Un proyecto es un esfuerzo que se lleva a cabo para crear un producto, un servicio o un resultado
único y tiene la característica de que es temporal, es decir tiene un inicio y un final establecido y el
final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el mismo
proyecto.
Un proyecto tiene un principio y un fin, y tiene metas y objetivos a cumplir o alcanzar un fin
deseado.
Consiste en alcanzar o desarrollar lo planificado
Una certificación de un estándar (ISO) es un proyecto, una boda es un proyecto.
La manufactura en línea no es un proyecto ya que no es un resultado único, sino que se usaran los
mismos esfuerzos para llevar a cabo la fabricación de los productos,
Un proyecto siempre inicia por que se da un problema, una necesidad o una oportunidad dentro
de una organización.
Todo proyecto tiene una triple restricción: Alcance, Tiempo y Costo.
Alcance es la extensión del trabajo a realizar
Tiempo es el periodo que se tardara en la ejecución del proyecto
Costo es la inversión monetaria que se hará en el proyecto
Los 5 grandes procesos establecidos por la metodología PMI (Proyect Management Institute) para
la gestión de los proyectos.
1. Procesos de Inicio: se definen y autoriza el proyecto y las fases
2. Procesos de Planificación: Se aclaran y se aterrizan los objetivos planificando las acciones
necesarias para llevarlos a cabo
3. Procesos de ejecución: Se integran las personas u otros recursos para producir los
entregables y la información del rendimiento del proyecto respectivo
4. Procesos de seguimiento y control: Mide y controla frecuentemente el avance del
proyecto con el fin de identificar las posibles variaciones y discrepancias conforme al plan
original y hacer las correcciones pertinentes.
5. Procesos de cierre: Se finalizan todas las actividades de todos los grupos de procesos de
gestión del proyecto para complementar formalmente el proyecto o sus fases y formalizar
la aceptación del producto o servicio o resultado para el cual fue dedicado.
Definir el Projetc Charter o Acta de Constitución del proyecto a realizar y en el cual debe ir:
1. Nombre del proyecto
2. Patrocinador del proyecto (Sponsor)
3. Project Manager (quien o quienes dirigirán el proyecto)
4. Partes Interesadas principales (Stakeholders)
5. Descripción del trabajo a realizar (Trabajo, objetivos y todos los puntos principales que el
patrocinador considere importantes)
El Director del Proyecto debe definir de manera clara todo el Project Charter
Las siglas PMI hacen referencia al Project Management Institute, una organización de carácter
nacional y sin ánimo de lucro que se dedica al estudio y promoción de la dirección de proyectos.
Su objetivo es establecer unas directrices para orientar y unificar tanto la manera de gestionar
como la forma de dirigir los proyectos a escala internacional.
La metodología PMI de trabajo y organización se basa en agilizar los procesos y sistemas de
trabajo bajo unos principios básicos:
Inicio. Proceso principal para la autorización y puesta en marcha de un proyecto. Aquí se
fijan los límites de inicio y final, y se determina que el planteamiento del proyecto es el
adecuado.
Planificación. Se indica el alcance del proyecto, los objetivos y las acciones que se deben
llevar a cabo para ejecutarlo con éxito. En esta fase de la metodología PMI se establece el
programa de dirección del proyecto, el plan de gestión y los requisitos necesarios.
Ejecución. Se lleva a cabo el plan de dirección del proyecto, coordinando a las personas y
los recursos materiales para conseguir los objetivos establecidos. Debe haber una
supervisión continua para, en el caso de imprevistos y modificaciones necesarias, los
directivos del proyecto puedan solventarlos.
Monitorización. Realizar un seguimiento, analizar y revisar la evolución del proyecto para
controlar los cambios y prever los problemas que puedan surgir en el desarrollo del
mismo.
Cierre. En este proceso, la metodología PMI establece el análisis de la consecución de
objetivos planteados para cerrar en tiempo el proyecto.
Este método de trabajo aporta reconocimiento, prestigio, posicionamiento y pautas adecuadas
para la ejecución de acciones y que el proyecto se resuelva con éxito. Estas fases de
la metodología PMI para gestionar los procesos de principio a fin son claves para una gestión de
proyectos adecuada.
No solo es entregar por entregar. Lo que nos dice la nueva Guía PMBOK 7 es entregar
proyectos que aporten valor.
La Guía PMBOK® 7 nos describe que debemos enfocar nuestros esfuerzos en entregar
las «cosas» adecuadas o lo que se espera del proyecto. Para ser más claro, ofrecer
«algo» que tiene el mayor valor para el cliente.
El concepto de entregar valor es muy importante en esta séptima edición.
Entonces, la Guía PMBOK® séptima edición se resume en entregar SOLUCIONES de
alto valor al cliente lo antes y con la mayor frecuencia posible. Para ser más
específicos, estamos hablando de valor empresarial.
¿CÓMO ES LA ESTRUCTURA LA GUÍA PMBOK®
7?
Algo que debe quedar claro es que estamos hablando de un documento que
tiene dos «libros» en un solo volumen. Por decirlo de una manera.
La primer parte es el Estándar ANSI (American Nacional Standards
Institute) para Administración de Proyectos. En este estándar se cubren los 12
principios para la administración de proyectos.
El segunda parte es la Guía PMBOK®. Ésta es la respuesta del Project Management
Institute (PMI) para seguir el estándar y lo hace a través de 8 dominios.
¿QUÉ SON LOS 12 PRINCIPIOS PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE LA
GUÍA PMBOK® 7?
Los 12 principios del PMBOK® 7 se refieren a los comportamientos que son
deseables tener como personas cuando administramos proyectos.
Los principios se refieren al tipo de conducta que se espera que tengas como
Project Manager, como Scrum Master, etc.
Primero te propongo entender que es un principio.
¿Qué es un principio?
Un principio es la base de cómo podemos abordar cualquier cosa.
Un principio es una idea que sirve como guía de nuestros comportamientos o de
nuestras acciones. Se puede aplicar en diferentes contextos y de
diferentes maneras.
No importa el tipo de proyecto que estes desarrollando. Los 12 principios que se
proponen en la Guía PMBOK 7 pueden ser usados de multiples formas.
Cada principio esta interconectado. No importa el orden. Todos son igual de
importantes.
Cuando pienses en los principios debes pensar en modelos mentales.
¿Que es un modelo mental?
Es un conjunto de representaciones en la mente de situaciones reales o
imaginarias
Un modelo mental es una explicación de cómo funciona algo. Es un concepto,
marco que sirve en tu mente para ayudarte a interpretar el mundo y comprender la
relación entre las cosas.
En este sentido, la Guía PMBOK 7 es un conjunto de modelos mentales que
nos ayudan a entender y ejecutar nuestros proyectos de una mejor manera.
12 PRINCIPIOS DE LA GUÍA PMBOK 7
EXPLICADOS
A continuación cada uno de los principios de una manera muy puntual:
1.- Ser un administrador diligente, respetuoso y atento (Be a diligent,
respectful, and caring steward).- Este principio se refiere a ser respetuoso. Nos
habla de hacer las cosas con ética.
Debes preocuparte por el proyecto y sentirte responsable y comprometidos con
la entrega de valor a través del proyecto.
Se trata de ser un Project Manager que sea transparente, que se preocupa por
evitar conflictos de intereses y respetar las normas.
Entonces, debes poner todo tu empeño y responsabilidad en supervisar los
proyectos con el mismo nivel de atención y de cuidado que utilizas cuando se trata
de tu vida personal.
En resumen, enfócate en el proyecto, pon toda tu atención en el trabajo, se
honesto para generar un ambiente de confianza y de cumplimiento.
STEWARDSHIP
2.- Create a collaborative team.- Este principio nos habla de que somos
responsables por crear un entorno de colaboración en el equipo del proyecto.
Un equipo trabaja en conjunto. Un equipo tiene éxito porque cada integrante
tiene diferentes habilidades. Cada uno de los individuos complementa a los
otros.
Es imposible obtener resultados sostenibles sin un equipo que colabore y trabaje
conjuntamente hacia un mismo objetivo.
Los miembros del equipo deben utilizar sus habilidades específicas con el fin de
satisfacer las necesidades del equipo y los objetivos del proyecto.
Como Project Manager tu eres responsable por crear este ambiente para el
equipo.
La colaboración en equipo no significa necesariamente amistad. La cultura
organizacional influye en la forma de trabajar en equipo. Es más eficiente y eficaz
trabajar en equipo que en solitario.
¿Parece fácil, no? La verdad, es que se requiere un gran esfuerzo para conseguir
esto.
La mayoría de las veces los integrantes de un equipo saben el trabajo y
actividades que se tienen que hacer para conseguir los objetivos del proyecto,
pero simplemente no lo hacen.
Por lo tanto, la razón de ser de este principio es que debes crear una cultura
del trabajo en equipo. Debes usar estrategias para generar un ambiente de
colaboración entre los diferentes roles y responsabilidades
TEAM
3.- Comprometerse eficazmente con las partes interesadas (Effectively
engage with stakeholders).- Aquí no se refiere a administrar a los interesados de
un proyecto. Lo importante de este principio es «conectar» con los interesados.
Comprometernos ambas partes (administradores de proyectos e interesados) de
tal forma que podemos crear un ambiente colaborativo.
Como líder de proyectos necesitas trabajar muy de cerca con los interesados y
asegurarte que apoyan tus desiciones. La idea es que te asegures que ellos no
serán un impedimento para los objetivos del proyecto.
Pueden apoyar o oponerse al trabajo del proyecto, y su opinión puede cambiar
con el tiempo. Las partes interesadas pueden ser internas o externas a la
organización. Pueden ir y venir durante el ciclo de vida del proyecto.
Las partes interesadas pueden influir directa e indirectamente en el
proyecto. Si no te comprometes con ellos, puedes crear amenazas y perder
oportunidades para optimizar los resultados en los que deberías centrarte
para aportar valor.
STAKEHOLDERS
4.- Centrarse en el valor (Focus on value).- En cada acción que realices debes
pensar en entregar valor. Cada cosa que hagas debes preguntarte si entregas
valor al proyecto.
Los proyectos de éxito consisten en aportar valor. Va más allá de una simple
entrega en tiempo, dentro de los costos prometidos, con la calidad esperada.
Los beneficios se obtienen cuando las partes interesadas perciben el valor positivo
de los resultados obtenidos.
No tiene sentido centrarse en el calendario y el presupuesto si no se aporta valor
en un proyecto.
Tu tienes que crear un ambiente que propicie la entrega valor, de tal forma
que quienes ven el valor y los resultados son las partes interesadas. Los
interesados son quien recibe el valor. Ese valor puede obtenerse durante o
después de la finalización del proyecto.
VALUE
5.- Reconocer, evaluar y responder a las interacciones del
sistema (Recognize, evaluate, and respond to system interactions).- Este
principio busca hacerte ver que tu proyecto está conectado con todo un
ecosistema fuera y dentro de la organización. Los proyectos no son sistemas
aislados. Todo lo que haces o dejas de hacer afecta al ecosistema y a tu trabajo.
Un proyecto es un sistema más amplio que incluye varios agentes
interdependientes. Es tu responsabilidad asegurarte de que estas interacciones se
tienen en cuenta y se planifican.
Es esencial equilibrar las perspectivas internas y externas. Los sistemas pueden
cambiar con el tiempo debido a las volatilidades internas y externas. Los sistemas
funcionan más allá del ciclo de vida del proyecto y continuarán después.
Un proyecto se realiza dentro de una organización, pero este a su vez esta dentro
de un ambiente de negocios que se relaciona con otras entidades, políticas,
religiosas etc. Algo que sucede fuera de tu proyecto puede afectarte en alguna
etapa del mismo.
Eres responsable de ver todo el contexto, tienes que tener la capacidad de
cambiar, si factores externos afectan los resultados de tus proyectos. Por
eso debes estar preparado para balancear todas las relaciones que existan
alrededor de tu ambiente de trabajo.
SYSTEMS THINKING
6.- Demonstrate leadership behaviors.- Nos habla de ser un líder.
7.- Tailor based on context.- Cada proceso puedes ajustarlo a como tu decidas.
Puedes usar diferentes metodologías: Agile, Scrum, Kanban, cualquier cosa.
Ajusta tus proyectos como quieras, pero entrega valor.
8.- Build quality into processes and deliverables.- Significa entender los
requerimientos para entregar lo que los interesados están esperando del proyecto.
9.- Navigate complexity.- Significa entender que vivimos en ambientes
de urgencia. En donde está presente la incertidumbre.
10.- Optimize risk responses.- Todo lo relacionado a la gestión de riesgos.
11.- Embrace adaptability and resiliency.- Desarrollar habilidades que nos
permitan responder a situaciones cambiantes.
12.- Enable change to achieve the envisioned future state.- No es administrar
el cambio. Se refiere a tener la capacidad de responder a las eventualidades para
llegar a un estado deseado.
En resumen, los 12 principios se refieren a comportamientos humanos.
¿QUÉ SON LOS 8 DOMINIOS DE LA GUÍA
PMBOK® 7?
Los dominios en el PMBOK® 7 se refieren a las estrategias que debes seguir
para lograr proyectos exitosos.
Los 8 principios no reemplazan a las 10 areas de conocimiento. No son lo
mismo. Son similares pero tienen diferencias. La principal diferencia es que los 8
principios no cubren un tema en particular como lo hacen las áreas de
conocimiento.
8 dominios
PMBOK® 7.
Fuente PMBOK® 7
Los 8 dominios de la Guía PMBOK® 7:
1.- Stakeholders
2.- Team
3.- Development Approach and Life Cycle
4.- Planning
5.- Project Work
6.- Delivery
7.- Measurement
8.- Uncertainty.
Todos los dominios son importantes. No tienen un orden en particular.