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Cómo crear el organigrama para una empresa pequeña
1. Define la jerarquía de los puestos
Antes de comenzar, debes elaborar una lista de las áreas o puestos que existen
en la empresa y cuáles dependen de cuál. El primer paso es realizar una rápida
revisión y ordenarlos por jerarquía. Eso te permitirá ver aquellos que están en el
mismo nivel y cuáles dependen o se subordinan a otros.
2. Concéntrate en funciones o equipos, no en individuos
Es posible que una empresa, a medida que crece y gracias a la adquisición de
nuevo talento, contrate más personal para diferentes áreas. Comúnmente
pensamos en el organigrama basado en las personas y en los cargos que ocupan.
Sin embargo, esto no es lo más recomendable y podría ocasionar confusiones,
sobre todo si hay un reajuste en tu plantilla laboral, por ejemplo cuando una
persona cambia de área, asciende, u otro equipo absorbe sus responsabilidades o
se crean nuevos equipos. Este tipo de cambios desordenarán tu organigrama.
Por lo tanto, define las jerarquías a partir de funciones, sin importar cuántas
personas desempeñen esas labores en el momento. Recuerda que tu
organigrama es una representación gráfica del funcionamiento de tu empresa.
3. Establece la relación que tienen los puestos con otros equipos
Con esto presente, se trazan las conexiones que existen entre puestos,
responsabilidades y líderes de equipos. Es decir, lo que un puesto necesita de
otro, y a partir de qué función o proceso se enlazan. Por ejemplo, ventas casi
siempre está relacionado con distribución. Si tienes una empresa que vende
piezas de cerámica en línea, cada vez que recibes un pedido, este deberá
enviarse al cliente por medio de tu sistema de envíos o tu transporte propio. Eso
deberá mostrarse en tu organigrama.
4. Diseña el organigrama
Ahora debes elegir el diseño que tendrá tu organigrama, tomando en cuenta, la
cadena de mando, cada uno de las áreas y sus puestos y la forma en que los
procesos se conectan entre varios departamentos. Así que comienza desde la
posición más alta (es decir, aquella persona que dirige la empresa y no le reporta
a nadie) y continúa hacia abajo estableciendo niveles (si tu diseño es vertical) o de
izquierda a derecha si se trata de un diagrama horizontal (esta perspectiva
funciona si deseas equipos independientes y con mayor participación en la toma
de decisiones).
5. Asegúrate de que el organigrama explica de manera sencilla el funcionamiento
de tu empresa
Cualquier persona dentro o fuera de tu organización debería poder comprender tu
organigrama. Incluso podrías utilizarlo como material para tu manual de
onboarding, por ejemplo. Es importante que cuando una nueva persona que se
integra a la empresa pueda ver el organigrama y entienda, sin muchas
explicaciones, en qué parte del flujo de trabajo se encuentra su puesto, con que
otros equipos se relaciona, quiénes dependen de su área y a quién tiene que
reportar resultados de manera directa e indirectamente.
6. Busca que tu organigrama permita tomar mejores decisiones
A lo largo del tiempo, tu organigrama podrá cambiar o adaptarse a las
transformaciones que tu industria o tu crecimiento exija. Es algo que ocurrirá como
reflejo de los avances tecnológicos y el contexto social: es inevitable. Sin
embargo, esta flexibilidad no es su única ventaja, además puede ayudarte a
mejorar la estructura interna de tus equipos, encontrar oportunidades para crear o
fortalecer áreas importantes para tu negocio y, en ocasiones, detectar funciones
redundantes o departamentos obsoletos que podrían convertirse en algo más
eficiente.
Queremos que veas algunos ejemplos de cómo luce un organigrama para una
empresa pequeña; tal vez te inspire o encuentres un modelo que se acerque al
tuyo.
Ejemplos de organigramas de empresa pequeña
1. Organigrama de una agencia de publicidad
Este ejemplo es de una agencia de publicidad pequeña, que cuenta con menos de
10 empleados. Como puedes notar, las posiciones de dirección las ocupan los dos
socios fundadores, y no aparecen algunas áreas como recursos humanos,
mantenimiento o producción audiovisual. Debido a que todavía no cuenta con el
capital suficiente, la empresa decidió delegar estas labores a servicios de
outsourcing o profesionales independientes que contratan solo por proyecto.
Pero las áreas básicas sí las tienen:
2. Organigrama de una editorial independiente
El ejemplo que elegimos es una editorial que no tiene distribución internacional
(todavía) y se concentra en los talentos locales o nacionales. Por lo tanto, no
cuenta con agentes literarios que compren o vendan libros al extranjero ni con un
área de traducción.
Sin embargo, es vital que exista el área de producción editorial y el área de
ventas.
3. Organigrama de una empresa de transporte de carga
Este ejemplo es mucho más sencillo porque se trata de una organización
enfocada en lo práctico. Además, tiene una flotilla limitada y no tiene aún
vehículos para transportar grandes cantidades de productos. De cualquier manera,
necesita que toda su fuerza esté concentrada en el departamento de operaciones,
desde donde se desprende la actividad principal del negocio que aparece en el
último globo.
ACTIVIDAD:
Armar un organigrama
Teniendo en cuenta el organigrama confeccionado
Realizar tres Notas
Realizar una invitación
Redactar un correo de email dirigida al superior de la empresa/organización