República Bolivariana de Venezuela

Universidad Nacional Experimental de “la Gran Caracas” UNEXCA

Programa Nacional de Formación en Administración
Proyecto Socio-Integrador
Sección 10143

CAPACITAR AL PERSONAL QUE TRABAJA EN EL DEPARTAMENTO DE

BIENES Y SUMINISTROS EN CUANTO AL USO CORRECTO DEL
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, A
TRAVÉS DEL PROTOTIPO ESQUEMÁTICO DEL PROGRAMA EXCEL.

Profesor Integrantes:
Dra. Marín Marcelina Canelón Delsymar C.I 27.029.812
Useche Yakary C.I 26.908.144

Caracas, Abril de 2022

 ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 3
1.1.- CONSEJO NACIONAL ELECTORAL (CNE) ......................................... 6
1.2.- DISTRITO CAPITAL, MUNICIPIO BOLIVARIANO LIBERTADOR,
PARROQUIA SANTA ROSALÍA, SEDE CENTRAL, CENTRO SIMÓN
BOLÍVAR. ...................................................................................................... 6
1.3.- HISTORIA DE VIDA DE LA ORGANIZACIÓN: ...................................... 7
1.3.3 ORGANIGRAMAS .............................................................................. 11
1.4.- NOMBRE DE LAS ORGANIZACIONES VINCULADAS AL PROYECTO:
.................................................................................................................... 12
1.5.- DESCRIPCIÓN DEL DIAGNOSTICO SITUACIONAL .......................... 12
1.5.1.- DISEÑO DE LAS TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE
RECOLECCIÓN DE DATOS. ...................................................................... 12
1.5.2.- ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ................. 14
1.5.3.- PROBLEMAS O NECESIDADES DEL CONTEXTO ......................... 19
1.5.4.- SELECCIÓN DEL PROBLEMA ........................................................ 22
1.5.6.- ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN ........................................................ 23
1.6 OBJETIVOS DEL PROYECTO: GENERALES Y ESPECÍFICOS. ....... 24
1.7 JUSTIFICACIÓN E IMPACTO SOCIAL. .............................................. 24
1.8 VINCULACIÓN DEL PROYECTO CON EL PLAN DE DESARROLLO
ECONÓMICO Y SOCIAL DE LA NACIÓN 2013-2019, LÍNEAS DE
INVESTIGACIÓN DEL PNF Y TRANSVERSALIDAD CON EL EJE. ........... 31
2. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. ....................................................... 34
3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................... 35
3.1 CONCLUSIONES .................................................................................. 35
3.2 RECOMENDACIONES .......................................................................... 36
BIBLIOGRAFÍA ................................................¡Error! Marcador no definido.
 INTRODUCCIÓN

La presente investigación tiene como finalidad, acercar de manera

clara y detallada a todo lo relacionado con la sistematización y capacitación
acerca del uso correcto del procedimiento de la apertura y cierre de
expedientes en el manual de normas y procedimientos administrativo, puesto
que es uno de los factores más importante en el desempeño laboral de
cualquier empresa pública o privada, del cumplimiento de ellos depende en
gran parte el éxito y la disminución de errores en el desarrollo de las
actividades planificadas y organizadas.

Los manuales son instrumentos que permiten comunicar e informar en

forma clara y detallada las normas y procedimientos que deben desarrollarse
como función administrativa.

En este sentido Guzmán (2007) indica que:

“Un Manual es un conjunto de documentos que partiendo de los
objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlos, señala la
secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades traducida
a un procedimiento determinado, indicando quien lo realiza, que
actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada
una de ellas en forma tal que constituyen una guía para el personal que
hade realizarlas” (p. 39).

Por ende, los manuales sirven como referencia para el buen funcionamiento
de una empresa u organismo, el mismo debe ser actualizado
constantemente ya que vivimos en un mundo dinámico donde existen cada
vez más avances tecnológicos significativos, y el Consejo Nacional Electoral,
como institución no escapa a esta realidad.
De acuerdo a esto, las instituciones se ven obligadas a llevar un mayor
control de sus procesos, e implementar programas de revisión y actualización
de sus métodos, fijando metas con diferentes tiempos, en concordancia con
sus objetivos; así como diseñar estrategias que le permitan cumplirlas, para
finalmente orientarse hacia la excelencia, la calidad y el éxito en este entorno
tan competitivo.

De igual forma los cambios y modificaciones que se realicen a los manuales,

deben ser comunicados para que los empleados que laboran en los
diferentes departamentos que conforman a la institución, funcionen de forma
correcta y precisa, facilitándoles el trabajo diario sin cometer errores que
hagan retroceder y perder información valiosa para la organización.

El Departamento de Bienes y Suministros es una unidad administrativa que

no disgrega de la necesidad de poseer Manuales de Normas y
Procedimientos Administrativos, que orienten sus procesos para el
cumplimiento de sus objetivos; Es por ello, que surge la necesidad de
capacitar al personal acerca del uso correcto del prototipo de la apertura y
cierre de expedientes en el sistema Excel, por lo que este trabajo está
estructurado de la siguiente forma:
En los puntos 1.1 al 1.4: aquí se dará a conocer todos los aspectos básicos
del Consejo Nacional Electoral, tales como Razón Social, Definición,
Naturaleza, Misión, Visión, Principios Fundamentales, Valores, Localización
Geográfica, Reseña Histórica, Objetivo, Base Jurídica, Funciones, Deberes,
Integración, Perfil Organizacional, Organigrama. Se utilizará como
complemento, además de las vivencias de la organización para la creación
del planteamiento del problema, objetivo general, objetivos específicos y
justificación.
En el punto 1.5 al 1.8: presenta el marco teórico donde se encuentran las
investigaciones relacionadas con el proyecto, así como las
fundamentaciones teóricas que validan la información, el soporte legal.
Describe la metodología usada en la investigación, diseño de la
investigación; además del enfoque cualitativo, señala técnicas e
instrumentos, informantes, escenario, técnica de análisis de los hallazgos.
Muestra el desarrollo de los objetivos planteados, el desarrollo de las
acciones de cambio, la sistematización de los resultados, expresión de los
resultados científicos, análisis de los resultados y la propuesta establecida
para la solución de los problemas encontrados en la investigación.
Punto 1.3: se finaliza con las conclusiones y recomendaciones determinadas
de acuerdo a la investigación realizada.
 1.1.- CONSEJO NACIONAL ELECTORAL (CNE)

NATURALEZA: La Constitución de la República Bolivariana de

Venezuela introdujo la figura del Poder Electoral y le dio rango
Constitucional, considerando al Consejo Nacional Electoral como su ente
rector.

1.2.- DISTRITO CAPITAL, MUNICIPIO BOLIVARIANO LIBERTADOR,

PARROQUIA SANTA ROSALÍA, SEDE CENTRAL, CENTRO SIMÓN
BOLÍVAR.
 1.3.- HISTORIA DE VIDA DE LA ORGANIZACIÓN:

Se creó a través de la Ley de Censo Electoral y de Elecciones,

sancionada el 11 de septiembre de 1936 por el Congreso Nacional de la
República de Venezuela, luego de las largas dictaduras castrista y
gomecista. En ese entonces, el Consejo Supremo Electoral era un Tribunal
de Apelaciones de las decisiones emanadas de las Juntas Estadales y
supervisaba el proceso de elecciones.
El Consejo Supremo Electoral continuó con esas características a
través de las leyes de los años 1940-41. Sus miembros durante esos años
eran designados por la Cortes Supremas de las distintas entidades; no había
representación de los partidos políticos en el Cuerpo y era notable la
estrecha dependencia que mantenía con el Poder Judicial conforme a esas
leyes. Durante esa época las elecciones para el Congreso de la República
eran de segundo grado, los Senadores eran elegidos por las Asambleas
Legislativas de cada estado, y los Diputados por los representantes de las
municipalidades. La elección del Presidente de la República era de tercer
grado, ya que era electo por ambas Cámaras reunidas en el Congreso
Nacional.
En el año de 1945, se realizó una reforma tanto de la Constitución de
los Estados Unidos de Venezuela como de la Ley de Censo Electoral y de
Elecciones, donde se estableció el voto directo para la elección de la Cámara
de Diputados del Congreso Nacional; el carácter permanente de los
Organismos Electorales; así como disposiciones referentes a la formación del
Registro Electoral de la República, las cuales pueden considerarse como
precursoras de lo que actualmente es el Registro Electoral. En esa misma
Ley Electoral se introdujo la representación proporcional de las minorías.
En 1946 se comenzaron a realizar elecciones por voto directo para
todos los Cuerpos Deliberantes. Finalmente, la Constitución de 1947
consagró el voto directo para la elección del Presidente de la República. Por
otra parte, el voto, hasta esos años restringido, se extendió a las mujeres, las
analfabetas y los mayores de 18 años, instaurando con ello el voto universal.
En 1948 se interrumpió la institucionalidad democrática del país
debido a un golpe militar. Luego, en el año 1952 se realizaron elecciones
para una Asamblea Constituyente, cuyos resultados fueron desconocidos por
el gobierno. La mayoría de la directiva CSE, presidido por el Dr. Vicente
Grisanti, renunció en respeto a la voluntad popular y varios de sus miembros
fueron expulsados del país. La etapa dictatorial se prolongó hasta 1958.
A raíz de la caída de la dictadura el 23 de enero de 1958 se reinstauró
la constitucionalidad y el CSE asumió nuevamente sus funciones de
preparar, dirigir y vigilar todos los procesos electorales. Es así como el 18 de
junio del ese año fueron nombrados sus integrantes, y el CSE finalmente se
instaló el 25 de junio.
Con la reforma de la Ley Orgánica de Régimen Municipal del año
1989 se introdujo una nueva figura en el ámbito municipal: los alcaldes,
cuyas funciones hasta ese momento eran ejercidas por los presidentes de
los concejos municipales. Igualmente, la Ley sobre Elección y Remoción de
Gobernadores estableció la elección directa de gobernadores, designados
hasta ese entonces por el Presidente de la República.
Posteriormente, la Ley Orgánica del Sufragio de 1989 sustituyó el
sistema de elección de listas cerradas y bloqueadas, mediante el cual se
elegían a los concejales por el sistema preferencial de listas abiertas,
además, redujo el período de ejercicio de los cargos municipales de cinco (5)
a tres (3) años. El número de miembros directivos del CSE se mantiene en
nueve (9) principales (cinco (5) representantes de partidos políticos y cuatro
(4) miembros sin afiliación política).
En la Ley Orgánica del Sufragio de 1992 se instituye la elección
directa de los miembros de las juntas parroquiales, representantes locales
ubicados en el último escalafón de los cargos de elección popular.
 La Ley Orgánica del Sufragio del 1993 modifica el número de
miembros directivos del CSE aumentándolo a once (11) principales (cinco (5)
representantes de partidos políticos y seis (6) sin afiliación política).
Con la entrada en vigencia de la Ley Orgánica del Sufragio en el año
1995 se automatizan los procesos de totalización y adjudicación.
En el año 1997 se aprueba la Ley Orgánica del Sufragio y
Participación Política, la cual se reforma en mayo de 1998. Con esta ley se
crea el Consejo Nacional Electoral y se ratifica la autonomía plena que posee
y ejerce como máximo órgano electoral; de igual manera se despartidiza el
organismo, es decir, que ningún partido político tiene representación formal
en su estructura y funcionamiento. Se reduce el número de miembros que
integran la directiva del organismo a siete (7).
Este texto legal establece como principio la automatización del
proceso de escrutinio. Crea la Gaceta Electoral como instrumento oficial del
Consejo Nacional Electoral para publicar sus resoluciones y otros actos.
Igualmente, establece la implementación del Servicio Electoral Obligatorio, el
cual se refiere a que todos los electores tienen el derecho y están obligados
a prestar sus servicios en las funciones electorales que se le asignen -
mediante sorteo- para que formen parte de la administración electoral, salvo
las excepciones previstas en la ley.

En la actualidad el Concejo Nacional Electoral se mantiene como el

órgano rector del Poder Electoral, el cual surge como otra rama del Poder
Público en la nueva Constitución de la República Bolivariana de Venezuela,
aprobada mediante referéndum popular en diciembre del año 1999. La
reciente promulgación de la Ley del Poder Electoral en el año 2002 regula la
organización y funcionamiento del organismo, además de desarrollar sus
competencias y las de los órganos que lo conforman.
 Según la misma, el Consejo Nacional Electoral es administrado por
cinco (5) miembros directivos, denominados "Rectores Electorales" elegidos
por la Asamblea Nacional a través de un novedoso mecanismo de
designación.

1.3.1 Misión: Ejercer como órgano rector del Poder Electoral la

organización, administración y supervisión de todos los actos relativos a
procesos electorales a realizarse en el ámbito nacional, regional, municipal y
parroquial, a través de la Junta Nacional Electoral, la Comisión de Registro
Civil y Electoral y la Comisión de Participación Política y Financiamiento,
como órganos subordinados, garantizando y preservando el sufragio como
expresión genuina de la voluntad del pueblo y fuente creadora de los
poderes públicos.

1.3.2 Visión: Será el vértice de una organización electoral moderna y

autónoma cuya normativa, estructura, procedimientos y sistemas optimizan la
ejecución y control de los procesos electorales y de referendos, mediante el
concurso de un equipo de funcionarios de amplia carrera y experticia
electoral que, haciendo uso de las más avanzadas tecnologías y bajo los
principios de transparencia y respeto a la voluntad del electorado, ejecutan
comicios de alta calidad, ubicándose como importante referencia en la
organización de elecciones en América Latina.
1.3.3 ORGANIGRAMAS:
1.4.- NOMBRE DE LAS ORGANIZACIONES VINCULADAS AL
PROYECTO:

Comisiones de Registro Civil y Electoral.

Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.
Ministerio de Poder Popular para el Trabajo y Seguridad Social.
Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (Banavih).
Fundación Simón Bolívar.

1.5.- DESCRIPCIÓN DEL DIAGNOSTICO SITUACIONAL

1.5.1.- Diseño de las Técnicas e instrumentos de recolección de datos.

Según FIDAS.G. A (2007) “La investigación de campo es aquella que

consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados,
o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o
controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene la información,
pero no altera las condiciones existentes. De allí su carácter de investigación
no experimental.” Y este tipo de investigación incluye las siguientes técnicas
e instrumentos para la recolección de datos: Encuesta, entrevista, Panel,
Estudio de casos, Ex post facto. De las cuales se usó la encuesta y la
entrevista como instrumento de recolección de datos.

1. ¿Cuenta el personal del departamento de bienes y suministros con

un equipo de oficina idóneo como: ¿computadora, impresora, y otros
para el desarrollo de sus funciones?

ALTERNATIVA № DE PERSONAS PORCENTAJE

SI 8 47%
NO 9 53%

2. ¿Ha sido actualizado recientemente el procedimiento para la

realización de expedientes?

ALTERNATIVA № DE PERSONAS PORCENTAJE

SI 0
NO 17 100%

3. ¿Se puede mejorar el procedimiento para realización de los

expedientes en el departamento?

ALTERNATIVA № DE PERSONAS PORCENTAJE

SI 10 59%
NO 7 41%

4. ¿Los pasos y acciones que implican el procedimiento para realización

de expedientes son los indicados?

ALTERNATIVA № DE PERSONAS PORCENTAJE

SI 6 35%
NO 11 65%
 5. ¿Considera usted que el expediente en físico puede ser sustituido
por un expediente totalmente digitalizado?

ALTERNATIVA № DE PERSONAS PORCENTAJE

SI 11 65%
NO 6 35%

1.5.2.- Análisis y procesamiento de la información

1. ¿Cuenta el personal del departamento

de bienes y suministros con un equipo de
oficina idóneo como: ¿computadora,
impresora, y otros para el desarrollo de sus
funciones?

SI
53% 47%
NO

Con esta pregunta se pudo evidenciar la inconformidad de más de la

mitad de los empleados con el lugar de trabajo, y la falta de los instrumentos
y materiales necesarios para el desempeño de sus funciones.
 2. ¿Ha sido actualizado recientemente el
procedimiento para la realización de
expedientes?

0%

SI
NO

100%

El 100% de los empleados estuvo de acuerdo con que no se ha

actualizado el procedimiento de los expedientes en mucho tiempo.
 3. ¿Se puede mejorar el procedimiento
para la realizacion de los expedientes en el
departamento?

41% SI

59% NO

El 57% de los empleados estuvo de acuerdo con que si se puede

mejorar el procedimiento de los expedientes que deben realizar para las
ordenes de compras en el departamento.
 4. ¿Los pasos y acciones que implican el
procedimiento para la realización de
expedientes son los indicados?

35%
SI
NO
65%

El 65% de los empleados del departamento indican que los pasos que
implican para realizar los expedientes no son los idóneos.
 5. ¿Considera usted que el expediente en
físico puede ser sustituido por un
expediente totalmente digitalizado?

35%
SI
NO
65%

El 65% de los empleados está de acuerdo con que se puede sustituir

el expediente físico por uno digitalizado.
 1.5.3.- Problemas o necesidades del contexto

El Consejo Nacional Electoral es la institución que vela la

transparencia de los procesos electorales y referendarios; garantizando a los
venezolanos y las venezolanas, la eficiente organización de todos los actos
electorales que se realicen en el país y en particular, la claridad, equidad y
credibilidad de estos procesos y sus resultados para elevar y sostener el
prestigio de la institución electoral.

En la actualidad en el Consejo Nacional Electoral, los empleados no

cumplen a plenitud con los procesos administrativos señalados en las leyes,
manuales, normas y reglamentos de la institución, es por ello que en los
últimos años se ha venido presentando muchos problemas administrativos,
así como también el mal uso de los recursos que se les suministra a cada
departamento establecido en el presupuesto para su funcionamiento. La
institución actualmente ha presentado muchas deficiencias y evasión de
responsabilidades desde la administración de sus recursos tanto materiales,
financieros y humanos. Generando como consecuencia la falta de control y
coordinación en lo que respecta a los procesos y normativas para el
excelente desempeño y cumplimiento de sus objetivos que le compete.

En esta institución la Dirección de Bienes y Suministros es la

dependencia encargada de satisfacer oportunamente las requisiciones de
bienes y artículos que soliciten las diferentes áreas de la dependencia para
facilitar el cumplimiento de sus funciones. En sus actividades diarias, la
dirección de Bienes y Suministros genera y recibe documentos de los
trabajadores de las diversas gerencias que conforman esta institución, como
lo son: La Dirección de Transporte, Dirección de Finanzas, Bienes
Nacionales; entre otras.
 La Dirección de Bienes y Suministros tiene como tarea responder y
ejecutar todas las requisiciones que llegan a este departamento generando
distintos expedientes, como por ejemplo los expedientes de compras, y los
cuales están conformados por información de suma importancia para la
realización de la compra de distintos bienes.

El departamento de la Dirección de Bienes y Suministros cuenta con

un personal preparado en cuanto a la parte profesional y personal, sin
embargo en muchas oportunidades lo designan a cumplir funciones que no
están dentro de sus competencias o para la cual fueron contratados, debido
a que al momento de su ingreso no le facilitan o instruyen en el uso de
manual de normas y procedimientos, pero siempre tienen una buena
disposición y pro-actividad de realizarlas, actitud que los conduce a un
crecimiento profesional en diferentes áreas y de esta manera adquieren
nuevas experiencias. Cabe destacar, que la institución los dota de las
herramientas y espacios necesarios para poder realizar sus tareas de
manera armónica. Sin embargo, es de mencionar que se evidencian algunas
fallas dentro del departamento por el incumplimiento de los procesos
administrativos del Manual de Normas y Procedimientos, problema que se
hace más frecuente debido a la falta de personal que existe en los actuales
momentos en la institución. Además, se observa en consecuencia la
acumulación de expedientes de años anteriores, desorganización de los
mismos y muchas veces este contratiempo se expande entre departamentos.

De acuerdo a los datos obtenidos durante la investigación, mediante

las encuestas y entrevistas realizadas al personal que labora en el
departamento de la Dirección de Bienes y Suministros, se pudieron
evidenciar dos puntos de vistas, el interno (empleados) y el externo
(investigadores), donde se determinó que no se lleva a cabo correctamente
la elaboración de los expedientes de compras.
 Esto se dio a conocer por las numerosas quejas por parte de los
empleados, ya que muchos de estos son empleados trasladados de otros
departamentos para prestar apoyo o pasantes, los cuales desconocen cómo
se debe realizar correctamente estos expedientes, lo cual los conlleva a
cometer muchos errores al momento de elaborarlos y archivarlos. Ya que no
llevan a cabo el proceso correcto, otro de los problemas que enfrentan es la
falta de tinta en las impresoras lo cual les dificulta más el trabajo generando
más atraso de meses anteriores, debido a que es un proceso muy lento el
actual puede tardarse de 15 días a 2 meses por cada requisición.

Es de destacar que hoy por hoy la tecnología ha dejado de ser

un lujo o privilegio en todo el mundo, su uso se ha convertido en un elemento
fundamental en el ámbito personal y empresarial. En un mundo tan activo y
globalizado, las empresas y/o organizaciones del estado deben ser rápidas y
eficientes con todos sus recursos, la tecnología ha llegado para resolver los
problemas y eliminar las barreras de las organizaciones a través de sistemas
innovadores y que son adaptables a las necesidades de cada una. Lo que
antes tomaba semanas e incluso meses, hoy en día es posible terminar en
unos pocos minutos y sin mayor esfuerzo ni complicación.

La Transformación Digital o digitalización es el proceso por el

cual las organizaciones o empresas reorganizan sus métodos de trabajo y
estrategias en general, para obtener más beneficios gracias a la
digitalización de procesos y a la implementación dinámica de las nuevas
tecnologías.

Es por ello que proponemos la sistematización del proceso de

apertura y cierre de los expedientes de compras en el Departamento de
Bienes y Suministros del CNE, para minimizar los procesos administrativos
que se llevan a cabo para la realización de los expedientes.
 1.5.4.- Selección del problema

Por lo anteriormente expuesto podemos decir que este departamento

presenta distintos problemas entre ellos, la falta de personal capacitado en
cuanto al uso correcto del manual de normas y procedimientos, la falta de
suministros de artículos de oficina para el uso del personal, así como también
la falla en la ejecución de los expedientes del departamento, entre los cuales
el más resaltante es el de compras.

Debido a esto se propone en este trabajo la sistematización de la

apertura y cierre de los expedientes de compras de la Dirección de Bienes y
Suministros. Por lo tanto le facilitara al personal la elaboración de estos
expedientes sin tener que utilizar tanto papel y de esta forma salvaguardar al
medio ambiente y agilizar la elaboración de estos, así como también el
tiempo en que toma archivarlos.

Procedimiento actual:

A) Si el material no se encuentra en almacén

1. secretaria recibe solicitud
2. recibe solicitud por kerux
3. genera solicitud de cotización
4. asigna proveedores y envía solicitud vía internet,
5. carga respuesta al sistema kerux
6. genera oc y prepara el informe
B) si el material está en almacén
1. recibe solicitud
2. registra en Excel, revisa su existencia en almacén
3. entrega al asistente para registrar en kerux, módulo almacén
4. seguimiento de los despachos por el almacén y archiva solicitud.
 1.5.6.- Alternativa de solución

Existen distintas soluciones para este problema la principal seria

sistematizar la elaboración de los expedientes, otra seria realizar una
capacitación al personal, reciclar los documentos que no son necesarios para
la elaboración de estos, pero todas estas alternativas son a corto plazo,
resaltando que la de sistematización es a largo plazo y es la más viable de
todas las opciones.

El proceso de sistematizar la elaboración de los expedientes seria el

siguiente: para agilizar y recortar algunos de los pasos:

1. Se elaboraría una hoja guía donde van todos los sellos y firmas por
los departamentos que va a pasar el expediente, y en esta misma hoja
se especifica si el bien esta en almacén, o hay que generar una orden
de compra.
2. La solicitud se realizará en formato Excel y será vía correo, se
verificará que todo este correcto y se procederá con esta.
3. Todo lo relacionado con el proceso de compra será vía correo
electrónico y solo se adjuntarán al expediente, la respuesta positiva
del proveedor, así como la cotización y el análisis de precio e informe
de la compra.
4. A este expediente solo se va a anexar la orden de compra, solicitud,
presupuesto, hoja guía, factura, hoja de despacho. Después de que se
verifique que todo el proceso ha sido correcto y sin errores.
5. Se elaborará una base de datos donde se vea el en tiempo real los
procesos del expediente se dividirán en los expedientes que estén en
proceso, finalizados, pausados.
1.6 OBJETIVOS DEL PROYECTO: GENERALES Y ESPECÍFICOS.

Objetivo General: Capacitar al personal que trabaja en el departamento de

bienes y suministros en cuanto al uso correcto del manual de normas y
procedimientos administrativos, a través del prototipo esquemático del
programa Excel

Objetivos Específicos:

1. Identificar las fallas y errores actuales del proceso de apertura y cierre

de los expedientes con el fin de solucionarlo a través de la
sistematización del proceso.

2. Diseñar un prototipo esquemático por medio del programa Excel para

actualizar el proceso de apertura y cierre de los expedientes de
manera sistemática y tener mayor control.

3. Clasificar al personal responsable de realizar los expedientes de

compras para ser capacitados.

4. Dar a conocer por medio de charlas y demostraciones la

funcionalidad de la sistematización del proceso de apertura y cierre
de los expedientes de compra dentro del departamento.

5. Evaluar el desempeño del personal una vez allá terminado su

capacitación y puesta en práctica dicho prototipo.

1.7 JUSTIFICACIÓN E IMPACTO SOCIAL.

Razones que Conllevan a Realizar el Proyecto

Una de las finalidades del presente proyecto es transmitir aportes a los

autores del proyecto, así como los miembros de la organización, poniendo en
práctica los conocimientos adquiridos en el transcurrir de la carrera, quienes
son los encargados de proponer e implementar las alternativas de solución a
cada problemática presentada en el diagnóstico realizado, para así obtener
resultados oportunos y adecuados para un mejor desempeño y funcionalidad
de la organización.

Asimismo, el presente trabajo de investigación permite suministrar un

aporte significativo para la optimización de la actividad administrativa que se
desarrolla en la división del departamento de bienes y suministros del
Consejo Nacional Electoral (CNE) para poder detectar las diferencias más
puntuales, de manera que se puedan establecer correctivos y aplicar los
controles adecuados con respecto a la fluidez y mejoramiento de apertura y
cierre de los expedientes de compra y conocer el resultado disponible.

Sobre la base del contexto anterior, se hace necesario justificar

detalladamente el proceso investigativo desde las perspectivas: teórica,
técnica, legal y participante- comunidad. En este sentido, estas razones se
describen a continuación.

Desde el punto de vista Teórico y sus aportes al conocimiento

En el marco de esta perspectiva el proyecto se justifica porque para su

planteamiento y desarrollo, ha sido necesario consultar una gama actual de
teoría o estado del arte que según Fuentes (2010: s/n), “son estudios cuyo
propósito es mostrar el estado actual del conocimiento en un determinado
campo o de un tema específico”. Es decir, se indaga sobre el conocimiento e
investigaciones realizadas en relación a un objeto de estudio, de acuerdo con
lo anterior el proceso riguroso investigativo permite objetivamente analizar
una gran cantidad de teoría actual, para por medio de técnicas
metodológicas como la triangulación, seleccionar la teoría más apropiada
que sirve como fundamento al actual trabajo de investigación.

Por otra parte, al analizar el objetivo general del proyecto el cual es

sistematizar el proceso de apertura y cierre de los expedientes de compras
en el departamento de bienes y suministros del Consejo Nacional Electoral,
este objetivo conlleva aportes teóricos relacionados directamente con los
procesos administrativos que se deben desarrollar en cualquier organización
haciendo énfasis en el control sin menoscabo de los demás. Al respecto,
Ponce citado por Jiménez (2004: 57), lo define como “El establecimiento de
sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en
relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se
esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes”.

Con base en lo anterior, el contraste con el objetivo general citado

anteriormente, permite inferir que la investigación aporta un antecedente
actual de la aplicación de una técnica específica para mejorar el
departamento de bienes y suministros del Consejo Nacional Electoral, esto
se asegura comparando las metas de la institución planteados con los
resultados actuales.

Desde el punto de vista técnico- ámbito de acción

Con base en el documento Rector del Programa Nacional de

Formación en Administración así como la Guía de Proyecto suministrada por
la coordinación de proyectos de la Universidad Nacional Experimental de la
Gran Caracas en donde se expone que: “las razones técnicas están
vinculadas directamente con el hacer de los y las participantes en el contexto
donde se desarrolló el proyecto”. De acuerdo con ello, el proyecto en
ejecución se justifica porque su concreción permitirá la sistematización de los
expedientes y, una vez capacitado el talento humano, se minimizaran los
errores cometidos y los saltos de los pasos del proceso.

En este mismo orden, La presente investigación permitirá obtener una

visión de los procedimientos relativos a la apertura y cierre de los
expedientes de compra que se realizan en la división del departamento de
bienes y suministros del C.N.E que serán de gran utilidad para determinar las
fortalezas y debilidades de dicho proceso. Consecuentemente, la
investigación ayudara a resolver problemas prácticos que se estén
suscitando en la actualidad, que sean detectados y que puedan estar
generando como consecuencia, el retardo en el implemento o convocatoria
de los procesos de apertura y cierre de los expedientes.

Asimismo, la carencia de un sistema administrativo en el departamento

de bienes y suministros, detectada en la fase previa, evidencia debilidades
en el proceso de apertura y cierre de los expedientes de compra, generando
un descontrol administrativo que afecta la operatividad de la organización, las
relaciones con los empleados y por ende la calidad y desempeño ofrecidos
en el departamento.

En efecto, el producto que generará el actual proceso de investigación

implementará una herramienta administrativa que facilite el control y la
ejecución de una planificación optima que propicie el buen manejo del
proceso administrativo dándole una repuesta oportuna de manera correlativa
al establecer un cronograma que permita cumplir con el proceso de la
apertura y cierre de los expedientes de compra. Así pues, este hecho se
traduce en dar un aporte en el mejoramiento de la actividad administrativa
que se desarrolla en la división del departamento de bienes y suministros del
Consejo Nacional Electoral, poder detectar las diferencias más puntuales, de
manera que se puedan establecer correctivos y aplicar los controles
adecuados con respecto a la fluidez y mejoramiento de apertura y cierre de
los expedientes de compra, conocer el resultado disponible.

Desde la Razón Legal

Uno de los aspectos esenciales en todo proceso de investigación

viene dado esencialmente por su vialidad, pertinacia y factibilidad. En este
sentido, la normativa legal resulta inexorable para justificar el proceso
investigativo considerando cada aspecto mencionado. De acuerdo con esto
La constitución de la República Bolivariana de Venezuela establece:

Artículo 117. Todas las personas tendrán derecho a disponer de bienes y

servicios de calidad, así como a una información adecuada y no engañosa
sobre el contenido y características de los productos y servicios que
consumen, a la libertad de elección y a un trato equitativo y digno. La ley
establecerá los mecanismos necesarios para garantizar esos derechos, las
normas de control de calidad y cantidad de bienes y servicios, los
procedimientos de defensa del público consumidor, el resarcimiento de los
daños ocasionados y las sanciones correspondientes por la violación de
estos derechos.

De acuerdo con el artículo anterior resulta totalmente pertinente el

presente proyecto, dado que precisamente uno de los objetos de estudio son
los bienes y servicios adscritos a un departamento de uno de los entes más
importantes de nuestro país. En efecto, se trata de generar un mecanismo de
automatización y sistematización de los expedientes de compras,
garantizando con ello la eficacia en la gestión departamental, lo que debe
incidir en la calidad de servicio que presta en todo el país el Consejo
Nacional Electoral (CNE).

Del mismo modo, citada la máxima Ley que rige todos los ámbitos que
hacen vida en Venezuela como fundamento legal para el presente trabajo, es
preciso citar la Ley Orgánica de Administración Publica vigente, en los
siguientes artículos:
Artículo 4°. La Administración Pública se organiza y actúa de conformidad
con el principio de legalidad, por el cual la asignación, distribución y ejercicio
de sus competencias se sujeta a lo establecido en la Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela, las leyes y los actos administrativos de
carácter normativo dictados formal y previamente conforme a la ley, en
garantía y protección de las libertades públicas que consagra el régimen
democrático, participativo y protagónico.

Con base en el artículo citado se puede aseverar que la sistematización

del proceso de apertura y cierre de los expedientes de compras en el
departamento de bienes y suministros del Consejo Nacional Electoral dará
respuesta a una necesidad identificada en el diagnostico considerando los
propios actores institucionales, quienes han proporcionado toda la
información que hace posible plantear la propuesta de solución en el marco
de la Administración Publica, ya que esta instancia se encarga de suministrar
las requisiciones de bienes y artículos para hacer eficiente sus funciones, por
ende la alternativa dará cumplimiento a lo estipulado en el artículo por medio
de un sistema automatizado de control para cumplir cabalmente con los
principios de transparencia, eficacia y legalidad.

Artículo 10. La actividad de la Administración Pública se desarrollará con

base en los principios de economía, celeridad, simplicidad, rendición de
cuentas, eficacia, eficiencia, proporcionalidad, oportunidad, objetividad,
imparcialidad, participación, honestidad, accesibilidad, uniformidad,
modernidad, transparencia, buena fe, paralelismo de la forma y
responsabilidad en el ejercicio de la misma, con sometimiento pleno a la ley y
al derecho, y con supresión de las formalidades no esenciales. La
simplificación de los trámites administrativos, así como la supresión de los
que fueren innecesarios será tarea permanente de los órganos y entes de la
Administración Pública, de conformidad con los principios y normas que
establezca la ley correspondiente.

Con base en el artículo anterior, resulta evidente que cada uno de los
principios señalados en dicho artículo deben ser atendido con la propuesta
que plantea el equipo investigador, dado que se podrán optimizar los
procesos administrativos que se desarrollan en el departamento haciendo
énfasis en el control para ofrecer

Un sistema que se ajuste a las necesidades y exigencias del ente electoral,

siempre cumpliendo con la normativa legal vigente.

Artículo 11. Los órganos y entes de la Administración Pública deberán

utilizar las tecnologías que desarrolle la ciencia, tales como los medios
electrónicos o informáticos y telemáticos, para su organización,
funcionamiento y relación con las personas, Cada órgano y ente de la
Administración Pública deberá establecer y mantener una página en internet,
que contendrá entre otra, la información que se considere relevante, los
datos correspondientes a su misión, organización, procedimiento, normativa
que lo regula, servicios que presta, documentos de interés para las personas,
ubicación de sus dependencias e información de contactos.

El artículo anterior demuestra la rigurosidad del presente estudio, que

evidencia la necesidad de automatizar y sistematizar el proceso de control
que regula el proceso de apertura y cierre de los expedientes de compras en
el departamento de bienes y suministros del CNE. De acuerdo con esto, se
demuestra la viabilidad y pertinencia legal del estudio al exigir en el
mencionado reglamento que se debe implementar los mecanismos de
tecnologías como medios electrónicos, informáticos y telemáticos para su
organización y funcionamiento. Por ende, tiene mayor impacto en el
adecuado funcionamiento del departamento que forma parte de una de las
instancias más importantes del estado venezolano, El Poder Electoral.

Y de esta manera buscar la excelencia como organización cumpliendo con lo

señalado en la visión y misión de la institución, a los fines de ser un ejemplo
a seguir para los demás entes de sector público.

1.8 VINCULACIÓN DEL PROYECTO CON EL PLAN DE DESARROLLO

ECONÓMICO Y SOCIAL DE LA NACIÓN 2013-2019, LÍNEAS DE
INVESTIGACIÓN DEL PNF Y TRANSVERSALIDAD CON EL EJE.

En el marco del plan de la patria, desarrollar un proyecto socio-

integrador en el CNE está relacionado con el Gran Objetivo Histórico n° 5:
Contribuir con la preservación de la vida en el planeta y la preservación de la
especie humana. En este marco, este objetivo se especifica en el Objetivo
Nacional 5.1 que se desprende del anterior:

Construir e impulsar el modelo histórico social eco socialista, fundamentado

en el respeto a los derechos de la Madre Tierra y del vivir bien de nuestro
pueblo, desarrollando el principio de la unidad dentro de la diversidad, la
visión integral y sistémica, la participación popular, el rol del Estado Nación,
la incorporación de tecnologías y formas de organización de la producción,
distribución y consumo, que apunten al aprovechamiento racional, óptimo y
sostenible de los recursos naturales, respetando los procesos y ciclos de la
naturaleza.
 Desde esta perspectiva, la sistematización de los procesos
administrativos específicamente el control, incorpora el uso eficaz de las
tecnologías en el proceso de apertura y cierre de los expedientes de
compras en el departamento de bienes y suministros del Consejo Nacional
Electoral se busca simplificar el proceso actual de los expedientes de
compra, lo cual va a permitir la reducción de papel y a su vez, esto reducirá
la contaminación ambiental que hay en la actualidad. Esto incidirá la
protección del ambiente, la eficiencia en la utilización de recursos y el logro
de un desarrollo sostenible, además de hacer posible la eficacia y eficiencia
de los procesos por medio del recurso tecnológico ya descrito.

Por otra parte, con respecto a la Línea de investigación, el proyecto

asume la Línea N° 5 Gestión de Control Administrativo”, la cual está
orientada a la temática vinculada a la gestión del control administrativo, a fin
de hacer más eficiente los procesos administrativos en distintas
organizaciones, esto por medio del establecimiento de control, evaluación y
seguimiento. Asimismo, esta línea, según el Documento Rector (2017: 131),
del Programa Nacional de Formación en Administración contempla los
siguientes objetivos:

 Aplicar técnicas de control para la medición del desempeño general de

las organizaciones.

 Promover y desarrollar Auditorias Administrativas.

 Promover y desarrollar los enfoques de Gestión de Contraloría Social.

En este sentido, en el actual proyecto se implementará el objetivo

número uno con lo cual resulta pertinente destacar que la propuesta de
sistematización debe ir acompañada de un proceso de control de sistemas
funcional adaptado a la realidad de la institución, dejando claro que no es
suficiente con la automatización del sistema de control si no se capacita y se
forma apropiadamente al talento humano responsable de cumplir cada una
de las funciones claves en el departamento.

En otro orden de ideas, la transversalidad con el eje que, evidenciado en lo

expuesto en el documento rector ya citado, PNF (2017: [Link]), de la
siguiente manera:

La transdisciplinariedad reconoce la fuerza del sujeto, es sensible a los

valores, reconoce el disentimiento, al mismo tiempo promueve el encuentro
entre las ciencias, a fin de que se comuniquen en el diálogo y la apertura
desde un principio Holo gramático. Al mismo tiempo la es multidimensional,
multireferencial y transcultural, incorporando aspectos históricos y culturales.
Vincula lo ontológico, epistemológico y metodológico por lo que implica una
nueva cultura para abordar los procesos investigativos, y los de la
transformación de la sociedad y sus procesos administrativos, económicos
sociales y políticos.

Con base en el contexto anterior la nueva forma de hacer investigación,

se refleja en el presente proyecto que busca precisamente dar solución a una
situación concreta de la realidad, con la participación de los actores sociales
que hacen vida en la institución donde se realiza el proyecto,
considerándolos en cada una de las fases desde el diagnostico, la
planificación hasta la ejecución y sistematización de la alternativa de solución
planteada.
2. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

TRIMESTRE 1 TRIMESTRE 2 TRIMESTRE 3

ACTIVIDADES INICIO FINAL
MAY JUNIO JULIO OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE FEBRERO MARZO ABRIL
INVESTIGACIÓN DE ORGANIZACIONES 01/05/2019 10/05/2019
ENTREGA DE CARTA DE POSTULACIÓN 23/05/2019 23/05/2019
ACEPTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 24/05/2019 24/05/2019
ASIGNACIÓN AL DEPARTAMENTO 27/05/2019 27/05/2019
INICIO DE LA INVESTIGACIÓN 30/05/2019 30/05/2019
SOLICITUD DE INFORMACION BASICA DE
LA INSTITUCIÓN Y DEPARTAMENTO AL
PERSONAL. 30/05/2019 30/05/2019
ASESORIA Y REVISION DEL PROYECTO
CON LA PROFESORA 25/05/2020 25/05/2020
IDENTIFICACIÓN DEL AREA DE ESTUDIO A
DESARROLLAR 31/05/2020 31/05/2020
ELABORACION DE ENCUESTAS 30/05/2020 30/05/2020
RESULTADO DE LAS ENCUESTAS 30/05/2020 30/05/2020
ELABORACIÓN CAPÍTULO l, DEL PUNTO 1
AL PUNTO 1.4 01/06/2020 01/06/2020
ENTREGA DEL PUNTO 1 AL PUNTO 1.4 03/06/2020 03/06/2020
ELABORACIÓN DEL PUNTO 1.5 AL PUNTO
1.5.5 06/06/2020 30/07/2020
ENTREGA DEL PUNTO 1.5 AL 1.5.5 26/10/2020 26/10/2020
CORRECCIONES DEL PROYECTO 27/10/2020 27/10/2020
ELABORACION DEL PUNTO 1.6 AL 1.7 28/10/2020 28/10/2020
ELABORACION DEL PUNTO 1.8 AL 2. 29/10/2020 29/10/2020
ENTREGA DE AVANCES DEL PROYECTO 26/11/2020 26/11/2020
CORRECCIONES DEL PROYECTO 15/02/2021 25/02/2021
ENTREGA DEL PUNTO 1.5 AL 1.5.5
DEFINITIVO 26/02/2021 26/02/2021
ASESORIA Y REVISIÓN DEL PUNTO 1.5 AL
1.5.5
ENTREGA DEL PUNTO 1.6 Y 2.3 18/03/2021 18/03/2021
ASESORIA Y REVISIÓN DEL PUNTO 1.6 Y
2.3
ENTREGA DE LAS PANTALLAS
APROXIMADAS 01/04/2021 01/04/2021

ENTREGA DEL PROTOTIPO 20/04/2021 20/04/2021

3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

3.1 CONCLUSIONES

Una vez culminado la está de recolección de datos y analizado se

pudo llegar a las siguientes conclusiones:

Se lograron identificar las fallas y errores en el proceso de apertura y

cierre de los expedientes, cometido por el personal que labora dentro del
departamento dando como resultado el incumplimiento adecuado de los
requisitos según el manual de normas y procedimientos que se encuentra
dentro del departamento.

Por consiguiente, se llevó a cabo el diseño y ejecución de un prototipo

esquemático en el cual se puede actualizar dichos procesos y llevar un mejor
control sobre las aperturas y cierre de expedientes, de esta forma se
ahorraría mucho más tiempo y el trabajo se realizaría con mayor rapidez.

De igual forma se logró clasificar al personal que trabaja en el

departamento y es responsable directo de la elaboración de los expedientes
de compras para ser capacitado en el uso correcto del manual de normas y
procedimientos a través del prototipo de sistematización.

Siguiendo este orden de ideas se hace necesario mencionar que se

pudo dar a conocer la funcionalidad del prototipo por medio de charlas
explicativas y demostraciones que corroboraron la fluidez y la importancia
que tiene para el departamento el nuevo modelo de trabajo desarrollado en
el programa Excel que es de fácil acceso para todo el personal.

Para finalizar se puede decir que el prototipo fue aplicado

correctamente por parte del personal capacitado en el momento de su
ejecución, resultando útil y satisfactorio para el departamento, pudiendo
trabajar de manera eficaz y eficiente.
3.2 RECOMENDACIONES

1) Tener más control en cuanto al proceso de apertura y cierre de los

expedientes de compra dentro del departamento de Bienes y Suministros del
CNE.

2) Mantener y aplicar el prototipo diseñado para la sistematización del

proceso de apertura y cierre de los expedientes de compra dentro del
departamento.

3) Realizar actualizaciones constantes al personal encargo del

departamento.
 REFERENCIAS

Fidas,[Link].(2016) el proyecto de investigación 6ta edición. [ELibro]

Recuperado el 07 de junio del 2020, de: [Link]
content/uploads/2014/12/EL-PROYECTO-DE-
INVESTIGACI%C3%93N-6ta-Ed.-FIDIAS-G.-[Link]