INTRODUCCIÓN
Los sistemas de inventario gestionan la eficiencia dentro de una bodega, evitando
compras erróneas, planificando el almacenamiento y el control del flujo de información,
esta maximiza la rentabilidad presente y futura de la empresa, la importancia de un buen
manejo de inventario eficiente dentro de un almacén, promueve la productividad
operativa, mediante la gestión practica de sus activos; esta se ve representada en el
control de stock optimo.
Al tener un sistema de control en entrada y salida de productos puede mejorar problemas
de perdidas mediante la revisión de registros del almacén, y diseñar dentro de las mejoras
un sistema de control interno de inventarios que ayude a identificar los procedimientos,
formatos y registros apropiados para el mejoramiento de inventarios verificando su
eficiencia y validando los indicadores de gestión y acciones de mejora
Objetivo
Artesanías de Colombia es una empresa que maneja mucha variedad de productos, por
lo tanto, requiere de un buen control y seguimiento de inventario, que garantice prevenir
equivocaciones al momento de que sea solicitado un producto, a su vez debe de tener las
herramientas tecnológicas que ayuden a obtener información real, administrativa,
contable, financiera y logística de inventarios, que ayuden a evaluar los inventarios de una
manera razonable y consistente; detectando y filtrando todos los productos que se
encuentran en bodega de una manera dinámica.
PLANTEAMIENTO DE LA EVIDENCIA
Entendiendo que una correcta gestión de los inventarios permite contar con las
existencias requeridas en el momento justo, disminuyendo las pérdidas por escasez, es
necesaria una buena planificación que permita conocer cuántas unidades y en qué
momento se deben reabastecer o producir; por ello, se requiere que realice un informe de
control y seguimiento con la orientación dada a continuación. Se recomienda seguir la
instrucción en orden de ser posible:
1. Analice el tipo de mercancías que manejan en la empresa que está trabajando, su
proyecto formativo, los tipos de inventarios y su forma de almacenamiento, también
los sistemas de información que se manejan para llevar los registros.
2. Elabore un informe donde identifique cómo se realizan los conteos físicos, qué
trazabilidad se tienen de los inventarios, cuáles son las políticas de inventarios
implementadas, qué TIC se tienen para el registro y control de los inventarios,
métodos para el control de inventarios, indicadores de gestión.
3. Luego de analizar la gestión de inventarios, identifique las principales debilidades en el
control y trazabilidad de los inventarios con los conocimientos que ya tiene.
4. Teniendo en cuenta las debilidades encontradas, elabore un plan de mejora para el
control y seguimiento de los inventarios.
5. Presente el informe en el espacio asignado tal como se presenta a continuación.
Informe donde se identifique el manejo y gestión de los inventarios dentro de la empresa,
sus debilidades y propuestas de mejora
DESARROLLO
INFORME DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE INVENTARIO DE LA EMPRESA
ARTESANÍAS DE COLOMBIA
1. Analice el tipo de mercancías que manejan en la empresa que está trabajando, su
proyecto formativo, los tipos de inventarios y su forma de almacenamiento,
también los sistemas de información que se manejan para llevar los registros.
Artesanías de Colombia es una empresa dedicada a la fabricación y distribución de
artesanías, las cuales son distribuidas local e internacionalmente, esta empresa maneja
varios tipos de inventarios los cuales le sirven de control de existencias productos tanto en
bodega como en tienda física a la venta.
TIPOS DE INVENTARIOS QUE MANEJA LA EMPRESA ARTESANÍAS DE COLOMBIA
INVENTARIOS DE MERCANCÍAS
• Inventarios de herramientas, este lleva el control de todas las herramientas
utilizadas para la elaboración de las artesanías esta incluye moldes, llaves.
martillos, cuchillos, destornilladores etc.
• Inventarios de muebles y enseres, estos son los objetos que soportan la
producción, aunque estos no hacen parte del producto terminado, es considerado
una infraestructura instalada del taller; estos contienen elementos como vitrinas,
bancos, sillas, mesas entre otros.
INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS
Estos corresponden a todo bien adquirido por parte de la empresa que luego son
transformados, y luego vendidos como productos elaborados.
INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACIÓN
Son todos los bienes que adquiere la empresa, los cuales se encuentran en proceso de
manufactura, y se cuantifica dependiendo de la cantidad de materiales, mano de obra y
todo gasto de fabricación, podríamos decir que no es común este tipo de inventarios en
las unidades productoras de algunas pequeñas empresas, y son más utilizadas en
pequeños talleres con pedidos muy bajos.
INVENTARIOS DE MATERIAS PRIMAS
Estos relacionan todos los materiales con los cuales son elaborados los productos y son de fácil
identificación en los productos terminados que no han recibido procesamiento.
INVENTARIO DE INSUMOS
Son aquellos que relacionan materiales y suministros además incluyen
• Materia primas secundarias, los materiales y artículos de reparación y
mantenimiento de las maquinas, aparatos operativos, estos necesitan ser
controlados especialmente los artículos reparados; la existencia de estos varían en
relación a sus necesidades.
Teniendo en cuenta que Almacén es el espacio de la unidad productiva, en la cual se
ubican los productos terminados, los insumos y la materia prima la forma de
almacenamiento que utiliza Artesanías de Colombia son las siguientes.
✓ Apilado a piso, algunas de las materias primas que utiliza artesanías de Colombia
no necesitan estanterías ya que los madera cortada, esta son apilonadas una
encima de otra, aquí se hace necesario utilizar montacargas ya que algunas
piezas son muy pesadas.
✓ Selectivo simple, estos utilizan almacenamiento de lotes pequeños, la mercancía
es seleccionada, y su acceso es directo y unitario a una estiba, aquí se almacenan
varias referencias de un mismo producto.
✓ Compacto, esta facilita la máxima utilización de espacio, esta se aplica a
productos voluminosos y homogéneos, para el caso de las fibras naturales las
cuales no se pueden doblar, palmas de tejer, palma estera, entre otros.
Artesanías de Colombia es una empresa que va acorte con las nuevas tecnologías TIC,
esta trata de aplicar software que controle los procesos de compra de materia prima hasta
el despacho y distribución de productos terminados algunos sistemas de información que
maneja esta empresa serian.
SIART, sistema de información para artesanos, este permite interactuar con artesanos de
otros sectores, los cuales se encuentran vinculados, y ofrecen sus productos a través de
internet, esto mejora la competitividad.
RUAC, es una herramienta de información estadística, artesanías de Colombia la utiliza
para dar respuesta oportuna a las distintas solicitudes que requieren los artesanos como
documentos de acreditaciones
SISTEMAS DE ESCANEO CÓDIGO QR, son herramientas para configuración que
facilitan las ventas digitales y presenciales, son utilizadas en los puntos de venta, esta
contienen la descripción de los productos y precios de venta
GOTOWEBINAR, este programa es de interacción median link, esta empresa lo utiliza
para conectarse con los clientes extranjeros y hacer posible las ventas internacionales.
MARKETING DIGITAL 360, es una plataforma que diseño artesanías de Colombia para la
comunidad artesanal, donde se capacitan para impulsar los pequeños negocios
artesanales
2. Elabore un informe donde identifique cómo se realizan los conteos físicos, qué
trazabilidad se tienen de los inventarios, cuáles son las políticas de inventarios
implementadas, qué TIC se tienen para el registro y control de los inventarios,
métodos para el control de inventarios, indicadores de gestión.
✓ Se realiza el primer conteo, y luego el segundo conteo.
✓ Se realiza comparativo del primero conteo y segundo, si existe alguna diferencia
entre las cantidades, se ordena un tercer conteo.
✓ Observando las cantidades ya definidas, se ingresan al sistema donde se
comparan las cantidades existentes físicas contra las cantidades que figuran en la
contabilidad de inventarios.
✓ Se genera un listado de diferencias.
✓ Luego se realiza el análisis de diferencias, donde se revisa cada movimiento de
los productos, tomando el último inventario que fue realizado.
✓ Se realiza un comparativo de los ingresos tomando cada documento que lo
soporta contra las cantidades que se encuentran sentadas en los kardex, se debe
verificar los registros de la mercancía que llego, para verificar que no existan
sobrantes en el sistema de inventarios.
✓ Se deben autorizar ante los jefes pertinentes los ajustes necesarios para ajustar el
inventario y que este quede ajustado a la realidad.
✓ Por último se le debe realizar revisión al inventario, estos ajustes deben realizados
a corto tiempo a no más de 8 días siguientes de haber realizado el inventario.
Conteos físicos, deben realizarse mensualmente y trimestral con conteos diarios de
productos terminados.
TRAZABILIDAD DE INVENTARIOS
▪ Sistema de codificación de productos
▪ Registro de lote y fecha de caducidad
POLÍTICAS DE INVENTARIOS
➢ Esta debe Proyectar el nivel óptimo de inversión de inventarios.
➢ Reabastecimiento justo y en los tiempos requeridos.
➢ A través del control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de
lo planificado
➢ Control de inventario mínimo y máximo
TIC
✓ Escaneo de códigos de barras
✓ Sistema de alertas de bajo inventario
MÉTODOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS
• Conteos físicos
• Revisión de inventarios
• Registrar toda la mercancía que ingresa en el programa de inventarios
• Análisis de indicadores de gestión
• Orden y control, para tener visión clara de los productos
INDICADORES DE GESTIÓN
❖ Nivel de rendimiento y control de inventario
❖ Tiempo de stock
❖ Índices de rotación y [Link] ventas
❖ Rendimiento de pedidos y tiempos de entrega
DEBILIDADES EN EL CONTROL Y TRAZABILIDAD DE INVENTARIOS
• Baja rotación en bodega
• Entrega de productos equivocados al existir errores de registros en los
movimientos
• No se realiza el conteo físico diario de materia prima
• No existe una trazabilidad en el seguimiento de los productos
• Puede haber errores en entrada y salida de productos
• Errores en los sistemas informáticos por no actualizarlos diariamente
• Optimizar los registros de los movimientos del inventario
PLAN DE MEJORA
➢ Adquirir un software de gestión de inventarios que pueda supervisar la rotación de
mercancía para evitar pérdidas.
➢ Reforzar los sistemas de seguimiento y trazabilidad mediante capacitaciones
Optimizar los tiempos de entrega
➢ Implementar un formato de gestión de materia prima, el cual contenga información de
entrada y salida, para tener control de lo que entra y sale de bodega.
➢ Utilizar canales como estrategia para capacitar el uso de los sistemas de información
CONCLUSIÓN
A través de un buen sistema de control de inventario de almacén, brinda más tiempo para
realizar el inventario físico, obteniendo una mejor información y detalle de las existencias
de mercancía, permitiendo una reducción del trabajo para el personal de almacén, esto
genera más ganancias para la empresa motivando a sus empleados, las mejoras que se
le puedan dar al control de inventario garantizara una disminución de fallas llevando a la
eficiencia por el buen desempeño.
Las capacitaciones juegan un papel importante, brindando un mejor desempeño en los
cargos, estableciendo indicadores que permitan el seguimiento a los procesos de
inventarios; no siempre es bueno que los indicadores de gestión arrojen valores que
cumplan las metas establecidas, en ocasiones un indicador por debajo de las metas
permite la identificación de problemas y la implementación de medidas y mejoras que
ayuden a la productividad real de la empresa