ARCHIVOS PÚBLICOS; PROCESOS ADMINISTRATIVOS,
GESTIÓN DOCUMENTAL Y NORMATIVA PROVINCIAL
MÓDULO 1
Definición de archivo (distintas concepciones).
Sir Hilary Jenkinson (1947) los archivos “son documentos acumulados por un proceso natural
en el curso de la tramitación de los asuntos de cualquier tipo, público o privado, en cualquier
fecha, y conservados después para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables
de los asuntos en cuestión o por sus sucesores”
Schellenberg (1956): “Son aquellos documentos de cualquiera institución pública o privada que
hayan sido considerados ameritar para su preservación permanente con fines de investigación
o para referencia y que han sido depositados o escogidos para guardarse en una institución
archivística”
Elio Lodolini son “el conjunto de documentos que se forman en el ámbito de una persona física
o jurídica (o un conjunto de oficinas o de órganos de esta última) -o aun, añadamos, de una
asociación de hecho- en el curso del desarrollo de su actividad y, por tanto, ligados por un
vínculo necesario; los cuales, una vez perdido el interés para el desarrollo de la actividad
misma, han sido seleccionados para la conservación permanente como bienes culturales”
Antonia Heredia ¨archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para
servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los
ciudadanos o para servir de fuentes de historia”
Definición de Documentos y características
diferenciadoras
Concepto de Documentos
La voz documento, puesto que ya hemos visto su correlato inglés de record, tiene su etimología
en el latín documentum, derivado del verbo docere: enseñar, instruir. Según el Diccionario de
Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos se entiende por documento: “la
combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como
prueba o para consulta”. Los elementos que lo caracterizan son:
El soporte que le confiere corporeidad física, y puede ser desde una tablilla de barro hasta
un disco óptico.
La información, es decir, la noticia que transmite.
El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte, ya sea mediante tinta, impulsos
electromagnéticos u otro cualquiera.
Caracteres
Fue el mismo Schellenberg quien sistematizó los caracteres de los documentos, tanto los
relativos a su estructura física (caracteres externos) como a su contenido sustantivo (caracteres
internos).
CARACTERES EXTERNOS
Clase Tipo Formato Cantidad Forma
CARACTERES INTERNOS
Entidad productora, Orígenes funcionales, Fecha y lugar de producción y Contenido
sustantivo
CARACTERES EXTERNOS:
La clase: está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información, así
tenemos documentos: Textuales, Iconográficos Sonoros, Audiovisuales, Electrónicos o
informáticos.
El tipo: es una característica que va más allá de lo meramente físico o externo, por cuanto
revela tanto el contenido como su estructuración en el documento, y deriva de la acción
representada.
El formato: está en función de la forma de reunirse los documentos y del soporte, así, por
ejemplo, en el caso del papel hablamos de legajos, volúmenes... DIN A3, A4, etc., si se trata de
un diskette podrá ser de 5 1/4 o de 3 1/2 pulgadas, etc.
La cantidad: se refiere al número de unidades (volúmenes, legajos, documentos...) y al
espacio que ocupan los documentos (metros lineales).
La forma: más conocida con el término diplomático de tradición documental, consiste en la
ingenuidad, es decir, la condición de original o copia y sus distintas variantes: copia simple,
certificada.
CARACTERES INTERNOS:
La entidad productora: es decir, el autor del documento, que puede ser una persona física o
moral, pública o privada.
Los orígenes funcionales: las razones por las que se ha producido un documento, tomando
en consideración, y por este orden, la función, la actividad y el trámite por los que ha sido
realizado.
La fecha y el lugar de producción: también denominado datación crónica y tópica del
documento, que lo sitúa en el tiempo y en el espacio.
El contenido sustantivo: el asunto o tema de que trata un documento, o sea, los fines u
objetivos perseguidos con su redacción.
Clasificación de archivos en la administración pública
de Santa Fe
Según la Ley 10870 (SIPAR) los archivos de la Administración Pública provincial se clasificarán
dentro de las siguientes categorías
a) Archivo General de la Provincia: Integrado por el Departamento Archivo Histórico y
Departamento Archivo Intermedio.
b) Archivos Centrales de Ministerios: Secretaría de Estado, organismos descentralizados
y autárquicos, empresas y sociedades del Estado, cualesquiera fuera su naturaleza
jurídica, serán únicos en cada organismo;
c) Archivos Sectoriales: Cuando existan organismos que requieran archivare
independiente del Archivo Central de su área;
d) Archivos de Mesas de Entradas y Salidas: Mesa de Recepción y similares a nivel de
repartición o entidad; y
e) Archivos Especiales: Aquellos que sean eximidos de remitir sus fondos al Archivo
General de la provincia, por causa debidamente fundamentada.
Ciclo vital de los documentos
(tramite, vigencia o historia)
RELACIONAR EL CICLO VITAL CON LOS ARCHIVOS
Manuel Vázquez habla también de las tres fases, pero hace una acotación; la fase
prearchivística, la divide en dos momentos de gestación, y de trámite. En la fase ad-ministrativa
habla de un momento de vigencia. Y la fase histórica la deja en esa si-tuación porque luego de
la finalización de la vigencia comienza la etapa para el in-vestigador.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Concepto de Manuel Vazquez.
1.- Fase Pre-archivística. Momento de Gestación ARCHIVOS DE OFICINA
Momento de Trámite
2.- Fase Administrativa: Momento de Vigencia ARCHIVO JURISDICCIONAL
Momento de Plazo Precaucional
3.- Fase Histórica. ARCHIVO HISTORICO
A fin de compulsar las distintas opiniones sobre las distintas etapas del Ciclo Vital del
documento, realizamos la conclusión de la siguiente forma:
Etapa Activa; incluyendo los momentos de Gestación y de trámite.
Etapa inactiva; incluyendo los momentos de Vigencia y Plazo Precaucional.
Etapa Intermedia; considerando como el momento simbiótico, que es cuando se realizan
los trámites para determinar la utilidad del documento para la posteridad, concluyendo esta
etapa con la Selección documental.
Etapa de investigación; Considerada en el momento de la investigación científico-histórica.
Etapa Informática; que consideramos cuando el documento es procesado en su
información, culminando en el momento de difusión, cubriendo la ne-cesidad de editar los
fondos documentales, para un rápido acceso a la INFORMACIÓN.
Dado el desarrollo de las comunicaciones, se hace necesario incorporar el momento
telemático que nos permite enviar la información o el facsímil del DOCUMENTO al lugar
requerido.
Formación de los fondos documentales
(definición de fondo)
Fue el historiador francés Natalis de Wailly, quien en 1841 daba a la luz la noción de “fondo de
archivo”, entendiéndolo por “reunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los
documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un
individuo, y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado... Los documentos que
apenas se relacionan con un establecimiento, un cuerpo o una familia, no deben mezclarse con
el fondo de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia...”
Fondo Documental Conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en la institución
en cumplimiento de sus funciones.
Ejemplo: Archivo Jurisdiccional del Ministerio de Cultura, Archivo de la Empresa Provincial de la
Energía.
Sub Fondo Documental División primera del fondo, establecida en virtud de las líneas de
acción de la entidad, que se identifica con los órganos y con las funciones productoras de los
documentos. Por ejemplo: Consejo Directivo, Dirección General, Proceso Financiero Contable,
Proceso de Gestión de Recurso Humano, etc.)
Series serie es el “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una
misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento”
Tipo documental Carácter o atributo de un documento que es producido por un organismo en
el desarrollo de una actividad concreta, regulada por una norma preestablecida y cuyo formato,
contenido informativo y soporte son homogéneos.
Cuadro de normativa básica de la legislación vigente
Leyes 5516-61, 8399-79 y 10870-92
Decreto 2232-82