COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA EDUCATIVA
UNIDAD Nº II
UN AMBIENTE LLENO DE APLICACIONES
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SEMANA 3
Introducción
Estimados estudiantes, en esta nueva semana de estudio, iniciaremos la segunda unidad
del curso, en donde se verán nuevas herramientas que les ayudarán en su desempeño
profesional.
Esta semana veremos el uso de la Planilla de cálculo Excel.
Excel es una aplicación de gran utilidad para la tabulación de información, especialmente
numérica, entregando grandes posibilidades para efectuar cálculos fácilmente, ordenar,
filtrar información, y presentarla de diferentes formas.
Como profesional de la educación, deberá efectuar investigación de casos, diagnósticos,
aplicación tests que arrojarán resultados relevantes para la toma de decisiones. Excel le
proporcionará ayuda en el análisis de esos datos, con el fin de que sus propuestas o
planes de acción sean los más acertados.
Los invito a estudiar este nuevo software enfocados siempre en la aplicación que le
pueden dar en su área profesional. Realicen las actividades y ejercicios propuestos, con
el fin de practicar lo aprendido.
¡¡¡Éxito!!!
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Ideas Fuerza
1.- Familiarizarse con el entorno de trabajo de Excel.
2.- Ingresar datos a la planilla, y trabajar con estos datos en forma eficiente.
3.- Aplicar fórmulas y funciones según las necesidades de cálculo.
4.- Aplicar formato a la planilla para darle una buena presentación y sea
factible de imprimirse adecuadamente.
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Desarrollo
1.- Planilla de cálculo Excel.
Para ingresar a Excel, tenemos diferentes opciones, entre las cuales destacamos las
siguientes:
- Desde el menú Inicio:
-Desde el escritorio: Recordar que la primera semana se agregaron los íconos de
acceso directo para tener disponible fácilmente la aplicación:
-Desde la barra de tareas: También la primera semana se ancló el acceso directo a
Excel en la barra de tareas.
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-Con el botón de búsqueda:
3. Se despliegan
coincidencias, y entre estas,
el ícono de Excel
2. Digitar Excel
1. Seleccionar botón
de búsqueda
1.1. La Pantalla inicial de Excel
Cualquiera sea la forma, al ingresar a Excel, veremos la siguiente pantalla:
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Cuadro de nombres:
Se visualiza nombre de
celda activa Celdas Identificación de
Barra de fórmulas
columna
Barra de
desplazamiento
Vertical
Identificación
de fila Celda activa o
seleccionada
G3
Barra de
Hoja de Botón para agregar nuevas desplazamiento
trabajo hojas al libro de trabajo Horizontal
Como se puede observar, en algunos aspectos es similar a la pantalla de Word, tiene la
barra de botones de acceso rápido, la barra de título, los botones minimizar, restaurar y
cerrar la ventana, las opciones de cintas, los botones correspondientes a la cinta
desplegada, se visualiza la barra de estado, los botones para visualizar el documento,
el botón zoom, y la barra te tareas de Windows.
Lo que cambia radicalmente es el área de trabajo y la barra que está sobre esta área,
con el cuadro de nombres y la barra de fórmulas.
El área de trabajo se compone de una gran cantidad de Celdas, que se identifican por
la respectiva columna y fila en que se encuentra. Cada columna, se identifica con una
letra, y cada fila con un número, así por ejemplo la celda activa o seleccionada en la
imagen, es la celda G3. En el cuadro de nombres siempre se visualizará el nombre de
la celda o rango activo.
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Para moverse por las celdas del libro, se podrá utilizar la barra de desplazamiento
Horizontal y Vertical.
Cuando se trabaja en Excel, se hace sobre una hoja de trabajo, que contiene una gran
cantidad de celdas, solo se muestra una hoja al inicio, la Hoja 1, pero se podrá seguir
agregando hojas al libro con el botón +, que se encuentra al lado de Hoja 1.
Estas hojas pueden cambiar de nombre, por nombres que representen su contenido,
para esto bastará hacer doble clic sobre “Hoja1”, “Hoja 2”, etc. la que necesite
cambiar, y luego digitar el nuevo nombre:
En este ejemplo se agregó una nueva
hoja, luego se hizo doble clic sobre
“Hoja 2”, se escribió el nombre y
2. Cómo trabajar con Excel
2.1. Forma de Introducir datos en la planilla de Excel
Para Ingresar datos a una planilla se hace celda a celda, o sea, cada dato en una celda
diferente.
Si se va a ingresar un texto que sobrepase el ancho visible de la celda, no hay
problemas, el tamaño de la celda puede aumentar, y si es un título, también, se debe
digitar solo en una celda, pues luego se centra con relación al área de la planilla
utilizada.
Veremos un ejemplo:
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En este caso:
-El título fue ingresado en la celda A1
-Los títulos de las columnas de datos fueron ingresados en las celdas A1, B1, C1, D1.
Sin saltar celdas, no es necesario.
-Los datos del primer estudiante fueron ingresados justo debajo de los títulos de
columnas, no es necesario saltar filas.
Se observa que los apellidos del estudiante, no se visualizan completamente, y que el
nombre del apoderado aparentemente está abarcando también la columna E.
Esto es solo visual, se procederá a ampliar los tamaños de las filas y columnas
adecuadamente, para tener una mejor presentación:
Para ampliar el tamaño de una columna:
Posicionar el puntero del mouse en el borde
derecho del encabezado de la columna,
aparecerá una +. Hacer clic y arrastrar hacia
la derecha hasta visualizar el contenido
oculto, o hasta visualizar todo el contenido en
una sola columna.
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En nuestro caso ampliamos el ancho de la
columna B para visualizar los dos apellidos
del alumno
Otra forma de hacer esto mismo, es hacer doble clic en el borde derecho de la
columna, ampliándose automáticamente el tamaño de la columna, de acuerdo con el
contenido más extenso que se tenga en el listado correspondiente.
Ubicar el puntero del mouse, cuando salga la
+, hacer doble clic
Ejemplo:
Quedará de la siguiente forma:
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Aumentó el ancho de la columna B en base a los apellidos con más caracteres y
aumentó el ancho de la columna D en base al nombre del apoderado de más
caracteres.
Esto mismo se puede hacer para el alto de las filas, se debe ubicar con el puntero del
mouse en el borde inferior de la fila, arrastrar hacia abajo, o hacer doble clic, según sea
el caso.
Se aumentó
el alto de la
fila 1
Algunas Observaciones en cuanto al ingreso de datos a una hoja de cálculo:
- En forma automática los textos se alinean a la izquierda de la celda, pudiendo
cambiar la alineación de otra forma, de acuerdo con lo requerido.
-En forma automática los números se alinean a la derecha. Se recomienda no cambiar
esta alineación, pues es el orden normal de los números (unidades, decenas, centenas,
etc. de derecha a izquierda)
Dar formato a la planilla:
Una vez ingresada la información a su planilla, se podrá cambiar su presentación a
través de un formato adecuado. Para hacer esto,
1.- se comenzará con el título: Seleccione la celda A1 y arrastre hasta D1, que la
última columna con información luego se aplican los botones correspondientes, como
se ven el ejemplo:
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3.- Aplique el botón para 2.- Aplique el botón para
alinear al medio combinar y centrar
1.- Se selecciona
el título, hasta la
columna D
4.- Luego aplique los botones
para cambiar la fuente al
título, según su preferencia
Debiera quedar parecido a esto:
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Ahora se dará formato a los datos ingresados a la planilla:
Se selecciona el área de datos completa o por parte, luego utilizando los botones
correspondientes, se da formato a la planilla:
Aplique bordes, color de relleno, color de fuente, etc. según su gusto
Posible resultado final:
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Actividad 1: Cree una planilla Excel similar a la del ejemplo, con el título y los datos
requeridos. Ingrese al menos los datos de 10 estudiantes. De formato a su planilla.
2.2. Introducir fórmulas y funciones
Fuera de números y textos, también se pueden ingresar fórmulas y funciones a la hoja
de cálculo.
Fórmulas:
Para crear una fórmula hay que seleccionar primero la celda donde quedará el
resultado, luego, se digita el signo = seguido de las direcciones de celdas, combinadas
con operadores aritméticos y paréntesis, si es que son necesarios.
Ejemplo: Suponga que se desea crear una fórmula para calcular un promedio de notas:
Los pasos a seguir son:
1.- Seleccionar la celda donde quedará el resultado, en este caso, C2
2.- Digitar el signo =
3.- Como se pretende calcular un promedio, y se deben sumar primero las notas, digitar
Abre paréntesis (
4.- Hacer clic en la primera nota, celda A2
5.- digitar +
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6.-Hacer clic en la segunda nota, celda B2
7.-Cerrar paréntesis, )
8.- Digitar /
9.- digitar 2 y luego
Fijarse que a medida que se escribe la fórmula, y después de terminada, se visualiza
en la barra de fórmulas.
Mientras que en la celda se verá el resultado.
Para replicar la fórmula a las demás celdas, solamente tendrá que hacer doble clic en
el botón que está al costado inferior derecho de la celda que contiene el resultado, de
esta forma se obtienen todos los resultados:
Las fórmulas son creadas en base a las necesidades de cálculo. Si existe una función
que realice el cálculo requerido, es preferible usar la función.
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Funciones:
Las funciones también permiten efectuar cálculos y otro tipo de acciones con los datos
ingresados en la hoja de cálculo.
Las funciones ya están creadas en Excel y disponibles para ser aplicadas, según las
necesidades.
Existe una gran cantidad de funciones, agrupadas según su tipo.
En la cinta Fórmulas, se encuentran las categorías de funciones:
Si se selecciona una de estas categorías, se despliega el listado de funciones
existentes, de esa categoría:
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El botón Autosuma, permite sumar la lista de números que está sobre la celda donde
se aplica la función, o sumar la lista que está a la izquierda de la celda donde se aplica
la función:
Para aplicar la función, activar la celda correspondiente y luego doble clic sobre el
botón autosuma, para obtener el resultado.
De la misma forma como se aplica la función suma, podemos aplicar las funciones:
Promedio: Para obtener el promedio de la lista
Contar número: Para contar los números de la lista
Max: Para determinar el mayor número de la lista.
Min: Para determinar el menor número de la lista.
Y se pueden encontrar estas funciones, en la lista desplegable que se encuentra junto
al botón autosuma:
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Actividad 2: Agregue una nueva hoja al archivo creado en la actividad anterior, a esta
hoja póngale como nombre “Funciones”, ingrese datos numéricos a esta hoja y practique
las funciones vistas (Autosuma, Promedio, Max, Min, Contar Números)
Otro tipo de funciones, posibles de ser utilizada en educación, son las funciones
lógicas:
Se explicará el uso de la función “SI”
Primero se debe seleccionar la celda donde quedará el resultado, luego hacer clic
sobre la función “SI”. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
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La prueba lógica, es una condición o pregunta que se crea combinando direcciones
de celda y operadores lógicos (>, <, >=, <=, =)
Valor_si_verdadero, es la acción a realizar, fórmula o función, que se aplicará si la
Prueba Lógica es verdadera.
Valor_si_falso, es la acción a realizar, fórmula o función, que se aplicará si la Prueba
Lógica es Falsa.
Se explicará con un ejemplo:
En este caso se tiene una lista de estudiante con sus respectivas notas.
En la columna Situación Final, se debe determinar si el estudiante está aprobado o
reprobado.
Para esto se utilizó la función SI.
1.- Seleccionar la celda donde se aplicará la función para el primer estudiante.
2.- Seleccionar la función SI
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3.- Escribir la Prueba lógica, que en este caso será: la nota es mayor o igual a 4, o sea
B2>=4
4.- Valor si Verdadero, será “Aprobado”, pues este es el resultado a mostrar, si es que
la prueba lógica es verdadera.
5.- Valor Si falso, será “Reprobado” pues es el resultado a mostrar, si la prueba lógica
es Falsa, en este caso, sería B2<4, o sea la nota es un rojo.
6.- Luego hacer clic en “Aceptar”, obteniendo el primer resultado.
7.- Copiar la función las siguientes celdas con datos, para obtener todos los resultados.
Esta es la forma
como se ve la
función en la
barra de
fórmulas
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Actividad 3: Revise otras funciones disponibles en Excel y seleccione las que podrían
servirle para generar información relevante y manipular los datos.
2.3. El Manejo de celdas
Se detallarán algunas opciones para manejo de celdas:
2.3.1. Selección de celdas
Se selecciona una celda
haciendo clic en el área Se selecciona un rango Se selecciona un rango
interna de esta lineal de celdas, rectangular de celdas,
seleccionando la seleccionando la celda
primera, y luego del extremo superior
arrastrar el mouse hasta izquierdo, y luego
la última arrastrar el mouse hasta
la celda del extremo
inferior derecho
Se selecciona una
columna completa,
haciendo clic en el Se selecciona un rango
nombre de ésta (La letra) de columnas, haciendo
clic en el nombre de la
primera columna (La
letra) y luego arrastrar
hasta la última columna
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Se selecciona una fila
completa, haciendo clic
en el nombre de ésta (El
número)
Se selecciona un rango
de filas, haciendo clic en
el nombre de la primera
fila (El número) y luego
arrastrar hasta la última
fila.
2.3.2. Copiar celdas
2.3.3. Pegado especial de celdas
2.3.4. Opciones de mover y desplazar celdas
2.3.5. Borrar celdas
2.3.6. Insertar Celdas
2.3.7. Formato de celdas
Una vez seleccionada una celda o un rango de celdas, se podrá realizar acciones
sobre ellas, como: Copiar el contenido de las celdas a otro sector de la planilla, Mover
el contenido de las celdas a otro sector de la planilla, Insertar celdas, filas o columnas,
Borrar celdas, filas o columnas.
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La forma mas sencilla de hacer esto, es a través del menú contextual:
Primero se selecciona la celda, rango, fila o columna, según se requiera y como se explicó
anteriormente. Luego hacer clic con el botón derecho del mouse, apareciendo las opciones:
Al cortar el contenido de las celdas y luego
pegar en otro sector de la planilla, se
produce el movimiento. Si el contenido
está compuesto por fórmulas o funciones,
estás se adaptarán a las celdas de destino.
Al copiar el contenido de las celdas y luego
pegar en otro sector de la planilla, se
produce la copia. Si el contenido está
compuesto por fórmulas o funciones, estás
se adaptarán a las celdas de destino.
La opción Pegado Especial, permite
alternativas de pegar solo los valores, solo
las fórmulas o funciones, y otras opciones
La opción Insertar, permite insertar filas,
columnas o celdas, con las siguientes
opciones
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Para borrar celdas, se tienen dos alternativas:
Si se requiere eliminar físicamente las filas, columnas o las celdas seleccionadas, se elige la
opción “Eliminar”.
Que tiene las siguientes opciones:
Si se requiere borrar el contenido, pero dejar el espacio vacío, de las filas, columnas o celdas
seleccionadas, se debe elegir la opción “Borrar Contenido”.
Anteriormente se explicó como dar formato a las celdas y planilla en general.
También con el menú contextual, y dependiendo de la selección realizada, se puede dar
formato:
Al elegir la opción “Formato Celdas”, se
mostrará este cuadro de diálogo, con las
opciones para dar formato a la selección
de celdas, previamente realizada.
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Conclusión
Hemos recordado las principales opciones para trabajar con la planilla Excel,
no olvide que cuando se está utilizando un archivo Excel, se tiene acceso a
un gran número de hojas de cálculo, cada una con una gran capacidad de
almacenamiento y manipulación de la información. Dependerá del usuario, el
uso y el provecho que le pueda sacar a esta aplicación. La capacidad y
potencial de uso de Excel son prácticamente ilimitados.
A medida que se trabaja con esta aplicación, se descubren nuevas opciones
de gran utilidad, por este motivo, lo invito a ocuparlo, y sin miedo, a indagar,
preguntar, y probar nuevas alternativas. No olvide que todo se puede
Deshacer, para que vuelva a su estado inicial.
Se dejan algunas propuestas de actividades dentro del material de estudio, y
ejercicios para la semana. Es muy relevante que pueda realizarlos para
adquirir el conocimiento y la práctica necesaria.
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Bibliografía
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