1. SIS7EMAS OFIMÁ7ICOS.

Un sistema ofimático es el conjunto de software (programas de

ordenador) destinado a realizar las tareas propias de oficina, como

pueden ser:

 Elaboración de cartas de forma automática.

 Creación de informes.
 Mantenimiento de datos que requieren continuos cálculos.
 Control del trabajo dentro de los distintos departamentos.
 Realización de gráficos y estadísticas sencillas.
 Envíos de correos entre departamentos y fuera de la oficina.
Para llevar a cabo todas estas tareas, dentro de los sistemas

ofimáticos nos encontramos con las siguientes herramientas:

 Procesador de texto.
 Hoja de Cálculo.
 Gestor de bases de datos.
 Gestor de gráficos o presentaciones.
 Agendas y organizadores personales
 Correo electrónico
A partir de los años 90, surgen los llamados paquetes ofimáticos,

comercializados por grandes empresas del sector (multinacionales),

que exigen el pago de una licencia para el uso y actualización de

dichos programas de ordenador, por ejemplo el paquete ofimático

llamado “Microsoft Office”, aunque le ha salido un serio competidor

con otro paquete ofimático que no necesita pago para su uso y

actualización, porque su uso es gratis, también llamado “Software

Libre”: se trata de “Open Office” que es usado en muchos

ordenadores de las personas empleadas públicas de la Junta de

Andalucía.

Así tenemos programas para el trabajo de oficina de uso muy frecuente:

 Microsoft Office es un paquete ofimático propietario, es

decir, es de pago y hay que utilizarlo con licencia. Las

herramientas más importantes de Microsoft Office son las

siguientes:

 Word.- Es un procesador de textos: sirve para

elaborar escritos, cartas oficios, comunicaciones,

informes.

 Excel.- Es para trabajar con hojas de cálculo, es

decir hacer cuentas con los datos o informaciones

que hemos guardado, cada uno en una celda de una

hoja del programa, por eso se llama “hoja de

cálculo”. Celda es un espacio de la hoja de cálculo

donde introducimos una información, (por ejemplo,

la edad de una persona), cuando terminamos de

grabar todas las edades de las personas

que trabajan juntas en una oficina, el programa

Excel, nos permite calcular informaciones mas

complejas, por ejemplo cual es la edad-media del

personal de la oficina. Excel, también sirve para

organizar listas de cosas, personas, direcciones.

 Access.- Es un gestor de bases de datos. Debemos

 saber que una base de datos es una colección de

informaciones relacionadas entre sí porque tienen

datos similares o comunes, por ejemplo los

teléfonos de casa, los móviles y las direcciones de

los domicilios de las personas que trabajan en una

oficina. Así en Access queda almacenadas todas

esas informaciones en un conjunto que se llama

bases de datos y podemos introducir el nombre de

alguien concreto o de varias personas y saber sus

datos, en el ejemplo de antes, sería conseguir las

direcciones de sus casas para mandarle un escrito.

Hay bases de datos para muchas cosas distintas y

es una forma de acceder a muchos datos y evitar

tener que memorizarlos.

 PowerPoint.- Herramienta para crear presentaciones

y diapositivas. Es una forma atractiva de organizar

la información mezclando mensajes escritos con

letras y colores junto a imágenes, fotografías y

sonidos de una voz o música. Este

programa permite aprender

mucha

información sin cansarnos por su simple lectura, por

lo que es muy útil para las personas que tienen

enseñar o mostrar cosas ante un auditorio.

 Outlook.- Es un cliente de correo electrónico y un

administrador de información personal. Organiza

 todo los correos electrónicos en bandejas o

carpetas: la de entrada es para todos los correos

recibidos, la de enviados es para todos los que

hemos remitido, la de papelera para los eliminados,

la de borradores para los que guardamos mientras

los terminamos. Este programa aparte de recibir y

enviar correos electrónicos, nos permite organizar

la información de cada bandeja o carpeta, por

ejemplo según la fecha de recepción o según la

persona que nos lo ha enviado, etc.

 OpenOffice es un paquete ofimático de software libre y código

abierto que incluye herramientas como procesador de textos,

hoja de cálculo, presentaciones, herramientas para el dibujo

y base de datos. Está pensado para ser compatible con

Microsoft Office. Este paquete ofimático puede ser utilizado

sin coste alguno descargándolo directamente de su página

principal [Link] e instalándolo en nuestro

ordenador.

Recuerda~ sobre los Sistemas Ofimáticos.

 Los paquetes ofimáticos más extendidos son:

Microsoft Office que es de pago y Open Office que es gratis.

2. PROCESADORES DE 7EX7O.
Los procesadores de texto son herramientas que permiten dar

formato a un texto y hacer que este ofrezca una mejor apariencia:

incluyendo gráficos, numerando las páginas, incluyendo títulos,

cabeceras y notas al pie del documento, etc.

2.1 Fuentes.
A los distintos tipos de letras que podemos encontrarnos a la hora de

escribir un documento se les llama fuentes. Ejemplos de estas

fuentes son: Arial, Courier, Times New Roman, etc.

En la mayoría de los procesadores de texto tenemos disponible una

ventana de fuentes, accesible normalmente desde el menú de

Formato, para elegir el tipo de letra que vamos a utilizar en el

documento.

Desde esta ventana podremos aplicar a nuestro texto distintos

efectos de resaltado como: la cursiva, la negrita o el subrayado,

también podemos cambiarle el tamaño y color. Además de tener una

ventana específica para ello, también disponemos de botones y

selectores en la barra de botones que encontraremos en la parte

superior de la ventana del procesador de texto.

 Ventana~ de fuentes.
2.2 Funcionalidades básicas
Las funcionalidades básicas de un procesador de texto se podrían

agrupar en las siguientes:

1. Funciones de diseño de página: espaciado entre líneas,

tabulaciones, márgenes, numeración de páginas, encabezados

y pies de página, etc.

2. Funciones de edición de texto: justificación del texto, tipos de

letras, tamaño de letra, color, tipos de resaltado (negrita,

subrayado, cursiva), etc.

3. Funciones gráficas: permiten incluir gráficos, formas

geométricas, tablas, etc.

4. Funciones avanzadas: revisión ortográfica, búsqueda y

sustitución de texto, buscar sinónimos, etc.

Veamos a continuación las barras de botones más usuales en el

procesador de texto Microsoft Word para identificar algunas de las

funcionalidades descritas.

Barra de botones estándar.

Abrir
Vist~ Correct Copi~ Copi~
Documen Reh~c Column~s
Prelimin or r r
to er
~r Ortogr? Selecci Form~
fico ón to
 Nuevo Gr~b~r Imprimir Cort~r Peg~r Desh~cer 7~bl~s Ayud
~
Documen Selecció Selecci
to n ón

Barra de botones de formato.

7ipo Aline~r Aline~r Color del

De Cursiv~ Izquierd~ Derech~ Interline~do Viñet~s Bordes 7e<to
Fuente

7~m~ño Negrit~ Subr~y~do Centr~r Justific~r Numer~ción

S~ngrí~ Res~lt~r
Izquierd~

Recuerda~ sobre los Procesadores de texto.

 Los procesadores de texto son herramientas que permiten dar

formato a un texto y hacer que este ofrezca mejor apariencia.

3. HOJAS DE CÁLCULO: PRINCIPALES FUNCIONES Y

U7ILIDADES. LIBROS, HOJAS Y CELDAS.

Esta herramienta trata de sustituir el lápiz, el papel y la calculadora

para la realización de informes numéricos. Una Hoja de cálculo muy

extendida es Microsoft Excel.

Funciones. Son programas creados para convertir información

desorganizada en datos organizados, y realizar cálculos con ellos.

Utilidades. Nos puede servir para elaborar un presupuesto, para hacer

facturas, para calcular las cuotas de un préstamo, para hacer un

balance y una cuenta de resultados, o para llevar el control de notas

de unos alumnos, por poner unos cuantos ejemplos. Todo aquello

que sea cuantificable, y valorable económicamente, puede ser

tratado, medido, ordenado y controlado, mediante una hoja de

cálculo.

Libros En Microsoft Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y

donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener

varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información

relacionada en un único archivo.

Hojas de cálculo La hoja de cálculo es el elemento principal que se

utiliza en Microsoft Excel para almacenar y manipular datos. Una hoja

de cálculo está formada por celdas organizadas en columnas y filas y

siempre forma parte de

un libro. Se Utiliza hojas de cálculo para mostrar y analizar datos.

Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en

varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en

los datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede

colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en

una hoja de gráfico. Una hoja de gráfico es aquella que sólo contiene

un gráfico en una hoja distinta de la que incluye los datos.

Etiqueta de hoja Los nombres de las hojas aparecen en etiquetas en la

parte inferior de la ventana de la hoja de cálculo. Para moverse de

una hoja a otra, basta con hacer un “clic” con el ratón en las etiquetas

de las hojas.

En la ventana principal de Excel, nos encontramos con las siguientes

barras de herramientas:

 Barra de menú.- Con todas las opciones de menú con la que

podemos trabajar.

 Barra de botones estándar.- Contiene los botones con las

operaciones más habituales: nuevo archivo, abrir archivo,

grabar, imprimir, ordenar los datos, realizar sumas, etc.

 Barra de botones de formato.- Contiene botones para dar

formato tanto a texto como a números.

 Barra de fórmula.- Nos indica el contenido de la celda dónde

estamos situados.

 Barra de etiquetas.- A través de las pestañas, nos permite

movernos por las distintas hojas del libro.

B~rr~
de B~rr~
Menú de

B~rr~
B~rr~ de
de
 Ventana de Microsoft Excel

Recuerda~ sobre Las Hojas de Cálculo.

 La hoja de cálculo es un programa para organizar datos y realizar

cálculos.

 Los datos de una hoja de cálculo se organizan en filas y columnas

formando una cuadrícula compuesta por celdas. Es en las celdas

dónde se almacenan los datos, que pueden ser: texto, números,

fórmulas, fechas, horas y con ellas se pueden hacer operaciones

matemáticas y de ordenación.
4. O7RAS APLICACIONES OFIMÁ7ICAS.

Bases de datos.
Una base de datos (BD,) es una colección de datos relacionados entre

si, almacenados en conjunto. Para trabajar con las bases de datos se

utilizan los Sistemas Gestores de base de datos (SGBD). Estos SGBD

permiten incorporar nuevos elementos a la BD, modificarlos,

eliminarlos y generar listados o informes con los datos, siguiendo un

orden y un criterio determinado.

Los objetos principales dentro de los SGBD son los siguientes:

1. Tablas.- Se utilizan para almacenar los datos.

2. Registro conjunto de datos acerca del mismo elemento.

3. Formularios.- Son pantallas creadas por el usuario para dar

de alta, consultar, modificar o borrar datos de una forma

más simple que utilizando directamente las tablas.

4. Consultas.- Se pueden localizar datos concretos dentro de la

base de datos realizando peticiones concretas a través de un

lenguaje de consulta.

5. Informes.- Es posible sacar una información determinada, por

pantalla o por impresora, en forma de listado o informe,

siguiendo unos criterios de ordenación y búsqueda.

Normalmente para sacar los informes se utilizan las consultas.

 Ventana de Microsoft Access

Diseño de gráficos de oficina~.

El hecho de que una idea o unos resultados se transmitan de forma

agradable, amigable y convincente es casi tan importante como la

idea o los resultados mismos. Esta necesidad ofimática la cubren los

programas de gráficos y de presentaciones. Estos programas ofrecen

la posibilidad de generar

diapositivas, notas para el ponente y la proyección del documento en

la pantalla del ordenador a modo de película, o bien, mediante un

proyector en una pantalla más grande.

Estos programas ofrecen una serie de funcionalidades básicas:

 Inserción de imágenes gráficas, diagramas de barras y tablas.

 Herramientas de dibujo que nos permitan: rotar o girar una

imagen, cambiarla de tamaño, seleccionar varias y agruparlas,

ponerlas en primer o segundo plano, realizar ampliado de

 imagen para trabajar con ella con más exactitud.

 Inserción de texto con posibilidades de resaltes.

 Capacidades multimedia para incluir video en movimiento y

sonido en la presentación.

 Efectos de transición entre páginas como difuminado,

persianas, sustitución de derecha a izquierda o de arriba abajo.

 Presentación.- Una vez construidas todas las páginas, la

herramienta debe proveer facilidades para su organización y

ejecución en modo de presentación, asistida por el usuario o

de forma automática.

 Fondos de pagina predefinidos.- El fondo de página consiste en

cualquier combinación de color, uniforme o degradado, que

puede contener figuras que compongan un fondo común a todas

las páginas de la presentación.

Agend~s y org~niz~dores person~les.

Existen herramientas de administración del tiempo o agendas fáciles

de usar. Con ellas se pueden hacer seguimientos de citas, reuniones,

tareas, contactos y eventos. Si además tiene conexión con un

servidor de correo electrónico, podrá organizar reuniones y enviar

convocatorias a asistentes.

Estas herramientas suelen disponer de las siguientes funciones:

 Libreta de citas.
 Listas de tareas pendientes.
 Contactos.
 Eventos.
En la actualidad existen numerosas agendas y organizadores. En la

Junta de Andalucía se ha apostado por una herramienta corporativa

llamada ag@ta.
 Vista calendario de la agenda corporativa ag@ta
Recuerda~ sobre las Bases de Datos,
~programas de Gráficos y

 Una base de datos son un conjunto de datos almacenados y

relacionados entre sí que nos permite hacer consultas diversas, p.

ej. separando o relacionando datos de una base de datos

compuesta por el alumnado de una clase: podemos consultar el

número de personas que tienen el pelo rubio, y dentro de este,

diferenciándose por sexo, etc.

 Los programas de gráficos y diapositivas ofrecen la posibilidad de

generar diapositivas, proyecciones….etc. y presentar un tema de

forma más amigable.

 Las agendas y organizadores personales son herramientas que

permiten hacer seguimientos de citas, reuniones, tareas, contactos

Agendas.
5. REDES DE COMUNICACIONES E IN7ERNE7.
Conceptos b?sicos.
Una red es un conjunto de dispositivos físicos "hardware" y de

programas "software", mediante el cual podemos comunicar

ordenadores para compartir recursos (discos, impresoras, programas,

etc.) así como trabajo (tiempo de cálculo, procesamiento de datos,

etc.).

Internet es un conjunto de redes y equipos físicamente unidos

mediante cables que conectan a usuarios de todo el mundo y por el

que se puede transmitir datos, imágenes, música... Se caracteriza por

su gran capacidad de mover información, encontrarla y utilizarla.

Internet ha revolucionado profundamente nuestra sociedad; una de

las contribuciones más importante es el acceso rápido, fácil y

económico a la información y el tratamiento de la misma.

Un cliente Web o navegador es un programa que permite al usuario

solicitar documentos a un servidor en forma de página Web.

Actualmente tenemos en el mercado un gran número de

navegadores: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome,

Opera, etc.

La búsqueda de información en Internet se hace a través de los

buscadores. Un buscador es una gran base de datos que contiene

información sobre páginas Web y que facilita al usuario encontrar

aquellas que traten sobre un

tema específico. Son la principal herramienta para rastrear y buscar

información que esté publicada en Internet. Uno de los más

utilizados en la actualidad es GOOGLE ([Link]).

Recuerda~ sobre Redes de Comunicaciones e
Internet.

 Internet es un conjunto de redes y equipos físicamente unidos

mediante cables que conectan a usuarios de todo el mundo y por el

que se puede transmitir datos, imágenes, música....

 La búsqueda de información en Internet se hace a través de los

buscadores. Uno de los más utilizados en la actualidad es GOOGLE

([Link]).

6. EL CORREO ELEC7RÓNICO: CONCEP7OS

ELEMEN7ALES Y FUNCIONAMIEN7O.

El correo electrónico consiste en el intercambio de mensajes entre

dos personas, utilizando un soporte electrónico, como es una red de

comunicaciones. El correo electrónico es uno de los primeros servicios

que Internet ofreció y permite enviar cartas escritas con el ordenador

a otras personas que tengan acceso a Internet. Podemos cartearnos e

intercambiar

información con cualquier persona del mundo que disponga de

conexión a Internet. Además, es posible enviar información en

archivos adjuntos, enlaces a páginas Web, imágenes, etc.

La utilización de correo electrónico en una organización presenta un

conjunto de ventajas, entre las que destacan:

 Ahorro: tanto en tiempo como en coste.

 Rapidez: poder disponer de la información de una forma casi inmediata.
 Almacenamiento digital: los mensajes de correo electrónico se

reciben en formato digital y no es necesario imprimirlos para su

lectura.

Cada usuario dispone de un buzón de correo dónde mantiene una

copia de los mensajes enviados y recibidos, además de una

dirección de correo electrónico que lo identifica del resto, cuyo

formato será: nombre@dominio, por ejemplo:

[Link]@[Link]

Tanto los mensajes enviados como los recibidos son almacenados.

Para ello se usa un sistema de carpetas o bandejas, que en la mayor

parte de los programas de correo electrónico tienen nombres

estándar:

 Bandeja de Entrada: Donde entran los mensajes que recibimos.

 Bandeja de Salida: Donde están los mensajes que nosotros

hemos terminado de crear y aún no han sido enviados a

su destinatario.

 Elementos Enviados: Mensajes que han sido enviados a su

destinatario

 Borradores: Mensajes que aún no hemos terminado de crear

 Eliminados: Los mensajes que vamos eliminando se van

guardando en esta carpeta por si deseamos recuperarlos

en algún momento.

Tenemos dos formas de trabajar con el correo electrónico:

1. Clientes de correo.- Son programas instalados en el ordenador

 para llevar a cabo la gestión del correo electrónico. Existen en

el mercado diversas programas sencillos y gratuitos, hasta

otros con grandes prestaciones, orientados a trabajo en grupo,

etc. Algunos ejemplos de estos programas de correo son:

Microsoft Outlook, Eudora, Thunderbird, Outlook Express,etc

2. Correo Web o Webmail.- Este tipo de correo permite enviar y

recibir mensajes a través de un sitio Web diseñado

especialmente para ello utilizando tan sólo un navegador Web.

Además, en caso de avería de nuestro ordenador, no se

produce ninguna perdida de información. Una de las grandes

ventajas de este tipo de correo es que los podemos consultar

en cualquier parte, siempre que dispongamos de un navegador

Web, ejemplos de estos sitios de correo Web serían:

Hotmail, Gmail, el correo Web corporativo de la Junta de

Andalucía ([Link]

Interfaz de webmail. Correo corporativo

A la hora de escribir un mensaje, aparte del texto, tenemos que

indicar una serie de datos:

Para.- Se indicará la dirección de correo de la persona o

personas a las que vamos a enviar el mensaje.

CC.- Se indica las direcciones de correo a las que les queremos

enviar una copia del mensaje.

 CCO.- Se indica las direcciones de correo a las que les queremos

enviar una copia oculta del mensaje, estas direcciones de

correo no aparecen visibles para el resto de personas que

recibe el mensaje.

Adjunto.- Aparte del texto propio del mensaje podremos

adjuntar ficheros de cualquier tipo: datos, imágenes, sonido,

etc.

Recuerda~ sobre el correo electrónico.

 El correo electrónico consiste en el intercambio de mensajes entre

dos personas, utilizando un soporte no físico o tangible. sino

electrónico. Como es un ordenador personal y un software, como

puede ser Webmail.