PROCESO CONTABLE
COMERCIANTE.-
Se considera persona física a todo individuo de la especie humana. Desde el punto de vista del
comerciante, la ley se refiere a “individuos” generalizando tanto al comerciante individual
como a la sociedad comercial. Comerciante individual será una persona física, la sociedad
comercial será persona jurídica.
Según el Artículo 1 del Código de Comercio “La ley reputa comerciantes a todos los individuos
que, teniendo la capacidad legal para contratar, se han inscripto en la matricula de
comerciante y ejercen de cuenta propia actos de comercio haciendo de ello su profesión
habitual”
Son requisitos importantes para ser comerciante:
a. La capacidad legal para contratar: Tener 18 años de edad cumplidos y estar aptos para
asumir derechos y obligaciones, y tener la libertad de administrar sus bienes. Según el
artículo 27 del CCO, no podrán ejercer el comercio: las corporaciones eclesiásticas, los
clérigos de cualquier orden, mientras vistan el traje clerical, los magistrados civiles y
jueces en el territorio donde ejercen su autoridad, y jurisdicción con título
permanente.
Según el artículo 29 del CCO, están prohibidos por incapacidad legal: los que hallan en
estado de interdicción.
b. Ejercer por cuenta propia actos de comercio: La actividad comercial debe ser
desarrollada por él para su propio beneficio y no para terceros.
c. Hacer de ello su profesión habitual: Se refiere al propietario del comercio quien
cumple con la normativa vigente y legal.
d. Cumplir con los siguientes requisitos:
Inscripción en el Registro Público de Comercio
Obligación de mantener un orden uniforme de la Contabilidad (Idioma español
y libros necesarios).
Conservación de la correspondencia y los libros obligatorios.
Inscribirse en la Matricula de Comerciante
Cumplir con las obligaciones fiscales y compromisos laborales
Deben cumplir con lo relacionado directamente con s actividad comercial:
Bancos, Acreedores, etc.
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Concepto y objetivos de la Contabilidad.
Funciones Recordemos algunos conceptos mencionados en el tomo correspondiente a “La
Administración”
El proceso administrativo implica tomar decisiones, actuar y controlar.
El proceso decisorio, que significa seleccionar una alternativa entre varias, requiere
para efectivizarse, una adecuada información.
La administración económica utiliza una herramienta que es la Contabilidad.
Si aunamos estos conceptos encontramos, el objetivo de la Contabilidad ya que, como
instrumento de la administración económica, es proporcionar los datos para la toma de
decisiones. Esto es decir que un objetivo fundamental de la Contabilidad es la información, ya
que la información es un aspecto clave de la decisión.
De lo anterior podemos esbozar una primera definición:
La contabilidad es un elemento del sistema de informaciones de una empresa que
proporciona datos sobre su patrimonio su composición y evolución del mismo en el tiempo
para facilitar las decisiones de los administradores de la empresa y los terceros que
interactúan con ella.
Los administradores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen
sus negocios ya que suministra información razonada, con base en registros técnicos, de las
operaciones realizadas.
Para el suministro de esa información, la contabilidad debe realizar:
Registros con base en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a las distintas
operaciones que se pueden realizar en una organización.
Clasificación de las operaciones registradas para poder obtener los objetivos
propuestos.
Interpretación de los resultados con el fin de brindar esa información detallada y
razonada.
El concepto presentado es muy diferente al tradicional de asimilar la Contabilidad a la simple
“Teneduría de Libros”.
La Teneduría de Libros es un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información
de cada una de las operaciones efectuadas por la organización.
Lo manifestado anteriormente nos permite encontrar las diferencias entre Contabilidad y
Teneduría de Libros, observando de qué se encarga cada una:
La Contabilidad:
1. Analizar y valorar los resultados económicos.
2. Agrupar y comparar resultados.
3. Planificar y sintetizar los procedimientos a seguir.
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Controlar el cumplimiento de lo programado.
La Teneduría de Libros:
1. Recoger, registrar y clasificar las operaciones de la organización.
2. Contar en forma escrita los hechos económicos.
3. Ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos.
En definitiva podemos decir que la Teneduría de Libros se refiere a lo que podemos llamar
aspectos automáticos o mecánicos del procesamiento contable, que entendemos como la
transformación de datos en información, mientras la Contabilidad trata otras cuestiones
mucho más complejas como son determinar el contenido y forma de los estados contables a
presentar e interpretarlos y la fijación de criterios para medir los resultados periódicos.
Finalmente es indudable que el concepto de contabilidad como técnica de información ha
logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla sólo un registro de
hechos históricos.
En la actualidad es una herramienta intrínsecamente informativa, que es utilizada para facilitar
el proceso administrativo y la toma de decisiones internas, es decir dentro de la misma
organización lo que implica variación en el desarrollo habitual del negocio o empresa, y
externas ya que genera una conducta sobre el entorno de la empresa vinculada con
proveedores, bancos y accionistas, etc...
Concluimos: La contabilidad tiene por objeto:
1) Obtener en cualquier momento información ordenada y sistemática sobre el
movimiento económico y financiero del negocio.
2) Establecer en términos monetarios, la información histórica o predictiva, la cuantía de
los bienes, deudas y el patrimonio que dispone la empresa.
3) Registrar en forma clara y precisa, todas las operaciones de ingresos y egresos.
4) Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara de la situación financiera del
negocio. Prever con anticipación las probabilidades futuras del negocio.
5) Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo económico.
6) Servir como comprobante fidedigno, ante terceras personas de todos aquellos actos
de carácter jurídico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria conforme a
Ley.
7) Proporcionar oportunamente información en términos de unidades monetarias,
referidas a la situación de las cuentas que hayan tenido movimiento hasta la fecha de
emisión.
8) Suministrar información requerida para las operaciones de planeación, evaluación y
control, salvaguardar los activos de la institución y comunicarse con las partes
interesadas y ajenas a la empresa.
9) Participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales, y ayudar a
coordinar los efectos en toda la organización.
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El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información relacionada con una
entidad económica, así la contabilidad se refiere a la medición, al registro y a la presentación
de este tipo de información a varios tipos de usuarios.
Funciones de la Contabilidad.-
En base a los objetivos detallados agrupamos las funciones de la Contabilidad en cuatro:
1) Registración
2) Información
3) Control
4) Previsión
Todas ellas, en su conjunto e interactuando entre sí, formando un todo, constituyen la
Contabilidad.
1) Registración
Constituye la Teneduría de Libros y es la base de la Contabilidad, al punto que podemos
afirmar que sin registración no hay Contabilidad. Esto ha hecho que, como manifestamos
anteriormente, se confundieran ambos términos. Pero la Contabilidad abarca no sólo la
registración sino muchos otros aspectos que iremos analizando, se sirve de la registración,
pero va más allá de ella. La relación entre ellas es, entonces, de continente a contenido. La
teneduría de libros es un instrumento del cual se vale la Contabilidad como disciplina para
poder llevar a la práctica sus fines de información, control y previsión. La Contabilidad registra
los hechos con contenido económico, término que definiremos cuando entremos
definitivamente en la Teoría de la Registración Contable.
Se registra en los Libros Obligatorios (tema que veremos más adelante). Se debe hacer de
forma que cualquiera que tenga el derecho a leerlos pueda entenderlos. Por ello la
Contabilidad crea sistemas de registración. Utilizaremos el sistema de registración universal
que se denomina de Partida Doble.
2) Información
Función no menos importante que la anterior, al punto que, sobre la base de ella,
establecimos el objetivo fundamental de la Contabilidad. Es fundamental el papel que cumple
la información contable a los efectos de la toma de decisiones, ya sea para quienes actúan
dentro del ámbito de la empresa o para terceros que interactúan con ella. Esta información se
resume en dos Estados: el Estado de Situación y el Estado de Resultados. En el Estado de
Situación se detalla todo lo que la empresa posee, lo que hemos definido como el patrimonio
de la empresa.
En el Estado de Resultados se detallan las pérdidas y ganancias obtenidas por la empresa en el
período sobre el cual se informa.
3) Control
Esta función, tan importante como las anteriores, consideramos que hace imprescindible, hoy
día la Contabilidad. En la medida que las empresas crecen, se hacen cada vez más complejas y
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los administradores, ante la imposibilidad de abarcar toda la actividad de la empresa, delegan
funciones por lo cual deben apelar a sistemas contables que le permitan un control integral.
Control que consideramos en dos aspectos: material y de gestión. El control material abarca el
control físico, es decir la verificación de las cantidades de los elementos materiales de la
empresa. Lo expresamos en una frase. “verificar si lo que hay es lo que debería haber”.
Pensemos en el control del dinero (arqueo de caja), no es simplemente contar el dinero que el
cajero manifiesta que hay, sino que debemos comprobar que es lo que corresponde a nuestros
registros contables.
4) Previsión
Ver antes, anticiparse a los acontecimientos. En base a la registración de hechos pasados es
posible hacer una proyección hacia el futuro a los efectos de determinar posibles situaciones
negativas para la empresa y así poder tomar medidas que las eviten. Las empresas no quiebran
de un día para otro, sino que esta situación se debe a un proceso en el tiempo. El
administrador debe prever con anticipación este aspecto adverso a los efectos de tomar
medidas que lo eviten, así como cualquier otra situación negativa. En nuestro medio es muy
difícil realizar previsiones a muy largo plazo dada la sensibilidad de las empresas ante
acontecimientos fundamentalmente externos, pero en el corto plazo la previsión es
imprescindible para la buena gestión administrativa. Veamos un ejemplo: en los primeros días
del mes, el administrador debe pagar los sueldos del personal. En base al registro de los
sueldos abonados el mes anterior, el administrador debe saber con bastante anticipación cuál
es la suma que debe destinar a esos efectos para poder contar con ella o tener los medios para
obtenerla en el momento preciso.
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Etapas del proceso contable
El Proceso Contable es la transformación de datos sobre el patrimonio de una empresa y sus
variaciones en información a ser utilizada para tomar decisiones en la empresa y fuera de ella.
Esa información debe ser registrada y resumida culminando con la obtención de los Informes
Contables.
Existen tres etapas en el Proceso Contable:
1. Captación de Datos
2. Procesamiento de los Datos
3. Elaboración de informes
Captación de Preparación de
Procesamiento la Información
datos de Datos
• Clasificación •Estados Financieros (Uso
• Registro Externo):
• Históricos Estado de Situación Pat
• Almacenarlos Estado de Resultados
•Informes Contables de Uso
• Financieros • Análisis Interno:
Disponibilidad de Caja
Discponibilidad de Banco
Fichas de stock
Detalle de Deudores
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1. Captación de Datos
Resulta obvio que para poder transformar los datos sobre el patrimonio de una
empresa y sus variaciones en información es necesario obtenerlos, es decir los datos
deben ser captados. Esa captación de datos no se genera por si sola, es evidente que
para que el sistema tome conocimiento de los hechos que generan variaciones
patrimoniales tienen que existir elementos que pongan en evidencia las mismas,
siendo esos elementos los comprobantes que se constituyen, entonces, en las fuentes
de los datos.
Estos serán:
Los provenientes de la interactuación con terceros que se manifiestan en transacciones.
• Compras y ventas.
• Pagos y cobranzas.
• Recepción o devolución de mercaderías adquiridas.
• Recepción o devolución de mercaderías en consignación.
II Hechos o acontecimientos internos de la empresa:
• Consumo de activos (materias primas, útiles de escritorio, etc.)
• Producción de bienes y servicios.
• Depreciaciones.
• Seguros.
• Distribución de dividendos
• Circulación de la mercadería entre depósitos.
III Hechos o acontecimientos externos a la empresa
• Inflación o deflación.
• Modificación de los tipos de cambio.
• Cambios en las tasas de interés o precio de los bienes.
• Establecimiento de un nuevo impuesto gravando el patrimonio de la empresa.
Los elementos que ponen en evidencia las variaciones patrimoniales que hemos señalado
y que, en consecuencia son la fuente de los datos son los comprobantes (tema que
veremos más adelante).
2. Procesamiento de los datos
Luego de recogidos los datos sobre la base de los comprobantes deben ser, como ya
mencionamos, transformados en información a ser utilizada para tomar decisiones
dentro y fuera de la empresa. Esa información debe ser registrada y resumida
culminando con la obtención de los Informes Contables. En eso consiste el
procesamiento de datos en el que se debe considerar:
• La adopción de algún criterio de sistematización de datos. Los datos deben ser
clasificados en grupos que guarden cierta homogeneidad. Así se clasificarán en
compras, ventas, pagos, cobranzas, etc.
• El registro de datos a distintos niveles de análisis. Esto significa que, una vez
realizada la clasificación, los datos se pueden anotar en distintos niveles según el grado
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de análisis que se desee A vía de ejemplo: los datos se han clasificado en ventas y
tenemos una a determinado cliente. Esta se puede registrar a nivel de todos los
importes a cobrar:
• En la misma fecha.
• Al mismo cliente.
• A todos los clientes.
• En dos de los tres o en los tres registros mencionados. Como se puede apreciar se
obtendrá un mayor o menor grado de análisis según el nivel en que se realice la
registración.
• Las necesidades de quienes deben tomar las decisiones. Las agrupaciones de datos
deben orientarse en función de las necesidades de quienes deben tomar las decisiones
lo que deberá ser considerado en la etapa previa de registro. En el ejemplo del ítem
anterior se registrará en los distintos niveles según se necesite el total de importes a
cobrar al cliente en un día determinado, el total adeudado en un momento dado por el
cliente o el total adeudado en un momento dado por todos los clientes.
3. La información contable
Elaboración de informes Una vez que los datos se han transformado en una
información útil para la toma de decisiones, ésta debe ser comunicada a los
interesados para lo cual deben elaborarse los informes que deberán considerar:
a) La necesidad de información de cada interesado o usuario. Esto implica definir
previamente qué es lo que necesariamente debe informarse y qué puede omitirse, por
lo cual es necesario conocer la necesidad de cada interesado para suministrarle todo lo
imprescindible así como evitarle pérdidas de tiempo que no le interesan o no son de
utilidad. En un informe para un gerente general resultará imprescindible la
información de las pérdidas o ganancias obtenidas en un determinado período y no le
interesará el gasto en determinados útiles de escritorio.
b) El establecer una cierta forma o estructura del mismo. Es necesario determinar una
cierta forma o estructura para el informe de forma de presentar del modo más
conveniente los datos agrupados ordenadamente.
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Bibliografía.-
- Julio Amaro, Tomo III – La información contable
- Andrés Rosendorff – Contabilidad General
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