Almacenamiento y Utilización de la Nube : : Unidad 1
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Almacenamiento y Utilización de la Nube : : Unidad 1
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Almacenamiento y Utilización de la Nube : : Unidad 1
Unidad 1
¿Qué es la nube?
Es un servicio de almacenamiento centralizado para archivos de diferentes
formatos, al cual se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a
internet. El servicio de “la nube” funciona a partir de servidores conectados a
Internet que tienen discos duros con gran capacidad de almacenamiento. La
nube posee distintas herramientas digitales para visualizar, editar y crear
documentos de texto, presentaciones con diapositivas y planillas de cálculo.
La edición en simultáneo es uno de los principales atributos, además de la
comodidad de generar cambios con sugerencias o comentarios. Al tener los
archivos almacenados en línea evitamos guardarlos “de forma local” y se minimiza
la posible pérdida, se disminuye la dificultad de compartir los archivos y se puede
acceder desde todos los dispositivos móviles.
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Plataformas con nube de almacenamiento
Las plataformas que brindan una nube requieren para su acceso un correo
electrónico. Con éste se sincronizan automáticamente los archivos y se pueden
ingresar de los distintos dispositivos que se posean. Las plataformas que pueden
ofrecen una nube de almacenamiento son:
● Google Drive ([Link])
● Dropbox ([Link]/[Link])
● Microsoft OneDrive ([Link]/[Link])
Cuentan con una cantidad de almacenamiento gratuito predeterminado, al
exceder ese límite se puede abonar una suscripción mensual o anual para
obtener más espacio. Las características específicas de cada suscripción
dependen de la plataforma que se utilice.
El servicio utilizado dependerá de las necesidades de cada individuo, todos tienen
las funciones básicas y algunas plataformas cuentan con formatos de archivos
particulares de simple acceso.
La nube permite:
● Acceder a tus archivos con Internet.
● Guardar automáticamente.
● Visualizar, almacenar, compartir y organizar archivos.
● Tener archivos protegidos.
● Crear respaldos de seguridad.
● Crear accesos directos a archivos localizados en otras carpetas.
● Comentar, hacer sugerencias y visualizar un historial de cambios.
● Colaborar en la creación y edición en simultáneo con otras personas.
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1) Cómo ingresar
Para comenzar a utilizar la nube se debe tener un correo electrónico al cual se
asocian los archivos. Esto permite que si configuramos otros dispositivos con esa
misma dirección de correo, tengamos a disposición todo el contenido que
guardamos.
Si contamos con una dirección de mail (@[Link]/ @[Link]/
@[Link]) podremos ingresar a la plataforma de la nube que tengamos. En
el caso de no contar con una dirección de correo electrónico está se debe crear.
Para eso debemos ingresar al navegador y buscar el nombre de la nube que
queramos obtener.
Crearemos una nueva cuenta con nuestro nombre completo, fecha de
nacimiento, teléfono celular, y algunos datos para verificar nuestra identidad. Es
importante tener en cuenta que la dirección de correo electrónico no se puede
cambiar una vez escrita, por esto mismo para recordarla lo conveniente es que
esta sea nuestro nombre completo, evitando pseudónimos difíciles de recordar o
que no sean versátiles para diferentes usos (Ej: solrivera9@[Link]).
A tener en cuenta, estas direcciones
de correo electrónico (@[Link]/
@[Link]/ @[Link]) no
pertenecen a Argentina, por ese
motivo terminan en .com y no en
.[Link]. En el caso de crear la
cuenta en un dispositivo móvil el
procedimiento es el mismo. Esta
misma puede pedir que se ingrese un código de verificación que indique que el
número celular indicado es el correcto.
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2) Añadir archivo
Dentro de la plataforma de la nube que hayamos elegido (Google Drive, Dropbox,
Microsoft OneDrive) vamos a encontrar una opción de subir archivos desde el
dispositivo o crear nuevos.
Si quisiéramos cargar un archivo debemos dirigirnos a la opción de “subir
archivo”, puede ser ubicada con un + o simplemente como un botón que diga
“Subir”. Este atajo lleva a una carpeta de nuestro dispositivo, donde debemos
seleccionar el archivo que queramos agregar. Este archivo puede ser:
● Archivos de texto (txt, doc)
● Archivos de planillas (xls)
● Archivos de diapositivas (ppt)
● Archivos portables (pdf)
● Archivos de imagen o álbumes (jpeg, png, gif)
● Formatos de audio o carpetas (MP3, MPEG, WAV)
● Archivos de video (WebM, mpeg4, mov, avi)
● Archivos comprimidos (zip, rar)
● Lenguaje de marcado/código (css, html, php, java)
● Archivos de Adobe (ai, psd, eps, svg, tiff)
Al momento de agregarlo a la nube se crea una copia del archivo original y de
esta forma se puede acceder y modificar las veces que quieras.
Todos los documentos y archivos creados o subidos a la nube, quedarán
almacenados de forma directa en la unidad personal, sin necesidad de hacerlo
manualmente.
Algunas plataformas de la nube permiten crear carpetas secretas, este es el caso
de OneDrive, que con una clave podemos acceder a la información dentro de esta
carpeta.
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3) Organización
Uno de los beneficios de las nubes es que permiten organizar los
archivos de la forma que se quiera. A la hora de organizarnos podemos
tener en cuenta que se puede:
● Crear carpetas y cambiarles el color para identificarlas rápidamente.
● Marcar como destacados ciertos archivos o carpetas para que sean
de fácil acceso.
● Mover de un lado a otro sin restricciones y renombrar.
● Realizar copias idénticas de los archivos en su última versión.
● Crear accesos directos de los archivos para acceder rápidamente.
● Compartir con otros usuarios y transferir la propiedad.
4) Eliminar archivos
Los archivos se pueden eliminar moviéndose a la papelera de reciclaje
que se encuentra, generalmente, del lado izquierdo del panel (tanto en
computadoras como en dispositivos móviles). Dentro de ella se
encuentra la opción de restaurar el archivo, esto hará que se vuelva a
encontrar ubicado donde estaba anteriormente.
Es importante tener en cuenta que todos los archivos eliminados se borrarán por
completo luego de 30 días de permanecer en la papelera de reciclaje. De esta
forma no se acumulan generando un uso del espacio ineficiente.
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5) Búsqueda de archivos
En barra de búsqueda de la nube (Drive, Dropbox, OneDrive) se debe
escribir el nombre del archivo, con la opción de agregar filtros de
búsqueda como el tipo de archivo, la fecha en la que se modificó por
última vez, la fecha en la que se subió el archivo. Una vez realizada la
búsqueda se podrán ver los archivos relacionados con los filtros junto con el que
se buscaba específicamente.
6) Compartir
La función “compartir” nos permite darle acceso a otro usuario para
leer, comentar, sugerir o editar el contenido del archivo o carpeta
seleccionados. En el caso de no compartir un documento, si este
llegase a otras personas y quisieran ingresar con el enlace, no podrían
ya que les aparecerá una pantalla de “ACCESO RESTRINGIDO”. Para que la
persona usuaria pueda visualizar el contenido se le debe pedir permiso al
propietario del documento, es decir el usuario que lo creó. El permiso o acceso se
puede dar de dos maneras distintas:
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● Restringido: solo pueden acceder los usuarios con permiso previamente
gestionado por el usuario propietario.
● Cualquier persona con enlace: quien tenga el enlace puede acceder al
archivo y/o carpeta. Dependiendo del tipo de acceso puede leer, comentar o
editar.
Drive: Dropbox:
One Drive:
Para utilizar la función “Compartir” con un archivo y carpeta se pueden seguir
estos pasos:
● Tocar el botón de compartir, este puede verse de las siguiente formas en
las distintas plataformas.
● Se abrirá una pequeña ventana emergente, en la que se puede elegir el
formato para compartir, a uno o más usuarios específicos o con un enlace
libre.
● En esta instancia se puede decidir cuál es el tipo de acceso que brindamos:
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Lector: puede ver y leer el documento, pero no editarlo ni comentarlo.
Comentador: podrá leer y comentar el documento, pero no editarlo.
Editor: podrán editar el texto, sugerir cambios, cambiar los permisos y compartir
el archivo.
Drive: One drive:
Dropbox:
Se puede elegir notificar a las personas vía mail a las que se les está dando
permiso y agregar de forma opcional un mensaje para la notificación. Una vez
que se termine la configuración del compartido se debe “Enviar”.
Cuando creamos un archivo, este pasa a ser de nuestra propiedad. Sin embargo,
tenemos la posibilidad de asignar este archivo a otra persona usuaria de la misma
nube, lo que se conoce como “transferencia de la propiedad del archivo”. Esta
acción se puede realizar en las opciones de compartir acceso. Al momento de
transferir la propiedad se le envía una solicitud a la persona que se eligió, que
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debe ser únicamente una. Esta persona tiene la opción de aceptar o rechazar la
propiedad del archivo.
7) Quitar accesos
Cualquier permiso que se haya habilitado podrá ser modificado en el momento
que se quiera. Para hacerlo, se debe ingresar nuevamente a la sección “Compartir”
y elegir a la persona a la que se desea agregar o quitar el acceso.
8) Trabajo colaborativo
Una de las funciones más útiles que contienen las nubes de
almacenamiento es que fomentan el trabajo en equipo de forma
colaborativa garantizando que todas las personas que tengan
acceso, ya sea a una carpeta de archivos o a un archivo (de texto,
planilla de cálculo o presentaciones, etc.), puedan editar y hacer
cambios en simultáneo en un mismo archivo.
Esto permite el realizar cambios en tiempo real y visualizar quién los realizó con la
función de “Historial de cambios”. El uso en simultáneo promueve:
● Responsabilidad: tanto individual como grupal, para lograr un objetivo en
común.
● Retroalimentación: intercambio de información creando un ambiente de
confianza.
● Comunicación: el diálogo es fundamental para tomar decisiones en
conjunto.
● Planificación: mejor organización con roles definidos para intervenir
eficientemente.
Podemos comunicarnos con las personas que están editando el archivo de forma
colaborativa con ciertas herramientas que fomentan el trabajo en equipo. Algunas
plataformas tienen más opciones que otras, pero en general podemos encontrar
las siguientes:
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● Comentarios: permite dejar anotaciones para otros usuarios sin
modificar el texto. Para crearlo se marca la parte del texto al cual se quiera
hacer referencia y se toca el botón de “Agregar comentario”. Una vez
escrito, se puede publicar.
Si hacemos una descarga del documento o una presentación, los comentarios no
son visibles. Haciendo una copia del archivo o compartiendolo con otros usuarios,
los comentarios son visibles junto con nombre y foto de la persona que lo realizó.
Drive:
OneDrive:
Dropbox:
● Chat: el chat permite ver los comentarios realizados con anterioridad. En el
caso de que el archivo esté siendo visualizado en simultáneo entre dos
usuarios, el chat nos posibilita a chatear dentro del archivo. Este chat no se
descarga al momento de descargar el archivo.
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● Sugerencias: cuando queremos hacer cambios en un archivo, pero
preferimos proponer antes que cambiar definitivamente podemos utilizar el
“modo sugerencia”. La sugerencia requiere de que algún usuario la acepte, y
recién en ese momento el texto original es reemplazado, automáticamente,
por el cambio sugerido.
Drive: OneDrive:
● Historias de versiones: con esta función se pueden visualizar las versiones
anteriores del documento, identificando de esa forma, quien realizó cambios. Si se
quisiera restaurar una versión anterior es posible restablecerla como la actual.
Drive: OneDrive:
La nube de almacenamiento de
Dropbox no cuenta con este servicio.
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En resumen
En esta unidad hemos visto la descripción y las principales funciones que proveen
todas las plataformas de la nube de almacenamiento: desde aprender a crear una
cuenta, hasta subir archivos y organizarla. También desarrollamos la herramienta
“compartir” que, puede ser algo costosa de aprender, pero facilita el trabajo
colaborativo.
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