Capitulo II.

MARCO TEÓRICO

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO
 Capitulo II. MARCO TEÓRICO

CAPITULO II

MARCO TEORICO

En el marco teórico se analizan los antecedentes relativos al

tema de estudio, así como la opinión de los autores en el área

configurando las bases teóricas, la definición de términos básicos y

el sistema de variables.

1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION.

Seguidamente, se presentan las investigaciones relacionadas

con el sistema de inventario, las cuales son antecedentes

importantes para guiar este trabajo, en función de los aportes que

deriva para el cumplimiento de los objetivos trazados en el estudio.

Añez (1999) realizó una investigación en la Universidad Rafael

Belloso Chacin titulada: “Evaluación del control interno de

inventario de productos químicos para la empresa TBC-BRINAD de

Venezuela C.A.” La investigación tuvo como objeto principal evaluar

el control interno de inventario de productos químicos para la

empresa TBC BRINADD de Venezuela, C.A.

Los objetivos del estudio comprendieron identificar, analizar,

determinar y evaluar el modelo de inventario y la funcionabilidad de

los controles internos adecuados a las necesidades y

requerimientos de la empresa TBC -
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Brinadd de Venezuela C.A; tomando como referencia los

planteamientos de Polimeni (1991).

Para el logro de éste se determinó como tipo de investigación la

aplicada y descriptiva no experimental. La recolección de datos se

efectuó a través de la técnica del cuestionario, aplicado a la

población, constituida por diez (10) personas que ocupan cargos

superviso ríos y de la alta gerencia de dicha empresa.

Los resultados indicaron que existen fallas en el control de

inventario, determinándose la existencia de un tipo de inventario no

correspondiente con los requerimientos y necesidades de la

empresa. Se determinó la existencia de debilidades en cuanto a las

estrategias de control utilizadas en el sistema de inventario;

determinándose la necesidad de introducir mejoras sustanciales al

proceso de almacenamiento.

Esta investigación aporta datos sobre las deficiencias de los

procesos de control, lo cual se considera dentro de esta

investigación donde se evalúan las estrategias de control aplicadas

por la empresa objeto de análisis.

Así mismo, Castro (2001) realizó un estudio en la Universidad

Rafael Belloso Chacin titulado: “Diseño de un Sistema de Control de

Inventario para la Empresa Cisca”. La investigación tuvo por objeto

diseñar un Sistema de Control de Inventario para la Empresa Cisca,

C.A. Con el fin de optimizar las actividades en las áreas de

recepción, almacenamiento y despacho de la empresa, y conseguir

las metas propuestas por la organización, citando los fundamentos

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teóricos de Everret E. (1999) Polimeni (1997).

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La investigación se clasificó como descriptiva, prospectiva,

corte transversal y aplicada, considerando el diseño como no

experimental. La población fue de (8) personas, realizándose un

Censo Poblacional. La información se recolectó a través de una

entrevista validada por (5) expertos en el área; la técnica de

recolección de datos fue una entrevista estructurado, validado por

expertos con alta confiabilidad.

Los resultados indicaron la situación en que se encuentra el

proceso de control de inventario, el cual, reflejaron problemas y

debilidades, por el cual se vio la necesidad de diseñar un sistema de

control de inventario se estructura mediante la fase de recepción de

la mercancía, almacenaje de la mercancía, despacho de la

mercancía con un sistema de codificación de inventario, flujograma

de procedimientos y presupuestos del diseño.

Esta información aporta datos valiosos en cuanto a la

necesidad de detectar las fortalezas y debilidades presentadas por

el sistema de control de inventario, lo cual sirve de referencia en el

caso de esta investigación para reconocer los aspectos a evaluar en

el proceso de estudio.

Por su lado, Rojas (2001) ejecutó un estudio en la Universidad

Rafael Belloso Chacin titulado: “Diseño de un sistema de Control de

Inventario de Materia Prima, Partes y Componentes de los

Productos. Caso: Inperca”. La investigación tiene por objetivo el

Diseño de un sistema de control de inventario de materia prima,

partes y componentes de los productos para la Empresas INPERCA.

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El propósito fue dotarlos de una herramienta que le permitiera el

control eficiente de sus procesos a través del establecimiento

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formal de las políticas, normas y procedimientos adaptados a sus

necesidades. Para tal efecto, se seleccionaron propuestas teóricas

de Catácora, Bremser, Brooks, Dezerega, Contreras, entre otros.

La investigación fue descriptiva y transeccional, aplicada,

Prospectiva y su diseño fue no experimental. La población tomada

fue de cinco (5) empleados del Departamento de Control de

Inventario de la empresa INPERCA, realizándose un Censo

Poblacional. El instrumento fue una entrevista estructurado,

validado por cinco (5) expertos. Los datos fueron analizados con

estadísticas descriptivas.

Los resultados obtenidos permitieron deducir que en INPERCA

no existe una definición clara de los controles que el inventario

requiere y que permita la eficiencia operativo de esa importante

área, además no se practican inspecciones periódicas al almacén

por la gerencia responsable, las entradas de materia prima, partes

y componentes no se registran en un documento elaborado para tal

fin, no se encuentran separados los materiales obsoletos,

descontinuados o de baja rotación de los materiales aptos para la

producción por lo que se diseñó un sistema de control de inventario

de materia prima, partes y componentes de los productos.

Esta investigación permite observar los aspectos que

comprometen el control de inventario al momento del

almacenamiento, lo cual sirve de guía al momento de formular los

indicadores que servirán de guía para responder a los objetivos

trazados.
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Del mismo modo, Hernández (2001) realizó una investigación

en la universidad Rafael Belloso titulada: “Diseño de un sistema de

Control de Inventario de Artículos Ferreteros para la Empresa

Ferrencargo, C.A”. La investigación tuvo como objetivo diseñar un

sistema de control de inventario de artículos ferreteros para la

empresa Ferrencargo C.A.; basándose en los planteamientos de

Catácora (1997).

El tipo de investigación es descriptiva, proyectiva y de campo

con un diseño no experimental transversal, considerando como

población a 5 empleados de la empresa Ferrencargo. La técnica

empleada fue la encuesta para lo cual se elaboraron cuestionarios,

validados por 5 expertos. La técnica de análisis fue la distribución

de frecuencias y de allí surgieron los resultados del estudio.

Los resultados obtenidos indicaron que según la percepción de

los encuestados no se lleva un control de los procesos de recepción,

almacenamiento y despacho de la mercancía, creando un

descontrol y una información poco veraz y creíble lo cual impide la

toma de decisión pertinente para cada caso. Esto permite concluir

que en la ferretería Ferrencargo, C.A. no se tiene un sistema de

control de inventario de sus artículos, siendo por ello importante

diseñar el sistema con el propósito de optimizar el proceso y poder

garantizar la efectividad en cuanto al inventario.

Este estudio aporta información sobre la necesidad de controlar

los procesos de recepción, almacenamiento y despacho, lo

cual implica la
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Capitulo II. MARCO TEÓRICO

necesidad de evaluar las normas que rigen estas actividades, tal

como se realizará en el presente estudio.

En la misma línea de investigación, Aguirre (2001) ejecutó un

estudio en la Universidad Rafael Belloso Chacin titulado: “Diseño de

un Sistema de Control de Inventario para la Empresa Tiendas

Mango, C.A.” El estudio estuvo dirigido a diseñar un sistema de

control de inventario para la empresa TIENDAS MANGO, C.A. de la

ciudad de Maracaibo; tomando como referencia los planteamientos

de Redondo (1996).

La investigación se catalogó de tipo descriptivo, en virtud de

haber estado orientada al acopio de datos relacionados con el

estado actual de los procesos para el control del inventario, de tipo

transversal, ya que las variables se midieron en una sola

oportunidad y aplicada, por la resolución de un problema en un

tiempo corto. La población objeto de estudio estuvo conformada

por cinco (5) personas que fungen como Director General, Gerente

General, Gerente Administrativo, y dos Gerentes de Tienda

respectivamente.

La técnica de recolección de datos fue un cuestionario con

preguntas abiertas y cerradas, validado por expertos con alta

confiabilidad. Los datos se analizaron utilizando estadísticas

descriptivas, con valores de frecuencia absoluta y relativa.

Los resultados arrojados permitieron detectar la manera tácita

e informal de llevar el manejo de los inventados de las mercancías,

lo cual conduce al deterioro e insatisfacción del cliente, cuyas

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bases están en la carencia de

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una plataforma operativo que garantice la consecución de los

objetivos propuestos por la Gerencia, considerando por ello, la

necesidad de proponer un sistema de control de inventarios para

Tiendas Mango, C.A. que coadyuve a los propósitos

organizacionales.

Esta investigación aporta datos sobre como los problemas de

inventario pueden comprometer el sistema de control y limitar el

logro de los objetivos, siendo un aporte para guiar los esfuerzos en

la valoración del sistema de control de inventario objeto de estudio.

Finalmente, Montero (2002) realizó una investigación en la

Universidad Rafael Belloso Chacin titulada: “Evaluación del Sistema

de Control de Inventario de la Empresa Tropical Zuliana”. La

investigación tuvo como objeto la evaluación del sistema de control

de inventario de la empresa Tropical Zuliana. El propósito de este

estudio fue diagnosticar la situación actual de la empresa con la

finalidad de encontrar posibles fallas o desviaciones que originen

perdidas en la existencia la mercancía. A tal efecto se tomaron en

cuenta ideas teóricas de autores expertos de la materia como

Catacora, Cepeda, Stoner, entre otros, estableciendo el aval

conceptual que originaron la investigación.

La investigación fue de tipo descriptiva no experimental. La

población fue conformada por seis (06) personas que laboran en la

institución. Las técnicas utilizadas para la recolección de datos

fueron la entrevista (de tipo semi cerradas y preguntas abiertas) y

la observación directa simple, validada por expertos.

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Capitulo II. MARCO TEÓRICO

Los datos obtenidos fueron presentados en tablas donde estas

son modificadas de acuerdo a los indicadores, debido a que en la

investigación se desarrollaron puntos resaltantes como es el caso

de las políticas de la empresa en las cuales tienen una debilidad

que afecta directamente al problema que se estudio. Mediante el

análisis de los resultados se evidencia la necesidad de la evaluación

del sistema de control de inventario de la empresa Tropical Zuliana.

Esta información aporta información sobre la forma de evaluar

las políticas del sistema de control de inventario, lo cual es

considerado como referencia en este estudio, el cual persigue

propósitos similares, considerando los lineamientos generales

facilitadotes del control de gestión.

Las investigaciones citadas facilitan información sustancial

sobre la forma en la cual puede realizarse una evaluación del

sistema de control de inventario, así como también arroja datos

sobre los instrumentos que pueden ser empleados para tal fin,

como es el caso de la entrevista aplicables para evaluar la variable

de interés.

2. BASES TEORICAS.

Las bases teóricas del estudio se dirigen a conceptuar los

aspectos generales sobre sistemas, así como analizar los aspectos

teóricos sobre control e inventario, detallando con especificidad los

elementos relativos al control del sistema de inventario.

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2.1. GENERALIDADES SOBRE LOS SISTEMAS.

Antes de iniciar las especificidades del sistema de control de

inventario, es esencial analizar las generalidades sobre los

sistemas. En este sentido, Murdick y Munson (1999, p. 18) refieren

que los sistemas son elementos integrados tangibles y empíricos

existentes en el mundo real, comprendiendo un grupo ordenado de

elementos como lo son los componentes físicos y la gente. Estos

elementos se disponen, estructuran y relacionan para efectuar

procesos sobre las entradas y producir así las salidas deseadas.

Analizando la perspectiva de Chiavenato (2000. p.574) un

sistema es un conjunto de elementos interdependientes e

interactuantes; un grupo de unidades combinadas, formando un

todo organizado y cuyo resultado es mayor que el resultado de las

unidades ínter dependientemente.

Ambos autores antes citados coinciden en sus apreciaciones

generales sobre los sistemas, conceptualizándoles como partes

integradas que funcionan como un todo.

Debido a la multiplicidad de los sistemas organizacionales,

también existen diversas características de los sistemas, planteadas

por Chiavenato (2000. p. 574):

- Propósito u objetivo: todo sistema presenta un propósito u

objetivo, las unidades o elementos, como también las relaciones,

definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

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- Globalismo o totalidad: Todo sistema tiene naturaleza orgánica,

por lo cual una acción que produzca cambio en una de las unidades

del sistema, con mucha probabilidad producirá cambios en todas las

unidades de este. En otros términos cualquier estimulación en

cualquier unidad del sistema afectara todas las demás unidades,

debido a la relación existente entre ellas. El efecto total de esos

cambios o alteraciones se presentara como un ajuste en todo el

sistema.

- Entropía: Es la tendencia de que los sistemas tiende a

desgastarse, a la desintegración para el relajamiento de los

estándares y para un aumento de la aleatoriedad. A medida de que

la entropía aumenta, los sistemas se descomponen en estados más

simples.

- La Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del

sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin

de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del

medio ambiente.

Las características mencionadas anteriormente son esenciales

para

procurar un funcionamiento equilibrado, que responda a los

objetivos planteados por la organización.

El aspecto más importante del concepto de sistema es la idea

de un conjunto de elementos interconectados para formar un todo.

Ese todo presenta propiedades y características propias que no se

encuentran en ninguno de los elementos aislados. Es lo que se

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denomina emergente
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sistémico: una propiedad o características que existe en sistema

como un todo y no en sus elementos en particular.

Por otra parte, existe diversidad de clasificaciones de los

sistemas, entre los cuales Chiavenato (2000. p. 577) menciona los

siguientes:

- Sistemas abiertos: Son sistemas que presentan relaciones de

intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Los

sistemas abiertos intercambian materia y energía regularmente con

el medio ambiente, son eminentemente adaptativos, para sobrevivir

deben ajustarse constantemente a las condiciones del medio. Los

sistemas abiertos no pueden vivir aislados.

- Sistemas cerrados: Los sistemas cerrados no presentan intercambio

con el medio ambiente que los rodea, ya que son herméticos a

cualquier influencia ambiental, así los sistemas cerrados no reciben

ninguna influencia del ambiente, y por otro lado tampoco

influencian al ambiente. Los autores han dado nombre de sistema

cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es totalmente

determinístico y programado y que operan con muy pequeño

intercambio de materia y energía con el medio ambiente.

En consecuencia, el inventario se enmarcaría dentro de un

sistema abierto, en tanto se vincula con entradas y salidas

producidas dentro de un contexto ambiental.

Dentro de los sistemas debe considerar un análisis de sus

aspectos internos y externos. Ello es conocido como análisis FODA,

cuyas siglas significan Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y

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Amenazas. De entre
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estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son

internas de la organización, por lo que resulta posible actuar

directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las

amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difícil

sino imposible poder modificarlas según David (1997, p. 9).

Fortalezas: son los recursos y capacidades especiales con que

cuenta

la empresa, y por los que cuenta con una posición privilegiada

frente a la competencia.

Oportunidades: son aquellas posibilidades favorables que se

deben reconocer o descubrir en el entorno en el que actúa la

empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición

desfavorable frente a la competencia.

Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y

que

pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

Esta detección de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y

Amenazas implica un análisis estratégico que detecta los puntos

fuertes y débiles de una situación.

Explica Serna (1997.p.) que el análisis FODA (en ingles SWOT),

es la sigla usada para referirse a una herramienta analítica que le

permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su

negocio, útil para examinar sus Fortalezas, Oportunidades,

Debilidades y Amenazas.
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El análisis Foda debe enfocarse solamente hacia los factores

claves para el éxito de su negocio. Debe resaltar las fortalezas y las

debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva

y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas

claves del entorno.

Resumiendo la información señalada un sistema es concebido

como un todo configurado por diversos elementos interrelacionados

entre si, en este caso aplicados para proporcionar un control del

sistema de control de inventario. Así mismo, se muestran diversos

sistemas, considerándose en el caso de este estudio enmarcados

dentro del sistema abierto, adaptativo a las condiciones contables

de la empresa.

Dentro de los sistemas debe considerarse el análisis FODA

como

una herramienta que permite conformar un cuadro de la

situación actual de la empresa y organización, permitiendo de

esta manera obtener un diagnostico preciso que permita en

función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y

políticas formulados; tal como se realiza en este estudio

orientado sobre el sistema de control de inventario de la

empresa Fabrica de Espejos San Cristóbal, C.A.

2.2. GENERALIDADES SOBRE EL CONTROL.

En cuanto al control, se exponen algunos aspectos esenciales

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para la comprensión de la variable de estudio. Al respecto Melinkoff

(1995, p. 65) indica que el control es un proceso muy importante

dentro de la función
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administrativa. Se aplica por igual a todos sus actos, a las cosas y

productos, a las personas y aun al propio gobierno de la empresa,

como sus funciones básicas. El control asegura la existencia de un

programa en función ejecutoria, además puede determinar la

capacidad del personal y si esta siendo utilizado adecuadamente.

A través del control, se verifica el desarrollo de algunos

principios puestos en práctica por el gobierno de la empresa tales

como la disciplina y la unidad de mando y dirección. Además, el

control permite conocer en sus justos términos la eficiencia de

algunos procedimientos utilizados.

En este sentido, todo parece indicar que el control incluye la

vigilancia permanente para asegurarse de si todo cuanto se realiza

está conforme a lo previsto y ordenado. La aplicación del control

tiene efectos lógicos que no deben desestimarse. Es el hecho

importante que debe producirse una acción correctiva, que permita

encauzar o enmendar la actividad desviada.

Para Melinkoff (1995, p.65) lo anterior puede envolver a la

organización, la planeación, la producción, la propia ejecución, la

función técnica o financiera, así como la necesidad de algunos

cambios en los medios materiales o sociales. El proceso de control

es susceptible de aplicación a las funciones técnicas, financieras,

administrativas, contables, comerciales y de seguridad que

desarrolla el llamado gobierno de una empresa.

El proceso de control consta de un conjunto de pasos

perfectamente definidos. Tales pasos son: precisar la norma o

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base de control, apreciar y

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considerar lo que ha realizado, comparar los resultados con las

normas o bases de control, calificar esos resultados, aprobar o

improbar los resultados obtenidos e introducir los correctivos a que

hubiere lugar.

El mismo autor antes mencionado indica que el examen de las

condiciones anteriores, lleva a la conclusión de que casi todos esos

pasos tienen un carácter necesario; de lo contrario, el proceso de

control se desnaturalizaría y perdería su verdadero contenido y

efectividad.

Para el autor, existen diversas condiciones del control: El

proceso de control se hace más efectivo cuando se dan ciertas

condiciones que facilitan su aplicación y lo hacen más eficaz. De

acuerdo con su propósito y naturaleza el control debe

fundamentarse en diversos elementos, entre los cuales se enc

uentran los objetivos, que permite la orientación definida y poder

introducir los correctivos cuando sea necesario.

Dichos objetivos determinan la eficiencia precisando entre lo

planificado y realizado, responsabilidad directriz, mantenimiento de

adecuados procedimientos que le permitan a la dirección ejercer su

función, proyección, para orientar las actuaciones futuras con base

a lo pasado y presente, establecimiento de medios directos,

información y análisis para control y garantizar la cantidad y calidad

de las labores del cuerpo social y evitar controles indirectos.

En la opinión de Melinkoff (1995, p. 66) el tipo de control no es

único y varía según las necesidades y las condiciones especiales de

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Capitulo II. MARCO TEÓRICO

cada caso. Se pueden emplear diversos tipos, según se juzgue

conveniente y necesario.
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Capitulo II. MARCO TEÓRICO

Todos los tipos de control están condicionados por dos maneras

concretas de ejecución. Los controles pueden ser previos o

posteriores a la acción. Ambas formas tienen sus aspectos positivos

y negativos, en unos casos y en otros. La aplicación de técnicas e

instrumentos de control tropieza con ciertas dificultades,

determinadas por las situaciones particulares donde haya que

aplicarlo.

Así, el mismo autor agrega que tareas repetidas con cierta

frecuencia son susceptibles de control con relativa facilidad. Por el

contrario, otros tipos de trabajo presentan serias dificultades para

su medición, bien por su carácter dinámico y cambiante, bien por su

carácter creativo. Las técnicas e instrumentos más comúnmente

empleadas para efectuar el control son: Informes, actas de

conferencia de cualquier naturaleza y estudios de tiempo y

movimiento.

Las acotaciones señaladas revelan la existencia de

diversidad de formas de control, las cuales dejan evidencia de las

actuaciones y resultados.

Para Munch y García (1996. p. 178) la aplicación racional del

control debe fundamentarse en los siguientes principios:

- Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe

proporcionársele el grado de control correspondiente. De la misma

manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se

comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los

mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con

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Capitulo II. MARCO TEÓRICO

la responsabilidad conferida, que la autoridad delegada está siendo

debidamente ejercida.
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- De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función

de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para

alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si

no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él no se evalúa

el logro de los mismos.

- De la oportunidad: El control, para que sea eficaz necesita ser

oportuno, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal

manera que sea posible tomar medidas correctivas, con

anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez,

y obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.

- De las desviaciones: Todas las variaciones y desviaciones que

se presente en relación con los planes deben ser analizadas

detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas

que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para

evitarlas en el futuro.

- De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a

las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir

costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones

estratégicas requieren de control.

- De la función controlada: Por ningún motivo debe comprender

a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este

principio es básico ya que señala que la persona o la función que

realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a

controlar. Una aplicación clara de este principio se puede encontrar

en el siguiente ejemplo: El control que elabora los estados

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Capitulo II. MARCO TEÓRICO

financieros de una empresa no será la persona más

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idónea para auditarlos o determinar si son verídicos o no, ya que

dicha evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal.

Los principios mencionados regulan el control de los procesos

garantizando su acorde desarrollo y aplicación en el contexto

organizacional.

Munch y García (1998, p. 178) agregan la existencia de un

conjunto de pasos en el proceso de control, entre los cuales

incluyen:

- Establecimiento de estándares: Un estándar puede ser definido

como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón

con base en la cual se efectúa el control. Los estándares

representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más

que los objetivos definidos de la organización. Los estándares no

deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores,

sino que, preferentemente deben abarcar las funciones básicas y

áreas claves de resultados.

- Medición de resultados: Consiste en medir la ejecución y los

resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que

deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer

dichas unidades es uno de lo problemas más difíciles, sobre todo en

áreas con aspectos eminentemente cualitativos.

Una vez efectuada la medición y obtenida esta información

será necesario comparar los resultados medidos en relación con los

estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones

mismas que deberán reportarse inmediatamente. Es virtualmente

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Capitulo II. MARCO TEÓRICO

imposible mencionar todas las unidades de medida susceptibles de

aplicarse; a manera de ejemplo pueden

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mencionarse algunas: tiempo por pieza producida, porcentaje de

material rechazado, horas-máquina utilizadas, entre otros.

- Corrección: La utilidad concreta y tangible del control está en

la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con

los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter

netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital

importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.

El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la

retroalimentación; es aquí donde se encuentra la relación más

estrecha entre la planeación y el control.

- Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a

través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al

sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la

información dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente

el sistema. Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como

una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo así

clasificarse en: (Munch y García, 1995, p. 185)

- Control preliminar: Es aquel que se efectúa antes de realizar las

actividades.

- Control concurrente: Se ejerce de manera simultánea a la

realización de actividades, como un proceso contínuo.

- Control posterior: Se aplica después de haber realizado las

actividades planeadas. Su objeto es suministrar información para

comparar los resultados obtenidos, en relación con lo

preestablecido.
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Capitulo II. MARCO TEÓRICO

- Control de Producción: La función del control en esta área

busca el incrementto de la eficiencia, la reducción de costos y la

uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se

aplican técnicas tales como estudio de tiempos y movimiento,

inspecciones, programación lineal, análisis estadístico y gráficos.

- Control de Calidad: Se utiliza para detectar y eliminar cualquier

causa

que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la

vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica,

tanto en las materias primas como en los productos terminados.

- Control de inventarios: Su objetivo primordial es determinar el

nivel más económico de inventario en cuanto a materiales,

productos en proceso, productos terminados. Por consiguiente, el

control de inventario se encarga de regular en forma óptima la

existencia en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y

materias primas, como productos terminados. Este tipo de control

protege a la empresa de costos innecesarios por acumulación o

falta de existencias en el almacén.

- Control de la producción: El objetivo fundamental es

programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a

lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar

el modo, tiempo y lugar más idóneo para lograr las metas de

producción, cumpliendo así con todas las necesidades del

departamento de ventas.

- Control de Compras: Relacionada fuertemente con el control

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de inventarios, esta función verifica el cumplimiento de

actividades tales como:

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la selección adecuada de los proveedores, control de los pedidos

desde el momento de su requisición hasta la llegada del material,

determinación del punto de pedido y de reorden y comprobación de

precios

- Control contable: Ninguna empresa, por pequeña que sea

puede operar con éxito sino cuenta con información verídica,

oportuna y fidedigna acerca de la situación del negocio y de los

resultados obtenidos en un determinado período. El objeto

primordial del control contable consiste en identificar las causas de

lo ocurrido en las operaciones financieras, para que, en esta forma

la gerencia adopte las decisiones más atinadas para futuras

actuaciones.

- Control de recursos humanos: Su función es la evaluación de la

efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de

los programas de personal, y del cumplimiento de objetivos de este

departamento; se lleva a cabo básicamente a través de la auditoría

de recursos humanos.

Por consiguiente, el control se ejecuta en actividades

secuénciales las cuales se realizan en función de asegurar el curso

de las actividades en distintas áreas de desempeño laboral.

Para culminar, Stoner y Freeman (1996, p. 612) agregan que

una de las razones por las que se requiere el control es porque el

mejor de los planes se puede desviar. Sin embargo, el control

también sirve a los gerentes para vigilar los cambios del ambiente,

así como sus repercusiones en el avance de la organización.

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Capitulo II. MARCO TEÓRICO

Algunos de los cambios ambientales más apremiantes

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Capitulo II. MARCO TEÓRICO

son la índole cambiante de la competencia, la necesidad de acelerar

el ciclo de pedido-entregas, la importancia de agregar valor a los

productos y servicios como vías para crear demanda de consumo,

los cambios en la cultura de los trabajadores y las organizaciones y

la creciente necesidad de delegar y de hacer trabajo en equipo en

las organizaciones.

En el caso de este estudio, interesa considerar el control como

elemento indispensable para verificar el inventario de la empresa, a

fin de asegurar las cantidades necesarias para la actividad

comercial de la empresa Fábrica de Espejos San Cristóbal.

2.3.- INVENTARIO.

Dado que en este estudio se analiza el control de inventario, es

necesario especificar las diversas conceptualizaciones en torno al

inventario para facilitar la comprensión de la temática de interés.

2.3.1.- DEFINICIÓN DE INVENTARIO.

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de

la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de

alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de

calamidades. Es así como surge o nace el problema de los

inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de

escasez, a fin de asegurar la subsistencia de la vida y el desarrollo

de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de

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Capitulo II. MARCO TEÓRICO

todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la

existencia de los inventarios.

Según Redondo (1996) la base de toda empresa comercial es la

compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del

manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable

permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así

como también conocer al final del periodo contable un estado

confiable de la situación económica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo

corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella

mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo

de adquisición, para la venta o actividades productivas. Por medio

del siguiente trabajo de investigación se darán a conocer algunos

conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una

empresa, métodos, sistema y control.

Según, Finney y Millar (1999. p. 225) los inventarios de una

empresa comprenden la compra de artículos en condiciones para la

venta. Los Inventarios de mercancía se encuentran en los negocios

que tienen ventas al por mayor y al detalle. Estos negocios no

alteran la forma de los artículos que adquieren para venderlos.

El inventario es una actividad cognoscitiva de base. Se puede

definir como «de registro» por el sistema de mera relación

extrínseca con el que se realiza. Por el contrario, la catalogación

considera el bien en su conjunto y en su finalidad intrínseca. Es

concebida como un estadio más profundo de

 52
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

conocimiento del objeto, considerado en su contexto, en su

significado y en su valor.

Otro concepto fue enunciado por Maldonado (1999. p. 2), quien

afirma que el Vocablo inventario se usa para nombrar el conjunto

de aquellas partidas de bienes muebles tangibles.

Del mismo modo, para Polimeni y Otros (2000. p. 245) el

termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las

mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados

de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los

artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la

producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a

largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse

serán así clasificados.

Por tanto, se entiende que el inventario comprende un

instrumento a través del cual se pueden disponer almacenadas las

cantidades requeridas para dinamizar el sistema comercial de la

empresa, lo cual amerita considerar un conjunto de condiciones

idóneas para lograr un ajustado manejo.

2.3.2.- OBJETIVOS DEL INVENTARIO.

Son diversos los objetivos que debe cumplir el inventario como

parte de los procesos esenciales de las empresas. A tal fin, Brito

(1996, p.135) afirma que los objetivos a cumplir por el inventario

incluyen las siguientes:

 53
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

- Ayudar a la independencia de operaciones.

- Determinar condiciones económicas de aprovisionamiento.

- Continuidad de las variaciones de demanda.

- Determinar la óptima secuencia de operaciones.

- Uso óptimo de la capacidad productiva.

Estos objetivos implican un conjunto de logros enfocados, a

lograr el éxito de las operaciones organizacionales.

En la opinión de Polimeni y otros (2000. p. 245) los inventarios

son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso

ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de

bienes o servicios para su posterior comercialización. Los

inventarios tienen como función disponer de las materias primas,

productos en proceso y productos terminados o mercancías para la

venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos

en la producción de bienes fabricados para la venta o en la

prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en

tránsito.

En cualquier organización, los inventarios añaden una

flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En el

proceso de fabricación, los inventarios de producto en proceso son

una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve

de maquina a maquina y que estas se preparen para producir una

sola parte. Los objetivos del inventario se centran en la eliminación

de irregularidades en la oferta, la compra o producción en lotes o

tandas, permitir a la organización manejar materiales perecederos y

 54
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

el almacenamiento de mano de obra.

 55
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

Weston y Brigham (1996) aseveran que la base de toda

empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de

aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la

misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el

control oportunamente, así como también conocer al final del

período contable un estado confiable de la situación económica de

la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del

activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella

mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo

de adquisición, para la venta o actividades productivas.

Por tanto, se evidencia que el inventario debe cumplir objetivos

específicos de disposición, almacenamiento y apoyo al proceso de

producción de las empresas, así como a su actividad comercial.

2.3.3.- TIPOS DE INVENTARIO.

Dependiendo de la naturaleza de las actividades de la empresa,

existe diversidad de tipos de inventario. A tal fin, Finney y Millar

(1999. p.225) plantea que los inventarios pueden clasificarse de

varias maneras considerando su grado de transformación.

- Inventarios de Materias Primas: En toda actividad industrial

concurren una variedad de artículos (Materias Primas) y materiales,

los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un

artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en

mayor grado en la producción

 56
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en

cantidades los suficientemente importantes del producto acabado.

La Materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un

proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto

terminado.

- Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de productos

en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se

utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos

parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio

de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos

indirectos inherentes al proceso de producción en un momento

determinado. Una de las características del Inventario de

producción en proceso es que va aumentando el valor a medida

que es transformado de materia prima en el producto terminado

como consecuencia del proceso de producción.

- Inventario de Productos Terminados: Comprenden estos, los

artículos transferidos por el departamento de producción al almacén

de productos terminados por haber estos alcanzado su grado de

terminación total y que a la hora de la toma física de inventario se

encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han

sido vendidos. El nivel de inventario de productos terminados va a

depender directamente de las ventas, es decir, su nivel esta dado

por la demanda.

- Inventario de Materiales y Suministros: En el inventario de

materiales y suministros se incluye:

 57
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

 Materias primas secundarias, sus especificaciones varían

según el tipo de industria, un ejemplo para la industria cervecera

es, sales para tratamiento de agua.

 Artículos de consumo destinados para ser usados en la

operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los

más importantes son los destinados a las operaciones, y están

formados por los combustibles y lubricantes, estos en la industria

tienen gran significación.

 Los Artículos y materiales de reparación y mantenimiento de

las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación

por su gran volumen necesitan ser controlados adecuadamente, la

existencia de estos varían en relación a sus necesidades.

En consecuencia, los inventarios se clasifican dependiendo del

tipo de producto sea terminado, en proceso, materias primas; lo

cual supone conocer la naturaleza de las actividades de la empresa

para determinar el inventario utilizado.

En una empresa, los inventarios pueden existir en diversas

formas: como existencia de materia prima en espera de entrar a la

producción; como artículos parcialmente acabados o componentes;

como inventarios de productos terminados; como bienes en

tránsito, o como bienes en las tiendas de los distribuidores, con

objeto de anticipar o inducir la demanda de los consumidores. En

cada una de estas etapas, hay razones económicas que justifican su

existencia. Estos diferentes tipos de inventarios pueden clasificarse

en:
 58
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

- Inventarios de Partida. Este tipo de inventarios es el que se

forma para fabricaciones o ventas de mercancía en volúmenes

superiores a las necesidades normales, con el propósito de obtener

rebajas en los precios de compra, y transferir o reducir los costos

ajenos de demanda, transporte, pago y control.

- Inventarios de Seguridad. Estos inventarios se mantienen para hacer

frente a las variaciones inesperadas en la demanda, permitiendo

suavizar sus efectos. Cubren las variaciones entre la demanda real

con relación a la pronosticada, de 1a producción real y la planeada,

y de las modificaciones en los tiempos de espera de

reabastecimiento.

- Inventarios de Anticipación. Son aquéllas existencias que se

obtienen debido a que es la única ocasión en que se encuentran

disponibles. Es el caso de las indus trias de conservas o las que

producen artículos relacionados con la moda.

Estos tipos de inventarios se conciben de acuerdo con la

función cumplida en función de la naturaleza operativa del mismo.

Considerando el registro del inventario, Finney y Millar (1999.

p. 226) señala la existencia de dos tipos de inventario, clasificados

así, dependiendo del método o sistema de registro de los

inventarios, esto quiere decir que cuando se compran los artículos

que van a componer los inventarios, estos pueden ser registrados

de dos maneras diferentes, que son las siguientes: Sistema de

registro de Inventario Periódico o Físico y Sistema de registros de

Inventario Perpetuo.
 59
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

En el sistema de inventario periódico, la mercancía que entra

se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un

solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una

cuenta separada. En el sistema de Inventario Perpetuo, la

mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario

directamente. En este método de inventario se lleva un registro de

tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el

importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o

créditos, o mas bien, las compras y las ventas de inventarios se

registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.

Para el caso de este trabajo, interesan los señalamientos

indicados sobre el inventario, en tanto uno de los objetivos

planteados se refiere a la identificación del tipo de inventario

empleado por la fábrica de Espejos San Cristóbal.

2.3.4.- COSTOS DEL INVENTARIO.

El inventario representa, la suma total de los gastos de

materiales, mano de obra y gastos indirectos o bien, los artículos

que van a la línea de producción a ser consumidos. Según Finney y

Millar (1999. P.227) el inventario está constituido por muchos

productos, y por ello frecuentemente, se piensa que la suma de los

costos de éstos, representan los costos totales del inventarío.

 60
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

Sin embargo, Polimeni y Otros (2000. p. 245) indica que se

puede dar cuenta de la existencia del inventario como una entidad

y no como una acumulación de los costos de todos los artículos que

contiene, ya que el inventario, por sí solo, tiene sus costos. Estos

costos no pueden obtenerse de los sistemas tradicionales de

contabilidad, sino que normalmente es necesario efectuar

investigaciones especiales. Los costos anteriores se pueden resumir

como sigue:

a) Costo del pedido o costo de montaje.

b) Costo de mantenimiento.

c) Costo de carecer de existencias.

d) Costo del sistema.

Estos costos representan la suma total de gastos invertidos en

el proceso de montaje, mantenimiento, reposición y funcionamiento

del sistema; lo cual genera egresos a la organización.

La definición, determinación, control y equilibrio de estos

costos, constituye la base para una administración efectiva del

inventario; tal como lo exponen Polimeni y Otros (2000. p. 245):

a) Costo del pedido o costo de montaje: Cada vez que se hace

una requisición de compra para aumentar el inventario, cuando se

escribe la orden para un producto, o para una nueva tanda de

producción, se incurre en costos. El costo del pedido puede definirse

como aquellos gastos necesarios para comprar un nuevo lote de

material. El costo de montaje se refiere al

 61
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

gasto incurrido cuando se coloca una orden de producción o de

instalación de operaciones en una máquina.

b) Costo de mantenimiento: Antes de que se realicen las

ventas de los artículos, se deben crear inventarios, lo que significa

efectuar ciertos gas- tos, siendo algunos de ellos los siguientes:

capital invertido en el inventarío, seguros, impuestos, obsolescencia

y deterioro, almacenamiento y manejo y mantenimiento de

registros contables.

La derivación de los costos requeridos por el proceso de

inventario garantizan su operatividad, estableciendo los

lineamientos en terminos de partidas monetarias para su

configuración y mantenimiento.

2.3.5.- MÉTODOS DE VALUACIÓN DE LOS INVENTARIOS

Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los

inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente

en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación

general. Entre las cuestiones relativas a la valuación de los

inventarios, la de principal importancia es la consistencia.

Finney y Millar (1999. p. 228) afirman que la información

contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos

principios durante todo el periodo contable y durante diferentes

periodos contables de manera que resulte factible comparar los

Estados Financieros de diferentes periodos y conocer la evolución

de la entidad económica; así como también comparar

 62
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

con Estados Financieros de otras entidades económicas. Las

Principales bases de valuación para los inventarios son las

siguientes:

- Base de Costo para la valuación de los inventarios: El Costo

incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artículos

en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de

importación, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y

seguros, mientras los artículos y/o materias primas son

transportados o están en almacén, y los gastos ocasionales por

cualquier periodo de añejamiento.

- Base de Costo o Mercado, el más bajo: El precio de mercado

puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases,

según sea el tipo de inventario de que se trate:

1. Base de compra o reposición: esta base se aplica a las

mercancías o materiales comprados.

2. Base de Costo de reposición: se aplica a los artículos en

proceso, se determina con base a los precios del mercado para los

materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos

de fabricación corrientes.

3. Base de realización: para ciertas partidas de Inventario,

tales como las mercancías o materias primas desactualizadas, o las

recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor de compra

o reposición en el mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un

valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos

todos los posibles costos en que ha de incurriese para

 63
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

reacondicionar las mercancías o materia prima y venderlas con un

margen de utilidad razonable.

 64
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

La existencia de métodos de estimación de costos proporcionan

una medida para establecer la forma de determinar cuanto se

requiere en términos monetarios para su funcionamiento.

Según Polimeni y otros (2000 p. 245) señalan que los

principales métodos de valuación de Inventarios son los siguientes:

- Método Costo Identificado: Este método puede arrojar los importes

más exactos debido a que las unidades en existencia si pueden

identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones.

- Costo Promedio: Tal y como su nombre lo indica la forma de

determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de

las erogaciones aplicables entre el número de artículos adquiridos o

producidos.

- Método Primero en Entrar, Primero en Salir: Este método

identificado también como "PEPS", se basa en el supuesto de que

los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a

la producción son los primeros en salir de el.

- Método Último en Entrar, Primero en Salir o "UEPS": Este método

parte de la suposición de que las últimas entradas en el almacén o

al proceso de producción, son los primeros artículos o materias

primas en salir.

- Método Detallista: Con la aplicación de este método el importe

de inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de

venta deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, así

obtenemos el
 65
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

costo por grupo de artículos producidos. Para la operación de este

método, es necesario cuidar los siguientes aspectos:

 Mantener un control y revisión de los márgenes de utilidad

bruta, considerando tanto las nuevas compras, como los ajustes al

precio de venta.

 Agrupación de los artículos homogéneos.

 Control de los traspasos de artículos entre departamentos o

grupos.

 Inventarios físicos periodos para la verificación de el saldo

teórico de las cuentas y en su caso hacer los ajustes que se

producen.

Estos planteamientos conducen a señalar que existen

distintos métodos de valuación de inventario y que ellos se enfocan

a lograr el control y revisión de las actividades para lograr un

control de los materiales y productos en cuestión.

Polimeni y Otros (2000. p. 245) indica que cada empresa debe

seleccionar el sistema de valuación mas adecuado a sus

características, y aplicarlos en forma consistente, a no ser que se

presenten cambios en las condiciones originales, en cuyo caso

deben hacerse la revelación de las reglas particulares.

Para la modificación del siste ma de valuación hay que tomar

en cuenta que los inventarios pueden sufrir variaciones importantes

por los cambios en los precios de mercado, obsolescencia y lento

movimiento de los artículos que forman parte del mismo, es

indispensable, para cumplir con el principio de realización. Costo o

 66
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

Valor de mercado, el que sea menor, excepto que: el

 67
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

costo o valor de mercado no debe exceder el valor de realización y

que el valor de mercado no debe ser menor que el valor de

realización.

Por tanto, la valuación del inventario se ha considerado como

referencial pues en la empresa al momento de ejecutar esta

actividad se aplican los principios durante todo el periodo contable y

durante diferentes periodos contables.

2.3.6.- IMPORTANCIA DEL INVENTARIO.

Dentro de una empresa, el inventario tiene determinadas

características y propiedades que es conveniente señalar antes de

profundizar más en la forma en que opera. Según Brito (1996. p. )

asevera para iniciar este punto, se debe definir al inventario como

"los materiales que se tienen almacenados para su utilización o

venta posteriores, los cuales asumen la forma de materias primas

que se tienen para elaborarlos, artículos en proceso de fabricación

y/o artículos terminados en espera de ser vendidos".

Finney y Millar (1999. p.230) agregan al respecto, que

almacenar cosas implica incurrir en costos, reales o de oportunidad,

ya que mientras duren éstas almacenadas, su valor será

improductivo en alto grado. Si el hombre de negocios pudiera

suprimir o, cuando menos, minimizar el inventario, así lo haría, de

no existir la incertidumbre característica de muchas, o de

generalmente todas las economías. Si se encuentra en una

 68
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

economía en la cual la demanda y los costos futuros

permanecieran constantes, la utilidad

 69
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

que reportaría el inventario sería mínima, ya que su función

solamente sería la de compensar las fluctuaciones en la producción

y el consumo.

Los motivos anteriores permiten entender el por qué de la

existencia del inventario, pero no son los únicos; se puede citar

algunos otros que también son determinantes de la existencia de

estas inversiones de capital circulante inmovilizado. Estos motivos o

razones para mantener inventarios son:

a) La probabilidad de obtener utilidades futuras motiva das por

un aumento en el precio del artículo, de la demanda o de los costos.

b) Como medida de seguridad para hacer frente a un

incremento excepcional de la demanda.

c) Para disminuir los costos de transporte, ya que las compras

realizadas en volúmenes importantes es posible efectuarlas a

precios inferiores a los prevalecientes en pequeñas adquisiciones, lo

que se refleja en la misma forma con los servicios de transporte.

d) Para asegurar la continuidad de las operaciones de

producción ante la probabilidad de que sean interrumpidas por

elementos externos al negocio.

e) La conveniencia de mantener artículos a la vista de los

clientes con el propósito de incrementar las ventas, mediante la

motivación de los compradores potenciales.

f) La acumulación de artículos originada por una disminución

repentina en las ventas.

 70
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

En consecuencia, se puede afirmar la importancia de los

inventarios y del control de los mismos para asegurar las

operaciones de la empresa y el éxito comercial de la misma.

Para Polimeni (2000. p. 245) el inventario constituye un tipo de

activo industrial que significa disminución de la inversión en otros,

como pudiera ser en una empresa, la efectuada en la adquisición de

maquinaria y equipo. El inventario es tan importante en la mayoría

de los casos para la operación de un sistema de producción-

distribución, como lo son la maquinaria, la planta y el equipo de

transporte. De aquí que la planeación y el control del inventario

sean factores tan importantes como lo son los planes para otros

tipos de activos, cuando están orientados a incrementar la

productividad de la empresa.

Al mismo tiempo, el inventario influye sobre la utilización de

mano de obra en las empresas. El nivel de ocupación está

determinado por la demanda que se haga de los productos en el

mercado, de manera que un incremento de ésta, supondrá

contratación de personal y una disminución, despidos.

Aunque este no es un procedimiento óptimo para la economía

nacional en su conjunto, no deja de ser una alternativa admisible

para una empresa individual. Debido a las fluctuaciones de la

demanda, los costos adquieren gran importancia en las decisiones

relativas a la producción, inventario y mano de obra.

Polimeni y Otros (2000. p. 245) agregan que la producción de

un mes afecta la posición del inventario neto a fines de éste; esto,

 71
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

a su vez, influye
 72
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

sobre las decisiones respecto al segundo mes, el cual influirá en las

decisiones de producción del tercero. La influencia del inventario

sobre la producción y la mano de obra tiende a producir una auto

conexión que eventualmente llevará el nivel de aquél al punto

óptimo, ya sea que las ventas hayan sido previstas con exactitud o

no.

Conforme aumenta el volumen de los lotes de producción, se

hace mayor el costo de mantenimiento del inventario,

disminuyendo el costo de ajuste o preparación y aumentando el

volumen de la mano de obra directa. Además, los siguientes

servicios y actividades pueden requerir personal adicional: control

de producción e inventario, compras, recepción, inspección,

manipulación de materiales, despacho, inspección de ins talaciones

en las máquinas, mantenimiento y limpieza, entre otras.

Los mismos autores indican que debido a los problemas que

surgen al tratar de estabilizar la producción, el inventario y la mano

de obra, se hace necesaria una eficiente planeación de producción y

control de inventario, ya que permiten alcanzar el equilibrio en el

nivel de empleo y elevar al máximo las ganancias mediante la

reduc ción, al mínimo posible, de los costos involucrados.

La importancia del inventario ha aumentado,

fundamentalmente, por los avances de las técnicas de producción,

que han permitido obtener nuevos productos y acelerar el ritmo de

producción, lo cual ha traído como consecuencia, la necesidad de

efectuar mayores inversiones en el inventario y en los diversos

 73
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

canales de distribución.
 74
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

Polimeni y Otros (2000. p. 245) plantean que de igual manera,

la competencia prevaleciente entre los productores, ha conducido a

la fabricación de una gran variedad de artículos, significando esto,

la necesidad de enfrentarse a problemas de programación de

producción e inventario cuya complejidad aumenta

proporcionalmente al incremento en los volúmenes y variedades de

artículos. Son estas las razones que mayor influencia han tenido

para hacer del inventario un problema que ha merecido la atención

de especialistas e investigadores de alto prestigio en todo el mundo

Los mismos autores agregan que la planeación y programación

del inventario se encuentra localizada en todas las operaciones de

la empresa en donde interviene la producción versus tiempo,

distribución, localización e inventario de artículos. Así tenemos que

el problema está presente en todo el proceso de fabricación, ya sea

en la compra de materiales, productos en proceso, productos

terminados, distribución de los mismos y servicio al consumidor.

Constituyendo el inventario uno de los activos de mayor

significación en la mayoría de las empresas y estando sujeto a las

fluctuaciones de la actividad económica, el empresario se ha visto

obligado a mantener un control efectivo del mismo con el objeto de

contrarrestar, hasta donde es posible, dichas fluc tuaciones. Para

lograrlo, han hecho uso del instrumental estadístico disponible, con

el propósito de calcular anticipadamente las fluctuaciones extremas

y con base en esos resultados de terminar los planes

 75
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

y niveles de inventario, reduciendo en esta forma las probabilidades

de que el inventario absorba activos excesivos y la necesidad de

liquidación.

Por tanto, se puede concluir diciendo que el inventario

desempeña un papel crucial en la organización de una empresa, ya

que hace las veces de regulador de la producción ante los efectos

de las fluctuaciones de la actividad económica, contrarresta los

errores en las estimaciones de las ventas futuras, permite un mejor

aprovechamiento de la fuerza de trabajo y del equipo de

producción, etc. Por consiguiente, el inventario constituye una parte

indispensable en una empresa, que cuando es controlado

eficientemente, se convierte en uno más de los factores productivos

de la misma.

2.4.- SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO.

La variable de la investigación comprende el sistema de control

de inventario, por lo cual se amplía la información respectiva a la

misma desde la perspectiva de diversos autores.

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que

los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de

comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de

proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno

de inventarios, según Ross, Westerfield y jaffe (1995. p.67)

incluyen:
 76
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al

año, no importando cual sistema se utilice

2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y

procedimientos de embarque

3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el

robo, daño ó descomposición

4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que

no tiene acceso a los registros contables

5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las

mercancías de alto costo unitario

6. Comprar el inventario en cantidades económicas

7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir

situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas

8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo,

evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos

innecesarios

Por tanto, el control interno es esencial para realizar las

actividades de inventario, siendo pertinente establecer mecanismos

que faciliten oportunamente la información.

Explica Polimeni (2000. p. 247) que el sistema de control

interno de inventario es un plan de organización de todos los

métodos coordinados con la finalidad de: proteger los activos,

verificar la exactitud y confiabilidad de la

 77
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

información financiera y promover la eficiencia de las operaciones.

Dicho control de inventario puede ser contable o administrativo.

El mismo autor indica que el control interno administrativo

incluye los métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver

fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el

cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la

gerencia. Por su parte, el control interno contable abarca los

métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver

principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad

de los datos de contabilidad. Todos los sistemas de control interno

de inventario deben contener las siguientes características:

- Organización de manera tal que se pueda diferenciar la

autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la

empresa.

- Autorización y registro operacional- de manera que sea de la

atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros

de las informaciones y de mantener el control

- Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de

operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar

fraude.

Estos elementos son esenciales para coordinar esfuerzos,

lograr la integración del sistema y garantizar su eficiencia.

Para efectos de este estudio, el sistema de control del

inventario será analizado considerando las políticas, normas,

procedimientos y estrategias como elementos fundamentales que

 78
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

forman parte esencial del mismo.

 79
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

2.4.1.- POLÍTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO.

Al analizar las políticas del sistema de control de inventario,

Munch y García (1995, p. 89) aseveran que son guías para orientar

la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la

toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez

dentro de una organización. En este sentido, las políticas son

criterios generales de ejecución que auxilian el logro de objetivos y

facilitan la implementación de las estrategias, habiendo sido

establecidas en función de éstas.

Los mismos autores señalados agregan que, en ocasiones se

confunde a las políticas con las reglas, siendo la diferencia que las

reglas son mandatos precisos que determinan la disposición, actitud

o comportamiento, que deberán seguir o evitar en situaciones

específicas el personal de una empresa; de tal manera que,

mientras las reglas son estrictas, las políticas son flexibles.

Munch y Garcia (1995. p. 89) exponen una clasificación de las

políticas, de acuerdo con el nivel jerárquico en que se formulen y

con las áreas que abarquen, pueden ser:

- Estratégicas o Generales. Se formulan a nivel de la alta

gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen

a la empresa como una unidad integral.

 80
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

- Tácticas o Departamentales. Son lineamientos específicos que

se refieren a cada departamento.

- Operativas o específicas. Se aplican principalmente en las

decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades

de las que consta un departamento.

Concluyen que las políticas, no interesando su nivel, deben

estar interrelacionadas y deben contribuir a lograr las aspiraciones

de la empresa. Asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y

de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea

uniforme.

Para que una política sea operante y cumpla con su finalidad,

Munch y García (1995, p. 91) señalan que:

- Establecerse por escrito y dársele validez.

- Redactarse claramente y con precisión.

- Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y

aplicar.

- Coordinarse con las demás políticas.

- Revisarse periódicamente.

- Ser razonable y aplicable a la práctica.

- Estar acorde con los objetivos de la empresa.

- Debe ser estable en su formulación.

- Ser flexible.

A partir de lo mencionado, se visualiza que las políticas son

lineamientos estructurados, los cuales requieren sistematización y

reúnen un conjunto de requisitos que pueden ser parte fundamental

 81
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

de su evaluación
 82
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

Agrega Finney y Millar (1999. p. 225) que tomando en cuenta

las necesidades planteadas por las empresas y las políticas

generales que gobiernan a las instituciones, se deben enunciar

nuevos lineamientos de apoyo a la gestión de control de inventario

en la organización.

Las políticas se formulan con el propósito de estimular y apoyar

el trabajo hacia las metas fijadas, siendo los instrumentos para la

ejecución de las estrategias de control. Estas políticas pueden

incluir los siguientes lineamientos los cuales según (Polimeni y

Otros, 2000. p. 245) son:

- El control del sistema de inventario representa un elemento

fundamental de la gestión operativa de la empresa, por lo cual se

considera prioritario mantener altos niveles de calidad en las

actividades que se ejecutan dentro del mismo.

- El control del sistema de inventario deberá ser acatado por

todos los trabajadores independientemente de su jerarquía en la

empresa.

- Es responsabilidad de la Gerencia velar por el cumplimiento

de las normas en el proceso de control del inventario con el fin de

propiciar el mantenimiento de los más altos estándares funcionales

y operativos.

- Todos los trabajadores involucrados en el proceso de

inventario serán directa e indirectamente responsables del

cumplimiento de las actividades pautadas, pudiendo solicitar un

informe de su gestión en cualquier momento que así se precise.

 83
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

- El inventario representa para la empresa el principal insumo

para las actividades productivas de la misma, por lo cual cuenta con

importancia radical dentro de las actividades que se ejecutan en la

organización.

- Los límites de inventario estarán relacionados con la

aplicación de las estrategias en el proceso de control, y estos

deberán ser funcionales para cumplir con los requerimientos de los

clientes en forma oportuna.

Por tanto, las políticas configuran lineamientos que deben

existir en las organizaciones, y deben ser difundidos para promover

su cumplimiento, como forma de generar beneficios

organizacionales, siendo estos elementos evaluados en el presente

estudio.

2.4.2.- OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO.

Al analizar los objetivos del sistema de control de inventario, es

esencial conocer el concepto de objetivos. En tal sentido, Melinkoff

(1995, p. 23) indica que se ha dicho que los objetivos son lo que se

espera lograr en el futuro, hacia ellos se dirigen todos los esfuerzos

de organización. Los objetivos son la descomposición orgánica de

los fines y Melinkoff (1995, p. 24) señala que los objetivos

responden a ciertos principios que deben ser también observados,

tales como la estabilidad, pero tomando en cuenta la característica

que señalamos cuando se hacia referencia a los fines, puesto que le

son comunes. Deben ser definidos con absoluta claridad y darse a

 84
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

conocer dentro y fuera, para cumplir con otro principio de la

administración
 85
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

que es el inducimiento o adoctrinamiento del cuerpo social, que

facilita su comprensión y acertación; estos últimos son también

principios relativos a los objetivos, toda vez que en la medida en

que sean comprendidos y aceptados se desprejuician los mismos y

se logra la incorporación del elemento humano, único capaz de

realizar las funciones y procesos necesarios para alcanzar esos

objetivos.

Por tanto, el conocimiento de esos fines y objetivos permite

canalizar los esfuerzos y crear una organización acorde con el

trabajo que va a realizarse; el que se conozcan los objetivos

determina los requisitos fundamentales para la organización;

solamente el conocimiento claro y preciso de los objetivos puede

garantizar una organización que responda a los intereses y deseos

de sus promotores. Esta organización, incuestionablemente, será

sometida a ajustes y reajustes, pero eso obedece al carácter

dinámico de la organización.

Aplicado al sistema de control de inventario, son diversos los

objetivos del sistema de control de inventario, los cuales permiten

alcanzar los fines de control e introducir las medidas correctivas.

Polimeni y Otros (2000. p.245) asevera que mediante el control

sistemático de inventarios se deben obtener los siguientes objetivos

que se traducen en economías financieras y de operación:

- Minimizar la inversión en el inventario y los costos de

almacenamiento.
 86
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

- Minimizar las perdidas por daños, obsolescencia y por

artículos perecederos a fin de mantener un inventario suficiente

para que la producción no carezca de materias primas, partes y

suministros.

- Mantener un transporte eficiente de los inventarios,

incluyendo las funciones de despacho y recibo, así como de la

información de inventario.

- Cooperar con compras de manera que se puedan lograr

adquisiciones económicas y eficientes, y hacer predicciones sobre

las necesidades del inventario.

- Facilitar los ahorros en las compras mediante la medición de

las necesidades de acuerdo con las experiencias registradas.

- Eliminar la duplicación de los pedidos o de la renovación de

las existencias al centralizar la fuente de donde emanan las

peticiones de compras.

- Permitir una mejor utilización de las existencias de que se

dispone al facilitar las transferencias de un departamento a otro de

una misma diferencia.

- Acelerar el trabajo del departamento de plantación en el

desarrollo de los programas de producción y al proyectar las

operaciones.

- Evitar las perdidas de materiales debidas al descuido o a la

falta de honradez.

- Facilitar las actividades de la contabilidad de costos al ofrecer

medios para distribuir el costo de los materiales por productos,

 87
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

datos y otras cuentas de operación.

 88
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

- Permitir a la dirección hacer comparaciones del costo y del

consumo entre operaciones y períodos.

- Servir como medio para la localización y la eliminación de los

materiales inactivos y anticuados.

- Proporcionar informes sobre el valor del inventario a

contabilidad y ofrecer una base consistente y digna de confianza

para preparar los estados financieros.

En consecuencia, los objetivos cumplen diversas funciones lo

cual supone la necesidad de enunciarlas y asegurar su

conocimiento por parte del personal.

Considerando la opinión de Solana (2000. p.156) los objetivos

del sistema de control de Inventario son:

- Minimizar la inversión en el inventario

- Minimizar los costos de almacenamiento

- Minimizar las perdidas por daños, obsolencia y por

artículos perecederos.,

- Mantener un inventario suficiente para que la producción no

carezca de materias primas, partes y suministros.

- Mantener un transporte eficiente de los inventarios,

incluyendo las funciones de despacho y recibo.

- Mantener un transporte eficiente de información de inventario.

- Proporcionar informes sobre el valor del inventario a contabilidad.

 89
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

- Cooperar con compras de manera que se puedan lograr

adquisiciones económicas y eficientes.

- Hacer predicciones sobre las necesidades del inventario.

Para el caso de este estudio, los objetivos son considerados de

modo referencial pues las mismas se conocen al momento de

verificar la situación actual del inventario.

2.4.3.- NORMAS DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO.

Las normas son elementos esenciales en el funcionamiento

normativo de las organizaciones y también del inventario. En este

sentido, Chiavenato (2000, p. 21), sostiene que las normas son

datos de referencia resultante de una elección colectiva razonada, a

fin de servir como base de comprensión para la solución de

problemas repetitivos. Estas canalizan la conducta de los individuos

dentro de la empresa. Por otra parte las normas se consideran

como un aspecto fundamental para el hombre y la organización de

tal modo que su aplicación dentro de esta es esencial para alcanzar

las metas y objetivos de la empresa.

El mismo autor antes mencionado, asevera que el sistema de

control de inventario deberá obedecer a un conjunto de normas que

implican reglamentaciones que contribuyen con el desarrollo acorde

los procesos. Estas normas se enuncian considerando cada una de

las etapas del proceso

 90
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

de inventario, a fin de que cada fase cuente con las directivas

requeridas para dar un fiel cumplimiento.

En el proceso de Recepción, existen algunas normas de control

interno, que incluyen la regulación de horarios, la recepción de

materiales, los registros de datos, la identificación de los

proveedores, el manejo de compromisos; entre otros.

Cuando se realizan recuentos de materiales, los empleados

deberán limitarse a inscribir las cantidades inventariadas. Luego, se

registrarán los precios para obtener el total de cada uno de los

bienes en stock. El recuento puede realizarse acorde a las

siguientes normas:

- Cada sector de las existencias a recontar se encomienda a

dos empleados, a quienes se entregan las correspondientes

planillas.

- Ambos empleados realizan independientemente el recuento,

comenzando por los extremos opuestos del sector que se les ha

asignado.

- A medida que recuentan las existencias hacen las

anotaciones pertinentes en las planillas de inventario.

- Al encontrarse los dos empleados, se cambian las planillas

para que cada uno controle los recuentos del otro.

En el proceso de almacenamiento, también existen normas a

considerar, entre las cuales se encuentran el horario de

funcionamiento del almacén, los informes a presentar, la asistencia

del personal y su identificación, los turnos de trabajo, el ingreso y

 91
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

egreso de la mercancía, registro de la mercancía y despacho de la

misma.
 92
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

También Polimeni y otros (2000. p. 248) indica la necesidad de

considerar normas en el proceso de despacho, las cuales involucran

los horarios, los requisitos exigidos, las formas requeridas, los

responsables del proceso, entre otros.

Por tanto, las normas representan reglamentaciones que deben

seguirse con el objeto de mantener el control de las operaciones

relativas al manejo del inventario en la organización, constituyendo

orientaciones de carácter normativo que establecen reglas para

guiar el comportamiento de los individuos. Todos los aspectos

mencionados son esenciales en tanto implican la necesidad de

considerar estos planteamientos, analizando la existencia, difusión,

cumplimiento y beneficios en la organización objeto de estudio.

2.4.4.- PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO.

Los principios generales en los que se basa la toma y

composición de un inventario son: (Finney y Millar, 1999. p.229).

a) Bienes de cambio: Los recuentos de mercaderías, materias

primas y

demás bienes de cambio constituyen una tarea no dificultosa, pero

que debe practicarse con prolijidad y orden, porque de no ser así,

los inventarios resultarán inexactos. A estos efectos conviene

recordar lo siguiente:

- La toma de inventarios debe prepararse con la necesaria

anticipación.
 93
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

- Para evitar entorpecimientos, hay que realizar los recuentos

en días festivos o habilitados expresamente.

- Las personas que tengan a su cargo esta tarea, sólo deben

inscribir en las planillas de inventario las cantidades recontadas.

- Los depósitos o lugares en donde se encuentren las

existencias se dividirán para delimitar la labor de los empleados que

participen en el inventario.

- Las existencias deben estar ubicadas adecuadamente para

facilitar su individualización y recuento.

- Es indispensable dar amplias y precisas instrucciones al

personal sobre la forma de realizar estos trabajos.

Las hojas de inventario son planillas para registrar los

recuentos. En lo posible, en ellas deben figurar los siguientes datos:

fecha del inventario, ubicación de las mercaderías o materiales,

número de referencia, designación de los bienes a recontar, unidad

de recue nto, cantidad inventariada, precio, importe, imputación

(cuenta y subcuenta) y firma de los empleados que intervienen en

las tareas de recuento, valuación, cálculo y control.

a) Bienes de uso: Con los bienes de uso también debe

practicarse un inventario, de acuerdo, en general, con los principios

expuestos para los bienes de cambio. En este caso las planillas de

inventario deben contener la siguiente información: fecha del

inventario, departamento o sección, denominación de los bienes,

descripción, ubicación, cantidad, valor unitario,

 94
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

valor total, amortizaciones anteriores, amortizaciones del ejercicio,

valor neto de amortización y firma de los empleados intervinientes

b) Cuentas a cobrar: Para cada uno de los rubros que

representan créditos a favor de la empresa hay que preparar un

detalle con el nombre de cada deudor y el importe de su deuda.

Además, a todos los deudores, cualquiera sea su naturaleza jurídica,

debe solicitarse la confirmación de sus saldos, para controlar la

exactitud de los débitos y créditos que se hayan asentado en sus

cuentas. Las cuentas de los deudores de cierta importancia que no

hubieran confirmado su saldo deben verificarse en detalle, para

averiguar si han sido objeto de irregularidades.

Por último, con los documentos a cobrar que se mantengan en

cartera, es necesario practicar un arqueo que permita controlar el

saldo de la cuenta respectiva del mayor general y el balance de su

mayor auxiliar. El arqueo de los documentos a cobrar debe contener

estos datos: nombre y apellido del librador y/o endosante, fecha de

vencimiento de cada pagaré, importe, totales por librador y

disponibilidades. Estos datos son importantes pues revelan que la

empresa conoce la necesidad de difundir los procedimientos, lo cual

según Munch y García (1995, p. 110) es esencial para que el

personal conozca con certeza los pasos que deberá ejecutar en pro

de lograr las metas previstas.

A última hora del día en que finalice el ejercicio hay que practicar
con la

mayor prolijidad un arqueo de caja mediante el recuento de las

 95
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

respectivas existencias. En la planilla del arqueo, debe figurar el

detalle siguiente: dinero

 96
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

efectivo en existencia, cheques a depositar, valores fiscales y sellos

de correo que se mantengan como dinero efectivo, vales por

anticipos de sueldos o jornales y todo otro valor considerado como

efectivo.

c) Inversiones: Los títulos, acciones y debentures en poder de la

empresa deben ser objeto de un arqueo a modo de inventario. En la

planilla del recuento hay que incluir los siguientes datos: clase y

denominación de estos bienes, serie y numeración, cantidad, valor

unitario y total y rentas. Para verificar los títulos de la empresa que

se hallan en depósito o caución y los préstamos acordados a

terceros, es necesario solicitar por escrito la confirmación de los

respectivos saldos.

d) Deudas: En general, para todas las cuentas del pasivo se

llevan

mayores auxiliares, en fichas o en libros de hojas movibles, en las

cuales están representadas las deudas a cargo de la empresa. El

balance de estos mayores auxiliares debe practicarse

periódicamente, pues de lo contrario al finalizar el ejercicio se

habrán acumulado numerosos errores y omisiones. Además, los

resúmenes de cuentas que envíen los acreedores deben ser

verificados cuidadosamente, a efectos de comprobar la exactitud de

los registros asentados en sus cuentas.

Dentro del sistema de control interno de inventarios es

pertinente considerar la realización de informes de gestión, los

cuales resumen los resultados del proceso de registro,

 97
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

almacenamiento y despacho como procedimientos anexos al

control de inventarios. Según Munch y García

 98
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

(1995, p. 110) afirman que los procedimientos son esenciales pues

indican qué y cómo deben hacerse las actividades para lograr los

objetivos.

Para el caso de este trabajo, se analizan los procedimientos

aplicados en la empresa Fábrica de Espejos San Cristóbal C.A.,

especificando las medidas de control utilizadas.

2.4.5.-ESTRATEGIAS DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO.

Antes de analizar las estrategias de control, se investiga la

conceptualización de estrategia como forma de asegurar la

comprensión variable. Al respecto, Porter (1998, P. 35) plantea que

el significado del término estrategia, proviene de la palabra griega

Estrategos, jefes de ejército; tradicionalmente utilizada en el terreno

de las operaciones guerreras. En los últimos años el concepto de

estrategia ha evolucionado de manera tal que, sobre la base de este

ha surgido una nueva escuela de administración y una nueva forma

de dirigir a las organizaciones, llamada "administración estratégica".

Una efectiva estrategia de control de inventarios asegura

disponer de cantidades de materiales adecuados para hacer frente

a las exigencias de operación. En tal sentido, Polimeni y otros

(2000. p. 250) indica que la disposición de mercancía está

relacionado con el proceso de evitar al mismo tiempo que sean

excesivas.
 99
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

Por ello, se hace necesario separar y almacenar los materiales

para que se tenga flexibilidad en los programas de producción, para

facilitar la fabricación de lotes económicos, sacar ventajas de las

compras en cantidad y evitar posibles hurtos o selección del trabajo

por los operarios de producción. El volumen del inventario depende

principalmente de los costos por conceptos de existencias o

mantenimiento de inventarios.

Sin embargo, los costos que se originan por la carencia de un

inventario adecuado son también grandes porque a medida que se

producen retrasos en la producción, se introducen otros factores de

costos de mayor seriedad. Por consiguiente es función de un control

de inventarios efectivo mantener un inventario de tamaño tal que

los costos de mantenimiento de inventario demasiado grande se

equilibren con los resultantes de unas existencias de materiales

inadecuados.

Además de la regulación de las existencias de materiales

almacenados, el control de inventarios mide su efectividad cuando

se ocupa de la localización almacenamiento y registro sistemático

de los materiales de manera que se cuente con el grado deseado de

servicios para el departamento de operación y se reduzcan a un

mínimo el costo de los servicios. Mediante el control sistemático de

inventarios se obtienen las siguientes economías financieras y de

operación:

- Se facilitan los ahorros en las compras mediante la medición

de las necesidades de acuerdo con la experiencia registrada.

 100
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

- Se elimina la duplicación de los pedidos o de la renovación de

las existencias al centralizar la fuente de donde emanan las

peticiones de compras.

- Se permite una mejor utilización de las existencias de que se

dispone al facilitar las transferencias de un departamento a otro de

una misma diferencia.

- Acelera el trabajo del departamento de plantación en el

desarrollo de los programas de producción y al proyectar la

operaciones.

- Es un "freno" para las perdidas de materiales debidas al

descuido o a la falta de honradez.

- Facilita las actividades de la contabilidad de costos al ofrecer

medios para distribuir el costo de los materiales por productos,

datos y otras cuentas de operación

- Permite a la dirección hacer comparaciones del costo y del

consumo entre operaciones y períodos.

- Sirve como medio para la localización y la eliminación de los

materiales inactivos y anticuados.

- Los valores de los inventarios perpetuos ofrecen una base

consistente y digna de confianza para preparar los estados

financieros.

Como se observa, el control de los inventarios es fundamental

para garantizar su efectividad, siendo una herramienta para

determinar su utilidad.
 101
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

La efectividad del sistema de control de inventario, según

Finney y Millar (1999. p. 225) puede verse influenciada por diversos

factores, entre los cuales incluyen:

a) Stocks disponibles: La cantidad máxima que es deseable

llevar como ítem de inventario o la cantidad necesaria para una

producción particular o un proyecto de mantenimiento, es una

combinación de la cantidad ya existente y la que se obtiene y

agrega a esta.

b) El tiempo y la medida del consumo probable: Se basan en los

datos de producción y planeamiento que ofrezcan hechos con

respecto al tiempo en que se utilizara el material, la cantidad que

se consumirá y la estabilidad de ese consumo.

c) Costo de almacenaje: El gasto de mantener los materiales

existentes hasta tanto pueda usárselo.

d) Obsolencia: Cuando se determina la cantidad de un material

o

suministro que ha de comprarse, cabe ponderar la posibilidad de

que haya cambios en los planes o especificaciones de producción o

nuevos desarrollos de investigación que tornen obsoleto el material

existente.

e) Gastos de movimiento de materiales: Debe tomarse en

consideración la posibilidades de almacenaje y otros factores, según

los cuales podría ser económico comprar cantidades mejores que

tal vez tengan que almacenare necesariamente en un lugar distante

de donde serán utilizadas.

 102
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

f) Gastos de transporte: Tarifas de vagón entero en comparación

con carga parcial descuentos especiales que los proveedores

conceden sobre los fletes cuando se trata de cantidades de cierta

magnitud.

g) Costo de inversión: Toda compra que no sea para el uso inmediato

implica un factor de costo que no aparece en el precio y que

representa el retorno sobre el dinero invertido en la compra por el

periodo durante el cual la cosa adquirida esta pagada pero no

utilizada.

h) El costo de comprar: Este factor es de particular importancia

con respecto a la compra de elementos de poco valor. Diferencias

de precio por cantidad.

j) Condiciones del mercado y tendencias de precio: Este factor

abarca el análisis del entorno y del comportamiento de los precios

en el mercado.

k) Plazos de entrega: Incluye el periodo establecido para la

entrega de un producto, implicando un compromiso de entrega al

cliente.

A esta lista han de agregarse tres consideraciones más sobre

todo,

cuando las compras exigen grandes sumas de dinero .Son ellas: Los

recursos financieros del comprador; la posibilidad de un uso

alternativo de los fondos que se invirtieran en inventarios y,

finalmente, aunque no menos importante, la posibilidad de obtener

materiales disponibles para reemplazar otros más costosos o

 103
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

difíciles de conseguir.
 104
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

Dentro de la gestión de inventario, deben considerarse una

serie de acciones que sirven como estrategias para activar de

manera preactiva el proceso dentro de la empresa, a fin de lograr

las metas previstas.

En este sentido, Brito (19. p. 481) refiere que dentro de los

tipos de estrategias se encuentran las enfocadas a la prevención de

acciones que puedan entorpecer las actividades de inventario como

el control de la numeración, de los almacenes de las fichas de

inventario; entre otras, así como estrategias de corrección, en las

cuales se lleva un control de las actividades manteniendo un control

de los ingresos y egresos del inventario.

Así mismo, la aplicación de las estrategias amerita la aplicación

de un proceso de evaluación de la efectividad de las mismas, a fin

de determinar si se han logrado los objetivos trazados.

En función de lo expuesto, se puede indicar que es esencial

considerar un análisis de las estrategias utilizadas, así como los

medios de control de las mismas y la valoración de su efectividad,

tomando como apoyo los planteamientos de los autores

mencionados.

2.4.6.- IMPORTANCIA DEL CONTROL DE INVENTARIOS

El control de inventario es importante para la producción de

varias maneras. Finney y Millar (1999. p.225) indica que primero el

inventario debe ser lo bastante grande para equilibrar la línea de

producción. Si algunas maquinas operan a distintos volúmenes que

 105
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

otras, una forma de compensar

 106
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

este equilibrio en los volúmenes de producción es proporcionar

inventarios temporales entre las maquinas.

Segundo los inventarios de materias primas, productos

semiterminados y productos terminados absorben la holgura

cuando fluctúan las ventas o volúmenes de producción, esto

conduce a una tercera razón de la importancia de control de

inventario.

Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor de los

activos circulantes. Los problemas de inventario pueden contribuir,

y de hecho lo hacen, a las quiebras de los negocios. Cuando una

firma solo falla en que involuntariamente se queda sin inventario,

los resultados no son agradables. Si la firma es una tienda de

menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de este artículo. Si

la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de

abastecer un artículo del inventario) podría en casos extremos,

hacer que se detenga la producción.

Por el contrario, si una firma mantiene inventarios excesivos, el

costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia

entre utilidades y pérdidas. La conclusión debe ser que la

administración habilidosa de los inventarios, puede hacer una

contribución importante a las mostradas por la firma.

Por tanto, se muestra que los inventarios tienden a

proporcionar un flujo constante de producción lo que facilita la

programación y conduce a producir y comprar en lotes de tamaño

económico, lo cual es aplicable a la empresa Fábrica de espejos San

 107
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

Cristóbal, C.A.
 108
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

3.- DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BASICOS.

A continuación se definen los términos básicos de la presente

investigación:

Actividades: Acciones que realiza el personal del programa para

alcanzar las metas del mismo.

Activo: Cualquier objeto de valor que ayude a la organización

a

proporcionar un servicio a sus clientes, por ejemplo: efectivo,

terrenos, edificios, equipo, inventarios (para suministros, como

resultado de una operación de venta), mobiliario y cuentas por

cobrar.

Efectividad: Grado en que un programa ha realizado los

cambios deseados o logrado sus objetivos mediante el suministro

de servicios.

Eficiencia: Grado en que un programa ha utilizado recursos

apropiadamente y ha completado las actividades de manera

oportuna.

Estrategias: Métodos que la organización va a usar para

suministrar

servicios y desarrollar actividades para lograr sus objetivos.

Evaluación: Proceso mediante el cual se reúne y analiza

información para determinar si un programa lleva a cabo las

actividades que planteó y el contexto en que está logrando sus

objetivos (por medio de estas actividades). La evaluación es una

herramienta que se utiliza para conocer si el programa es lo más

 109
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

efectivo posible o si deben realizarse modificaciones.

 110
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

Inventario físico: Conteo de todos los anticonceptivos en

existencia para verificar que la cantidad que está actualmente en

los estantes, sea la misma que la cantidad consignada en los

registros.

Metas: Son objetivos muy específicos a corto plazo y que pueden

ser

medidos en términos numéricos. Deben ser medibles, apropiadas,

temporales, específicas y realistas y pertenecen a un componente

específico del programa.

4.- SISTEMA DE VARIABLES.

Seguidamente se presenta el sistema de Variables de la

Investigación, especificando su operación conceptual y operacional.

4.1.- DEFINICIÓN NOMINAL:

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO.

4.2.- DEFINICIÓN CONCEPTUAL.

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO: es un plan de

organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:

proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la

información financiera y promover la eficiencia de las operaciones

(Polimeni, 2000, p. 247).

 111
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

4.3.- DEFINICIÓN OPERACIONAL

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO: consiste en el conjunto

de elementos que configuran el conglomerado de acciones en torno

al manejo del inventario, considerando las dimensiones e

indicadores de la variable referidos al análisis de las fortalezas,

debilidades, oportunidades, amenazas; existencia, difusión,

cumplimiento y beneficios de las políticas, normas y

procedimientos; tipos de estrategias, control y efectividad de los

mismos; expuestos en el Cuadro No. 1.

 112
Capitulo II. MARCO TEÓRICO

CUADRO NO. 1
OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE
OBJETIVOS VARIA DIMENSION INDICADOR
ESPECIFICOS BLE ES ES
- Diagnosticar la Fortalez
situación actual del Situación Actual as
inventario de mercancía Del inventario Debilidades
de la empresa Oportunidad
objeto de estudio es
Amenazas
-Analizar las Existencia
políticas que apoyan el
sistema de control de Políticas del de políticas
inventario de mercancía Sistema de Control Difusión de
en la Fabrica de Espejos de inventario las
San Cristóbal, C.A. políticas
Cumplimiento de
las políticas
Beneficios de
las
políticas
- Evaluar las SISTEMA DE Existencia de
normas del CONTROL normas
sistema de control DE Normas del Difusión de
interno de inventario de INVENTARIO sistema de control las normas
mercancía en la empresa de inventario Cumplimiento de
objeto de estudio las normas
Beneficios de
las normas
- Analizar los Existencia de
procedimientos del procedimientos
sistema de control Procedimient Difusión de
interno de inventario de os del sistema de procedimientos
mercancía utilizado por control interno Cumplimiento de
la empresa objeto de Procedimientos
estudio. Beneficios de los
procedimiento
s
- Evaluar las Tipos de
estrategias de control estrategias
utilizadas en el sistema Estrategias de Control de
de inventario de control de estrategias
mercancía de la Fabrica inventario Efectividad de
de Espejos San Cristóbal, las
C.A. estrategias

Fuente: Cappadonna (2002)