REGLAMENTO OPERATIVO
VERSIÓN 2
POLÍTICA DE GRATUIDAD EN LA MATRÍCULA DE LOS PROGRAMAS DE
PREGRADO DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR PÚBLICAS
JUNTA ADMINISTRADORA
JULIO 2024
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No INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR
23 INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIÓN RURAL
24 INSTITUTO TÉCNICO AGRÍCOLA
25 INSTITUTO TÉCNICO NACIONAL DE COMERCIO SIMÓN RODRIGUEZ
26 INSTITUTO TECNOLÓGICO DEL PUTUMAYO
27 INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO
28 INSTITUTO TOLIMENSE DE FORMACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL
29 INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA PAZ
30 POLITÉCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID
31 TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA
32 UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA
33 UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER
34 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA INDÍGENA INTERCULTURAL
35 UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA
36 UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
37 UNIVERSIDAD DE CALDAS
38 UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
39 UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
40 UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA
41 UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA
42 UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
43 UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS
44 UNIVERSIDAD DE NARIÑO
45 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
46 UNIVERSIDAD DE SUCRE
47 UNIVERSIDAD DEL ATLÁNTICO
48 UNIVERSIDAD DEL CAUCA
49 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA
50 UNIVERSIDAD DEL PACÍFICO
51 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
52 UNIVERSIDAD DEL TOLIMA
53 UNIVERSIDAD DEL VALLE
54 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
55 UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER – CÚCUTA
56 UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER – OCAÑA
57 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
58 UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL TRÓPICO AMERICANO
59 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
60 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA
61 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
62 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL
63 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA
64 UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR
65 UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
66 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA
67 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCÓ - DIEGO LUIS CÓRDOBA
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Excelencia, entre otros), el valor de la matrícula ordinaria neta se cubrirá por la Política de Gratuidad
en la Matrícula. En todo caso, continuarán accediendo a los demás beneficios contemplados para
cada fondo en sus reglamentos o manuales.
Parágrafo 3. Cuando los(las) beneficiarios(as) hagan parte del componente de Excelencia del
programa Generación E y su modalidad de giro de matrícula es subsidio, recibirán este apoyo desde
el Fondo Generación E - Excelencia.
Artículo 10. Duración del beneficio. La duración del beneficio corresponde al número de periodos
académicos a cubrir por parte de la Política de Gratuidad en la Matrícula.
Para determinar la duración del beneficio la IES reportará en el Sistema Nacional de Información de la
Educación Superior – SNIES la información de créditos académicos, con la cual el Ministerio de Educación
Nacional calculará el número de periodos que le faltan para concluir el programa académico de acuerdo
con el registro calificado, atendiendo la siguiente metodología:
(A): Total de créditos del programa de formación
(B): Total de créditos aprobados por el estudiante al periodo académico anterior
(C): Promedio de créditos que se matriculan por cada periodo académico según el plan de estudios.
Para determinar el promedio de créditos a matricular, se podrá tomar como referencia la totalidad de
créditos académicos del programa según el registro calificado y dividirlo por el número total de periodos
que debe cursar el estudiante según el plan de estudios. Si la operación aritmética arroja un número con
decimales deberá aproximarse al número entero mayor más cercano.
Una vez la IES reporte en el SNIES la información anterior, el Ministerio de Educación Nacional calculará
el número de periodos a financiar a través de la siguiente fórmula matemática:
Número de periodos a financiar = (A-B) / C
Si el resultado es un número con decimales se redondeará al entero mayor.
Si el resultado es igual a cero porque el estudiante ya cursó la totalidad de créditos académicos el beneficio
no se le asignará.
La duración del beneficio se entenderá como el número de periodos a financiar que resulta de la formula
anterior y su cálculo se realizará por una única vez en el periodo académico en el cual se asigna el beneficio
a cada estudiante.
Parágrafo 1. Con el fin de promover la permanencia y graduación, la Política de Gratuidad en la
Matricula cubrirá por rezago académico u otras figuras asociadas a la finalización del plan de estudios
del programa, hasta un (1) periodo académico adicional para formación técnica y tecnológica y hasta
dos (2) periodos académicos adicionales para formación profesional a los establecidos mediante la
metodología descrita anteriormente. Los periodos de rezago solo se asignarán a estudiantes que se
les haya asignado el beneficio.
Los periodos adicionales también se habilitarán a partir del 2024 para los(las) estudiantes que han
sido beneficiarios de la Política de Gratuidad en la Matrícula en alguno de los semestres de las
vigencias 2022 o 2023 mediante el componente de Equidad del programa Generación E y del Fondo
Solidario para la Educación. En ningún caso aplicará retroactivamente para las vigencias 2022 y
2023.
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Nacional; cambio que aplicará en el siguiente periodo académico.
En caso de que se exima del valor de matrícula por más de un programa, el estudiante deberá pagar
el valor de matrícula del programa no asumido por la Política de Gratuidad en la Matrícula. En caso
de que no lo pague, se le descontarán de los periodos a financiar del programa académico cubierto
por la Política de Gratuidad en la Matrícula y se reconocerá el valor de matrícula ordinaria neta a
la(s) institución(es) respectiva(s) en el acta de cierre del periodo conciliado.
Artículo 13. Renovación del beneficio. Para renovar el beneficio de la Política de Gratuidad en la
Matrícula los estudiantes deberán cumplir con los siguientes requisitos:
1. Estar matriculado(a) en un programa académico de pregrado (técnico profesional, tecnológico o
universitario), en alguna de las Instituciones de Educación Superior públicas relacionadas en el
presente reglamento y registrado en el SNIES.
2. No tener título profesional universitario.
3. No contar con alguna de las causales de terminación del beneficio establecidas en el presente
reglamento.
La renovación del beneficio de la Política de Gratuidad en la Matricula se realizará mediante el
siguiente procedimiento:
1. La institución de educación superior pública cargará la plantilla de caracterización durante el mes
siguiente al cierre de la matrícula financiera.
2. El Ministerio de Educación Nacional validará la información reportada por la institución de educación
superior pública en la plantilla de caracterización y le informará a cada institución el resultado de la
renovación del beneficio.
3. El Ministerio de Educación Nacional y la institución de educación superior pública conciliarán el reporte
de validación de requisitos de los estudiantes y suscribirán el acta de cierre correspondiente, en la que
quedará constancia de los estudiantes que cumplen y no cumplen los requisitos de renovación de la
Política de Gratuidad en la Matricula.
Parágrafo 1. La renovación del beneficio de la Política de Gratuidad en la Matrícula no tendrá en
cuenta las veces que el estudiante aplace su proceso de matrícula, siempre que conserve la
condición de estudiante conforme a los reglamentos internos de la institución de educación superior
respectiva. En cualquier caso, la duración del beneficio de la Política de Gratuidad en la Matrícula
corresponderá a la establecida en al artículo 10 del presente reglamento operativo.
Parágrafo 2: Las Instituciones de Educación Superior (ES) públicas en el marco de las disposiciones
legales y sus procedimientos internos son responsables de evaluar la continuidad del estudiante en
el programa académico respectivo. En este sentido, si un beneficiario pierde su calidad de
estudiante, perderá automáticamente el beneficio de la Política de Gratuidad en la matrícula en la
IES pública.
Parágrafo 3. En caso de que, el beneficiario esté matriculado(a) en más de un programa académico,
el beneficio se renovará en el programa al que se le asignó inicialmente.
Artículo 14. Cambio de IES y/o de programa. Los beneficiarios de la Política de Gratuidad en la
Matrícula podrán cambiar de IES y/o programa académico atendiendo a las disposiciones que en
dicha materia contemplen las IES a que hace referencia el presente reglamento operativo, sin que
esto afecte la continuidad del beneficio. Para que el cambio de programa o de IES se efectúe, la IES
a la cual cambió o desea cambiar deberá reportarlo como matriculado en el SNIES. Cada cambio
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que realice el estudiante acumulará los periodos ya financiados. En este sentido, a los periodos
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Parágrafo 5. En el evento de que el o la estudiante haya pagado con recursos propios el valor de la
matrícula neta antes de la asignación del beneficio por parte del Ministerio de Educación Nacional,
el monto deberá ser reintegrado al beneficiario (a) en su totalidad por la IES de acuerdo con sus
procedimientos internos.
Artículo 17. Reporte de información en el SNIES. Conforme al avance de los calendarios
académicos, las IES deberán reportar las personas admitidas en la plantilla dispuesta para tal fin en
el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES) del Ministerio de Educación
Nacional, y una vez el(la) estudiante formalice su proceso de matrícula, deberá reportarlo en las
plantillas de “Estudiante de primer curso”, en la plantilla de “Matriculados”, y en la plantilla
“Caracterizacion_politica_de_gratuidad_IES_publicas”. Cada Plantilla contará con su respectivo
manual del usuario disponible en el SNIES.
Lo anterior sin perjuicio de las demás fechas de reporte y actualización de información en el SNIES
definidas en las resoluciones del Ministerio de Educación Nacional.
Artículo 18. Responsabilidades de los beneficiarios. Los beneficiarios de la Política de
Gratuidad tendrán las siguientes responsabilidades:
a. Brindarle a la IES pública oportunamente toda la información veraz y documentación que esta
requiera para el acceso a la Política de Gratuidad de la Matrícula.
b. Conocer y cumplir los estatutos y el marco normativo vigente de la institución de educación
superior pública a la cual pertenece.
c. Conocer y cumplir los lineamientos de la Política de Gratuidad en la Matrícula establecidos en la
Ley 2307 del 2023, el Decreto Reglamentario 2271 de 2023 y su Reglamento Operativo.
d. Acudir a la IES pública para las claridades que requiera sobre el acceso y resultados finales de
la implementación de la Política de Gratuidad en la Matricula, manteniendo un lenguaje
respetuoso y claro.
e. Asumir los costos de los derechos pecuniarios diferentes a derechos de matrícula, de acuerdo
con lo establecido en el artículo 122 de la Ley 30 de 1992 (derechosde inscripción, derechos de
realización de exámenes de habilitación, derechos de grado, entre otros).
f. Asistir a los espacios de acompañamiento integral y nivelación académica que brinde la IES
pública; así como a todos los espacios que promuevan su bienestar y permanencia en la
educación superior.
Artículo 19. Responsabilidades de las instituciones de educación superior públicas. Las
Instituciones de Educación Superior públicas tendrán las siguientes responsabilidades en relación
con la Política de Gratuidad en la Matrícula:
1. Registrar oportunamente en el Sistema Nacional de Información de la Educación
Superior -SNIES-, toda la información y plantillas necesarias, teniendo en cuenta lo establecido
por el Ministerio de Educación Nacional.
2. Velar por la calidad y veracidad de la información cargada en el SNIES en función de la Política
de Gratuidad en la Matrícula.
3. Aplicar, de acuerdo con los recursos asignados por el Ministerio de Educación Nacional, el
pago del valor de matrícula neta de los beneficiarios de la Política de Gratuidad en la Matrícula.
4. Reintegrar al Ministerio de Educación Nacional los recursos a que haya lugar, de acuerdo con
el Reglamentos Operativo.
5. Designar un enlace que se encargue de interactuar con el Ministerio de Educación Nacional
para facilitar el cumplimiento oportuno y adecuado de las actividades derivadas de la
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implementación y seguimiento de la Política de Gratuidad en la Matrícula.
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