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Crear una fórmula en Excel
Crear una fórmula que haga referencia a valores de otras celdas
1. Seleccione una celda.
2. Escriba el signo igual =.
Nota: Las fórmulas de Excel siempre comienzan con el signo igual.
3. Seleccione una celda o escriba su dirección en la celda seleccionada.
4. Escriba un operador. Por ejemplo, “-” para restar.
5. Seleccione la celda siguiente o escriba su dirección en la celda seleccionada.
6. Presione Entrar. El resultado del cálculo se mostrará en la celda que contenga la
fórmula.
Ver una fórmula
1. Al escribir una fórmula en una celda, también se muestra en la barra de fórmulas.
2. Para ver una fórmula, seleccione una celda y esta se mostrará en la barra de fórmulas.
Escribir una fórmula que contiene una función integrada
1. Seleccione una celda vacía.
2. Escriba un signo igual = y luego escriba una función. Por ejemplo, =SUMA para obtener
las ventas totales.
3. Escriba un paréntesis de apertura: “(”.
4. Seleccione el rango de celdas y, después, escriba un paréntesis de cierre: “)”.
5. Presione Entrar para obtener el resultado.
En conclusión, se puede crear una fórmula sencilla para sumar, restar, multiplicar o
dividir los valores de la hoja de cálculo. Las fórmulas sencillas siempre comienzan con
un signo igual (=), seguido de constantes que son valores numéricos y operadores de
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cálculo, como el signo más (+), el signo menos (-), el asterisco (*) o la barra diagonal
(/).
Usar Autosuma
Con Autosuma puede sumar rápidamente una columna, fila o números. Seleccione una
celda situada junto a los números que quiera sumar, haga clic en Autosuma en la
pestaña Inicio, presione Entrar (Windows) o Retorno (Mac) y ya está.
Cuando haga clic en Autosuma, Excel especificará automáticamente una fórmula (que
usa la función SUMA) para sumar los números.
Presione Entrar para visualizar el resultado (95,94) en la celda B7. También puede ver
la fórmula en la barra de fórmulas de la parte superior de la ventana de Excel.
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Notas:
▪ Para sumar una columna de números, seleccione la celda situada
inmediatamente debajo del último número de la columna. Para sumar una fila
de números, seleccione la celda situada inmediatamente a la derecha.
▪ Cuando haya creado una fórmula, puede copiarla en otras celdas en vez de
escribirla una y otra vez. Por ejemplo, si copia la fórmula de la celda B7 en la
celda C7, la fórmula de la celda C7 se ajustará automáticamente a la nueva
ubicación y calculará los números de C3:C6.
▪ También puede usar Autosuma en más de una celda a la vez. Por ejemplo,
puede resaltar la celda B7 y C7, hacer clic en Autosuma y sumar ambas
columnas al mismo tiempo.
REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS
Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera única en Excel. Las
referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que permitirán a las
fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en los cálculos.
Seguramente habrás escuchado sobre las referencias absolutas y las referencias
relativas, así que hoy dedicaremos algún tiempo a conocer las diferencias entre ambos
tipos de referencias.
REFERENCIAS RELATIVAS EN EXCEL
Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una
relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es
que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará
automáticamente su columna y su fila.
Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las referencias
relativas. Comenzaremos por aprender a identificar una referencia relativa, lo cual es
muy fácil, ya que es la combinación de la columna y la fila de una celda. Por ejemplo, la
siguiente fórmula contiene una referencia relativa a la celda A1 y cuyo valor es
multiplicado por 2.
=A1*2
Así de sencillo es, las referencias relativas siempre son la combinación de una letra y
un número sin caracteres o espacios entre ellos. En la siguiente imagen puedes
observar que he ingresado la fórmula anterior en la celda B1 y el resultado de dicha
fórmula es 20 ya que se obtiene el valor de la celda A1 es multiplicado por 2.
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Los beneficios de las referencias relativas los observamos al momento de copiarlas
hacia otra celda. Como lo he mencionado antes, este tipo de referencias guarda una
relación con la fila y la columna en la que se encuentra así que, al momento de copiar
la fórmula, las referencias relativas serán modificadas por Excel de manera automática.
La siguiente imagen muestra el resultado después de haber copiado la fórmula hacia
abajo. Recuerda que cada resultado de la columna B representa la multiplicación de los
valores de la columna A por 2. La fórmula de la celda B4 muestra una referencia a la
celda A4 en lugar de la celda A1 que tenía la fórmula original.
Este cambio automático en la referencia sucedió porque, al copiar la fórmula hacia
abajo, la referencia aumenta la misma cantidad de filas. Al copiar la fórmula de la celda
B1 a la celda B2, nos movemos una fila hacia abajo y por lo tanto la fila de la referencia
también aumentará en uno.
Al copiar la fórmula hacia abajo, no hemos cambiado la columna sino solamente la fila
de la referencia. Ahora considera el siguiente ejemplo, donde tengo una fórmula que
suma el total de las ventas para el mes de Enero:
Nota: Se debe de considerar símbolo en soles y con dos decimales.
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Nuestra fórmula tiene una referencia relativa al rango B2:B6 y al momento de copiarla
hacia la derecha estaremos aumentando la columna por lo que la formula copiada
deberá aumentar también su columna. La siguiente imagen muestra el resultado de
copiar la fórmula de la celda B7 a la derecha:
Al copiar la fórmula a una columna diferente, la referencia relativa modifica su
columna. Por esta razón, cada celda de la fila 7 sumará el rango superior de su misma
columna.
Las referencias relativas permiten a Excel modificar la columna y fila al momento de
copiar la fórmula a otras celdas. El cambio será relativo a la cantidad de columnas o
filas que se ha desplazado la fórmula.
REFERENCIAS ABSOLUTAS EN EXCEL
A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que
Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin
importar la cantidad de veces que sean copiadas.
Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el símbolo $ a la
columna y fila de la referencia. La siguiente fórmula tiene una referencia absoluta a la
celda A1:
=$A$1*2
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Esta es la misma fórmula del primer ejemplo de la sección anterior. Así que la colocaré
también en la celda B1 y la copiaré hacia abajo. La siguiente imagen muestra el
resultado de dicha acción:
En esta ocasión tenemos como resultado el número 20 en todas las filas de la columna
B y eso se debe a que la referencia permaneció fija aún después de haber copiado la
fórmula hacia abajo. Esto nos indica que las referencias absolutas permanecerán
inamovibles sin importar que las copiemos a otras celdas.
Las referencias absolutas son muy útiles cuando queremos que una fórmula haga
referencia a una misma celda sin importar a dónde las copiemos. Cuando combinamos
las referencias absolutas con las referencias relativas, tenemos una combinación
sumamente útil como lo veremos en el siguiente ejemplo.
REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS EN EXCEL
Dentro de una fórmula de Excel podemos tener tanto referencias absolutas como
referencias relativas. Cada una de ellas se comportará de la manera en que lo he
mostrado en los ejemplos anteriores.
Nuestro siguiente ejemplo nos mostrará una fórmula que combina las referencias
absolutas y relativas para obtener el precio de una lista de productos en la moneda
local. Considera la siguiente tabla de datos:
Nuestro objetivo es obtener el precio en pesos basados en la columna de precios en
dólares y el tipo de cambio que está indicado en la celda E2. El primer intento que
haremos por resolver este problema es utilizando la siguiente fórmula:
=B2*E2
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Ingresaré esta fórmula en la celda C2 y al copiarla hacia abajo tendremos el siguiente
resultado:
La fórmula de la celda C2 devuelve el resultado correcto, pero las fórmulas de las filas
inferiores devuelven cero. Al observar la fórmula de la celda C6 nos damos cuenta que,
al copiar la fórmula hacia abajo, Excel modificó ambas referencias, inclusive la que
hacía referencia a la celda E2 que contiene el tipo de cambio y por esta razón
obtenemos el valor cero.
Si queremos que todas las fórmulas hagan referencia a la celda E2 sin importar que la
copiemos a otra ubicación, entonces es necesario hacer que dicha referencia sea
absoluta. Nuestra fórmula quedará de la siguiente manera:
=B2*$E$2
En esta fórmula, la primera referencia es relativa y la segunda es absoluta. En el
momento en que ingresamos esta fórmula en la celda C2 y la copiamos hacia abajo,
obtenemos el resultado correcto para cada uno de los productos.
Lo mejor de este tipo de fórmulas es que, podrás cambiar el valor del tipo de cambio y
obtendrás los nuevos precios automáticamente sin la necesidad de modificar las
fórmulas.
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Recuerda que la diferencia entre una referencia absoluta y una referencia relativa está
en que la primera de ellas utiliza el símbolo $ para hacer saber a Excel que queremos
dejarla fija aún después de haberla copiado a otra celda.
Cómo combinar textos y números en Excel
En ocasiones puedes necesitar unir dos o más textos o incluso textos y números. La
mejor forma para hacer esto es usando el operador de concatenación &. Veamos aquí
unos ejemplos:
Imagina que debes llenar el contenido de la celda C4 con un mensaje que refleje las
existencias de este producto, el mensaje debe generarse basándonos en la existencia
actual.
Entonces puedes crear una fórmula en la que tomas el valor de la celda C3 y le agregas
un texto al inicio y otro texto al final, de esta manera:
="Solo hay " & C3 & " disponibles"
Como ves en la fórmula, puedes definir un texto al encerrarlo entre comillas dobles "
" y puedes unir dos valores al colocar un signo & en medio de ellos. En este caso
hemos hecho dos operaciones de concatenación.
Referencias:
[Link]
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