Definición del Documento
Según Couture (citado en Calvo), es el instrumento; objeto normalmente escrito, en cuyo texto se
consigna o representa alguna cosa apta para esclarecer un hecho o se deja constancia de una
manifestación de voluntad que produce efectos jurídicos.
Partiendo de esas definiciones pasa Calvo (2009) a conceptuar documento como todo escrito,
público o privado donde consta algo
Definición de documento público:
Es aquel autorizado por el funcionario público competente, con facultad para dar fe pública y
teniendo como finalidad la de comprobar la veracidad de actos y relaciones jurídicas que han de
tener influencia en la esfera del Derecho, siendo valederos contra toda clase de personas .El
Código Civil venezolano, en su artículo 1.357 señala: Instrumento público o auténtico es el que ha
sido autorizado con las solemnidades legales por un Registrador, por un Juez u otro funcionario o
empleado público que tenga facultad para dar fe pública, en el lugar donde el instrumento se haya
autorizado. También puede llamarse documento público cualquier otro acto constante de un
Registro Público, y el otorgado ante el funcionario a quien por la ley se permite acudir en defecto
del Registrador, para darle al escrito el carácter de tal, como sucede en las capitulaciones
matrimoniales que deberán constituirse por escritura pública, para no caer en nulidad, antes de la
celebración del matrimonio
Clases de Documentos Públicos
Se les clasifica en: Registrales, judiciales y Notariales
Registrales: son aquellos donde ha intervenido en su formación el funcionario autorizado según la
Ley de Registro Público y del Notariado para tales funciones. Art. 13- 23 y 25. Los Registradores
merecen Fe Pública en todos los actos, declaraciones y certificaciones que con tal carácter
autoricen".
Principio de publicidad Artículo 13. La fe pública registral protege la verosimilitud y certeza jurídica
que muestran sus asientos. La información contenida en los asientos de los Registros es pública y
puede ser consultada por cualquier persona.
Misión Articulo 23. La misión de los Registros es garantizar la seguridad jurídica de los actos y de
los derechos Inscritos, con respecto a terceros, mediante la publicidad registral.
Efectos jurídicos Artículo 25. Los asientos e información registrales contenidos y emanados
oficialmente del sistema registral surtirán todos los efectos jurídicos que corresponden a los
documentos
Judiciales: son aquellos formulados por un Juez, tendiendo como fundamento legal lo revisto por
el Código de Procedimiento Civil.
Notariales: son aquellos documentos a los cuales se refiere el Decreto con Fuerza de Ley del
Registro y del Notariado, dentro de las atribuciones de los Notarios Públicos: Art. 74 Capítulo II
acerca de la Función Notarial.
Art. 74 D.F.L.R.P.N.: "Los notarios son competentes en el ámbito de su jurisdicción para dar fe
pública de todos los actos, hechos y declaraciones que autoricen con tal carácter, particularmente
de las siguientes atribuciones:
1- Documentos, contratos y demás negocios jurídicos, unilaterales, bilaterales y
plurilaterales
.2- Poderes, sustituciones, renuncias y revocatorias, con excepción de las situaciones
renuncias y revocatorias que se efectúen en los expedientes judiciales
3. Justificaciones para perpetua memoria, con excepción de lo señalado en el Art. 937 del
Código de Procedimiento Civil
4. Protesto de los Títulos de Crédito, de conformidad con lo previsto en el Código de
Comercio.,
5- Otorgamiento de testamentos abiertos, de conformidad con os Art. 852 al 856 del Código
Civil.
6- Presentación y entrega de testamentos cerrados, con expresión de las formalidades
requeridas en los numerales 1º, 2º 3º del Art. 857 del Código Civil.
7- Apertura de testamentos cerrados, de conformidad con lo previsto en los Art. 986 al 989
del Código Civil y 913 al 920 del Código de Procedimiento Civil. El notario tendrá potestades
para realizar los actos que se atribuyen al Registrador Subalterno en el Código Civil.
8- Capitulaciones matrimoniales
9- Autorización de administración separada de comunidad conyugal.
10- Autorizaciones de administración de bienes de menores e incapaces.
11- Otorgamiento de hipotecas mobiliarias y prendas sin desplazamiento de posesión.
12- Otorgamiento de cualquier caución o garantía civil o mercantil
13- Constancia de cualquier hecho o acto a través de inspección extrajudicial.
14- Transcripciones en acta o por cualquier medio de reproducción o de grabación del
contenido de archivos públicos o de documentos privados, siempre u cuando no esté
expresamente prohibido en el primer caso o lo autorice el dueño o depositario del documento
en el segundo caso.
15- Celebración de Asambleas, reuniones o manifestaciones, dejando las constancias
personales, gráficas o sonoras del caso.
16- Transacciones que ocurran en medios electrónicos
.17- Apertura de libros de asambleas de propietarios, actas de Juntas de Condominio,
Sociedades y Juntas Directivas.
18- Autenticar firmas autógrafas, electrónicas y huellas digitales.
19- Los demás que le atribuyan a otras leyes
El Documento Auténtico
Es importante tener claro, que todo documento público es auténtico pero no todo documento
auténtico es público. Explicando esto, se puede afirmar junto a Brewer-Carías, que el documento
es público, porque lo forma o interviene en su formación un funcionario público facultado por la
Ley para autorizarlo y dar certeza de los hechos jurídicos que él ha realizado, visto u oído; y el
documento auténtico que son aquéllos formados únicamente por los particulares que después de
formados y sólo debido a la intervención a posteriori del funcionario, es que se obtiene certeza de
quienes son sus autores y de que el acto se realizó.
Características documento publico
Entre las principales características encontramos:
Es un documento que puede ser consultado por cualquier persona que lo necesite o
requiera.
Solo pueden ser emitidos o autorizados por un funcionario público.
Este documento tiene fuerza probatoria y puede usarse para dar fe o demostrar un hecho
material.
Ejemplos de documentos públicos
Sin duda, este tipo de documento debe poderse representar en forma escrita o gráfica. Por eso un
documento público puede ser.
Algunos ejemplos de estos documentos son:
Acta de nacimiento, acta de defunción, acta de matrimonio y acta de divorcio.
Documentos de propiedad.
Licencias de conducir, credenciales de identificación, credenciales para votar y pasaportes.
Diferencias entre un documento público y un documento privado
Las principales diferencias que se pueden encontrar serán enumeradas a continuación:
1. En un documento público
El contenido del documento tiene que ser redactado y creado por el funcionario público.
Es tramitado por un funcionario público con plena competencia para hacerlo.
Debe contener las menciones o requisitos que exige la ley, no los intereses privados de
alguna de las partes.
Debe ser autorizado y presenciado con toda la formalidad legal por un funcionario o
notario público. Este funcionario debe tener la facultad para dar fe pública del documento.
2. En un documento privado
El carácter privado se mantiene a pesar de que fuera registrado públicamente.
Su autorización y autenticidad no lo convierte en documento público.
Este documento es firmado y redactado por cada una de las partes interesadas, sin
necesidad de que participe un funcionario público.
Similitudes entre un documento público y un documento privado
Las principales similitudes que se pueden mencionar son las
siguientes:
1. En un documento público
El funcionario público, en el ejercicio de su función y con plena competencia, da fe del
contenido del documento. Por esa razón, el documento tiene fuerza probatoria.
El documento escrito o gráfico puede ser utilizado para probar, confirmar o justificar algún
hecho material y se elabora con este propósito.
La fuerza probatoria resulta porque el funcionario público da fe y hace constar que todo
fue hecho y realizado en su presencia
2. En un documento privado
Puede ser utilizado como elemento probatorio para cualquier trámite legal.
Al igual que el documento público se usa para probar, confirmar o justificar un hecho
material.
Funciona como una prueba escrita porque llega a tener autenticidad.
Importancia de los documentos públicos en el ámbito fiscal y empresarial
Los documentos públicos tienen un papel crucial en el entramado fiscal y empresarial por varias
razones:
Seguridad jurídica: Ofrecen certeza sobre actos y negocios, lo que es esencial para la confianza en
las transacciones comerciales.
Transparencia: Ayudan a demostrar el cumplimiento de los requerimientos legales y regulatorios
ante autoridades y auditores.
Facilitación de operaciones: Permiten agilizar trámites al servir como prueba indisputable de
ciertos hechos o derechos.
Elementos Esenciales
En su aspecto material, en todo documento se deben considerar como elementos sustanciales
la cosa, el autor y el contenido:
A. La cosa. Es el elemento material que sirve de sustentación o soporte al contenido; puede
ser de cualquier naturaleza: plástico, papel, piedra, metal, entre otras. En la cosa se puede
representar o expresar, mediante letras, números, etc., una declaración de voluntad o de
verdad acerca de un hecho jurídico.
B. El autor o autores. Son los sujetos de Derecho (personas) que realizan la declaración de
voluntad o verdad en la cosa. A los fines registrales se les denomina otorgante u otorgantes,
es decir, que declaran en el documento y por ello deben otorgarlo con su firma, que es la
representación gráfica de la persona en el documento y que expresa su consentimiento.
C. El contenido. Para que un documento pueda ser tenido como tal, es necesario que la
manifestación de voluntad del autor tenga trascendencia jurídica y sirva para probar los
hechos a que se refiere.
Ejemplos prácticos de uso de documentos
públicos
Para comprender mejor el uso de documentos públicos,
analizamos un par de ejemplos prácticos:
Ejemplo 1:
Supongamos que una empresa desea comprar una propiedad para
expandir sus operaciones. La empresa y el vendedor acuden a un
notario para otorgar la escritura de compraventa. Dicho
documento público no solo formaliza la transacción sino que
también proporciona seguridad y claridad legal sobre la
transferencia de la propiedad.
Ejemplo 2:
Imaginemos que una compañía necesita un préstamo bancario
para financiar su crecimiento. La entidad bancaria solicitará la
escritura de constitución y los estatutos de la sociedad,
documentos públicos que acreditan la existencia y estructura legal
de la empresa, para evaluar la operación crediticia.