CONTROL INTERNO CONTABLE

Concepto

El control interno contable, es un instrumento que permite alcanzar un nivel de calidad

de la información financiera, económica, social y ambiental en los entes públicos. Éste
ayuda en la toma de decisiones y proyecta adecuadamente las acciones que la
administración pública emprende en cuanto a la gestión de los recursos públicos.
([Link]
20160707%20(2).pdf)

Importancia

 Establecer protocolos y procedimientos. Al crear controles internos, se consigue

mayor orden y cohesión dentro de la empresa, ya que todos saben qué se debe hacer y
cómo.
 Evitar fraudes y robos. El cert-py es el centro de respuestas ante incidentes
cibernéticos. Según ellos, el 60% de las empresas tuvo al menos un incidente de
seguridad informática relacionado con fraude financiero. Por otra parte, el 47% saben
que debe mejorar la protección de sus transacciones financieras.
 Mitigar riesgos. El control interno incluye todos los procesos en los que pueda haber
algún tipo de riesgo, ya sea respecto de los activos, utilización de recursos,
información, cumplimiento o gobernanza de la empresa.
 Documentar procesos. Es un componente crucial del sistema de control interno
porque proporciona evidencia de las distintas transacciones y sirve para rastrear los
desvíos.
 Segregar funciones. También forma parte de la importancia del sistema de control
interno. Previene malas prácticas y conflictos de intereses. Consiste en dividir las
tareas entre los empleados para evitar la concentración de la ejecución y control en un
mismo empleado.
 Mejorar la productividad. Un sistema de control interno permite optimizar recursos
y lograr una gestión financiera y administrativa más eficiente, mejorando la
productividad. Contribuye a una toma de decisiones más acertada.
 Mejorar el prestigio de la empresa. Contar con un sistema de control interno
posiciona a la empresa como cumplidora de leyes y regulaciones. Esto permite obtener
mejores calificaciones financieras. Así, ayuda a la atracción de mejores inversores.
También aumenta la retención de talentos.
([Link]
Elementos del control interno contable

 Separación de tareas

La separación de funciones implica dividir la responsabilidad de la contabilidad, los

depósitos, la presentación de informes y la auditoría. Los deberes adicionales están
separados, hay menos posibilidades de que un solo empleado cometa actos
fraudulentos.

Para las pequeñas empresas con solo unos pocos empleados de contabilidad, compartir
responsabilidades entre dos o más personas, o requerir que tareas críticas sean
revisadas por compañeros de trabajo puede servir para el mismo propósito.

 Controles de acceso

Controlar el acceso a diferentes partes de un sistema de contabilidad a través de

contraseñas, bloqueos y registros de acceso electrónico puede mantener fuera del
sistema a los usuarios no autorizados.

Además, proporciona una forma de auditar el uso del sistema para identificar la fuente
de errores o discrepancias.

 Auditorías físicas

Las auditorías físicas incluyen el recuento manual del efectivo y de cualquier activo físico
registrado en el sistema de contabilidad; por ejemplo, inventarios, materiales y
herramientas.

El recuento físico puede revelar discrepancias bien ocultas en los saldos de las cuentas,
que son pasadas por alto en los registros electrónicos.

El conteo de efectivo en los puntos de venta puede hacerse diariamente o incluso varias
veces por día. Los proyectos más grandes, como el conteo manual del inventario, deben
realizarse con menos frecuencia, tal vez trimestralmente.

 Documentación estandarizada

La estandarización de los documentos utilizados para las transacciones financieras —

como facturas, requisiciones internas de materiales, recibos de inventario e informes de
gastos de viaje— puede ayudar a mantener la consistencia en el mantenimiento de
registros a lo largo del tiempo.

El uso de formatos estándar de documentos puede facilitar la revisión de registros del

pasado al buscar el origen de alguna discrepancia en el sistema. La falta de
estandarización puede hacer que los elementos sean pasados por alto o
malinterpretados en dicha revisión.
  Balances de prueba

El uso de un sistema de contabilidad de doble entrada agrega confiabilidad al garantizar

que los libros estén siempre equilibrados. Aun así, es posible que los errores hagan que
el sistema se salga de balance en un momento dado.

El cálculo de balances de prueba diarios o semanales puede proporcionar información

periódica sobre el estado del sistema. Esto permite descubrir e investigar las
discrepancias lo antes posible.

 Conciliaciones periódicas

Las conciliaciones contables pueden garantizar que los saldos del sistema de
contabilidad coincidan con los saldos de las cuentas de otras entidades, como bancos,
proveedores y clientes a crédito.

Por ejemplo, una conciliación bancaria implica comparar los saldos de efectivo y los
registros de depósitos y recibos entre el sistema de contabilidad y los estados de cuenta
bancarios.

Las diferencias entre estos tipos de cuentas complementarias pueden revelar errores o
discrepancias en las propias cuentas. También pueden demostrar que los errores puedan
originarse en las otras entidades.

 Autoridad para aprobación

Exigir que gerentes específicos autoricen ciertos tipos de transacciones puede agregar
una capa de responsabilidad a los registros contables. Así se demuestra que las
transacciones han sido vistas, analizadas y aprobadas por las autoridades
correspondientes.

Exigir una aprobación para poder realizar grandes gastos y pagos evita que empleados
sin escrúpulos ejecuten grandes transacciones fraudulentas con los fondos de la
compañía.

Objetivos

 Salvaguardar los activos de la empresa

Los controles internos bien diseñados protegen los activos de pérdidas. La pérdida
podría ser una pérdida accidental, que se produce a partir de errores honestos
cometidos por las personas. También podría ser una pérdida intencional, que resulta de
actividades fraudulentas intencionales.
  Garantizar la confiabilidad e integridad de la información financiera

Los controles internos garantizan que la gerencia cuente con información precisa,
oportuna y completa —incluidos los registros contables— para planificar, controlar y
reportar las operaciones del negocio.

 Garantizar el cumplimiento de las leyes

Los controles internos ayudan a garantizar que la empresa cumpla con las numerosas
leyes y reglamentaciones nacionales, estatales y locales que afectan las operaciones del
negocio.

 Promover operaciones eficientes y efectivas

Los controles internos brindan un entorno en el cual los gerentes y el personal pueden
maximizar la eficiencia y efectividad de las operaciones.

 Cumplimiento de metas y objetivos

El sistema de controles internos proporciona un mecanismo para que la gerencia

supervise el logro de metas y objetivos operacionales. ([Link]
interno-contable/)

Tipos de control interno contable

Hoy en día el control interno va más allá de los asuntos que tienen relación directa con
las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas. Por ello se dice que el
control interno incluye, además de los controles financieros, los de carácter
administrativo o gerencial.

 Control interno preventivo

Este tipo de control tiene como objetivo prever riesgos de errores o fraudes; es decir,
se utiliza para evitar que ocurra un evento que afecte los objetivos de la organización y
ayude a prevenir la pérdida de activos.

El primer paso para implementar un control interno preventivo es establecer la visión y

misión de la empresa, acompañada de un código de conducta en el cual se pongan las
reglas claras de lo que la organización espera de cada uno de sus colaboradores.

Después, se requiere definir y delimitar cada uno de los puestos de trabajo, de esa
forma, se tendrán claras las responsabilidades de todos los integrantes de la compañía.

Un punto muy importante a tomar en cuenta es conocer los antecedentes de los

colaboradores, proveedores y clientes, para verificar que correspondan con los valores
de la empresa para lograr relaciones a largo plazo.
La división de responsabilidades también es clave para un control preventivo. Se deben
separar las funciones en diversas áreas y personas y establecer procesos operativos
bien definidos.

Algo que debes considerar es contar con un software que ayude a los integrantes de tu
organización a llevar los controles de sus funciones.

Considera que existe la probabilidad que los controles preventivos fallen por lo que
necesario contar con controles de detección.

 Control interno de detección

Este tipo de control ayuda a identificar errores que no fueron cubiertos por los
controles preventivos y ayudan a detectar irregularidades en conciliaciones bancarias,
recuentos de inventario físico, registro de activos y el cumplimiento en las obligaciones
fiscales.

La función de dicho control es detectar alguna variación significativa en los informes de

las diversas áreas para que la administración pueda calcular los posibles costos y llevar
a cabo una acción correctiva.

Los controles de detección pueden enfocarse en:

Supervisión

Revisión de registros

Auditorías de sistemas

Archivos comprobadores de integridad

En los procesos operativos, estas tareas de detección las puedes realizar a través de
software específico, el cual podrá ponerte en alerta ante una posible falla dando paso a
la aplicación de medidas correctivas para evitar daños como la pérdida de activos,
recursos e incumplimiento de políticas.

 Control interno correctivo

Es necesario que un negocio implemente controles correctivos para solucionar los

problemas que fueron detectados cuando el control preventivo falló.

Se trata de la corrección de algo no deseado. Cuando se identifica un error o

irregularidad, las actividades de control correctivo deben ofrecer soluciones y
establecer nuevas medidas para evitar errores.

Las acciones correctivas son el establecimiento de un monitoreo constante de las áreas

que han resultados afectadas, con el objetivo de verificar que no se presente el mismo
problema a futuro.
Algunas empresas impulsan el uso de buzones o medios de denuncia en donde los
colaboradores pueden comunicar ciertas prácticas fuera de lo normal y que
contravienen las políticas de la compañía.

De igual forma, la aplicación de revisiones o auditorías de sorpresa, para evitar que

algún colaborador intente tapar ciertas irregularidades.

En la organización la comunicación debe ser fluida, constante y transparente para que

genere confianza en todos los integrantes.

Los controles ayudan a mantener una empresa organizada respecto a su información

financiera y administrativa, así como en cada parte de sus operaciones; de esta
manera, la competitividad y productividad del negocio aumenta.

Toma en cuenta que ya existen sistemas que pueden ayudarte a tener un mejor control
de tus actividades, los cuales facilitarán mucho el seguimiento y cumplimiento de las
normas que tu negocio implemente de acuerdo a los objetivos que persigue.
([Link]
cual-se-adapta-mejor-a-tu-negocio)