Elementos que componen la organización (entrada-proceso-salida):
Entrada:
Clientes: Personas o empresas que necesitan mantenimiento para sus PCs.
Solicitudes de servicio: Los usuarios solicitan el servicio a través de la plataforma.
Recursos Humanos: El equipo de trabajo compuesto por 10 personas, entre ellos los 7
técnicos en informática, el encargado de recursos humanos y el encargado de finanzas.
Tecnología y equipos: Herramientas necesarias para realizar el mantenimiento de los PCs
(software, hardware, plataformas de gestión, etc.).
Información: La plataforma amigable donde los clientes pueden agendar el servicio y
recibir detalles del mismo.
Proceso:
Recepción de solicitud: El cliente agendar el servicio en la plataforma.
Planificación y programación: Se coordina el día, hora y lugar para la mantención del
equipo.
Despliegue del equipo técnico: Un técnico se dirige al domicilio del cliente para realizar el
servicio de mantenimiento, que incluye la actualización de software.
Ejecución del mantenimiento: El técnico realiza la mantención del PC en un tiempo
estimado de 1 hora y 30 minutos.
Comunicación con el cliente: Durante el proceso, se mantiene al cliente informado sobre
el estado del servicio y se asegura la transparencia en los precios.
Salida:
Mantenimiento realizado: El PC actualizado y funcionando correctamente.
Satisfacción del cliente: El cliente obtiene el servicio de manera rápida, eficiente y con
información transparente.
Facturación: El cliente paga por el servicio, con precios claros y detallados.
Visión para la empresa:
"Ser la empresa líder en soluciones de mantenimiento de PC a domicilio, brindando un
servicio ágil, transparente y personalizado, mejorando la productividad de nuestros
clientes con tecnología actualizada y procesos simplificados que optimicen su tiempo."
Tipo de estructura organizacional recomendada:
Dado el tamaño de la empresa y el enfoque del servicio (tecnología a domicilio), la
estructura organizacional funcional sería la más adecuada para esta empresa. En esta
estructura, las responsabilidades y funciones se dividen de acuerdo con las especialidades
de cada área dentro de la organización.
Propuesta de estructura organizacional:
Gerencia General (Manuel Parra): Responsable de la toma de decisiones estratégicas,
coordinación general y supervisión del desempeño de la empresa.
Departamento Técnico (7 Técnicos en Informática):
Responsabilidad: Encargados de la ejecución del servicio de mantenimiento de los PCs.
Subdivisión (opcional): Podría dividirse por áreas de especialización, como actualizaciones
de software, soporte remoto, hardware, etc., dependiendo de la demanda.
Departamento de Recursos Humanos (1 persona): Responsable de la gestión del talento
humano, contratación, capacitación y bienestar de los empleados.
Departamento de Finanzas (1 persona): Encargado de la gestión financiera de la empresa,
presupuestos, facturación, ingresos y egresos.
Departamento de Atención al Cliente / Soporte (Nuevo rol): Dado que la empresa es
pequeña y se enfoca en la satisfacción del cliente, se podría incorporar un puesto dedicado
al servicio al cliente. Este rol podría encargarse de la gestión de solicitudes, seguimiento de
la calidad del servicio y resolver dudas de los usuarios.
Justificación: La estructura funcional permite una especialización clara de cada uno de los
procesos dentro de la empresa, facilitando la eficiencia en la operación. Con un equipo
pequeño de 10 personas, cada miembro puede asumir roles específicos dentro de su área,
sin sobrecargar las funciones. La inclusión de un departamento dedicado a atención al
cliente y soporte, aunque no mencionado explícitamente en el caso, sería importante para
mejorar la relación con los clientes y resolver cualquier incidencia durante o después del
servicio.
La estructura también facilita la comunicación y la claridad en las funciones, lo que es clave
para una empresa que busca ser ágil y centrada en la eficiencia del servicio.