1.

Definición

El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas dentro de una organización

u empresa que buscan aprovechar al máximo los recursos existentes de forma correcta, rápida y
eficaz.

El proceso administrativo se compone de cuatro etapas elementales: planeación, organización,

ejecución y control. A través de ellas, los miembros de una empresa buscan alcanzar las metas u
objetivos propuestos

Objetivos

El objetivo final de todo procedimiento administrativo es que una tarea dentro de una empresa
pueda completarse con la mejor calidad, eficacia y en el menor tiempo posible.

 Optimizar recursos: Asignar los recursos humanos, financieros y materiales de manera

adecuada para evitar el desperdicio.
 Aumentar la productividad: Producir más con menos recursos.
 Reducir la incertidumbre: Minimizar la incertidumbre a través de una planificación
adecuada.
 Generar valor: Crear valor social y empresarial.
 Mejorar la calidad: Completar las tareas con la mejor calidad.
 Eficiencia: Realizar las tareas de manera eficiente.
 Velocidad: Realizar las tareas en el menor tiempo posible.
 Evitar el caos: Eliminar o minimizar el desorden o la confusión dentro de una empresa.
 Hacer frente a contingencias: Tener un sistema racional para la toma de decisiones.

Etapas del proceso administrativo

En la definición, hemos dicho que el proceso administrativo está formado por una serie de etapas:
planificación, organización, dirección y control. En este apartado las desarrollaremos y las
explicaremos. Claro que, en primer lugar, conviene saber cómo se separan estas dos fases:

 Fase mecánica: La fase mecánica está compuesta por la planificación y la organización.

Podríamos decir que es una parte estática del proceso.

 Fase dinámica: La fase dinámica, por su parte, está compuesta por la dirección y el
control. En este sentido, la palabra dinámica hace referencia al movimiento.
En cualquier caso, más importante que distinguir entre mecánico y dinámico, es conocer las
distintas etapas que lo componen:

1. Planificación: Trata de programar las tareas a realizar y resolver las cuestiones pertinentes
que más tarde se ejecutarán.

La planificación está compuesta por aquella parte que se encarga de ver cómo se va a
hacer algo. Es decir, responder a preguntas del tipo:

 ¿Qué queremos conseguir?

 ¿Qué tenemos que hacer para alcanzar nuestro objetivo?
 ¿Quién se va a encargar de cada parte del proceso para conseguir la meta?
 ¿Cuándo y en qué plazos se va a realizar cada acción?
 ¿Qué recursos necesitamos?
 ¿Dónde podemos conseguir los recursos?

En definitiva, se trata de todo aquello que debemos decidir antes de ponernos en marcha.
Sin la planificación, iremos corriendo sin rumbo fijo. Y cómo sabemos, de nada importa
correr muy rápido si no tenemos un plan.
2. Organización: La idea es ver quién se encargará de cada tarea, en qué orden y que
estructura tendrá el proyecto en su ejecución.
Una vez hemos realizado una planificación, toca organizarse. Esto es, dicho de manera muy
simple, repartir las tareas. De algún modo darle sentido a todas las preguntas a las que
hemos tratado de responder en la etapa de planificación. Algunas preguntas a resolver en
es esta etapa del proceso administrativo son:

 ¿En qué orden vamos a encargarnos de las tareas?

 ¿Quién se va a encargar de cada tarea?
 ¿Vamos a realizar las tareas de forma conjunta o cada uno se va a encargar de una cosa?

Aunque pueda parecer que estas preguntas forman parte de la planificación, el enfoque
aquí es el de transmitir el concepto. Es decir, es una parte que establece cómo se organiza
todo. Es decir, cuando se está ejecutando que principios organizativos se siguen.
 3. Dirección: La dirección no sólo se encarga de mandar, también se encarga de ayudar,
respaldar e intervenir ante cualquier conflicto que se presente en la consecución de
objetivos.

La dirección, al contrario que muchas personas piensan, no tiene por qué estar a cargo de
una sola persona. También podría estar a cargo de un grupo directivo. No obstante, la
dirección se encarga de ayudar, intervenir, respaldar o motivar el trabajo que se está
ejecutando.

Así, por ejemplo, los directores se encargan de influir en los integrantes del proyecto. Bien
sea ayudándolos, dándole alternativas o evitando conflictos entre distintas partes de la
organización.

4. Control: El control se basa en el seguimiento de métricas confiables que permitan

supervisar que se conseguirán los objetivos más grandes.

El control, concretamente, se define como el seguimiento de resultados y su medición a

través de métricas confiables. De modo que, en función de las métricas establecidas, la
organización tratará de realizar un seguimiento en las actividades para comprobar si se
sigue el plan previsto.

Por ejemplo, imaginemos que el objetivo de ventas anuales es de 10.000. En el plan, se

establece que en el mes de enero deben realizarse, para conseguir el objetivo, 1.000
ventas. Comprobar si se están siguiendo esas metas intermedias, nos ayuda a controlar
que la meta principal se está cumpliendo.

1.2

Un administrador de proyectos debe desarrollar y planificar estrategias detalladas, incluyendo los

plazos, las tareas, los recursos necesarios y el presupuesto.

 Programar reuniones y coordinar cronogramas: Garantizar que todas las actividades del
proyecto se planifican estratégicamente y se ejecutan sin conflictos

 Gestionar la documentación del proyecto: Mantener los archivos del proyecto

organizados, actualizados y accesibles para todos los miembros del equipo en aras de la
transparencia y la eficacia

 Seguimiento del progreso del proyecto: Seguimiento de los hitos clave y proporcionar
actualizaciones en tiempo real y puntos de vista para asegurar que el proyecto se mantiene
en curso

 Gestión de presupuestos y recursos: Ayudar en el seguimiento de los gastos, optimizar la

utilización de los recursos y garantizar que el proyecto se mantiene dentro del presupuesto

 Comunicación con las partes interesadas: Actuar como enlace entre el equipo del
proyecto y las partes interesadas, manteniendo una comunicación clara y coherente para
mantener a todos alineados con las metas del proyecto

 Gestión de riesgos
 La persona a cargo de administrar un proyecto debe saber identificar riesgos potenciales y
gestionarlos con eficiencia. Librar los obstáculos en el camino es una habilidad clave para
evitar retrasos o gastos imprevistos.
 Comunicación con las personas involucradas
Una habilidad valiosa en este rol es la comunicación interpersonal. Mantener informados a
los stakeholders o interesados sobre el progreso del proyecto es indispensable para que
exista transparencia y para evitar malos entendidos.

 Gestionar múltiples tareas: Equilibrar varias tareas administrativas puede resultar

abrumador. Un administrador de proyectos debe ocuparse de la programación, la
documentación, la comunicación y mucho más. Esta multitarea puede provocar
agotamiento e ineficacia si no se gestiona adecuadamente

 Garantizar una comunicación eficaz: La falta de comunicación puede provocar retrasos en

el proyecto, malentendidos y plazos incumplidos. Asegurarse de que todos los miembros
del equipo y las partes interesadas están en la misma página es importante para el intento
correcto del proyecto

 Gestionar las limitaciones presupuestarias y de recursos: Deben asegurarse de que el

proyecto se mantiene dentro de las limitaciones financieras y de que los recursos se
asignan de manera eficiente. Esto implica realizar revisiones periódicas del presupuesto,
planificar los recursos y realizar ajustes en función de las necesidades del proyecto

1.3

Definición de ciclo de vida del proyecto

En resumen, consideramos que el ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases por las que
atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre. Cada organización determina el ciclo de vida
de un proyecto sobre la base de sus propias necesidades.

Los ciclos de vida de un proyecto suelen tener las siguientes características:

 Sus fases son secuenciales.

 El paso de una fase a la siguiente conlleva la entrega de algún producto o resultado.
 Los entregables de una fase deben ser aprobados antes de comenzar el siguiente.

Dentro del ciclo de vida de un proyecto está la dirección del proyecto y esta funciona dentro de
cada fase del ciclo de vida.

La dirección del proyecto incluye el inicio, planificación, ejecución, monitorización, control y cierre.
Este proceso funciona en cada fase secuencial, lo que implica que debemos incluir estas mismas en
cada una de las fases que tenga nuestro proyecto.

Cada una de las fases del proyecto se compone, a su vez, de una serie de ítems:
  En el inicio: Identificamos a los stakeholder, planteamos los criterios de aceptación, damos
claridad de los objetivos y expectativas y todo lo que tiene que ver a alto nivel del
proyecto, para saber si es viable o no.
 Planificación: Se empieza a definir como tal el proyecto, se realiza la delimitación clara de
alcance y requisitos, se da la asignación de recursos necesarios para obtener un resultado
de calidad entre otros.
 Ejecución: Una vez que esta la planificación completa del proyecto se empieza a ejecutar
una a una las fases de acuerdo a nuestros planes.
 Monitorización y control: Esto se hace para contrastar si la planificación está en los
tiempos y de acuerdo a lo que inicialmente se propuso en el plan.
 Cierre: Evaluación de indicadores de calidad, satisfacción del cliente y revisiones de
procesos de mejora continua.

Asimismo, existen diferentes tipos de ciclos de vida de un proyecto como lo son:

 Ciclo de vida de un proyecto predictivo.

 Ciclo de vida iterativo/ incremental .
 El ciclo de vida de un proyecto adaptativo.

Los modelos para estos ciclos de vida pueden ser aplicados con diferentes metodologías, como por
ejemplo las que llamamos modelo incremental donde nos vamos acercando poco a poco, el
iterativo donde es por aproximaciones entre otros más.

Dependiendo del grado de complejidad del proyecto se puede aplicar uno o el otro, todo esto
depende de muchos factores y variables los cuales un director de proyectos identifica con
anterioridad.

1.4

El ciclo de vida de un proyecto se divide en cinco fases de gestión: inicio, planificación, ejecución,
supervisión y cierre.

El ciclo de vida del proyecto es el conjunto de etapas por las que pasa un proyecto desde el
principio hasta el final. Se avanza secuencialmente a través de las fases para llevar un proyecto
desde una idea hasta un producto terminado.

Aunque podemos contar con la ayuda de herramientas de gestión que nos pueden facilitar la
tarea, es fundamental conocer bien todas fases del ciclo de vida de un proyecto, las cuales se
dividen en 5:

Inicio

La fase inicial del ciclo de vida de un proyecto consta de solo dos pasos independientes: el acta de
constitución del proyecto y el registro de partes interesadas.

El objetivo de esta fase es determinar la visión del proyecto, documentar lo que se espera lograr y
obtener la aprobación de la parte con capacidad de veto o decisión.

El acta de constitución del proyecto o, en otras palabras, la documentación de inicio, debe

contener:
  Alcance del proyecto
 Entregables
 Objetivo
 Recursos necesarios
 Cronograma de actividades
 Coste estimado
 Riesgos y posibles dificultades

Cuando se invierte el tiempo necesario en esta fase inicial, el proyecto parte con más posibilidades
de éxito. Establecer una visión clara y coherente, determinar quién es el profesional adecuado para
dar vida al proyecto y asegurar los recursos que se necesitarán son cuestiones clave. Tenerlas en
cuenta y documentarlas dará al proyecto un comienzo sólido y ayudará a preparar el escenario
para todo lo que vendrá después.

Planificación

Durante la fase de planificación se construye la infraestructura del proyecto. La misma es la

encargada de permitir que se logre el objetivo final. Y que se haga dentro de las limitaciones
predeterminadas de tiempo y presupuesto.

Las cuestiones a planificar en esta segunda fase del ciclo de vida de un proyecto son:

 El plan de gestión del proyecto.

 El alcance del mismo, de una forma más detallada que en la fase anterior.
 La estructura del trabajo.
 Un análisis de riesgos cuantitativos.
 Posibles respuestas a los riesgos.

Estamos hablando de una hoja de ruta detallada o el modelo del que depende que el proyecto
tenga éxito. Cuando llegue al final de esta fase del ciclo de vida, todos los miembros del equipo no
solo comprenderán la visión del proyecto, sino que también comprenderán con precisión lo que
deben hacer para llegar a la meta a tiempo y dentro del presupuesto. Aquí es importante elegir la
metodología de gestión del proyecto idónea.

Ejecución

Esta fase es crítica, ya que es cuando las ideas y planificaciones comienzan a cobrar vida y se
materializa la visión del proyecto a través de la acción coordinada de equipos y recursos. Durante
esta etapa, se asignan roles y responsabilidades específicos, para facilitar la dirección de los
esfuerzos hacia metas previamente definidas.

El proceso de ejecución implica también la gestión de los recursos financieros, humanos y

materiales, puesto que gran parte del presupuesto se consume en esta fase. Por otra parte, se
debe fomentar la comunicación abierta, la resolución de conflictos y la motivación de los
miembros del equipo, así como mantener el ritmo de trabajo acordado en el cronograma y
respetar el presupuesto establecido.

Control
Durante esta fase, se monitoriza el progreso real del proyecto en comparación con el plan y se
ponen en marcha las medidas correctivas necesarias. Con independencia de lo razonable que sea
un plan, en la práctica siempre van a ser necesarios ajustes, por eso esta fase es también de gran
relevancia.

A medida que se monitorea el avance real del proyecto en comparación con el plan previamente
diseñado, es habitual detectar desviaciones y variaciones que son características de los entornos
dinámicos y cambiantes. Cuando se compara el progreso real y el planificado, se pueden identificar
discrepancias y tomar medidas correctivas de manera oportuna. Estas no solo reajustan el plan y
los recursos, sino que pueden implicar una adaptación de la estrategia general.

A su vez, con el análisis de datos precisos y actualizados, quienes gestionan los proyectos pueden
evaluar el impacto de las desviaciones y determinar la eficacia de las medidas correctivas que
hayan introducido.

Cierre

La fase de cierre es la fase final del ciclo de vida de un proyecto y es donde se pueden sacar las
conclusiones pertinentes acerca de todo el proceso. Es esencial cerrar formalmente el proyecto y
obtener la aprobación escrita del cliente y de las demás partes interesadas.

Algunas de las acciones que se incluyen en la parte final del proceso son:

 La entrega del proyecto

 Reunión final
 Archivo de registros
 Disolución del equipo

Además de las acciones mencionadas, es conveniente llevar a cabo un análisis retrospectivo. Es

decir, proceder con una evaluación de los logros y desafíos, que permitan obtener aprendizajes
válidos para nuevos proyectos y estrategias del futuro. Esta fase no solo sella un proyecto exitoso,
sino que también abre puertas para la mejora continua.

1.5

Un equipo de proyecto es un grupo de personas que trabajan juntas para realizar un proyecto. Por
lo general, los equipos de proyecto son interdisciplinarios; es decir, están integrados por
colaboradores de distintos grupos o departamentos de una organización y trabajan con un objetivo
en común. Los equipos de proyectos son responsables de la finalización exitosa de un proyecto,
acorde al cronograma del proyecto y a los objetivos generales.

Normalmente, un equipo de proyecto está conformado por un gerente de proyecto, que supervisa
y gestiona al equipo, y un conjunto de colaboradores individuales, miembros del equipo, que
trabajan para realizar tareas específicas del proyecto. Los miembros del equipo de proyecto
pueden ser internos (como empleados de jornada completa) o externos (como los freelancers). En
un equipo de proyecto también puede haber stakeholders, personas que no gestionan ni llevan a
cabo tareas del proyecto, sino que tienen un interés por el éxito del mismo y cuentan con distintos
grados de autoridad para tomar decisiones.
El equipo de un proyecto está conformado por profesionales con diferentes habilidades y roles,
cuya finalidad es ejecutar tareas específicas para alcanzar los objetivos del proyecto. Los
principales roles dentro de un equipo de proyecto incluyen:

 Gerente o Administrador del Proyecto: Responsable de la planificación, ejecución y

control del proyecto.

 Equipo de Trabajo: Especialistas que ejecutan tareas específicas dentro del proyecto.

 Stakeholders (Partes Interesadas): Personas o entidades afectadas por el proyecto, como

clientes, patrocinadores y proveedores.

 Patrocinador (Sponsor): Persona o entidad que financia y apoya el proyecto.

 Scrum Master o Agile Coach (en metodologías ágiles): Facilita la colaboración y

eliminación de impedimentos en metodologías ágiles.

Las principales metodologías de gestión de proyectos son: ágil, cascada, ruta crítica, Scrum y
Kanban.

Metodología Ágil

La metodología ágil es, de hecho, un principio de gestión que divide los proyectos en fases de corto
plazo (sprints) con el objetivo de obtener resultados rápidos y efectivos. Cuenta con un
seguimiento diario, donde el responsable del proyecto revisa el cumplimiento de lo definido. Se
recomienda para casi todos los equipos.

Metodología de la cascada

También conocida como “waterfall”, la metodología de la cascada es la más popular de todas.

Consiste en planificar un proyecto de principio a fin y dividirlo en pasos secuenciales, que deben
completarse en un orden determinado para lograr los resultados. Su gran ventaja es que permite al
administrador controlar los detalles de cada paso. Se recomienda para proyectos grandes y
complejos.

Metodología de la ruta crítica

Como el nombre lo sugiere, la metodología de la ruta crítica se basa en la teoría de las

restricciones. Asume que los imprevistos pueden ocurrir en cualquier momento y que es
importante avanzar lo más posible antes de que esto se convierta en una realidad. Por lo tanto,
esta metodología se enfoca en identificar restricciones, definir acciones prioritarias y subordinar
otras actividades a ellas.

Metodología SCRUM
La metodología SCRUM se basa en sprints de hasta 30 días. Durante este período, los equipos
pequeños (hasta 10 personas) planifican objetivos, ejecutan actividades e informan regularmente
los resultados a una persona llamada scrum master.

Metodología Kanban

Si estás buscando algo simple de entender y ejecutar, la metodología Kanban es tu mejor opción.
En esta técnica, el proyecto se divide en actividades que se organizan en tres etapas: hacer,
haciendo y hecho. Solo puedes cambiar el estado de una actividad cuando cumples al 100% la
condición del siguiente paso. Por ejemplo, si necesitas enviar 20 correos electrónicos a clientes
potenciales, pero hasta ahora solo has enviado 15, esa actividad continúa en la sección “hacer”.

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