Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información
que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor
sustantivo, histórico o cultural.
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la
planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y
del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de
archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Archivista:
Profesional del nivel superior, graduado en archivística.
Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la
gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado
su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en
trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo del orden estadal: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de
organismos del orden estadal y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de
los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de
los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme
a los principios y procesos archivísticos.
Archivo General de la Nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y
controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de
Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la Nación y de
la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en
custodia.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión,
la documentación que, por decisión del correspondiente del Comité de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y
la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos
por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o
jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
Archivo privado de interés público: Aquel que, por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el
legislador.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos
que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades
de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados
documentos o datos en los archivos.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico -
funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades
productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al
sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que
por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la
procedencia y al orden original.
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas
para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden
técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los
documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de
conocer la información que contienen.
Copia: Reproducción exacta de un documento.
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el
funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información
contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la
costura de uno o varios cuadernillos.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación
producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las
series y subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o
una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de
los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y
la conservación de los documentos de archivo.
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se
retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior
eliminación.
Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el
análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.
Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza
como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.
Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de
un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra
guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y
otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de
los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de
evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para
la historia.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier
etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de
valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad
de la información.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que,
por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y
actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la
reconstrucción de la historia institucional.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida,
almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y
debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o
comunes en todas las entidades.
Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por
sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía
nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y
culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores
primarios.
Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su
objeto social.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su
cargo o con su intervención.
Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas
de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus
valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros
soportes.
Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La
unidad producto del empaste se llama "legajo
Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato
uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la
encuadernación se llama "libro".
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades
de conservación.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un
mismo asunto.
Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico,
fotográfico o electrónico, entre otros.
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un
expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como
antecedente o prueba.
Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. Foliar: Acción de
numerar hojas.
Folio: Hoja.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas
administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización
archivística.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse
debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas
que los generaban.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica
en desarrollo de sus funciones o actividades.
Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama
también "fuente de primera mano”.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o
varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los
originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la
documentación.
Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar,
analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la
estructura de un fondo.
Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos
onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su
localización.
Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas.
Índice de Información clasificada y reservada: Es el inventario de la información pública
generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha
sido calificada como clasificada o reservada.
Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.
Índice temático: Listado de temas o descriptores.
Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares.
Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenidos en cualquier
documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o
controlen.
Información pública: Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera
o controle en su calidad tal.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.
Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un
país.
Lineamientos archivísticos: Son aquellas normas o directrices en materia de gestión de
archivos de documentos por las cuales se rige algún ente, de obligatorio cumplimiento, para
lograr que funcione a nivel interno
Manuscrito: Documento elaborado a mano.
Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del
fabricante.
Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como
pequeñas imágenes en película de alta resolución.
Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios
cuantitativos y cualitativos.
Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la
aplicación de la práctica archivística.
Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se
usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya
finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios
orgánicos o funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y
la descripción de los documentos de una institución.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o
cultural.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística
por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la
secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series
y unidades documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por
el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias
no deben mezclarse con los de otras.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los
escribanos y notarios autorizan con formalidades.
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades
asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite
y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una
persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos
de consulta, los documentos requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades
ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o
entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número
de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo
amerita), entre otros.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo,
siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias,
instituciones o personas naturales.
Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos
que regulan la función archivística en una entidad.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y
la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en
papel.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de
gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también
“depuración” y “expurgo”.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad
de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que
aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y
funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
Sistema Nacional de Archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí
que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.
Subseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas
de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos.
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se
asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en
caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que
puede contener notas de referencias cruzadas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa,
con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los
documentos de cierta extensión.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta
el cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y
de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental
vigentes.
Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros
elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o
compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como
testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la
creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y
de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública
o privada.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos
económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles
para el conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda
Pública.
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de
la memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados
por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su
importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o
se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.
Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en
virtud de su aspecto misional.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases del ciclo vital