2024
FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
CERON BAÑOS MIGUEL ANGEL
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION
4-4-2024
C
ontenido
INTRODUCCION .................................................................................... 2
DESARROLLO ........................................................................................ 2
1.- Etapa mecánica o estructural del proceso administrativo ........ 3
2.- Etapa dinámica u operativa del proceso administrativo ........... 4
CONCLUSIÓN ............................................................................................................. 6
Bibliografía ..................................................................................................................... 7
INTRODUCCION
El proceso administrativo es una herramienta fundamental para la gestión eficiente de
cualquier organización, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Se trata
de un conjunto de etapas interrelacionadas que permiten planificar, organizar, dirigir y
controlar los recursos con el fin de alcanzar los objetivos de manera efectiva.
El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas dentro de una
organización u empresa que buscan aprovechar al máximo los recursos existentes de forma
correcta, rápida y eficaz.
El proceso administrativo fue detallado por Henry Fayol, ingeniero francés, que describió
sus fases y características en su obra: “Administración industrial y general” (1916).
Fayol se basó en su experiencia dentro de la compañía de hierro y carbón francesa,
Compagnie Commentry Fourchambault et Decazeville (allí ocupó puestos técnicos y luego
gerenciales desde 1888 a 1918); y en sus estudios en el campo de la administración. Para
Fayol, el factor humano es la pieza fundamental en el funcionamiento de las empresas y el
cumplimiento de metas y objetivos.
En “Administración industrial y general” estableció las seis funciones de toda empresa
industrial (técnicas, administrativas, contables, comerciales, financieras, de seguridad)
(CONCEPTO, s.f.)
Los procesos administrativos cumplen un papel relevante en la dirección de una compañía,
ya que marcarán los lineamientos a seguir para alcanzar los objetivos establecidos por la
dirección en un periodo determinado. Además de que se tendrán los elementos para una
mejor toma de decisiones.
Esto permitirá a tu organización dictar un rumbo y medir el grado de eficiencia alcanzado
respecto a tus metas. (HUBSpot, s.f.)
DESARROLLO
El proceso administrativo está conformado de cuatro fases principales: planificación,
organización, dirección y control. En conjunto, todas siguen un proceso cíclico, por lo que
se reiniciarán al completar su última fase.
Es importante resaltar que las cuatro fases antes mencionadas se dividen en dos grupos
de acuerdo a su etapa de ejecución: mecánicas (planificación y organización) y dinámicas
(dirección y control).
1.- Etapa mecánica o estructural del proceso administrativo
Fase de planificación
La fase de planificación es el primer paso de todo proceso administrativo. Es en este punto
donde se establecen los objetivos y metas de la empresa. Sin embargo, aquí también se
debe incluir los medios por los cuales se pretende alcanzar tales objetivos. En otras
palabras, se traza una ruta de acción.
La importancia de la planificación es que reduce la incertidumbre e incrementa las
posibilidades de éxito. Esta etapa se enfoca en el futuro de la empresa, por lo que funciona
por medio de proyecciones y se analiza cómo los factores actuales pueden influenciar el
futuro.
Por último, se desarrolla un plan que contenga de forma objetiva e integral las principales
actividades que se realizarán en el futuro. Los siguientes son los principales pasos de la
fase de la planificación:
a) Definir los objetivos: hacia dónde se desea llegar
b) Determinar la situación actual de la empresa
c) Identificar los posibles eventos que podrían ocurrir en el futuro de la empresa
d) Analizar y elegir la forma de resolver eventuales problemas
e) Implementar un plan y evaluar el resultado (CERTUS, 2021)
Elementos clave de la planificación:
i. Visión: Definición del futuro deseado para la organización.
ii. Misión: Descripción del propósito fundamental de la organización.
iii. Objetivos: Metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo
definido.
iv. Estrategias: Planes de acción para alcanzar los objetivos.
v. Presupuestos: Asignación de recursos financieros para las diferentes actividades.
Fase de organización
El siguiente paso consiste en distribuir las tareas y responsabilidades entre los diferentes
grupos de trabajo que componen la empresa. Este es el proceso de división de labores en
grupos, los cuales deben estar interconectados y trabajar de forma conjunta.
Esta parte del proceso está íntimamente ligada a las habilidades de cada trabajador y los
recursos físicos que la empresa posee. El propósito principal de la organización es asignar
objetivos específicos a cada actividad de la compañía.
Aquello es importante, ya que elimina la duplicación de esfuerzos para cada tarea. Además,
la estructura establecida refleja los objetivos y planes de la empresa. Con aquel
conocimiento, cada tarea puede llevarse a cabo con un mejor costo y un mayor nivel de
satisfacción por parte de cada colaborador. Algunos de los pasos más importantes en esta
etapa son:
a) Dividir la carga de trabajo en tareas que puedan realizarse por grupos individuales
b) Subdividir cada tarea en unidades operativas
c) Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector
d) Proveer de materiales y recursos útiles a cada sector
e) Especificar quién depende de quién dentro de la organización e iniciar la
jerarquización interna de la empresa
f) Establecer mecanismos que integren las actividades de todas las áreas y revisar la
efectividad de dicha integración. (CERTUS, 2021)
Elementos clave de la organización:
I. División del trabajo: Distribución de las tareas entre los diferentes colaboradores.
II. Departamentalización: Agrupación de las tareas en departamentos o áreas de
trabajo.
III. Asignación de responsabilidades: Definición de las tareas y responsabilidades de
cada colaborador.
IV. Autoridad y responsabilidad: Otorgamiento de la capacidad de tomar decisiones y
la responsabilidad por las acciones realizadas.
2.- Etapa dinámica u operativa del proceso administrativo
Fase de dirección
Las dos primeras etapas implican la planificación y la organización, las cuales tienen una
naturaleza teórica. A partir de este punto, se pone en ejecución el engranaje interno de la
compañía. Por esta razón, la dirección es considerada como una de las etapas dinámicas
dentro del proceso administrativo.
Con las actividades de la empresa divididas en tareas a cargo de diferentes áreas, los
colaboradores son los principales responsables de la ejecución del plan y aseguran el
correcto funcionamiento de la compañía. Por eso, se da mucha importancia a la motivación
y la comunicación dentro de las diferentes áreas. Algunos de los pasos más importantes en
esta fase son:
a) Ofrecer la motivación necesaria a los colaboradores
b) Recompensar el trabajo de cada colaborador con el salario respectivo
c) Prestar atención a las necesidades de los colaboradores, las cuales pueden cambiar
de acuerdo a la naturaleza de cada área
d) Establecer mecanismos de comunicación eficientes entre los diferentes sectores de
la empresa (CERTUS, 2021)
Elementos clave de la dirección:
I. Liderazgo: Capacidad de inspirar y motivar a los colaboradores.
II. Comunicación: Intercambio efectivo de información entre los colaboradores.
III. Toma de decisiones: Elección del mejor curso de acción para alcanzar los objetivos.
IV. Motivación: Incentivar a los colaboradores para que den lo mejor de sí mismos.
Fase de control
La última parte del proceso consiste en asegurarse de que las acciones planificadas se
realicen tal como fueron trazadas. Al igual que la fase de dirección, esta pertenece a la
etapa dinámica, ya que implica acciones concretas dentro de la empresa.
El control de las actividades realizadas por la empresa ayuda a analizar sus puntos más
altos y bajos. Luego de conseguir los resultados, se realizan modificaciones a fin de corregir
las posibles deficiencias y dificultades durante la ejecución del plan. Algunos de los pasos
más importantes son:
a) Evaluar y analizar los resultados obtenidos
b) Contrastar los resultados con los de planes realizados previamente
c) Identificar problemas y llevar a cabo las medidas correctivas correspondientes.
(CERTUS, 2021)
Elementos clave del control:
I. Establecimiento de estándares: Definición de indicadores para medir el desempeño.
II. Medición del desempeño: Recopilación de datos sobre el desempeño de la
organización.
III. Comparación con los estándares: Análisis de los resultados y comparación con los
objetivos.
IV. Toma de medidas correctivas: Implementación de acciones para corregir las
desviaciones.
CONCLUSIÓN
En este ensayo, hemos abordado en detalle el proceso administrativo, una herramienta
fundamental para la gestión eficiente de cualquier organización.
En un mundo cada vez más complejo y competitivo, el proceso administrativo es una
herramienta indispensable para el éxito de cualquier organización.
Sin embargo, es importante recordar que el proceso administrativo no es una receta
mágica. Se debe adaptar a las características específicas de cada organización y ser
aplicado de manera flexible y adaptable.
Para finalizar, el éxito del proceso administrativo depende del compromiso y la
participación de todos los miembros de la organización. Desde la alta dirección hasta los
colaboradores de primera línea, todos tienen un papel importante que jugar en la
implementación efectiva de este proceso.
El proceso administrativo es como una brújula que guía a la organización hacia su
destino. Si se utiliza correctamente, puede ayudar a las organizaciones a alcanzar sus
objetivos de manera eficiente y eficaz, permitiéndoles navegar por el complejo y
competitivo mundo actual.
B
ibliografía
CERTUS. (23 de FEBRERO de 2021). CERTUS. Obtenido de
[Link]
administrativo/#:~:text=Su%20prop%C3%B3sito%20principal%20es%20ayudar,%2C
%20organizaci%C3%B3n%2C%20direcci%C3%B3n%20y%20control.
CONCEPTO. (s.f.). Recuperado el 4 de ABRIL de 2024, de [Link]
administrativo/
HUBSpot. (s.f.). Recuperado el 4 de ABRIL de 2024, de [Link]
administrativo