¿Para que sirve un Archivo?
Este tipo de archivos para documentos tiene la finalidad
de gestionar, clasificar y organizar los documentos de tu
empresa, para así establecer una base de datos. Este archivo
de documentos suele encontrarse en las empresas de manera física
(formato papel), sin embargo, actualmente las empresas quieren
estar a la par de la era digital para así aumentar su eficiencia y
productividad.
¿Qué significa archivar?
Este término se refiere, al almacenamiento organizado de los
documentos útiles de tu empresa mediante técnicas eficaces de
ubicación y recuperación de los mismos.
¿Por qué es importante
seguir un método
minucioso y eficaz para
archivar documentos?
Cuando tienes un óptimo sistema para archivar la documentación,
esta acción hablará por si sola del estado de administración y gestión,
de tu empresa u organización. Es importante señalar, que cuando tus
documentos no pueden ser ubicados con facilidad, esto acarrea una
gran pérdida de tiempo y dinero para tu negocio.
Además, es muy importante que cumplas con los requisitos de
ley, respecto al control y seguridad de toda tu información. De
esta manera, le estarás dando un adecuado tratamiento a tu base de
datos. Es de destacar, que la ley te obligara a conservar los
documentos relacionados con tu actividad empresarial, por un
período de tiempo determinado.
Respecto a la gestión documental de tu empresa, deberás conocer un
conjunto de técnicas referentes, a: Registro, organización,
almacenamiento y recuperación de archivos.
Archivo de documentos:
Recomendaciones
Debes configurar el protocolo, para almacenar los documentos y archivos digitales: Será
necesario que los empleados de tu organización o empresa, utilicen el mismo programa para
archivar la información digital. Es decir, deben nombrar igual, los: Archivos, carpetas,
expedientes, acrónimos, entre otros.
Debes valorar la importancia de las subcarpetas: Si tienes un gran volumen de información
en tu empresa, tendrás que abrir subcarpetas para que distribuyas de manera organizada la
documentación. De esa manera, tus empleados tendrán claro cuál es la jerarquía de todas tus
carpetas electrónica.
Debes tener sumo cuidado con las copias de seguridad: Si dentro de la organización de tu
empresa has incluido un ECM (archivos digitalizados), las copias de seguridad se elaboraran
automáticamente. Así evitarás transferir a un disco duro la información clasificada y que te
interese tener.
Debes emplear la fecha invertida para que codifiques los archivos: En ese sentido, debes
escribir el año primero, luego el mes, y por último el día. Así tus archivos digitales se
organizaran automáticamente por fecha.
¿COMO FUNCIONA UN ARCHIVO
Funciona con estos diferentes ordenes :
Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la
fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del
más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro
de éstos por días.
Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las
letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a
personas, entidades y lugares.
Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el
número de registro correlativo que se le da en la oficina productora
para controlarlos.
Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo
un índice previamente confeccionado. Este sistema es válido por
ejemplo para la correspondencia donde se ordenan los documentos
por conceptos y dentro de estos, por orden cronológico.
Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los documentos se
clasifican:
Por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
Por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo tipo, reflejo de cada
una de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad.
Por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto de documentos
referidos al procedimiento de un mismo asunto.
Por documentos sueltos.
La organización del fondo documental de un archivo responde a dos necesidades:
Tipos de clasificación
Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera los
documentos. Los documentos se agrupan según la función del que son reflejo o bien según las
actividades de las que son resultado.
Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura organizativa que le permita su
funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo las distintas estructuras administrativas
de la institución de la que emanan.
Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la entidad sino de la
percepción que se tenga de la misma o de sus actividades. Los documentos se agrupan tras
analizar el contenido de los mismos, para después establecer grupos según los asuntos de los
que traten.
Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza
del organismo reflejado en él y que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos
han sido creados.
Facilitar la localización conceptual e inequívoca de los documentos es decir, aquella que
permite conocer los términos bajo los cuales están agrupados los documentos, sin acceder
físicamente a ellos, para dar respuesta a la única ubicación posible del documento dentro de la
estructura organizativa del fondo documental.
Organizar la documentación administrativa.
Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico..
Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para Su conservación destrucción. 0
Clasificación de fondos.
Descripción para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos
necesarios.
Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos.
Sistemas de Clasificación
Dentro de un sistema de archivo, todo documento lleva una continuidad: se clasifica, registra y
archiva.
Clasificar: Es reunir todos los documentos de una misma clase o de un mismo asunto.
Registrar: Es anotar en
Tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente.
Archivar: Es
Guardar ordenadamente en el archivo los documentos previamente clasificados, registrados y
colocados en carpetas.
INVERSIONES
ARCILLA
Los sistemas de archivo más usuales son: el Alfabético. Cronológico, geográfico.
Sistema alfabético
El uso de este sistema es el más frecuente y fácil de entender, se puede llevar a cabo sin
dificultad. Como su nombre lo indica es ordenar alfabéticamente los nombres. Estos los
dividiremos en personas fisicas y personas morales.
Personas fisicas
1. Colocaremos el apellido paterno, materno y el nombre o inicial del mismo
Alma Jacobo Fuentes
Paula S. Martinez
Jacobo Fuentes, Alma
Martinez, Paula S
2. En apellidos compuestos, éstos se tomarán como una sola palabra:
Gabriela A. de la Rivera
Facundo Araujo – Sampson
De la Rivera, Gabriela A.
Araujo – Simpson Facundo
3. Cuando nos encontremos personas con igual apellido, el orden alfabético nos lo dará el
primer nombre:
Juan Sánchez Fernández
Sánchez Fernández, Juan
Laura Sánchez Fernández
Sánchez Fernández, Laura
4. En los apellidos y nombres iguales, el orden alfabético se determinará por el apellido
materno o, en su caso, los nombres.
Fernanda P. Torres Gomez
Fernanda P. Torres Martinez
Fernandla M. Torres Gámez
Torres Gomez, Fermanda P. Fomas Gomez, Fernanda P
Tierras Martinez, Fermanda M.
5. En el caso de que la mujer lleve el apellido de casada:
Julka Tipo de Arroz
Rico, Jukka Macias de
Juanela Muñiz de del León
Del León, Juanela Muñiz de
6. Cuando las personas tienen título o grado, éste se colocará al final del nombre:
Doctor Guillermo Rico Mancera Rico Mancera, Guillermo, Dr. General Armando Lépez Alvarado
Edpez Alvarado, Armando, Gral
7. Cuando nos encontremos con nombres extranjeros, los ordenaremos de la siguiente
manera:
Grency Neal Garlinton
Gariten Coucy Neal
Administración de archivo
Es un programa informático que proporciona una interfaz de usuario para administrar archivos
y directorios. Las operaciones más comunes realizadas en archivos o grupos de archivos
incluyen crear, abrir (p. ej., ver, reproducir, editar o imprimir), cambiar nombre, copiar, mover,
eliminar y buscar archivos, asi como modificar sus atributos, propiedades y permisos de
acceso. Las carpetas y los ficheros pueden visualizarse en un árbol jerárquico basado en su
estructura de directorios. Algunos administradores de archivos contienen características
inspiradas por navegadores web, como los botones de navegación adelante y atrás.