SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Tecnólogo: Análisis y Desarrollo de Software
Ficha: 3186630
Evidencia: Formulario de recolección de información. GA1-220501092-AA3-
EV03
Instructor Responsable:
David Eduardo
Nubia Haydee
Angel Núñez
Dilan Esteban Del Rio Sandoval
Kevin Muñoz Londoño
Laura Catalina Castiblanco Martinez
INTRODUCCION
En el presente documento se desarrolla el análisis a partir de los resultados
obtenidos en la entrevista realizada al responsable del almacén que requiere el
desarrollo de un sistema de inventario.
Este análisis tiene como propósito identificar y comprender en profundidad las
necesidades del negocio, con el fin de diseñar una solución de software que
responda eficazmente a los desafíos actuales en la gestión de inventario.
A partir de las respuestas recopiladas, se establecen los requisitos funcionales,
los problemas actuales que deben resolverse y los requisitos no funcionales
necesarios para asegurar que el sistema sea eficiente, escalable y adaptable a
futuro.
Este análisis constituye la base para el desarrollo del proyecto de software,
asegurando que la solución final esté alineada con los objetivos operativos del
almacén y facilite una gestión más precisa, automatizada y confiable de los
productos.
Nuestro objetivo general
Es desarrollar un sistema de software para la gestión eficiente del inventario de un
almacén, que permita automatizar el registro, control y seguimiento de productos,
solucionando las limitaciones del método actual, mediante la implementación de
funcionalidades adaptadas a las necesidades identificadas en la entrevista, con el
fin de mejorar la precisión, optimizar la toma de decisiones y garantizar la
escalabilidad del sistema.
La entrevista se realizó previamente al cliente en la formulación de proyecto
de software la cual transcurrió así:
Preguntas clave para la captura de información del usuario
1. ¿Qué tipo de productos almacena actualmente y qué características tienen?
Manejamos alimentos perecederos (como frutas, carnes, lácteos), productos de
aseo, bebidas, artículos de hogar y productos enlatados. Algunos requieren
control por fecha de vencimiento, otros por lote, peso o presentación.
2. ¿Qué método utiliza actualmente para llevar el control de su inventario?
Usamos hojas de Excel, con macros básicas. El sistema es manual, propenso a
errores y no se actualiza en tiempo real.
3. ¿Qué información considera indispensable registrar por cada producto?
Código interno, nombre del producto, cantidad, unidad de medida, categoría,
proveedor, fecha de ingreso, fecha de vencimiento (si aplica), precio de compra y
venta.
4. ¿Con qué frecuencia se actualiza el inventario?
Semanalmente en días normales, pero durante temporadas altas (festivos o
promociones), se intenta hacer a diario.
5. ¿Qué tipos de reportes necesita generar el sistema?
Necesitamos reportes de stock actual, entradas y salidas por fecha, productos
próximos a vencer, productos más vendidos, rotación de inventario y pérdidas por
caducidad o daños.
6. ¿Cuál es el mayor problema que enfrenta actualmente con su gestión de
inventario?
La falta de precisión en los registros, retrasos en la actualización y la
imposibilidad de consultar la información en tiempo real. Esto afecta decisiones
de compra y reposición.
7. ¿Quiénes serán los usuarios del sistema? ¿Qué roles o permisos se requieren?
Administrador, bodeguero, auxiliar de compras y personal de caja. Se necesita
control por roles: consulta, edición, generación de reportes, eliminación y
configuración del sistema.
8. ¿Desea controlar tanto las entradas como las salidas de productos?
Sí, absolutamente. Es esencial para conocer qué entra, qué sale y qué queda en
stock con exactitud.
9. ¿Desea que el sistema le notifique alertas? ¿Qué tipo de alertas serían útiles?
Sí, alertas por bajo stock, productos próximos a vencer, y diferencias entre el
inventario físico y el registrado serían muy útiles.
10. ¿El sistema debería tener control sobre proveedores?
Sí, sería ideal tener una base de datos de proveedores, con sus productos
asociados, tiempos de entrega y condiciones comerciales.
11. ¿Necesita manejar diferentes unidades de medida para los productos?
Sí, porque algunos productos se manejan por unidad, otros por peso o volumen, y
es necesario que el sistema permita esa flexibilidad.
12. ¿Le gustaría acceder al sistema desde diferentes dispositivos (computador,
celular, tablet)?
Sí, me gustaría que al menos el administrador y encargados pudieran revisar o
editar datos desde el celular, especialmente en el almacén o fuera del local.
13. ¿Tiene varios puntos de venta o almacenes que deban estar conectados al
mismo sistema?
Actualmente solo tenemos un punto, pero a futuro pensamos expandirnos, así
que sería importante que el sistema pueda escalar para varios locales.
14. ¿Desea que el sistema permita generar estadísticas o gráficos?
Sí, los gráficos nos ayudarían a tomar decisiones visualizando tendencias de
ventas, rotación y estacionalidad.
15. ¿Considera importante que el sistema tenga respaldo automático de la
información?
Sí, por supuesto. Es fundamental que la información esté segura, se respalde
automáticamente y se pueda recuperar ante cualquier falla.
En base a esta información hicimos un análisis e informe de los resultados
obtenidos
Proyecto de Software para Inventario
Análisis de Resultados
1. Necesidades clave del sistema
Control completo del inventario, incluyendo entradas, salidas, stock disponible,
fechas de vencimiento y pérdidas.
Precisión en el registro de productos mediante información detallada como
código, fecha de ingreso/vencimiento, proveedor, etc.
Actualización en tiempo real, eliminando los errores del método manual (Excel).
Acceso multiplataforma, especialmente desde celular y Tablet.
Control de usuarios por roles (administrador, bodeguero, compras, caja).
Reportes automáticos y personalizados, con filtros por fecha, categoría, estado
del producto, etc.
Alertas inteligentes (bajo stock, vencimientos, discrepancias).
Escalabilidad para múltiples puntos de venta.
Respaldo y seguridad automática de los datos.
2. Requisitos funcionales identificados
Categoría Requisito funcional
Gestión de productos Registrar producto con nombre,
código, fecha ingreso/vencimiento,
lote, proveedor.
Inventario Control de entradas, salidas y stock
actual.
Alertas Notificaciones por bajo inventario,
productos a vencer y discrepancias.
Stock Stock actual, productos por vencer,
más vendidos, pérdidas por daño o
vencimiento.
Usuarios y permisos Crear roles con permisos definidos
(editar, consultar, reportes, eliminar).
Proveedores Registrar y asociar productos a
proveedores, tiempos de entrega,
condiciones.
Unidades de medida Manejo flexible de unidad, peso y
volumen por producto.
Accesibilidad Ingreso desde múltiples dispositivos
(web responsive).
Estadísticas Gráficos de ventas, rotación de
productos, tendencias.
Seguridad Respaldo automático de información,
recuperación ante fallos.
3. Problemas actuales a resolver
Actualmente, el almacén enfrenta varios desafíos en su gestión de inventario. Uno
de los principales es el uso de un sistema manual basado en Excel, el cual es
propenso a errores humanos y no se actualiza en tiempo real.
Esto genera dificultades para tomar decisiones informadas, ya que no se cuenta
con datos actualizados ni con reportes automáticos.
Además, se carece de alertas que avisen sobre productos en riesgo de
vencimiento o niveles de inventario críticos.
El control de proveedores también es limitado, dificultando la trazabilidad de los
productos y la planificación de compras.
Otra limitación importante es que el sistema actual solo puede ser utilizado desde
una computadora específica, lo que impide una gestión ágil en situaciones de
movimiento o urgencia dentro del almacén.
4. Oportunidades para optimizar la gestión
- Reducción de pérdidas al controlar vencimientos y rotación.
- Agilidad en decisiones gracias a reportes y estadísticas en tiempo real.
- Mejor coordinación interna mediante roles definidos y accesos seguros.
- Escalabilidad sin rehacer el sistema, lo cual apoya su expansión futura.
5. Requisitos no funcionales
Tipo Descripción
Respuesta rápida al consultar o registrar productos, incluso
Rendimiento
con alto volumen.
Capacidad de integrar nuevos almacenes sin rediseñar el
Escalabilidad
sistema.
Respaldos automáticos, recuperación ante errores y
Seguridad
gestión de usuarios.
Interfaz amigable para diferentes perfiles (bodeguero,
Usabilidad
cajero, administrador).
Portabilidad Compatible con computadoras, celulares y tablets.
Código modular y documentado para permitir
Mantenibilidad
actualizaciones futuras.