Artículo 1. Objeto.
El presente Reglamento Operativo tiene el propósito de establecer los
lineamientos para la implementación de la Política de Gratuidad en la Matrícula de los programas de
pregrado de las Instituciones de Educación Superior (IES) públicas del país, en el marco de la Ley
2307 de 2023 y el Decreto 2271 de 2023.
Parágrafo 1. El otorgamiento de apoyos de sostenimiento para los beneficiarios de la Política de
Gratuidad en la Matricula será reglamentado por el Comité establecido en el Decreto 2271 del 2023
de manera progresiva y de acuerdo con la disponibilidad presupuestal.
Parágrafo 2. Los(as) estudiantes que recibieron el beneficio de la Política de Gratuidad en la
Matrícula ya sea a través del Fondo Solidario parala Educación (FSE) o del componente de Equidad
del programa Generación E, se regirán de acuerdo con el presente reglamento.
Artículo 2. Ámbito de aplicación. El presente Reglamento Operativo está dirigido al Ministerio de
Educación Nacional, al Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior-
ICETEX, las IES públicas y sus estudiantes de programas de pregrado.
Artículo 3. Instituciones de Educación Superior. Hacen parte de la Política de Gratuidad en la
Matrícula las Instituciones Técnicas Profesionales, Instituciones Tecnológicas, Instituciones
Universitarias o Escuelas Tecnológicas y Universidades públicas del país vinculadas o adscritas
presupuestalmente al sector de educación, las cuales se relacionan a continuación:
No INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR
1 COLEGIO INTEGRADO NACIONAL ORIENTE DE CALDAS
2 COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA
3 COLEGIO MAYOR DEL CAUCA
4 CONSERVATORIO DEL TOLIMA
5 ESCUELA NACIONAL DEL DEPORTE
6 ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO
7 ESCUELA TECNOLÓGICA INSTITUTO TÉCNICO CENTRAL
8 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA ANTONIO JOSÉ CAMACHO
9 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA BELLAS ARTES Y CIENCIAS DE BOLÍVAR
10 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO
11 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DIGITAL DE ANTIOQUIA
12 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE BARRANQUILLA
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE LAS CULTURAS Y LAS ARTES POPULARES -
13
IPC
14 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA MAYOR DE CARTAGENA
15 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO
16 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO DISTRITAL DE SANTA MARTA
17 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA PÚBLICA DE BELLO
18 INSTITUTO DE EDUCACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL DE ROLDANILLO
19 INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE BELLAS ARTES
INSTITUTO NACIONAL DE FORMACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL - HUMBERTO
20
VELÁSQUEZ GARCÍA
INSTITUTO NACIONAL DE FORMACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL DE SAN
21
ANDRÉS
INSTITUTO NACIONAL DE FORMACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL DE SAN JUAN
22
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DEL CESAR
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Artículo 6. Sesiones de la Junta Administradora. La Junta Administradora se reunirá́
ordinariamente mínimo una (1) vez en cada semestre del año y extraordinariamente a solicitud de
cualquiera de sus miembros, cuando se requiera. Las sesiones podrán realizarse de manera
presencial, virtual o híbrida, y serán convocadas de manera escrita por parte de la Secretaria
Técnica, con una antelación no inferior a cinco (5) días en el caso de las sesiones ordinarias y dos
(2) días para las sesiones extraordinarias.
De cada sesión de la Junta Administradora se suscribirá́ un acta, en la cual consten los
participantes, los temas tratados y las decisiones que adopten.
Parágrafo. El quorum deliberatorio y decisorio se conformará por cuatro (4) de sus integrantes, que
participen con voz y voto.
Artículo 7. Secretaría Técnica. La Secretaria Técnica, será́ ejercida por la Subdirección de Apoyo
a la Gestión de las IES, quien tendrán las siguientes responsabilidades:
1. Convocar a sesión de la Junta Administradora por lo menos una vez en cada semestre del
año, así como las demás sesiones que los miembros de la Junta Administradora consideren
necesarias.
2. Establecer el orden del día de las reuniones ordinarias y extraordinarias, previa
coordinación con la Junta Administradora y estructurar la metodología a seguir en dichas
reuniones.
3. Elaborar las actas de las sesiones de la Junta Administradora y asegurar su adecuada
organización y archivo.
4. Hacer seguimiento a las decisiones que tome la Junta Administradora.
5. Las demás que defina la Junta Administradora en el Reglamento Operativo.
Artículo 8. Programas académicos. La Política de Gratuidad en la Matrícula se implementará
exclusivamente para programas de pregrado, ofertados en cualquier modalidad por las IES públicas, los
cuales pueden ser de formación técnica profesional, tecnológica o profesional universitaria,
incluyendo la formación por ciclos propedéuticos.
Artículo 9. Descripción del beneficio. El beneficio que se otorga en el marco de la Política de
Gratuidad en la Matrícula consiste en el pago del valor de la matrícula ordinaria neta de los
estudiantes de programas de pregrado de las IES públicas, con cargo a los recursos que el Gobierno
Nacional destine, durante los periodos a cubrir en los términos del presente reglamento.
Parágrafo 1. La matrícula ordinaria neta corresponde al valor inicialmente liquidado por las
instituciones de educación superior públicas por concepto de matrícula, menos la aplicación de los
descuentos o apoyos a los que el estudiante tenga derecho tales como: votaciones por sufragio
electoral, becas, apoyos de las entidades territoriales y de las mismas instituciones de educación
superior públicas u otras fuentes o conceptos. Este valor no incluye el pago de derechos pecuniarios
por cursos intersemestrales, derechos de grado, cobros complementarios, extraordinarios,
extemporáneos, administrativos, ni ningún otro derecho pecuniario o concepto que no esté
explícitamente contemplado en el presente reglamento.
Parágrafo 2. Para los beneficiarios de la Política de Gratuidad en la Matrícula que al mismo tiempo
lo sean de los fondos cuyo constituyente sea el Gobierno Nacional que financian el pago de la
matrícula mediante créditos condonables (fondos para las comunidades indígenas, las comunidades
negras, afrocolombianas, raizales, palenqueras, el pueblo Rrom, la población víctima, la población
con discapacidad y la población de veteranos, Ser Pilo Paga y Generación E componente de
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beneficiarios de la Política de Gratuidad en la Matrícula con base en el reporte de información que
realicen las IES en las diferentes plantillas del SNIES dispuestas para tal fin.
Una vez la IES cargue la plantilla de caracterización en el SNIES, el Ministerio de Educación Nacional
cruzará la información con los registros administrativos correspondientes a la Registraduría Nacional
del Estado Civil, base de datos de la Política de Gratuidad, plantilla de graduados del SNIES, censo
indígena del Ministerio del Interior, Registro Único de Victimas -RUV, SISBEN IV, SNIES y las demás
fuentes que resulten necesarias.
Producto de lo anterior, el Ministerio de Educación Nacional publicará semanalmente en el SNIES el
resultado de las validaciones indicando los siguientes aspectos:
1. Listado de estudiantes que cumplen las condiciones establecidas en los numerales 2 y 3 del
artículo 11 “Requisitos de acceso al beneficio de la gratuidad en la matrícula”, conforme la
información reportada por la IES y los cruces con los registros administrativos disponibles,
indicando el grupo poblacional correspondiente.
2. Listado de estudiantes que inicialmente no cumplen las condiciones establecidas en los
numerales 2 y 3 del artículo 11 “Requisitos de acceso al beneficio de la gratuidad en la
matrícula”.
Para el proceso de matrícula financiera la IES pública podrá eximir del pago del valor de la matrícula
ordinaria neta a los(as) estudiantes relacionados en el listado del numeral 1, así como a los
estudiantes relacionados en el numeral 2 y que presenten ante la IES el documento que acredite la
pertenencia a alguno de los grupos poblacionales establecidos en el numeral 3 del artículo 11.
Una vez se concluya el proceso anterior se deberá realizar lo siguiente:
1. La IES pública cargará la plantilla de caracterización durante el mes siguiente al cierre de la matrícula
financiera.
2. El Ministerio de Educación Nacional validará la información reportada por la institución de educación
superior pública en la plantilla de caracterización y le informará a cada institución el resultado de
los procesos de validación de requisitos de acceso a la Política de Gratuidad en la Matrícula.
3. El Ministerio de Educación Nacional y la institución de educación superior pública conciliarán el reporte
de validación de requisitos de los estudiantes y suscribirán el acta de cierre correspondiente, en la que
quedará constancia de los estudiantes que cumplen y no cumplen los requisitos de acceso a la
Política de Gratuidad en la Matricula.
Parágrafo 1. Si la institución de educación superior pública supera el tope de recursos asignados
para financiar la gratuidad en la matrícula, la IES priorizará la asignación del beneficio atendiendo
los procesos de matrícula que defina en el marco de su autonomía y de acuerdo con el siguiente
orden: i) Estudiantes antiguos y ii) Estudiantes nuevos.
Parágrafo 2. La asignación del beneficio establecido en este artículo no será retroactiva, por lo tanto,
el beneficio aplica a partir del periodo de adjudicación.
Parágrafo 3. En el caso que un(a) estudiante cumpla los requisitos de acceso a la Política de
Gratuidad en la Matrícula y esté matriculado(a) en más de un programa académico, el beneficio se
asignará para el programa académico que tenga el mayor valor de matrícula ordinaria neta a pagar.
Si el(la) estudiante quiere cambiar el beneficio a otro programa académico deberá presentar la
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solicitud mediante carta dirigida a la institución de educación superior y al Ministerio de Educación
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a. La relación de programas ofertados o abiertos para el respectivo periodo académico.
b. Las fechas del calendario académico para cada proceso (admisión,matrícula, inicio de
clases, etc.).
c. El compromiso explícito de cargar la información de los estudiantes en las plantillas del SNIES
a más tardar un mes después del cierre del proceso de matrícula.
d. El requerimiento del 80% del recurso para implementar la Política de Gratuidad en la
Matrícula.
e. Número y tipo de cuenta bancaria en la que recibirá el desembolso de los recursos. Para el
efecto deberá anexar el certificado expedido por la correspondiente entidad financiera.
2. Previa validación de la certificación y la generación del correspondiente Concepto Técnico desde
la Subdirección de Apoyo a la Gestión de las IES, el Ministerio de Educación Nacional solicitará
a la Junta Administradora de la Política de Gratuidad en la Matrícula la aprobación de giros. Una
vez los mismos sean aprobados por dichas instancias se tramitará el desembolso del 80% de
los recursos asignados por esta fuente a cada IES pública durante el primer mes del periodo
académico.
3. Cada IES pública recibirá un segundo desembolso correspondiente al monto restante de los
recursos requeridos para el respectivo periodo académico, previa aprobación de la Junta
Administradora de la Política de Gratuidad en la Matrícula y el cumplimiento de las siguientes
actividades:
a. La validación por parte del Ministerio de Educación Nacional de la información reportada en
el SNIES por la IES pública, conforme a lo establecido en el presente Reglamento.
b. La conciliación entre la IES pública y el MEN referente a los beneficiarios(as), valores
proyectados y ejecutados para el respectivo periodo académico en el marco de la política de
gratuidad en general.
Parágrafo 1. Concluida la conciliación de recursos se firmará un acta de cierre del periodo
académico entre el Ministerio de Educación Nacional y las IES dejando en claro la relación de
estudiantes beneficiarios(as) y el monto de recursos entregados por el Ministerio de Educación
Nacional. Se espera que esta acta quede en firme durante el mismo periodo académico, de tal
manera que la asignación y giro de recursos del siguiente periodo académico no se retrase.
Parágrafo 2. Si posterior a la firma del acta de cierre se presenta alguna novedad, esta deberá ser
reportada por la IES pública al Ministerio de Educación Nacional mediante la plantilla de SNIES
definida para tal fin, quien procederá a darle el trámite correspondiente.
Parágrafo 3. Los incrementos en el valor de la matrícula de los programas de pregrado para cada
vigencia corresponderán al índice al que acuda la IES para determinar dicho aumento, conforme a
las disposiciones que internamente tuvieran aprobadas por decisiones formales de sus instancias
competentes y que hubieran sido reportadas a la Subdirección de Inspección y Vigilancia del
Ministerio de Educación Nacional, en los tiempos definidos para tal fin. El incremento en el valor de
la matrícula de cada IES pública se reconocerá por una única vez en cada vigencia fiscal.
Parágrafo 4. Si, conforme con las disposiciones de cada una de las IES públicas, un estudiante
beneficiario(a) de la Política de Gratuidad aplaza, reserva cupo o se retira en un lapso que implique
la devolución total de su matrícula neta, ese valor será informado por la IES pública al Ministerio de
Educación Nacional para que no sea girado a la Institución. En estos casos se considerará que el
estudiante no ha hecho uso efectivo de uno de los periodos que cubre la Política de Gratuidad en la
Matrícula.
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progreso de la gratuidad de la matrícula de los programas de pregrado, al igual que de la
metodología utilizada para identificar los criterios de acceso.
Artículo 21. Situaciones no previstas. Teniendo en cuenta la competencia otorgada por el artículo
[Link].5.6 del Decreto 1075 de 2015, la Junta Administradora podrá definir lineamientos,
condiciones, resultados y consecuencias sobre las situaciones no previstas en el presente
reglamento, de conformidad con la ley 2307 de 2023 y en la Sección 5 del Capítulo 3, Título 3, Parte
5, Libro 2, del Decreto 1075 de 2015.
El presente Reglamento se expide en Bogotá D.C. a los 26 días del mes de julio de 2024.
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Jaime de la Ossa Velásquez Oscar Orlando Porras Atencia
Rector Representante de las universidades Rector Representante de las instituciones
públicas técnicas profesionales, instituciones tecnológicas,
instituciones universitarias o escuelas
tecnológicas públicas
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Alejandro Álvarez Gallego Jhon Emerson Espitia Suárez
Viceministro de Educación Superior Director de Fomento de la Educación Superior
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