Universidad Nacional

Autónoma de México

Facultad de Ingeniería
Project Management
Mariano Alberto Sánchez Morales
Fernando Ricardo Téllez Domínguez
Mauricio Tonatiuh Hernández Mena
Giovany Espinosa Rivera
Javier Tapia González
Armando Martínez
Leyden Sánchez Marín
Adrián Juárez Vázquez
 Introducción

Historia del Project Management

 PMI
PMBOK
Concurrencia
Conceptos Documentación
fundamentales C. R. D. E. R. E.
Entradas, herramientas y salidas.
  Emprendimiento temporario
 Limitaciones
 Realizado por personas
Características  Realizado, producto o servicio
de un proyecto  Elaborado de forma progresiva
 Objetivo definido
 1. Falla en la estimaciones
2. Falla en la implementación

Principales fallas en un proyecto

100
90
80
Fallas en un 70

proyecto 60
50
40
30
20
10
0
Retraso Presupuesto No cumple con Son cancelados
mayor objetivos
 Ventajas de un Características de un
Project Management Project Management
 Objetivos claros

Reducción del ciclo de desarrollo Planificación
 Apoyo
Reducción de costos  Equipo
Decisiones más eficaces  Recursos
Menos improvisación  Comunicación
 Mecanismos de control
Cumplimiento de plazos  Mecanismos de problemas
Anticipación de problemas  Feedback
Comunicación eficaz  Cliente
 Project manager
 Fases
• Objetivos
Actividades Inicio
• A, 001
Entregables
Procesos
• Tiempo
Planificación
• A, 003

Ciclo de vida Ejecución • 90% recursos

(control) • Monitorizando

• Documentación (contratos)
Cierre • Un resumen, objetivos y
beneficios.
  Líneas base
1. Plazo: Cronograma
2. Alcance: Entregables
3. Costo: Presupuesto e
inversión

 Ventajas
Ciclo de vida I. Disminución de
complejidad
II. Reducción de
incertidumbre y nivel de
riesgo
III. Control, avance.
 “Somos capaces de asumir cualquier proyecto sin
restricciones”

“Aunque no lo parezca, nuestro equipo está

Selección de capacitado para trabajar en muchos proyectos a la
vez”
proyectos
“No piensen mucho. El mejor proyecto es aquel que
nos aportará más ingresos”
 Selección de proyectos
Análisis de beneficio
Punto de equilibrio
Valor presente neto (VPN)
Selección de Tasa interna de retorno (TIR)
Proyectos Periodo de reembolso
Retorno sobre la inversión (RSI)
Tributos ponderados
 Toma de
decisiones

Selección de Proceso de Toma de

toma de decisiones bajo:
Proyectos decisiones:

Certidumbre
Cualitativa

Riesgo
Cuantitativa

Incertidumbre
Gestión de la integración
 Información imprescindible:

•Nombre del proyecto

•Código del proyecto
•Nombre del Cliente
•Departamento de la empresa
Gestión de la •Preparado por
•Revisado y aprobado por
integración •Fechas

Lista de distribución

Control de versiones
 FASE INICIAL
•Desarrollar el Acta de constitución del proyecto
Acta de constitución del proyecto (Proyect Charter)

FASE DE PLANEACIÓN
•Desarrollar el plan para la dirección del proyecto
Sistema de información de gestión de proyectos (PMIS)
Gestión de la Plan de proyecto (Proyect Management Plan)

integración FASE DE EJECUCIÓN

•Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
Sistema de autorización de trabajo (WAS)
Documento de autorización de trabajo (WAD)
Reuniones de seguimiento (Follow-up meetings)
 FASE DE CONTROL
•Monitorizar y controlar el trabajo del
proyecto

•Realizar el control integrado de cambios

Solicitud de cambios (Change requests)
Gestión de la Sistema de control de cambios (Change
Control System)
integración Estudio de Viabilidad (Feasibility Study)
Implantación

FASE DE CIERRE
•Cerrar el proyecto o fase
 Incluir los procesos requeridos para asegurar que el
proyecto incluya todo el trabajo necesario para
completar el proyecto con éxito.

Gestión del
alcance
 • Recopilar requisitos

Reunión de recopilación de requisitos

Entrevistas
Grupos de opinión (Focus Groups)
Toma de decisión en grupo (Group decision making)
Cuestionarios y encuestas
Gestión del Observaciones
Prototipos
alcance
Documentación de requisitos (Requirements documentation)

• Definir el alcance
Requisitos
Entregables
Análisis del producto (Product Analysis)
 • Crear la EDT • Verificar el alcance

Gestión del
alcance

• Controlar el alcance
Gestión del tiempo
“Pocos son los que tienen tiempo suficiente y, sin embargo,
cualquiera tiene casi todo el tiempo que hay”
—Paradoja del tiempo—
 —Cronograma inútil
—Mañana estará listo
—No obedecer la
¿Qué no pensar sobre la secuencia del
gestión del tiempo.? cronograma.
—Carrera contra el tiempo
—Tenemos tiempo de
sobra
 Organizar
secuencia
“El trabajo se amplia Tiempo
Definir
para cubrir todo el actividades
estimado por
actividad
tiempo disponible
para su conclusión”
Cronograma
 —Actividad crítica
—Camino crítico
—Duración de proyecto
Gestionar el tiempo no —Esfuerzo
se limita a tomar
—Flotación
secuencia y duración
del tiempo. —Hito
—Diagrama de red
—Holgura
 Un buen cronograma
—Definir las actividades
—Secuenciar las actividades
—Estimar los recursos de las actividades
—Estimar la duración de las actividades
—Desarrollar el cronograma
—Controlar el cronograma
 “Bienaventurado el que tiene talento y dinero, porque empleará bien este último”
Gestión de —Menandrio—

costes
 —Adaptación de
presupuestos sobre la
¿Qué no pensar sobre marcha
la gestión de costes? —Sobrante de dinero
—Depender del pago
del cliente solo por
palabra
 Gestión Permite tomar decisiones correctivas para
de costes prevenir costos superiores a los previstos.
 —Progreso real del trabajo
—Mide fielmente el
desempeño del equipo
—Auditar el progreso general
del proyecto
Factores —Comparación coste realizado
con el previsto
—Referencias comparativas de
precio
—Consulta para presupuestos
similares futuros
 —Mano de obra
—Material y suministros
Tipos de —Facilidades

costos —Viajes, dietas y costes diversos

—Costos indirectos
 —Fase de planificación
Estimación —Predicciones

de costos —Buenas estimaciones

—Consulta de expertos
Gestión de la calidad
 Cumplir con las expectativas del cliente asegurando que lo recibe en tiempo,
forma y al presupuesto definido.

Calidad -
Definición
 Lo primero

Identificar los requisitos de calidad

La calidad se Sincronización con el resto del proyecto

planifica PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

Planificación
Aseguramiento
Control
 Análisis Benificio-costo

Análisis de los costes de calidad

Técnicas y Ejemplo: Caso Ford Pinto

herramientas
Estudios comparativos (Benchmarking)
de Es 100% legal
planificación
Auditorias de calidad (Apartado 5.4 ISO* 9004**)
 Evaluación

*International Standard Organization (ISO)

**Conjunto 9000 encargado de gestionar la calidad a nivel internacional
 Ciclo PDCA (Ciclo Deming)*  Gráfico de control
Plan - ¿?
Do - →
Check - E vs R
"Si usted no puede Act –

medir algo, es
imposible que pueda
mejorarlo”. Edward
Deming

*Creado por Edwards Deming basado en el concepto creado por Walter A. Shewhart, considerado el
padre del control estadístico de la calidad
Gestión de los recursos humanos
  No todo es tiempo y costo

Gestión de los
 Gente apropiada en el momento apropiado
recursos
humanos
 Responsabilidad ante todo
  Interesados de un proyecto
Gestión de  Perdidas y ganancias
recursos  Proveedor de fondos
 Gente o infraestructura
humanos  Logística
El equipo del
proyecto
  PMBOK

Desarrollo de
los recursos
humanos  Matriz de responsabilidades RACI-RASCI
 Responsable -
 Aprobador -
 Consultado -
 Informado -
 -Soporte –
Gestión del
equipo
Gestión de las
Comunicaciones
“Torre de Babel”
Modelos de  Clásico

comunicación
 Tipos de comunicación
 Escrita u oral
 Formal o informal
 Individual o colectiva

Tipos de
Reunión del Proyecto
comunicación La reunión es una cita obligatoria
Aconsejable el mismo día y misma hora
Solamente cuando es necesario
Ser claro en relación al propósito de la reunión
  Canal Circular Canal de comunicación abierto:

 Canal en Cadena

Canales de  La Rueda
comunicación

Canales=[N x (N-1)]/2
Gestión de
Riesgos
“Si no esperas lo inesperado no lo reconocerás cuando llegue”
  Idealmente, el Project Manager debería tener a su disposición todas las
informaciones necesarias para poder decidir con una alta probabilidad
de acierto.
 En el mundo real, el nivel de incertidumbre es muy alto
“Nuestro  Incertidumbre: Falta de información de un futuro evento.
proyecto no
tiene riesgos”
 “Un evento o una condición que, si ocurre,
tiene un efecto positivo o negativo sobre
los objetivos del mismo. Un riesgo tiene
una causa, y si ocurre, una consecuencia”.
Definición de
Riesgo
  Estratégicos: Cambios de demanda, propiedad intelectual…
 Organizativos: infidelidad de empleados, falta de comunicación…
 Personales: Huelga, absentismo….
 Operacionales: Incendios, fallos logísticos, control de calidad…

Tipos de  Medio ambientales: Inundación, vientos, terremotos…

 Políticos y Legales: Cambio de legislación y de gobierno…
Riesgo
 Mercado: Competencia….
 Imprevisibles: Alrededor del 10% de los riesgos de un proyecto pueden ser
considerados imprevisibles.
 Riesgo Residual: Riesgo que existe después de que se hayan tomado las
medidas de seguridad.
  Los iceberg solo dejan expuesta un pequeño porcentaje de su masa
sobre la superficie. Lo que se encuentra sumergido es totalmente
desconocido.

 Muchas personas se concentran solo en lo que ven, por lo que

desarrollan estrategias solo para a parte visible.
 Sobre todo en la parte inicial del proyecto, cuando la incertidumbre es
Síndrome del grande. Lo que esta debajo es el riesgo que se tendrá que enfrentar.
Iceberg  Unknowns unknowns: Evento imposible de prever. Reservas de tiempo,
costo y recursos.
Principales
factores de
riesgo para un
proyecto
Gestión de compras y contratos
 Introducción

Trata de la obtención de recursos a partir de fuentes externas a

la organización como lo son:

• Mano de obra
Gestión de • Equipos
• Maquinaria
compras y • Softwares
•
contratos Servicios
  Análisis comprar o hacer
Se deben considerar las siguientes las siguientes situaciones:
 Costo
Se deben tener en cuenta los costos directos e indirectos
 Capacidad de recursos y materiales
Capacidad de producción dentro de la misma empresa
Plan de compras y  Incremento de la plantilla

contratos Contratación de mas recursos

 Propiedad intelectual
Dar acceso a informaciones internas de la organización
 Consiste en desarrollar el ciclo de compras
 Preparación y solicitud de propuestas
 Preselección de proveedores
 Capacidad financiera
 Estructura

Conducción de 

Disponibilidad de recursos
Evidencias de calidad
compras  Comportamiento y experiencia en proyectos anteriores
  Licitaciones o convocatorias
En este caso el proveedor será elegido en función de puntuaciones
establecidas por la empresa contratante.
 Solicitud y recepción de propuestas
 Valoración de Propuestas
 Elección de la empresa adjudicada

Conducción de  Criterios de valoración

 Cumplimiento con los requisitos establecidos
compras  Experiencia acreditada en el servicio contratado
 Certificaciones de calidad general de la empresa
 Propuesta económica ajustada al cumplimiento de los pliegos de
prescripciones técnicas
 Adjudicación del contrato y confección del contrato
 Comprende el periodo establecido desde su firma hasta su
extinción.
En este proceso el Project Manager busca que se cumpla lo
estipulado en el contrato.

 Revisiones e informes de desempeño

Administración  Sistemas de pago
del contrato  Administración de reclamaciones
 Sistema de gestión de registros
 Es una gestión administrativa que contempla verificar si todo el
trabajo realizado y todos los productos entregados han sido aceptados
formalmente.
 Cierre administrativo
 Verificación del alcance
Cierre del  Obligaciones posteriores
 Documentación
contrato  Estado financiero
 Verificaciones
 Archivo
 Aceptación formal

 Acuerdos negociados
  Uno de los objetivos que un Project Manager debe hacerse es
lograr evitar las disputas o las posibles incidencias que generen
conflictos
 Conflicto “hace referencia a una situación difícil, que conlleva a un
enfrentamiento de intereses y valores considerados importantes
”.
 Los conflictos son situaciones que ocurren de forma muy
Gestión de frecuente en un proyecto y normalmente provienen de la relación
conflictos que las personas de un mismo grupo mantienen por un
determinado periodo de tiempo.
  Prioridades del proyecto
 Procedimientos administrativos
Las seis  Cuestiones técnicas
 Recursos
fuentes de
 Costos y plazos
conflicto en  Conflictos de personalidad
proyectos
 Existen muchas técnicas para la resolución de conflictos, aunque
la técnica utilizada dependerá mucho mas del carácter del Project
Manager que del conflicto en si mismo
 Alternativa de resolución de disputas (ADR)
Este método involucra básicamente a un mediador que intenta
Técnicas de resolver el conflicto sin tener que llevarlo a un proceso judicial.

resolución de Su desarrollo consta de

 Recopilación de información
conflictos  Evitación
 Agresividad
 Conciliación
 Negociación
  Los conflictos son una combinación de relaciones personales,
procesos e ideas.
Diez principios  Para poder encontrar una solución en primer lugar, hay que
entender el problema.
para la  Se debe diseñar y seguir cuidadosamente una estrategia.
resolución de  Es necesario desarrollar buenas relaciones entre las empresas
conflictos participantes del proyecto.
 Las negociaciones en la resolución de los conflictos comienzan
definiendo el problema.
  Los participantes en el procedimiento de gestión de conflictos
deben colaborar tanto en el diseño como en la definición de la
solución
 Las soluciones encontradas deben estar basadas en nuestros
intereses, no en las circunstancias
Diez principios  El procedimiento de gestión de conflictos debe ser flexible
para la  Conviene anticiparse a los problemas que puedan aparecer en
resolución de la negociación
 El objetivo es trabajar para solucionar los desacuerdos, no
conflictos crear otros nuevos
Las organizaciones
“Donde hay una empresa de éxito, alguien tomo alguna vez
una decisión valiente”
Organizaciones
 Organización tipo funcional

Tipos de
Organizaciones
 Organización tipo proyectizada

Tipos de
Organizaciones
 Organización tipo matricial

Tipos de
Organizaciones
El Project Manager
“No hay mayor peso para un ser humano que un gran
potencial ”
 La persona

• Institucionalización de la figura de Project Manager

• “ Son personas – no los procedimientos ni las técnicas – las que son

criticas para lograr el objetivo del proyecto. Los procedimientos y
las técnicas son simplemente herramientas para ayudar a las
Project personas a realizar su trabajo”
Manager
• La responsabilidad del Project Manager es asegurar la ejecución del
proyecto dentro del plazo y de los costes estimados, garantizando
la calidad de los servicios y productos entregados.

• El Project Manager actúa, como un integrador.

¿El Project • Liderazgo
Manager nace o se • Capacidad de resolución de conflictos
hace? • Capacidad de organización
• Planificación
• Hasta de psicólogo
 Su responsabilidad en la organización recae en tres aspectos:

El Proyecto La organización El equipo

Las
responsabilidades
de un Project
Manager
 Profesor y amigo Planificador

Negociador y Comercial
Integrador

Las habilidades de
un Project Manager
Administrador de
Personal Comunicador
Líder
 • El Project Manager Institute

• Ha demostrado poseer la formación apropiada y/o la

Certificación experiencia profesional
• Ha acreditado un examen riguroso
Project • Ha aceptado regirse por un código de conducta
profesional
Management • Se ha comprometido a mantener activa su credencial a
Professional (PMP) través de cumplir con los requisitos establecidos.

• Certificación ISO 9001 en sistemas de administración de

calidad.
Requerimientos
De Elegibilidad
20 Reglas de oro del Project
Management
1. Pocos proyectos a la vez
2. Cuidar al equipo
3. Tareas del día
4. No posponer decisiones
5. Esperar lo inesperado
6. Estar atento al “ambiente”
del proyecto
7. Estrategia del proyecto
8. Verificar periódicamente las
líneas de base
9. Establecer un entregable para cada
milestone del proyecto
10. Establecer un entregable para cada
milestone del proyecto
 11. No realizar estimaciones en
actividades con duración mayor a seis
semanas
12. Reserva de tiempo
13. No dejar que los integrantes del
equipo esperen iniciar la siguiente
actividad
14. Evitar gold plating
15. Documentar todo lo posible
16. Escuchar a los veteranos
17. Planificar, planificar, planificar
18. ¡Comunicarse siempre!
19. Visión del sistema
20. Más vale prevenir que
remediar
Documentos
del proyecto
Referencia para futuros
cambios
 Datos históricos para
estimaciones de plazos y
costos
Apoyo a los project
managers novatos
Apoyo al equipo del proyecto
Referencia para evaluaciones
 1. Creación de un borrador inicial

2. Solicitud de revisión
Etapas para
un 3. Aprobación
documento
4. Archivo