Página III

Índice de contenidos sobre Excel

1) Introducción ............................................................................................... 1
2) Conceptos básicos de Excel. ................................................................... 4
3) Referencias relativas o absolutas: ........................................................... 6
4) Funciones Básicas .................................................................................... 8
La función suma: = .......................................................................................... 8
La función promedio:....................................................................................... 8
La función contar:............................................................................................ 8
La función contara:.......................................................................................... 9
Las funciones máximo y mínimo ..................................................................... 9
La función si: ................................................................................................... 9
Sumar SI: ...................................................................................................... 10
Función concatenar:...................................................................................... 10
Función Extrae: ............................................................................................. 11
Introduciendo Fechas:................................................................................... 11
Función buscar V: ......................................................................................... 12
5) Formato condicional: .............................................................................. 13
6) Macros: ..................................................................................................... 14
7) Hipervínculos: .......................................................................................... 15
8) Tablas dinámicas: .................................................................................... 16
Pasos para crear una tabla dinámica: ........................................................... 16
Configuración de Tablas dinámicas: ............................................................. 17
Personalizar el diseño de una tabla dinámica: .............................................. 18
Gestión de datos en las tablas dinámicas: .................................................... 19
Actualizar manualmente una tabla dinámica. ................................................ 20
9) Gráficos Dinámicos. ................................................................................ 21
¿Cómo creamos un gráfico dinámico? .......................................................... 21
Características de los gráficos dinámicos: .................................................... 22
Tipos de gráficos dinámicos: ......................................................................... 23
10) Atajos en Excel: ....................................................................................... 31
 Página 1

Microsoft Excel

1) Introducción

Microsoft Excel es un programa de software desarrollado por la compañía

Microsoft y forma parte del paquete Office junto a otros programas conocidos
como el Word, Power Point, etc.

Excel es un programa que está enfocado en el almacenamiento y procesamiento

de datos, pertenece a la categoría de programas informáticos conocida como
“hoja de cálculos”.
¿Para qué usar Excel?
En el podemos analizar y procesar datos, podemos crear gráficas, se pueden
gestionar inventarios, crear y mantener bases de datos. Además, se puede:
 Almacenar datos e información.
 Tabular.
 Organizar y ser más eficiente.
 Manejar e interpretar datos numéricos y alfanuméricos.
 Crear tablas para registrar y manejar datos.
 Generar gráficos estadísticos.
 Vincular información a sitios web, textos y hojas de cálculo.
 Hacer cálculos matemáticos de forma automática, mediante fórmulas.
 Elaborar libros contables, presupuestos y estados financieros.
 Diseñar facturas.
 Procesar textos e insertar imágenes en las hojas de cálculo.
En la pantalla de Excel se pueden encontrar otras herramientas tales como, la
barra de títulos, la barra de menú, las barras de herramientas, el área de trabajo,
la barra de estado, la vista de página y el zoom.
Lo podemos ver en la siguiente imagen:
 Página 2

La estructura principal que utiliza Excel para organizar la información es un área

de trabajo en forma de matriz, integrada por un número determinado de filas y
columnas, que se denomina hoja de cálculo.
Esta área de trabajo consta de 1.048.576 filas, que se identifican con un numero
ubicado en forma horizontal sobre el margen izquierdo y 16.384 columnas,
identificadas con letras que van de la A hasta las letras XFD (cuando se alcanza
la Z, continua la combinación de letras AA, AB y así sucesivamente), y se ubica
de forma vertical sobre el margen superior.
Cada intersección de una columna con una fila se denomina celda y se la
identifica por sus coordenadas columna/ fila que se denomina dirección o
referencia de celda. Por ejemplo, la intersección de la columna A y la fila 1
corresponde a la celda A1.
Por medio de las flechas de dirección o el puntero del mouse, podemos señalar
la celda que deseamos. La ceda seleccionada en cada momento se denomina
celda activa.
Por otro lado, un archivo Excel recibe el nombre de libro de Excel, compuesto
por hojas donde se almacenan y procesan los datos. Dependiendo el contenido
y el formato, estos tendrán diferentes formatos. Cada libro de Excel puede
contener varias hojas y puede organizarse varios tipos de información en un
único archivo.
La hoja de Excel es el elemento principal que se utiliza para almacenar y
manipular datos, y es aquella que está organizada por las celdas y columnas
mencionadas anteriormente.
 Página 3

Manejo de hojas:
 Agregar una hoja: SHIFT + F11.
 Editar el nombre de una hoja: Clic derecho > Cambiar nombre.
 Editar el color de una hoja: Clic derecho > Color de pestaña.
 Duplicar una hoja: CTRL + Clic y arrastrar a un costado.
A tener en cuenta:
 Cada hoja puede tener un nombre de hasta 31 caracteres.
 No hay límites para un numero de hojas que pueda tener un Excel.
 Si eliminas una hoja no podrás usar el comando deshacer para
recuperarla.
Tipos de entrada de datos:
Hay 3 tipos de entradas de datos
a) Títulos: Llamados textos. Aquellos que contienen letras en una celda.
b) Valores: Pueden ser fechas y horas, o bien números que pueden ser
enteros o con decimales.
c) Formulas: Aquellas que utilizan funciones predefinidas y que empiezan
con el + o el =.
El software de Excel, además es indispensable para su uso como
herramienta matemática. Ya que nos permite hacer operaciones básicas
como sumar, restar, multiplicar y dividir, sacar promedios de filas o columnas,
agrupar caracteres, introducir fechas y operar con ellas en distintos formatos.
El buen uso de estas funciones va a permitir un correcto uso, ya sea de forma
profesional en una empresa como para la vida diaria.
Ejemplos de simplificación de tareas a nivel profesional:
 Registrar base de datos.
 Liquidar sueldos.
 Calcular presupuestos
 Realizar informes o estados contables.
 Realizar gráficos o tablas dinámicas.
Ejemplos a nivel personal:
 Registros de gastos personales o del hogar.
 Planificar eventos.
 Organizar pagos, tarjetas, hipotecas.
 Planes de alimentación, etc.
 Página 4

2) Conceptos básicos de Excel.

Configurar la página de Excel:

Para poder visualizar el tamaño de las escalas, la orientación de la hoja (vertical

u horizontal), el tamaño del papel a la hora de imprimir, los márgenes de la hoja,
el encabezado y pie de página y visualizar una vista previa tenemos que:
dirigirnos a Archivo – Impresión – Configurar página.

Proteger o desproteger una hoja:

Con la protección de la hoja de cálculo, puede hacer que solo determinadas
partes de la hoja puedan editarse y que los usuarios no puedan modificar los
datos de cualquier otra región de la hoja. Esta protección puede tener o no
contraseña. Para proteger la hoja nos dirigimos a: Archivo – Información –
Proteger documento. Luego se nos despliegan las siguientes opciones:
 Marcar como final: será solo de lectura para los lectores, ya que será de
carácter definitivo.
 Cifrar con contraseña: solo se puede acceder escribiendo una contraseña.
 Restringir edición: solo permite editar algunas celdas del Excel.
 Proteger estructura del libro: no permite agregar hojas nuevas.
Ocultar o bloquear hoja protegida:
En este caso veremos cómo seleccionar las celdas que queremos que no sean
editadas cuando protegemos una hoja. Primero tenemos que seleccionar las
celdas que queremos bloquear. Voy a: Inicio – Alineación – Proteger. Luego
tildo la opción bloqueada. De la misma forma, si selecciono las celdas y destildo
la opción bloqueada, esas celdas quedaran habilitadas para ser modificadas aun
si la hoja está protegida.
Controlador de relleno: es la herramienta que está relacionada con el arrastre
de las celdas siguiendo un mismo patrón e introduciendo datos de manera
secuencial y automática. Es el pequeño cuadrado que encontramos en la parte
inferior derecha de la celda. Cuando nos posicionamos en ese lugar, se
trasforma en una cruz negra. Lo podemos utilizar, por ejemplo, si ponemos
producto 1 y 2; números, fechas, días de la semana y arrastramos.
Rango: son un conjunto de celdas contiguas seleccionables a la vez para ser
utilizadas para realizar operaciones. Se pueden identificar con mediante la celda
superior izquierda (donde inicia el rango), seguida de 2 puntos y la celda inferior
derecha (donde finaliza el rango).

Funciones:
 Página 5

Las funciones son operaciones predefinidas por Excel que se ejecutan sobre uno
o más valores en un determinado orden. Una función es un comando que tiene
un nombre específico en Excel. Por ejemplo, tenemos la función suma, que como
su nombre lo dice, suma elementos de nuestra planilla. También tenemos la
función promedio, contar, y otras más complejas. Las funciones en realidad son
operaciones predefinidas por Excel, que se ejecutan sobre uno o más valores en
un determinado orden.
Las funciones cuentan con los siguientes elementos:
 El signo igual (=) indica a Excel que la celda contiene una formula. Este
no forma parte de la función.
 El nombre de la función, indica que operación se va a realizar.
 El argumento, que indica la celda o rango sobre las que se va realizar la
operación. Una función puede contener varios argumentos, separados por
punto y coma (;) y sin ningún espacio entre ellos. Se utilizan los paréntesis
para indicar donde comienzan y terminan los argumentos.
 Los datos, que pueden ser de 6 tipos: numero, texto, valores lógicos,
matrices, valores de error y referencia de celdas.
Formulas:
Una fórmula es un código que se introduce en
una celda. Ese código realiza algunos cálculos y
regresa un resultado que es desplegado en la
celda. Las fórmulas son sentencias complejas
que reúnen funciones u operadores
matemáticos. En lugar de seleccionar todo un
rango con una función, se puede seleccionar las
celdas con los valores que desea introducir. Los
más utilizados de estos, son el signo más,
menos, la multiplicación y la división.

Orden y Filtros:
La herramienta Ordenar se encarga de ordenar un rango de datos o una tabla
en función del criterio que establezcamos. Si son datos numéricos, se pueden
ordenar de menor a mayor, o viceversa. En caso que sea texto, se puede ordenar
de la A a la Z, o viceversa.
En cambio, la herramienta Filtrar, nos permite mostrar solos los datos que
cumple los criterios que hemos establecido. Según el tipo de filtro que
apliquemos, se nos mostraran más o menos filtros en la tabla. Es importante
saber, que no se borran ni modifican datos de la tabla, sino que se dejan de
mostrar algunos datos. Hay filtros personalizados como: filtros de texto, filtros de
color, o incluso se pueden filtrar algunos o todos los rangos establecidos.
 Página 6

3) Referencias relativas o absolutas:

Utilizando “referencias” es posible generar una única fórmula, que puede
extenderse (copiarse) a un bloque de celdas y utilizar el valor de una celda en
varias fórmulas. Una referencia identifica a una celda o rangos de celdas de
manera única. Es decir, son como direcciones dentro de un libro de Excel, que
permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para
utilizarlo en los cálculos.
Referencias relativas:
Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel, porque guardan
una relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Es decir, al
momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará
automáticamente su columna y su fila. Para entender mejor el comportamiento
de las referencias relativas, se comienza por aprender a identificar una referencia
relativa, la cual es la combinación de la columna y la fila de una celda. Por
ejemplo, la siguiente fórmula contiene una referencia relativa a la celda B2 y cuyo
valor es multiplicado en la celda D2.

Referencias absolutas:
A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten
que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen
fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas. Para hacer que una
referencia sea absoluta se necesita anteponer el símbolo $ a la columna y fila de
la referencia. Veamos el siguiente ejemplo:
 Página 7

Referencias Mixtas:
Una referencia mixta es una referencia que es parte relativa y parte absoluta. Es
decir, se mantiene alguna parte “libre” y otra fija. Este tipo de referencias se usan
para copiar o arrastrar fórmulas sin tener que reescribirlas o editarlas
manualmente, ahorrando tiempo y evitando errores.
En general es para fijar solo una columna o solo una fila. Al usar “=$A1” se fija
la columna A, dejando que la fila se mueva Al usar “=A$1” se fija la fila 1, dejando
que las columnas se muevan
 Página 8

4) Funciones Básicas

La función suma: =SUMA (RANGO). Sirve para sumar los valores de un rango
numérico. Se puede sumar toda una fila o toda una columna. Si se desea sumar
otra fila o columna se puede separar por un punto y coma (;). Esta función no
acepta otro tipo de caracteres que no sea numérica.

La función promedio: =PROMEDIO (RANGO). Sirve para sacar un promedio

de valores de un rango numérico. Se puede sacar el promedio de toda una fila o
de toda una columna. Esta función no acepta otro tipo de caracteres que no sea
numérica.

La función contar: =CONTAR (RANGO). Sirve para contar la cantidad de

celdas que contienen números y cuenta los números dentro de los argumentos.
Esta función no acepta otro tipo de caracteres que no sea numérica.
 Página 9

La función contara: =CONTARA (RANGO). Es similar a la función contar, solo

que esta función acepta términos cuantitativos (numéricos) y cualitativos (texto).

Las funciones máximo y mínimo: MAX(RANGO) o MIN (RANGO). Indican el

valor máximo o mínimo respectivamente del rango seleccionado. Aceptan solo
valores numéricos.

La función si: requiere de 3 argumentos. Permite realizar comparaciones

lógicas entre un valor y un resultado que espera. Esta función permite tener 2
resultados: el primero es si la comparación es verdadera y la segunda si es falsa.
Por ejemplo, si una venta supera los $30.000 se le aplica un descuento
(resultado verdadero), caso contrario si no lo supera, no tiene descuento
(resultado falso). Para activar esta función se escribe =SI (VALOR DE
VENTA>30.000;”Descuento”;”No tiene descuento”)

De esa forma se puede arrastrar la formula a las otras ventas

 Página 10

Sumar SI: =SUMAR SI(rango; “criterio”; rango_suma). El rango son las celdas
que contienen el criterio a evaluar. El” criterio” es la condición a buscar en la
tabla, y el rango suma es el rango de celdas donde se encuentran los números
a sumar. Sirve para sumar de acuerdo a un criterio determinado. Una tabla puede
presentarse en la forma de una lista con diferentes datos, aunque no deseen
trabajar con todos a la vez. Suele ocurrir en listas largas.
Por ejemplo, el criterio que buscamos en este caso es el “rojo”
=[Link](B1:B5;”rojo”;A1:A5)

Función concatenar: nos permite unir 2 o más cadenas de texto en una misma
celda, lo cual es útil a la hora de manipular bases de datos. Es una función de
textos y datos. Cada texto debe ir separado de un [Link] ejemplo, tenemos
una columna con nombre y otra columna con los apellidos y queremos unirla en
una única columna.

Hay tres argumentos: texot1 = A1 (Ana), texto2 = " " (espacio), texto3 = B1
(González). La función combinará el nombre, el espacio y el apellido en una
celda y devolverá el resultado Ana González.
 Página 11

Función Extrae: Es lo opuesto a la función concatenar. Permite separar algunos

caracteres como palabras o números en otra celda. Para usar esta función
tenemos 3 argumentos: en el primer argumento tenemos que indicar la celda
donde queremos extraer la información; en el segundo argumento, a partir de
qué posición se pretende extraer la información; y en el tercer argumento la
cantidad de caracteres que se desea extraer. Hay que tener en cuenta que se
extrae de izquierda a derecha.

Tener en cuenta que, si arrastro con el controlador de relleno, todos se

arrastraran solamente con 5 caracteres, y fíjense que los nombres de abajo
tienen más de 5 caracteres.
Introduciendo Fechas:
Para introducir una fecha, es necesario hacerlo de forma completa, es decir,
colocando el día, mes y año. Por ejemplo: 1/08/24, 1-08-24, 1/08/2024 o bien
01/08/2024.
Si se desea se puede cambiar el formato de la fecha dirigiéndose a Inicio,
Formato, Formato de celdas, Numero y Flecha.
Para trabajar con la fecha actual puedo usar la función =HOY (). Si quiero sumar
o restar un día, o mes a esa celda le puedo sumar +30.
 Página 12

Función buscar V: me permite hacer búsquedas dentro de una determinada

tabla o matriz. Se llama buscar V, porque hacemos búsqueda a nivel vertical, es
decir, a nivel columna. Sirve cuando la hoja de cálculo contiene muchos datos y
necesitamos sacar solo alguno de ellos. La función BUSCARV nos arroja los
siguientes argumentos.
=BUSCARV (valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas,
[ordenado]).

 valor_buscado (requerido): este parámetro contiene el valor o la cadena que se

desea buscar. Puedes introducir este parámetro directamente en la fórmula,
adjuntando las palabras que deseas buscar entre comillas, o bien especificar una
celda que contenga el contenido.
 matriz_tabla (requerido): en este punto, especifica el rango en el que se
encuentran los datos. En las funciones de Excel, siempre se utilizan dos puntos
como signo para especificar rangos. Es importante que para que la función salga
bien, fijar el contenido” referencia absoluta”, es decir, fijarlo con el signo $.
 indicador_columnas (requerido): el indicador de columnas especifica la posición de
la columna del valor de retorno dentro de la matriz especificada.
 Ordenado o Rango: Indica el orden por el que buscara el valor buscado.
Siempre vamos a poner un cero (0).
 Página 13

5) Formato condicional:

El formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de

una condición (o criterios). Estas celdas se resaltan cuando cumplen las
condiciones o criterios mencionados. Se utiliza para ayudar a que los patrones y
tendencias en los datos de una hoja de cálculo sean más visibles.

Para resaltar Realice este procedimiento

Los valores de celdas concretas. Por ejemplo, pueden Seleccione Resaltar reglas de
ser las fechas posteriores a esta semana, los números celdas o Reglas superiores e
entre 50 y 100 o el 10 % de puntuaciones. inferiores y, luego, haga clic en la
opción adecuada.
La relación entre los valores de un rango de celdas. Seleccione Barras de datos y haga
Extiende una banda de color en la celda. Algunos clic en el relleno que desee.
ejemplos son las comparaciones de precios o las
poblaciones de las ciudades más grandes.
La relación entre los valores de un rango de celdas. Se Seleccione Escalas de color y
aplica una escala de colores en la que la intensidad del haga clic en la escala que desee.
color de la celda refleja la posición del valor hacia la
parte superior o inferior del rango. Un ejemplo es la
distribución de ventas entre regiones.
Un rango de celdas que contiene de tres a cinco Seleccione Conjuntos de
grupos de valores, y cada grupo tiene su propio iconos y, luego, haga clic en un
umbral. Por ejemplo, podría asignar un conjunto de conjunto.
tres iconos para resaltar las celdas que reflejen las
ventas por debajo de 80.000, por debajo de 60.000 y
por debajo de 40.000. También podría asignar un
sistema de clasificación de 5 puntos para automóviles
y aplicar un conjunto de cinco iconos.
 Página 14

6) Macros:

Una Macro, son abreviaturas de la palabra macroinstrucción, es una secuencia

de instrucciones que le indica a Excel que debe hacer para que las ejecute
automáticamente.

Por medio de las macros podemos automatizar tareas repetitivas y aquellas en

las que se requiere una cantidad considerable de pasos complejos. Se graba con
un nombre determinado y se puede invocar se lo necesite.

Es una herramienta que permite ahorrar tiempo cuando se realizan las mismas
tareas o procesos de forma recurrente. Con solo pulsar el atajo o macro creado,
Excel se encargará de ir haciendo una por una todas las acciones que se hayan
configurado previamente.

Cuando se crea una macro, Excel graba todos los clics o las pulsaciones de las
teclas que se realizan durante el proceso de creación, y esto es lo que luego
repetirá. Luego de crearlo, también se puede modificar.

Una de sus ventajas, es la reducción de la tasa de error, ya que podemos

olvidarnos de realizar alguno de estos pasos. Los pasos son: Vista – Macros –
Grabar Macro – (poner nombre requerido) – Aceptar. A partir de este
momento, todos los pasos que se realizan son grabados hasta que ingresemos
a la opción Macros - Detener Grabación. Por lo que hay que tener la precaución
de hacer los pasos de manera secuencial.
 Página 15

7) Hipervínculos:

Son una forma de acceder a datos o información que no está ubicada en la hoja
de trabajo. Se puede vincular con:

 Otras hojas de trabajo.

 Otros libros de Excel.
 Otros archivos fuera de Excel.
 Páginas Web.
 Correo electrónico.

Los hipervínculos se ven en la hoja de cálculo como texto subrayado, cuyo color
por defecto es azul pero también se pueden insertar hipervínculos en imágenes,
objetos, y es posible cambiar el tipo, tamaño y color de las fuentes.

Para crear un hipervínculo seleccione la celda donde se desea saltar a la

información y luego ir a: Insertar – Hipervínculos.

Una vez creado el hipervínculo, se puede modificar, abrir o eliminar con el botón
derecho del mouse y en la parte inferior aparecerán estas 3 opciones.
 Página 16

8) Tablas dinámicas:
Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva que resume grandes
cantidades de datos usando el criterio de armado y la forma de operar con los
datos que se elijan. Permite girar los encabezados de fila y columna alrededor
del área de los datos principales, para lograr distintas presentaciones de los
datos fuentes, si estos se modifican, la tabla se reorganiza automáticamente.
Entonces, la tabla dinámica, permite resumir y analizar fácilmente grandes
cantidades de información arrastrando y soltando las diferentes columnas que
formarán el reporte. Por este motivo se las conoce como, "dinámicas" pues es
posible modificarlas cuantas veces se necesite, para mostrar distintas categorías
de datos según la información que se quiera visualizar en cada momento, sin
tener que generar nuevas tablas manualmente.
Beneficios de usar tablas dinámicas:
● Permiten ahorrar tiempo de creación de nuevas tablas.
● Permiten ordenar y filtrar fácilmente los datos.
● Comparar distintas categorías con un solo movimiento
● Obtener gráficos dinámicos que permitan visualizar la información al tiempo
que se va modificando sobre la tabla dinámica.
● Herramienta útil para trabajar con grandes cantidades de datos o de
categorías, o cuando se necesita crear varios reportes sobre una misma base de
datos.
Pasos para crear una tabla dinámica:
Para crear una tabla dinámica
sobre una tabla ya existente, se
debe seguir los siguientes pasos: 1.
Seleccionar las celdas a partir de
las que quiera crear una tabla
dinámica.
2. En la barra "Insertar", hacer clic
en el botón "Tabla dinámica".
3. Se abrirá la siguiente ventana,
donde figura el rango de la tabla.
 Página 17

4. En "Elija dónde desea colocar el informe de tabla

dinámica", seleccione "Nueva hoja de cálculo" para colocar
la tabla dinámica en dinámica.
5. Al finalizar, hacer clic en el botón "Aceptar". Luego, en la
hoja seleccionada aparecerá tabla dinámica, que en la
primera instancia figura vacía.
6. A la derecha de la pantalla aparecerá un panel con los
distintos campos que se pueden agregar a la tabla
dinámica, tomados de la tabla original a partir de la cual se
creó.

Configuración de Tablas dinámicas:

¿Cómo organizar los campos?
Desde el panel lateral de campos se pueden agregar
campos a la tabla dinámica, se deben tildar en la lista. De este modo, a la
izquierda de la pantalla aparecerá la tabla dinámica con los mismos. Las
columnas de la tabla dinámica se mostrarán en el orden en que se hayan tildado
los campos.
Generalmente, los campos no numéricos se agregan al área "Filas”, los campos
numéricos se agregan al área "Valores" y las jerarquías de fecha y hora se
agregan al área "Columnas".
Los campos del área Filtros se muestran como filtros de informe de máximo nivel
por encima de la tabla dinámica.
1) Los campos del área Columnas se muestran como columna Etiquetas de
en la parte superior de la tabla dinámica, como este:

2) Los campos del área Filas se muestran como Etiquetas de fila en la parte
izquierda de la tabla dinámica, como este:
 Página 18

3) Los campos del área Valores se muestran como valores numéricos

resumidos en la tabla dinámica, como este

Personalizar el diseño de una tabla dinámica:

Es posible personalizar el diseño de las tablas dinámicas, recurriendo a distintos
formatos de estilo predeterminados. Al posicionar el cursor sobre una tabla
dinámica, en la barra de menú del Excel se abrirá una solapa de "Diseño".
En la sección "Diseño" se encuentran distintos tipos de visualización de
subtotales, totales, informes y filas en blanco. Cada botón permite desplegar
varias opciones con las distintas combinaciones posibles.
En la sección "Opciones de estilo de tabla dinámica" se puede elegir si se
desea que se muestren los encabezados de cada fila y/o de cada columna, así
como también si se desea que las filas y/o columnas se diferencien con bandas,
esto es, que alternen entre una fila/columna en blanco y otra en gris para una
mejor lectura de los datos en una tabla extensa.
En la sección "Estilos de tabla dinámica" se puede elegir entre varias
combinaciones de colores para la tabla.
 Página 19

Gestión de datos en las tablas dinámicas:

Agrupar y desagrupar datos
En una tabla dinámica se pueden agrupar datos, para ver juntos sus totales. Por
ejemplos, en la siguiente tabla dinámica, para agrupar las últimas 3 filas, primera
se debe seleccionarlas y luego hacer clic en el botón "Crear grupo de selección"
que figura en la solapa "Analizar" de la barra de "Herramientas de tablas
dinámicas":

Dentro del "Grupo 1" figuran los datos de las 3 filas agrupadas y a su vez se creó
un grupo para la primera fila. Cada grupo puede minimizarse haciendo clic en el
signo - que figura junto al nombre, lo cual oculta las filas que lo componen. Por
ejemplo, si se minimiza el grupo 1, se obtiene:
 Página 20

Para desagrupar un grupo, se debe colocar el cursor sobre el nombre del mismo
y hacer clic en el botón "Desagrupar", en la misma solapa de antes.
Cambiar y actualizar datos
Después de crear una tabla dinámica, se puede cambiar el rango de los datos
de origen. Por ejemplo, se puede expandir el origen de datos para incluir más
filas de datos. Sin embargo, si los datos de origen son muy diferentes (por
ejemplo, si tienen más o menos columnas), quizás convenga crear una nueva
tabla dinámica. Para cambiar el rango de datos de la tabla, se deben seguir los
siguientes pasos:
1. Hacer clic en el informe de tabla dinámica. En la barra de "Herramientas de
tabla dinámica", en la pestaña "Opciones", hacer clic en "Cambiar origen de
datos" y, a continuación, hacer clic en "Cambiar origen de datos". Se abrirá
la ventana "Cambiar origen de datos de tabla dinámica".
2. Para cambiar el origen de datos de una tabla dinámica a una tabla de Excel
diferente o un rango de celdas, hacer clic en "Seleccione una tabla o rango"
y, a continuación, escribir el rango en el cuadro de texto de "Tabla o rango"
o hacer clic en el botón con la flecha roja y seleccionar la tabla. Al finalizar,
hacer clic en "Aceptar".
Actualizar manualmente una tabla dinámica.
Si los valores de la tabla de origen se han modificado (pero no su rango), se
puede actualizar la tabla dinámica para que recoja los nuevos valores. Para ello,
se deben seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en la tabla dinámica. En la barra de "Herramientas de tabla
dinámica", en la pestaña "Analizar", en el grupo "Datos", hacer clic en
"Actualizar", o presionar Alt+F5
Para actualizar todas las tablas dinámicas del libro a la vez se puede hacer clic
en la flecha del botón "Actualizar" y seleccionar la opción "Actualizar todo".
 Página 21

9) Gráficos Dinámicos.
Un gráfico dinámico es una herramienta de visualización de datos que, a
diferencia de los gráficos comunes, permite seleccionar y modificar los datos a
visualizar fácilmente, de manera similar a como opera una tabla dinámica. Se
pueden crear gráficos dinámicos a partir de tablas dinámicas, en cuyo caso se
mostrarán los mismos datos en ambos. Por ejemplo, al agregar una columna a
la tabla dinámica, la misma se agregará al gráfico dinámico, o al filtrar un tipo de
datos en la tabla dinámica, la misma operación se visualizará en el gráfico
dinámico.

Pero también se pueden crear gráficos dinámicos directamente a partir de tablas

comunes. Al crearse el gráfico dinámico, se podrán elegir, modificar y filtrar los
datos a visualizar, sin alterar la tabla de origen, tal como sucede cuando se
trabaja con una tabla dinámica.
¿Cómo creamos un gráfico dinámico?
Crear un gráfico dinámico resulta bastante sencillo, solo debemos situar la celda
activa sobre la tabla dinámica y en la pestaña Analizar nos dirigimos al grupo
Herramientas donde debemos dar clic sobre el comando Gráfico Dinámico.
Posterior a ello, aparecerá el cuadro de diálogo Insertar Gráfico, donde
debemos elegir el tipo de gráfico más apropiado para representar los datos, en
este ejemplo vamos a hacer comparaciones entre categorías, y en consecuencia
elegimos el grupo Columna y el tipo de gráfico Columna Agrupada, para
finalizar presionamos el botón Aceptar. En la siguiente imagen se puede ver el
cuadro de diálogo y las diferentes opciones que hemos seleccionado. Una vez
que insertamos nuestro gráfico dinámico al lado de la tabla dinámica que es el
origen de los datos, tendremos una apariencia similar a la que se muestra en la
siguiente imagen:
 Página 22

Características de los gráficos dinámicos:

 La regla de oro en gráficos dinámicos es que cualquier cambio en la tabla
dinámica se refleja en el gráfico dinámico y viceversa.
 Los filtros en el gráfico funcionan igual que los de una tabla dinámica, por
lo tanto, si utilizamos estos botones para configurar el gráfico también
estaremos configurando a la vez la tabla dinámica.
 Los gráficos dinámicos ignoran los Subtotales y Totales Generales de una
tabla dinámica, es decir, no los muestran en el gráfico.
 Los beneficios entre Segmentación de datos y tablas dinámicas, también
aplican para gráficos dinámicos.
 El eje Y del gráfico, corresponde al área de Columnas de una Tabla
Dinámica.
 El eje X del gráfico corresponde al área de Filas de una Tabla Dinámica.
Personalizar el diseño:
También se puede modificar los colores del gráfico o elegir estilos de gráficos
prediseñados, tal como con los gráficos comunes. Ambas opciones se
encuentran en la solapa "Diseño" dentro de la barra de "Herramientas del
gráfico dinámico". Cada estilo combina distintos colores o texturas de las
porciones del gráfico, del fondo, posición de la leyenda, líneas de guía, etc.
También se puede definir manualmente el color del gráfico, haciendo click con el
botón derecho sobre cualquier porción del mismo. Se abrirá un menú contextual
con un botón de pintura, para seleccionar el color que se quiere aplicar a todas
las porciones del gráfico. Esta función es útil para distinguir distintas categorías
que se comparan en un mismo gráfico. Por ejemplo:
 Página 23

Tipos de gráficos dinámicos:

Ahora bien, la clave para sacar el máximo partido a esta funcionalidad pasa por
conocer los diferentes tipos de gráficos de Excel y para qué sirve cada uno de
ellos.

1) Gráficos de columnas
Este tipo de gráfico en Excel es uno de los más conocidos. Se trata de un
conjunto de columnas que representan diferentes categorías del eje
horizontal, y cuya altura ―el eje vertical― varía en función de una serie de
datos. Por ejemplo, imagina que quieres ver la evolución de ingresos que ha
tenido tu empresa en la última década. En el eje horizontal, incluirás los
diferentes años, mientras que, en el vertical, asignarás el volumen de ingresos
de cada anualidad.

2) Gráficos de barras
Los gráficos de barras son muy similares a los de columnas y puedes
emplearlos con la misma finalidad. La única diferencia es que las categorías
aparecerán en el eje vertical y los valores se mostrarán en el horizontal a modo
de filas. Por tanto, la lectura se hace de arriba a abajo, en lugar de izquierda a
derecha. Del mismo modo, también puedes emplear los subtipos de barras
agrupadas y apiladas, como en el caso anterior.
Ahora bien, este formato es recomendable cuando las cifras no son muy
altas o no vas a incluir los parámetros del eje horizontal, porque si no, se
verán las horquillas muy juntas y costará leerlo correctamente, como sucede en
el siguiente ejemplo de ventas.
 Página 24

3. Gráficos de líneas
Dentro de los tipos de gráficos en Excel, esta categoría es la más idónea para
mostrar tendencias y evoluciones en los datos a intervalos idénticos. Para
ello, el software toma los valores como puntos de referencia que une a través de
una línea recta.
Así, un pequeño gimnasio puede visualizar de un solo vistazo la evolución en el
número de usuarios por meses y comprobar a simple vista cómo se comportan
los clientes en función de la época del año. Incluso, puedes incorporar otras
líneas para crear comparativas. Por ejemplo, además del total de usuarios,
quizás, el dueño del gimnasio quiera conocer la tendencia por género.
 Página 25

4. Gráficos circulares o de torta

Su representación es similar a una torta y, en este sentido, son perfectos
para evidenciar el reparto porcentual de un todo. De ahí que sean muy
prácticos en diferentes ámbitos profesionales: desde cómo se distribuye el gasto
total para el área financiera hasta qué productos son los que más compran los
clientes. Eso sí, no son aptos para valores por debajo de cero y es importante
que no incluyas demasiados bloques dentro del círculo o las porciones quedarán
muy difusas.

5. Gráficos de anillos
¿Tienes más de una serie de datos porcentuales que deseas comparar? Para
tales circunstancias, los mejores tipos de gráficos en Excel son los de anillos.
Funcionan como los circulares, es decir, te permiten ver la relación de las
partes con un todo, pero con la particularidad de que puedes diseñar varios
niveles de anillos. Siguiendo con el ejemplo anterior, puedes plasmar, en dos
anillos, la valoración del servicio de los últimos años.
 Página 26

6. Gráficos de área
Un poco más complejos son los gráficos de área. Se suelen usar para trazar el
cambio que se ha producido en varios conceptos con el tiempo y para
llamar la atención sobre una tendencia en el valor total. Al mostrar la suma
de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las
partes con un todo. Este tipo de gráfico en Excel es habitual en los informes de
monitorización de redes sociales, por ejemplo, para evidenciar el peso de las
distintas plataformas

7. Gráficos de dispersión
Esta modalidad te resultará muy práctica si tienes que comparar un conjunto
de datos con dos características diferentes, que van en el eje X e Y. El
resultado es una cuadrícula donde puedes ver en qué punto se encuentra cada
elemento. Podría ser el caso de que quieras relacionar el volumen de producción
de una fábrica con el número de horas de mantenimiento, el precio de un
producto con su margen bruto o, como en este ejemplo, el volumen de
incidencias en la producción con el número de bajas de los empleados.
 Página 27

8. Gráficos de burbujas
Suponen una vuelta de tuerca de los gráficos de dispersión. ¿Por qué? Porque
además de la comparativa de esos dos factores diferentes, también puedes
crear una tercera variable con cada valor. Como consecuencia, en lugar de
puntos de igual tamaño, obtendrás una gráfica con burbujas cuya dimensión
variará según la cifra asignada. Por ejemplo, imagina que quieres ver el consumo
eléctrico de tus diferentes centros de producción y tener en cuenta, también, el
número de empleados y la superficie de la fábrica para detectar desajustes
operativos.

9. Gráficos de cotizaciones
Como su nombre indica, este formato está diseñado para reflejar
fluctuaciones en los precios de las acciones dentro del mercado
bursátil, indicando tres o más variables, como pueden ser el precio de apertura,
de cierre, el máximo y el mínimo. Sin embargo, no es el único uso que puedes
atribuirle, ya que también son útiles para mostrar esos vaivenes en cualquier
otro ámbito, como precipitaciones diarias o temperaturas anuales. Por ejemplo,
puedes utilizarlo para plasmar la actividad de la página web, señalando la media
o el número máximo y mínimo de usuarios conectados a la vez cada jornada.
 Página 28

10. Gráficos de superficie

Se trata de un mapa con volumen, donde los colores y las tramas van a indicar
las áreas que están en el mismo rango de valores. Son propios del ámbito
topográfico, aunque pueden ser extrapolados a cualquier otro aspecto
empresarial que requiera de una combinación de varios conjuntos de datos con
valores dispares. Eso sí, son de los tipos de gráficos en Excel más complejos,
así que asegúrate que son comprensibles. En este caso, por ejemplo, puedes
ver cuántas ventas ha tenido cada producto (representados por números) en los
últimos dos años.

11. Gráficos radiales

También llamados de telaraña, este modelo de gráficos está ideados
para mostrar el valor de determinados elementos en relación con un punto
central. Así, se genera una figura poligonal con tantos vértices como elementos
hayas introducido. Por ejemplo, puede servir para crear comparativas entre los
diferentes candidatos a un puesto de trabajo de Recursos Humanos.
 Página 29

12. Gráficos de jerarquía

En este caso, el objetivo de la representación visual consiste en plasmar la
jerarquía entre determinados factores. También se conoce como gráfico de
rectángulos, debido a que se utiliza esta forma, en diferentes tamaños según la
importancia, para mostrar esa relación. Imagina que gestionas un restaurante y
quieres visualizar de forma rápida cuáles son los menús más solicitados por los
clientes, podrías representarlo así.

13. Gráficos de proyección solar

Puede que tu estructura jerárquica no se limite a un solo nivel, sino que dentro
de cada grupo existan también subgrupos. Para estos supuestos, tienes a tu
disposición este gráfico de anillos que van creciendo conforme más niveles de
jerarquía existen. Ten en cuenta que cada casilla, además, tendrá un tamaño en
función del valor que tenga en la tabla. Con este formato, puedes indicar, por
ejemplo, el número de ventas que tiene cada local de una pequeña cadena de
restaurantes con presencia internacional.
 Página 30

14. Gráficos de cascada

Este tipo de gráfico en Excel sirve para mostrar el total acumulado de
determinados datos al sumar o restar valores a partir de una cifra
inicial. Con este, puedes comprender cómo va modificándose un punto de
partida a partir de determinados factores, como puede ser en las finanzas de la
compañía.

15. Gráficos de embudo

Este formato tiene como propósito representar los valores que se van
originando a través de varias fases de un proceso. Por ello, son muy
prácticos en el ámbito de marketing para indicar de forma visual los datos del
embudo de ventas, por ejemplo.
 Página 31

10) Atajos en Excel:

Teclas de función:
Las teclas de función, que van del F1 al F12. Cada una tiene una aplicación
específica, por lo que conviene conocer, para agilizar algunos procesos como el
de repetir acciones, revisar la ortografía o ir a un punto concreto de la hoja de
datos en la que estés trabajando.

Las teclas “control“ y función (F1 a F12):

Ésta combinación es muy práctica para realizar acciones con los libros de Excel.
 Página 32

La tecla control:
Los atajos más prácticos, son utilizando la tecla “Control” en combinación con
letras y números para realizar la acción deseada. Ejemplos clásicos son: copiar,
pegar, cortar, cuadros de diálogo o formatos para el texto.

Nota: las letras “F”, “H”, “M”, “O” y “W” no realizan ninguna acción combinado
con la tecla “Control”