LAS 5’S Y LA CALIDAD
INTRODUCCIÓN
En el contexto Internacional y en Latinoamérica, las empresas
incorporan en su planificación estratégica y anual, objetivos
relacionados al mejoramiento continuo de la calidad y la productividad,
con el propósito de alcanzar mejores niveles de competitividad en el
mercado. Japón se ha convertido en punto de referencia de caso de
estudio, desde inicio de la década de los años 80, por el surgimiento de
un nuevo modelo de administrar las empresas, orientado a una cultura
de la calidad, comprometidos en todos los niveles gerenciales y
operativos con la satisfacción total de sus clientes.
Es bien conocida la evolución, luego de la 2da guerra mundial, de la
cultura de calidad japonesa y de sus productos a nivel mundial, y de la
influencia del pensamiento de W. Edwards Deming desde 1951, quien les
enseño a los japoneses que para el logro de la satisfacción del cliente es
necesario la constancia de propósito y el liderazgo para el trabajo en
equipo en todos los niveles de la organización, Deming (1989). Hablar de
productos japoneses es sinónimo de calidad, siendo además una de las
principales economías del mundo. El éxito del Control Total de la Calidad
en las Industrias Japonesas, se inicia y se logra es con educación
continua para todos los trabajadores de la empresa, Ishikawa (1985)
Es de mencionar, que, para la mejora continua de la calidad, la
productividad y la competitividad en las organizaciones japonesas,
existen unas características fundamentales para el éxito de la gestión
empresarial que se deben resaltar de sus directivos, gerentes y
trabajadores: la constancia, dedicación, organización y disciplina para el
logro de sus metas.
La aplicación de las técnicas japonesas constituye una excelente
oportunidad de benchmarking de buenas prácticas en gestión, para la
mejora de la calidad y la productividad en las industrias
latinoamericanas.
Lean Manufacturing o Manufactura Esbelta, inicio su aplicación en la
filosofía de gestión de la calidad en las industrias japonesas en las
décadas de los 50, 60 y 70, originalmente conocida con el nombre
Toyota Production System (TPS), en su traducción al español Sistema de
Producción Toyota, por ser sus creadores, a través del liderazgo y
coordinación de Taiichi Ohno, quien llegó a convertirse en un alto
ejecutivo del grupo Toyota. Son diferentes las técnicas empleadas en la
filosofía de gestión del TPS para la gerencia de la mejora continua
(Kaizen) de la calidad y la productividad en el sitio o puestos de trabajo
(Gemba), y en todo el proceso de Monodzukuri (Fabricación). Entre las
técnicas del TPS se encuentran 5S, Just In Time, Kanban, Jidoka, Poka
Yoke, Muda, Andon, Mieruka, Mantenimiento Autónomo y Control Visual,
Círculos de Controles de Calidad, Herramientas Básicas y Administrativas
de la Calidad y Metodología del Ciclo Planificar, Hacer, Verificar y Acción
(PHVA). Estas técnicas son aplicadas no solamente en el sector
automotriz sino también en los diferentes sectores industriales,
incluyendo las organizaciones del sector servicio.
Lean Manufacturing comprende un conjunto de herramientas y prácticas
que, cuando se implementan correctamente y totalmente, ayudan a
mejorar el rendimiento del sistema organizacional (Omogbai & Salonitis,
2017). Es un modelo de gestión basado en producir bienes y servicios
ajustados a la demanda asegurando la calidad de sus productos, con la
máxima rapidez y al mínimo costo de trabajo posible (Manzano &
Gisbert, 2016).
La metodología de las 5S es parte de las técnicas del Sistema de Gestión
de la Producción o Lean Manufacturing, cada una de las técnicas se
interrelacionan en el proceso de la mejora continua, en cada uno de los
puestos de trabajos. El logro de los resultados depende del liderazgo de
la alta gerencia, y de la participación y compromiso de todo el equipo
humano de la organización.
5S proviene de los términos japonés de los cinco elementos básicos del
sistema: Seiri (selección), Seiton (sistematización), Seiso (limpieza),
Seiketsu (normalización) y Shitsuke (autodisciplina).
A partir de dos procesos de capacitación en Gestión de la Calidad Total y
en Gerencia de la Producción 5S/Kaizen en Osaka y en Nagoya Japón, se
comparte el aprendizaje en la aplicación del programa 5S en las visitas a
más de 15 organizaciones e instituciones japonesas entre la que se
destacan dos plantas de Toyota, Fabrica Denso del Grupo Toyota,
Mitsubishi Electric, Fábrica de Avex Co Ltd, TanakaTec, Centro de Gestión
de Fabricación de la Universidad de Osaka, Grupo Panasonic, Kubota,
Yasakawa (Mecatrónica) y Sumitomo Electric. Capacitación otorgada por
la organización The Association for Overseas Technical Cooperation and
Sustainable Partnerships (AOTS), Japan.
¿QUÉ SON LAS 5’S?
En japonés kaizen significa mejoramiento continuo. La palabra implica
mejoramiento que involucra a todas las personas tanto gerentes como
trabajadores. Aunque los mejoramientos bajo kaizen son pequeños e
incrementales, el proceso kaizen origina resultados favorables a través
del tiempo, (Imai, 1998), para Masaaki Imai la filosofía kaizen se
convirtió en la clave de la ventaja competitiva japonesa. las 5S tienen
como fin lograr un mayor orden, eficiencia, y disciplina en el lugar de
trabajo (Gemba). Las 5S se derivan de las palabras japonesas Seiri ,
Seiton, Seiso. Seiketsu y Shitsuke. Masaaki (1998).
El nombre de la metodología de las 5S, proviene de los términos japonés
de los cinco elementos básicos del sistema: Seiri (selección), Seiton
(sistematización), Seiso (limpieza), Seiketsu (normalización) y Shitsuke
(autodisciplina). Seiri (seleccionar). Seleccionar lo necesario y eliminar lo
que no lo es. Seiton (orden). Cada cosa en su sitio y un sitio para cada
cosa. Seiso (limpiar). Esmerarse en la limpieza del lugar y de las cosas.
Seiketsu (estandarizar). Cómo mantener y controlar las tres primeras S.
Shitsuke (autodisciplina). Convertir las 4S en una forma natural de
actuar, creando hábitos en los todos los integrantes de la organización
para una cultura de la calidad.
Las 5S “no son una moda” ni el “programa” del mes, sino una conducta
de la vida diaria. Por tanto, todo proyecto kaizen necesita incluir pasos
de seguimiento (Masaaki, 1998).
Aunque el término fue acuñado en 1980 por Takashi Osada (Gapp, Fisher
& Kobayashi, 2008; Ho, 1999); la herramienta 5S se origina en la filosofía
japonesa (Falkowski & Kitowski, 2013), surgió después de la Segunda
Guerra Mundial como parte del movimiento de calidad (Michalska &
Szewieczek, 2007).
La mejora continua es una de las tareas más importantes para los
ingenieros de gestión y producción de una organización; ya sea una gran
empresa o una pequeña, la gerencia se esforzará por mejorar el proceso,
para aumentar la producción o para aumentar el nivel de seguridad y
salud en el trabajo (Pacana & Woźny, 2016). Una de las cuestiones más
importantes de cualquier organización es tratar de que los empleados
laboren en un mejor ambiente de trabajo para hacerlos sentir bien y
obtener más compromiso para hacer sus proyectos, maximizando con
esto los beneficios (Sujatha & Prahlada, 2014).
METODOLOGIA
La metodología 5S, se refiere a un concepto de negocio en el que el
objetivo es minimizar la cantidad de tiempo y recursos utilizados en los
procesos de fabricación y otras actividades de una empresa, y su énfasis
está en eliminar todas las formas de desperdicio (Anvari, Zulkifli &
Yusuff, 2011).
Las 5S son una herramienta mundialmente conocida implantada
inicialmente en las industrias japonesas, gracias al impacto y cambio
que generan tanto en las empresas como en las personas que la
desarrollan; se centran en potenciar el aprendizaje de las personas que
trabajan en las organizaciones gracias a su simplicidad y agilidad por
realizar pequeños cambios y mejoras con el fin de experimentar y
aprender con ellas (Aldavert, Vidal, Lorente & Aldavert, 2016). El
enfoque primordial de esta metodología desarrollada en Japón es que
para que haya calidad se requiere antes que todo este organizado, en
orden, limpieza y disciplina (Gutiérrez, 2014).
La metodología 5S es una herramienta que trata de establecer y
estandarizar una serie de rutinas de orden y limpieza en el puesto de
trabajo (Manzano & Gisbert, 2016); se utiliza para configurar y mantener
la calidad del entorno de trabajo en una organización (Ghodrati &Zulkifli,
2012). 5S es la metodología de creación y mantenimiento de un lugar de
trabajo bien organizado, limpio, de alta eficacia y de alta calidad
(Shaikh, et al, 2015).
El método 5S es una herramienta para mejorar continuamente los
procesos de gestión bajo el enfoque de manufactura esbelta, cuya tarea
es crear un ambiente de trabajo altamente eficiente, limpio y
ergonómico (Falkowski & Kitowski, 2013). Las 5S es una metodología que
permite organizar el lugar de trabajo, mantenerlo funcional, limpio y con
las condiciones estandarizadas y la disciplina necesaria para hacer un
buen trabajo (Gutiérrez, 2014).
Se considera que es una de las prácticas operativas que muestran los
mejores resultados en estudios de manufactura de clase mundial
(Moriones, Bello & Merino, 2010). Es un programa de trabajo que
consiste en desarrollar actividades de orden/limpieza y detección de
anomalías en el puesto de trabajo, que por su sencillez permiten la
participación de todos a nivel individual/grupal, mejorando el ambiente
de trabajo, la seguridad de personas y equipos, y la productividad (Rey,
2005). Dicha organización puede organizar y gestionar empresas que
requieren menos espacio, esfuerzo humano, tiempo, calidad y capital
para fabricar productos con menos defectos y hacer un lugar de trabajo
bien ordenado, disciplinado y limpio (Chapman, 2005).
Las 5S tiene por objetivo realizar cambios ágiles y rápidos con una visión
a largo plazo, en la que participan activamente todas las personas de la
organización para idear e implementar sus mejoras (Aldavert, Vidal,
Lorente & Aldavert, 2016). Exigen un compromiso total por parte de la
línea jerárquica para provocar un cambio en los comportamientos y
actitudes del personal implicado a todos los niveles (Rey, 2005). Es
ampliamente aceptado que, para la implementación exitosa de la
metodología 5S, el compromiso de la alta dirección es de gran
importancia (Alefari, Salonitis & Xu, 2017). La implementación efectiva
del método 5S es responsabilidad de la dirección y de todo el equipo de
empleados (Falkowski & Kitowski, 2013).
La implementación de la metodología 5S requiere organización y
seguridad del proceso de trabajo, marcado, etiquetado apropiado del
lugar de trabajo, auditorías para establecer el trabajo en curso y
mantener las actividades mejoradas (Filip & Marascu-Klein, 2015). La
implementación debe llevarse a cabo después de una formación previa y
concienciar al personal de la validez y eficacia del método utilizado; la
introducción del principio 5S se puede comparar con el Ciclo de Mejora
PDCA (Plan, Do, Control, Act) (Falkowski & Kitowski, 2013). El método de
las 5S trata de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más
ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una
mayor productividad y entorno laboral seguro (Faulí, Ruano, Latorre &
Ballestar, 2013).
Las 5S representa una metodología de aplicación industrial de origen
japonés, tienen éxito en otros países porque son herramientas que han
mostrado su efectividad. Estas metodologías relacionadas con la gestión
de actividades de operaciones, poco tienen que ver con factores
culturales, pues la forma de dirigir una empresa no es cuestión de
nacionalidades, es asunto de mentalidad (Romero-Cruz, López-Muñoz,
Méndez-Hernández & Pintor-Tuxpan, 2016).
ELEMENTOS
Los cinco elementos que componen el método 5S deben ser
implementados en la empresa en el orden correcto y en el momento
adecuado (Pacana & Woźny, 2016).
La 5S puede representarse como un sistema que posibilita la creación de
las condiciones necesarias para la implementación de nuevas soluciones
técnicas; se basa en ideas innovadoras, la optimización del espacio de
trabajo y el proceso de producción se realizan también; adopta un
enfoque sistemático que implica el trabajo en equipo, incluyendo la
participación de todos los empleados, y se centra en la aplicación total
de la organización y la adaptación del espacio de trabajo (Vorkapić,
Ćoćkalo, Đorđević & Bešić, 2017).
5S crea un ambiente para estandarizar el trabajo, y proporcionar
mejores condiciones de trabajo, mejorar la calidad, se centra en la
eliminación de los residuos, proporcionar seguridad a los trabajadores,
mantener el lugar de trabajo limpio, mantener los estándares, garantizar
que todos los sigan y hacer 5S como cultura para la organización
(Kaushik, Khatak & Kaloniya, 2015).
Diversos autores señalan que, la clave del éxito de la metodología 5S es
la formación (Ghodrati & Zulkifli, 2012); su aplicación no es posible sin
una formación adecuada y los empleados no serían capaces cumplir los
estándares del 5S (Ho, 1999b). Al estudiar la metodología 5S, Shaikh, et
al. (2015), aseguran que esta técnica es muy útil y beneficiosa en la
organización industrial, y que mediante la implementación de 5S, se
podría mejorar la calidad, la productividad y la eficiencia de la
organización industrial, también tiene un efecto positivo en el
rendimiento general.
1ª S – Clasificación (Seiri)
Consiste en identificar y clasificar los materiales indispensables para la
ejecución del proceso. El resto, se considerará material innecesario y por
lo tanto se eliminará o separará. A partir de ese momento, se realizará
un inventario estándar de cada puesto de trabajo.
De esta forma, el trabajador dispone de las herramientas que realmente
necesita y ya no existirán otros elementos que puedan dificultar su
trabajo.
2ª S – Organización (Seiton)
En segundo lugar, se procede a ordenar los materiales indispensables,
facilitando las tareas de encontrar, usar y reponer estos útiles.
Con ello se consigue eliminar tiempos no productivos asociados a la
búsqueda de materiales y desplazamientos innecesarios. Se debe
marcar la ubicación de cada material, componente o herramienta, para
ello nos servimos de etiquetas, moldes, dibujos, señales, etc.
3ª S – Limpieza (Seiso)
Es indispensable localizar y eliminar la suciedad del puesto de trabajo,
así como su correcto mantenimiento.
Disponer de un estándar adecuado de limpieza y organización repercute
directamente en la motivación del personal, además de reducir en
gran medida los accidentes y lesiones.
4ª S – Estandarizar (Seiketsu)
El proceso de estandarizar trata de distinguir fácilmente una
situación “normal” de una “anormal”, es decir, el personal debe ser
capaz de discernir cuando las tres eses anteriores se están aplicando
correctamente y cuando no.
Es imprescindible que todo el personal de planta disponga de la
formación adecuada para identificar este tipo de situaciones. De esta
forma, el personal se siente más valorado y aumenta su motivación. A
su vez, los operarios son más polivalentes y son capaces de detectar
pequeños fallos en su puesto, que a posteriori pudieran desencadenar
problemas más graves.
5ª S – Seguir mejorando (Shitsuke)
Las 5S no tienen un fin definido. Es un ciclo que se repite
continuamente y en el que se debe de disponer de una disciplina para
mantener un puesto de trabajo ordenado y limpio.
El éxito en la implantación de las 5S, genera un espacio de trabajo
mucho más agradable, se reducen stocks, accidentes y se aumenta la
productividad y satisfacción del personal de la empresa. Por ello
la prioridad es mantener esta disciplina de una forma rigurosa y
constante.
3 ejemplos de metodologías 5S que mejoran los
resultados
La metodología de las 5S se originó en la industria manufacturera.
Forma parte del Sistema de Producción Toyota (TPS), desarrollado en la
década de 1940. Pone mucho énfasis en la gestión visual, lo que resulta
especialmente útil en la fabricación.
Puede ayudar a las empresas a optimizar sus operaciones reduciendo los
residuos, aumentando la productividad, mejorando la seguridad en el
lugar de trabajo y ofreciendo productos de mayor calidad. Aplicando y
manteniendo los principios de las 5S, las empresas pueden crear un
entorno de fabricación más eficiente y eficaz.
Si tiene un proceso de fábrica que requiere diferentes herramientas,
equipos y componentes, la fabricación de su producto puede ser
complicada y el trabajo en equipo puede suponer un reto.
Un entorno desordenado puede dificultar la búsqueda de los
componentes adecuados en el momento oportuno. Si algo se avería y
detiene la línea de producción, puede resultar muy costoso: hay que ser
capaz de encontrar y sustituir cualquier equipo averiado lo antes
posible. Si hay componentes que deben sustituirse, pero pueden estar
en un sinfín de cajas, ¿por dónde empezar?
Si su fábrica está desordenada y desordenada, es posible que sus
trabajadores no encuentren las herramientas que necesitan. Si tienen
que rebuscar entre artículos innecesarios o el material necesario no está
ordenado de forma lógica y fácilmente accesible, pueden perder tiempo.
Es más fácil que acabe con herramientas duplicadas o artículos que
faltan, así como con trabajadores descontentos.
Ordenar el espacio de trabajo para que esté más organizado y
racionalizado debería mejorar la eficacia y el trabajo en equipo. Poner
las cosas en orden ayudará a los trabajadores a ser más productivos.
Técnicas de gestión visual Las técnicas de gestión visual, como el uso de
etiquetas, códigos de colores y zonas de almacenamiento designadas,
pueden ayudar a los empleados a localizar y recuperar las herramientas
o componentes necesarios con mayor rapidez. Esto reducirá el tiempo
de inactividad y permitirá a los trabajadores realizar más tareas en
menos tiempo.
Todos sabemos lo importante que es la seguridad en el lugar de trabajo,
especialmente en una fábrica, donde puede haber procesos o
maquinaria peligrosos. Limpiar y mantener con regularidad un espacio
de trabajo es primordial, tanto para la salud y la seguridad como para
reducir las posibilidades de que la maquinaria y otros equipos se
averíen.
Un entorno limpio y bien mantenido reduce las posibilidades de que esto
ocurra, así como de que se produzcan accidentes. El resultado debería
ser un menor número de interrupciones. Además, una línea de
producción tiene que fabricar siempre el mismo producto con el mismo
nivel de calidad, por lo que estandarizar el proceso dará mejores
resultados.
Toyota utiliza la metodología de las 5S en todas sus formas y el TPS ha
ayudado a Toyota a racionalizar las operaciones, reducir los residuos,
mejorar la calidad, aumentar la satisfacción del cliente y mantener una
sólida posición en el mercado. Otras grandes empresas, como Harley
Davidson, también emplean los principios de las 5S en su beneficio, y
pueden aplicarse a empresas de cualquier escala.