ÍNDICE GENERAL

UNIT 1. INTRODUCTION............................................................................................................. 3

[Link]ÓN.................................................................................................................... 3

[Link] IN THE SAP PROJECT SYSTEM................................................................4

[Link] TO CREATE PROJECT STRUCTURES....................................................................6

[Link] NETWORKS................................................................................................. 7

[Link] Y TRABAJAR CON ACTIVITIES Y NETWORKS....................................................7

[Link] NETWORKS................................................................................................... 9

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Unit 1. Introduction

1.1. Introducción
En la gestión de proyectos, se debe planificar, controlar y ejecutar los principales objetivos de
una manera eficiente. En relación a esto la gestión de proyectos juega un papel importante en
la posibilidad de ser competitivo actualmente. Todavía más cierto para negocios basados en
proyectos orientados a procesos.

El término proyectos da cobertura a diferentes tipos de planificación:

 R&D projects
 Make-to-order production
 Investment plans
 Maintenance
 IT projects

Un proyecto es el resumen de ciertos procesos de negocio en una empresa. Cada proyecto se

puede definir como una planificación única por sus condiciones. Esas condiciones incluyen
objetivos claros y restricciones como la duración, presupuesto y recursos de personal.
Los proyectos normalmente son una parte multidisciplinar e integral de los procesos de
negocio de una empresa. Para controlar todas las tareas que intervienen en el proyecto, se
suele utilizar formularios específicos de organización que pertenecen a los distintos
departamentos involucrados. Muchos proyectos pueden también caracterizarse por su
exclusividad y novedad, exigencia de un nivel alto de calidad en el resultado del proyecto o una
importancia estratégica para la empresa.
El proyecto comprende varias fases. Un elevado nivel de precisión es necesario cuando se
planifica y coordinan proyectos complejos de larga duración. Cuando se planifica la evolución
de un proyecto es necesario programar fechas de entrega, conseguir disponibilidad de
recursos y asignar fondos.
Las estructuras de proyecto claras y precisas son la base para planificar y hacer el seguimiento
y control de proyectos. Como regla un proyecto está estructurado de acuerdo con dos puntos
de vista: estructura y proceso.
Estructuras jerárquicas son utilizadas para representar estructuras de proyecto. Éstas permiten
lo siguiente:
 Top-down estimates. Establecer personas responsables y asignación de presupuestos.

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  Bottom-up estimates. Evaluar datos añadidos de coste, ingreso, programación y
progreso.
Como regla, network techniques se utilizan para planificar y controlar la evolución de
ciertos proyectos.

1.2. Structures in the SAP Project System

SAP PS es una herramienta de gestión de proyectos que da soporte a todas las fases de un
proyecto. El alto nivel de integración entre SAP PS y las demás funcionalidades de SAP como
Logística, Finanzas y Recursos Humanos asegura que los procesos de negocio puedan funcionar
con rapidez y efectividad en SAP PS. SAP PS ofrece estructuras que se pueden utilizar como
modelo y organizar proyectos con flexibilidad. Se pueden planificar y controlar fechas, costes,
ingresos, presupuestos, recursos, materiales, utilizando las herramientas e informes de SAP PS.
SAP PS es un componente de SAP Product Lifecycle Management (SAP PLM) y Enterprise
Resource Planning (SAP ERP).
Depende del tipo de proyecto y del tipo de control que se quiere realizar, un proyecto se
puede estructurar en SAP PS utilizando work breakdown structures (WBS) y/o actividades en
uno o más Networks que pueden estar conectados utilizando relaciones si es necesario.

Un WBS es un modelo de proyecto que muestra los entregables en forma jerárquica. La

estructura WBS de este modo muestra la organización estructural del proyecto y ofrece una
fase, función o descripción orientada al producto del proyecto. Resume el proyecto en
secciones que se pueden gestionar. Los elementos individuales de WBS son llamados
elementos WBS. Se puede subdividir un elemento WBS más, dependiendo de la fase superior.
La imagen anterior muestra funciones importante de WBS.
Cada elemento PSP representa un objeto Controlling en el sistema SAP, WBS pueden ser
utilizados en particular para controles jerárquicos de costes, presupuestos, beneficios e incluso
pagos en un proyecto. Asignando pedidos a un elemento WBS se puede analizar los costes del

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pedido en un elemento WBS y compararlos con los presupuesto del elemento WBS. Con la
ayuda del análisis de progreso, se puede visualizar los valores de estado que reflejan el estado
relativo del proyecto en un elemento WBS o incluyéndolos de acuerdo con la jerarquía de
proyecto.
Un Network describe la duración y dependencia de eventos y actividades en el proyecto, y así
representa el curso del proyecto. Un Network se basa en los elementos principales: actividades
y relaciones. Network y sus actividades forman la base de la planificación, análisis y control de
fechas, costes, y de personal, capacidades, materiales, recursos y servicios que se necesitan
para llevar a cabo el proyecto y las tareas. Compara imagen que se muestra:

Dependiendo de los requisitos se puede utilizar WBS o Networks para formar los proyecto en
SAP system. Para utilizar las funciones de ambas estructuras se pueden utilizar ambas al
esquematizar un proyecto. Para hacer esto se asignan actividades de uno o varios Networks a
un elemento WBS en una WBS. Un proyecto puede por eso consistir en WBS y varios
Networks.
Cuando actividades son asignadas a elementos WBS, las fechas y costes definidas en una
actividad son incluidas a nivel de elemento WBS y pueden ser valoradas. Los fondos de la
actividad son automáticamente asignados y comprobados contra el presupuesto del elemento
WBS. Al contrario, status, información de fechas o dependencias por ejemplo pueden ser
transferidas del elemento WBS a actividades asignadas.
De acuerdo con el criterio que un proyecto estructurado utiliza WBS y/o Networks puede
variar y depende del tipo y la complejidad del mismo. Por ejemplo, el criterio puede variar
dependiendo de la responsabilidad y estructura de departamentos y equipos involucrados, o
como producción y montaje están integrados. Es imposible dar una única respuesta a la
pregunta de cómo mejor se estructuran diferentes tipos de proyecto.

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1.3. Ways to Create Project Structures
Existen diferentes maneras de crear estructuras de proyecto. En el gráfico siguiente se
muestran están opciones esquemáticamente:

Como al crear WBS y Networks manualmente, se puede utilizar estructuras de proyecto como
plantillas. Se puede crear un proyecto como copia de otros proyectos operativos, estructuras
estándares, y también versiones de simulación. Procesos de montaje es otro método indirecto
para generar un Network o si es necesario, un WBS para pedidos de venta por ejemplo.

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capacidades, materiales, recursos y servicios requeridos para llevar a cabo un proyecto y sus
tareas.

1.4. Customizing Networks

Al crear una Network, se debe asignar un Network Profile, un Network Type y la referencia a
una Planta, aunque si es cierto que el Network Profile ya pudiera contener valores por defecto
para los otros dos parámetros. En función de la Planta y el Network Type, el sistema selecciona
el Control Data y parámetros por defecto en Customizing de: Network Type, Confirmation y
Scheduling.

El Control Key de una actividad estipula el tipo de actividad y como una actividad es manejada
durante sus procesos. Se define en Customizing y se puede realizar en el Network Profile o en
el Standard Network Profile.

1.5. Crear y trabajar con Activities y Networks

Las Networks son utilizadas para mostrar el flujo de un proyecto o de una acción implicada en
un proyecto. Sus elementos fundamentales son Network Headers, Activities y Relationships. Se
pueden crear tal como ilustra la siguiente imagen:

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Hay que tener la consideración un Assembly Processing necesita una Standard Network como
plantilla.

Cada Network tiene una identificación única asignada por el sistema automáticamente,
dependiendo del Network Type, o del usuario. La cabecera de la Network posee valores por
defecto para Organizational Assigment Data y Control Data, que se aplican a toda la Network;
además de ser donde el usuario puede asignarla a un WBS, orden te venta u otra Network.

Las actividades forman la base para la planificación y ejecución de Networks, ya que estas se
planifican en las actividades, y pueden ser asignadas a elementos WBS. Las Relationships
determinan el orden de ejecución de las actividades, y los Activity Elements detallan las
actividades.

Usualmente, cuando las Networks están vinculadas a una orden de ventas, sin WBS,
directamente se asigna la Network Header, mientras que si los costes están reunidos en cada
actividad, se asignan estas a elementos WBS.

Existen 3 tipos de Activities:

- Internally Processed Activities, que contiene un Work Center donde se realiza y este va
vinculado a un Cost Center, el cual proporciona un tipo de actividad y tarifa.
- External Activities son utilizadas para obtener actividades o servicios no
proporcionados dentro de la empresa.
- General Cost Activities permite planear coste no vinculados a actividades internas o
externas.

Hay 4 tipos de Relationships: FS (que se crea por defecto al crear una), SS, FF y SF. Además de
definirlas, también el usuario puede definir variaciones de tiempo entre las relaciones.

Los Activity Elements tienen casi la misma funcionalidad que las actividades, incluyen internal
processing elements, external processing elements, general costs elements y services.

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Cada Activity Element puede ser planeado independientemente, siempre que esté dentro de
los parámetros de su actividad superior, y pueden ser asignados también a elementos WBS. Sin
embargo no pueden asignárseles Materials o Relationships.

Resource Planing en Networks incluye la planificación de internal and external activities, la

obtención de materials, la asignación de texts y documents y la planificación de milestones.

Podemos utilizar Milestones asignados a Activities para:

- Información y presentación de informes.

- Análisis de tendencias.
- Técnica de análisis de progreso
- Planificación de facturación.
- Funciones de los hitos definidos en las actividades (sólo para los hitos de actividad)

Funciones que existen en SAP:

- “Release subsequent activities”

- “Release up to release milestone”
- “Include a standard network”
- “Create a network”
- “Include a subnetwork”
- “Start a workflow task”

1.6. Standards Networks

La estructura de una Standard Networks es como una lista de tareas, mientras que la de una
Operative Network es como una orden. Esto conlleva ciertas diferencias entre ellas:

- Una Standard Network puede tener más de una alternativa, estas pueden indicar
diferentes usos o validaciones.
- La Header de una Standard Network tiene información diferente que en una operativa.
- Las Standard Network tienen sus propias personas responsables (Planner Group)
- Las Standard Network tienen sus propios perfiles y estatus que se pueden
parametrizar.
- Los materiales se asignan a una Standard Network mediante BOMs o Standard BOMs

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