CAPÍTULO II
DESARROLLO
MARCO TEÓRICO Y CONTEXTUAL
La revisión y estudio realizado en cuanto a material bibliográfico y documental,
constituye un aspecto de gran importancia para el desarrollo de esta monografía, ya que permite
comprender el porqué de la realización de esta. En este sentido Arias (2012) afirma que “El
Marco Teórico implica un desarrollo amplio de los conceptos y proposiciones que conforman el
punto de vista o enfoque adoptado, para sustentar o explicar el problema planteado” (p.107), por
lo tanto, en esta parte se establecen las teorías que están inherentes a la presente monografía:
Cuentas por Pagar
En contabilidad, una cuenta por pagar es cualquier aporte de una parte deudora, que
aparece como resultado de una compra de bienes o servicios en términos de crédito, a una parte
acreedora. Aunque una persona jurídica haga una compra sin emitir por escrito la intención de
pago, registra en contabilidad, el monto adeudado como una obligación corriente en sus cuentas.
Las cuentas por pagar son aquellas deudas que obtiene una empresa con sus proveedores como
resultado de la adquisición de bienes y/o servicios relacionados con su actividad económica.
Las cuentas por pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales
(Inventario), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación
de inversiones en proceso. Si son pagaderas a menos de doce meses se registran como cuentas
por pagar a corto plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en cuenta por pagar a largo
plazo. Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de estos por cada
documento de origen (Fecha, Número del documento e importe) y por cada pago efectuado.
También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemnizaciones. Las
cuentas por pagar a largo plazo al finalizar cada periodo económico, deben reclasificarse a corto
plazo, (las exigibles el año próximo).
En este sentido Fernández (2010), se define a las cuentas por pagar “como una cuenta
acreedora, por la compra a créditos de bienes y servicios. La forma utilizada para resumir una
transacción, o su aprobación, su registro y su pago”. (p. 3). Por otra parte, Lara (2013) señala que
las cuentas por pagar “son un pasivo representativo de la cantidad que debe una empresa a un
acreedor por las adquisiciones de mercancías o servicios, basándose en un sistema de cuentas
corrientes o crédito a corto plazo”, se puede decir entonces en conclusión de las dos citas
mencionadas anteriormente, que están constituidas por todas las cuentas que representan
obligaciones con proveedores (deudas), las cuales se deben liquidar en un período de tiempo
determinado producto de la adquisición de bienes y/o servicios.
Clasificación de las Cuentas por Pagar
Cuentas y documentos por pagar comerciales: Proveniente principalmente de las
compras de inventarios, activo o de cualquier otro bien o servicio adquirido para la operación
normal de la compañía.
Cuentas por pagar a compañías relacionadas: Correspondiente a los pasivos que se
originan en razón del financiamiento obtenido de las compañías relacionadas, principalmente de
la casa matriz, para el caso de las compañías trasnacionales. Este financiamiento se obtiene por
compras de materiales, materiales, maquinarias, asistencia técnica, regalías u otros conceptos. ƒ
Otras cuentas por pagar: Provenientes de operaciones no comerciales de la compañía,
puede incluir la reparación de gastos de viajes a empleados, préstamo de inventario y otros
conceptos como por ejemplo las retenciones de impuestos. ƒ
Gastos acumulados: Incluye el registro de los pasivos correspondientes a los gastos por
servicios recibidos, tales como electricidad, teléfono, agua, servicios publicitarios, honorarios
profesionales y otros.”
Importancia de las Cuentas por Pagar
El estricto cumplimiento de los compromisos de pago es sin duda uno de los aspectos
más valorados por los proveedores de cualquier empresa. La morosidad, y sobre todo si es
reiterada puede suponer la pérdida de proveedores clave para la empresa, supone una pésima
imagen de cara a los proveedores que han confiado en ella y puede acabar incluso trasladándose
a listas y foros de morosidad que pueden dificultar la adquisición de futuros bienes y servicios
estrangulando de esta manera la actividad empresarial.
Registro de Cuentas por Pagar
Según Rangel (2016) afirma que: “Para registrar una compra de mercancía se carga a la
cuenta de compra y se acredita a las cuentas por pagar. Es costumbre que el comprador entregue
al vendedor una orden de compra autorizando la operación. Cuando el proveedor embarca la
mercancía, envía al comprador una factura, esta factura para el comprador es un importe de la
compra, mientras que para el vendedor es un recibo de venta. Tanto el comprador como el
vendedor la utilizan para registrar la compra y anotar el asiento en los registros.” (p.57)
Esto quiere decir que, en toda empresa, es necesario que, al momento de originarse una
deuda, sea de cualquier tipo se le realice su respectivo registro, en el sistema, así como también
en los libros correspondientes. Cabe destacar que el registro de estas no debe ser olvidado o
pospuesto, dado que se da origen a diversas problemáticas tanto en el área administrativa-
contable y a nivel general de toda la empresa. En las cuentas por pagar, no solo se debe llevar un
registro de estas, sino que también es necesario que se lleven controles adecuados sobre ellas, de
manera de garantizar la mayor eficiencia en su gestión, y evitar así problemáticas causadas a una
falta o fallas en su control. Cabe destacar que estos controles deberían ser constantemente y no
periódicos, con el fin de mantener una eficiente gestión de las cuentas por pagar.
Normas Administrativas de Cuentas por Pagar
Las normas administrativas para cuentas por pagar son de estricto cumplimiento, no
cambian constantemente y, por lo general, se establecen por los jefes de cada departamento. Son
definidas por Rosemberg (2009), como “aquellas consideradas por la organización como la
manera de comportarse, donde cada miembro del grupo debe estar de acuerdo” (p. 278). El
usuario del sistema de información administrativo utilizado por la empresa, es responsable de los
procesos que se ejecuten, razón por la cual, debe cumplir con las normas impartidas por la
organización, en cuanto a la seguridad y resguardo de la información. Algunas de éstas normas
establecidas son: presentar la factura original al Departamento de Cuentas por Pagar, para
procesar los pagos de las facturas donde se debe cumplir con los requisitos del Servicio Nacional
Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), que consisten entre otros:
a) La factura tiene que llevar el nombre de la empresa.
b) Reflejar claramente el número del documento (Nº de factura).
c) La factura no debe tener enmiendas, ni tachaduras.
Es importante recalcar que estas normas son impuestas por la organización, ya que
permiten asegurar el buen desempeño de las actividades en las que son responsables los analistas
y auxiliares del Departamento de Cuentas por Pagar.
Gestión de Cuentas por Pagar
La gestión de cuentas por pagar, según Martínez (2005), "implica el manejo y control
eficiente de las obligaciones financieras de una empresa con sus proveedores, abarcando desde la
recepción de facturas hasta la emisión de los pagos correspondientes" (p.218). En este sentido, la
gestión exitosa no solo implica el procesamiento de las transacciones financieras, sino también la
comprensión integral de las obligaciones para optimizar los recursos y mantener una salud
financiera sólida. La interacción en el proceso de gestión de cuentas por pagar se desarrolla en
múltiples etapas, como señala García (2003), quien describe que "la gestión de cuentas por pagar
es un proceso dinámico que involucra la recepción de facturas, la verificación de la
documentación, la aprobación de pagos y la emisión oportuna de los mismos" (p.134). Estas
etapas no solo son secuenciales, sino que también están interrelacionadas, formando un ciclo
continuo que impacta directamente en la liquidez y la eficiencia financiera de la empresa.
En conclusión, la gestión de cuentas por pagar no se limita a la simple ejecución de
transacciones financieras, sino que abarca un proceso complejo que requiere comprensión y
coordinación en cada etapa para garantizar la integridad y la eficiencia del flujo de efectivo de la
empresa. La dinámica y la interconexión de estas etapas reflejan la importancia de un enfoque
integral en la gestión financiera para lograr resultados exitosos.
Procedimientos
Los procedimientos son pasos a seguir, lineamientos o métodos de ejecución, en orden
secuencial y sistemáticamente con el fin de conseguir algo. Según Melinkoff (1990), “Los
procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un
proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores”. (p.28), de la misma
manera Biegler (1980) “Los `procedimientos representan la empresa de forma ordenada de
proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función en cuanto a las actividades
dentro de la organización”. (p.54). Aunque, estas definiciones son de fechas antiguas, dan un
entendimiento concreto y sencillo acerca de lo que son los procesos e inclinándose al área
administrativa, lo cual se relaciona más con el trabajo de investigación.
Procedimientos Administrativos
Los Procedimientos Administrativos son el cauce formal de la serie de actos en que se
concreta la actuación administrativa para la realización de un fin, no se confunda con proceso
administrativo el cual es una instancia jurisdiccional bajo el fuero contencioso-administrativo. El
procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo al servicio de los
intereses generales y no necesariamente la resolución sobre una pretensión ajena, como ocurre en
los procesos. A nivel general los procedimientos administrativos y tecnológicos vienen a
transformarse como una rutina que a medida que va pasando el tiempo han sido modificados con
el desempeño mismo de las tareas cotidianas. También se puede conceptuar el procedimiento
administrativo como un instrumento administrativo que apoya la realización del quehacer
cotidiano en donde ellos consignan, en forma metódica las operaciones de las funciones.
Importancia de los Procedimientos
El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una
organización, aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles
bajos, más que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la acción, de los
trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo. Los
procedimientos representan la empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos
administrativos para su mejor función en cuanto a las actividades dentro de la organización.
Procedimientos Administrativos que aplica la empresa
Aun cuando existen Procedimientos Administrativos de aplicación general para todos los
procedimientos y/o transacciones para todas las empresas, sin embargo, la empresa ha diseñado
procedimientos administrativos para cada una de las funciones y actividades que se ejecutan. En
lo que respecta a los procedimientos administrativos de las cuentas por pagar, a continuación, se
indican los requerimientos que estos pasivos involucran:
1) Establecer un adecuado mecanismo de autorización para la creación de las cuentas por
pagar.
2) Evitar la contabilización y el pago de las cuentas por pagar no autorizados.
3) Registrar inmediatamente las cuentas por pagar, así como las correcciones que sobre
estas se realicen.
4) Debe existir la autorización apropiada para la liquidación de las cuentas por pagar.
5) Al finalizar el ejercicio económico, se deben clasificar que cuentas por pagar
corresponde al periodo actual y cuales pertenecen al ejercicio siguiente.
6) Los asientos que se contabilizan en los registros de las cuentas por pagar deben estar
debidamente amparados por un sistema de control interno relacionados con requisiciones,
compras, recepción, aprobación de las ordenes de compras y de las facturas, aprobación para su
pago y por ultimo su pago.
7) Las cuentas por pagar deben ser numeradas previamente. Deben mantener un control
sobre ellas para impedir que sean mal empleadas. Se debe poner un sello de “cancelado” en las
cuentas por pagar ya liquidadas.
8) Las personas quienes llevan los registros de las cuentas por pagar no deben formular,
ni firmar los documentos, ni tampoco deberán tener acceso al efectivo. Los créditos que se hagan
de las cuentas por pagar deben estar amparados por las autorizaciones que consten en las actas
que debidamente se elaboren en las juntas de consejos de directores o de algún comité.
9) Los gastos acumulados por pagar deberán ser aprobados por personas debidamente
autorizadas, puestos que estas partidas acumuladas posteriormente se liquidarán en efectivo.
Optimización
La optimización de los procesos en una empresa, gracias a los avances tecnológicos, las
empresas ahora pueden desarrollar de mejor manera sus procesos y eliminar pasos improductivos
maximizando recursos para así obtener ventaja competitiva frente a la competencia. Cabe
recalcar la importancia que tiene la optimización, porque ayuda tanto en la eficiencia como en el
rendimiento de la empresa al eliminar, cambiar y mejorar los procesos de la misma, presentando
una reestructuración de funciones. Para el autor Ordoñez (2014) la optimización es “la búsqueda
de la mejor solución o propuesta que se les presenta a los problemas, con la finalidad de que la
misma sea satisfactoria en todos los ámbitos cubriendo cada una de las perspectivas” (s/p) en
otras palabras es la forma de mejorar las cosas que ya se están haciendo para hacerlo más
eficiente y eficaz, es decir hacerlo de una mejor manera.
Se pueden mejorar varias actividades tales como el control de inventarios, pedidos,
despacho de productos, facturación, cuentas por pagar, verificación de cliente, etc., lo cual
permitirá determinar un sistema de información que maneje de forma simultánea todos los
procesos automatizados, lo cual se establece con el fin de mejorar la productividad y el
rendimiento de la organización recalcando que la tecnología brinda eficiencia y eficacia; por lo
tanto hay un gran valor que se genera por la relación entre tecnología y empresa. Es importante
señalar que también al optimizar los procesos esto permitirá tomar decisiones acertadas y
oportunas por el mejoramiento de los procesos y actividades de gestión empresarial.
Mejoramiento Continuo
El mejoramiento continuo es una filosofía gerencial que establece el mejoramiento de
procedimientos como un proceso sin fin de cumplimiento de metas. En ocasiones, se puede
percibir el mejoramiento continuo como una actitud más que una filosofía, que se ve enfatizada
cuando estos procesos de mejora comienzan a ser exitosos. Las pequeñas modificaciones
frecuentes son la principal fuente generadora de esta filosofía, más que los grandes cambios
substanciales. Para Camisón, Cruz y Gonzales (2006), la mejora continua “permite la
consecución de la mejora de la calidad en cualquier proceso de la organización, Supone una
metodología para mejorar continuamente y su aplicación, resulta muy útil en la gestión de los
procesos” (p.875).
En toda organización es necesario que constantemente se esté en un proceso de
mejoramiento continuo, esta política debe ser implementada de forma sistemática y organizada,
ya que este ayuda a mejorar las debilidades que se puedan estar presentando y consolidar las
fortalezas ya existentes, en otras palabras, optimizar los procesos ya establecidos. El
mejoramiento continuo necesita estar acoplado a la manera de trabajar en la empresa, por lo que:
El mejoramiento es parte de la labor diaria de todas las unidades de trabajo.
Los procesos de mejoramiento, buscan eliminar los problemas desde la raíz.
El mejoramiento se deriva de las oportunidades de mejora, de los problemas que se
deben de ser corregidos.
Rentabilidad
Mercale P. (2012) sostiene que “la rentabilidad es una idea que se aplica a toda actividad
monetaria en la que se ensamblan métodos materiales, humanos y monetarios para obtener
resultados”. La trascendencia de la investigación de la rentabilidad se resuelve sobre la base de
que, en todo caso, considerando la variedad de objetivos que enfrenta una organización, unos
dependientes de ella, otros de desarrollo, otros de seguridad y otros de asistencia a la sociedad.
En todo examen empresarial, la unión de interconexión será en general entre la decisión de
beneficio o bienestar como factores principales. Es importante considerar una progresión de
cuestiones en el detalle y la estimación del beneficio para acumular una proporción significativa:
• Las extensiones del marcador de rentabilidad deben estar equipadas para ser
comunicadas en términos financieros.
• Debe haber una conexión causal entre los activos tratados como denominador y el
resultado.
La investigación de la rentabilidad de la organización se puede realizar en dos niveles:
• Beneficio económico o de recursos.
• Rentabilidad financiera o del propietario. En esta parte examinaremos cada uno de ellos
en detalle, describiremos sus implicaciones, definiciones y ecuaciones. Sus cálculos son básicos,
sin embargo, y a pesar de que este archivo apenas presenta su definición, ha distribuido un Excel
que incentiva la adquisición de estas proporciones.
Como lo indica Sánchez (2002), se conceptualiza como el "límite que necesita para
producir y mantener beneficios en un período determinado. En la medida en que le importa, la
liquidez demuestra la posición monetaria, es decir, el límite de cuota que necesita para afrontar
satisfactoriamente sus obligaciones en algún momento aleatorio” (p. 96). La rentabilidad es una
hipótesis que se aplica a cualquier organización con intercambios financieros donde se activan
diferentes activos, para lograr los objetivos planteados. En ese punto, podemos acumular que el
beneficio es una medida de exhibición comunicada en un marco de tiempo, creado por el capital
utilizado en la organización. Esta definición adivina el examen entre los métodos utilizados con
el pago producido, para evaluar la productividad en los sistemas de un período anterior y el
mejorado elegido entre algunas otras opciones.
Factores determinantes de la rentabilidad
Como indica Vives, A. (2004, p. 68) en su examen comunica que la rentabilidad contable
se introduce como una proporción entre un resultado y el capital aportado. En este sentido, es
importante considerar algunos atributos para el plan y la estimación, a través de un indicador de
proporción o beneficio que tenga un significado.
(1) Los tamaños de los remanentes deben comunicarse en la estructura financiera.
(2) Debe haber una conexión causal entre activos y excesos o entre emprendimientos y
resultados.
(3) Se deben considerar los puntos medios de la medida de los activos aportados y que
permitan ampliar la representatividad de los activos aportados.
(4) Se debe caracterizar el marco temporal al que alude la estimación.
Importancia de la rentabilidad
En cuanto a la trascendencia de la investigación del beneficio monetario, Tejedo (2007),
demuestra que este se resuelve a la luz de que, en todo caso, partiendo de la variedad de destinos
que enfrenta una organización, unos dependientes de la rentabilidad o beneficio monetario, otros
sobre el desarrollo, la estabilidad e incluso el apoyo de la red, en todo examen comercial el punto
focal de la conversación será en general el extremo entre el beneficio y la seguridad o la
disolución como factores básicos de toda acción financiera.
Así, Cruzado (2015) llama la atención sobre que los alcances monetarios más lejanos de
todo movimiento empresarial son la rentabilidad y la seguridad monetarias, objetivos
ordinariamente chocantes, ya que el beneficio monetario, con un objetivo específico en mente, es
la represalia por riesgo y, posteriormente, aventurar el riesgo. Lo más seguro no suele armonizar
con lo más beneficioso. No obstante, es importante considerar que, por otra parte, la motivación
detrás de la disolubilidad o solidez de la organización está relacionada personalmente con la del
beneficio, ya que en la productividad monetaria es un condicionador definitivo de la
disolubilidad, ya que obtener Rentabilidad es una necesidad fundamental para la congruencia de
la organización.
CUADRO N° 1
CUADRO DE CONTRASTACIÓN
TEORÍA ENUNCIADO DE LA TEORÍA PALABRAS CLAVES OPINÁTICA
Ruback, R., (1983) señala que “la gestión
eficiente de las cuentas por pagar es crucial Las empresas pueden lograr estos beneficios al
Teoría de la Gestión para minimizar el ciclo de conversión de Gestión negociar términos de pago favorables con sus
efectivo de una empresa, que es el tiempo proveedores, aprovechar los descuentos por pronto
de Cuentas por Pagar que transcurre entre el desembolso de pago y evitar los pagos atrasados que pueden
de Ruback, (1983) efectivo para la compra de materias primas Cuentas por Pagar resultar en cargos por intereses y dañar las
y la recepción de efectivo de los clientes por relaciones con los proveedores.
la venta de productos terminados.”
La contabilidad, como cuerpo de conocimientos,
es una ciencia empírica, de naturaleza económica,
Vásquez & Bongianino, (2008) describe
cuyo objeto es la descripción y predicción,
que “es una teoría sobre lo que es la
Teoría Contable de cualitativa y cuantitativa, del estado y la evolución
contabilidad. Sirve para explicarla, para
económica de una cantidad específica, realizada a
Vásquez & descartar sistemas que no son contables, Sistemas Contables través de métodos propios de captación, medida,
Bongianino, (2008) para desarrollar otros que sí lo son y para
valoración, representación e interpretación, con el
predecir el comportamiento de los sistemas
fin de poder comunicar a sus usuarios
contables.”
información, económica y social, objetiva,
relevante y válida para la toma de decisiones.
Narváez, (2009) expresa que “el acto
Administrar no significa solamente adquirir el
administrativo es un proceso racional y
manejo de algunas técnicas, consiste en situarse
simple que se encuentra implícito en todo
en el momento actual, para entender el sentido
ser humano, específicamente cuando realiza Acto Administrativo futuro de las decisiones presentes, con el objetivo
Teoría Administrativa cualquier actividad o tarea propia de una
de preparar a las organizaciones para definir y
de Narváez, (2009) persona, puesto que sus pensamientos y
Proceso desarrollar las estrategias que les permitirán
acciones siempre están orientados hacia la
enfrentar los hechos a que se verán expuestas en el
consecución de propósitos, metas, fines u
porvenir, intentando desempeñar oportunidades y
objetivos bien sea a corto, mediano y largo
amenazas que el mismo les depara.
plazo.”
Fuentes: Guaimacuto, K. (2025)