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Contabilidad
Una de las definiciones más usuales en la literatura contable expresa a la contabilidad como
“el proceso de identificar, medir, registrar, comunicar los eventos económicos de una
organización (ya sea o no con fines de lucro), para permitir juicios y decisiones fundadas por
parte de los usuarios interesados en la información”.
Visión global del proceso contable
Como se desprende de la definición brindada anteriormente, la contabilidad es un proceso,
a continuación se grafica ese proceso.
Notemos que el proceso comienza con la generación de los pesos resultantes de un evento
económico que afecta a la empresa. La segunda etapa del proceso contable es identificar el
evento económico (transacción) bajo un encabezamiento significativo, a efectos de
proporcionar información útil. Luego, los datos son cuantificados en términos de pesos y
cantidades para su medición, y entonces son registrados, clasificados y resumidos para
producir una variedad de informes y estados contables. Obsérvese que dos tipos de
informes son producidos por el proceso contable. Un grupo consiste de informes de
propósito especial que son dirigidos para la toma de decisiones dentro de la firma. Entre
estos podrían estar los informes de ventas, de costos, presupuestarios y estados contables
mensuales. Puesto que estos informes de propósito especial son dirigidos a los usuarios
internos de la organización, tal como los gerentes de la empresa, siendo esta rama del
proceso contable a menudo llamada “Contabilidad Interna, Gerencial o de Gestión.”
La otra rama del proceso contable muestra la producción de informes de propósito general
para personas interesadas fuera de la empresa. Para los usuarios externos - propietarios
(accionistas actuales), inversores potenciales (futuros accionistas), bancos y otras
instituciones financieras, agencias del gobierno, sindicatos, etc. el informe de propósito
general consiste en los tradicionales estados contables anuales. Anticipándonos, a un
tratamiento más exhaustivo de los usuarios en la bibliografía obligatoria, diremos que los
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usuarios externos tienen la característica fundamental que carecen de autoridad, o no
tienen la posibilidad de prescribir la información que ellos desean, y deben confiar en la
información que les ofrece la gerencia de la empresa por medio de los estados contables.
Puesto que estos últimos son confeccionados para proporcionar información a los usuarios
externos, esta rama del proceso contable a menudo se llama “Contabilidad Financiera o
Contabilidad Externa”. Dicha rama también en muchas oportunidades, especialmente en
nuestro país, es denominada solamente con la expresión “Contabilidad”, sin ningún tipo de
aditamento.
EL PROCESAMIENTO DE LOS DATOS CONTABLES
Historicamente, para obtener la informacion contable, se ha acudido a dos métodos,
que solamente se diferencian en el reconocimiento de los eventos ya que no se materializan
en un mismo período de tiempo.
El método más simple, y quizás más antiguo, sea el “enfoque del flujo de caja”, o
contabilidad sobre la base de lo percibido como también se lo conoce.
El otro método más complejo y más moderno, es el “enfoque de lo devengado,”
donde la registración de los eventos se efectúa en los períodos en que ocurren, no cuando
se cobra o paga en efectivo. De aquí en adelante trataremos solamente el enfoque de lo
devengado. Del procesamiento de datos sobre la base de la partida doble, nace la
información contable propiamente dicha, y de ella surgen los estados contables publicables
(y no publicables). La contabilidad busca medir en distintas formas los efectos de los
eventos pertinentes sobre el bienestar de la entidad empresarial y sus propietarios. Mientras
estos efectos son medidos cuando se producen, los resultados son comunicados a los
usuarios de los datos en la forma de cierto marco cuyo objetivo es transformar dichos datos
en información. Los datos pueden interpretarse como señales, o sea estímulos
preparatorios que predispone a una persona para que actúe de cierto modo basándose en
la experiencia. Las señales que estimulan y afectan el comportamiento, ya sea
inmediatamente o después de cierto tiempo, constituyen la información.
El Modelo o Marco Contable
Dos supuestos forman los fundamentos sobre el cual se construye el marco contable. El
primer supuesto es que es posible distinguir entre diferentes entidades, de modo tal que la
contabilidad pueda utilizarse para una sola entidad. El segundo supuesto, es que para
cualquier entidad los recursos serán exactamente igual a los derechos sobre los recursos
por parte de los acreedores o los propietarios. En forma algebraica se expresa como sigue:
RECURSOS = DERECHOS SOBRE LOS RECURSOS (Financiamiento)
Tenemos conocimiento que para iniciar cualquier tipo de actividad comercial, industrial o
proveedora de servicios, es necesario aportar recursos en dinero en efectivo o en bienes a
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la entidad que deseamos explotar. Por otra parte, aquel o aquellos que llevaron a cabo el
financiamiento en dicha entidad tienen unos derechos sobre dichos recursos. Estos
aportantes pueden ser el propietario o los propietarios de la empresa en cuestión, o terceras
personas (acreedores) que han otorgado créditos a dicha entidad
Desde el punto de vista contable los recursos se denomina con la expresión Activo o
Activos, los derechos del propietario o propietarios sobre los recursos por el financiamiento
llevado a cabo se denominan Patrimonio Neto, y los derechos de los terceros sobre los
recursos por el financiamiento efectuado, se denominan Pasivo o Pasivos.
En función de estos elementos o componentes se define la ecuación contable o el modelo
contable fundamental, fundado en el método de la partida doble, y se expresa de la
siguiente forma
ACTIVO= PASIVO + PATRIMONIO NETO
Esta ecuación contable se aplica a todas las entidades económicas sin considerar el
tamaño, naturaleza del negocio o forma de la actividad empresarial. Se aplica tanto a
pequeños propietarios tales como los almacenes de barrio, o también a grandes empresas
o grupos económicos conglomerados mundiales.
Para fines de información, cada rubro de Activos, Pasivos y Patrimonio Neto se divide en
una serie de componentes que identifican con mayor precisión las características y
naturaleza de cada uno de ellos. A estos componentes se los denomina técnicamente
“cuentas”. Una cuenta es un acuerdo normalizado para registrar los datos por categorías o
también se puede definir como un registro contable individual de incrementos y
disminuciones de los rubros de Activo, Pasivo y Patrimonio Neto.
1.1 Activos Fundamentalmente, los activos son los recursos de propiedad de la entidad.
Pueden ser tangibles (de carácter físico) tales como los terrenos, edificios y maquinarias, o
intangibles (caracterizados por medio de derechos legales) tales como los importes debidos
por los clientes (llamados Cuentas a Cobrar), las patentes y marcas comerciales (derechos
de protección). En resumen, los activos son cosas de valor, sean físicas o no, de propiedad
de la entidad. La medición de los mismos, en función del llamado principio del costo, se
hace sobre la base del costo total de adquisición, o sea el costo de incorporación de los
activos en los registros contables. Para ser reconocidos como activos, los recursos deben
satisfacer tres requisitos:
1.1.1 El recurso debe tener un valor futuro para la entidad.
1.1.2 El recurso debe estar bajo el control efectivo de la entidad.
1.1.3 El recurso debe tener un valor monetario resultante de una transacción
debidamente identificada en la vida de la entidad.
1.2 Pasivos Los “pasivos” representan la obligación de la entidad con terceros de efectuar
pagos en efectivo, en bienes o servicios, por un monto razonablemente definido en el futuro,
que surge de transacciones pasadas de la entidad. Una actividad empresarial puede
adquirir activos a sus propietarios o a personas que no tienen tal naturaleza que incluyen a
todos otros individuos o empresas. Cuando estas personas o grupos ofrecen un activo o
activos, el derecho contra los activos, usualmente toma la forma de una deuda, esto es,
aceptando activos de un extraño a la entidad (por ejemplo, proveedores, bancos, etc.) ésta
incurre en una obligación legal de devolver a estos acreedores, un activo de igual o mayor
valor en cierta oportunidad en el futuro. Los pasivos representan las deudas y las
obligaciones legales de un negocio que han sido el resultado de adquisiciones de activos de
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personas, o grupos de personas, distintas a los propietarios. Debemos mantener en mente
estas tres características para identificar un pasivo:
1.2.1 Representan generalmente una obligación legal para el negocio: esto es, si la
obligación no es satisfecha a su vencimiento, la empresa corre el riesgo de entrar en una
situación de insolvencia.
1.2.2 El monto de la obligación generalmente es conocido con certeza.
1.2.3 El punto del tiempo en el cual la obligación debe ser cumplida es generalmente
conocida con total certeza.
1.3 Patrimonio Neto El “Patrimonio” o el Patrimonio Neto, como generalmente se lo
denomina, es un derecho residual de las participaciones una vez restados los pasivos. Esto
es, los propietarios tienen un derecho sobre todos los activos que no son requeridos para
satisfacer los derechos de los acreedores. El patrimonio está compuesto por distintos rubros
según la forma jurídica de la entidad. En nuestro caso particular, y por ahora, de una
empresa unipersonal son las siguientes: capital, retiros particulares, ingresos y gastos.
1.3.1 Capital Este concepto es usado para determinar la inversión permanente en el
negocio. Generalmente figura tomando la siguiente forma: R. GARCÍA. CTA. CAPITAL. Se
modifica cuando se hacen nuevos aportes y se reduce cuando se reduce el capital
aportado.
1.3.2 Retiros Particulares Un propietario puede retirar durante el ejercicio dinero en
efectivo u otros activos para fines personales. Los retiros podrían registrarse para indicar
una disminución del capital. Sin embargo, es preferible establecer una cuenta separada
para esta finalidad, al efecto de determinar el total de retiros en el período.
1.4 Ingresos El ingreso o los ingresos son los incrementos brutos en el patrimonio neto,
resultante de las actividades celebradas a efectos de obtener un beneficio. Generalmente,
los ingresos son el resultado de la venta de mercaderías, la ejecución de servicios, los
alquileres obtenidos, y los intereses percibidos por prestar dinero. Los ingresos pueden
tomar la forma de un incremento en el activo o una disminución en el pasivo y surgen de
distintas fuentes, siendo identificados por distintos nombres, dependiendo de la naturaleza
del negocio. Por ejemplo, una pizzería podría considerar dos categorías de ingresos por
ventas- venta de pizzas y venta de bebidas. Otros títulos para las fuentes de ingresos que
existen comunmente en muchos negocios son: ventas, honorarios, servicios, comisiones,
intereses, dividendos, alquileres, etc.
1.5 Gastos Los “gastos” son la medición de los activos consumidos o servicios utilizados en
el proceso de obtener ingresos por las ventas. Los gastos son la disminución del patrimonio
neto que resulta de llevar a cabo una actividad empresarial. Los gastos pueden requerir el
pago inmediato en efectivo o, en el caso de ser una compra a crédito, una erogación en
efectivo con posterioridad al momento en que se materializó el gasto. En algunos casos, los
gastos se pagan por anticipado, como ocurre con los alquileres de edificios. Para los
propósitos contables, tal como se explicó al analizar el concepto de asociación, un gasto es
reconocido en el período en que es utilizado o un servicio es recibido, no siendo necesario
que sea en el momento del pago.
Un gasto puede originarse en una transacción externa o explícita (por ejemplo, la compra de
energía eléctrica o útiles de escritorio), pero también puede provenir de una transacción
interna o implícita, como es el caso de la depreciación de los bienes de uso durable. En esta
oportunidad, el gasto representa el costo de usar una maquinaria o un edificio que no fueron
adquiridos para ser utilizados para la venta como sería el caso de las mercaderías. Tales
bienes, generalmente, tienen un costo inicial alto a la fecha de adquisición, y los servicios
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que proporcionan no se agotan en un solo ejercicio, por lo cual el gasto denominado
depreciación es la forma de aplicar a cada uno de los períodos los citados servicios.
El Proceso de Registración:
La mayoría de las transacciones se ponen en evidencia por medio de cierta documentación
que es utilizada como respaldo de la misma. En el caso de una venta de mercaderías la
entidad emite una factura y en el caso de la compra de bienes, la entidad recibe una factura
del proveedor. En otras transacciones, tales como una venta al contado de pequeño monto,
se emite un ticket de la caja registradora. Por razones impositivas, en nuestro país, la
emisión de comprobantes de compra y venta de bienes y servicios debe hacerse en función
de los requisitos legislados por la Dirección General Impositiva que es el máximo organismo
nacional de recaudación de impuestos. Una vez que una transacción se ha llevado a cabo,
las características del procesamiento de datos (manual o computarizado) diseñado dentro
del modelo contable, se modifica por el impacto económico de cada evento dentro de la
entidad, desde el registro inicial hasta el final donde se generan los informes contables
periódicos.
El plan de cuentas
El número y tipos de cuentas que componen el plan de cuentas de una organización
económica difiere dependiendo del tamaño, la complejidad y el tipo de actividad. Por lo
general, el número de cuentas depende del detalle deseado por parte de aquellos que
administran la empresa. Por ejemplo, el gerente de una empresa puede desear una cuenta
para todos los servicios públicos, mientras otro puede querer mantener cuentas separadas
por cada tipo de servicio, tal como la luz eléctrica, gas, teléfono y agua corriente. En forma
similar, un único propietario, como es el caso que estamos tratando, seguramente requerirá
pocas cuentas en comparación con la exigencia de una gran empresa como Arcor S.A. En
el plan de cuentas las cuentas se identifican con un código, casi siempre numérico que
permiten su fácil ubicación en el libro mayor. El sistema numérico utilizado para identificar
las cuentas comienza con las referidas al estado de situación patrimonial y continúa con las
cuentas del estado de resultado. No es propósito de esta asignatura, considerar con
profundidad este tema y por lo tanto diseñar sistemas y planes contables para empresas
específicas. En general nuestro interés radica en los componentes que son comunes en
todos los sistemas contables, de un único propietario y que se dedica a la venta de
servicios. A medida que se incorporen nuevas actividades iremos modificando este plan de
cuentas.
1. ACTIVO
11 Disponibilidades
1101 Caja
1102 Bancos
12 Créditos
1201 Cuentas a Cobrar
1202 Seguros Anticipados
1203 Suministros
13 Bienes de Uso
1301 Terrenos
1302 Edificios
1303 Maquinarias y Equipos
1304 Muebles y Útiles
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1311 Depreciaciones Acumuladas
2. PASIVO
21 Deudas
2101 Cuentas por Pagar
2111 Préstamos a Pagar
2112 Anticipo Clientes
2113 Sueldos a Pagar
3. PATRIMONIO NETO
31 Capital
3101 R. García cta. capital
3102 Retiros Particulares
3103 Resultados del ejercicio
4. INGRESOS
41 Ingresos por Servicios
42 Ventas Mercaderías
4.3 Ingresos varios
5. EGRESOS
51 Gastos de Administración y Ventas
5110 Sueldos
5111 Servicios públicos (luz y teléfono)
5112 Depreciación bienes de uso
5113 Seguros de incendio
5114 Útiles de escritorio
5115 Publicidad
5116 Gastos de combustible
5117 Otros no clasificados
52 Gastos Financieros
5210 Gastos por Intereses