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MODELOS ADMINISTRATIVOS

OBJETIVO

PONER AL ALCANCE DEL ESTUDIANTE LOS FUNDAMENTOS

BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL Y LOS
PROCESOS QUE SE DESARROLLAN EN ESTE AMBITO.

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CONTENIDO.

PAG.

1. Surgimiento del pensamiento administrativo 3

1.1. Administración: arte o ciencia 3

1.2. La administración y las organizaciones 4
1.3. ¿Qué es la administración? 5
1.4. Teorías y escuelas administrativas 5

2. Utilidad y división del proceso administrativo 5

3. Beneficios de una división conceptual 6

4. Diversos criterios de división 6

5. La fase de la mecánica y dinámica administrativa

y sus elementos, previsión, planeación,
organización, integración, dirección y control 7

6. Elementos de la administración de cosas 30

7. BIBLIOGRAFÍA 31

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TEMA 2

LA ADMINISTRACIÓN GENERAL Y SU
PROCESO
1. SURGIMIENTO DEL PENSAMIENTO
ADMINISTRATIVO.

Si observamos cómo se desarrolla la vida de todo organismo

social -y principalmente la de aquellos que, como la empresa,
forma el hombre libremente- podemos distinguir dos fases o
etapas principales. La comparación con lo que ocurre en la
vida de los organismos físicos podrá aclararnos mejor estas
dos fases.

La primera etapa. Se refiere a la estructuración o construcción

del organismo. En ella, partiendo de una célula, se van
diferenciando y definiendo los tejidos y órganos, hasta que se
llega a integrar el ser en toda su plenitud funcional, apto ya
para el desarrollo normal de las actividades o funciones que le
son propias o específicas.

La segunda etapa. Cuando ya está totalmente estructurado el

organismo, desarrolla las funciones en toda plenitud,
operaciones o actividades que le son inherentes, en toda su
variada, pero coordinada complejidad, que tiende a realizar la
vida de ese organismo.

De igual manera ocurre en un organismo social: en su primera

etapa, partiendo de la iniciativa de una o pocas personas, todo
se dirige a la estructuración de ese organismo social; cuando
esta debidamente estructurado, existe una segunda etapa,
que consiste en la operación o funcionamiento normal del
mismo, para lograr los fines propuestos.

1.1. ADMINISTRACIÓN: ARTE O CIENCIA.

La ciencia es por definición el objeto de valor, en cambio la

técnica es el objeto del valor.

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La teoría es inmutable, conformado por principios, por otra

parte la práctica se conforma por pasos y reglas.

En opinión de Agustín Reyes Ponce las reglas y los

instrumentos administrativos ciertamente se fundan en
principios como la especialización de la unidad de mando del
objetivo de la coordinación, etc.

Por tales principios al menos los que hasta hoy lo forman, son
de índole sociológico, psicológico económico y jurídico.

Por lo tanto la administración nace si no de deducir de ellos

reglas y los instrumentos que los constituye, es CIENCIA EN
SU BASE TEORICA AUNQUE EN SU NATURALEZA SEA UNA
TÉCNICA.

1.2. LA ADMINISTRACIÓN Y LAS ORGANIZACIONES.

La administración se da donde quiera que exista un organismo

social.

El éxito de una organización depende directamente e

indirectamente de su buena administración y solo a través de
esta.

Los elementos materiales humanos y sistémicos conque ese

organismo cuenta.

Para las grandes empresas la administración técnica o

científica es indiscutible y obviamente esencial ya que por su
magnitud o complejidad simplemente no podían actuar si no
fuera a base de una administración sumamente técnica.

Para las empresas pequeñas y medianas su única posibilidad

de competir es el mejoramiento de su administración, implica
mejorar la coordinación de todos los elementos que
conforman la empresa que indiscutiblemente los empresarios
líderes buscan.

“ Se busca la máxima eficiencia en la coordinación de

personas y cosas para lograr un objetivo de la forma mas
optima ”.

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1.3. ¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN?.

“Es el arte o la técnica de dirigir e inspirar a los demás a

lograr un objetivo, con base en un profundo y claro
conocimiento de la naturaleza humana ” JAMES MOONEY

“Administrar es prever , organizar , mandar , coordinar y

controlar ” HENRY FAYOL

“Administración es el esfuerzo coordinado de un grupo social

por obtener un fin común, con la mayor eficiencia y con el
mínimo esfuerzo posible”

Universalidad

Unidad Unidad
temporal ADM. jerárquica

Especificidad

1.4. TEORÍAS Y ESCUELAS ADMINISTRATIVAS.

Las principales escuelas administrativas son:

• Teoría clásica (formulada por Henri FAYOL 1841 – 1925).

• Teoría de la burocracia.
• Teoría estructuralista.
• Teoría del comportamiento en la organización.
• Enfoque de sistemas en las organizaciones.

2. UTILIDAD Y DIVISIÓN DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO.

Todo proceso administrativo por referirse a la actuación de la

vida social es de ser único en el que cada parte, cada acto,
cada etapa tienen que estar indiscutiblemente unido con los
demás y debe ejecutarse simultáneamente.

Seleccionar el proceso administrativo es prácticamente

imposible, ya que en todo momento de la vida administrativa

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los diversos aspectos administrativos deben estar integrados

así al hacer planes simultáneamente se esta controlando
dirigiendo y organizado.

PREVISION PLANEACION

INTEGRACION
ORGANIZACION

DIRECCION CONTROL

3. BENEFICIOS DE UNA DIVISIÓN CONCEPTUAL.

Desde el punto de vista conceptual METODOLOGICO y con el

fin de comprender y aplicar mejor la administración, es
conveniente y lógico separar aquellos elementos para que
puedan fijarse mejor sus metas, reglas, etc.

Entendemos pues por elementos de la administración de

acuerdo a la técnica de FAYOL los pasos o etapas básicas a
través de las cuales se realiza la misma administración.

4. DIVERSOS CRITERIOS DE DIVISIÓN.

Para efectos de una mejor comprensión de este tema se

exponen a continuación algunos criterios de diversos autores
acerca de las etapas del proceso administrativo:

HENRY FAYOL. Etapas: Previsión, organización, comando,

coordinación y control.

KOONTZ & O'DONNELL. Etapas: Planeación, organización,

integración, dirección y control.

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G. R. TERRY. Etapas: Etapas: Planeación, organización,

ejecución y control.

AGUSTÍN REYES PONCE. Etapas: Previsión, planeación,

organización, integración, dirección y control.

BURT K. SCANLAN. Etapas: Planeación, organización, dirección

y control.

5. LA FASE DE LA MECÁNICA Y DINÁMICA

ADMINISTRATIVA Y SUS ELEMENTOS, PREVISIÓN,
PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN, INTEGRACIÓN,
DIRECCIÓN Y CONTROL.

• LA PREVISIÓN

¿Qué es la Previsión?.

"El análisis de la información relevante del presente y del

pasado, ponderando probables desarrollos futuros de tal
manera que puedan determinarse los cursos de acción
(planes) que posibiliten a la organización para el logro de
objetivos" (Sisck y Sverdlik).

"Es el elemento de la administración en el que con base en las

condiciones futuras en que una empresa habrá de
encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se
determinan los principales cursos de acción que nos
permitirán realizar los objetivos de la empresa" (Agustín
Reyes Ponce).

"Es calcular el porvenir y prepararlo. Hacer articular los

programas de acción". (Henri Fayol).
Como puede inferirse, la palabra previsión proviene de prever
o pre-ver, lo que es "ver anticipadamente las cosas" o "tratar
de ver en forma anticipada lo que va a ocurrir".
Entonces, entenderemos por previsión como aquella etapa del
proceso administrativo donde se diagnostica a través de datos
relevantes del pasado y del presente que sean relevantes, de
tal forma que se puedan construir contextos sociales,
políticos, económicos, tecnológicos, etc., en los que se
desenvolverá la empresa en el mediano como en el largo
plazo.

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Todo administrador debe ser un visionario, pero a la vez,

previsor, ya que en la actualidad la única constante es el
"cambio", y debemos estar preparados para enfrentarlo. El
mundo puede cambiar de un momento a otro, tal como
sucedió el 11 de septiembre con las Torres Gemelas en Nueva
York.

Principios de la Previsión.

· Principio de consistencia de dirección: debemos ser estables

y coherentes cuando tomemos una decisión, y mantenernos
firmes hasta finalizar lo que nos hemos propuesto. Si
surgieren inconvenientes, debe buscarse alternativas de
solución resolver los problemas e ir siempre en el camino que
se ha trazado.

· Principio de la Primacía: por ser la primera etapa del proceso

administrativo, la previsión tiene incidencia directa e indirecta
en el resto de etapas (planificación, organización, integración,
dirección y control).

· Principio de la transitividad: tiene relación con el principio

anterior, ya que la previsión está inmersa en las demás etapas
del proceso administrativo, y transita por todas.

· Principio de ejecutividad: todo lo que nos hayamos propuesto

realizar, debemos llevarlo a cabo en los tiempos programados,
tratando de evitar demoras y situaciones que causen retraso a
las operaciones de la empresa

· Principio de Objetividad: las previsiones deben descansar en

hechos y no en opiniones subjetivas.
· Principio de la medición : las previsiones serán tanto mas
seguras, cuanto mas podamos apreciarlas, no solo
cualitativamente sino en forma cuantitativa o susceptible a
medirse.

· Misión: es la razón de ser de la empresa. También se dice que

es la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se
propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misión de
una universidad es la formación superior, enseñanza y la
investigación.

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· Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa

en el futuro, en dónde deseamos estar de aquí a cinco años.
Por ejemplo, un Banco puede tener como visión "ser la
empresa líder en la prestación de servicios financieros en toda
Europa".

· Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el

cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un
objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las
ventas del año 2004 con respecto a las del 2003. Los objetivos
se pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo
(de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años).

· Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para

lograr el objetivo. Las metas son fines más específicos que
integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la
empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una
meta podría ser capacitar al equipo de vendedores durante los
primeros dos meses del año 2004, con lo que se busca
alcanzar el objetivo planteado.

• LA PLANIFICACIÓN.

¿Qué se entiende por Planificación?.

La Planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión

del futuro, en donde es posible determinar y lograr los
objetivos, mediante la elección de un curso de acción (escoger
de todas las alternativas, cual habrá de seguirse).

¿Cuál es la importancia de la Planificación?.

· Propicia el desarrollo de la empresa.

· Reduce al máximo los riesgos.
· Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

El autor José Antonio Fernández Arena afirmaba que "Planear

es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud
de la planeación varían con su autoridad y con la naturaleza
de las políticas y planes delineados por su superior".

El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en

mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la
administración para distinguir entre formular la política (fijar

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las guías para pensar en la toma de decisiones) y la

administración, o entre el director y el administrador o el
supervisor.

Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o

posición en la organización, puede mejorar la planeación
establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor
proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin
embargo, todos los administradores desde, los directores
hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde.

Las Etapas de la Planificación.

· Etapa de establecimiento de Políticas: son guías o

lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro
del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones,
usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en
base a precios en el mercado.

· Etapa de establecimiento de Reglas: son normas precisas que

regulan una situación en particular. Acá se exponen acciones u
omisiones específicas, y no dan libertad de acción. Ejemplos
de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos en este
sitio", etc.

· Etapa de establecimiento de Estrategias: la acción de

proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para
conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se
comporte como se determinó. Se puede decir entonces que
estrategias son los cursos de acción, preparados para
enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y
externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una
estrategia podría se "realizar investigaciones de mercado
permanentemente, y proveer de eficiente información al
equipo de venta, a fin de aumentar las ventas".

· Etapa de establecimiento de Programas: que comprenden

objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas,
asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias
para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario
para la ejecución de cada una de las etapas de operación.

· Etapa de establecimiento de Presupuestos: representan las

expectativas para un período futuro, expresados en términos

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cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades

producidas, personal que estará involucrado en el desarrollo
del plan, etc. Los presupuestos pueden ser de Operación
(ventas, producción, inventarios, etc.) y Financieros (de
efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.).

· Etapa de establecimiento de Procedimientos: señalan una

serie de labores concatenadas que deben realizarse de
acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los
objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes
es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo
a los empleados.

El proceso de la Planificación
Harold Koontz ha determinado algunos pasos que deben
seguirse en la planificación, a saber:

a) Detección de una oportunidad.

b) Establecimiento de objetivos.
c) Consideración de las premisas de planificación.
d) Identificación de las alternativas.
e) Comparación de alternativas de acuerdo a los objetivos y
las metas.
f) Elección de una alternativa.
g) Elaboración de los planes de apoyo.
h) Elaboración del presupuesto.

Entre las ventajas más relevantes de la planificación tenemos:

ayuda a mejorar la coordinación entre los miembros de la
empresa; permite mejorar la visión interna y del entorno
empresarial; y ayuda a la administración a adaptarse
rápidamente al medio cambiante.

La planificación puede ser estratégica y operativa. Analicemos

más adelante éstos conceptos.

Planificación Estratégica.

La planificación estratégica permite la toma de decisiones a

largo plazo. Acá se deben tomar en cuenta: los cambios en el
entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional.
Tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los
objetivos generales de la empresa. Es muy útil para el

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desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para

enfrentar la ruta a seguir en el futuro.

Entre las etapas formales de la planificación estratégica se

encuentran:

a) Identificación de las estrategias actuales.

b) Identificación de las metas estratégicas potenciales.
c) Selección de metas estratégicas.
d) Evaluación y ejecución de las estrategias.

Planificación Táctica.

Es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos

propuestos en los programas de la empresa.

Algunas diferencias entre los planes estratégicos y tácticos

son:

1. El plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, en

tanto que los planes tácticos son de corto plazo, y en
ocasiones mediano plazo.
2. El alcance, ya que los planes estratégicos son más
generales, en tanto que los tácticos son específicos.
3. Independencia, ya que los planes tácticos tienden a reflejar
las metas y los planes estratégicos la misión de la empresa.

El Gráfico de Gantt

Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarrolló a inicios del

siglo XX este método gráfico de planeación y control, que
permite contemplar las fases de inicio y finalización de las
diversas actividades.

Llamado también cronograma de actividades o

Calendarización, se trata de un gráfico de barras, dónde la
longitud de cada barra representa la duración en días,
semanas, meses o años de una actividad. La utilidad de éste
gráfico radica en que señala la frecuencia en que debe
ejecutarse cierto número de actividades en base a la duración
de cada una de las mismas.

Para una mayor ilustración, a continuación se presenta el

Gráfico de Gantt que dispone los tiempos y actividades para la

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realización de una investigación de mercado, dividida en tres

fases y para ser desarrollada en cuatro meses.

Otras Técnicas de Planificación

Diagrama de análisis de proceso.

Es la representación gráfica de la trayectoria en la elaboración

de un producto o actividades, y en el cual se señalan todas las
acciones que se llevarán a cabo, mediante el uso de los
símbolos correspondientes.

Se hace uso de simbología para mostrar acciones como

"transporte", "operación", "inspección", "demora" y
"almacenamiento" o "archivo".

Diagrama de flujo.

Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con el

diagrama de análisis de proceso, salvo que éste se refiere a
acciones de carácter administrativo, y utiliza símbolos tales
como: inicio o finalización del flujo, actividad, documento,
decisión o alternativa, archivo, conector de página y conector.

Los pronósticos.

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Son conjeturas sobre una situación futura, considerando que

se presentan ciertos datos conocidos; es una opinión sobre lo
que puede suceder y tomando como base datos pasados.
Conjetura es un juicio probable de una cosa por indicios y
observaciones.
Premisa es una proposición que contiene una descripción
breve, de la causa y el resultado que se puede obtener, al
poner en práctica una alternativa determinada.

Uno de los métodos utilizados para realizar pronósticos es el

de los Mínimos Cuadrados, por el cual la relación media entre
dos o más variables es calculada cuantitativamente, y se trata
de conocer datos futuros basándose en los ya conocidos.

El Método Incremental estudia los incrementos (positivos o

negativos) que con relación a periodos anteriores se han
venido presentando, luego se efectúa un promedio aritmético
de los incrementos porcentuales y el resultado final se aplica
incrementándolo al resultado del presente periodo.

Finalmente, el Método de Tendencias estudia la tendencias

que se vienen mostrando en los resultados anteriores,
tomando dentro del análisis el año de referencia y el resultado
obtenido en ese año.

Estos métodos que se acaban de mencionar, pueden ser

encontrados en cualquier libro de estadística para ahondar
con más detalles en el desarrollo de cada uno de éstos.

• LA ORGANIZACIÓN.

Generalidades.

Se refiere a la creación de una estructura, la cual determine

las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el
fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo
social.

Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana

de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar
para obtener sus fines personales, por razón de sus
limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la
mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más

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productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de

organización.

Se dice que con buen personal cualquier organización

funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener
cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta
manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar
sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que
deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas
efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y
la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.

Este es un principio general, válido tanto en la administración

de empresas como en cualquier institución.

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de

manera que sea perfectamente clara para todos, quien debe
realizar determinada tarea y quien es responsable por
determinados resultados; en esta forma se eliminan las
dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de
responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de
toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la
empresa.

A continuación se enumeran y explican los elementos de la

organización los cuales, una vez comprendidos y asimilados
coadyuvaran en una mejor administración:

a) División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario

seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: la
primera; (jerarquización) que dispone de las funciones del
grupo social por orden de rango, grado o importancia. La
segunda; (departamentalización) que divide y agrupa todas
las funciones y actividades, en unidades específicas, con base
en su similitud.

b) Coordinación. Se refiere a la sincronización de los recursos

y los esfuerzos de un grupo social, con el propósito de lograr
oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo de los
objetivos.

• Los Organigramas.

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Una de las herramientas más importantes al definir la

estructura orgánica de la empresa es el "organigrama", pero
desgraciadamente, una preocupación por la técnica de
confección del mismo puede hacer que se pierda de vista los
fines básicos de su diseño.

Los organigramas.

1) Establecen la comprensión de los problemas de

comunicación;
2) Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y
complejidades estructurales;
3) Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros.

Los organigramas, en su forma más simple, únicamente

muestran las unidades y relaciones funcionales. En un estado
más complejo, pueden añadirse el titular del puesto de trabajo
u oficina, las responsabilidades principales, los comités, e
incluso las relaciones de comunicación. Sin embargo son tan
grandes y complejas que en tales organigramas pueden verse
únicamente puestos claves o segmentos de la organización.

¿Qué es un organigrama?

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura

orgánica de una empresa o de una de sus áreas o unidades
administrativas, en la que se muestran las relaciones que
guardan entre sí los órganos que la componen.
¿Cuál es el objeto de los organigramas?
Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma
gráfica y objetiva la composición de una organización.

¿Cuál es la utilidad de los organigramas?

Brindan una imagen formal de la organización.

Son una fuente de consulta oficial.
Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus
relaciones de jerarquía.
Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis
organizacional.

¿Cuáles son los criterios para preparar un organigrama?

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1) Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e

interrelaciones deben establecerse con exactitud.

2) Sencillez: deben ser lo más simple posible, para

representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.

3) Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el

empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para
facilitar su interpretación.

4) Presentación: su acceso depende en gran medida de su

formato y estructura, por lo que deben prepararse
complementando tanto criterios técnicos como de servicio, en
función de su objeto.

5) Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse

actualizados. Es recomendable que en el margen inferior
derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su
preparación, así como la fecha de autorización.
Presentación básica de un organigrama.

Se puede notar en este organigrama que el nivel jerárquico

superior lo conforma la Gerencia General, y ésta tiene cuatro
subordinados, a saber: Producción, Mercadeo, Finanzas y
Personal.

Los Manuales Administrativos.

¿Qué es un Manual Administrativo?

Los manuales administrativos son documentos que sirven

como medios de comunicación y coordinación que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la
información de una organización.

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¿Cuáles son los objetivos de los manuales?

· Presentar una visión de conjunto de la organización.
· Precisar las funciones asignadas a cada unidad
administrativa.
· Establecer claramente el grado de autoridad y
responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
· Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al
personal.
· Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del
trabajo.
· Funcionar como medio de relación y coordinación con otras
organizaciones.
· Servir como vehículo de información a los proveedores de
bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

¿Cómo se clasifican los manuales?

Por su contenido se clasifican en:

· De organización: dónde se especifican las diversas unidades

orgánicas que componen la empresa.
· De procedimientos: acá se establecen los principales
procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por
ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de
sueldos, etc.
· De políticas: se determinan las políticas que guiarán el
accionar de la empresa.
· De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos
empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la
empresa, misión, visión, valores, etc.

Por su ámbito:
· Generales: que contienen información de la totalidad de la
organización.
· Específicos: que consignan información de un área o
específica.

¿Qué contiene un Manual de Descripción de Funciones?

Este es el manual que la mayoría de las personas conocemos,

y a continuación se presenta un breve modelo de este tipo de
manual:

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• LA INTEGRACIÓN.

Generalidades

Dentro de una empresa existen distintos tipos de integración,

tales como integración de recursos humanos, integración de
recursos materiales e integración de recursos financieros. A
continuación se tratará detenidamente cada uno de estos
ámbitos de la integración.
La integración de personal se define de manera alternativa
como administración de recursos humanos, que supone la
planeación del recurso humano, reclutamiento, selección,
contratación, inducción, evaluación, capacitación y desarrollo
y mantenimiento del factor humano.

La Planeación del Recurso Humano, se refiere en determinar el

número de personas que se necesitan, así como las
habilidades y destrezas que deben poseer tanto en el corto,
como en el mediano y largo plazo. Esta etapa está relacionada
estrechamente con los planes de crecimiento a largo plazo de
la empresa.

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Reclutamiento, es buscar candidatos interesados en trabajar

en la empresa, es hacer un llamamiento general,
convocatorias.

Selección, se refiere a la evaluación de capacidades,

experiencias y habilidades de un candidato, en relación con un
puesto, para elegir al más apto a desempeñar dicho cargo. Se
hace a través de entrevista, pruebas de inteligencia,
habilidades y aptitudes, test psicológicos, etc.

Contratación, es cuando se ha seleccionado a un candidato

para su incorporación a la empresa. El contrato puede ser por
un tiempo indefinido, si la plaza así lo amerita, o por un
tiempo definido, cuando se va a realizar un proyecto cuya
duración es limitada, o una obra, etc.

Inducción, se refiere al acoplamiento entre la persona que

ingresa por primera vez a la empresa, y la organización. Esta
se realiza a nivel de empresa en general, unidad orgánica en
la que laborará y puesto de trabajo.

Evaluación, se realiza periódicamente evaluando el

desempeño del personal, con el propósito de encontrar áreas
deficitarias donde los empleados necesiten mejorar ó como
mejoramiento continuo de los trabajadores.

Capacitación y desarrollo, con la cual se busca que el

empleado se desenvuelva cada vez mejor en su puesto de
trabajo, y que le permita ascender dentro de la empresa.

Mantenimiento del factor humano, acá debe determinarse

mecanismos y medios para que los empleados no se retiren de
la empresa, sino que vean en ésta una oportunidad de
desarrollo y crecimiento personal y profesional.

• Fuentes internas y externas.

Las fuentes internas constituyen los empleados que en este

momento laboran en la empresa, y las fuentes externas para
obtener recurso humano calificado lo componen la misma
competencia, instituciones de colocación, etc.

• Integración de Recursos Materiales.

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Como ya se mencionó antes, esta es la actividad de compras,

la cual se considera tan antigua como las ventas mismas.
Estas dos actividades son complementarias, pues no puede
existir una sin la otra, sean estas nacionales o internacionales,
de carácter industrial, comercial o de servicios.

Las compras son básicas para el progreso de toda empresa,

sea ésta pequeña, mediana o grande, comprador y vendedor
ponen especial interés en las negociaciones que realizan.

Las materias primas, mercancías y demás materiales deben

cumplir con los requisitos elementales de una buena compra:

· Precio
· Calidad
· Cantidad
· Condiciones de entrega
· Condiciones de pago
· Servicio postventa

Definición de Compras:
1. "Comprar proviene del latín comparare, cotejar, y que se
traduce como adquirir algo por dinero".
2. "Adquisición, del latín adquisitio, -onis, acción de adquirir".
Por lo tanto, comprar debe considerarse como sinónimo de
adquisición.
3. Tradicionalmente se dice que comprar es "la función
responsable de efectuar todas las compras requeridas por una
empresa, en el momento oportuno".
4. Asimismo, "las compras son operaciones que se realizan
para satisfacer una determinada necesidad".
5. Michel Calimeri define así las compras: "la operación que se
propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a
los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias
primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de
consumo, máquinas, servicios, etc.) que son necesarios para
alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha
definido".

• Importancia de las compras.

En la actualidad, las compras deben considerarse como una

función vital para el éxito de cualquier empresa, cuyo objetivo
será adquirir las materias primas y los artículos

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indispensables para la fabricación de los bienes a que se

dedica, o bien de productos terminados para su venta o
brindar los servicios adecuados poniendo en juego todos los
elementos necesarios para conseguirlo.

• Integración de Recursos Financieros.

Mención especial merece la parte de la integración de recursos

financieros, los cuales son de vital importancia para el buen
funcionamiento de toda empresa.

Estos pueden ser recursos propios o recursos externos. Entre

los externos se pueden mencionar préstamos de instituciones
financieras, acciones, etc.

Para la integración de estos recursos debe tomarse en cuenta

aspectos como: tasa de interés, plazo, monto a solicitar,
destino (capital de trabajo o capital de inversión), garantías,
etc.

• LA DIRECCIÓN.

Generalidades.

¿De dónde proviene la palabra "Dirección"?

Etimológicamente, la palabra "dirección", viene del verbo

"dirigere"; éste se forma a su vez del prefijo "di", intensivo, y
"regere": regir, gobernar. Este último deriva del sánscrito
"raj", que indica "preeminencia".

¿Cuál es la definición de Dirección?.

La dirección es aquel elemento de la administración en el que

se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio
de al autoridad del administrador, ejercida a base de
decisiones, ya sea tomadas directamente, ya, con más
frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila
simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas
las órdenes emitidas.

¿Cuál es la importancia de la Dirección?.

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Notemos que la dirección es la parte "esencial" y "central", de

la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar
todos los demás elementos.

En efecto: si se prevé, planea, organiza, integra y controle, es

sólo para bien realizar. De nada sirven técnicas complicadas
en cualquiera de los otros cinco elementos, si no se logra una
buena ejecución, la cual depende inmediatamente, y coincide
temporalmente, con una buena dirección. Tanto serán todas
las demás técnicas útiles e interesantes, en cuanto nos
permitan dirigir y realizar mejor.

Y es que todas las etapas de la estática administrativa se

ordenan a preparar las de la dinámica. Y de éstas, la central,
es la dirección. Por ello puede afirmarse, como lo hicimos, que
es la esencia y el corazón de lo administrativo.
Su importancia en razón de su carácter.

Otra razón de su importancia radica en que este elemento de

la administración es el más real y humano. Aquí tenemos que
ver en todos los casos "con hombres concretos", a diferencia
de los aspectos de la parte mecánica, en que tratábamos más
bien con relaciones, con "cómo debían ser las cosas". Aquí
luchamos con las cosas y problemas "como son realmente".
Por lo mismo, nos hallamos en la etapa de mayor
imprevisibilidad, rapidez y, (si cabe la expresión),
explosividad, donde un pequeño error, -facilísimo por la
dificultad de prever las reacciones humanas- puede ser a
veces difícilmente reparable.

Cuando un administrador se interesa por sí mismo en la

función directiva, comienza a darse cuenta de parte de su
complejidad. En primer lugar, está tratando con gente, pero no
en una base completamente objetiva, ya que también él
mismo es una persona y, por lo general, es parte del
problema. Está en contacto directo con la gente, tanto con los
individuos, como con los grupos. Pronto descubre, como factor
productivo, que la gente no está solamente interesada en los
objetivos de la empresa; tiene también sus propios objetivos.
Para poder encaminar el esfuerzo humano hacia los objetivos
de la empresa, el administrador se da cuenta pronto que debe
pensar en términos de los resultados relacionados con la
orientación, la comunicación, la motivación y la dirección.

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Aunque el administrador forma parte del grupo, es

conveniente, por muchas razones, considerarlo como separado
de sus subordinados. Para lograr los objetivos de la empresa
se le han asignado recursos humanos y de otra índole, y tiene
que integrarlos. También es conveniente pensar en el
administrador como separado del grupo por que es su jefe.
Como jefe no es tanto uno de los del grupo como aquel que ha
de persuadir al grupo para que haga lo que él quiere o deba
hacerse. La dirección implica el uso inteligente de un sistema
de incentivos más una personalidad que despierte interés en
otras personas.

• EL CONTROL.

Generalidades

Definición.
Stephen Robbins define el control como "un proceso de vigilar
las actividades para cerciorarse de que se desarrollan
conforme se planearon y para corregir cualquier desviación
evidente". En tanto que James Stoner manifiesta que "el
control administrativo es el proceso que permite garantizar
que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas".
El control se refiere a los mecanismos utilizados para
garantizar que conductas y desempeño se cumplan con las
reglas y procedimientos de una empresa. El término control
tiene una connotación negativa para la mayoría de las
personas, pues se le asocia con restricción, imposición,
delimitación, vigilancia o manipulación.

Importancia.

El control es función de todos los administradores, desde el

Presidente de una compañía hasta los supervisores. Algunos
administradores, particularmente de niveles inferiores,
olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del
control recae por igual en todos los administradores
encargados de la ejecución de planes. Aunque el alcance del
control varía de un administrador a otro, los administradores
de todos los niveles tienen la responsabilidad de ejecutar
planes, de manera que el control es una de las funciones
administrativas esenciales en cualquier nivel.

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En este sentido, puede establecerse los siguientes aspectos

por los cuales es de suma trascendencia el control en una
empresa:

· Contribuye a medir y corregir la labro ejecutada por los

empleados, a fin de lograr los propósitos.
· Posibilita el análisis de lo realizado con lo planificado.
· Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a
cualquier actividad administrativa.
· Se constituye para los jefes en una herramienta, a través de
la cual se comprueban si los propósitos de la organización son
alcanzados de acuerdo a la planificación.

Áreas estratégicas de control.

El desempeño clave o las áreas claves de resultados son

aquellos elementos de la unidad o la empresa que deben
funcionar con eficacia para que toda la unidad o empresa
logren el éxito. Estas áreas, por regla general, involucran las
principales actividades de la empresa, o grupos de actividades
relacionadas que se presentan a lo largo de toda la empresa.
Algunas áreas básicas de resultados son áreas como
producción, finanzas, mercadeo, recursos humanos y
contabilidad. Estas áreas básicas de resultados, a su vez, son
utilizadas para definir normas y sistemas de control más
detallados.

En las empresas de hoy, muchas áreas clave de resultado

(ACR) son interfuncionales. Una empresa podría definir sus
ACR para un equipo dirigido hacia el servicio a los clientes, en
términos de las respuestas proporcionadas por los clientes en
una encuesta de servicios.
Control Gerencial y Operativo.

El control gerencial es responsabilidad de los altos niveles

dentro de la empresa, generalmente recae en el Gerente
General de la compañía, ya que son éstos los que llevan a cabo
este tipo de control, y consiste en asegurarse de obtener los
recursos necesarios y utilizarlos eficientemente en el logro de
los objetivos de la organización.

Algunas características son:

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· Focalizar la acción a los programas o las unidades

organizacionales.
· La información debe comparar lo planeado con lo realizado.
· Se encuentra inmerso en todas las actividades de la empresa.
· Es periódico, programado, rítmico.
· Debe ser íntegro.

El control operativo es responsabilidad de los Gerentes de

nivel medio como aquellos que realizan funciones de
supervisión en los niveles inferiores o primer nivel. Es el
proceso mediante el cual la organización se asegura de que las
tareas específicas sean realizadas con efectividad.

El Proceso del Control

Las técnicas y sistemas de control son esencialmente los

mismos, ya sea dinero en efectivo, procedimientos rutinarios
de oficina, calidad del producto o cualquier otra acción dentro
de la empresa. Entonces, es necesario aclarar, que para
ejercer el proceso de control en una organización, y sin
importar que se vaya a controlar, existen tres pasos básicos
que son:

1) establecimiento de normas, parámetros y métodos;

2) medición del desempeño o resultado obtenido y
3) Ejecución de las acciones correctivas.

1) Establecimiento de normas, parámetros y métodos: Acá se

encuentran incluidos todos los estándares o unidades de
medición que se establezcan en la Planificación, y por lo tanto,
la cantidad de unidades a producir, la cantidad de unidades a
vender, requerimientos de calidad, etc. Sin embargo, puesto
que los planes varían en lo que se refiere a su grado de detalle
y complejidad, y dado que por lo general los administradores
no pueden vigilarlo todo, es preciso establecer normas
especiales. Por definición, normas son sencillamente criterios
de desempeño. Esto significa que el establecimiento de
normas se vuelve en establecer las metas y objetivos que
quieren alcanzar los administradores de la organización. Estas
deben definirse en términos claros y mesurables, que indiquen
plazos de tiempo determinados. Solamente de esta forma las
metas se pueden evaluar con más facilidad en lo que
concierne a cumplimiento y utilidad. Además, los objetivos
bien definidos se pueden transmitir con facilidad, así como

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traducirlos a parámetros y métodos que se puedan usar para

cuantificar el rendimiento.

2) Medición del desempeño o resultado obtenido: aunque no

siempre practicable, la medición del desempeño basada en
normas debe realizarse idealmente con fundamento en lo
previsto, a manera que las desviaciones puedan detectarse
antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones
apropiadas. Esto es lo ideal. El administrador previsor puede
predecir en ocasiones probables incumplimientos de las
normas o desviaciones de las mismas, pero aún en ausencia
de esa posibilidad, todo incumplimiento debe percibirse lo más
anticipadamente posible.
Esta fase del proceso de Control consiste en revisar que lo
establecido a través de los estándares y objetivos en el paso
anterior, se estén logrando como lo planificado. Este es un
proceso repetitivo por lo que se debe evitar que pase mucho
tiempo entre una medición y otra. Si los resultados
corresponden a lo establecido, todo está bajo control.

3) Ejecución de las acciones correctivas: Esta etapa es

necesaria sobre todo si el desempeño no cumple con los
niveles establecidos y el análisis indica que se requiere una
intervención. Las medidas correctivas pueden necesitar un
cambio en una o varias actividades de las operaciones de la
empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas
originalmente.

En consecuencia, las desviaciones se pueden corregir:

· Rediseñando los planes o modificando las metas.

· O bien, pueden corregirse ejerciendo la función de
organización, ya sea reasignando o aclarando deberes y
tareas.
· También pueden corregirse utilizando personal adicional,
mediante una mejor selección y capacitación de los
empleados.
· Haciendo uso de la medida más radical dentro de una
empresa: el cesamiento del empleado.
· Ejerciendo técnicas efectivas de liderazgo y motivación,
como las detalladas en este curso.

Tipos y Fuentes de Control

Tipos de Control.

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Atendiendo al momento de su aplicación, tenemos los

siguientes tipos de control organizacional:

Los controles preventivos, son el conjunto de mecanismos y

procedimientos que se utilizan para analizar las operaciones
que se ha proyectado realizar, antes de su autorización o
antes de que este en marcha, con el propósito de determinar
la veracidad y legalidad de dichas operaciones, y finalmente
su conformidad con los planes, programas y presupuestos.

Estos controles garantizan que antes de comenzar una acción

se haya hecho el presupuesto de los Recursos Humanos,
materiales y financieros que se necesitarán. Los presupuestos
financieros, son el tipo más común de control preventivo a la
acción, porque la adquisición de empleados, equipos y
suministros requieren dinero. La programación es otro tipo
importante de control preventivo, pues estas actividades
preliminares también requieren que se invierta bastante
tiempo.

El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada

organización como parte integrante de sus propios sistemas
de control interno. Por tal razón, se dice que el control
preventivo siempre es interno. Ya que los administradores de
cada empresa son responsables de asegurar que el control
preventivo esté integrado dentro de los sistemas
administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal
interno responsable de realizar dicha labor.

Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras

se desarrolla una actividad. La forma más conocida de este
tipo de control es la supervisión directa. Así, un supervisor
observa las actividades de los trabajadores, y puede corregir
las situaciones problemáticas a medida que aparezcan. En la
actualidad, los sistemas computarizados pueden ser
programados para brindar al operador una respuesta
inmediata si comete un error, o si se ha procesado una
información equivocada, los controles concurrentes del
sistema rechazarán la orden y le dirán donde se encuentra el
error.

Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo

después de la acción. De esta forma, se determinan las causas

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de cualquier desviación del plan original, y los resultados se

aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las
Auditorias Contables, estadística, contabilidad, etc.

Fuentes de control.

Según Don Hellriegel, las fuentes de control básicas son

cuatro: grupos interesados, la organización misma, los grupos
y los individuos.

El control de los grupos interesados, se refiere a las presiones

externas que recibe la empresa para que modifique ciertas
conductas. Ejemplos de este tipo de fuentes son los
sindicatos, organismos gubernamentales, clientes,
proveedores, accionistas y otros.
El control organizacional se refiere a las reglas y
procedimientos formales, ya sea preventivos o correctivos de
desviaciones de los planes y el cumplimiento de los objetivos
deseados. Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse
reglas, políticas, normas, presupuestos, auditorias y otros.

El control grupal se refiere a las reglas, normas, valores que

comparten los miembros de un grupo y mantienen mediante
premios y castigos Como por ejemplo, retirar voz y voto a un
miembro del grupo, elegirlo representante ante otros grupos,
etc.

El autocontrol individual consiste en los mecanismos

orientadores que operan en un individuo o persona, ya sea en
forma consciente o inconscientemente. La llamada Ética
Profesional constituye un punto de partida muy importante
para el autocontrol individual. Para ser un profesional exitoso
es necesario adquirir conocimientos detallados, habilidades
específicas y actitudes y formas de conducta básicas. No
importa cual sea la profesión, Contador Público, Abogado,
Ingeniero, Administrador de Empresas, Doctor, etc., se espera
que ejerzan el autocontrol individual en la realización de su
labor, basándose en normas éticas y morales de su respectiva
profesión.

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6. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE COSAS.

Considerando la teoría de FAYOL, la administración técnica

señala además de la relación con la administración de
personas otros 5 grupos de actividades que tiene que ver
directamente con lo que es denominado administración de
cosas, los que se manejan a través de elementos que son:

a) Operaciones financieras.

Son los que tiene por objeto procurar al organismo social los
elementos económicos que forman la base indispensable para
la adquisición conservación y operación de todos los
elementos materiales y humanos y enseñan la mejor manera
de combinar y aprovechar esos elementos económicos.

b) Operaciones productivas.

Son las que se realizan bajo las normas técnicas

correspondientes con el fin de crear los bienes y o prestar
servicios que constituye en el objetivo del organismo social
donde la prioridad número uno es satisfacer y cumplir las
expectativas de los clientes.

c) Operaciones de ventas o distribución.

Son las que tienen por objeto hacer que los bienes o servicios
cuya producción constituye el fin del organismo social llega en
forma mas efectiva a mas consumidores o a socios que
nombran de requerir cambios en el precio que cubre los
gastos de las utilidades de la empresa.

d) Operaciones de conservación.

Son las que se refieren a la mejor forma de proteger los

bienes materiales y recursos que la empresa utiliza para sus
fines, en forma tal que duren el mayor tiempo posible y que el
gasto para mantenerlo sea el mínimo.

e) Operaciones de registros.

Tiene por objetivo fijar los resultados de la operación de la

empresa en forma estricta ( contable o estadística ), de tal

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manera que en cualquier momento pueda conocerse la

situación administrativa.

f) Operaciones de compras.

Busca la mejor forma de adquirir los bienes que la empresa

requiere para su inventario optimizando los precios de la
mejor forma.

7. BIBLIOGRAFÍA.

• “ Administración general ”
o ELSA VERA PALACIOS

Editorial KAPELUSZ S.A.
• “ Administración por objetivos ”
o PETER DRUKER

Editorial MIR - MOSCU
• “ El enfoque de sistemas en la administración ”
o IADALBERTO CHIAVENATO

Editorial TRILLAS
• “ Administración de recursos humanos ”
o WILLIAMS WERTER

Editorial ADDISON WPC
• http\\: [Link]

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