o la que el Centro de Documentacion posea en
medio digital, en los dispositivos magnéticos que el usuario traiga.
Colección Complementaria: conformada por libros y revistas de estadística, economía y administración
pública del orden nacional.

b. Tipo de Colección

 Colección Planes de Desarrollo Municipal. PDM

 Colección Planes de Desarrollo Departamental. PDD
 Colección Gobernación de Boyacá: GB
 Publicaciones Periódicas: como Revistas, boletines PP
 Colección Trabajos de grado y tesis: Trabajos de grado y tesis que ingresan al centro
documental por convenio Interadministrativo (Universidades Gobernación). TES
 Colección Audiovisual: CDS.
 Libros. LIB.

SANCIONES

Artículo 12. En caso de incumplimiento en la fecha de devolución del material, el usuario será
sancionado por cada día de mora con un día de sanción.

Artículo 13. Para una mayor cobertura del servicio y en caso de desacato en cumplimiento del
reglamento por parte de los usuarios del Centro de Documentación, se establecen las siguientes
sanciones: suspensión temporal o definitiva del servicio y llamado de atención verbal o escrita en los
casos siguientes:

Artículo 14. DETERIORO DEL MATERIAL PRESTADO, EQUIPOS O MOBILIARIO: Si las publicaciones son
devueltas en mal estado o deterioradas, o mutiladas el usuario deberá pagar el costo de la reparación o
el pago del documento, al igual si hacen mal uso de los equipos y mobiliario. En caso de deterioro
intencional (mutilación entre otros), deberá devolver el documento, mobiliario o equipo en perfecto
estado y se le suspenderá el servicio indefinidamente según caso. Además será requerido
disciplinariamente de acuerdo con las normas vigentes. (Decreto 734 código único disciplinario).

Artículo 15: PERDIDA DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO: Extraviar, el material recibido en

préstamo por parte de la dependencia, el usuario deberá reponerlo con una obra igual o de
similar contenido, además la calidad física y el valor comercial deberá corresponder al solicitado
por el Centro de Documentación.
Para los usuarios externos se reportara la falta a la Institución a la cual pertenece para que tome
las medidas disciplinarias del caso y se suspenderá el servicio hasta que se solucione el
problema.

Cuando se pierda un documento de la colección gubernamental se deberá devolver la misma

publicación y de no hacerlo se establecerá la denuncia ante las autoridades competentes.

Una vez cumplida la sanción y repuesto el documento extraviado, el usuario podrá nuevamente
hacer uso del servicio de préstamo y consulta en el Centro de Documentación lo cual se
verificará en el listado de usuarios sancionados.

Artículo 16. USO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD AJENO: A quien sea sorprendido utilizando
un documento de identificación ajeno, se le sancionará con la suspensión del servicio hasta por
un mes y se le retendrá el documento para ser devuelto a su legítimo dueño a quien también se
le suspenderá el servicio.

Parágrafo 1: El carnet es un documento de uso personal e intransferible.

Artículo 17. COMPORTAMIENTO EN SALA DE LECTURA: Se considera una contravención al

reglamento: hablar en voz alta, estudiar en grupo, comer y utiliza teléfonos celulares dentro de
las instalaciones, quien incurra dentro de estas faltas por primera vez se le solicitara retirarse
del recinto, por segunda vez recibirá una amonestación disciplinaria y la suspensión del servicio
por un mes, si reincide, la sanción equivaldrá a la suspensión del servicio por seis meses, si
continua, la suspensión será definitiva.

Parágrafo 1. La Dirección del Centro de Documentación suspenderá temporalmente o

definitivamente, los servicios a los usuarios que incumplan con este reglamento y los
reglamentos internos que se adopten.

Parágrafo 2. Los funcionarios de la Gobernación que intervengan para el préstamo o retiro de

materiales bibliográficos con destino a usuarios regulares eventuales o externos, mediante
procedimientos contrarios a la norma, se les suspenderá el servicio sin prejuicio de los procesos
disciplinarios a que haya lugar.
Artículo 18. PAZ Y SALVO: Al finalizar cada semestre, los usuarios deberán estar a paz y salvo
con el Centro de Documentación, para lo cual deberán devolver la totalidad de los documentos
que tengan en calidad de préstamo. El Centro generará recordatorios cada dos meses con copia
si son usuarios internos a la oficina de gestión de talento humano, y si son usuarios externos con
copia a las entidades donde se encuentren vinculados; éste procedimiento se realizará por tres
veces, a la cuarta se procederá a presentar denuncio por abuso de confianza ante la autoridad
competente.
La Dirección de Gestión de Talento Humano deberá exigir la presentación del Paz y Salvo del
Centro de Documentación a todos los funcionarios de la Gobernación de Boyacá, al finalizar el
año o cuando termine su contrato laboral.

COMITÉ DEL CENTRO DE DOCUMENTACION

Artículo 19. Se constituye el comité del Centro de Documentación integrado por el Director(a)
del Departamento Administrativo de Planeación de la Gobernación de Boyacá o su delegado,
Director de Sistemas de Información Territorial o su de su delegado, Director de Planeación
Territorial o su delegado, Director de Gestión Publica Territorial o su delegado, Director de la
Biblioteca Departamental o su delegado, Funcionario del Centro de Documentación, un
representante de los usuarios externos. Las reuniones se realizaran cuando las circunstancias lo
ameriten.

Parágrafo 1°: Serán funciones del Comité del Centro de Documentación

a. Determinar políticas y establecer prioridades para la compra del material bibliográfico,

con base en las solicitudes y requerimientos de los usuarios internos y externos y el
presupuesto asignado.
b. Recomendar la adquisición de los materiales bibliográficos y los procedimientos de
donación según las necesidades de los usuarios para apoyar el desarrollo de los
programas departamentales sustentados en el Plan de Desarrollo de Boyacá.
c. Autorizar el reemplazo de bibliografía cuando sea necesario.
d. Autorizar el descarte de materiales bibliográficos obsoletos y deteriorados en
coordinación con las instancias Administrativas y de Control interno de la Gobernación
de Boyacá.
e. Atender y absolver las reclamaciones de los usuarios.

HORARIO DE ATENCION

Artículo 20. El horario de atención de servicio al público del Centro de Documentación de

Planeación de Boyacá es:

De Lunes a Viernes

De 8:00 a.m. A 12:00 M y de 2:00 p.m. A 6:00 p.m.

Parágrafo 1. Suspensión del Servicio. Todo cese parcial o total de actividades por parte del
Centro de Documentación, será informado por el funcionario del Centro o por quien haga sus
veces, a sus usuarios, por medio de la publicación de avisos en donde se informe el tiempo de
cierre, el motivo y la fecha de apertura y atención al público.
Artículo 20: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLIQUESE Y CÚMPLASE

Expedido en Tunja, a los 10 días del mes de mayo de 2018

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DIEGO ALFREDO ROA NIÑO
Director Sistemas de Información Territorial
Gobernación de Boyacá