PROCEDIMIENTO

ACCESO A
PUERTO AGUADULCE
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PROCEDIMIENTO ACCESO A Versión 5
PUERTO AGUADULCE Fecha 03-03-2021

Contenido

INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................. 4
1. OBJETIVO............................................................................................................................. 4
2. ALCANCE ............................................................................................................................. 4
3. RESPONSABILIDADES ..................................................................................................... 4
4. DEFINICIONES .................................................................................................................... 7
5. PROCEDIMIENTO ............................................................................................................... 8
5.1. Solicitud de Ingreso de Personal ........................................................................... 8
5.1.1 Agentes de Aduanas ............................................................................................. 8
5.1.2 Operador portuario, de transporte multimodal y agente naviero.............. 8
5.1.3 Operador Portuario de Dispositivos Electrónicos de Seguridad DES ..... 9
5.1.4 Embarcador DTA .................................................................................................. 10
5.1.5 Embarcador Retiro de Carga Suelta ................................................................ 10
5.1.6 Proveedores y Visitantes Específicos ............................................................ 10
[Link] Funcionarios Autorizados Para Tramitar Solicitudes de Ingreso ....... 10
[Link] Solicitudes de Ingreso de Proveedores y Visitantes .............................. 11
[Link] Notificaciones de Ingreso de Proveedores de Materiales y Víveres .. 12
5.1.7 Pilotos Prácticos .................................................................................................. 12
5.1.8 Técnicos Reefer Externos .................................................................................. 13
[Link] Registro Herramientas Técnicos Reefer Externos .................................. 14
[Link] Acompañamiento a los Técnicos Reefer Externos ................................. 15
5.2. Control de Ingreso y Salida de Personal ........................................................... 15
5.2.1 Acceso de Empleados, Personal en Misión y Contratistas ...................... 15
5.2.2 Proveedores y Visitantes Específicos ............................................................ 16
5.2.3 Agente de Aduana, Operador de Transporte Multimodal, Agente
Naviero 18
5.3. Control de Computadores, Materiales, Herramientas y Paquetes .............. 18
5.3.1. Autorización de Ingreso y Retiro de Computadores .................................. 18
5.3.2. Control de Computadores con Acceso Registrado .................................... 18
5.3.3. Control de Computadores Sin Acceso Registrado ..................................... 18

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5.3.4. Equipos, Materiales, Herramientas, Paquetes y Muestras ........................ 18

5.4. Control de Ingreso de Vehículos.......................................................................... 19
5.4.1. Vehículos de Carga en Operación Portuaria................................................. 19
5.4.2. Vehículos Propios Puerto Aguadulce ............................................................. 19
5.4.3. Vehículos de Contratistas .................................................................................. 19
5.4.4. Vehículos de Proveedores ................................................................................. 20
5.5. Control de Ingreso de Autoridades ..................................................................... 20
5.5.1 Ingreso de Autoridades ...................................................................................... 20
5.5.2 Acciones de Ayuda Mutua por Autoridades ante Emergencias .............. 21
6. FORMATOS ........................................................................................................................ 21
7. ANEXOS .............................................................................................................................. 21

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
1 21-05-2018 Primera versión
Nuevos requisitos para el acceso de agentes de
aduanas, Técnicos Reefer externos, notificaciones
2 17-05-2019
de compras al ingreso de materiales y vieres, se
eliminó la entrega del carné a los contratistas.
Se adicionan los numerales 5.1.3, [Link], 5.1.7,
3 05-06-2020 5.2.3 y algunas disposiciones específicas
subrayadas en gris.
Se adicionó el numeral 5.5, se modificaron los
4 24-09-2020 numerales [Link], 5.3.4 y algunas disposiciones
específicas subrayadas en gris.
5 03-03-2021 Se modifica el numeral 5.2.2.

CONTROL DE APROBACIONES
NOMBRE CARGO
Elaboró Y. Esteban OPIP
Revisó M. Perdomo Analista de Riesgos
A. Arbona Jefe de Procesos
Aprobó H. Aguas Gerente de Seguridad

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INTRODUCCIÓN
________________________________________________________________________________

La instalación portuaria por la criticidad de sus operaciones dispone de dispositivos

biométricos, de detección de intrusión, personal de guardas de seguridad y CCTV que
permiten controlar el acceso del personal al terminal y a las diferentes dependencias de
este de acuerdo con las labores que el personal desarrolle con su respectiva autorización.
A continuación, se presenta el procedimiento para el control de acceso de personas,
vehículos materiales, paquetes, herramientas y correspondencia a las instalaciones de
Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A.

1. OBJETIVO
________________________________________________________________________________

• Establecer medidas de control para el ingreso y salida de personal, vehículos y material

de las instalaciones del Puerto Aguadulce.
• Establecer medidas de control para prevenir la ocurrencia de actividades no autorizadas
en las zonas del terminal portuario.

2. ALCANCE
________________________________________________________________________________

Este procedimiento inicia con la solicitud de acceso respectiva y termina con la autorización
de ingreso de personal, vehículos y/o retiro de material del terminal portuario.

3. RESPONSABILIDADES
________________________________________________________________________________

Planeador de Barco y/o de Patio

• En los correos de requerimiento enviados a las líneas navieras para asistencia de

Técnicos Reefer para contenedores en falla, copiar al Oficial de Protección y al
Supervisor de Seguridad quienes a su vez realizan el trámite para acceso
correspondiente.
• Designar al Técnico Reefer del Puerto en turno para que realice el acompañamiento a
los Técnicos Reefer.

Técnico Reefer de Turno de Aguadulce

• Recibir al técnico Reefer externo que ingresa a realizar revisiones o reparaciones a los
contenedores Reefer de importación o exportación que presenten fallas.
• Realizar el acompañamiento a los Técnicos Reefer externos en el terminal desde el
inicio hasta el final de la labor.
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Analista Control Acceso

• Recibir, tramitar y validar los documentos anexos a las solicitudes de ingreso de

personal, materiales, herramientas y vehículos al terminal, enviadas por personal
externo y/o cada área de la compañía.
• Recibir y tramitar los ingresos de embarcadores de COMPAS autorizados por el OPIP
de Puerto Aguadulce para realizar trámites documentales en la DIAN dentro de
instalaciones de Aguadulce.
• Responder sobre las novedades o faltantes que encuentre en las solicitudes.
• Gestionar el acceso de visitantes al Terminal Marítimo, previa autorización del área
correspondiente.
• Informar a los guardas de seguridad los nombres de las personas y el listado del material
con ingreso autorizado para su verificación y control.
• Habilitar en el sistema de control de acceso a los funcionarios de las Agencias de
Aduana y Agentes de Carga autorizados para asistir a las diferentes Operaciones solo
en los horarios programados.

Analista Servicio al Cliente

• Informar al personal externo el proceso a seguir para ingreso al terminal según

corresponda de acuerdo con el presente procedimiento.

Guarda de Seguridad de Control de Acceso Peatonal

• Controlar el ingreso y salida de la instalación portuaria de personal, material y vehículos,

efectuando inspecciones según corresponda y verificando los listados diarios de
personal con acceso autorizado.
• Exigir el uso de los EPP de las personas para su ingreso a zonas operativas.
• Mantener registro de entradas y salidas de personal visitante, vehículos, materiales,
herramientas y/o demás elementos que ingresen o salgan del Puerto Aguadulce.
• Reportar actividades sospechosas al Supervisor de la Empresa de Seguridad.
• Informar vía radio al Auxiliar de zona franca cualquier ingreso o retiro de materiales,
equipos y herramienta.

Gerente de Área responsable de visitantes

• Coordinar con el área de Seguridad el acceso de visitantes en general cuya

permanencia en el terminal no exceda las 24 horas acorde al presente procedimiento.
• Será el primer responsable por las actividades que estos desarrollen en la instalación
portuaria.
• Autorizar el acceso del visitante acorde al procedimiento establecido.
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• Designar la persona que recibirá al visitante en el acceso respectivo.

OPIP Puerto Aguadulce

• Informar a las autoridades cuando se detecten casos de ingresos no autorizados.

• Revisar y autorizar las solicitudes de ingreso de embarcadores de carga en COMPAS
que requieren tramitar documentos en las oficinas de la DIAN de Aguadulce.

Supervisor de la Empresa de Seguridad

• Supervisar el cumplimiento de las labores de los Guardas de Seguridad.

• Hacer seguimiento a las novedades que el Guarda de Seguridad le reporte y
desplazarse inmediatamente al sitio donde ocurran en caso de que el Guarda de
Seguridad no logre solucionarlas.

Coordinador Empresa de Seguridad

• Supervisar el cumplimiento de las labores del Supervisor asignado al dispositivo de

seguridad.
• Hacer seguimiento a las novedades que el Guarda de Seguridad y Supervisor de la
empresa de Seguridad le reporte y desplazarse inmediatamente al sitio donde ocurran
en caso de que el Supervisor de la Empresa de Seguridad no logre solucionarlas o el
Supervisor de Seguridad del Puerto Aguadulce lo requiera.

Supervisor de Seguridad de Puerto Aguadulce

• Supervisar el cumplimiento de este procedimiento informando las novedades a la

Gerencia de Seguridad o al Oficial de Protección.
• Hacer seguimiento a las novedades que ocurran en el terminal y desplazarse
inmediatamente al sitio donde estas ocurran en caso de que el Coordinador de la
Empresa de Seguridad no logre solucionarlas estableciendo contacto con el personal
de las áreas que se requiera.
• Informar al guarda de la zona y al CCTV la ubicación en patios donde se realizarán las
revisiones o reparaciones por parte de Técnicos Reefer Externos, solicitando el
monitoreo y rondas.

Supervisor de Operaciones Terrestres

• Enviar diariamente a los Analistas de Control Acceso la programación de las

operaciones del día siguiente.
• Gestionar la salida de muestras para inspección de mercancía.
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Coordinador del Centro de Control

• Controlar el listado de computadores con ingreso y salida autorizados.

4. DEFINICIONES
________________________________________________________________________________

Solicitud de Acceso: Es la actividad por la cual cada Gerente o quien designe el mismo,
envía al Analista de Control de Acceso la necesidad especifica de ingreso de personal,
vehículos y/o material para lo cual deberá cumplir los lineamientos del presente
procedimiento según corresponda.
Contratista: La persona jurídica o su representante que labora dentro del Puerto y asume
contractualmente ante el Terminal Marítimo, el compromiso de realizar las actividades o
procesos asignados, según el alcance establecido en el proyecto o contrato, empleando
equipo, maquinaria y/o mano de obra, propios o subcontratados.
Subcontratista: Persona jurídica o su representante que asume contractualmente ante el
contratista y ante el Puerto Aguadulce, el compromiso de realizar determinadas actividades
o procesos, empleando su propio equipo, maquinaria y/o mano de obra, según el alcance
establecido en el contrato.
Proveedor: Persona y/o empresa que provee o abastece productos o servicios requeridos
por el Puerto o embarcaciones en operación portuaria.
Vehículos de carga: Son los vehículos diseñados para el transporte de productos y
mercancías contratados para dicha labor por parte de los clientes del Puerto Aguadulce.
Enrolamiento: Es el proceso de inscripción de empleados, contratistas, proveedores,
clientes, usuarios y autoridades a la base de datos de la compañía que permite procesar
las solicitudes de ingreso, efectuar las comprobaciones necesarias y autorizar o denegar el
ingreso del personal y/o material.
Gerente de Área: Persona física en quien recae la responsabilidad de ejecutar el servicio
o proceso, mediante las actividades de uno o varios trabajadores a su cargo.
DTA: Declaración de Transito Aduanero.
Autoridad: Persona o representante de la Institución oficial tal como DIAN, INVIMA, ICA,
Policía Nacional, DIMAR, etc.
Merceología: Es la ciencia que estudia la naturaleza u origen, composición o función de
todas las cosas muebles susceptibles o no de comercio y conforme a ella, su clasificación,
encargándose también del conocimiento de las impurezas y falsificaciones, y de los
métodos para reconocerlas.

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5. PROCEDIMIENTO
________________________________________________________________________________

5.1. Solicitud de Ingreso de Personal

5.1.1 Agentes de Aduanas

• La Agencia de Aduanas envía al correo controlacceso@[Link] el

Formato Relación Usuarios Aduanas SE-F-5 Autorizado, totalmente diligenciado.
Este personal debe encontrarse enrolado.

• Las Agencias de Aduanas deben actualizar el Formato SE-F-5 cada 6 meses y enviarlo
vía e-mail al correo controlacceso@[Link]. Para los casos que la
Agencia de Aduana requiera realizar un cambio o retirar alguno de los funcionarios debe
enviar el Formato SE-F-5 actualizado.

• El Analista de Control de Acceso, ingresa por grupos de Empresas a los funcionarios

relacionados en el Formato SE-F-5 en el Sistema de Control de Acceso del Puerto.

• El Supervisor de Operaciones Terrestres en turno debe enviar diariamente a las

07:00PM y a las 09:00PM al correo controlacceso@[Link] la
programación de las operaciones de inspección del día siguiente, donde relacione el
nombre de la Agencia de aduana, fecha y hora de la inspección o servicio, nombre de
la empresa cliente, tipo de operación y el número del contenedor.

• El Analista de Control de Acceso, verifica la información recibida del Supervisor de

Operaciones y procede a habilitar el grupo de empresa según la programación de
operaciones, autorizando el ingreso de los funcionarios de las Agencias con huella, solo
en las fechas de operación programada con un horario de 07:00AM a 11:00PM.

5.1.2 Operador portuario, de transporte multimodal y agente naviero

El Supervisor de Operaciones terrestres envía diariamente a las 8pm el listado del personal
que ingresará al día siguiente para operación al correo
controlacceso@[Link] para que el Analista de Control de Acceso valide que
el personal relacionado tenga la documentación al día para habilitar el acceso mediante
huella.
En caso de que presente alguna novedad durante el proceso de verificación documental, el
Analista de Control de Acceso notificara a la empresa a la que pertenece el funcionario y
esperara a la respuesta con la corrección o el anexo de los documentos faltantes para así
autorizar su ingreso.
En caso de que la empresa no envíe la corrección o documento faltante no se podrá
autorizar el ingreso. Si la empresa no notifica al funcionario de lo sucedido y este se

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presenta en el acceso al terminal, debe esperar hasta tanto la empresa envíe la

documentación y sea recibida y procesada por el Analista de Control de Acceso. La
documentación faltante o las correcciones necesarias deberán provenir del correo
electrónico de la empresa y no portándolo en físico por parte del funcionario.

5.1.3 Operador Portuario de Dispositivos Electrónicos de Seguridad DES

La empresa de operadores portuarios de dispositivos electrónicos de seguridad DES

deberá con un día de anterioridad a la operación, enviar al correo
controlacceso@[Link] los documentos exigidos colocando en copia al
oficial de protección jesteban@[Link] quien es la única persona autorizada
para dar el aval o visto bueno para su ingreso, adicional a esto la documentación que
deberá presentar es:

• Formato Control de Acceso a Terminal Portuario SE-F-1 diligenciado.

• Copia de los pagos de seguridad social vigentes (para labores en áreas operativas
la ARL debe estar en riesgo 5 toda excepción debe ser sustentada mediante un
correo al área HES y Seguridad Física. El desplazamiento al interior del puerto se
realizará bajo instrucciones del área HES con el acompañamiento permanente del
empleado encargado de la visita).
• Copia de la cédula de ciudadanía.
• Copia de pasaporte (Personal extranjero).
• Seguro Internacional vigente (Personal extranjero) toda excepción debe ser
sustentada mediante un correo al área HSE y Seguridad Física.

El Analista de Control de Acceso verifica la vigencia y autenticidad de la documentación y

responde por medio del mismo correo notificando la aceptación de la solicitud y efectuando
la inclusión en el Formato de Personal con Ingreso Autorizado SE-F-2.

En caso de encontrar alteración o vencimiento de la documentación, se notifica la

cancelación del proceso, indicando cuales son las novedades exactas para que estas sean
corregidas.

En casos excepcionales, cuando este personal tenga la necesidad de ingresar el vehículo

(por transporte de material pesado que lo obligue a transportarlo en vehículo) o hacer uso
del parqueadero externo para traer material de trabajo como los dispositivos o
herramientas, el funcionario encargado del proceso deberá solicitarlo en el correo con su
respectivo sustento y en el Formato Control de Acceso a Terminal Portuario SE-F-1
diligenciar los campos que aplican para vehículos adjuntando copia de licencia de
conducción del conductor que ingresa, tarjeta de propiedad, SOAT y revisión técnico –
mecánica del vehículo.

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5.1.4 Embarcador DTA

Una vez la empresa de transporte crea la cita para el retiro de un contenedor DTA en el
portal web, procede a enviar al correo controlacceso@[Link] el Formato
Control de Acceso a Terminal Portuario SE-F-1 en el cual debe relacionar la información
del embarcador que ingresara a la operación.

Posteriormente, el Analista de Control de Acceso debe validar la información ingresando al

SISTEMA NAVIS confirmando la creación de la cita, que el funcionario pertenezca a la
empresa de trasporte, que la operación este programada y la vigencia de la seguridad
social, si la información es correcta se procede a la autorización del ingreso. En los casos
que presente alguna inconsistencia en los requisitos de enrolamiento o vigencia de la
documentación, no se autoriza el ingreso y se notificara a la empresa de transporte para la
corrección correspondiente.

Nota: Para embarcadores que tienen operación en COMPAS, el OPIP de COMPAS debe
enviar correo electrónico al OPIP de Puerto Aguadulce con toda la información requerida
en este numeral, para su revisión, y en caso de ser aprobado enviará notificación al Analista
de Control de Acceso para su gestión.

5.1.5 Embarcador Retiro de Carga Suelta

El transportador solicita cita para retiro de carga suelta a través del portal Aguadulce en
línea. La empresa de transporte o la persona en particular que vaya hacer la verificación
del retiro de la carga envía el documento Formato Control de Acceso a Terminal
Portuario SE-F-1 al correo controlacceso@[Link] la cual debe contener la
información del embarcador o la persona particular que ingresará a la operación.

El Analista de Control de Acceso verifica en NAVIS la creación de la cita y que la persona

que solicita acceso pertenezca o esté relacionada con la cita que se ha diligenciado y
efectúa una última verificación documental para posteriormente generar la autorización de
acceso, esta autorización deberá ser enviada por correo electrónico a la empresa solicitante
dejándole saber que ha sido aceptada para la hora solicitada.

5.1.6 Proveedores y Visitantes Específicos

[Link] Funcionarios Autorizados Para Tramitar Solicitudes de Ingreso

Cada Gerente de área notifica mediante correo electrónico al Gerente de seguridad cuales
son los funcionarios autorizados para solicitar y aprobar permisos de ingreso al terminal
de proveedores y visitantes específicos.

El Gerente de Seguridad o el OPIP envía el listado Anexo 1 de personal autorizado para

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solicitar accesos a proveedores y visitantes, a los Analistas de Control Acceso por correo
electrónico.

Nota: Únicamente se tendrán en cuenta las solicitudes emitidas por los gerentes de área
o funcionarios autorizados por los mismos en el cual copien a su respectivo gerente de
área.

[Link] Solicitudes de Ingreso de Proveedores y Visitantes

Las solicitudes deben enviarse con 24 horas de anticipación a la visita, al correo

controlacceso@[Link] por parte de la persona designada colocando en
copia a su gerente de área y adjuntando:

• Formato Control de Acceso a Terminal Portuario SE-F-1 diligenciado.

• Copia de los pagos de seguridad social vigentes (para labores en áreas operativas
la ARL debe estar en riesgo 5 toda excepción debe ser sustentada mediante un
correo al área HES y Seguridad Física. El desplazamiento al interior del puerto se
realizará bajo instrucciones del área HES con el acompañamiento permanente del
empleado encargado de la visita).
• Copia de la cédula de ciudadanía.
• Copia de pasaporte (Personal extranjero).
• Seguro Internacional vigente (Personal extranjero) toda excepción debe ser
sustentada mediante un correo al área HES y Seguridad Física.

El Analista de Control de Acceso verifica la vigencia y autenticidad de la documentación y

responde por medio del mismo correo notificando la aceptación de la solicitud y efectuando
la inclusión en el Formato de Personal con Ingreso Autorizado SE-F-2.

En caso de encontrar alteración o vencimiento de la documentación, se notifica la

cancelación del proceso.

En casos excepcionales, en que el personal visitante por su obra o labor a efectuar tenga
la necesidad de ingresar el vehículo (por transporte de material pesado que lo obligue a
transportarlo en vehículo) o hacer uso del parqueadero externo, el funcionario encargado
del proceso deberá solicitarlo en el correo con su respectivo sustento y en el Formato
Control de Acceso a Terminal Portuario SE-F-1 diligenciar los campos que aplican para
vehículos adjuntando copia de licencia de conducción del conductor que ingresa, tarjeta
de propiedad, SOAT y revisión técnico – mecánica del vehículo.

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[Link] Notificaciones de Ingreso de Proveedores de Materiales y Víveres

El Analista de Compras, Gerente del Casino, Coordinador de Proyectos y Coordinador de

Servicios Generales deberán notificar vía correo electrónico al oficial de protección con
copia al Supervisor de Seguridad del puerto con un día de anterioridad los ingresos
autorizados de suministros para las áreas respectivas como lo son estibas, material de
empaque y embalaje de mercancías, repuestos, víveres para el casino, elementos de
cafetería o de papelería, materiales de construcción, entre otros.

Con la anterior información, el Oficial de Protección emite instrucciones al Supervisor de

Seguridad del puerto de manera radial o vía email para que el día del ingreso se realice la
revisión del material con el acompañamiento del binomio canino.

Así mismo, el Analista de Control de Acceso debe informar vía e-mail al OPIP y al
Supervisor de Seguridad del Puerto cuando las Agencias Navieras tramiten y se les
autoricen ingresos de proveedores para abastecer víveres a las Motonaves atracadas en
el terminal, con esta información el OPIP y/o el Supervisor de Seguridad del Puerto
coordinan con la Policía Antinarcóticos la inspección correspondiente.

5.1.7 Pilotos Prácticos

Las solicitudes deben enviarse con 24 horas de anticipación a la operación

correspondiente, al correo controlacceso@[Link] por parte de la empresa
de pilotos prácticos poniendo en copia a:
• opspatio@[Link]
• [Link]@[Link]
• jesteban@[Link]
adjuntando la siguiente información de los pilotos y amarradores:

• Formato Control de Acceso a Terminal Portuario SE-F-1 diligenciado.

• Copia de los pagos de seguridad social vigentes (para labores en áreas operativas
la ARL debe estar en riesgo 5 toda excepción debe ser sustentada mediante un
correo al área HES y Seguridad Física. El desplazamiento al interior del puerto se
realizará bajo instrucciones del área HES con el acompañamiento permanente del
empleado encargado de la visita).
• Copia de la cédula de ciudadanía.
• Copia de pasaporte (Personal extranjero).
• Seguro Internacional vigente (Personal extranjero) toda excepción debe ser
sustentada mediante un correo al área HES y Seguridad Física.

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El Analista de Control de Acceso verifica la vigencia y autenticidad de la documentación y

responde por medio del mismo correo notificando la aceptación de la solicitud y efectuando
la inclusión en el Formato de Personal con Ingreso Autorizado SE-F-2.

En caso de encontrar documentos no legibles, información mal diligenciada o vencimiento

de la documentación, se notificará a la Gerencia de Seguridad y se realizara la cancelación
del proceso, y se solicitan las correcciones que deban hacerse para su debida
autorización. En caso de encontrar documentación alterada, aparte de cancelar el
proceso, se hace un informe a través de Servicio al Cliente para comunicar a la empresa
sobre el caso y se solicita que se tomen las acciones correctivas internas
correspondientes.

En casos excepcionales, en que los pilotos o amarradores tengan la necesidad de ingresar

un vehículo por el acceso terrestre (por transporte de material pesado que lo obligue a
transportarlo en vehículo) o hacer uso del parqueadero externo, el funcionario encargado
del proceso deberá solicitarlo en el correo con su respectivo sustento y en el Formato
Control de Acceso a Terminal Portuario SE-F-1 diligenciar los campos que aplican para
vehículos adjuntando copia de licencia de conducción del conductor que ingresa, tarjeta
de propiedad, SOAT y revisión técnico – mecánica del vehículo.

[Link] Ascenso y descenso del piloto la motonave

Los pilotos deben ingresar y salir por el acceso peatonal marítimo cumpliendo con
todos los protocolos de seguridad e inspección por parte del personal de guardas
de seguridad en la verificación de sus elementos en los escáneres y detectores
correspondientes. La policía antinarcóticos que se encuentra haciendo los
controles en el portalón de la motonave hará su respectiva verificación también al
ingreso y salida del piloto practico a la motonave.

Por política de Puerto Aguadulce no está autorizado que el piloto ascienda o

descienda por la escala de mar a la motonave cuando ésta se encuentra atracada
al muelle de Puerto Aguadulce, en caso de que se presente esta situación por
fuerza mayor o emergencia, deberá ser autorizado por el OPIP quien solicita apoyo
del policía que está en la lancha deberá revisarlo e inspeccionar sus pertenencias
o elementos de lluvia antes de subir a la motonave.

5.1.8 Técnicos Reefer Externos

Los planeadores de Buque y de Patio, envía a través de correo electrónico a la Agencia

y/o Naviera correspondiente, la solicitud de servicio de Técnico Reefer para la asistencia
de contenedores que presenten fallas y se encuentren ubicados en patios o en la

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Motonave, copiando en el correo al Supervisor de Seguridad de Aguadulce y al Analista

de Control de Acceso a los correos [Link]@[Link] y
controlacceso@[Link]. Sucesivamente, la Agencia y/o Naviera dentro del
mismo correo solicita a la empresa de Técnicos Reefer el servicio de asistencia del
contenedor.

El Analista de Control de Acceso recibe la solicitud de ingreso del Técnico Reefer

designado, verificando el envío y autenticidad de los requisitos:

• Formato Control de Acceso a Terminal Portuario SE-F-1 diligenciado.

• Copia de los pagos de seguridad social vigentes (para labores en áreas operativas
la ARL debe estar en riesgo 5.
• Copia de la cédula de ciudadanía.

Teniendo en cuenta el correo de los planeadores de patio y buque y cumplidos los

requisitos, el Analista de Control de Acceso autoriza el ingreso del funcionario y responde
dentro del mismo correo la aceptación de la solicitud y efectúa la inclusión en el Formato
de Personal con Ingreso Autorizado SE-F-2.

NOTA: Para los casos en que se requiera un ingreso perentorio para reparación de fallas
de los contenedores Reefer, en el horario (10:00PM – 06:00AM) cuando no se encuentren
en servicio los Analistas de Control de Acceso, el Supervisor de Seguridad del Puerto
deberá realizar las verificaciones descritas anteriormente y reenviar el correo a los
Analistas de Control de Acceso para el registro en el sistema.

Una vez el Técnico Reefer haga presencia en el ingreso marítimo o terrestre del terminal
se dirige a la talanquera donde el guarda de control de acceso debe registrar en la minuta
los datos del funcionario, hora de ingreso y entregar el carné de visitante de áreas
operativas y posteriormente someterse a las inspecciones de acuerdo con el Procedimiento
Inspección de Personas y Equipajes SE-P-9.

[Link] Registro Herramientas Técnicos Reefer Externos

El Guarda de Control de Acceso debe diligenciar el Formato de Ingreso de Herramientas,

Equipos y Materiales SE-F-30 e informar a Zona Franca vía radial la presencia del Técnico
Reefer externo con la herramienta que ingresa para la prestación del servicio y coordina
la recepción del funcionario en zona franca para el registro.

En los horarios nocturnos o días festivos que no hay atención de los funcionarios de zona
franca, el Guarda de Control de Acceso debe registrar la herramienta que ingresa el
Técnico Reefer en la minuta e informar al supervisor de seguridad del puerto para que
notifique vía correo electrónico a zona franca.
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[Link] Acompañamiento a los Técnicos Reefer Externos

El Guarda del Ingreso marítimo o terrestre debe reportar vía radial el ingreso del Técnico
Reefer externo al Supervisor de Seguridad del Puerto y este a su vez, notifica al planeador
de buque o de patio el ingreso del funcionario y solicita la presencia del Técnico Reefer de
Aguadulce en el área de ubicación del contenedor que se debe atender para la prestación
del servicio.

Posteriormente, el Supervisor de Seguridad del puerto debe solicitar al Técnico Reefer del
Puerto la ubicación donde se realizará la revisión o arreglo del contenedor y solicita al CCTV
el monitoreo de la actividad y da instrucciones al Guarda de Patios para que realice rondas
de seguridad en el punto de trabajo.

5.2. Control de Ingreso y Salida de Personal

El ingreso a zonas del terminal se restringe de acuerdo con la obra o labor a realizar al
interior y para su control, la instalación portuaria dispone de dispositivos de control de
acceso, dispositivos para detección de intrusión, personal de guardas de seguridad y CCTV.

De acuerdo con su catalogación, el control se establece de la siguiente manera:

5.2.1 Acceso de Empleados, Personal en Misión y Contratistas

• Desde la entrada y de manera permanente en las diferentes zonas de la instalación

portuaria, deben portar su chaleco de dotación, carné un lugar visible y contar con la
autorización para la labor que se encuentre realizando. Los guardas con el apoyo del
CCTV se encargarán de realizar este control.

• Para el caso de los contratistas, estos deben usar el carné asignado por la empresa a
la que pertenecen en un lugar visible.

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• Para el ingreso, el personal se dirige a la talanquera digitando su huella enrolada y

posteriormente someterse a las inspecciones de acuerdo con el Procedimiento
Inspección de Personas y Equipajes SE-P-9.

• Una vez efectuado el proceso de identificación e inspección, el personal procede a

tomar el bus para dirigirse a su zona de labor.

• En caso de que no funcionen los biométricos de ingreso, el personal de guardas se

guiara por listados de personal suministrados por la gerencia de recursos humanos y
su identificación se efectuara con el documento de identidad (cedula de ciudadanía,
cedula de extranjería, pasaporte, etc.)

5.2.2 Proveedores y Visitantes Específicos

• En el Acceso Terrestre y Marítimo, todos los proveedores y visitantes específicos deben

presentar al guarda designado para el control de ingreso, su documento de identidad
para validar su autorización y actividad a realizar con los listados suministrados por el
Analista de Control de Acceso.
• Cuando a un proveedor o visitante especifico se le solicite acceso para ingreso a las
instalaciones del Terminal por un periodo de tiempo igual o mayor a 8 días seguidos,
este deberá ser enrolado.
• Una vez validada la información, debe dejar un documento diferente a la cedula y a
cambio se le hará entrega del carné de visitante de acuerdo con la zona a la que se
encuentre autorizado, este personal debe permanecer acompañado por personal de
Puerto Aguadulce.

Zona Mantenimiento Zonas Operativas CFS

Personal que se dirija al Personal que se dirija a Personal que se dirija a

taller de mantenimiento. patios de contenedores, operaciones programadas
pasarela y muelle de en bodegas de
atraque de buques. almacenamiento CFS.

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ZUI Zona Administrativa VIP

Personal que se dirija a Personal que se dirija a Se entrega a visitas de

operaciones programadas zona administrativa. gerencia general y demás
en la Zona Única de que autorice el Gerente de
Inspección. De igual Seguridad.
manera, cuando requiera
ingresar a CFS y ZUI
durante el mismo ingreso se
le entregara esta tarjeta.

• En caso de Visitantes Específicos y Proveedores, el guarda debe confirmar la

autorización en el Formato de Personal con Ingreso Autorizado SE-F-2 y no debe
dejarlo ingresar hasta que no llegue a recibirlo el empleado de Puerto Aguadulce
encargado de la visita, el cual debe acompañarlo permanentemente hasta su salida. Si
este personal es sorprendido al interior de la instalación sin el responsable de dicha
visita, será retirado del terminal portuario de forma inmediata.

• Todo el personal debe someterse a los procedimientos de inspección realizados por los
guardas de seguridad.

• El personal de Policía Antinarcóticos en ocasiones que requieran realizará inspecciones

con apoyo de caninos.

• Una vez efectuado el proceso de identificación e inspección procede a tomar el bus para
dirigirse a su zona de labor.

• El personal de visitantes que no porte carné a la vista o el que tenga no corresponda a

la zona que este indica, la persona será retirada de inmediato de las instalaciones. Para
tal, está dispuesto el dispositivo de guardas y vigilancia CCTV que se encargara de su
identificación.

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5.2.3 Agente de Aduana, Operador de Transporte Multimodal, Agente Naviero

• Deben portar su chaleco de dotación, carné un lugar visible y contar con la autorización
de ingreso.
• Para el ingreso, el personal se dirige a la talanquera digitando su huella enrolada para
posteriormente someterse a las inspecciones de acuerdo con el Procedimiento
Inspección de Personas y Equipajes SE-P-9.
• En caso de que no funcionen los biométricos de ingreso, el Guarda dirige a las personas
a la oficina de enrolamiento para revisar el caso.

5.3. Control de Computadores, Materiales, Herramientas y Paquetes

5.3.1. Autorización de Ingreso y Retiro de Computadores

El Coordinador del Centro de Control incluye y actualiza en el Anexo 2 Listado de

computadores autorizados todos los seriales de los equipos de cómputo portátiles de los
funcionarios de Aguadulce, adicionalmente instala el sticker de identificación en los
computadores autorizados, los cuales contienen el nombre del dueño y un código único.
Para el caso de computadores de contratistas estos deben solicitar su inclusión en la lista
directamente con el Coordinador del Centro de Control.

5.3.2. Control de Computadores con Acceso Registrado

El Guarda de control de acceso verifica que el computador cuente con sticker de acceso
autorizado que corresponda con el nombre del carnet.
En caso de que el computador no se encuentre en el listado sigue los pasos del numeral
5.3.3.

5.3.3. Control de Computadores Sin Acceso Registrado

Todo computador que no tenga el sticker de seguridad al ingreso, el Guarda de Seguridad

de control de acceso debe registrarlo en el libro de ingreso (minuta) y solicitar a la persona
diligenciar el Formato Ingreso y Retiro de Equipos Electrónicos SE-F-3 el cual debe
presentar al Guarda ubicado en el escáner al momento de su ingreso y posterior retiro.

5.3.4. Equipos, Materiales, Herramientas, Paquetes y Muestras

Para el ingreso y retiro de equipos, materiales, herramientas y paquetes (excepción víveres)

el guarda de seguridad debe diligenciar el Formato de Ingreso de Herramientas, Equipos y
Materiales SE-F-30 y verificar el documento de salida o ingreso y corroborar vía radio con
Zona Franca su autorización, lo cual debe ser en horario de lunes a viernes de 8am a 12pm
y 2pm a 6pm, el sábado hasta el mediodía.
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Para el retiro de las muestras de mercancía, el supervisor de operaciones terrestres debe

enviar correo a [Link]@[Link] con copia al Oficial de
Protección jesteban@[Link] y aramirez@[Link] en el cual,
informe el retiro de la mercancía detallando cantidad y funcionario que la retira.
Adicionalmente, debe diligenciar el Formato Solicitud de Retiro de Muestras de
Mercancía SE-F-4, el cual, el funcionario que retira la mercancía, deberá presentarlo con
sello y firma del supervisor de operaciones terrestres en el acceso por donde se retire de la
instalación portuaria al guarda para que permita su retiro.

5.4. Control de Ingreso de Vehículos

Para el ingreso y salida de todo tipo de vehículos, deben someterse al cumplimiento del
Procedimiento de Inspección. Para tal, únicamente ingresa el conductor a bordo del
vehículo, el resto de los pasajeros deberá descender e ingresar o salir por el acceso
peatonal.

De acuerdo con el motivo de ingreso o salida, se debe tener en cuenta lo siguiente:

5.4.1. Vehículos de Carga en Operación Portuaria

Tanto para ingreso como para salida, el personal de guardas de seguridad física efectuara
una inspección física del vehículo y la unidad de carga de acuerdo con el Procedimiento de
Vigilancia en Acceso Principal Vehicular SE-P-8 y con el aval del personal de operaciones
en acceso vehicular quien verifica en sistema su cita para operación portuaria se permite
su ingreso o salida.

5.4.2. Vehículos Propios Puerto Aguadulce

Son los vehículos de la compañía empleados para cumplir las diferentes actividades de
cada área dentro del terminal.

La salida de estos vehículos deberá ser autorizado por medio de correo electrónico a la
dirección [Link]@[Link] con copia al OPIP correo
jesteban@[Link] por parte del gerente del área indicando placa, funcionario
que lo retira y el motivo.

5.4.3. Vehículos de Contratistas

Son los vehículos de las compañías contratistas del Puerto Aguadulce que por su obra o
labor requieren vehículo al interior de la instalación portuaria.

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Para el ingreso de estos vehículos, se debe enviar solicitud al Gerente de Seguridad al

correo haguas@[Link] y al OPIP jesteban@[Link]
indicando placa, motivo y el respectivo aval de la gerencia del Puerto Aguadulce encargada
del contratista. El Gerente de Seguridad y/o el OPIP analizan la solicitud y por medio del
mismo correo notifica la autorización o no a la misma.

Una vez autorizada la solicitud, se incluyen los datos en el listado de vehículos contratistas
autorizados el cual el supervisor de seguridad de turno lo deja en el acceso peatonal
terrestre para su control por medio de radio con los guardas asignados a gate. Estos
vehículos ingresan por la Puerta 1. Este vehículo debe tener el logo de la empresa a la que
pertenece en las puertas delanteras desde la entrada y durante el tiempo que permanezca
en la instalación portuaria, de lo contrario no se permite su ingreso.

En caso de que el vehículo se encuentre en zonas operativas sin autorización de la gerencia

encargada del contratista o que incumpla lo descrito anteriormente, será retirado de la
instalación portuaria de inmediato.

5.4.4. Vehículos de Proveedores

La solicitud de ingreso se debe efectuar de acuerdo con el numeral 5.1.4 del presente
procedimiento. Estos vehículos no deben ingresar a zonas operativas. En caso de ingresar
a las mismas sin autorización de la Gerencia de Seguridad, será retirado de la instalación
portuaria de inmediato.

5.5. Control de Ingreso de Autoridades

5.5.1 Ingreso de Autoridades

Las solicitudes de ingreso de las autoridades que laboran al interior del terminal (DIAN, ICA,
INVIMA, DIRAN, POLFA) deberán ser solicitadas por los Jefes de cada entidad en
Buenaventura, a través de un correo enviado al Gerente de Seguridad
haguas@[Link] donde relacionen el cargo, nombre y número de cedula del
funcionario, a su vez el Gerente de Seguridad envía la autorización al área de control de
acceso a través de correo electrónico con la información recibida. Así mismo, solicita a
dichas autoridades que los funcionarios autorizados se acerquen al área de control de
acceso para el respectivo enrolamiento y toma de huella que le permitirá el acceso al
terminal y a las áreas de trabajo. Finalmente, solicita a las entidades para que se envíe
notificación de cambios o cancelación de ingresos a funcionarios que sean desvinculados
o trasladados de dichas entidades.
Nota: el analista de centro de control con acceso al BIS controlará que los funcionarios de
las autoridades que no registren ingresos al terminal por tiempos superiores a 45 días sean
bloqueados hasta recibir notificación o requerimiento de la entidad.

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5.5.2 Acciones de Ayuda Mutua por Autoridades ante Emergencias

Grupos de Apoyo

Entidad Teléfono Emergencia

Defensa Civil (2) 4242371
Bomberos 119/2422222
Policia Nacional 123
GAULA Militar 147
GAULA PONAL 165
Fiscalía (2) 240-0083 - (2) 240-0788
Cruz Roja (2) 2424475
Meteoro Armada 3502489130
Nacional

En caso de vehículos de las autoridades que sean requeridos para atender situaciones de
emergencias, como incendios, sismos, tsunamis, colisiones, explosiones, maremotos,
inundaciones u otros, estos serán solicitados por el Gerente de Seguridad, OPIP o Líder
del Área HSE a dicha autoridad, pidiendo en caso de confirmar el apoyo, información básica
que permita el control al ingreso de la Instalación Portuaria, como lo es el número de placa
del vehículo, tipo y marca, y nombre y número de cedula del conductor, trasmitiéndosela al
Supervisor de Seguridad del Puerto quien a su vez alerta y emite los datos al personal de
vigilancia en Gates, así mismo al personal del CCTV.
En caso de que la magnitud de la emergencia no permita recibir la información de vehículos
y conductor, será necesario tener claridad la entidad que estará realizando el apoyo y
atención alertando al personal de los GATES y Supervisores de Seguridad quien da
instrucciones al CCTV para hacer el acompañamiento y trazabilidad correspondiente.

6. FORMATOS
________________________________________________________________________________

SE-F-1 Formato de Control de Acceso a Terminal Portuario

SE-F-2 Formato de Personal con Ingreso Autorizado
SE-F-3 Formato de Ingreso y Retiro de Equipos Electrónicos
SE-F-4 Formato de Solicitud de Retiro de Muestras de Mercancía
SE-F-5 Formato de Relación Usuarios Aduanas
SE-F-30 Formato de Ingreso de Herramientas, Equipos y Materiales

7. ANEXOS
________________________________________________________________________________

Anexo 1 Listado de personal autorizado para solicitar accesos a proveedores y visitantes.

Anexo 2 Listado de computadores autorizados.

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