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Caja moneda nacional

1. Concepto de Caja M/N (Moneda Nacional)

1.1. Definición general

En contabilidad, la cuenta “Caja M/N” representa el dinero en efectivo que una entidad
posee en su local o instalaciones y que está expresado en la moneda oficial del país en el
que opera. La sigla “M/N” significa Moneda Nacional, lo que la distingue de otras cuentas
similares en moneda extranjera (M/E).

Este efectivo puede estar contenido en billetes y monedas de curso legal, vales por cobrar
que representan efectivo inmediatamente disponible, fondos disponibles para uso
inmediato (como caja chica).

1.2. Importancia del efectivo en la contabilidad

El efectivo es el activo más líquido que posee una entidad. Permite cumplir obligaciones
inmediatas como el pago de salarios, compras menores, servicios o cualquier tipo de
erogación urgente.

En el caso específico de la cuenta Caja M/N, se refiere exclusivamente al dinero físico (no
incluye saldos bancarios ni otros equivalentes de efectivo) que se encuentra en la caja
registradora de un comercio, en una caja fuerte o bóveda de la empresa, en manos de un
responsable autorizado (como un cajero o tesorero).

1.3. Características contables de la cuenta

Es una cuenta del activo corriente, porque se espera usar o convertir en otro recurso en el
corto plazo, tiene naturaleza deudora, es decir, aumenta con los débitos (ingresos de
efectivo) y disminuye con los créditos (salidas de efectivo) además de formar parte de los
recursos disponibles que se reportan en la sección de efectivo y equivalentes de efectivo
del estado de situación financiera (balance general).

1.4. Origen y funcionamiento

El saldo de la cuenta Caja M/N proviene de diversas fuentes como ventas al contado,
cobros de cuentas por cobrar, aportes de socios o accionistas en efectivo, retiros de
fondos desde bancos (por ejemplo, para establecer caja chica).
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El uso del efectivo también puede tener múltiples destinos como, pago a proveedores (en
efectivo), compras menores o gastos operativos urgentes o fondos para viáticos,
movilidad u otros gastos eventuales.

1.5. Diferencia con otras cuentas similares

Es importante distinguir Caja M/N de otras cuentas relacionadas como ser las monedas
extranjeras que son Caja M/E, de las transferencias de bancos que se tiene como banco
M/N y de caja chica M/N que es un fondo fijo

1.6. Riesgos y necesidad de control

Dado que el efectivo es un recurso altamente expuesto al mal uso o robo, su manejo debe
estar sujeto a estrictos controles internos como la revisión periódica del saldo físico,
cuadres de caja al cierre del día.

1.7 Tratamiento contable de Caja M/N según normativas en Bolivia

1.7.1 Marco normativo aplicable

En Bolivia, el tratamiento contable de la cuenta Caja en Moneda Nacional (Caja M/N) se

basa principalmente en:

• El Código de Comercio (Art. 36 al 43) que exige llevar libros contables de

manera ordenada, cronológica y respaldada.

• Las Normas de Contabilidad Financiera (NCF), emitidas por el Colegio de

Auditores o Contadores Públicos de Bolivia (CAUB).

• Los principios contables generalmente aceptados en Bolivia, en transición

hacia las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), especialmente en
entidades más grandes o reguladas.

• Normas del Servicio de Impuestos Nacionales (SIN), en relación con

respaldo tributario y deducibilidad de gastos.

1.7.2 Registro contable

La cuenta Caja M/N se registra en el activo corriente del balance general, con el siguiente
tratamiento:

 Código contable sugerido:

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1101 – Caja y Bancos

110101 – Caja Moneda Nacional

 Naturaleza de la cuenta:

Activo – Saldo deudor

Se aumenta en él Debe (ingresos) y se disminuye en el Haber (egresos).

 Ejemplo de asiento contable:

• Ingreso de efectivo por venta al contado:

Debe | 110101 Caja M/N Bs 1.000

Haber | 410101 Ingresos por ventas Bs 1.000

• Pago de papelería en efectivo con factura:

Debe | 520302 Gasto en papelería Bs 150

Haber | 110101 Caja M/N Bs 150

1.7.3 Requisitos de respaldo y documentación

Todo movimiento de caja debe tener comprobantes válidos: facturas, recibos, notas
internas numeradas, para fines tributarios, los egresos deben contar con facturas
autorizadas por el SIN, caso contrario, no serán deducibles para el cálculo del IUE.

1.7.4 Arqueos y conciliaciones

Se deben realizar arqueos físicos periódicos para verificar que el saldo en libros coincida
con el efectivo existente y las diferencias deben ser justificadas contablemente mediante
cuentas de ajustes, con explicación formal.

1.7.5. Control interno recomendado por normativas bolivianas

Según buenas prácticas de auditoría y control interno en Bolivia la empresa debe designar
un responsable de caja formalmente, el fondo de caja chica debe establecerse por acta de
entrega y reponerse solo contra rendición documentada y se deben aplicar los principios
de razonabilidad y materialidad: no se debe manejar montos excesivos en caja.
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1.7.6 Presentación en los estados financieros

Se presenta como una cuenta del activo corriente en el balance general, debe mostrarse
de forma separada de Caja en Moneda Extranjera (Caja M/E) o cuentas bancarias, según
la NCF 2 – Presentación de Estados Financieros.

2. Características de la cuenta Caja M/N en el contexto boliviano

La cuenta Caja en Moneda Nacional (Caja M/N) es un activo corriente que refleja el
efectivo disponible en bolivianos (Bs) en poder de la empresa. Su gestión tiene particular
relevancia en Bolivia, donde muchas transacciones cotidianas aún se realizan en efectivo,
especialmente en pequeñas y medianas empresas, organizaciones sin fines de lucro, e
incluso entidades públicas.

A continuación, se detallan sus principales características, considerando el entorno

normativo, tributario y operativo del país:

2.1. Naturaleza contable

• Pertenece al activo corriente.

• Tiene naturaleza deudora.

• Se incrementa con ingresos de efectivo (Debe) y se reduce con egresos (Haber).

• Es registrada normalmente bajo el código 110101, dentro del plan de cuentas

boliviano.

2.2. Moneda de registro

Todos los movimientos se registran exclusivamente en bolivianos (Bs), conforme a lo

establecido por la normativa vigente en Bolivia y el uso de moneda nacional como medio
de pago legal.

2.3. Base para operaciones menores

Es utilizada para realizar pagos en efectivo de bajo monto, como gastos de transporte,
refrigerios, papelería, servicios pequeños o reembolsos de personal, estos pagos deben
estar respaldados con facturas válidas emitidas en Bolivia, conforme a las disposiciones
del Servicio de Impuestos Nacionales (SIN).

2.4. Manejo restringido y controlado

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Solo el personal autorizado (por ejemplo, el cajero o contador) debe tener acceso a la
Caja M/N, se recomienda implementar un sistema de fondo fijo (caja chica) con reposición
contra rendición de cuentas documentada y debe existir un acto formal de entrega del
fondo, y realizarse arqueos periódicos, de acuerdo con buenas prácticas de control
interno.

2.5. Registro inmediato y documentado

Toda entrada o salida de efectivo debe registrarse en el momento de ocurrir, mediante

comprobantes internos numerados (comprobante de ingreso o de egreso), se debe llevar
una hoja de caja diaria donde conste el saldo inicial, ingresos, egresos y saldo final.

2.6. Fiscalizable por el SIN y auditores

Los movimientos de Caja M/N son objeto de revisión por parte del Servicio de Impuestos
Nacionales y auditores externos, especialmente si los gastos no tienen respaldo tributario
adecuado por lo tanto el uso inadecuado de esta cuenta puede derivar en observaciones,
ajustes tributarios, sanciones o pérdida de deducibilidad de gastos.

2.7. Presentación en estados financieros

Se presenta como parte del activo corriente en el balance general y en caso de existir
también una caja en moneda extranjera, debe separarse contablemente para reflejar la
realidad financiera en cumplimiento con la NCF 2 – Presentación de Estados Financieros.

3. Registro contable de la Caja M/N (Bolivia)

3.1. Principios aplicables al registro de Caja M/N

En Bolivia, el registro contable de las operaciones que afectan la cuenta Caja M/N debe
cumplir con los siguientes principios establecidos por las Normas de Contabilidad
Financiera (NCF):

• Base de devengo o acumulación: Las operaciones se reconocen cuando ocurren,

no cuando se paga o cobra el efectivo, excepto en el caso del estado de flujos de efectivo.

• Registro oportuno y documentado: Cada movimiento de Caja debe estar

respaldado por un comprobante interno o externo (facturas, recibos, notas de
ingreso/salida, etc.).
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• Dualidad económica: Todo asiento contable debe reflejar la doble partida (debe y
haber).

3.2. Ejemplos de registros contables en Bolivia

a) Ingreso por ventas al contado

La empresa vende productos por Bs 3.000 y cobra en efectivo.

Debe: 110101 Caja moneda nacional .................. Bs 3.000

Haber: 410101 Ingresos por ventas .................. Bs 3.000

b) Cobro de una cuenta por cobrar

Se cobra en efectivo una factura pendiente de Bs 1.200.

Debe: 110101 Caja moneda nacional .................. Bs 1.200

Haber: 120101 Cuentas por cobrar comerciales ....... Bs 1.200

c) Pago de un servicio básico (electricidad)

Se paga Bs 500 en efectivo por la factura de luz.

Debe: 510101 Gasto por servicios básicos ........... Bs 500

Haber: 110101 Caja moneda nacional .................. Bs 500

d) Compra menor en efectivo (útiles de oficina)

Se compran útiles por Bs 250 y se paga en efectivo desde la caja.

Debe: 510201 Gasto en útiles de oficina ............ Bs 250

Haber: 110101 Caja moneda nacional .................. Bs 250

e) Depósito de efectivo en banco

Se transfieren Bs 5.000 de la caja al banco para mayor seguridad.

Debe: 111101 Banco moneda nacional ................. Bs 5.000

Haber: 110101 Caja moneda nacional .................. Bs 5.000

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3.3. Documentación soporte exigida en Bolivia

Todo movimiento de Caja M/N debe estar respaldado por documentos válidos conforme a
la normativa del Servicio de Impuestos Nacionales (SIN) y principios contables, para los
ingresos son facturas emitidas, recibos de cobro y comprobantes de ingreso interno, para
los egresos son las facturas de compra, recibos de servicios y comprobantes de egreso
interno.

La documentación debe archivarse cronológicamente y coincidir con los asientos

registrados en el libro diario

3.4. Registro en libros contables

Conforme a la Ley 843, el Código de Comercio y las disposiciones del SIN, las empresas
bolivianas deben llevar los siguientes libros:

• Libro diario: donde se registran cronológicamente todas las operaciones.

• Libro mayor: donde se agrupan las operaciones por cuenta.

• Libro de caja (opcional pero útil para control interno): detalla los movimientos
diarios de la cuenta Caja.

4. Objetivo del control de Caja M/N (Bolivia)

4.1. ¿Por qué es importante controlar la Caja M/N?

La Caja M/N, al representar dinero en efectivo en bolivianos (Bs), es uno de los recursos
más expuestos al mal manejo, errores contables o pérdidas por robos o fraudes.

En Bolivia, la necesidad de control se intensifica por la informalidad de algunos sectores,

el uso extendido del efectivo en operaciones pequeñas y medianas y la exigencia del
Servicio de Impuestos Nacionales (SIN) de respaldar toda operación con documentos
fiscales válidos.

Por tanto, el objetivo del control de Caja M/N es garantizar que el efectivo registrado en
los libros coincida con el efectivo físico disponible, se prevengan pérdidas por errores o
actos dolosos, se asegure la transparencia y legalidad en el uso del dinero, que se cumpla
con la normativa tributaria y contable vigente.

4.2. Objetivos específicos del control

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• Salvaguardar los recursos de la empresa

• Evitar robos, extravíos o uso indebido del dinero en efectivo.
• Garantizar que el efectivo esté bajo responsabilidad de personal autorizado.
• Verificar la existencia física del efectivo
• Validar que el monto en caja corresponda al saldo contable mediante arqueos.
• Documentar adecuadamente cada operación
• Asegurar que toda entrada o salida tenga respaldo (factura, recibo, nota de
egreso).
• Facilitar la toma de decisiones
• Disponer de información veraz y oportuna sobre la liquidez real de la empresa.
• Cumplir con los requisitos fiscales
• Respaldar operaciones ante una posible fiscalización del SIN o auditoría.

4.3. Prácticas comunes de control en empresas bolivianas

Las practicas más comunes son la asignación de un responsable generalmente el cajero

o contador es designado formalmente como custodio del efectivo también la designación
de un fondo fijo para caja chica que se limita el monto disponible para gastos menores y
se exige reposición documentada, el arqueo de caja donde se realiza el conteo físico del
efectivo para comparar con los registros contables. Puede ser periódico, sorpresivo o al
cierre del día, comprobantes de ingreso y egreso, cierres diarios de caja donde se
contabilizan los ingresos y egresos del día para cuadrar el saldo, revisión y firma de un
supervisor o contador ya que toda salida debe ser autorizada por una segunda persona.

4.4. Rol del auditor y normas bolivianas

Según las Normas Bolivianas de Auditoría (NBA) y el Código de Comercio, los auditores
(internos o externos) deben verificar la existencia del efectivo, revisar la integridad de los
registros contables y evaluar los procedimientos de control interno sobre caja.

Asimismo, ante una fiscalización del SIN, la empresa debe demostrar que los pagos en
efectivo están respaldados, que no se han omitido ingresos en la caja y que los
comprobantes cumplen requisitos fiscales (Ley 843 y normas del RC-IVA, IT y otros).

4.5. Consecuencias de un mal control de Caja M/N

Si la empresa no establece controles adecuados sobre Caja M/N, puede enfrentar:

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• Descuadres contables que afectan los estados financieros.

• Multas tributarias por falta de documentación o uso de comprobantes no válidos.

• Pérdida de liquidez sin explicación clara.

• Riesgo de fraude interno, especialmente en empresas familiares o con poca

supervisión.

5. Procedimientos contables aplicables a la Caja M/N (Bolivia)

Los procedimientos contables son el conjunto de pasos y normas que deben seguirse
para registrar de manera correcta, ordenada y documentada todas las operaciones que
afectan la cuenta Caja en Moneda Nacional (M/N), es decir, el efectivo en bolivianos (Bs).

En Bolivia, estos procedimientos deben respetar:

• Las Normas de Contabilidad Financiera (NCF).

• Las disposiciones del Código de Comercio.

• Las normas tributarias del Servicio de Impuestos Nacionales (SIN).

• Las buenas prácticas de auditoría y control interno.

5.1. Procedimiento general de registro de operaciones de Caja M/N

Este procedimiento incluye varias etapas:

a) Reconocimiento de la operación

Toda operación que implique entrada o salida de efectivo debe de estar documentada
(factura, recibo, nota de ingreso/salida, vale interno), ser registrada con la fecha en que
ocurre y ser clasificada correctamente según su naturaleza (ingreso, gasto, anticipo,
depósito, etc.).

b) Registro en libro diario

Una vez identificada y clasificada la operación, se elabora el asiento contable

correspondiente en el libro diario, siguiendo el principio de la partida doble.

c) Registro en libro mayor

Posteriormente, el movimiento es trasladado al libro mayor, donde se actualiza el saldo de

la cuenta 110101 (Caja M/N) y las cuentas afectadas.
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d) Cierre periódico

Al final de cada mes (o al corte contable definido), se realiza la sumatoria de débitos y

créditos de la cuenta Caja, la verificación de saldo con el arqueo de caja y la preparación
del balance de comprobación.

5.2. Procedimientos específicos por tipo de operación

a) Ingresos de efectivo a Caja M/N

Origen posible: ventas al contado, cobros, reintegros, préstamos, aportes.

Procedimiento:

1. Recibir el dinero.

2. Elaborar comprobante de ingreso.

3. Registrar asiento en el libro diario.

4. Archivar el comprobante y su respaldo (factura o recibo).

Ejemplo:

Cobro de Bs 2.000 por una venta al contado.

Debe: 110101 Caja moneda nacional .................. Bs 2.000

Haber: 410101 Ingresos por ventas .................. Bs 2.000

b) Egresos de efectivo desde Caja M/N

Origen posible: pagos a proveedores, servicios, sueldos, reembolsos, depósitos

bancarios.

Procedimiento:

1. Autorizar salida de efectivo.

2. Emitir comprobante de egreso numerado.

3. Registrar contablemente.

4. Adjuntar respaldo (factura, recibo, nota).

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Ejemplo:

Pago de servicio de internet Bs 180.

Debe: 510105 Gasto por internet ..................... Bs 180

Haber: 110101 Caja moneda nacional .................. Bs 180

c) Reposición de fondo fijo (caja chica)

Cuando se agota el fondo fijo, se rinde cuenta y se repone el monto exacto gastado.

Ejemplo:

Gastos menores por Bs 600:

• Transporte: Bs 300

• Fotocopias: Bs 200

• Papelería: Bs 100

Debe: 510401 Gasto en transporte ..................... Bs 300

510203 Gasto en fotocopias ..................... Bs 200

510201 Gasto en papelería ...................... Bs 100

Haber: 110101 Banco moneda nacional .................. Bs 600

d) Transferencia a bancos

Cuando se decide reducir el efectivo en caja por seguridad, se transfiere al banco:

Debe: 111101 Banco moneda nacional ................... Bs 4.000

Haber: 110101 Caja moneda nacional ................... Bs 4.000

5.3. Consideraciones legales y fiscales (Bolivia)

a) Requisitos para respaldo documental

Según el SIN (Ley 843 y DS 24051), toda salida de efectivo debe estar respaldada por
un comprobante válido, preferentemente una factura legal con NIT.
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Los gastos sin respaldo adecuado no son deducibles a efectos del Impuesto a las
Utilidades de las Empresas (IUE).

b) Registro oportuno

Las operaciones deben registrarse en el momento que ocurren, no al final del mes,
para evitar inconsistencias o errores.

5.4. Uso de software contable en Bolivia

Cada vez más empresas utilizan sistemas contables bolivianos o adaptados, como el
Contasis, SoftBol, SIGECOF y SIAF para entidades públicas

Estos programas permiten registrar las operaciones de caja, generar reportes

automáticos, realizar arqueos virtuales y cumplir con normativas fiscales con mayor
facilidad

6. Recomendaciones para el manejo adecuado de la Caja M/N (Bolivia)

A continuación, se presentan recomendaciones clave desde la perspectiva contable, legal

y de control interno, adecuadas a la realidad boliviana.

• Renovar esta designación cada año y capacitar al responsable sobre normativa

contable y tributaria.
• No mezclar gastos personales o anticipos con este fondo fijo de la caja chica
• Realizar arqueos sorpresivos, especialmente si el fondo de caja es alto o si se ha
detectado alguna inconsistencia.
• Evitar registrar los movimientos en bloque al final del mes, toda operación debe
registrarse el mismo día en que ocurre, especialmente si tiene impacto contable o
tributario.
• Establecer una política interna que determine cuándo se puede usar efectivo y
cuándo no.
• Capacitar al personal involucrado porque el cajero, contador y responsables de
compras deben conocer las normas contables básicas (NCF bolivianas), requisitos
de validez fiscal de los comprobantes y los procedimientos internos de control.

7. Importancia del control de Caja M/N en auditorías y fiscalizaciones (Bolivia)

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El manejo adecuado de la cuenta Caja en Moneda Nacional (Caja M/N) es fundamental

no solo para la gestión interna de una empresa, sino también para cumplir con los
requerimientos legales, fiscales y de auditoría establecidos por el Estado boliviano y los
estándares internacionales de contabilidad.

7.1. Relevancia en auditorías externas

Las auditorías externas obligatorias para muchas empresas en Bolivia según el Código de
Comercio y la normativa de la Autoridad de Fiscalización de Empresas (AEMP) verifican
que los estados financieros reflejen fielmente la situación económica, cumplan con las
Normas de Contabilidad Financiera (NCF) y las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF) y estén libres de errores materiales o fraudes.

Dentro de esta revisión, el auditor presta especial atención a las cuentas que implican
mayor riesgo, como es el caso del efectivo en Caja M/N, ya que como dijimos antes es
fácilmente manipulable, puede utilizarse sin pasar por el sistema bancario y es vulnerable
a robos, extravíos o malversación.

Por tanto, si la Caja M/N carece de controles internos efectivos o tiene irregularidades, el
auditor podría, emitir un informe con salvedades o con opinión adversa, informar a los
socios o junta directiva sobre riesgos financieros y de gobernanza.

7.2. Importancia en fiscalizaciones del SIN

El Servicio de Impuestos Nacionales (SIN) realiza fiscalizaciones periódicas para verificar

que los ingresos y egresos estén respaldados por documentación válida, que no se estén
deduciendo gastos sin sustento legal, lo cual afectaría el cálculo del Impuesto a las
Utilidades de las Empresas (IUE) y que se cumplan los requisitos del Código Tributario
Boliviano (Ley 2492) y de la Ley 843.

Algunas consecuencias comunes por mal manejo ante el SIN son el rechazo de gastos
como deducibles, multas e intereses por tributos omitidos, observaciones formales en
actas de fiscalización y en casos graves son procesos administrativos o penales por
evasión fiscal.

8. Conclusión

El tratamiento contable de Caja M/N en Bolivia está regulado por las NCF y el Código de
Comercio, y debe alinearse con prácticas de control interno, transparencia financiera y
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cumplimiento fiscal. Registrar y respaldar adecuadamente los movimientos de esta cuenta

es clave para evitar observaciones en auditorías y fiscalizaciones del SIN

La cuenta Caja M/N es esencial en el entorno boliviano por su utilidad operativa y su

relevancia contable y tributaria. Su manejo debe estar alineado con las normas
nacionales, con políticas de control interno y con criterios de transparencia que aseguren
su adecuada presentación en los estados financieros y su aceptación ante fiscalizaciones.