PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

FECHA: 29 de Agosto de 2014 Página 1 de 1

PROCESO: PROCESO COMERCIAL
DEPARTAMENTO: Comercial Version:3

INICIO

Selecion de
cliente

Visita y
negociacion

NO FIN

SI
CLASIFICAR
CLIENTE

Cliente Cliente
mercancia común
consignacion

Solicitud y Solicitud y
envio de envio de
documentos documentos

Creacion de
cliente en el
sistema

identificacion Solicitud de
de cotizacion
necesidades

Traslado de Solicitud de
m/cia a cotizacion a
bodega proov

Realizacion
de inventario Envio de
periodico cotizacion al
cliente

Relacionar NO Recotizar
m/cia faltante

SI
Compra y
Facturar Alimentar alistamiento SI
mercancia bodega con de m/cia
faltante m/cia escasa

NO
Ingreso de FIN
compra al
sistema

Despacho Despacho
con FAC con RM

Entrega de
mercancia al
cliente

SI NO
Conforme Devolucion

Encuesta de
satisfacion Proceso de Garantia No cubre
cartera necesidad

Establecer
acciones de FIN Revision del
Satisfecho NCC
mejora repuesto

RM manual
NO
Entrega del Aplica Devolucion a
FIN repuesto proovedor
Informe negociacion
tecnico
SI
Devolucion FIN
Reposicion de proovedor por
NCC garantia
respuesto

FIN

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA PATRICIA PINZON MURCIA

N° DEPARTAMENTO PROCESOS SUB PROCESOS ESTADO ENTRADA
INFORMACION
SELECCIÓN DE POSIBLE CLIENTE OK INFORMAL DEL
POSIBLE CLIENTE
NUEVOS CLIENTES
VISITA DE NEGOCIACION Y CLASIFICACION DE CONTACTO DEL
OK
CLIENTES CLIENTE

SOLICITUD DE
COTIZACION DE MERCANCIA OK
COTIZACION

FACTURACION INMEDIATA OK
SOLICITUD DE DOC
FACTURACION DE MERCANCIA
FACTURACION CON REMISION OK SISTEMA
FACTURACION CON OT OK

FIRMA DE CONTRATO OK CITA DE NEGOCIACION

INVENTARIO INICIAL /
MERCANCIAS EN CONSIGNACION INVENTARIO OK
ANTERIOR

FACTURACION DE MCIA OK INVENTARIO ACTUAL

ABASTECIMIENTO OK INVENTARIO ACTUAL

ENCUESTA DE
MEDICION DE SATISFACCION OK
SATISFACION
VISITA PERIODICA
1 COMERCIAL INFORME DE
IDENTIFICACION DE NUEVAS NECESIDADES OK
ENCUESTA

CARTERA (PROCESO ES REALIZADO POR VARIAS AREAS PERO OK ESTADO DE CARTERA

CON DIFERENTES PROCEDIMIENTOS)
REPUESTO
GARANTIAS OK ENTREGADO POR EL
CLIENTE
DEVOLUCIONES
REPUESTO
DEVOLUCIONES POR NO CONFORMIDAD OK ENTREGADO POR EL
CLIENTE
SOLICITUD DE
PROGRAMACION DIARIA DE MENSAJERIA OK
MENSAJERO
COORDINACION DE MENSAJERIA
PLANILLAS
CONTROL DE PLANILLAS OK
DILIGENCIADAS

RELACIONAR REPUESTOS QUE INGRESAN Y SALEN INGRESO Y SALIDA DE

OK
DEL TALLER REPUESTOS

COORDINACION DE TALLER CONTROL DE INVENTARIO OK PLANILLA DE CONTROL

AUTORIZAR INTERVENSION Y ENTREGA ARRANQUES Y RESPUESTA DEL

OK
ALTERNADORES CLIENTE

COORDINACION DE SERVICIO IN HOUSE ENVIO DE REPUESTOS SOLICITADOS OK

SOLICITUD DE
NEGOCIACION CON PROVEEDORES OK
COTIZACION

COMPRAS OK ORDEN DE COMPRA

ALISTAMIENTO DE MERCANCIA OK ORDEN DE COMPRA

2 COMPRAS Y DESPACHOS
RELACION DE
DESPACHO DE MERCANCIA OK MERCANCIA LISTA
PARA DESPACHAR

REPUESTO
DEVOLUCIONES A PROVEEDORES POR NO
OK ENTREGADOPOR
CONFORMIDAD
ASESOR COMERCIAL

CORRESPONDENCIA RECBIDA OK CORRESPONDENCIA

CORRESPONDENCIA

OK RECIBOS PUBLICOS
PROGRAMACION DE PAGOS DE SERVICIOS PUBLICOS

CONTROL DE AZ OK CONSECUTIVOS

ARCHIVO DIARIO OK DOCUMENTOS

FACTURAS DE
COMPLEMENTACION DE FCO/COC OK
COMPRA Y COPIAS
ARCHIVO SOLICITUD DE
CONTROL DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS OK
PRESTAMO

CONSECUTIVOS DE
3 ASISTENCIA ADMINISTRATIVA CONTROL DE FACTURAS Y CONSECUTIVOS OK
FAC

DESPRENDIBLES DE
ENTREGA DE DESPRENDIBLES DE NOMINA OK
NOMINA

AUTORIZACION PARA RECOGER CHEQUE OK SOLICITUD DE CARTA

SOLICIDUT DE
REDACCION DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS OK
REDACCION

SOLICITUD DE
MEMORANDOS DE ENTREGA OK
MEMERANDO

INSTRUCCIONES DEL
PROGRAMACION DE MENSAJERIA OK
ASESOR COMERCIAL

CARTERA (PROCESO ES REALIZADO POR VARIAS AREAS PERO OK ESTADO DE CARTERA

CON DIFERENTES PROCEDIMIENTOS)
CONSIGNACION OK CHEQUE O EFECTIVO

CARTA DE
RECOGER CHEQUE OK
AUTORIZACION
BANCOS

RETIROS OK TARJETA

4 MENSAJERIA
MERCANCIA PARA
ENTREGA DE MERCANCIA A CLIENTES OK
ENTREGAR

INDICACIONES DEL
RECIBIDO DE MERCANCIA OK
ASESOR

FACTURAS Y
RADICACION DE FACTURAS OK
SOPORTES
RADICACION DE DOCUMENTOS
OK DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
ARRANQUE Y
REVISION DE ARRANQUES Y ALTERNADORES OK
ALTERNADOR
TALLER
AUTORIZACION DE
REPARACION O MANTENIMIENTO PREVENTIVO OK
INTERVENCION
5 SEVICIO TECNICO SOLICITUD DE
REVISION DE AUTOMOTRES OK
REVISION
SERVICIO IN HOUSE
MANTENIMIENTO E INSTALACION DE REPUESTOS
OK OT
ELECTRICOS

INFORME DE GESTION
SEGUIMIENTO DE CARTERA OK
(COBRO DE CARTERA)

INFORMACION
CONTROL DE FLUJO DE EFECTIVO OK
SISTEMA
FINANCIERA
FINANCIACION DE PROYECTOS ESPECIALES OK PROYECTO

INFORME DEL
INVENTARIOS ALEATORIOS OK
INVENTARIO

PROGRAMACION DE
INVENTARIO GENERAL OK
INVENTARIO
INFORME DE
CONTROL REMISIONES POR FACTURAR OK REMISIONES POR
FACTURAR
6 GERENCIA ADMINISTRATIVA
INFORME DE EAL POR
EAL POR LEGALIZAR OK
LEGALIZAR

INFORME DE
REVISION DE LA RENTABILIDAD OK
RENTABILIDAD

PROGAMACION DE
SEGUIMIENTO DE AREA MES OK
REUNION

RELACION DE
PAGO A PROVEEDORES OK
CUANTAS POR PAGAR

AUTORIZACIONES SOLICITUD DE
AUTORIZACION DE PRESTAMOS OK
PRESTAMO
PAGO DE NOMINA OK NOMINA
PAGO DE SERVICIOS PUBLICOS OK RECIBOS CAUSADOS
 PYP SUMINISTR
FORMAT
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: NEGOCIACION CON PROVEED
DEPARTAMENTO: Compras

OBJETIVO: Garantizar la consecucion de los productos y precios solicitados por el clie

PROCEDIMIENTOS COMERCIAL COMPRAS

1. Recibe orden de cotizacion inicio 1

2. Contacta a proveedor para cotizar 2

mercancia

3. DECISIÓN: SI sigue paso 4, NO continua 3

paso 9

4. Negociacion de precios 4

5. Comparar precios con otros proveedores 5

6. APLICA?: SI sigue paso 7 , NO continua paso 6

9

7
7. Se establecen acuerdos de negociacion

8. Se hace relacion de la mercancia cotizada y 8

se envia a el asesor comercial

9. Finaliza proceso 9

ELABORADO POR: REVISADO POR

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA PATRICIA PINZON M
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IACION CON PROVEEDORES
Versión: 3

s solicitados por el cliente y a su vez certificar la rentabilidad para la empresa.

COMPRAS DOCUMENTO OBSERVACION

La solicitud de cotizacion llega a el área comercial

por medio de corrreo o llamada telefónica, el
asesor debe enviarlo a compras para que inicie el
CORREO
proceso de cotizacion, colocando en el asunto, el
ELECTRONICO
nombre del cliente / En caso de que el asesor sea
quien haga la cotizacion, el area de compras
interviene en el paso 2

En caso de adquirir mercancia que no sea de

acuerdo manejo habitual por la empresa se debe firmar
acuerdo con el proveedor, donde se aclare las
condiciones de devoluciones y/o garantias

REVISADO POR: APROBADO: POR

PATRICIA PINZON MURCIA
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PROCESO: COMPRAS
DEPARTAMENTO: Compras Versión: 3

OBJETIVO: Adquirir productos que cumplan con los requisitos especificos del cliente y de la organización

PROCEDIMIENTOS COMERCIAL COMPRAS DOCUMENTO OBSERVACION

La orden de compra ingresa por necesidad del cliente

1 1 despues de revizar la cotizacion previa que realiza el
1. Recibir informacion de mercancia requerida ORDEN DE COMPRA
asesor comercial, esta informacion se entrega a
Compras por medio de correo electronico

2. Verificar existencias en bodega y Separar pedido 2

de lo existente

3. DECISIÓN: SI seguir a paso 7 , NO seguir a paso 4 3

4. Llamar proveedores para cotizar lo faltante. 4

5. Evaluar el mejor precio, plazo, calidad y entrega. 5

6. Pedir la cantidad necesaria más la rotación 6

mensual.

7. Coordinar para recoger o recibir pedido. 7 7 FACTURA DE COMPRA

8. Recibir la mercancia con sus respectiva factura 7

Legalizar la compra en el sistema por medio de la

9. Generar FCO/ COC en el sistema 7 FCO/COC y entregar a diario las facturas con copia a
Asistencia Administrativa

10. Finaliza proceso 10

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO: POR

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA PATRICIA PINZON MURCIA

FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: ALISTAMIENT
DEPARTAMENTO: Despachos

OBJETIVO: Cumplir con los requerimientos establecidos en la orden de

PROCEDIMIENTOS COMERCIAL

1. Alistar el pedido según orden de

compra (OC) OC

2. Marcar la mercancía excedente

en bodega con el color
correspondiente según la bodega

3. Realizar el traslado de mercancia

a la bodega del Aseror comercial

4. Informar a el Asesor comercial

por medio de correo electronico,
para que generen el documento 4
correspondiente al pedido

5. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

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FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: ALISTAMIENTO DE MERCANCIA

equerimientos establecidos en la orden de compra garantizando que al cliente se le entrege lo que realmente solicito

COMPRAS ASISTENCIA ADM DOCUMENTO

3 RMC

4 CORREO ELECTRONICO

REVISADO POR:

PATRICIA PINZON MURCIA

S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

le entrege lo que realmente solicito

OBSERVACION

Este correo electronico contiene la

informacion de la mercancia referenciada lista
para facturar

APROBADO: POR
 PYP SUMIN

FORM

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: DESPACHO DE MERCA
DEPARTAMENTO: Despachos

OBJETIVO: Cumplir con los tiempos de entreg

PROCEDIMIENTOS COMERCIAL

1. Recibe FAC / RM / RMC INICIO

2. Verificar la mercancia relacionada y

los precios

3. APLICA:SI continua paso , NO

continua paso 4

FAC/ RM/
4. Entregar a comercial para las RMC
respectivas correciones del
documento

5. Realiza entrega al mensajero

encargado / al cliente. O al Asesor
comercial para relizar el traslado a
bodega de cliente en consignacion

6. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

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FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
PROCESO: DESPACHO DE MERCANCIA
Versión: 3

TIVO: Cumplir con los tiempos de entrega pactados conel cliente

DESPACHOS DOCUMENTO OBSERVACION

1 FAC / RM / RMC Documento elaborado por el Asesor Comercial

Con la copia blanca de la factura o una sola

copia de la RM o RMC, verificar la mercancia
2 relacionada y precios de acuerdo con en el
documento impreso y contra la orden de
compra recibida

En caso que la mercancia relacionada no

4 coincida con los datos reales, el documento
debe ser corregido y ajustado

El mensajero debe firmar una copia del

documento(FAC, RM, RMC) que relaciona la
5 mercancia que entrega, como soporte de que
es el responsable / En caso de ser el cliente
quien directamente reciba la mercancia debe
colocar su nombre en forma legible, con fecha
y sello de recibido. Esta firma sera valida
como radicado.

REVISADO POR: APROBADO: POR

PATRICIA PINZON MURCIA

FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: DEVOLUCION A PROVEEDO
DEPARTAMENTO: Despachos

OBJETIVO: Legalizar la mercancia que es devuelta p

PROCEDIMIENTOS COMERCIAL

1. Recibir mercancia de Comercial 1

2. Verificar si la mercancia es de
constante rotacion

3. APLICA:SI continua paso 4 , NO

continua paso 5.

4. ingresar mercancia al inventario

5. Devolver mercancia al proveedor

6. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

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FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: DEVOLUCION A PROVEEDORES POR NO CONFORMIDAD

O: Legalizar la mercancia que es devuelta por el cliente en caso de no cumplir sus espectativas

DESPACHOS PROVEEDOR DOCUMENTO

5 5

NOTA DEBITO PROVEEDOR

(NDP)

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

espectativas

OBSERVACION

La mercancia se le devuelve al proveedor en

caso de que no sea de alta rotacion y con base
en el acuerdo establecido en el momento de
adquirir el repuesto (negociacion). El
documento NDP se debe hacer firmar por el
proveedor al momento de devolver la
mercancia, con el fin de garantizar su recibido.
La NDP se adjunta a la FCO correspondiente

APROBADO: POR
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PROCESO: SELECCIÓN DE CLIENTE POTENCIAL
DEPARTAMENTO: Comercial Versión: 3

OBEJTIVO: Seleccionar los clientes, para garantizar una excelente relacion comercial.

PROCEDIMIENTOS MERCADO COMERCIAL DOCUMENTO OBSERVACION

Esta informacion es suministrada por personas

que han trabajado en empresas clientes y que
1. Ingresa informacion de un posible INICIO 1 en dado momento inician su vida laboral en
cliente
otra empresa, esta informacion es
suministrada de manera informal.

Esta investigacion se realiza de manera

informal, consultando con la competencia las
referenias existentes del posible cliente,
2. Hacer una investigacion previa
2 dentro de esta investigacion es importante
antes del contacto formal
saber a cuanto plazo paga, el cumplimiento de
pagos, su legalidad y capacidad de
endeudamiento

3. APLICA: SI continua paso 5, NO 3

continua paso 4

Se elabora un informe con el fin de crear

informe antecedentes , en caso de ser contactados de
4. Generar informe 4 nuevo se debera realizar un nuevo estudio.
(este documento sirve como antecedente y
seguimiento de posibles clientes)

5. Finaliza proceso 5

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO: POR

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PROCESO: VISITA DE NEGOCIACION Y CLASIFICACION DE CLIENTE
DEPARTAMENTO: Comercial Versión: 3

OBJETIVO: Establecer acuerdos y compromisos puntuales para evitar inconvenientes durante la en la relacion comercial que se establezca

PROCEDIMIENTOS CLIENTE POTENCIAL COMERCIAL GERENCIA DOCUMENTO OBSERVACION

1 Llamar a la empresa y contacta a la persona

1. Establecer contacto con la empresa 1 encargada de COMPRAS

2. Solicitar a gerencia carta de 2 2

presentacion

3. Recibir carta de presentacion 3 3 Carta de presentación

4. Enviar carta de presentacion a el 4 4

Carta de presentación
encargado de compras

5
5. Llamar y programar visita

6. Asistira a la entrevista presentando 6 CATALOGO DE SERVICIOS

catalogo de servicios

7. Escuchar al cliente e identificar sus 7

necesidades

8. Clasificar el cliente ( cliente 8

comun / cliente en consignacion)

9. Enviar documentacion y solicitar 9

Documentacion para crear cliente en DOCUMENTOS LEGALES
el sistema

10
10. Acta de visita FORMATO ACTA VISITA

11. Finaliza proceso 11

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PROCESO: COTIZACION DE MERCANCIA
DEPARTAMENTO: Comercial y Compras Versión: 3

OBJETIVO: Brindar al cliente la informacion del precio y caracteristicas del producto y/o servicio solicitado, buscando su satisfaccion absoluta

PROCEDIMIENTOS CLIENTE COMERCIAL DOCUMENTO OBSERVACION

La cotizacion se realiza tanto para el cliente
normal o de consignacion y a su vez por
1. Recibir solicitud de cotizacion 1 1 solicitud del taller y /o tecnico electricista

2. Verificar la claridad de la solicitud , pidiendo 2

muestra y/o registro fotográfico REGISTRO FOTOGRAFICO

Se debe verificar la existencia del producto en

3 el sistema con el fin de darle continuidad a los
3. Verificar existencia y costo en el sistema proveedores y vigencia anuestros
proveedores

4. APLICA?: SI continuar paso 6, NO continuar 4

paso 5

En caso de no tener registros en el sistema

5 debe contactarse primero a los provedores
5. Realizar cotizaciones con nuestros
existentes , solo en caso de no conseguir la
proveedores
mercancia , se debe buscar un nuevo
proveedor

Esta cotizacion se envia al cliente de forma

6. Realizar cotizacion por sistema 6 virtual por medio de un e-mail, y se debe
generar un registro fisico para contol interno

llamar de manera inmediata al cliente para

7. Enviar cotizacion al cliente 7 confirmar que la informacion sea recibida
satisfactoriamente

8
8. Verificar el recibido de la cotizacion

9. APROBADO: SI continua paso 11, NO

continua paso 10, No por segunda vez paso 12 9

10. Recotizar y eviar al cliente 10

11
11. Solicitar Orden de Compra

12. Entregar Orden de compra a COMPRAS 12

13. Finaliza proceso 13

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PROCESO: FACTURACION INMEDITA
DEPARTAMENTO: Comercial Versión: 3

OBJETIVO: Registrar la mercancia consumida por el cliente para su respectiva contabilizacion y cobro posterior.

PROCEDIMIENTOS COMPRAS COMERCIAL CONTABILIADAD DOCUMENTO OBSERVACION

1. Recibir el correo enviado por
1 1 Llamar a la empresa y contactar a la persona
Compras con la informacion de la
encargada de COMPRAS
mercancia lista para facturar

2. Verificar que la mercancia este 2

cargada en el sistema

3. APLICA: SI continua paso 5 , No 3

continua paso 4

4. Solicitar a Compras corregir y 4 4

completar la informacion

5. Generar factura en el sistema 5

6. Verificar que cioncida con la orden de 6 OC/ FAC SISTEMA

compra

la verificacion de factura que realiza el area de

7. APRUEBA. SI paso 10, NO paso 8. 7 7 despachos se debe hacer sobre la hoja blanca (
CONSECUTIVO)

8. Solicitar a Contabiliadad la anulacion 8

de la factura

9. Generar una nueva factura 9 9 FAC

10 De acuerdo al cuadro de clientes hacer la

10. Imprimir Factura FAC impresión de las copias que solicita el cliente
para radicacion

11. Finaliza proceso 11

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PROCESO: FACTURACION CON REMISION
DEPARTAMENTO: Comercial Versión: 3

OBJETIVO: Generar un soporte del recibido de la mercancia para posteriormente facturar la mercancia entregada.

PROCEDIMIENTOS COMPRAS COMERCIAL CONTABILIADAD DOCUMENTO OBSERVACION

1. Recibir el correo enviado por
Compras con la informacion de la 1 1
mercancia lista para facturar

2. Hacer la remision por sistema 2 RM

3. Entregar a Despachos para 3 3 RM Imprimir una sola copia para validar el pedido
aprobacion

4. APRUEBA: SI continua paso 7, NO

continua paso 5 4

La persona encargada de la entrega de la

5. Solicitar a contabilidad la correcion 5 5 mercancia debe firmar una copia del recibido
o ajuste de la remision
de la mima de acuerdo con la remision

7 El mensajero debe recibir la remision y debe

6. Entregar RM a mensajero
solicitar la mercancia a despachos

La persona encargada de entregar la

8 mercancia debe garantizar que la persona que
8. Recibir la remision firmada RM
recibe escriba su nombre claro y legible,
coloque sello y fecha de recibido

9. Generar la factura en el sistema 9 FAC

Se deben imprimir 2 facturas en original , una

para el cliente y ser radicada y la otra para
10. Imprimir Factura 10 FAC cuentas por pagar, adicional se imprime una
en hoja blanca para el consecutivo de archivo y
el control de las facturas

Entregar al mensajero la factura con las copias

11 11 exigidas por el cliente ( según cuadro de
11. Enviar factura con la remision
FAC Y RM cliente), adicional hacer firmar la hoja blanca
firmada para radicar
para consecutivo y hacer entrega de esta hoja
a asistencia administrativa

12. Finaliza Proceso 12

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO: POR

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA PATRICIA PINZON MURCIA

FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: FACTU
DEPARTAMENTO: Comercial

OBJETIVO: Generar un soporte de la reparacion reali

PROCEDIMIENTOS TALLER / SERVICIO IN HOUSE

1. Recibir checklist/ 1

2. Hacer la OT por sistema

9. Generar la factura en el sistema

10. Imprimir Factura

11. Enviar factura para radicar

12. Finaliza Proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

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PROCESO: FACTURACION CON OT

erar un soporte de la reparacion realizada para posteriormente facturar la mercancia entregada.

COMERCIAL MENSAJERIA DOCUMENTO

2
OT

9
FAC

10 FAC

11 11
FAC

12

REVISADO POR:

PATRICIA PINZON MURCIA

 Página: 1 de 1
Versión: 3

cia entregada.

OBSERVACION

La OT el soporte tecnico de la reparacion e

instalaciones de reouestos que se le realizaron
a una pieza, con el fin de justificar la mano de
obra realizada

Se deben imprimir 2 facturas en original , una

para el cliente y ser radicada y la otra para
cuentas por pagar, adicional se imprime una
en hoja blanca para el consecutivo de archivo y
el control de las facturas

Entregar al mensajero la factura con las copias

exigidas por el cliente ( según cuadro de
cliente), adicional hacer firmar la hoja blanca
para consecutivo y hacer entrega de esta hoja
a asistencia administrativa

APROBADO: POR
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FECHA: 29 de Agosto de 2014 Página: 1 de 1

PROCESO: FIRMA DE CONTRATO DE CONSIGNACION
DEPARTAMENTO: Comercial Versión: 3

OBJETIVO: Estipular mediante un contrato los terminos y condiciones basicas para consolidar la relacion comercial

PROCEDIMIENTOS CLIENTE COMERCIAL GERENCIA DOCUMENTO OBSERVACION

1. Solicitar a Gerencia el contrato de 1 Una vez negociados y acordados los precios se

consignacion 1 procede a firmar el contrato de consignacion

2. Programar cita con el cliente para la 2

firma

CONTRATO DE
3. Entregar contrato al cliente para la 3 3 CONSIGNACION DE
firma
MERCANCIA

4. APLICA: SI continua paso 6, NO 4

continua paso 5.

Si en el momento de firmar el contrato, el

5. Realizar con gerencia las CONTRATO DE cliente exige un nueva cláusula o la correccion
correcciones o adiciones legalmente 5 5 CONSIGNACION DE de alguna, el Asesor debe dirigirse a Gerencia
pertinentes. MERCANCIA para hacer las respectivas correciones que se
requieran

Despues de firmado el contrato se debe

6. Firmar el contrato y entregar copia 6 entregar una copia al cliente, y se debe
al cliente 6 conservar el contrato original, adjuntando el
inventario de la consignación

Establecer junto con el cliente , lista de presios

7. Realizar lista de precios y mercancia 7 7 y acuerdos iniciales, generar un acta y
para adjuntar al contrato
adjuntarla a el contrato

8. Finaliza proceso 8

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO: POR

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FECHA: 29 de Agosto de 2014 Página: 1 de 1

PROCESO: INVENTARIO DE MERACANCIA EN CONSIGNACION
DEPARTAMENTO: Comercial Versión: 3

OBJETIVO: Identificar la mercancia faltante en la bodega del cliente, para su facturacion

PROCEDIMIENTOS CLIENTE COMERCIAL DOCUMENTO OBSERVACION

1. Programar inventario periodico 1 1 Este inventario se debe realizar cada 15 dias

Imprimir por inventarios la mercancia que esta

2. Imprimir inventario de la bodega
2 INVENTARIO relacionada en el sistema (Referencia y
del sistema
cantidad)

El Asesor debe trasladarse hasta la

3. Acceder a bodega 2 instalaciones de la empresa donde se
encuentra la bodega

Al frente de cada referencia se anota la

4. Realizar conteo de mercancia y
3 cantidad de cada referencia que se cuenta
registrarlo en el formato de inventario
durante la visita

Preguntarle si solo necesita las cantidades

3 facturadas, requiere una cantidad mayor o
5. Valida con el cliente la rotacion de
menor o nueva mercancia. Si requiere menor
la mercancia
cantidad debe retirar en la visita el excedente
o programarle un mensajero para que la recoja

Este documento debe ser firmado por el

4. Firmar documento del inventario 4 RMC Asesor que reliza el inventario y por la persona
encargada de bodega

5. Finaliza proceso 5

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO: POR

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FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

FECHA: 29 de Agosto de 2014 Página: 1 de 1

PROCESO: FACTURACION DE MERCANCIA EN CONSIGNACION
DEPARTAMENTO: Comercial Versión: 3

OBJETIVO: Registrar la mercancia consumida por el cliente para su comtabilizacion y cobro posterior

PROCEDIMIENTOS COMERCIAL DOCUMENTO OBSERVACION

1. Recibir inventario 1 INVENTARIO

2. Identificar la mercancia faltante y 2 Se debe facturar explicitamente la mercancia

se factura que en el momneto de inventario no se
encuentre en la bodega

Se deben imprimir 2 facturas en original , una

para el cliente y ser radicada y la otra para
3. Imprimir factura 3 FAC cuentas por pagar, adicional se imprime una
en hoja blanca para el consecutivo de archivo y
el control de las facturas

Entregar al mensajero la factura con las copias

4 exigidas por el cliente ( según cuadro de
4. Enviar factura para radicar FAC cliente), adicional hacer firmar la hoja blanca
para consecutivo y hacer entrega de esta hoja
a asistencia administrativa

5. Finaliza Proceso 5

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO: POR

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA PATRICIA PINZON MURCIA

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FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

FECHA: 29 de Agosto de 2014 Página: 1 de 1

PROCESO: ABASTECIMIENTO DE BODEGA ( MERCANCIA EN CONSIGNACION)
DEPARTAMENTO: Comercial Versión: 3

OBJETIVO: Asegurar que el cliente tenga en la bodega la mercancia que necesita

PROCEDIMIENTOS COMPRAS COMERCIAL CONTABILIDAD DOCUMENTO OBSERVACION

De acuerdo a la mercancia facturada se
1. Identificar mercancía consumida y 1 identifica la mercancia que probablemente
verificar nuevas necesidades
necesita el cliente

Si el cliente ha devuelto mercancia debe ser

2. Ajustar el inventario de acuerdo 2 descargada de la bodega y entregada a
con las necesidades del cliente
compras para legalizar la devolucion (RMC)

3. Enviar solicitud de mercancia a 3 3

CORREO ELECTRONICO
Compras

4. Recibir respuesta de Compras con 4

CORREO ELECTRONICO
la mercancia relacionada

5. Generar RMC 5

6 imprimir una sola copia para validar mercancia

6. Entregar RMC a Despachos 6 RMC
despachada por compras

7. APRUEBA. SI paso 10, NO paso 8. 7

8

8. Solicitar a Contabiliadad la 8
anulacion de la RMC 89 RMC

La persona encargada de la entregar de la

9. Generar una nueva RMC 9 RMC mercancia debe firmar una copia del recibido
de la mima de acuerdo con la RMC

10. Finaliza proceso 10

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO: POR

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA PATRICIA PINZON MURCIA

FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: MEDICION D
DEPARTAMENTO: Comercial

OBJETIVO: Conocer la persepcion qu

PROCEDIMIENTOS CLIENTE

1. Solicitar a Gerencia encuesta de

satisfacion

2. Aplicar encuesta de satisfaccion al 3

cliente

3. Socializar con el cliente sobre la

relacion actual

4. Realizar informe de la encuesta

5. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: MEDICION DE SATISFACION

OBJETIVO: Conocer la persepcion que el cliente tiene del servicio ofrecido

COMERCIAL GERENCIA DOCUMENTO

1 1

2 ENCUESTA

5 INFORME DE RESULTADOS
DE ENCUESTA

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

OBSERVACION

La encuesta se debe relizar de manera amena,

como una conversacion y detro de la charla se
debe hacer la preguntas

Es importante socializar con el cliente todo

aquello que le genere dudas e inseguridades e
incluso toda la informacion adicional que el
cliente pueda aportar a la medicion

Con base a los resultados de la encuesta y la

informacion recopilada se debe hacer un
informe completo que permita identificar
necesidades y aspectos a mejorar

APROBADO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: IDENTIFICACION
DEPARTAMENTO: Comercial y Gerencia

OBJETIVO: Identificar las falencias de nuestro servicio y a su vez estable

PROCEDIMIENTOS CLIENTE

1. Recibir Informe de encuesta

2. Analizar informacion

3. Identificar falencias del servicio y/o

nuevos servicios que se puedan ofrecer

4. Entregar informacion a gerencia

5. Socializar con gerencia la informacion

recolectada

6. Establecer acciones de mejora

7. Finaliza proceso

ELABORADO POR:
MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA
 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: IDENTIFICACION DE NUEVAS NECESIDADES

as de nuestro servicio y a su vez establecer planes de accion que nos permitan satisfacer completamente al cliente

COMERCIAL GERENCIA DOCUMENTO

1 ENCUESTA

4 4

5 5

6 6

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

sfacer completamente al cliente

OBSERVACION

En base con la informacion recolectada se

debe establecer que falecncias existen en
cuanto la prestacion del servico, que le ofrece
al cliente otra empresa que nosotros no , que
necesidades tiene el cliente que nosotros
podemos cubrir etc…

Concretar que acciones o propuestas se le

pueden presentar al cliente para cubrir sus
necesidades y alcanzar el 100% de su
satisfaccion, para garantizar el cumplimiento
de indicadores y asu vez alcanzar un mejor
posicionamiento en el mercado

APROBADO: POR
 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

FECHA: 29 de Agosto de 2014 Página: 1 de 1

PROCESO: CARTERA
DEPARTAMENTO: Comercial Versión: 3

OBJETIVO: Relaizar gestiones efectivas para mantener al día los créditos de nuestros clientes

PROCEDIMIENTOS CLIENTE COMERCIAL GERENCIA DOCUMENTO OBSERVACION

1. Descargar del sistema la relacion de 1 1

BASE DE DATOS
cartera

2. Identificar Clientes con cartera 2

vencida

Dar a conocer al cliente de forma telefonica o

3. Contactarse con el cliente y 3 REGISTRO DE escrita es estado actual de su suennta y las
establecer fechas de pago CONVERSACION fechas de vencimiento de las facturas,
establecer fechas de pago cercanas.

4. CUMPLE: SI continua paso 8, NO 4

continua paso 5.

5. Contactarce con el cliente y REGISTRO DE

establecer una nueva fecha de pago 5 CONVERSACION

6. CUMPLE: SI continua paso 8, NO 6

continua paso 7.

7 7 Se le informa a Gerencia la situacion para que

7. Informar a Gerencia
continue el proceso correspondiente

8. Finaliza proceso 8

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO: POR

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

FECHA: 29 de Agosto de 2014 Página: 1 de 1

PROCESO: GARANTIAS
DEPARTAMENTO: Comercial Versión: 3

OBJETIVOS: Determinar si la falla que presenta el repuesto se puede considerar como garantia o por lo contrario se debe a causas de mala instalacion o demas.

PROCEDIMIENTOS CLIENTE COMERCIAL SERVICIO TECNICO DOCUMENTO OBSERVACION

1. Recibir el repuesto al cliente 1 1

El tecnico debe hacer la revision pertinente y

2. Entregar Mercancia a Servicio 2 2 es él quien determina si se trata de una
Tecnico
garantia o no .

El asesor comercial debe generar un informe

3 tecnico dirigido a el cliente detallando la
3. Realizar informe Tecnico INFORME TECNICO
revision realizada y las causas por las cuales se
considera o no una Garantia

4. APLICA: SI continua paso 6, NO 4

continua paso 5 .

5
5. Se devuelve el repuesto al cliente
Se retoma el proceso de solicitud de repuesto
6. Se envia un nuevo repuesto al a Compras y cuando ya esté confirmado que se
cliente 6 tiene el repuesto , se envia al cliente el
repuesto nuevo

7. Finaliza proceso 7

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO: POR

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: DEVOLUCION DE CLIENT
DEPARTAMENTO: Comercial

OBJETIVO: Legalizar la mercancia que es devuelta p

PROCEDIMIENTOS CLIENTE

1. Recibir mercancia del cliente 1

2. Verificar que la mercancia este en

buen estado

3. APLICA:SI continua paso4, NO

continua paso 5.

4. Generar documento sistema

5. Entregar mercancia a Despachos

6. Devolver mercancia al cliente 6

7. Finaliza proceso

ELABORADO POR:
MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA
 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: DEVOLUCION DE CLIENTES POR NO CONFORMIDAD

O: Legalizar la mercancia que es devuelta por el cliente en caso de no cumplir sus espectativas

COMERCIAL DESPACHOS DOCUMENTO

4 NOTA CREDITO CLIENTE

(NCC)

5 5

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

espectativas

OBSERVACION

Este documento se genera con el fin de dar un

soporte de no pago de una factura o de
disminucion del precio de la misma en el caso
en que la devolucion no sea por el total de lo
facturado

En caso de que la mercancia no se encuantre

en buen estado y/o haya sido manipulada de
mala manera la devolucion es invaliday por lo
tanto no se le recibe el repuesto al cliente

APROBADO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: PROG
DEPARTAMENTO: Comercial

OBJETIVO: Estab

PROCEDIMIENTOS SOLICITANTE

1
1. Recibir solicitud de mensajero

2. Programar y asignar mensajero

3. Informar al SOLICITANTE quien 3

realizará la diligencia

4. Dar a concer la programacion

Asistencia administrativa

5. Remitir al mensajero con el

solicitante

[Link] proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: PROGRAMACION DIARIA DE MENSAJERIA

OBJETIVO: Establecer el itinerario diario del cada mensajero

COMERCIAL MESAJERIA ASISTENCIA ADM DOCUMENTO

4 4

REVISADO POR:
 Página: 1 de 1
Versión: 3

OBSERVACION

El departamento de la empresa que necesite

alguna diliguencia netamente laboral debe
informar al asesor encargado para que el
asigne un mensajero.

Programar al mensajero de acuerdo a las zonas

asignadas y priorizando las diligencias de
mayor importancia

Remitir al mensajero con el solicitante para la

entrega de los documentos o elementos
necesarios para la diligencia

APROBADO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: CONTROL
DEPARTAMENTO: Comercial

OBJETIVO: Identificar las diligencias qu

PROCEDIMIENTOS CONTABILIDAD

1. Entregar formato planilla a

mensajero

2. Recibir planilla diario

3. Verificar y relacionar las diligencia

con pago adicional

4
4. Entregar reporte a Contabilidad

5. Finalisa proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: CONTROL DE PLANILLAS

OBJETIVO: Identificar las diligencias que son suceptibles de pagos adicionales.

COMERCIAL MESAJERIA DOCUMENTO

1 1 PLANILLA

2 2 PLANILLA

4 PLANILLA

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

OBSERVACION

Imprimir formato y entregarlo a el mensajero

cada vez que el formato anterior se acaba

Recibir las planillas diligenciadas

Verificar el diligenciamiento completo de la

planilla y cuales de los trámites constituyen
pago adicional según criterios establecidos
por gerencia

Entregar el reporte de diligencias para que

Contabilidad realice el pago correspondiente

APROBADO: POR
 PY

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: REGISTRO DE ARRANQUES Y ALTERNADO
DEPARTAMENTO: Comercial

OBJETIVO: Controlar el movimiento de arranques y altern

PROCEDIMIENTOS TALLER

1. Recibir los arranques y/o

alternadores

2. Relacionar el ingreso de los

arranques y/o alternadores en la
planilla de control

3. Asignar numeracion y marcar el

arranque y/o alternador

4. Entregar los arranques y/o 4

alternadores al Tecnico electricista

5. Recibir los arranques y/o 5

alternadores reparados

6. Relacionar salida de los arranques

y/o alternadores reparados

7. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

SO: REGISTRO DE ARRANQUES Y ALTERNADORES QUE INGRESAN Y SALEN DEL TALLER

ontrolar el movimiento de arranques y alternadores que ingresan al taller para alimentar el inventario

COMERCIAL CLIENTE DOCUMENTO

1 1

2
PLANILLA DE CONTROL

3 PLANILLA DE CONTROL

4 PLANILLA DE CONTROL

6 6 PLANILLA DE CONTROL

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

mentar el inventario

OBSERVACION

Los arranques y/o alternadores los debe recibir

unicamente el Asesor comercial encargado del
taller, en caso de que no se encuentre la
persona que lo remplace debe cumplir todo el
proceso

Relacionar en la planilla los arranques y /o

alternadores que ingresan al taller, con el fin
de alimentar el inventario

APROBADO: POR
 PYP SUMINIST

FORMATO

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: CONTROL DE INVENTARIO DEL T
DEPARTAMENTO: Comercial

OBJETIVO: Verificar que los arraques y alternadores presentes en le talle

PROCEDIMIENTOS TALLER

1. Recibir planilla de control

2. Realizar conteo de los arranques

y /o alternadores

3. Verificar que los datos coincidan

[Link]?: SI continua paso 6. NO

continua paso 5.

5. Registrar novedades en la planilla

de control

6. Realizar consolidado de inventario

final

7. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
PROCESO: CONTROL DE INVENTARIO DEL TALLER
Versión: 3

rraques y alternadores presentes en le taller esten registrados en la planilla de control

COMERCIAL DOCUMENTO OBSERVACION

1 PLANILLA DE CONTROL

2 FORMATO DE INVENTARIO

5 PLANILLA DE CONTROL

6 PLANILLA DE CONTROL

REVISADO POR: APROBADO: POR

FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: AUTORIZAR INTERVENSION Y ENTRE
DEPARTAMENTO: Comercial

OBJETIVO: Autorizar las intervensiones

PROCEDIMIENTOS TALLER

1. Recibir respuesta del cliente

2. AUTORIA: SI continua paso 3. NO

continua paso 5.

3. Generar OT

4. Autorizar al Tecnico electricista la 4

intervención

5. Recibir informacion del tecnico 5

electricista

6. Realizar informe tecnico

3. Recibir pieza 7

6. Entregar pieza e informe tecnico al

cliente

5. Finaliza proceso

ELABORADO POR:
MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA
 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

OCESO: AUTORIZAR INTERVENSION Y ENTREGA DE ARRANQUES Y ALTERNADORES

OBJETIVO: Autorizar las intervensiones de acuerdo a lo permitido por el cliente

COMERCIAL CLIENTE DOCUMENTO

1 1

3 OT

6 INFORME TECNICO

7 INFORME TECNICO

4 4 INFORME TECNICO

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

OBSERVACION
Despues de envia la cotizacioon del la
reparacion , el cliente debe enviar un correo
con la respuesta

El tecnico electricista despues de revisar y/o

intervenir el arranque y/o alternador debe
informar al comercial cual es el diagnostico

El Asesor procede a diligenciar el formato de

informe tecnico con la informacion
suministrada

APROBADO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: ENVIO DE REPU
DEPARTAMENTO: Comercial

OBJETIVO: Garantizar que los tecnicos electricistas cuente

PROCEDIMIENTOS SERVICIO IN HOUSE

1. Recibir la solicitud de repuestos 1

2. Solicitar los repuestos a compras

3. Recibir informacion del envio de

repuestos

4. Confirmar el recibido de los 4

repuestos

5. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: ENVIO DE REPUESTOS SOLICITADOS

antizar que los tecnicos electricistas cuenten con los repuestos necesariospara hacer intervenciones.

COMERCIAL COMPRAS DOCUMENTO

1 MESANJE VIA WHATSAPP

2 2
CORREO ELLECTRONICO

3 3 CORREO ELLECTRONICO

4
MESANJE VIA WHATSAPP

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

cer intervenciones.

OBSERVACION

APROBADO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: CORRESPOND
DEPARTAMENTO: Asistencia Adm

OBJETIVO: Registrar y controlar los do

PROCEDIMIENTOS TERCERO

1. Recibir Documento 1

2. Relacionarlo en el cuaderno

3. Entregar Documento al area

correspondiente

4. Relacionar entrega en el cuadreno

4. Finaliza proceso

ELABORADO POR:
MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA
 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: CORRESPONDENCIA RECIBIDA

OBJETIVO: Registrar y controlar los documentos que ingresan a la empresa

ASISTENCIA ADM AREA CORRESPONDIENTE DOCUMENTO

1 DOCUMENTO

3 3 DOCUMENTO

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

OBSERVACION

Al recibir un Factura se le solicita al cliente

original y copia, al momento de rcibir
tododocuemnte se debe poner sello y firma de
recibido

Escribir en el cuaderno de control, la fecha, la

empresa de origen, numero de documento y
nombre de quien recibe

Se hace entrega del documento al area

correpondiente

Se debe relacionar en el cuaderno con firma y

fecha quien recibe el documento

APROBADO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: C
DEPARTAMENTO: Asistencia Adm

OBJETIVO: Realizar el respectivo control de docume

PROCEDIMIENTOS AREA REPONSABLE

1. Descargar de sistema consecutivos

e imprimirlos

2. Verificar la existencia del

documento físico

3. Aplica: SI continua paso 5, NO

continua paso 4.

4. Solicitar el documento al 4
responsable

5. Archivar el documento en la AZ
correspondiente

6. Marcar como existente

7. Firmar la Hoja de consecutivo y

archivarla como portada en la AZ

8. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: CONTROL AZ

ealizar el respectivo control de documentos, con el fin de garantizar la seguridad de la informacion.

ASISTENCIA ADM DOCUMENTO

1 CONSECUTIVOS

4 DOCUMENTO

5 DOCUMENTO

7 CONSECUTIVOS

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

e la informacion.

OBSERVACION

Consultar el instructivo de descarga de

consecutivos en el sistema

Con el consecutivo impreso se verifica que el

documento y la informacion que esta
relacionada concuerden

Dentro de la informacion del consecutivo se

encuentra relacionado el nombre de la
persona encargada del documento, se debe
informar a esta persona la novedad del
faltante para que lo entregue

Ubicar la hoja de verificacion en la portada de

la AZ, escribir en ella los comentarios
pertinentes y por ultimo firmar con con
nombre claro y fcha de revision

APROBADO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: ARCHIV
DEPARTAMENTO: Asistencia Adm

OBJETIVO: Evitar que los documentos se extravien

PROCEDIMIENTOS CONTABILIDAD

1. Recibir documentos 1

2. Clasificar documentos

3. Archivar documentos en la AZ
correspondientes

4. Finaliza el proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: ARCHIVO DIARIO

VO: Evitar que los documentos se extravien y garantizar que se puedan encontrar con facilidad

ASISTENCIA ADM DOCUMENTO

1 DOCUMENTOS

3 DOCUMENTOS

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

on facilidad

OBSERVACION

Recoger los documentos que se encuentran en

el archivador destinado para la documentacion
que se debe archivar

Se deben clasificar los documentos según las

siglas , el numero y el mes al que
corresponden

Los documentos se deben archivar según mes

y consecutivo , logrando que el numero mayor
siempre se encuentre de primeras.

APROBADO POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: COMPLEMENTA
DEPARTAMENTO: Asistencia Adm

OBJETIVO: Generar registro fi

PROCEDIMIENTOS COMPRAS

1. Recibir facturas de compra 1

2. Verificar existencia en el sistema

3. Revisar que la informacion

concuerde

4. APLICA: Si Continua paso 6, NO

continua paso 5.

5. Devolver documentos a Compras

6. Imprimir documento del Sistema y

anexarlo a las facturas

7. Registrar informacion en formato

de control de FCO/COC

8. Entregar documentos a
Contabilidad

[Link] proceso

ELABORADO POR:
MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA
 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: COMPLEMENTACION DE FCO / COC

OBJETIVO: Generar registro fisico de las compras realizadas

ASISTENCIA ADM CONTABILIDAD DOCUMENTO

1 FACTURAS DE COMPRA

5 FACTURAS DE COMPRA

6 FACTURAS DE COMPRA Y
FCO/COC

8 8 FACTURAS DE COMPRA Y
FCO/COC

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

OBSERVACION

Ingresar a sistema y verificar que el FCO /COC

corresponda a la factura y que realmente este
creado.

En caso de que la informacion de la factura no

concuerde con el documento sistema, o que
las facturas no tengan sello de recibido, se
debe devolver a Compras para su respectiva
correccion

Imprimir 2 copias del documento sistema (FCO

/COC) y anexarlo a las facturas
correspondientes

Ingresar la informacion al formato de control y

firmar en el espacio de Entrega

Todos los viernes se debe entregar los

documentos de la semana a Conabilidad para
su aprovacion y a su quien recibe debe firmar
el contrato de control.

APROBADO: POR
 PYP SUMINIST

FORMATO

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: CONTROL DE PRESTAMO DE DOCU
DEPARTAMENTO: Asistencia Adm

OBJETIVO: Suministrar informacion necesaria a los trabajadores y a s

PROCEDIMIENTOS SOLICITANTE

1. Recibir solicitud de docuento 1

2. Buscar el documento

3. Entregar documento al solicitante 3

4. Relacionar entrega de documento

en formato de control

5. Recibir el documento 5

6. Relacionar devolucion de
documento en formato de control

7. Archivar documento

8. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
ROCESO: CONTROL DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS
Versión: 3

ormacion necesaria a los trabajadores y a su vez garantizar la seguridad de la misma

ASISTENCIA ADM DOCUMENTO OBSERVACION

3 DOCUMENTO

Se debe relacionar en el formato de control el

4 FORMATO DE CONTROL documento, el nombre de quien lo recibe y la
fecha en la que se le entrega

Se dede relacionar en el formato de control la

5 DOCUMENTO feha en la que la persona ralacionada devuelve
el documento

Se debe relacionar en el formato de ocntrol el

6 FORMATO DE CONTROL documento, elnobre de quien lo recibe y la
fecha en la que se le entrega

7 DOCUMENTO

REVISADO POR: APROBADO: POR

 P

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: CONTROL DE CONSECU
DEPARTAMENTO: Asistencia Adm

OBJETIVO: Registrar y controlar la entrad

PROCEDIMIENTOS ASISTENCIA ADM

1. Descargar los consecutivos de las

facturas del sistema 1

2. Recibir copia de la factura en hoja 2

blanca

3. Registrar en el formato control de 3

Consecutivos

4. Recepcionar facturas radicadas 4

5. Hacer firmar la hoja blanca con nombre

y fecha de devolucion 5

6. Registrar en el formato control de

consecutivos 6

8. Archivar Facturas y hojas blancas 7

[Link] proceso 8

ELABORADO POR: REVISADO POR

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
PROCESO: CONTROL DE CONSECUTIVOS Y FACTURAS
Versión: 3

ETIVO: Registrar y controlar la entrada y salida de las facturas de venta.

MENSAJERO DOCUMENTO OBSERVACION

La descarga debe hacerse a diario para de esta

1 INSTRUCTIVO DE DESCARGA
manera actualizar la informacion.

La hoja blanca debe ser firmadacon nombre y

HOJA BLANCA (CONSECUTIVO) fecha, por el mensajero o persona encargada de
su radicacion

Registrar el valor de la factura , el nombre del

responsable de radicarla, la fecha en que se le
entrega para radicar y marcar la fila con amarillo

4 Recibir las facturas radicadas con sello, Nombre y

FAC
fecha de radicado

HOJA BLANCA (CONSECUTIVO)

Regirstrar fecha de radicado de la factura , fecha

en que la persona reponsable entrega la factura y
marcar la fila con azul

FAC Y HOJAS BLANCAS Al finalizar el mes las hojas blanca (consecutivos)

REVISADO POR: APROBADO: POR

 Página: 1 de 1
Versión: 3

VACION

e a diario para de esta

rmacion.

firmadacon nombre y
o persona encargada de

ctura , el nombre del

la fecha en que se le
arcar la fila con amarillo

adas con sello, Nombre y

ado de la factura , fecha

sable entrega la factura y

as blanca (consecutivos)

DO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: ENTRE
DEPARTAMENTO: Asistencia Adm

OBJETIVO: Garantizar que el tr

PROCEDIMIENTOS TRABAJADOR

1. Solicitud de la vacante

2. Enregar desprendible al trabajador 2

3. APRUEBA: SI continua paso 5, NO

continua paso 4.

4. Remitir al trabajador a Contabilidad

5. Hacer firmar el desprendible ORIGINAL

6. Archivar desprendible firmado

7. Finaliza el proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: ENTREGA DE DESPRENDIBLES DE NOMINA

OBJETIVO: Garantizar que el trabajador tenga claridad acerca de los salarios recibidos

ASISTENCIA ADM CONTABILIDAD DOCUMENTO

4 4

REVISADO POR:
 Página: 1 de 1
Versión: 3

OBSERVACION

Imprimir ORIGINAL y COPIA

Entregar COPIA al trabajador

Informar a contabilidad de los desacuerdos del

trabajador para que realice las respectivas
correcciones de la nomina o las aclaraciones
pertinentes

APROBADO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: REDACCION DE DOCUMENTOS ( AU
DEPARTAMENTO: Asistencia Adm

OBJETIVO: Autorizar a un trabajador mediante un docum

PROCEDIMIENTOS COMERCIAL

1. Recibir solicitud de carta de 1

autorizacion

2. Alimentar plantilla de autorizacion

con informacion.

3. Validar datos de identificacion del

mensajero

4. Imprimir carta

5. Entregar carta al mensajero

encargado

6. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

OCESO: REDACCION DE DOCUMENTOS ( AUTORIZACION PARA RECOGER CHEQUE )

utorizar a un trabajador mediante un documento, para recoger un cheque a nombre de la empresa

ASISTENCIA ADM MENSAJERIA DOCUMENTO

4 AUTORIZACION PARA
RECOGER CHEQUE

5 5 AUTORIZACION PARA
RECOGER CHEQUE

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

re de la empresa

OBSERVACION
El Asesor comercial encargado de la
programacion de mensajeros informa a que
empresa se debe pasar a recoger el cheque y
quien lo va a recoger

Alimentar la plantilla de autorizacion,

modificando la informacion de fecha, empresa,
nombre de mensajero y documento de
identidad

Imprimir la carta en hoja membrete

APROBADO: POR
 PYP SUMIN

FORMA

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: REDACCION DE DOCUMENTOS ( DOCUMEN
DEPARTAMENTO: Asistencia Adm

OBJETIVO: Generar documentos con informacion especifica y clar

PROCEDIMIENTOS SOLICITANTE

1. Solicitud de redaccion de 1
documento

2. Verificar las especificaciones y la

finalidad del documento

3. Redactar documento

4. Entregar documento al solicitante 4

para aprobacion

5. APLICA: SI continua paso 7, NO 5

continua paso 6.

6. Hacer las correciones pertinentes

7. Imprimir Documento

8. Entregar documento al solicitate 8

9. Finaliza proceso
 ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
EDACCION DE DOCUMENTOS ( DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS )
Versión: 3

cumentos con informacion especifica y clara , con el fin de ser entregada a un tercero

ASISTENCIA ADM DOCUMENTO OBSERVACION

1 El solicitante debe especificar la finalidad del

documento

2 Verificar con el solicitante la informacion

basica para la redaccion del documento

3
DOCUMENTO

4 Enviar via correo electronico o en borrador el

DOCUMENTO
documento para su aprobacion

7 Imprimir el documento solo si es necesario o

de lo contrario si el solicitante especifica que
DOCUMENTO
lainformacion debe ser enviada a un correo se
debe enviar

8 DOCUMENTO

9
REVISADO POR: APROBADO: POR
 PYP SUMINIST

FORMATO

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: REDACCION DE DOCUMENTOS ( MEMORAN
DEPARTAMENTO: Asistencia Adm

OBJETIVO: Hacer registro de la entrega de elementos y/o

PROCEDIMIENTOS SOLICITANTE

1. Recibir informacion de elementos 1

y /o informacion a relacionar

2. Confirmar informacion de la
persona a quien se va a entregar

3. Relacionar informacion en plantilla

de memorandos de entrega

4. Imprimir Copia y Original

5. Entregar los memrandos al

solicitante

6. Recibir memorando firmado para

archivar

5. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
EDACCION DE DOCUMENTOS ( MEMORANDOS DE ENTREGA )
Versión: 3

cer registro de la entrega de elementos y/o informacion a los empleados

ASISTENCIA ADM DOCUMENTO OBSERVACION

recibir informacion ycorroborar con gerencia la

1 autorizacion de la entrega de informacion y /o
elemento indicado

2 Confirmar datos de identificacion para

redactar memorando

4
MEMORANDO

En caso de ser directamente el area encargada

5 MEMORANDO de entregadar el elemento y/o informacion se
omite este paso

6 MEMORANDO

REVISADO POR: APROBADO: POR

FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: PROGRAMACI
DEPARTAMENTO: Asistencia Adm

OBJETIVO: Registrar en el OUTLOOK la programacion diaria de men

PROCEDIMIENTOS COMERCIAL

1. Recibir programacion del Asesor

1
comercial

2. Registrar programacion en
OUTLOOK

3. Enviar programacion atodas las

Areas

4. Finaliza el proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: PROGRAMACION DE MENSAJERIA

el OUTLOOK la programacion diaria de mensajeria de acuerdo a las instrucciones del Asesor comercial encargado

ASISTENCIA ADM AREAS DOCUMENTO

2 PROGRAMACION OUTLOOK

3 3 PROGRAMACION OUTLOOK

REVISADO POR:
 Página: 1 de 1
Versión: 3

Asesor comercial encargado

OBSERVACION

APROBADO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: CA
DEPARTAMENTO: Comercial

OBJETIVO: Relaizar gestiones efectivas para m

PROCEDIMIENTOS CLIENTE

1. Descargar del sistema la relacion de 1

cartera

2. Identificar Clientes Vencidos

3. Definir a que clientes Contactar

4. Contactarse con el cliente y

establecer fechas de pago

5. CUMPLE: SI continua paso 8, NO

continua paso 5.

6. Contactarce con el cliente y

establecer una nueva fecha de pago

7. CUMPLE: SI continua paso 9, NO

continua paso 8.

8. Informar a Gerencia
9. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: CARTERA

JETIVO: Relaizar gestiones efectivas para mantener al día los créditos de nuestros clientes

COMERCIAL GERENCIA DOCUMENTO

1
BASE DE DATOS

REGISTRO DE
4 CONVERSACION

REGISTRO DE
6 CONVERSACION

8 8
9

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

clientes

OBSERVACION

De acuerdo con el criterio de vencimiento

establecido en el acuerdo inicial. La mayoria se
considera vencimiento a 60 días

Preguntar a los Asesores comerciales que

clientes estan en proceso de cartera con ellos
y que clientes se pueden contactar

Dar a conocer al cliente de forma telefonica o

escrita el estado actual de su cartera y las
fechas de vencimiento de las facturas,
establecer fechas de pago cercanas.

Se le informa a Gerencia la situacion para que

continue el proceso correspondiente
APROBADO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: CONSIG
DEPARTAMENTO: Mensajeria

OBJETIVO: Consignar la cantidad de dinero correspondien

PROCEDIMIENTOS CONTABILIDAD

1. Recibir cheque o efectivo para

consignar mas formato de 1
consignacion

2. Realizar consignacion en el banco

correspondiente

3. Entregar soporte de la consignacion 3

4. finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: CONSIGNACIONES

nsignar la cantidad de dinero correspondiente en cuentas bancarias de la empresa y/o de un tercero

MENSAJERIA DOCUMENTO

1 FORMATO DE
CONSIGNACION

3 SOPORTE DE
CONSIGNACION

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

y/o de un tercero

OBSERVACION

La informacion referente a el monto a

consignar e informacion adicional es de
conocimiento exclusivo de la empresa, por lo
tanto no podra ser divulgada ni manipulada.

APROBADO POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: RE
DEPARTAMENTO: Mensajeria

OBJETIVO: Realizar retiro de efectivo d

PROCEDIMIENTOS CONTABILIDAD

1. Recibir tarjeta y clave 1

2. Hacer el retiro solicitado

3
3. Entregar el efectivo y la tarjeta

4. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: RETIROS

OBJETIVO: Realizar retiro de efectivo de las cuantas bancarias de la empresa

MENSAJERIA ASITENCIA ADM DOCUMENTO

1 TARJETA

3
TARJETA

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

OBSERVACION

La clave recibida hace parte de la informacion

confidencial de la empresa por lo tano la
divulgacion de la misma, es un incumplimiento
al contrato laboral, considerado como falta
grave,hecho que genera sacion y/o
terminacion inmediata del contrato laboral

En caso de que el cajero solicite cambio de

clave para realizar el retiro, el cambio se podra
hacer, y en el momento de netregar el efectivo
solicitado y la tarjeta se debe informar del
cambio de clave a la persona encargada

APROBADO POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: RECOGE
DEPARTAMENTO: Mensajeria

OBJETIVO: Recoger los cheques que los c

PROCEDIMIENTOS CONTABILIDAD

1. Recibir Carta de autorizacion

2. Presentar autorizacion y reclamar

cheque

3. Entregar cheque a Contabilidad 3

4. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: RECOGER CHEQUE

OBJETIVO: Recoger los cheques que los clientes generan a nombre de la empresa

MENSAJERIA ASITENCIA ADM DOCUMENTO

1 1 CARTA DE AUTORIZACION

3 CHEQUE

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

sa

OBSERVACION

La informacion referente a el monto a

consignar e informacion adicional es de
conocimiento exclusivo de la empresa, por lo
tanto no podra ser divulgada ni manipulada.

APROBADO POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO:EN
DEPARTAMENTO: Mensajeria

OBJETIVO: Entregar de manera oportuna la mercan

PROCEDIMIENTOS COMERCIAL

1. Recibir el documento (RM, RMC, 1

FAC) que la relaciona la mercancia

2. Recibir la mercancia

3. Verificar que la mercancia

relacionada concuerde con la recibida

4. APLICA: SI continua paso 6, No

continua paso 5.

5. Informar a despachos para que

realice la correccion pertinente en el
pedido

6. Firmar copia de Documento

soporte(RM, RMC,FAC) y entregarla al 6
Asesor

7. Entregar mercancia al Cliente y

hacer firmar el recibido en el
documento (RM, RMC,FAC)

8. Hacer firmar planilla por el cliente

9. Finaliza proceso
 ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO:ENTREGA DE MERCANCIA A CLIENTES

O: Entregar de manera oportuna la mercancia solicitada por los cliente, cumpliendo con los tiempos d eentrega estipulados.

MENSAJERIA DESPACHOS CLIENTE DOCUMENTO

1 RM, RMC, FAC

2 2

RM, RMC, FAC

3

5 5

6 RM, RMC, FAC

7 7

8 8 PLANILLA

9
: REVISADO POR:

GA AYALA
 Página: 1 de 1
Versión: 3

estipulados.

OBSERVACION

El Asesor comercial que realiza el documento

en el sistema debe entregarlo al mensajero
para validar la salida de la mercancia

El encargado de Despachos debe entregar la

mercancia de acuerdo con lo solicitado en la
orden de compra enviada por el cliente que
debe corresponder al documento entregado
por el Asesor

El mensajero debe verificar que la mercancia

relacionada en el documento soporte, coincida
con el pedido alistado y firmarlo, haciendose
responsable de la entrega completa al cliente

En caso de que la mercancia no concuerde con

el documento, Despachos debe verificarlo y
corregir el pedido si es necesario.

El mensajero debe firmar la copia o

consecutivo que soporta que es el responsable
de la mercancia

Se debe entregar la mercancia al cliente y

redicar el documento correspondiente con
nombre de quien recibe, sello y fecha de
recibido

Hacer firmar la planilla que confirme la

asistencia del mensajero en las instalaciones
del cliente
APROBADO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO:RECIBIDO
DEPARTAMENTO: Mensajeria

OBJETIVO: Recoger la mercancia solicitada

PROCEDIMIENTOS COMERCIAL

1
1. Recibir indicaciones del Asesor
comercial

2. Dirigirse a la direccion del

proveedor

3. Recibir la mercancia y el
documento soporte de la compra (FAC
/ RM)

4. Entregar mercancia y documento a

Compras

5. Hacer firmar planilla

6. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO:RECIBIDO DE MERCANCIA APROVEEDORES

OBJETIVO: Recoger la mercancia solicitada a los proveedores y entregala de manera oportuna a Compras

MENSAJERIA COMPRAS PROVEEDOR DOCUMENTO

3 3
FAC / RM

4 4 FAC / RM

5 5 PLANILLA

: REVISADO POR:

GA AYALA
 Página: 1 de 1
Versión: 3

pras

OBSERVACION
El asesor debe informar al mensajero la
direccion a la cual se debe dirigir y de igual
forma darle las instrucciones de lo que debe
recoger.

Recibir la mercancia y verificar el estado de la

misma y que corresponda a lo relacionado en
el documento (FAC/RM), firmar la copia y
colocar sello de la empresa

APROBADO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCES
DEPARTAMENTO: Mensajeria

OBJETIVO: hacer entrega a l

PROCEDIMIENTOS COMERCIAL

1. Recibir del Asesor comercial la 1

factura a radicar y sus respectivas
compias y soportes

2. El mensajero debe firmar la hoja en

blaco (Consecutivo) y entregarla a
Asistencia Adm

3. Entregar al cliente las copias y

hacer radicar la factura

4. Hacer firmar planilla

5. Entregar factura radicada a

Asistencia Adm

6. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: RADICACION DE FACTURAS

OBJETIVO: hacer entrega a los clientes de las facturas correspondientes a sus compras

MENSAJERIA CLIENTE ASISTENCIA ADM DOCUMENTO

1
FAC + COPIAS+
CONSECUTIVO

2 2 CONSECUTIVO

3 3
COPIAS DE FAC

4 4 PLANILLA

5 5
FAC+CONSECUTIVO

: REVISADO POR:

GA AYALA
 Página: 1 de 1
Versión: 3

OBSERVACION

El Asesor comercial entrega al mensajero la

factura que debe radicar, y adjunto entrega las
copias solicitadas por el cliente (según el
cuadro de clientes)

La factura que entrega es la que dice CLIENTE

y radicar la que dice ORIGINAL, con las
siguientes caracteristicas: nombre claro y
legible de quien recibe, fecha y sello de
recibido

Entregar la factira radicada. En la hoja blanca

se coloca sello con la fecha de devolucion de la
misma

APROBADO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: RADICACION DE DOCUM
DEPARTAMENTO: Mensajeria

OBJETIVO: Hacer entrega oportuna de los documentoa

PROCEDIMIENTOS SOLICITANTE

1. Recibir los documentos y las 1

indicaciones del solicitante

2. Radicar los documentos en la

entidad correspondiente

3. Hacer firmar planilla

4. Entregar el documento radicado al 4

solicitante

4. Finaliza proceso

ELABORADO POR:
MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA
 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: RADICACION DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Hacer entrega oportuna de los documentoa a la pesona, empresa y /o institucion correspondiente.

MENSAJERIA ENTIDAD DE RADICACION DOCUMENTO

1
DOCUMENTO

2 2 DOCUMENTO

3 3 PLANILLA

4 DOCUMENTO RADICADO

REVISADO POR:
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

orrespondiente.

OBSERVACION
La persona encargada de radicar los
documentos debe firmar en la planilla de
control

APROBADO POR
 PYP SUMIN

FORMA

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: REVISION DE ARRANQUE Y/O A
DEPARTAMENTO: Asistencia tecnica

OBJETIVO: Identificar el procedimiento corrrespondiente y garantizar que se h

PROCEDIMIENTOS COMERCIAL

1. Recibir el repuesto 1

2. Probarlo en el probador de corriente

correspondiente

3. Hacer el diagnóstico

4. APLICA:SI continua paso 5, NO

ocntinua paso 6.

5. Diligenciar el checklist

6. Entregar informacion al Asesor 2

7. Finaliza proceso

ELABORADO POR:
MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA
 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
ROCESO: REVISION DE ARRANQUE Y/O ALTERNDOR
Versión: 3

to corrrespondiente y garantizar que se haga la intervencion pertinente al repuesto recibido

SERVICIO TECNICO DOCUMENTO OBSERVACION

En este momento el tecnico electricista debe

definir si realmente es necesario hacerle una
3 reparacion, un mantenimiento preventivo o si
en definitiva el repuesto se encuentra
totalmente dañado

5 CHECKLIST

En caso de que el repuesto este dañado es el

6 asesor quien se encarga de hacer la devolucion
al cliente

REVISADO POR: APROBADO POR

 PYP SUMIN

FORMA

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: REPARACION O MANTENIMINETO
DEPARTAMENTO: Asistencia tecnica

OBJETIVO: Reparar los arranques y alternadores según

PROCEDIMIENTOS COMERCIAL

1. Recibe autorizacion de intervencion 1

2. Solicitar los repuestos relacionadas en

el checklist 2

3. Recibir respuestos

4. Reparar y probar la pieza

5. Entregar al Asesor

6. Finaliza proceso

ELABORADO POR:
MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA
 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
CESO: REPARACION O MANTENIMINETO PREVENTIVO
Versión: 3

parar los arranques y alternadores según la necesidad que presenten.

SERVICIO TECNICO DOCUMENTO OBSERVACION

2 CHECKLIST

REVISADO POR: APROBADO POR

FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: REVISION PARTE ELEC
DEPARTAMENTO: Servicio In House

OBJETIVO: Identificar el procedimiento corrrespondiente.y gar

PROCEDIMIENTOS COMERCIAL

1. Recibir OT del cliente

2. Acceder al automotor e identificar la

intervension pertinente

3. APLICA:SI continua paso 4, NO

ocntinua paso 6.

4. Hacer lista de repuestos necesarios

para la intervension

5. Entregar informacion a el Asesor 5

6. Finaliza proceso

ELABORADO POR:
MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA
 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
PROCESO: REVISION PARTE ELECTRICA DE AUTOMOTORES
Versión: 3

ar el procedimiento corrrespondiente.y garantizar que se haga la intervencion pertinente al automotor

SERVICIO IN HOUSE CLIENTE DOCUMENTO OBSERVACION

1 1 OT

5 MESANJE VIA WHATSAPP

REVISADO POR: APROBADO POR

 Página: 1 de 1
Versión: 3

RVACION

BADO POR
 PYP SUMINI

FORMAT

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: MANTENIMIENTO E INSTALACION DE REP
DEPARTAMENTO: Servicio In House

OBJETIVO: Garantizar que los repuestos suministrados, sean instalados de la manera ade

PROCEDIMIENTOS COMERCIAL

1. Recibir repuestos 1

2. Realizar el mantenimiento
correspondiente e instalar los repuestos

3. Relacionarlo en la OT

4
4. Entregar OT al Asesor

5. Finaliza proceso

ELABORADO POR:
MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA
 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
MANTENIMIENTO E INSTALACION DE REPUESTOS ELECTRICOS
Versión: 3

nistrados, sean instalados de la manera adecuada para asegurar el buen funcionamiento del automotor

SERVICIO IN HOUSE DOCUMENTO OBSERVACION

Hacer la observacion de los repuestos

3 OT instalados y mantenimiento realizado sobre la
OT generada por el cliente

4 Entregar OT al Asesor comercial a diario, con el

OT fin de que los repuestos y el mantenimiento se
puedan relacionar en la facturacion

REVISADO POR: APROBADO POR

FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO
DEPARTAMENTO: Gerencia

OBJETIVO: Relaizar gestiones efec

PROCEDIMIENTOS ENTIDAD DE COBRO

ESPECIALIZADA

1. Recibir informe de cobro de cartera

2. Contacta al cliente moroso

3. Establecer acuerdo de pago

4. CUMPLE: SI continua paso 11, NO

continua paso 5.

5. Enviar correo de preaviso

6. CUMPLE: SI continua paso11, NO

continua paso 7.

7. Realizar visita

8. Establecer acuerdo de pago

9. CUMPLE: SI continua paso 11, NO

continua paso 10.
10. Entregar proceso a Cobro 10
prejurídico

11. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: SEGUIMIENTO DE CARTERA

OBJETIVO: Relaizar gestiones efectivas para recuperar creditos de altos tiempos de vencimieto

GERENCIA [Link]/ CLIENTE DOCUMENTO

COMERCIAL

1 1 INFORME DE ENTRADA

3 3

5 5

7 FORMATO DE VISITA

8 8 FORMATO DE VISITA

9
10

11

REVISADO POR:
 Página: 1 de 1
Versión: 3

OBSERVACION

Se realiza una llamada para contactar al cliente

El acuerdo de pago se realiza de manera verbal

Enviar un correo con el estado de cuenta,

solicitando el pago de las facturas vencidas

Los acuerdos de pago establecidos deben

quedar escritos en el acta de visita con firma
de ambas partes
Solicitar a una entidad de cobro especializada ,
iniciar cobro prejuridico

APROBADO: POR
 PYP SUMINIS

FORMATO

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: CONTROL DE FLUJO DE EFEC
DEPARTAMENTO: Gerencia

OBJETIVO: Identificar las necesidades de financiacion y gestionar las solucione

PROCEDIMIENTOS FUENTE FINANCIERA

1. Descargar informacion del sistema

2. Analizar posibles ingresos vs Gastos

3. ECUACION POSITIVA?: SI continua

paso7,NO continua paso 4.

4. Identificar alternativas de
financiacion

5. Hacer solicitud de financiacion 5

6. APROBADO:SI continua paso7, NO

continua paso 4 6

7. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
PROCESO: CONTROL DE FLUJO DE EFECTIVO
Versión: 3

es de financiacion y gestionar las solucione spertinenter, con el fin de cumplir con lo proyectado

GERENCIA DOCUMENTO OBSERVACION

1 INFORME DE FLUJO DE
EFECTIVO

Realizar una confrontacion entre los ingresos

2 INFORME DE FLUJO DE proyectados (cartera) VS los gastos
EFECTIVO (provedores, nomina, g,administrativos.
Intereses bancarios, Etc)

Enumerar las alternativas de solucion para

4 cubrir los gastos en caso de no recibir los
ingresos esperados

5 SOLICITUD Sistema bancario y sistema extrabancario

APROBADO: POR
 PY

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO:FINANCIACION D
DEPARTAMENTO: Gerencia

OBJETIVO: Garantizar el presupuesto necesario para

PROCEDIMIENTOS GESTOR DEL PROYECTO

1. Recibir proyecto 1

2. Identificar presupuesto necesario

3. Analizar capacidad de
financiamiento

4. APLICA: SI continua paso 8, NO

continua paso 5.

5. Identificar alternativas de
financiacion

6. Hacer solicitud de financiacion

7. APROBADO: SI continua paso 8, NO

continua paso 5

8. Adjudicar presupuesto 8

9. Finaliza proceso

ELABORADO POR:
MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA
 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
PROCESO:FINANCIACION DE PROYECTOS ESPECIALES
Versión: 3

Garantizar el presupuesto necesario para la ejecucion de los proyectos especiales definidos.

GERENCIA FUENTE FINANCIERA DOCUMENTO OBSERVACION

1 PROYECTO

2 PROYECTO PRESUPUESTO Hacer el presupuesto del proyecto

3 Verificar si la empresa cuanta con el

ESTADO FINANCIERO presupuesto necesario para cubir la
ejecusion del proyecto

Enumerar las alternativas de

5 financiacion, en caso de no contar
con el presupuesto necesario

6 6 Sistema bancario y sistema

SOLICITUD
extrabancario

8 ADJUDICACION DE Hacer netrega del presupuesto al

PRESUPUESTO responsable del proyecto

APROBADO: POR
 Página: 1 de 1
Versión: 3

OBSERVACION

esupuesto del proyecto

a empresa cuanta con el

o necesario para cubir la
el proyecto

as alternativas de
n, en caso de no contar
upuesto necesario

ncario y sistema
rio

ga del presupuesto al
e del proyecto

PROBADO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: INVENTAR
DEPARTAMENTO: Gerencia

OBJETIVO: Programar y coordinar el conteo de los eleme

PROCEDIMIENTOS TRABAJADORES

1. Programar inventario General

2. Convocar a los trabajadores 2

3. Delegar funciones a cada trabajador 3

4. Coordinar el conteo de elementos

5. Recibir el informe de cada conteo 5

6. Realizar el consolidado de la
informacion

7. Verificacion en el sistema de los

faltantes y los sobrantes

8. Realizar ajustes al inventario

9. Entregar informe a contabilidad

10. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: INVENTARIO GENERAL

ogramar y coordinar el conteo de los elementos relacionados en el inventario general de la empresa

GERENCIA CONTABILIDAD DOCUMENTO

1 PROGRAMACION

MEMORANDO
2 INFORMATIVO

5 INFORMES DE INVENTARIO

6 INVENTARIO
CONSOLIDADO

7
INVENTARIO

8 INVENTARIO

9 9 INFORME
10
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

eral de la empresa

OBSERVACION

Informar a los trabajadores, el dia, la hora y el

lugar destinados para realizar el inventario

Coordinar grupos de conteo y delegar a cada

trabajador su funcion

Verificar que cada grupo realice la funcion

designada

Consolidar la informacion suministrada por los

strabajadores y unificarla en un solo inventario
, para identificar sobrantes y /o faltantes

Tomar las referencias y hacerles una

verificacion en el sistema con la ayuda del
movimiento de referencia.

Corregir los documentos mal elaborados, y en

ultima instancia sacar lo que sobra e ingresar
lo que falta.

Entregar informe a contabilidad para tener en

cuenta en los estados financieros
APROBADO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: INVENTATIO
DEPARTAMENTO: Gerencia

OBJETIVO: Controlar y ajustar el inv

PROCEDIMIENTOS COMPRAS

1
1. Recibir informe de inventario

2. Identificar faltantes y sobrantes

3. Solicitar informacion a Compras 3

4. Recibir informacion

5. Realizar ajustes al inventario

6. CUMPLE: SI continua paso 8, NO

continua paso 7

7. Entregar informe a contabilidad

8. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: INVENTATIOS ALEATORIOS

OBJETIVO: Controlar y ajustar el inventario de mercacia de la empresa

GERENCIA CONTABILIDAD DOCUMENTO

1
INVENTARIO

2 INVENTARIO

3 CORREO ELECTRONICO

4 CORREO ELECTRONICO

5 INVENTARIO

7 7

8
S.

Página: 1 de 1
Versión: 3

OBSERVACION

El inventario se realiza de manera aleatoria es

decir, se seleciona 5 referencias a diaro y se
realiza el conteo de estas

Solicitar a compras informacion sobre los

faltantes y sobrantes

Relaizar los ajustes pertinentes , basados en la

informacion suministratda por compras

Entregar informe a contabilidad para que

realice las bajas en el inventario y estipule
acciones

APROBADO: POR
 PYP SUMINIS

FORMATO

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: REMISIONES POR FACTUR
DEPARTAMENTO: Gerencia

OBJETIVO: Garantizar que la totalidad de remisiones g

PROCEDIMIENTOS COMERCIAL

1. Descargar informe de remisiones

2. Identificar remisiones pendientes

por facturar

3. Solicitar a Comercial facturar las 3

remisiones

4. Verificar que las remisones sean

facturadas

5. CUMPLE: SI continua paso 6, NO

continua paso 3.

6. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
PROCESO: REMISIONES POR FACTURAR
Versión: 3

Garantizar que la totalidad de remisiones generadas sean facturadas.

GERENCIA DOCUMENTO OBSERVACION

1 INFORME

2 RM/RMC

4 RM/RMC

APROBADO: POR
 PYP SUMINIS

FORMATO

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: EAL POR LEGALIZAR
DEPARTAMENTO: Gerencia

OBJETIVO: Garantizar que la totalidad de EAL gen

PROCEDIMIENTOS COMPRAS

1. Descargar informe de EAL

2. Identificar EAL por legalizar

3. Solicitar a Compras legaizar las EAL 3

4. Verificar que las EAL sean

legalizadas

5. CUMPLE: SI continua paso 6, NO

continua paso 3.

6. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
PROCESO: EAL POR LEGALIZAR
Versión: 3

VO: Garantizar que la totalidad de EAL generadas sean legalizadas.

GERENCIA DOCUMENTO OBSERVACION

1 INFORME

2 EAL

4 EAL

APROBADO: POR
 PYP SUMINI

FORMAT

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: REVISION DE LA RENTAB
DEPARTAMENTO: Gerencia

OBJETIVO: Promover acciones que permitan incrementar el m

PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y COMERCIAL

1. Descargar informe del sistema

2. Analizar relacion costos vs ventas

3. Cumple:SI continua paso 7, NO

continua paso 4.

4. Convocar reunion 4

5. Socializar e identificar la 5
problemática

6. Establecer e implementar acciones

de mejora

7. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
PROCESO: REVISION DE LA RENTABILIDAD
Versión: 3

er acciones que permitan incrementar el margen de rentabilidad e la empresa

GERENCIA DOCUMENTO OBSERVACION

1 INFORME

Verificar la relacion costos vs ventas e

2 INFORME identificar si el resultado cubre le amrgen
de rentabilidad proyectado

4 CONVOCATORIA

socilaizar la problemática, identificar la

5 ACTA DE REUNION variables negativas , las causas y
responsables

Establecer planes de accion que permitan

6 ACTA DE REUNION corregir las fallas identificadas, y de esta
manera consegir mejores resultados

APROBADO: POR
 PYP SUMINI

FORMAT

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: SEGUIMIENTO MENSUAL D
DEPARTAMENTO: Gerencia

OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de losobjeti

PROCEDIMIENTOS AREA

1. Programar reunion

2. Convocar reunion 2

3. Analizar cumplimiento de metas 3

4. Identificar falencias 4

5. Socializar resultados 5

6. Establecer acciones de mejora

7. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
PROCESO: SEGUIMIENTO MENSUAL DE AREAS
Versión: 3

O: Garantizar el cumplimiento de losobjetivos y metas de la empresa

GERENCIA DOCUMENTO OBSERVACION

2 CONVOCATORIA

En base a los acuerdos de gestion y metas

3 INDICADORES DE GESTION establecidas , se debe analizar el
porcentaje de cumplimiento obtenido

4 ACTA DE REUNION

socilaizar la problemática, identificar la

5 ACTA DE REUNION variables negativas , las causas y
responsables

Establecer planes de accion que permitan

6 ACTA DE REUNION corregir las fallas identificadas, y de esta
manera consegir mejores resultados

APROBADO: POR
 PYP SUMINI

FORMAT

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: PAGO A PROVEEDOR
DEPARTAMENTO: Gerencia

OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de los acuerdos de pa

PROCEDIMIENTOS CONTABILIDAD

1. Descargar cuentas por pagar

2. Identificar presupuesto destinado a

proveedores

3. CUBRE: SI continua paso 5, NO

continua paso 4.

4. Definir prioridades de pago

5. Definir el medio de pago

6. MEDIO DE PAGO: TRN continua

paso 7, CHEQUE O EFECTIVO continua
paso 8.

7. Realizar el pago

8. Autorizar pagos a contabilidad 8

9. Finaliza proceso

ELABORADO POR:
MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA
 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
PROCESO: PAGO A PROVEEDORES
Versión: 3

zar el cumplimiento de los acuerdos de pago adquiridos con los proveedores

GERENCIA DOCUMENTO OBSERVACION

1 INFORME SISTEMA

Realizar un analisis del presupuesto

2 PRESUPUESTO destinado a pago de provedores vs
cuentas por pagar vencidas

Identificar los proveedores, mas vencidos ,

4 losproveedores indispensables para el
cumplimiento de las ventas

7 TRN

8 CHEQUE / CE

APROBADO: POR
FECHA: 29 de Agosto de 2014
PROCESO: AUTORIZAC
DEPARTAMENTO: Gerencia

OBJETIVO: Dar respuesta oportuna a las solicitudes de

PROCEDIMIENTOS SOLICITANTE

1. Ingresa solicitud de prestamo 1

2. Definir si el prestamo se puede

aprobar

3. APRUEBA: SI continua paso 4,NO

continua paso 6.

4. Recibir el formato de prestamos

Diligenciado 4

5. Entregar formato a Contabulidad

6. Finaliza el proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: AUTORIZACION DE PRESTAMOS

Dar respuesta oportuna a las solicitudes de los empleados según su capacidad de endeudamiento

GERENCIA CONTABILIDAD DOCUMENTO

FORMATO DE CONTROL DE
2 PRESTAMOS
INFORME DE FLUJO DE
EFECTIVO

4 FORMATO DE AUTORIZACION
DE PRESTAMOS

5 5 FORMATO DE AUTORIZACION
DE PRESTAMOS

6
 Página: 1 de 1
Versión: 3

udamiento

OBSERVACION

El trabajador se debe dirijir a gerncia, para

hacer la solictud de manera verbal

Para tomar la decision se debe tener en

cuenta: el historial de prestamos y
capacidad de endeudamiento del
trabajador, capacidad financiera para
realizar el prestamo.

El trabajador debe diligenciar el formato

en el cual expresa su autorizacion a
descontar de la nomina y de sus
prestaciones el valor total de la deuda,
adicional debe relacional el valor y fecha
del prestamo y tiempos de pago

Se debe entregar el formato a

contabilidad para que desembolse el
efectivo y relacione en el prestamo en el
formato de control

APROBADO: POR
 PYP SUMINI

FORMAT

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: PAGO DE NOMINA
DEPARTAMENTO: Gerencia

OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de las obligaciones leg

PROCEDIMIENTOS CONTABILIDAD

1. Recibir nomina 1

2. Verificar asistencias y prestamos

3. Definir que descuentos se deben

hacer

4. Pagar la nomina

5. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
PROCESO: PAGO DE NOMINA
Versión: 3

ar el cumplimiento de las obligaciones legalez adquiridas con los trabajadores

GERENCIA DOCUMENTO OBSERVACION

1 NOMINA

2 CONTROL DE ASISTENCIA Verificar el registro de ingresos y salidas,

REGISTRO DE PRESTAMOS definir descuentos de prestamos

3 Registrar los descuantos pertinentes y con

REGISTRO DE PRESTAMOS
previa autorizacion del trabajador

4 DESPRENDIBLES DE NOMINA

APROBADO: POR
 PYP SUMINI

FORMAT

FECHA: 29 de Agosto de 2014

PROCESO: PAGO DE SERVICIOS PUB
DEPARTAMENTO: Gerencia

OBJETIVO: Realizar el pago de los servicios publicos , con el fin de

PROCEDIMIENTOS CONTABILIDAD

1. Recibir los servicios causados 1

2. Verificar la programacion de pago

3. Realizar pago virtual

4. Entregar soporte a contabilidas

5. Finaliza proceso

ELABORADO POR:

MARIA ALEJANDRA QUIROGA AYALA

 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

Página: 1 de 1
PROCESO: PAGO DE SERVICIOS PUBLICOS
Versión: 3

ago de los servicios publicos , con el fin de garantizar el suministrosde los mismos

GERENCIA DOCUMENTO OBSERVACION

1 RECIBO PUBLICO

2
PROGRAMACION OUTLOOK

3 REGISTRO DE TRANSACCION

4 REGISTRO DE TRANSACCION

APROBADO: POR
FECHA: 12 Diciembre de 2014
DEPARTAMENTO: RECURSOS PROCESO: PRESELECCION Y
HUMANOS

OBJE

ASISTENTE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVA

1. Solicitud de la vacante

2. Gestión de reclutamiento

3. Fuentes de reclutamiento

4. Recepcion de hojas de vida

5. Revisión hojas de vida

6. Preseleccion de candidatos

7. Entrevista realizada por gerencia

8. Aplica

9. Pruebas de selección realizadas por

outsorcing
10. Entrega de resultados

11. Analisis de resultados

12. Aprobo

13. Fin

ELABORADO POR:
ASESORIA SENA
 PYP SUMINISTROS INDU

FORMATO DIAGRAM

PROCESO: PRESELECCION Y SELECCIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO: Realizar el proceso de preseleccion de acurdo a las necesida

GERENTE ADMINISTRATIVA

9
10

11

12

13
 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

SO: PRESELECCION Y SELECCIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO: Realizar el proceso de preseleccion de acurdo a las necesidades de la organización

DOCUMENTO

1 EL PROCESOS INICIA CON LA AP

FORMATO DE REQUISICIÓN DE PERSONAL

EN LA GESTIÓN DEL RECLUTAM

DEPENDIENTO DE LA FUENTES
CONVOCATORIA

HOJAS DE VIDA SI LA F

SI LAS FUENTES UTILIZADAS S

5 HOJAS DE VIDA

6 DESPUES DE REALIZADA LA VER

CHECK LIST
CON

7 CUANDO YA SE DETERMINA CA
ENTREVISTA

DESPUES DE REALIZADA LA E
BASE DE DATOS
INGRESA A U
fin

CUANDO EL CANDIDATO YA HA
 DESPUES DE REALIZADO EL PR
INFORME RESULTADOS OUTSORCING

CUANDO EL OUTSORCING
CAND

DESPUES DE RECIBIDA LA IN
CANDIDATO, SI NO ES VINCUL
QUE REALIZA OUTSORCING, P

CUANDO YA SE TOMA LA DETER

INFORME FINAL RESLUTADOS PROCESOS
13 TO
 Página: 1 de 1

Versión: 1

ión

OBSERVACION

EL PROCESOS INICIA CON LA APERTURA DE LA VACANTE Y SOLICITUD DE PERSONAL POR MEDIO DEL DILIGENCIAMIENTO DE
LA REQUISSICÓN DE PERSONAL.

EN LA GESTIÓN DEL RECLUTAMIENTO SE DEBE DECIDIR CUAL FUENTE UTILIZAR; YA QUE SE TIENEN DEFINIDAS (REFERIDOS,
AGENCIA PUBLICA DE EMPLEO Y EL EMPLEO .COM)

DEPENDIENTO DE LA FUENTES SELECCIONADA( REFERIDOS, AGENCIA PUBLICA DE EMPLEO Y EL EMPLEO .COM), SE HACE LA
DIVULGACIÓN

SI LA FUENTE SELECCIONADA ES REFERIDOS , RECIBIMOS LA HOJAS DE VIDA

SI LAS FUENTES UTILIZADAS SON AGENCIA PUBLICA DE EMPLEO Y EL EMPLEO. COM, SE VERIFICAN HOJAS DE VIDA DE LAS
PERSONAS QUE SE POSTULAN

DESPUES DE REALIZADA LA VERIFICACION DE HOJAS DE VIDA SE HACE UN CHECK LIST PARA DETERMINAR QUE CANDIDADOS
CON APTOS Y CUALES NO Y ASI PODER CONTINUAR CON EL PROCESO.

CUANDO YA SE DETERMINA CANDIDATOS POTENCIALES, SE REALIZA UNA ENTREVISTA CON EL FIN DE DETERMINAR QUIENES
CONTINUAN CON EL PROCESO.

DESPUES DE REALIZADA LA ENTREVISTA SI EL CANDOIDATO APLICA CONTINUA CON ERL PROCESO EN CASO CONTRARIO
INGRESA A UNA BASE DE DATOS PARA SER TENIDO EN CUENTA PARA OTRO PROCESO.

CUANDO EL CANDIDATO YA HA PASADO LOS PROCESOS ANTERIORES ES ENVIADO AL OUTSORCING DE SELECCIÓN DONDE SE
REALIZARAN LAS PRUEBAS CORRESPONDIENTES.
DESPUES DE REALIZADO EL PROCESO DE SELECCIÓN, OUTSORCING ENTREGA UN INFORME A LA ORGANIZACIÓN CON LOS
RESULTADOS OBTENIDOS DE CADA UNA DE LAS PRUEBAS.

CUANDO EL OUTSORCING DE SELECCIÓN ENVIA EL INFORME DE RESULTADOS DEL AS PRUEBAS APLICADAS A LOS
CANDIDATOS, LA GERENTE ADMINISTRATIVA ANALIZA LA INFORMACION.

DESPUES DE RECIBIDA LA INFORMACION LA GERENCIA ADMINISTRATIVA TOMA LA DESICIÓN DE VINCULAR O NO AL

CANDIDATO, SI NO ES VINCULADO SE AGREA EN BASE DATOS LSO RESULTADOS QUE ARROJA EL PROCESO DE SELLECCION
QUE REALIZA OUTSORCING, PARA INCLUIRL OEN LA BASE DATOS DONE PUEDE SER TENIDO EN CUENTA MAS ADELANTE Y
FINALIZA EL PROCESO.

UANDO YA SE TOMA LA DETERMINACION FINAL REALIZANDO EL ANALISIS DE LOS RESULTADOS Y SI EL CANDIDATO APRUEBA
TODO EL PROCESO , CON ESTO FINALIZA EL PROCESO DE SELECCIÓN.

APROBADO: POR
 PYP SUM

FOR

FECHA: 12 Diciembre de
2014
PROCESO: VINCULACION DE PERSONAL
DEPARTAMENTO: RECURSOS
HUMANOS

OBJETIVO: Realizar el p

ASISTENTE GERENTE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA

1. Candidato seleccionado 1

2. Solicitud de documentos 2

3. Apertura historia laboral 3

4
4. Elección de contrato

5. Elaboracion del contrato 5

[Link]ón del contrato y 6 6 6

firma

8. Firma
7

8
9. Afiliaciones
10. Fin 10

ELABORADO POR:
ASESORIA SENA
 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: VINCULACION DE PERSONAL

OBJETIVO: Realizar el proceso de vincu

DOCUMENTO

1 HOJA DE VIDA Y SOPORTES

3 A TERMINO INDEFINIDO
CONTRATO

3
CONTRATO A PRESTACIÓN DE SERVISIOS

SOPORTES AFILIACIÓN
USTRIALES S.A.S.

MA DE FLUJO

Página: 1 de 1

Versión: 1

OBSERVACION

EL PROCESOS INICIA CON EL CANDIDATO SELECCIONADO INICIA EL PROCESO DE

VINCULACIÓN.
SE SOLICITAN LOS DOCUMENTOS COMO LA HOJA DE VIDA Y LOS SOPORTES DE LA
PERSONA QUE VA A INGRESAR A LA ORGANIZACIÓN.

LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS SE INGRESAN COMO APERTURA LABORAL A LA

ORGANIZACIÓN.

SE REALIZA LA ELECCIÓN DEL CONTRATO SEGÚN EL CARGO Y EL TIPO DE CONTRATO QUE

MANEJA LA ORGANIZACIÓN (CONTRATO A TERMINO INDEFINIDO Y

CONTRATO A PRESTACIÓN DE SERVISIOS)

CUANDO YA SE HA SELECCIONADO EL TIPO DE CONTRATO SE ELABORA EN CONDICIONES
DE EQUIDAD PARA LAS PARTES INTERESADAS

LA PERSONA REVISA EL CONTRATO DETALLADAMENTE PARA PROCEDER A FIRMAR; SI NO

ESTA DE ACUERDO DIALOGAN Y SI NO SE LLEGA A NINGUN TIPO DE ACUERDO LA
PERSONA NO FIRMA Y TERMINA EL PROCESO.

SI LA PERSONA ESTA DE ACURDO CON EL CONTRATO PROCEDE A FIRMAR.

YA ESTANDO LA PERSONA CONTRATADA SE INICIA LA AFILIACIÓN Y EL EMPLEADO

ENTREGA LOS SOPORTES DE AFILIACIÓN.
FINALIZACIÓN DEL PROCESOS DE VINCULACION.

APROBADO: POR
FECHA: 12 Diciembre de 2014
DEPARTAMENTO: RECURSOS PROCESO: PRESELECCION Y
HUMANOS

OBJE

ASISTENTE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVA

1. Solicitud de la vacante

2. Gestión de reclutamiento

3. Fuentes de reclutamiento

4. Recepcion de hojas de vida

5. Revisión hojas de vida

6. Preseleccion de candidatos

7. Entrevista realizada por gerencia

8. Aplica

9. Pruebas de selección realizadas por

outsorcing

10. Entrega de resultados

11. Analisis de resultados

12. Aprobo

13. Candidato seleccionado

14. Solicitud de documentos

15. Apertura historia laboral

4. Elección de contrato

5. Elaboracion del contrato

[Link]ón del contrato y firma 6 6

8. Firma

9. Afiliaciones

10. Fin

ELABORADO POR:
ASESORIA SENA
 PYP SUMINISTROS INDU

FORMATO DIAGRAM

PROCESO: PRESELECCION Y SELECCIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO: Realizar el proceso de preseleccion de acurdo a las necesida

GERENTE ADMINISTRATIVA

10

11
 12

13

14

6 6

10
 PYP SUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S.

FORMATO DIAGRAMA DE FLUJO

SO: PRESELECCION Y SELECCIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO: Realizar el proceso de preseleccion de acurdo a las necesidades de la organización

DOCUMENTO

EL PROCESOS INICIA CON LA AP

1 FORMATO DE REQUISICIÓN DE PERSONAL

EN LA GESTIÓN DEL RECLUTAM

DEPENDIENTO DE LA FUENTES
CONVOCATORIA

HOJAS DE VIDA SI LA F

SI LAS FUENTES UTILIZADAS S

5 HOJAS DE VIDA

DESPUES DE REALIZADA LA VER

6 CHECK LIST
CON

7 CUANDO YA SE DETERMINA CA
ENTREVISTA

8
DESPUES DE REALIZADA LA E
BASE DE DATOS
INGRESA A U
fin

CUANDO EL CANDIDATO YA HA

DESPUES DE REALIZADO EL PR
INFORME RESULTADOS OUTSORCING

CUANDO EL OUTSORCING
CAND
 DESPUES DE RECIBIDA LA IN
CANDIDATO, SI NO ES VINCUL
QUE REALIZA OUTSORCING, P

EL PROCESOS IN

SE SOLICITAN LOS DOCUME

HOJA DE VIDA Y SOPORTES
14

LOS DOCUMENT

SE REALIZA LA ELECCIÓN DE
CONTRATO
16 A TERMINO INDEFINIDO (CONTRATO A TERMINO INDEFIN
16 CONTRATO A PRESTACIÓN DE SERVISIOS

CUANDO YA SE HA SELECCION

LA PERSONA REVISA EL CONTR

NO SE LLEGA A

SI LA P

8 SOPORTES AFILIACIÓN YA ESTANDO LA PERSONA CON

 Página: 1 de 1

Versión: 1

ión

OBSERVACION

EL PROCESOS INICIA CON LA APERTURA DE LA VACANTE Y SOLICITUD DE PERSONAL POR MEDIO DEL DILIGENCIAMIENTO DE
LA REQUISSICÓN DE PERSONAL.
EN LA GESTIÓN DEL RECLUTAMIENTO SE DEBE DECIDIR CUAL FUENTE UTILIZAR; YA QUE SE TIENEN DEFINIDAS (REFERIDOS,
AGENCIA PUBLICA DE EMPLEO Y EL EMPLEO .COM)
DEPENDIENTO DE LA FUENTES SELECCIONADA( REFERIDOS, AGENCIA PUBLICA DE EMPLEO Y EL EMPLEO .COM), SE HACE LA
DIVULGACIÓN

SI LA FUENTE SELECCIONADA ES REFERIDOS , RECIBIMOS LA HOJAS DE VIDA

SI LAS FUENTES UTILIZADAS SON AGENCIA PUBLICA DE EMPLEO Y EL EMPLEO. COM, SE VERIFICAN HOJAS DE VIDA DE LAS
PERSONAS QUE SE POSTULAN

DESPUES DE REALIZADA LA VERIFICACION DE HOJAS DE VIDA SE HACE UN CHECK LIST PARA DETERMINAR QUE CANDIDADOS
CON APTOS Y CUALES NO Y ASI PODER CONTINUAR CON EL PROCESO.

CUANDO YA SE DETERMINA CANDIDATOS POTENCIALES, SE REALIZA UNA ENTREVISTA CON EL FIN DE DETERMINAR QUIENES
CONTINUAN CON EL PROCESO.

DESPUES DE REALIZADA LA ENTREVISTA SI EL CANDOIDATO APLICA CONTINUA CON ERL PROCESO EN CASO CONTRARIO
INGRESA A UNA BASE DE DATOS PARA SER TENIDO EN CUENTA PARA OTRO PROCESO.

CUANDO EL CANDIDATO YA HA PASADO LOS PROCESOS ANTERIORES ES ENVIADO AL OUTSORCING DE SELECCIÓN DONDE SE
REALIZARAN LAS PRUEBAS CORRESPONDIENTES.

DESPUES DE REALIZADO EL PROCESO DE SELECCIÓN, OUTSORCING ENTREGA UN INFORME A LA ORGANIZACIÓN CON LOS
RESULTADOS OBTENIDOS DE CADA UNA DE LAS PRUEBAS.

CUANDO EL OUTSORCING DE SELECCIÓN ENVIA EL INFORME DE RESULTADOS DEL AS PRUEBAS APLICADAS A LOS
CANDIDATOS, LA GERENTE ADMINISTRATIVA ANALIZA LA INFORMACION.
 DESPUES DE RECIBIDA LA INFORMACION LA GERENCIA ADMINISTRATIVA TOMA LA DESICIÓN DE VINCULAR O NO AL
CANDIDATO, SI NO ES VINCULADO SE AGREA EN BASE DATOS LSO RESULTADOS QUE ARROJA EL PROCESO DE SELLECCION
QUE REALIZA OUTSORCING, PARA INCLUIRL OEN LA BASE DATOS DONE PUEDE SER TENIDO EN CUENTA MAS ADELANTE Y
FINALIZA EL PROCESO.

EL PROCESOS INICIA CON EL CANDIDATO SELECCIONADO INICIA EL PROCESO DE VINCULACIÓN.

SE SOLICITAN LOS DOCUMENTOS COMO LA HOJA DE VIDA Y LOS SOPORTES DE LA PERSONA QUE VA A INGRESAR A LA
ORGANIZACIÓN.

LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS SE INGRESAN COMO APERTURA LABORAL A LA ORGANIZACIÓN.

SE REALIZA LA ELECCIÓN DEL CONTRATO SEGÚN EL CARGO Y EL TIPO DE CONTRATO QUE MANEJA LA ORGANIZACIÓN
CONTRATO A TERMINO INDEFINIDO Y
CONTRATO A
PRESTACIÓN DE SERVISIOS)

CUANDO YA SE HA SELECCIONADO EL TIPO DE CONTRATO SE ELABORA EN CONDICIONES DE EQUIDAD PARA LAS PARTES
INTERESADAS

LA PERSONA REVISA EL CONTRATO DETALLADAMENTE PARA PROCEDER A FIRMAR; SI NO ESTA DE ACUERDO DIALOGAN Y SI
NO SE LLEGA A NINGUN TIPO DE ACUERDO LA PERSONA NO FIRMA Y TERMINA EL PROCESO.

SI LA PERSONA ESTA DE ACURDO CON EL CONTRATO PROCEDE A FIRMAR.

YA ESTANDO LA PERSONA CONTRATADA SE INICIA LA AFILIACIÓN Y EL EMPLEADO ENTREGA LOS SOPORTES DE AFILIACIÓN.

FINALIZACIÓN DEL PROCESOS DE VINCULACION.

APROBADO: POR