HERRAMIENTAS GERENCIALES
Ana Milena Mendez
Luisa Fernanda Gómez
¿Qué son las herramientas gerenciales?
Las herramientas gerenciales
son métodos que se emplean
para lograr una labor más
eficaz dentro de la
organización, permiten apoyar
la toma de decisiones para
obtener un impacto positivo en
el funcionamiento de la
organización, la productividad y
competitividad de esta. Fuente: [Link] /
A continuación, las
herramientas gerenciales
más utilizadas…
1. Planeación estratégica
Permite aplicar uno de los
conceptos más importantes en el
proceso administrativo
(planeación). Adicional, permite
analizar, diagnosticar y tener un
marco referencial para poder
actual para así tomar decisiones
claves para el funcionamiento de
la organización.
Contribuye a actividades ordenadas y direccionadas.
Ventajas: Identifica la necesidad de cambios.
Establece una base para el control.
Obliga a una visualización global.
Permite reforzar los principios en la misión, visión y estrategias.
Incentiva la planeación interdisciplinaria y la comunicación interpersonal.
Fomenta la asignación de prioridades en el destino óptimo de recursos.
Mejora en los los niveles de productividad, competitividad.
Desventajas: Algunos directivos no le dan importancia, lo estructuran lo aprueban y lo archivan
Por la demanda de recursos y gastos en recopilación de datos los directivos no la llevan a
cabo.
Por la desorganización en tiempos y movimientos de directivos no palpan la utilidad de la
planificación estratégica.
2. Benchmarking:
Consiste en analizar los errores y
aciertos de otras organizaciones
del mismo segmento y contexto
para extraer ideas aplicables a la
realidad de una organización. Es
un proceso continuo que ayuda
a las organizaciones a
mantenerse a la vanguardia e
innovar en un mundo de
constante cambio. Por eso exige
aprendizaje constante y
adaptabilidad. Fuente: [Link]
Ventajas:
• Ayuda a identificar las oportunidades para innovar en la organización a través del
descubrimiento de nuevas tecnologías o metodologías.
• Conocer aquellos procesos en los que difieren de manera significativa respecto a la empresa
líder del sector.
• Conocer la posición exacta de cada empresa del sector en el mercado, así como se evita el
estancamiento de la organización.
• Identificación de nuevas tendencias y estrategias del sector y de otros ajenos que ayudarán a
tomar la decisiones adecuadas.
Desventajas:
• A pesar de que se lleven a cabo las diferentes etapas que comprende el proceso de
benchmarking, las conclusiones pueden caer en saco roto. Como consecuencia, los
resultados no implicarán cambio alguno en la empresa.
• La recolección de información o aquellos datos necesarios para llevar a cabo la investigación,
cuando se realiza un proceso de benchmarking pueden topar con problemas de carácter
legal. Esto es debido que algunos datos están protegidos por lPa confidencialidad o una
patente.
• El carácter de confidencialidad es otra de las desventajas. Esto es debido a que dificulta el
poder realizar comparaciones con la competencia y compañías de otros sectores; con el fin
de extraer la información que se necesita para mejorar los procesos productivos.
Ventajas:
o Conciencia sobre la estrategia en la organización.
o Crear una ruta para lograr los objetivos estratégicos.
o Generar la cultura de medición.
o Cuestionar la estrategia de la organización.
o Eliminar el supuesto de que el ejercicio presupuestal anual es
la revisión de la estrategia.
Desventajas:
o Objetivos estratégicos de muy alto nivel, difíciles de medir.
o Poca importancia al ejecutar los proyectos estratégicos debido
a que no son urgentes.
o Mala interpretación de la estrategia en los niveles bajos de la
organización.
4. Gestión de las relaciones
con el cliente (CRM)
La gestión de relaciones con clientes o
CRM (de sus siglas en inglés) es una
plataforma de base de datos enfocada a
recopilar todas las relaciones que las
empresas tienen con sus clientes.
Lo que se debe tener claro es que la
información por sí sola no basta, es decir
no es suficiente tener una gran base de
datos de los clientes. Lo verdaderamente
importante es que la empresa con estos Fuente: [Link]
datos pueda entender, enfocarse y tu-pyme
orientarse mejor al cliente.
Ventajas:
o Permite tener una Visión 360 grados del mercado
o Automatiza procesos y ¡Ahorra tiempo y dinero!
o Elimina las fronteras de comunicación en la empresa.
o Otorga movilidad e inmediatez..
o Mejora la relación con los clientes.
o Uso de Inteligencia Artificial. Se pueden identificar tendencias
de compra e informar cuál puede ser el mejor producto a
vender .
Desventajas:
o Genera resistencia en los empleados. Implementar un CRM
significa que muchos procesos que se hacían de forma manual
serán automatizados.
o Precios elevados. Lo más recomendable en estos casos es
probar con un CRM gratuito que permita conocer la dinámica e
identificar cómo mejorar los procesos.
o La vulnerabilidad de un software. Cuando se utiliza un software
en general, puede representar una amenaza para la seguridad
de la información.
5. Calidad total
Es el modo de gestión de una
organización, centrada en la calidad,
basada en la participación de todos
sus miembros y dirigida al éxito a
largo plazo para la satisfacción del
cliente y de las ventajas para todos
los miembros de la organización. Y
todo al menor costo posible.
Fuente: [Link]
Ventajas:
o Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos competitivos.
o Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles.
o Si existe reducción de productos defectuosos, trae como consecuencia una reducción en los costos, como
resultado de un consumo menor de materias primas o sea los productos son de mejor calidad.
o Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia
para las actuales organizaciones.
o Permite eliminar procesos repetitivos de poco rendimiento.
Desventajas :
o Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización, se pierde la perspectiva de la
interdependencia que existe entre todos los miembros de la empresa.
o Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito es necesaria la participación de
todos los integrantes.
o En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy conservadores, el mejoramiento
Continuo se hace un proceso muy largo.
6. Reingeniería
Es un enfoque
administrativo que consiste
en gestionar los procesos en
lugar de funciones,
rediseñando los procesos de
la organización por completo
para generar una mejora
continua. La reingeniería es el
método mediante el cual se
aplica un cambio radical en Fuente: Marmelad [Public domain], via Wikimedia Commons
continuidad a la operatividad
de una organización.
Ventajas: Mentalidad revolucionaria: Induce a pensar en grande en la organización.
Estructura de la organización: Enfocarse a las verdaderas necesidades del
cliente.
Renovación de la organización: Aumenta participación en el mercado,
rentabilidad y mejor posición frente a la competencia.
Cultura corporativa: Ayuda a evolucionar la cultura de la organización.
Rediseño de puestos: Crea empleos más incitantes y satisfactorios.
Desventajas: Resistencia al cambio.
Implica un alto riesgo ya que los cambios son radicales.
En un principio el enfoque solo tomaba en cuenta la parte operativa y
descuidaba el rediseño de la gerencia.
La reingeniería ha servido como excusa gerencial para despedir personal.
7. Outsourcing
Es un término del inglés que podemos traducir al
español como ‘subcontratación’, ‘externalización’ o
‘tercerización’. En el mundo empresarial, designa el
proceso en el cual una organización contrata a otras
empresas externas para que se hagan cargo de
parte de su actividad o producción.
En este sentido, el outsourcing está estrechamente
relacionado con la subcontratación de servicios,
pues supone la búsqueda de una fuente externa a la
empresa que pueda prestar de manera eficiente
determinados servicios, para que esta pueda Fuente: Alliax, Grupo Alfa – Reclutamiento y Outsourcing de RH
disponer de más tiempo para centrarse en los
aspectos claves de su negocio.
Ventajas
• Permite reducir costos de manufactura y equipo.
• Da la posibilidad a la empresa de responder y adaptarse rápidamente a los cambios del negocio.
• Permite a la empresa enfocarse en las áreas claves de su negocio.
• Permite a la empresa a ser más competitiva.
• Permite enfocarse en lo que es realmente importante: la actividad que hace a la empresa ganar dinero.
Desventajas
• Los costes del outsourcing pueden terminar siendo mayores de lo previsto.
• Existe la posibilidad de perder el control sobre la producción.
• La empresa contratante puede ver su trabajo copiado y su negocio perjudicado.
• Puede contribuir a la explotación y a la deshumanización del trabajador.
• En el offshore outsourcing (subcontratación de servicios para una empresa en otro país, a fin de encontrar mano
de obra más barata), hay una mayor probabilidad de despidos de los trabajadores.
• En algunos casos se pierde el contacto directo con el cliente.
3. Balanced Scorecard
(BSC)
O Cuadro de mando integral es
una metodología estratégica para
el logro de los objetivos y metas
organizacionales. Representados
en una estructura coherente y
dinámica dentro de la estrategia
del negocio, sus objetivos y metas,
son puestos a prueba a través de
indicadores que medirán su
desempeño en el cumplimiento de
iniciativas y proyectos
programados.
Fuente: [Link]
Ejemplos de utilización de
las herramientas
gerenciales en empresas…
Fedejohnson, fondo de empleados de Johnson & Johnson de Colombia
Herramienta utilizada: Planeación estratégica.
Pilares Estratégicos
Generar Valor a través de la Asegurar excelencia en la Ejecución Generar Valor a través de las Alianzas Empoderar e inspirar a nuestros
Innovación Estrategicas empleados
Implementarsolucionesintegradas det Fortalecer el Capital Institucional del Fondo Fortalecercanales decolaboración yco Implementar la estrategia y el plan
ecnologia,usandosistemascomunes y operación con de gerencia del conocimiento,
un set Ampliar la cobertura y fortalecer la stakeholdersinternos yexternos claves que incluye el desarrollo de
de datos decalidad, optimizando lapr experiencia del Asociado a través de la (Foco: J&J,Asociación,Fondos)- Competencias Críticas Técnicas, de
oductividad y entrega efectiva de los servicios Gerencia y Liderazgo que
la satisfaccióndel asociado Robustecerasociacionescon proveedor soporten las necesidades de
Mantener la disciplina en la implementación esclaves FedeJohnson.
Diseñar eimplementarprocesos atrav de proyectos de alto impacto que permitan yestablecerconvenios quegeneren val
és de reducir tiempos de ciclo, reducir actividades, or ysolucionesganar-ganar de Fomentar la cultura de diversidad e
unmodelo degobierno, enlinea con costos y facilitar el proceso en la toma de largo plazo,economía deescala. inclusión
laestrategia deservicio alasociado. decisiones
Promover una cultura de innovación,
Rediseñar elproceso de cadena Fortalecer nuestra cultura de alto desempeño Alineamientoproactivo con habilitando los foros y canales
desuministro yotros procesosrelacion basada en hechos y datos, que permita la lasiniciativas,proyectos yprogramas de para compartir ideas y mejores
adospara adecuarsea predicción y simulación de escenarios ,análisis de Global Servicesy Business Unit practicas
la nuevaplataforma desolucionesinte capacidad y adoptar las mejores practicas.
gradas. ImplementarJornada deInnovación co Liderar a través del ejemplo. Cada
nFondos. empleado orientará sugestión a
Desarrollo denuevosproductosfinanci Asegurar la sostenibilidad de los Sistemas de través de los valores de
erosinnovadoresque atiendan alosreq Gestión y el cumplimiento de la normatividad Apoyo a losprogramas de Responsabili FedeJohnson, la empatía,
uerimientosde vigente identificando, evaluando y gerenciando dadSocial de laCompañía transparencia, confianza e inclusión
las actualesy nuevasgeneraciones. los posibles riesgos en la gestión y minimizar los
impactos de eventos inesperados. Fortalecer el programa de
reconocimiento para el Equipo
Fedejohnson.
Fuente: Planeación estratégica Fedejohnson
Fuente: [Link]
Balanced Scorecard (BSC)
Balanced Scorecard (BSC)
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