TEMA N° 4

LA ORGANIZACIÓN

4.1 Concepto.- La Organización es la segunda etapa dentro del Proceso Administrativo, deriva de
la Planeación. Su propósito es estructurar y dividir las funciones para llevar a cabo las actividades
con el fin de alcanzar metas fijadas. Será necesario determinar "cómo hacerlo”,

4.2. Definición.- Agustín Reyes Ponce, define a la Organización, como: “Es la estructura de las
relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos
materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia
dentro de los planes y objetivos señalados”.

4.3. Etapas del Proceso de Organización.- Es el proceso de estructurar tareas, funciones,

establecer autoridades y relaciones de trabajo dentro de las organizaciones.

4.3.1 Diseño Organizativo.- Distribución de departamentos, cargos, tareas y funciones de una

organización, diagramada en un organigrama. Un organigrama es una representación de la
estructura interna de la empresa, que indica la forma en que se interrelacionan diversas tareas o
funciones.

4.3.1. División del trabajo.- Es la separación y delimitación de las actividades para que una función
tenga mayor precisión, eficiencia y mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización en el
trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia:
a) Jerarquización: Es la distribución de las funciones de una organización por orden de rango,
grado o importancia.
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Un nivel jerárquico implica un grado de autoridad y responsabilidad.

b) Departamentalización: Es el agrupamiento de las funciones y actividades similares en

unidades específicas.

b1) Tipos de Departamentalización.-

i. Funcional: Por la función que desempeña el personal.

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ii. Por productos: La usan las empresas que se dedican a la fabricación de diversas
líneas de productos.

iii. Geográfica-o por territorios: Cuando las unidades de la empresa realizan actividades
en sectores alejados físicamente.

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iv. Clientes:

v. Por procesos o equipo:

vi. Secuencia:

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c) Descripción de Funciones: Agrupa a los individuos por habilidad. Después de haber
establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir con
toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las
unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización.

4.3.2. Coordinación: Es lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los
resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen.

4.4. Ciclo de vida de una Organización .- Representa las diferentes etapas de crecimiento de la
organización en el transcurso del tiempo.

Muerte
Renacimiento

i. Nacimiento:
 La empresa empieza a funcionar
 Los gastos normalmente superan a los ingresos

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  Destaca la inversión
 Alto riesgo de cierre de la empresa.
ii. Infancia:
 La empresa empieza a obtener beneficios
 Rápido crecimiento.
iii. Juventud:
 La demanda comienza a llegar a su punto máximo, por la dificultad de encontrar
nuevos clientes.
 Competencia fuerte.
 Reducción de costes en las compras y adquisiciones.
a) Especialización horizontal: Es una división por especialidades: ingenieros, contadores,
abogados, etc.
b) Especialización vertical: El trabajador realiza un grupo pequeño de tareas, la
profesionalización es mucho menor. Ej. Recepción de una oficina o de una
clínica.

iv. Madurez:
 La empresa empieza a consolidarse dentro del sector.
 Estabilidad de precios.
v. Muerte o Renacimiento
 El crecimiento de la demanda y de los beneficios es negativo.
 La creación de productos sustitutivos o cambios en las preferencias de los
consumidores sería la causa.
 La empresa puede renovarse o renacer

4.5. Fundamentos de la Estructura de la Organización. - Responde a: en qué se basa una

organización para armar su estructura de organización.
Muñoz (1999) dice: “La estructura de una organización es el conjunto de sus elementos y de las
relaciones entre ellos”.

4.5.1. Pasos para diseñar Estructura Organizativa.-

 Análisis del entorno
 Elección de objetivos
 Definición de las estrategias
 Definición de las tareas
 Agrupación de tareas
 Estructura Organizativa

4.5.2. Tipos de Estructuras.-

a) Estructura simple: Tiene un grado bajo de departamentalización, extensiones de control
amplias, autoridad centralizada en una sola.

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b) Burocracia: Tiene tareas operativas muy rutinarias que se logran por la especialización, reglas y
regulaciones muy formalizadas, trabajos agrupados en departamentos por función, autoridad
centralizada, extensiones de control angostas y toma de decisiones que sigue la cadena de
mando.
c) Estructura Matricial: Divide la autoridad, tanto por área funcional y por proyecto. Cada uno de los
empleados responde a dos supervisores inmediatos:
* Uno funcional.- Se encarga de supervisar los empleados en un área funcional
* Uno de proyecto. Gestionan un proyecto específico y a menudo transitorio.
Absorben los empleados de diversas áreas funcionales para completar sus equipos de proyecto.

d) Organización Virtual: Empresa pequeña que subcontrata sus principales funciones de negocios.
(Contratación temporal de otra empresa).
e) Organización sin Fronteras: Busca eliminar la cadena de mando, tener extensiones de control
ilimitadas y sustituir los departamentos con equipos virtuales a los que se les da poder.
f) Modelo mecanicista: Se caracteriza por tener mucha departamentalización, gran formalización,
red de información limitada y mucha centralización.
g) Modelo Orgánico: Estructura plana que usa equipos que cruzan jerarquías y funciones, tiene
poca formalización posee una red de información exhaustiva y se basa en la toma de decisiones
participativa.

4.6. Estructura y Estrategia.- Es una teoría de la relación entre estructura y estrategia. Esta
relación se expresa en el entendido de que la estructura debe adaptarse a la estrategia. Por tanto
la organización de una empresa es el fiel reflejo de su estrategia. Ésta combinación ayuda en
cierto grado a orientarse o acercarse hacia el mercado.

De acuerdo a, (Robbins 2009): Dentro de los modelos de organizacional estructural, se encuentran

las siguientes estrategias.

4.6.1. Estrategia empresarial.- Conjunto de acciones que dan una ventaja competitiva en el tiempo y
se defiende ante la competencia, por medio de la armonización entre los recursos y capacidades
existentes en la empresa y su entorno, con el fin de satisfacer los objetivos y necesidades de la
organización empresarial.

La empresa debe tener la capacidad de adaptarse al mundo cambiante y a acelerado, prever el

futuro, impulsar ideas, innovar en productos y servicios, a través de estrategias para mantenerse
en un buen nivel en el mercado.

4.6.2. Tipos de estrategias.-

a) Estrategia de innovación: La que hace énfasis en la introducción de nuevos productos y

servicios importantes.

b) Estrategia de minimización de costos: Se basa en controles estrictos de los costos, evita los
gastos innecesarios en innovación, marketing y recorta los precios.

c) Estrategia de imitación: Busca avanzar hacia nuevos productos o mercados solo después de
que se ha demostrado su viabilidad.

4.7. Opciones para el diseño de la Organización.-

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4.7.1. Manuales Administrativos.- Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que
se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene
información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas,
políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una
eficiente administración.

Son documentos dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y
ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna.
Existen una variedad de manuales pero para mejor comprensión se hace énfasis en los siguientes
tipos de manuales:

a) Manual de Organización.- Describe la estructura organizacional de una empresa.

Su contenido es muy variado pero se puede encontrar por ejemplo:

 Historia y Descripción de la Empresa

 Misión, visión y objetivos de la empresa
 Legislación o base legal
 Estructura de la organización (organigrama General)
 Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general
(Organigrama por área)
 Normas y políticas generales

b) Manual de Funciones.- Contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los

diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las
funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Permite:
 Asignar los distintos puestos de trabajo
 Establecer o completar el organigrama jerárquico-funcional
 Valoración de puestos de trabajo
 Integrar las competencias profesionales
 Analizar las funciones

c) Manual de Procedimientos.- Describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la

descripción de los procedimientos que se utilizan y la secuencia de cada una de sus
actividades.

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