CENTRO DE FORMACIÓN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

(SENA)

EVIDENCIA 4: PROPUESTA “CASO PIO PIO Y MÁS PIO”

PARTICIPANTES
YURY MONTEALEGRE RICO

TECNÓLOGO EN GESTIÓN LOGÍSTICA

FICHA: 2365073

INSTRUCTOR: JOSÉ LUIS PADILLA COTES

FECHA: 04-07-2022
 INTRODUCCIÓN

Las demandas de las tendencias de fuerza laboral están haciendo que las empresas
busquen nuevas estrategias para formar grupos de trabajo que generen
necesidades sociales enfocadas al éxito, fortaleciendo el talento en todas las áreas
de la organización y en las interacciones persona a persona, sin individualismos, las
empresas necesitan conocimiento, dedicación e integración. como un aspecto
esencial a la hora de trabajar en equipo para alcanzar las metas y objetivos
planteados.

Considerará el valor del rol en la organización empresarial, motivará a cada equipo

de trabajo, elegirá nuevos canales de comunicación para evaluar posibles conflictos
y los guiará para encontrar soluciones rápidas, en última instancia, creando espacio
para un trabajo en equipo estable tanto interna como externamente, en
externalidades en el ambiente de trabajo.
 OBJETIVO

Elaborar un diagnóstico en la empresa que tenga estrategias para la ayuda en las

áreas involucradas que encuentre futuras mejoras y que optimicen el trabajo en
equipo.
 • Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de
las áreas mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

Fallas presentes Posibles soluciones Recomendaciones de uso de

tecnologías

Desactualización de Realizar actualización de Utilizar SAP para tener toda

inventarios en tiempo real inventario 2 veces al día, la información a la mano
para tener la información sobre el stock de inventario,
veraz de algún proceso. insumos etc.

Atención al cliente poco Realizar capacitaciones Google meet para que todos
proporcionada e ineficaz semestrales a todo el tengan acceso a la
personal sobre atención al conferencia desde cualquier
cliente. lugar de trabajo.

Error en las entregas y Capacitar y evaluar a todo el Uso del correo y WhatsApp
despachos de los personal relacionado con el corporativo para
respectivos pedidos área para que las entregas comunicación asertiva.
llegan en el menor tiempo
posible al cliente. EL sistema SAP nos permite
llevar un control de los
despachos y entrega.

Comunicación deficiente
entre todas las áreas de la Mejorar los canales de Uso del correo y WhatsApp
empresa comunicación entre los corporativo para
colaboradores de todas las comunicación asertiva.
áreas.
Manejar archivos en drive
que permitan visualizar a
todos los encargados la
información.
Falta de planificación de Organizar los pedidos y SAP nos permite tener la
las rutas. tener un horario establecido información en tiempo real
para las entregas de los de los pedidos desde su
productos, con el fin de que recepción hasta su entrega.
el área encargada tenga
conocimiento y planifique
con tiempo las ordenes de
entrega.

No existe comunicación Capacitación a todo el Google meet para que todos

entre los colaboradores. personal sobre la escucha tengan acceso a la
activa. conferencia desde cualquier

• Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados,

contemplando:

La descripción de los procesos.

• Telemercaderista: Milena, se encarga de tomar los pedidos de T a T,

mayoristas y algunos clientes que llamamos especiales.

• Telemercaderista: Erika, es quien toma los pedidos de los supermercados,

es una de las personas que más tiene experiencia en su puesto de trabajo y
que conoce los demás procesos.
• Auxiliar de facturación Caja: Carla, es la persona encargada de revisar los
documentos que deben entregar los auxiliares de servicio como facturas,
ruteros, notas créditos.

• Analista de inventarios: Mauricio, se encarga de generar en el sistema a

primera hora un inventario de todas las referencias y de revisar que las
bodegas del producto manejado como congelado y refrigerado estén de
acuerdo al Kardex que arroja el sistema.

• Encargado Canastillas: Juan, proporcionar tanto las canastillas a la planta

como a la distribución.
 • Servicio al cliente: Paula, debe estar atenta a las peticiones, quejas y
reclamos de los clientes.

• Facturador: Jimmy, Registra los despachos en los formatos para la

facturación.

• Supervisora distribución y transporte: Sandra, Encargada de la

programación de las rutas de acuerdo a los pedidos recibidos y separados.

• Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el

alistamiento de los pedidos y la organización de los cuartos fríos.

• Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor

logístico.

• Gerente general: Tiene la responsabilidad general de administrar los

elementos de ingresos y costos de la compañía.

• Supervisor de ventas: Alex, Se encarga de todo lo relacionado con el

equipo de trabajo de ventas y de que todas las ventas se realicen
exitosamente.

Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.

• El área de ventas manejar un horario de 8:00 am – 5:00 pm para la toma de

pedidos en la página web, correo corporativo y WhatsApp.
• Estrategias para asegurar el normal funcionamiento de la red de distribución.
• Todas las áreas de la empresa deben trabajar mancomunadamente en el
mismo orden para evitar perder la comunicación ni que haya retrocesos en
la cadena de suministro.
• Evaluar el desempeño de los empleados en la construcción de relaciones
con los clientes.
• La convivencia y la comunicación son los pilares que deben tener los
empleados a la hora de gestionar un buen servicio al cliente interno y externo.
• La demanda de productos nos ayuda a comprender el área de mercado, los
productos
• vendidos y las preferencias de los clientes
 • Utilizar un software de trazabilidad, porque puede gestionar de forma fiable
el tiempo establecido en la entrega, crear una hoja de ruta del vehículo y
analizar la importancia desde lo más fácil hasta lo más complejo, esto da
tiempo para completar todos los pedidos.
• Realizar un inventario periódico diario al departamento comercial para
obtener datos
• precisos de los productos existentes y nos permite tener un control.

Como es normal, una de las primeras peticiones de los clientes al realizar sus
pedidos en cualquier empresa, es que estos se han entregados lo antes posible, de
la manera más adecuada, las unidades y el producto que solicito, algo que no
sucede en PIO PIO Y MAS PIO, ya que debido a su mal diseño e improvisación en
las rutas, esta empresa tiene muchos tiempos muertos, los cuales no le permiten a
la empresa realizar las entregas en tiempos estipulados, porque no se revisan
previamente las rutas a seguir para realizar las entregas, ni se estudian estos
tiempos al momento antes de salir, y es así cómo ocurre la pérdida de los clientes
por el descontento que ocasiona el incumplimiento en los pedidos los cuales
perjudican considerablemente la entrega de los productos a sus clientes.
Es por ello que se debe implementar una mejora en la comunicación y coordinación
entre las áreas de ventas y despacho para el montaje de pedidos, en los cuales se
debe establecer cuáles son los clientes con tiempos de entregas urgentes y cuáles
no, cuáles son los clientes con más volumen y cuales le demandan menos tiempos
de entrega, de la misma manera es primordial establecer una planeación en la
entrega de los pedidos en donde se marquen la ubicación de los clientes por zonas,
con el fin de enrutar los pedidos que vayan hacia los mismos lugares y cargarlos en
el camión de entrega primero los que se entregan de último y al final de carro los
clientes que se entregarán primero y facilitar la entrega minimizar los tiempos de
entrega a los clientes.
Una mala planificación en los procesos de la empresa genera muchos sobre costos
en la producción, el caso de esta empresa, la llevó al despido de 50 empleados y al
borde del cierre total de esta.
Es por esto la importancia de planificar desde el recibo de la mercancía en la
empresa, el manejo adecuado de los inventarios, cosa que no sucede en esta
empresa ya que no se sabe cuál es el inventario real en transcurso del día, que los
empleados estén enfocados todos en el objetivo a cumplir que es la venta y entrega
a satisfacción al cliente para generar los esperados.
Por esta razón la empresa debe tener clara las rutas de entrega con lo que los
vehículos no realizarán dos y tres llegadas al mismo cliente también tener claro y
llevar el control de las horas de entrega a cada uno de los clientes, y con ello poder
priorizar las entregas y cumplir, con esto no tener devoluciones por no llegar a
tiempo lo cual genera muchos sobre costo y pérdida de dinero y de clientes.

• Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades

de graficación, simulación y creación de sistemas de información, con
la respectiva descripción del software o sistemas empleados.

SAP es un Sistema de Gestión Empresarial (ERP) que brinda las mejores prácticas
de mercado a empresas de diferentes segmentos, con la intención de mejorar la
eficiencia, control y gestión de la información y los datos de las empresas.

La solución se adapta a las necesidades de cada cliente con la ayuda de los

diferentes módulos que conforman el sistema SAP, ayudando a la organización en
su conjunto. Estos módulos corresponden a cada uno del departamento de la
empresa, como por ejemplo ventas, RRHH, entre otros.
En otras palabras, cada compañía tendrá su sistema SAP implementado de acuerdo
con las necesidades de su empresa. Además, los módulos disponibles ofrecerán
eficiencia, organización y mejora de la gestión, porque, aunque separados, unen
todos los frentes de la organización en una sola herramienta.

Los beneficios son:

• Fin de los procesos manuales y simplicidad en su manejo.

• Agilidad y automatización de procesos y mayor productividad con la
reducción de retrasos y cuellos de botella.
• Optimización del proceso de toma de decisiones, basado en datos de calidad
que
• ayudan a identificar riesgos.
• Respuesta rápida al mercado y reducción de los tiempos en procesos de
gestión.
• Mayor control de las operaciones de la compañía y más competitividad, ya
que permite adelantarse a la competencia.
• Lograr objetivos organizacionales y una mejor comunicación interna con
acceso
• rápido a la información.
• Mayor escalabilidad, lo que facilita agregar nuevas funciones al sistema y
reducir costes.
• Control de acceso a datos e inteligencia estratégica, aplicado a la recolección
y análisis de datos. (Techedge, 2020)
Interfaz del Sistema sap
 CONCLUSIÓN

Proponer cargos de trabajo en los que los empleados de las diferentes áreas se
vean involucrados con nueva información y cooperen conjuntamente que enfrenten
sus diferencias laborales y personales a la hora de trabajar en equipo y logren una
meta en conjunto y se beneficien mutuamente.

Estudiar compromisos que apoyen a la organización con mayor motivación desde

el pequeño al más alto funcionario con sus diferentes capacidades orientados a
aprender de cada proceso que requieran fuerza individual y grupal a la hora de
tomar buenas decisiones