Migración de Magic 7.

1 a nuevo ERP
Este borrador presenta el plan para implementar la migración del sistema actual MAGIC
V7.1 a un sistema ERP integral que se adapte al modelo de ventas RETAIL. El proyecto
busca integrar todos los procesos de la empresa en una plataforma unificada para mejorar la
operatividad de la empresa, minimizar los errores en general y la toma de decisiones basada
en datos.

Se estima que la implementación se desarrollará durante un período de (10-12) meses,

siguiendo una metodología por fases enfocada en la implementación en paralelo
identificando los módulos críticos primero, seguidos de los módulos complementarios. El
plan trata de contemplar todos los aspectos necesarios: tecnológicos, organizacionales,
formativos y financieros para garantizar una migración exitosa.

Alcance del Proyecto

 Implementación y migración completa del sistema MAGIC v7.1 a un ERP (a

definir) específico para retail de ferretería con énfasis en la facturación electrónica y
el alojamiento en la nube.
 Integración de todas las áreas funcionales de la empresa.
 Migración de datos desde el sistema actual.
 Capacitación para todos los usuarios.
 Desarrollo de informes, cubos y dashboards personalizados.
 Optimización de los procesos de la empresa (As-Is / To-Be)

Objetivos Principales

1. Actualizar el ERP en una plataforma integrada (que incluya facturación

electrónica).
2. Identificar procesos manuales que puedan automatizarse y reducir errores de
usuario.
3. Mejorar la gestión de inventario.
4. Optimizar los procesos de compras.
5. Incrementar la precisión de los datos de ventas y contables.
6. Mejorar la experiencia del cliente y la eficiencia en puntos de venta.
7. Tener control total sobre el proceso de facturación electrónica sin necesidad de
tercerizar el servicio.
8. Obtener analíticas en tiempo real para toma de decisiones.
9. Desarrollar un sistema de ventas multiplataforma (punto de venta, laptop, teléfono,
etc.).
10. Tener una disponibilidad efectiva y garantizar un acceso rápido y eficiente desde
una plataforma en la nube como Google Cloud o Amazon Web Services.
11. Reducir los costos operativos originados por no tener nuestra propia plataforma de
facturación electrónica.
 12. Identificar y reducir el inventario obsoleto.
13. Reducir el tiempo en los procesos contables (automatización de partidas contables).
14. Identificar cualquier oportunidad de mejora para la automatización de procesos.

Estructura de Módulos del ERP

Este segmento viene a ser la línea base de lo que buscamos para un ERP que se adapte a
nuestras necesidades como empresa, todos los aspectos detallados a continuación son
susceptibles a mejoras y cambios de acuerdo a lo que el responsable designado (QA) de
cada área estime conveniente, siempre y cuando sea funcional y con el debido
acompañamiento de personal de IT para no entrar en conflictos entre los diferentes módulos
de trabajo.

1. Módulo de Ventas y Punto de Venta

 Funciones:
o Punto de venta multiplataforma integrado.
o Facturación electrónica completa incluyendo portal del cliente. La
tercerización de este servicio no es aceptable.
o Gestión de ventas en tienda y a futuro tener capacidad de ofrecer la venta
online (Venta multicanal).
o Control de caja.
o Gestión de devoluciones y garantías.
o Fidelización de clientes y programas de lealtad. (promociones, etc.).
o Cotizaciones y pedidos especiales
o Input de datos a en punto de venta con lectores de códigos de barras.
o Procesamiento de pagos múltiples (efectivo, tarjetas, móvil, criptos etc.)
o Gestión y mantenimiento a tablas del módulo
o Fortalecer la cadena de autorizaciones de facturación al crédito y de
devolución/anulación de documentos.

 Informes:
o Informes de ventas por producto, categoría, línea, vendedor, cliente etc.
o Informes de rentabilidad diario, semanal, mensual etc.
o Comparativos entre diferentes periodos (año/mes/semana)
o Informe de alcance de metas porcentual
o Seguimiento de objetivos de venta
o Análisis de tendencias.
 o Estadísticas de ventas por diferentes parámetros
o Informe de cambios de precios.
o Carga y descarga masiva (por lotes) de archivos JSON y Representación
Gráfica de los DTE
o CUBO DE DATOS

2. Módulo de Gestión de Inventarios

 Funciones:
o Catálogo de productos con múltiples atributos (depurar/mejorar el
IVCATAL)
o Catálogo de líneas de productos
o Catálogo de tipos de transacciones.
o Gestión y creación de bodegas.
o Automatización del cierre diario de inventarios. (posteo y cierre)
o Gestión de SKUs y códigos de barras (vincular campos)
o Inventarios por ubicación física y lógica.
o Control de stock mínimo y máximo por producto y por bodega.
o Automatización de órdenes de reabastecimiento.
o Gestión de combos de productos.
o Inventarios cíclicos y periódicos.
o Ajustes de inventario.
o Gestión de envíos y transacciones diarias.
o Valoración de inventarios por ubicación (costo promedio).
o Consulta de transacciones por tipo.
o Análisis y categorización ABC de productos
o Gestión y mantenimiento a tablas del módulo

 Informes:
o Consulta de inventarios por línea
o Consulta de inventarios por línea
o Consulta de Kardex.
o Existencias y costos por línea.
o Existencias y costos disponibles por bodega y unificados.
o Informe de compras por línea.
o Productos de baja/alta rotación
o Proyección de agotamiento de stock
o Valorización de inventario actual
o Rotación de productos por línea
o CUBO DE DATOS
3. Módulo de gestión de almacén avanzado

 Funciones:
o Mapeo detallado de ubicaciones (bodegas, zonas, pasillos, estanterías)
o Gestión de ubicaciones dinámicas (ubicación caótica)
o Optimización de rutas de picking
o Control de fechas de caducidad
o Gestión de tareas de almacén y asignación a responsables y auxiliares
(automatización de picking list por api a los móviles de los auxiliares)
o Integración con tecnologías de picking (RF)
o Gestión de entrega o venta directa
o Guías de transporte.
o Gestión de recepciones.
o Etiquetado automático.
o Integración con sistema de código de barras (Barcode To PC/ o desarrollo de
API REST para lectura de códigos mediante el móvil)
o Gestión y mantenimiento a tablas del módulo
 Informes:
o Productividad de auxiliares
o Tiempos de preparación de pedidos
o Utilización de espacio de almacén
o Informe de ubicaciones
o CUBO DE DATOS

4. Módulo de Compras

 Funciones:
o Gestión de proveedores.
o Planificación de necesidades de compra.
o Generación automática de órdenes de compra.
o Seguimiento de órdenes y recepciones.
o Gestión de importaciones.
o Gestión de Retaceos.
o Evaluación y calificación de proveedores.
o Gestión de devoluciones a proveedores.
o Catálogo de productos por proveedor.
o Gestión y mantenimiento a tablas del módulo.
o Generación de asientos contables automática.
 Informes:
o Análisis de compras por proveedor/categoría
o Rendimiento de proveedores
o Tiempo de entrega promedio (LEADTIME)
o Compras pendientes y estado del pedido
o CUBO DE DATOS
5. Módulo de Contabilidad y Finanzas

 Funciones:
o Contabilidad general.
o Gestión de impuestos.
o Generación de anexos (automatizar todos los informes a presentar en MH)
o Contabilidad de costos.
o Gestión del activo fijo.
o Presupuestos y control presupuestario.
o Cierre contable automatizado
 Informes:
o Estados financieros
o Balance de comprobación
o Análisis de rentabilidad
o Informes fiscales.

6. Módulo de Bancos

 Funciones:
o Movimientos
 Ingreso y modificación de remesas.
 Ingreso y modificación de notas de abono.
 Ingreso y modificación de notas de cargo.
o Conciliaciones Bancarias.
o Disponibilidad.
o Gestión y mantenimiento a tablas del módulo
o Procesos diarios

 Informes:
o Informe de movimientos por tipo – resumen y detalle
o Informe de movimientos por documento.
o Informe de conciliaciones bancarias con comentarios.
o Histórico de movimientos conciliados.
o Histórico de movimientos conciliados general.
o Consulta de disponibilidad bancaria
o Informe de disponibilidad bancaria – resumen.
o Auxiliar de movimientos de bancos
o Auxiliar de integración contable
7. Módulo de Gestión de Clientes

 Funcionalidades principales:
o Base de datos centralizada de clientes – F10
o Segmentación de clientes
o Historial de compras y comportamiento
o Programa de fidelización

 Informes y consultas:
o Análisis de valor de cliente
o Comportamiento de compra
o Efectividad de programas de fidelización

8. Módulo de Recursos Humanos

 Funciones:
o Administración de empleados
o Control de asistencia y turnos (Integrar con Biométrico)
o Planilla
o Gestión de comisiones para vendedores
o Evaluación del desempeño
o Planes de formación y desarrollo
o Reclutamiento y selección
o Gestión de vacaciones y permisos
o Portal del empleado
o Proceso de desvinculación con el empleado.
 Informes:
o Análisis de productividad
o Organigramas
o Turnos y rotación de personal
o Informe de planilla
o Costos de personal por departamento
o Equipo asignado
9. Módulo de Business Intelligence (Nativo y/o por medio de Cubos en
EXCEL/PBI)

 Funciones:
o Dashboards interactivos
o Informes personalizados
o Análisis predictivo
o KPIs
o Alertas y notificaciones
o Análisis de tendencias
o Herramientas de visualización de datos
o
 Informes:
o Dashboard Gerencial
o Análisis cruzado de datos de diferentes módulos (CUBO DE DATOS)
o Análisis de ventas e inventario
o Análisis de rentabilidad por múltiples variables

10. Módulo de Consultas Gerenciales

 Funciones:
o Dashboard gerencial
o Dashboard de cuentas por cobrar.
o Dashboard de ventas comparativas por periodo
o Consulta de existencias generales y por bodega.
o Cambio de precios con indicadores de margen de utilidad
o Módulo de autorización de ventas con sistema de alertas
o Disponibilidad Bancaria.
 Informes:
o Rentabilidad de ventas por línea/vendedor
o Alcance de metas de venta por línea/vendedor
11. Módulo de Cheques

 Funciones:
o Cheques
 Cheques con provisión – modificación de cheques con provisión.
 Cheques sin provisión – modificación de cheques sin provisión.
 Anulación de cheques
 Informes:
o Listado de cheques emitidos.

11. Módulo de Cuentas por Pagar

 Funciones:
o Generación de asientos contables automática
 Informes:

12. Módulo de Cuentas por Cobrar

 Funciones:
o Generación de asientos contables automática
 Informes:

13. Módulo de Retenciones

 Funciones:
 Informes:

14. Módulo de Libros de IVA

 Funciones:
 Informes:

15. Módulo de Ecommerce y Omnicanalidad

 Funciones:
o Preparado para una futura integración con tienda online
o Sincronización de inventario multicanal
o Gestión de pedidos online
o Reserva de productos online
o Integración con marketplaces
o Catálogo digital
o Seguimiento de pedidos para clientes
 Informes clave:
o Rendimiento de canales de venta
 o Análisis de conversión
o Comportamiento de compra online vs offline
o Eficacia de estrategias omnicanal
o Devoluciones por canal

16. Módulo de Contratos (D’CORA)

 Funciones:
o Ingreso de proyectos.
o Catálogo de proyectos.
o Instalaciones y reparaciones.
o Programación de trabajos.
o Seguimiento de órdenes de trabajo.
o Gestión de garantías.
o Elaboración de presupuestos automatizada (cortinas, alfombra, etc.)
o Seguimiento de costos.
o Programación de entregas por fases.
o Control de avance de proyectos.
o Facturación por avance o proyecto finalizado.
o Conciliación de costos.
o Actualización de costos de proyectos.

 Informes y consultas:
o Informe de rentabilidad por proyectos.
o Tiempos de respuesta.
o Desviaciones en el presupuesto.
o Análisis de tiempos.
o Historial de proyectos por cliente.
o Informe de garantías gestionadas

17. Módulo de Requisición de papelería

 Funciones:
 Informes:
Método de Implementación
Estrategia de Implementación

 Implementación por fases: Implementación modular priorizando áreas críticas

 Implementación en paralelo: Combina implementación directa en áreas críticas
(ventas, inventario) con paralelo en áreas como contabilidad.
 Especificaciones por responsable de área: Implementación mediante entregables
definidos
 Prototipos y validación: Creación de prototipos funcionales para validación
temprana

Estrategia de Despliegue

 Piloto inicial: Implementación en entorno de pruebas

 Despliegue escalonado: Implementación al entorno de producción basados en
aprendizajes del piloto
 Período de operación paralela: En áreas contables y críticas (1-2 meses)
Plan de Acción
Preparación

 Actividades principales:
o Formación del equipo de proyecto.
o Asignación de responsables – personal de Quality Assurance.
o Análisis detallado de requisitos.
o Establecimiento de la línea base (As-Is)
o Definición de objetivos (To-Be)
o Selección del proveedor del software ERP.
o Planificación detallada del proyecto (cronograma)
o Definición de recursos.

 Entregables:
o Documento de requisitos detallados.
o Mapeo de procesos actuales y futuros.

Configuración

 Actividades principales:
o Instalación de infraestructura (servidor, repetidores, etc.)
o Configuración de módulos base.
o Parametrización del sistema.
o Desarrollo de personalizaciones. Definidas en el (To-Be)
o Diseño de interfaces con sistemas externos (de ser necesarias)
o Diseño de informes y dashboards.
o Configuración de seguridad y perfiles de usuarios. (supervisor, usuario)

 Entregables:
o Documento de configuración y parametrización
o Documento de asignación de perfil de usuario y permisos
o Especificaciones de personalizaciones
o Características de los equipos para interfaz
Desarrollo y Personalización

 Actividades:
o Definición de personalizaciones.
o Solicitud de reportes personalizados.
o Validación de integraciones.
o Configuración avanzada de módulos.
o Preparación de datos para migración.
 Entregables:
o Documento con personalizaciones detalladas.
o Documento de validación de integraciones.
o Documento de validación de Informes y dashboards

Pruebas

 Actividades:
o Pruebas unitarias de módulos.
o Pruebas de integración.
o Pruebas de rendimiento y estrés.
o Pruebas de facturación electrónica (entorno de pruebas)
o Pruebas de migración de datos
o Pruebas de seguridad
o Pruebas de escenarios de facturación.
 Entregables:
o Validación de pruebas completo
o Validación de reportes de módulos en prueba.
o Registro de incidencias para el proveedor
o Validación para entrar en entorno de producción

Preparación para salida en vivo

 Actividades principales:
o Capacitación detallada a usuarios finales.
o Preparación de manuales y guías.
o Configuración final del entorno productivo.
o Planificación detallada de la transición.
o Simulaciones de salida en vivo.
o Migración final de datos.
 Entregables:
o Materiales de capacitación.
o Plan detallado de corte y salida en vivo.
o Estrategia de soporte inicial.
o Calendario de migración.
o Checklist de salida en vivo.
Salida en vivo y estabilización

 Actividades principales:
o Implementación en tienda.
o Soporte inicial intensivo.
o Monitorización del rendimiento.
o Resolución rápida de incidencias.
o Ajustes y optimizaciones.
 Entregables:
o Validación del sistema operando en producción.
o Informes de incidencias y resolución.
o Métricas de rendimiento. (esto es opcional)

Despliegue completo

 Actividades principales:
o Implementación de módulos complementarios.
o Capacitación continua.
o Soporte en sitio durante transiciones.
o Ajustes específicos para los diferentes módulos.
o Optimización continua.
 Entregables:
o Validación del sistema implementado.
o Informes de estado de cada implementación.
o Documentación actualizada.

Optimización del ERP y mejora por experiencias

 Actividades principales:
o Evaluación de uso y adopción
o Identificación de oportunidades de mejora
o Solicitud de funcionalidades adicionales
o Optimización de procesos
 Entregables:
o Plan de mejora continua
o Informes de rendimiento del sistema
o Actualizaciones periódicas
o Nuevas funcionalidades implementadas
Equipo principal del proyecto:

 Director de Proyecto: responsable general del proyecto

 Gerente de Implementación: Coordina actividades diarias y recursos
 Arquitecto de Soluciones: Diseña arquitectura técnica
 Consultor Funcional (por módulo): Especialista en cada área dentro de la
empresa.
 Responsable de migración de datos: Encargado de proveer las bases de datos.
 QA: Encargados de calidad y pruebas.
 Super Usuarios: Usuarios clave con accesos ilimitados

Gestión del cambio

Estrategia de gestión del cambio

 Evaluación de impacto: Análisis detallado de cambios por departamento

 Plan de comunicación: Estrategia de comunicación por fases

Actividades clave

 Comunicación regular: reuniones, correos institucionales, portales de información

 Programa de formación escalonado: General, específico, avanzado
 Soporte en sitio: Apoyo presencial durante fases críticas
 Medición de adopción: KPIs de uso y retroalimentación de los usuarios

Plan de capacitación resumido

 Formación a formadores: Capacitación intensiva a super usuarios

 Formación general: Conceptos básicos para todos los empleados
 Formación específica: Capacitación detallada por rol y módulo
 Formación avanzada: Para administradores y usuarios clave
 Recursos permanentes: Manuales
Presupuesto estimado
Inversión inicial a considerar

 Licencias de software ERP

 Hardware adicional
 Servicios de implementación
 Desarrollos a medida
 Capacitación inicial

Gastos operativos anuales

 Mantenimiento de licencias/año
 Soporte técnico/año
 Hosting/Cloud si aplica/año
Evaluación de los riesgos por la migración

Riesgo Probabilidad Impacto Estrategia de Mitigación

Plan robusto de gestión del cambio,
Resistencia al
Alta Alto comunicación constante, involucrar a
cambio
usuarios clave
Calidad de datos Limpieza de datos temprana, validaciones,
Alta Alto
actual migración por fases
Sobrecostos o Planificación detallada, gestión de
Media Alto
retrasos expectativas en conjunto con el proveedor.
Funcionalidades Validación temprana con prototipos,
Media Alto
inadecuadas involucramiento constante de usuarios
Rendimiento Pruebas de rendimiento, dimensionamiento
Media Alto
insuficiente adecuado, optimización
Problemas de Mapeo detallado de interfaces, pruebas
Alta Medio
integración extensivas
Capacitación Plan de capacitación extensivo, materiales
Media Alto
insuficiente de calidad, soporte continuo
Dependencia de Documentación exhaustiva, conocimiento
Media Medio
personal clave compartido
Cambios en
Alta Medio priorización clara, control de los alcances
requerimientos
Asesoría técnico exhaustiva previa a la
Problemas de
Baja Alto implementación, pruebas, infraestructura
infraestructura
redundante (internet, redes, etc.)
Plan de Contingencia

 Estrategias de rollback por módulo o ERP.

 Plan de manejo de desastres definido.
 Procedimientos de operación alternativa.
 Procesos manuales de respaldo.
 Soporte técnico rápido.

Capacitación

 Capacitación por roles: Contenido específico según función

 Aprendizaje escalonado: De conceptos básicos a avanzados
 Múltiples formatos: Presencial, online, on-the-job
 Materiales permanentes: Documentación, videos, guías rápidas

Cronograma de capacitación

 Formación a formadores (jefes del área) y equipo de proyecto

 Capacitación a usuarios finales (por departamento)
 Capacitaciones de refuerzo

Estrategias de Soporte
Niveles de Soporte

1. Nivel 1: Soporte a usuarios

o Atención inmediata de consultas básicas
o Resolución de problemas comunes
o Escalamiento de incidencias al proveedor, tener definido un canal y un
técnico asignado para el control de las incidencias.
2. Nivel 2: Soporte funcional
o Resolución de problemas complejos
o Ajustes de configuración (local y remoto Anydesk)
 o Soporte a procesos específicos

3. Nivel 3: Soporte técnico especializado

o Problemas de infraestructura
o Corrección de errores del sistema (proveedor)
o Desarrollos y personalizaciones (proveedor)

Estructura de Soporte

 Equipo interno: Formado por super usuarios y personal IT

 Soporte del proveedor: Para problemas técnicos avanzados
 Modelo híbrido: Colaboración entre equipos internos y externos

Herramientas y Procesos

 Sistema de tickets para seguimiento de incidencias

 Base de conocimiento centralizada
 Procedimientos documentados de resolución
 Monitoreo proactivo del sistema
 Sesiones periódicas de refuerzo y mejora

Plan de Mantenimiento

 Actualizaciones periódicas planificadas

 Ventanas de mantenimiento establecidas
 Proceso formal de gestión de cambios
 Evaluación periódica de rendimiento
 Plan de escalamiento para incidencias críticas