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Elecciones - Empresa

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1.0 Creación del documento 10/11/2021 Ricardo Herazo

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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 5
1.1. Propósito .................................................................................................................................... 5
1.2. Alcance ..................................................................................................................................... 5
2. INSTALACIÓN Y AUTENTICACIÓN ............................................................................................ 5
2.1. Olvidó su Contraseña ............................................................................................................. 8
2.2. Pantalla Principal ................................................................................................................... 10
2.3. Salir ............................................................................................................................................ 10
3. EMPLEADOS.................................................................................................................................. 10
3.1. Listar Empleados .................................................................................................................... 11
3.2. Crear Empleado .................................................................................................................... 14
3.3. Cargue Empleados ............................................................................................................... 16
3.4. Inhabilitar Empleado ............................................................................................................ 17
3.5. Eliminar Todos Empleados .................................................................................................. 18
3.6. Eliminar Empleado ................................................................................................................ 19
3.7. Historial de Cargue ............................................................................................................... 20
4. VALIDACIÓN................................................................................................................................ 21
4.1. Validar Empleados ................................................................................................................ 22
4.2. Historial de Validaciones .................................................................................................... 23
5. REPORTES ...................................................................................................................................... 24
5.1. Exportar Empleados .............................................................................................................. 24
5.2. Reporte de Docentes ........................................................................................................... 25
6. ADMINISTRACIÓN ...................................................................................................................... 26
6.1. Certificado Cierre de Empresa .......................................................................................... 26
6.2. Cerrar Empresa ...................................................................................................................... 28
6.3. Cambiar Contraseña............................................................................................................ 29
6.4. Editar Información de la Empresa .................................................................................... 31
6.5. Imprimir Jurados .................................................................................................................... 33
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6.6. Asistencia a Capacitación ................................................................................................. 34

7. CARGUE ARCHIVO PLANO ...................................................................................................... 34
7.1. Tipo del Archivo Plano de Empleados ............................................................................ 34
7.2. Estructura del Archivo Plano de Empleados.................................................................. 34
7.3. Códigos Nivel Educativo ..................................................................................................... 35
7.4. Códigos Filiación Política .................................................................................................... 36
7.5. Códigos Tipo de Empleado ................................................................................................ 37
7.6. Grabar un Archivo Desde Excel a Formato CSV .......................................................... 38
7.7. Cargar el Archivo de Empleados a la Plataforma de Jurados ................................ 42

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1. INTRODUCCIÓN

El aplicativo Sistema de Información de Jurados permite inscribir a los empleados de

una empresa para ser seleccionados como jurados de votación, en este aplicativo web,
se estará en la capacidad de crear, editar y eliminar empleados, realizar cargue masivo
de empleados para su inscripción y generar reportes sobre la información de los
empleados inscritos.

1.1. Propósito

El propósito del documento es mostrarle al usuario final la funcionalidad paso a paso de

cada uno de los módulos y submódulos que posee la aplicación.

1.2. Alcance

Este documento va dirigido al usuario final de la aplicación con el fin de tener

documentado cada uno de los módulos y submódulos de la aplicación a nivel de su
funcionalidad.

2. INSTALACIÓN Y AUTENTICACIÓN

El sistema no necesita instalación previa ya que se accesa por un enlace web por medio
de un navegador.

Para acceder al sistema de Información de Jurados, la empresa recibe un correo de

notificación el cual es enviado por el registrador del municipio de donde pertenece, en
este correo se indican las credenciales de autenticación (usuario y contraseña), para
así permitir realizar la inscripción de su personal por medio del Sistema de Información
de Jurados.

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Imagen N° 1. <<Proceso de Ingreso a la Aplicación>>

Esta imagen muestra las opciones del menú de usuario y contraseña.

• Usuario (Este campo permite ingresar el usuario, de acuerdo con la notificación

enviada por el registrador del municipio)
• Contraseña (Este campo permite ingresar la contraseña enviada por el registrador
del municipio)

Al ingresar de forma errónea el usuario y la contraseña para el ingreso a la aplicación,

genera un error indicando el motivo por el cual no se permite su acceso.

Ingrese el usuario y contraseña enviada en el adjunto del correo de notificación en la

página de autenticación del sistema. Si el ingreso es por primera vez, el aplicativo
solicita al usuario realizar el cambio de la contraseña como se muestra en la siguiente
imagen:

Imagen N° 2. <<Proceso de Ingreso a la Aplicación>>

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• Nueva contraseña (Este campo es para digitar la nueva contraseña)

• Confirmar nueva contraseña (Este campo es para confirmar la nueva contraseña)
• Botón Cambiar (Este botón permite confirmar el cambio de la contraseña)

Diligencie el formulario para el cambio de contraseñas y de clic en el botón de

Cambiar, la aplicación realiza las siguientes validaciones:

• La contraseña debe tener una longitud mínima de 6 a 30 caracteres como máximo.

• La contraseña debe contener al menos un caracter en mayúscula y un número.
• La información ingresada en el campo Nueva Contraseña debe ser igual a la
información ingresada en el campo Confirmar Nueva Contraseña.

Al ingresar de forma errónea la información del campo Nueva Contraseña y Confirmar

Nueva Contraseña, la aplicación genera un error indicando el motivo por el cuál no
permite el cambio de la contraseña.

Imagen N° 3. <<Proceso de Cambio de Contraseña-Errores de Ingreso>>

Al momento de corregir los errores de acuerdo con los parámetros establecidos de la

contraseña, se muestra una pantalla informando que se está realizando el proceso
correctamente, como se observa en la siguiente imagen.

Imagen N° 4. << Proceso de Cambio de Contraseña >>

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Si ingresa correctamente la información del formulario de autenticación, tanto usuario

como contraseña el sistema permite el acceso a este, mostrando la pantalla de
instrucciones para el cargue de ciudadanos, y en donde se visualizan los siguientes
módulos:

• Empleados
• Validación
• Reportes
• Administración

Imagen N° 5. <<Proceso de Ingreso a la Aplicación>>

2.1. Olvidó su Contraseña

Esta opción permite el restablecimiento de la contraseña, como se indica a

continuación:

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Imagen N° 6. <<Olvidó su Contraseña>>

Si se olvida la clave de usuario para el acceso, se introduce el usuario y la dirección de

correo electrónico que se emplea para registrarse. Una vez enviado se recibe en el
correo un mensaje con la contraseña.

Imagen N° 7. <<Olvidó su Contraseña>>

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Por motivos de seguridad únicamente se podrá recibir dicha información en la dirección

de correo electrónica con la que se registró.

2.2. Pantalla Principal

Este campo visualiza la ubicación geográfica de la empresa, como lo muestra la

imagen.

Imagen N° 8. <<Pantalla Principal>>

2.3. Salir

Este campo permite salir de la aplicación de jurado, como lo muestra la imagen.

Imagen N° 9. <<Salir de Aplicación Jurado>>

ETAPA 1
3. EMPLEADOS

Este módulo permite a la empresa realizar la inscripción de sus empleados a través de

la opción de Crear empleados o de un cargue masivo que se realiza por medio de un
archivo plano con extensión (CSV), también se podrán inhabilitar empleados, consultar
el historial de cargue de archivos que se haya realizado, consultar el estado de los
empleados si se encuentran validados o no y se podrá realizar la eliminación de todos
los empleados que se hayan inscrito. Las opciones de este módulo son las siguientes:

• Listar Empleados
• Crear Empleado
• Cargue de Empleados
• Inhabilitar Empleado
• Eliminar Todos Empleados
• Eliminar Empleados
• Historial de Cargue

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Imagen N° 10. <<Módulo de Empleados>>

3.1. Listar Empleados

Esta opción permite visualizar el listado de los empleados que estarán validados o con
errores, después de mil empleados no se visualizan en la grilla, los campos que contiene
el formulario son los siguientes:

Imagen N° 11. <<Módulo de Empleados-Listar Empleado-Parte Superior>>

• Total empleados (Este campo muestra la cantidad de empleados que fueron
inscritos por la empresa)
• Pendientes Validar (Este campo muestra la cantidad de empleados que están
pendientes por validar)
• Total válidos (Este campo muestra la cantidad de personas que fueron validados
correctamente)
• Total rechazados (Este campo muestra la cantidad de personas que no pasaron el
proceso de validación)
• Total jurados (Este campo muestra la cantidad de personas que fueron
seleccionados como jurado de votación)

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• Total Exonerados (Este campo muestra la cantidad de personas que fueron

exoneradas)
• Botón Crear Empleados (Al dar clic sobre este botón se describe la funcionalidad de
creación de empleados en el punto 3.2 del presente documento)
• Botón filtrar (Este botón permite realizar el filtrado por Cédula, Nombres, Apellidos y
Estado (Nuevo, Rechazado, Modificado, Validado, Inhabilitado, Jurado y
Exonerado), botón buscar)

Imagen N° 12. <<Módulo de Empleados-Listar Empleado-Parte Centro>>

Imagen N° 13. <<Módulo de Empleados-Listar Empleado-Parte Inferior>>

• Cédula (Este campo muestra la identificación del personal)

• Nombres (Este campo muestra los nombres completos del empleado)
• Apellidos (Este campo muestra los apellidos completos del empleado)
• Estado (Este campo muestra los estados de rechazado por un error de inconsistencia
o validado para ser jurado de votación)
• Error Validación (Este campo muestra el error generado al momento de validar el
empleado)
• Acciones (Este ítem contiene varias opciones que son las siguientes:

o Botón Editar : El sistema muestra la información del empleado para realizar

las modificaciones pertinentes imagen No. 14.

Imagen N° 14. <<Módulo de Empleados – Listar Empleado – Acciones - Editar>>

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o Botón Eliminar : Debe ingresar el motivo de la eliminación del empleado

Imagen No. 15, dar clic en el botón se borrará el registro del
empleado y visualizará los siguientes mensajes imagen No. 16-17.

Imagen N° 15. <<Módulo de Empleados – Listar Empleado – Acciones - Eliminar>>

Imagen N° 16. <<Módulo de Empleados – Listar Empleado – Acciones - Eliminar>>

Imagen N° 17. <<Módulo de Empleados – Listar Empleado – Acciones - Eliminar>>

o Botón Consultar : El sistema muestra la información del empleado imagen

No. 18.

Imagen N° 18. <<Módulo de Empleados – Listar Empleado – Acciones - Consultar>>

• Botón (Este botón permite volver a la pantalla principal)

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3.2. Crear Empleado

Esta opción permite ingresar manualmente toda la información solicitada para la

inscripción del empleado, este formulario contiene los siguientes campos:

Imagen N° 19. <<Módulo de Crear Empleado- Empleado-Parte Superior>>

• Empresa (Este campo muestra el nombre de la empresa)

• Departamento (Este campo representa el departamento donde está ubicada
geográficamente la empresa)
• Municipio (Este campo representa el municipio donde está ubicada
geográficamente la empresa)
• Total empleados (Este campo muestra la cantidad de empleados inscritos por la
empresa)

Imagen N° 20. <<Módulo de Empleados-Crear Empleado-Parte Inferior>>

• Cédula (Debe ingresar la identificación del empleado de la empresa)

• Primer Nombre (Debe ingresar el primer nombre del empleado de la empresa)
• Segundo Nombre (Debe ingresar el segundo nombre del empleado de la empresa)
• Primer Apellido (Debe ingresar el primer apellido del empleado de la empresa)
• Segundo Apellido (Debe ingresar el segundo apellido del empleado de la empresa)
• Nivel Educativo (Este campo muestra el nivel de escolaridad que tiene el empleado)
• Filiación Política (Este campo muestra el partido político del empleado)
• Dirección (Debe ingresar la dirección del empleado)
• Teléfono (Debe ingresar el teléfono del empleado)
• Celular (Debe ingresar el celular del empleado)
• Correo electrónico (Debe ingresar el correo del empleado)
• Reside en Corregimiento (Debe seleccionar el corregimiento donde reside el
empleado)

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• Tipo de Empleado (Debe seleccionar el tipo de empleado de acuerdo con el tipo

de empresa)

Después de haber ingresado todos los datos del empleado se encuentran tres botones
que son guardar, limpiar y volver, como se muestra en la siguiente imagen.

Imagen N° 21. <<Módulo de Empleados-Crear Empleado>>

• Guardar (Este botón permite confirmar los datos digitados de la inscripción del
empleado de la empresa)

Al dar clic sobre el botón de Guardar, se despliega en pantalla un mensaje de

confirmación como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen N° 22. <<Módulo de Empleados-Crear Empleado-Guardar>>

Después de confirmar el mensaje, se muestra un mensaje de guardado exitoso de

acuerdo con la imagen No. 23. Al dar clic en el botón aceptar, se cierra la ventana
emergente del mensaje y devuelve al usuario a la pantalla de creación.

Imagen N° 23. <<Módulo de Empleados-Crear Empleado-Confirmación Guardar>>

• Limpiar (Este botón permite limpiar los campos de la pantalla de crear empleado)
• Volver (Este botón permite volver a la pantalla principal)

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3.3. Cargue Empleados

Esta opción permite cargar los archivos donde se encuentran los registros del personal
de la empresa que serán inscritos. Esta opción se complementa con una opción de
ayuda la cual se visualiza en el botón . Al dar clic en la opción, se muestra un
archivo en formato PDF, el cual le indica al usuario encargado de realizar el cargue de
la estructura requerida del archivo a cargar para que sea exitoso. Para realizar el cargue
del archivo, se debe dar clic en el botón examinar y el sistema despliega una ventana
emergente donde se solicita la ubicación del archivo para realizar el cargue, como se
muestra en las imágenes 24 y 25.

Imagen N° 24. <<Módulo de Empleados - Cargue Empleado>>

Imagen N° 25. <<Módulo de Empleados - Cargue Empleado>>

Al dar clic sobre el botón de Abrir, se habilita el botón Cargar en el formulario, luego al
dar clic sobre este botón, se inicia el cargue de cada uno de los registros que se
encuentran guardados en el archivo seleccionado. El sistema realiza validaciones y si el
archivo carga correctamente, se visualiza un mensaje de cargue exitoso, de lo
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contrario, muestra en la parte inferior del formulario en una grilla cada uno de los errores
presentados durante el proceso. Luego de finalizado el cargue, en la parte inferior del
formulario se visualizan los siguientes campos:

Imagen N° 26. <<Módulo de Empleados - Cargue Empleado>>

• Total Empleados leídos (Este campo informa el total de registros leídos en el archivo)
• Total Empleados Buenos (Este campo informa el total de registros buenos en el
archivo)
• Total Información Repetidas (Este campo informa el total de registros que fueron
repetidos)
• Empleados no cargados (Este campo informa el total de registros que no fueron
cargados)
• Total Rechazados (Este campo informa el total de registros rechazados)

3.4. Inhabilitar Empleado

Esta opción permite seleccionar el motivo de inhabilidad por la cual el empleado

justifica no ser Jurado para cumplir sus funciones, por ejemplo, una licencia de
maternidad, enfermedad general u otro inconveniente. Lo anterior siempre y cuando
esté dentro de la reglamentación establecida por la Registraduría Nacional para faltar
a sus funciones como jurado de votación. El formulario contiene los siguientes campos:

Imagen N° 27. <<Módulo de Empleados - Inhabilitar Empleado>>

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• No. Cédula (Este campo debe digitar la cédula del empleado que será inhabilitado
para ser jurado de votación)
• Botón buscar (Al dar clic se muestra la información básica del empleado como los
apellidos y nombres del empleado que va a ser inhabilitado)
• Causal de inhabilidad (Este campo despliega varias opciones para la inhabilidad
del empleado)
• Botón Inhabilitar (Este botón permite realizar inhabilidad del empleado)
• Botón Habilitar (Este botón permite habilitar el empleado)
• Botón Volver (Este botón permite regresar a la pantalla principal)

3.5. Eliminar Todos Empleados

Esta opción permite eliminar todos los empleados inscritos por la empresa, mientras estos
no hayan sido cargados en el municipio, como se muestra en la imagen.

Imagen N° 28. <<Módulo de Empleados – Eliminar Todos Empleados>>

• Departamento (Este campo muestra el departamento donde está ubicada

geográficamente la empresa)
• Municipio (Este campo muestra el municipio donde está ubicada geográficamente
la empresa)
• Empresa (Este campo muestra el nombre de la empresa)

Al dar clic en el botón de eliminar todos, se muestra un mensaje de confirmación de la

eliminación de los empleados inscritos, como se muestra en las imágenes No. 29 y 30.

Imagen N° 29. <<Módulo de Empleados – Eliminar Todos>>

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Imagen N° 30. <<Módulo de Empleados-Eliminar Todos>>

3.6. Eliminar Empleado

Esta opción permite buscar un empleado mediante su número de cédula y solicitar su

eliminación:

Imagen N° 31. <<Módulo de Empleados-Eliminar un Empleado>>

• No. Cédula (Este campo muestra el número de cédula del empleado)

• Apellidos (Este campo muestra los apellidos del empleado)
• Nombres (Este campo muestra los nombres del empleado)
• Causal de Eliminación (Este campo muestra la causal por la cual se realiza la
eliminación del empleado)
• Botón Eliminar (Este botón permite eliminar el empleado)
• Botón Volver (Este botón permite regresar a la pantalla principal)

Al ingresar la información y seleccionar el botón “Eliminar”, se debe confirmar la acción:

Imagen N° 32. <<Módulo de Empleados-Eliminar un Empleado-Confirmación>>

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3.7. Historial de Cargue

Esta opción permite visualizar la información (fecha y hora de cargue, cantidad de

empleados del archivo, cantidad de empleados cargados, cantidad de empleados
repetidos, estado del cargue, si presenta error en la estructura del archivo, nombre del
archivo y la cantidad de errores totales del proceso). Esta información se visualiza por
cada uno de los archivos de cargue de empleados en la aplicación.

Imagen N° 33. <<Módulo de Empleados-Historial de Cargue-Parte superior>>

• Departamento (Este campo muestra la ubicación geográfica del departamento

donde está la empresa)
• Municipio (Este campo muestra la ubicación geográfica del municipio donde está
la empresa)
• Empresa (Este campo muestra el nombre de la empresa)

Imagen N° 34. <<Módulo de Empleados-Historial de Cargue-Parte inferior>>

• Número de empleados (Este campo muestra la cantidad de empleados que fueron

inscritos por la empresa)
• Cargados (Este campo muestra la cantidad de empleados que fueron exitosos en
la carga por la empresa)
• Repetidos (Este campo muestra la cantidad de empleados duplicados)
• Error de estructura (Este campo muestra la cantidad de registros que fueron mal
estructurados o con errores de inconsistencia)
• Estado (Este campo informa el estado del cargue y se describe a continuación.
o Aceptado (Es cuando la estructura del archivo, a cargar, cumple con todos
los requisitos para el cargue exitoso)
o Rechazado (Es cuando la estructura del archivo, a cargar, no cumple con
todos los requisitos para el cargue exitoso)

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• Nombre de archivo (Este campo muestra el nombre del archivo que fue cargado
por la empresa)
• Fecha (Este campo informa la fecha y hora que fue cargado el archivo)
• Errores (Este campo muestra la opción para exportar el archivo que contiene los
errores emitidos en el archivo cargado. Al ser seleccionada la opción, se muestra en
pantalla una ventana emergente para seleccionar el lugar donde se debe guardar
el archivo)

Imagen N° 35. <<Módulo de Empleados-Historial de Cargue-Archivo de Errores>>

Nota: Luego de ajustar los registros del archivo de errores, deberá eliminarse la
columna “Observación” para volver a cargar este archivo al sistema en la opción
de cargue de empleados.

4. VALIDACIÓN

Este módulo permite validar los empleados inscritos por la empresa entre los parámetros
de validación, se encuentran errores de inconsistencia, tales como nombres y apellidos
no coincide, cédula no existe, edad no permitida. Se muestra en la siguiente imagen las
opciones disponibles:

• Validar empleados
• Historial de validaciones

Imagen N° 36. <<Módulo de Validación>>

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4.1. Validar Empleados

Esta opción permite realizar la validación de los empleados registrados en el sistema,

como se muestra en la imagen.

Imagen N° 37. <<Módulo de Validación-Validar Empleados-Parte Superior>>

• Botón volver (Este botón permite volver a la página principal)

Imagen N° 38. <<Módulo de Validación – Validar Empleados>>

Al dar clic en el botón Ok se confirma la validación de los empleados como se muestra

en la imagen No. 37, la parte inferior de la pantalla contiene varios campos donde
muestra los resultados de la validación de los empleados, como se describe a
continuación:

Imagen N° 39. <<Módulo de Validación-Validar Empleados-Parte Inferior>>

• Total Empleados (Este campo muestra la cantidad de empleados que fueron

inscritas por la empresa)
• Pendientes validar (Esta opción muestra la información de empleado que no han
sido validados)
• Total válidos (Este campo muestra la cantidad de empleados que fueron validados
correctamente)
• Total Rechazados (Este campo muestra la cantidad de empleados que presentan
inconsistencia)
Si después de efectuar la validación de las personas estas presentaron inconsistencias,
en la parte de debajo de la pantalla se mostrará la grilla de Detalle del Proceso de
validación, en la cual se mostrarán las personas junto con la inconsistencia presentada
en la validación.

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Imagen N° 40. <<Módulo de Validación-Validar Personas-Parte Inferior>>

4.2. Historial de Validaciones

Esta opción permite visualizar el historial de validaciones realizadas por el sistema, como
se muestra en la imagen.

Imagen N° 41. <<Módulo de Validación-Historial Validaciones-Parte superior>>

• Departamento (Este campo muestra la ubicación geográfica del departamento
donde está la empresa)
• Municipio (Este campo muestra la ubicación geográfica del municipio donde está
la empresa)
• Empresa (Este campo muestra el nombre de la empresa)

Imagen N° 42. <<Módulo de Validación-Historial Validaciones-Parte Inferior>>

• Número de empleados (Este campo muestra la cantidad de empleados que fueron

cargados por la empresa)
• Número aceptados (Este campo muestra la cantidad de empleados que fueron
validados correctamente)
• Número rechazados (Este campo muestra la cantidad de empleados que fueron
rechazados por inconsistencia)
• Fecha (Este campo muestra la fecha y hora que fue ejecutada la validación)

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5. REPORTES

Este módulo permite generar los diferentes reportes, tales como, exportar empleados,
como también imprimir jurados (este ítem se activa cuando el registrador haya sorteado
el municipio en la etapa 2), también reporte de docentes, el reporte de inhabilitados,
por último, la asistencia a capacitación (etapa 2). Se describe a continuación el menú
en la etapa 1:
• Exportar Empleados
• Reporte de docentes

Imagen N° 43. <<Módulo de Reportes>>

5.1. Exportar Empleados

Este reporte permite exportar la información de los empleados inscritos por la empresa
para el proceso de jurado de votación a un archivo CSV, como muestra la imagen.

Imagen N° 44. <<Módulo de Reportes – Exportar Empleados>>

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• Departamento (Este campo muestra el departamento donde está ubicada la

empresa)
• Municipio (Este campo muestra el municipio donde está ubicada la empresa)
• Empresa (Este campo muestra el nombre de la empresa)
• Total Empleados (Este campo muestra el total de empleados que tiene la empresa)
• Generar a CSV (Este botón permite generar el reporte en formato CSV)

5.2. Reporte de Docentes

Este reporte permite visualizar la información de los docentes que fueron inscritos por
una Institución Educativa Pública, y en caso contrario esta opción no se habilita, como
lo muestra la imagen.

Imagen N° 45. <<Módulo de Reportes-Reporte Docentes-Parte Superior>>

• Departamento (Este campo muestra el departamento donde está ubicada la

empresa)
• Municipio (Este campo muestra el municipio donde está ubicada la empresa)
• Total Docentes (Este campo muestra el total de docentes que tiene la empresa)

Imagen N° 46. <<Módulo de Reportes-Reporte Docentes-Parte Inferior>>

• Cédula (Este campo muestra la identificación del docente)

• Nombres (Este campo muestra los nombres completos del docente)
• Apellidos (Este campo muestra los apellidos completos del docente)
• Estado (Este campo muestra el estado de validación del docente)
• Botón (Este botón permite generar el reporte de docentes)

La siguiente pantalla se visualiza cuando la empresa tiene más de 1000 empleados y

contiene los mismos campos de la imagen No. 47, lo único que cambia es que se incluye
la opción de exportar a CSV, como se muestra en la siguiente imagen:

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Imagen N° 47. <<Módulo de Reportes-Reporte Docentes-Parte Inferior>>

6. ADMINISTRACIÓN

Este módulo permite realizar procesos como son:

• Certificado Cierre de Empresa

• Cerrar Empresa
• Cambiar Contraseña
• Editar Información de la Empresa

Imagen N° 48. <<Módulo de Administración>>

6.1. Certificado Cierre de Empresa

Esta opción permite generar el certificado de cierre de la empresa el cual es requisito

para poder efectuar el cierre de la empresa descrito en el numeral 6.3.

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Imagen N° 49. <<Módulo de Administración – Certificado Cierre de Empresa>>

• Departamento (Este campo muestra el departamento donde está ubicada la

empresa)
• Municipio (Este campo muestra el municipio donde está ubicada la empresa)
• Empresa (Este campo muestra el nombre de la empresa)
• Botón Generar PDF (Este botón genera el certificado del cierre de empresa en
formato PDF)
• Botón Volver (Este botón regresa a la pantalla de inicio)
• Botón Examinar (Este botón permite buscar el certificado del cierre de empresa en
el equipo para su cargue)
• Botón Cargar (Este botón permite realizar el cargue del certificado del cierre de
empresa)
• Botón Cancelar (Este botón permite eliminar el certificado del cierre de empresa
que había sido seleccionado previamente)
• Botón Ver Certificado (Este botón permite visualizar el certificado de cierre cargado
previamente)

Cuando el certificado del cierre de empresa es cargado, se muestra en pantalla el

mensaje de confirmación:

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Imagen N° 50. <<Módulo de Administración – Certificado Cierre de Empresa-Mensaje de

confirmación>>

6.2. Cerrar Empresa

Esta opción permite realizar el cierre de la empresa siempre y cuando se haya

terminado todo el proceso de validación de los empleados, como se muestra en la
imagen.

Imagen N° 51. <<Módulo de Administración – Cerrar Empresa>>

• Departamento (Este campo muestra el departamento donde está ubicada la

empresa)
• Municipio (Este campo muestra el municipio donde está ubicada la empresa)
• Empresa (Este campo muestra el nombre de la empresa)
• Acta de compromiso (Este campo muestra el decreto de compromiso que tiene la
empresa o institución educativa con la Registraduría para el proceso de votación)
• Aceptación de términos (Este ítem permite aceptar las condiciones que son
establecidas por la Registraduría)
• Botón Cerrar (Este ítem se activa en el momento de que se aceptan las condiciones
establecidas por la Registraduría. Al seleccionarlo, se muestra en pantalla un
mensaje de confirmación)

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Imagen N° 52. <<Módulo de Administración – Cerrar Empresa-Mensaje de

confirmación>>

Al seleccionar la opción “Sí” del mensaje de confirmación, se muestra una ventana

indicando que el cierre de la empresa fue generado correctamente:

Imagen N° 53. <<Módulo de Administración – Cerrar Empresa-Cierre de empresa

generado correctamente>>

• Botón Volver (Este botón permite regresar a la pantalla principal de la página de

Jurados)
• Capacitación (Este ítem le permite a la empresa solicitar una capacitación de
tipo empresarial, cuando cuenta con mínimo 100 empleados válidos para jurados
de votación)

6.3. Cambiar Contraseña

Esta opción permite realizar el cambio de la contraseña, como lo muestra la imagen.

Imagen N° 54. <<Módulo de Administración – Cambiar Contraseña>>

• Nueva contraseña (Este campo es para digitar la nueva clave)
• Confirmar nueva contraseña (Este campo es para confirmar la nueva clave)
• Botón Cambiar (Este botón permite confirmar el cambio de la contraseña)

Diligenciar el formulario para el cambio de contraseñas y dar clic en el botón de

Cambiar, la aplicación realiza las siguientes validaciones:
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• La contraseña debe tener una longitud mínima de 6 caracteres y de máximo 30

caracteres.
• La contraseña debe contener al menos un carácter en mayúscula y un número.
• La información ingresada en el campo Nueva Contraseña debe ser igual a la
información ingresada en el campo Confirmar Nueva Contraseña.

Al ingresar de forma errónea la información del campo Nueva Contraseña y Confirmar

Nueva Contraseña, la aplicación genera un error indicando el motivo por el cuál no
permite el cambio de la contraseña.

Imagen N° 55. <<Proceso de Cambio de Contraseña-Errores de Ingreso>>

Al momento de corregir los errores de acuerdo con los parámetros establecidos de la

contraseña, se muestra una pantalla informándole que se está realizando el
procedimiento bien, como se muestra en la siguiente imagen.

Imagen N° 56. << Proceso de Cambio de Contraseña >>

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6.4. Editar Información de la Empresa

Esta opción permite editar la información de la empresa como lo muestra la imagen:

Imagen N° 57. << Módulo Administración-Editar Información de la Empresa-Parte

Superior >>

• Departamento (Este campo representa el departamento donde está ubicada

geográficamente la empresa)
• Municipio (Este campo representa el municipio donde está ubicada
geográficamente la empresa)

Imagen N° 58. << Módulo Administración-Editar Información de la Empresa-Parte

Inferior >>

Datos Empresa
• Razón social (Este campo permite ingresar el nombre de la empresa)
• Tipo de documento (Este campo permite seleccionar el tipo de documento que
tenga la empresa)
• NIT/CC (Este campo permite ingresar el número de documento de la empresa)
• Tipo de empresa (Este campo se visualiza la actividad económica de la
empresa)
• Nombre del representante legal (Este campo permite ingresar el nombre del
representante legal de empresa)
• Dirección (Este campo permite ingresar el domicilio de la empresa)

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• Teléfono (Este campo permite ingresar el número telefónico de la empresa)

• Extensión (Este campo permite ingresar la extensión telefónica dentro de la
empresa)
• Celular (Este campo permite ingresar el número de teléfono celular)

Datos Contacto
• Nombre (Este campo permite ingresar el nombre del contacto de la empresa)
• Cargo (Este campo permite ingresar el cargo del contacto de la empresa)
• Teléfono (Este campo permite ingresar el número teléfono del contacto de la
empresa)
• Celular (Este campo permite ingresar el número de celular del contacto de la
empresa)
• Correo electrónico (Este campo permite ingresar el correo donde se le envía la
notificación)
• Botón Actualizar (Esta opción permite realizar la actualización del formulario)

ETAPA 2

Cuando el sistema cambie a etapa 2 en el módulo empleados solo estarán disponibles las
siguientes opciones:
• Listar Empleados
• Historial de Cargue
Como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen N° 59. << Módulo Empleados -Sistema en Etapa 2>>

Cuando el sistema cambie a etapa 2 en el módulo validaciones solo estará disponible la

opción:
• Historial de Validaciones
Como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen N° 60. << Módulo Validación -Sistema en Etapa 2>>

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Cuando el sistema cambie a etapa 2 en el módulo Reportes se agregaron las

siguientes opciones:
• Imprimir Jurados
• Asistencia a Capacitación

Como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen N° 61. << Módulo Validación -Sistema en Etapa 2>>

6.5. Imprimir Jurados

Esta opción permite visualizar el departamento, municipio, empresa y la totalidad de

jurados de la empresa, como se visualiza en la siguiente imagen:

Imagen N° 62. << Módulo Reportes -Imprimir Jurados Sistema en Etapa 2>>
• Departamento (Este campo muestra el departamento donde está ubicada la
empresa)
• Municipio (Este campo muestra el municipio donde está ubicada la empresa)
• Institución (Este campo muestra el nombre de la empresa)
• Total Jurados (Este campo muestra el total de los Jurados que tiene la empresa)
• Botón Generar PDF (Este botón permite generar el documento en PDF de la
totalidad de Jurado)

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6.6. Asistencia a Capacitación

Esta opción permite visualizar la asistencia de los jurados de la capacitación, como se

muestra en la imagen:

Imagen N° 63. << Módulo Reportes – Asistencia a Capacitación Sistema en Etapa 2>>

• Departamento (Este campo muestra el departamento donde está ubicada la

empresa)
• Municipio (Este campo muestra el municipio donde está ubicada la empresa)
• Total Asistentes (Este campo muestra la totalidad de asistentes a capacitación)

7. CARGUE ARCHIVO PLANO

La siguiente son las instrucciones para utilizar un archivo plano que realice el cargue de
empleados a la plataforma del sistema de información de jurados.

7.1. Tipo del Archivo Plano de Empleados

El tipo de archivo a cargar debe ser de extensión (*.csv).

7.2. Estructura del Archivo Plano de Empleados

Para realizar el cargue de empleados, se elabora un archivo plano con los siguientes
campos separados por punto y coma:

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CEDULA* Cédula: Debe digitar el número de cédula del empleado (Mínima

longitud 4 y máxima longitud 10 caracteres)

NOMBRE1* Primer Nombre: Debe digitar el primer nombre del empleado (Mínima
longitud 2 y máxima longitud 50 caracteres)

NOMBRE2 Segundo Nombre: Debe digitar el segundo nombre del empleado

(Mínima longitud 2 y máxima longitud 50 caracteres)

APELLIDO1* Primer Apellido: Debe digitar el primer apellido del empleado (Mínima
longitud 2 y máxima longitud 50 caracteres)

APELLIDO2 Segundo Apellido: Debe digitar el segundo apellido del empleado

(Mínima longitud 2 y máxima longitud 50 caracteres)

DIRECCION* Dirección: Debe digitar la dirección de residencia del empleado

(Máxima longitud 200 caracteres)

TELEFONO Teléfono: Debe digitar el número de teléfono fijo del empleado (Máxima
longitud 10 caracteres)

CELULAR Celular: Debe digitar el número de teléfono móvil del empleado (Máxima
longitud 10 caracteres) (Debe empezar con el número tres)

CORREO Correo: Debe digitar la dirección valida de correo electrónico del

empleado (Máxima longitud 100 caracteres)

NIVEL Nivel Educativo: Debe colocar el código de nivel académico (Máxima

EDUCATIVO* longitud 1 carácter) (ver tabla 1: Nivel Educativo)

FILIACION Filiación política: Debe colocar el código de la filiación política (Máxima

POLITICA* longitud 2 caracteres) (ver tabla 2: Filiación Política)

TIPO Tipo Empleado: Debe digitar el código del tipo de empleado (Máxima
EMPLEADO* longitud 1 carácter) (ver tabla 3: Tipo Empleado)

*Los campos señalados con asteriscos son obligatorios

7.3. Códigos Nivel Educativo

CÓDIGO DESCRIPCIÓN

0 NINGUNO/ANALFABETA
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1 PRIMARIA

2 GRADO 10-11 O BACHILLER

3 TÉCNICO/TECNÓLOGO

4 PROFESIONAL/POSTGRADO

7.4. Códigos Filiación Política

CÓDIGO NOMBRE FILIACIÓN POLÍTICA

01 PARTIDO LIBERAL COLOMBIANO

02 PARTIDO CONSERVADOR COLOMBIANO

03 PARTIDO SOCIAL DE LA UNIDAD NACIONAL PARTIDO DE LA U

04 PARTIDO ALIANZA SOCIAL INDEPENDIENTE – ASI

05 PARTIDO ALIANZA VERDE

06 PARTIDO OPCIÓN CIUDADANA

07 PARTIDO POLO DEMOCRÁTICO ALTERNATIVO

09 PARTIDO UNION PATRIÓTICA – UP

10 MOVIMIENTO AUTORIDADES INDÍGENAS DE COLOMBIA AICO

12 PARTIDO POLÍTICO MIRA

14 PARTIDO CENTRO DEMOCRÁTICO

15 PARTIDO SOMOS

16 PARTIDO FUERZA ALTERNATIVA REVOLUCIONARIA DEL COMÚN

FARC
99 OTROS PARTIDOS Y APOLÍTICOS

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7.5. Códigos Tipo de Empleado

CÓDIGO TIPO DE EMPLEADO TIPO DE EMPRESA

4 FUNCIONARIO
INSTITUCIÓN EDUCATIVA
5 CONTRATISTA PÚBLICA

3 ESTUDIANTE

4 FUNCIONARIO
EMPRESA PÚBLICA

5 CONTRATISTA

EMPRESA PRIVADA
0 EMPLEADO
INSTITUCIÓN
0 EMPLEADO EDUCATIVA PRIVADA
4 FUNCIONARIO
EMPRESA MIXTA
5 CONTRATISTA

Ejemplo Archivo en Formato Excel:

Imagen N° 64. <<Archivo Excel>>

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NOTA IMPORTANTE: Al diligenciar cada una de las columnas, no deben quedar espacios
en blanco ni al iniciar ni al terminar el registro que se esté realizando.

7.6. Grabar un Archivo Desde Excel a Formato CSV

Dar Clic Sobre la Opción de Archivo Guardar Como:

Imagen N° 65. <<Archivo Guardar Como>>

Cuando se dirige a la opción de Guardar Como por defecto el Tipo está en Libro de Excel.

Elegir el Formato CSV (MS-DOS) y Dar Clic en Guardar:

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Imagen N° 66. <<Archivo Guardar Como-Elegir Formato CSV>>

Se debe elegir la opción de CSV (MS-DOS), para no tener inconvenientes en el momento

del cargue de empleados, para verificar que el archivo está bien, por favor realizar el
siguiente ejemplo.

Se debe ubicar donde quedó guardado el archivo con el explorador de Windows y verificar
el tipo del archivo como se muestra en la imagen.

Imagen N° 67. <<Ubicación del Archivo>>

Se debe dirigir al inicio de Windows, todos los programas, accesorios y escoger la opción
de Bloc de Notas

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Imagen N° 68. <<Aplicación Bloc de Notas>>

Al abrir el programa Bloc de Notas, se ubica el archivo donde fue guardado. Para la
verificación del archivo se muestra la imagen.

Imagen N° 69. <<Abrir Archivo con el Bloc de Notas-Abrir>>

Cuando se abre este programa inicialmente no nos muestra nada en la pantalla, del lado
derecho inferior, se debe escoger y desplegar la opción de Documento de Texto (*.txt), al
desplegar esta opción se muestra otro ítem Todos los Archivos para ver todos los
documentos como se aprecia en la imagen.

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Imagen N° 70. <<Mostrar Todos los Archivo-Todos los Archivos>>

Se escoge el archivo donde se guardó la lista de empleados para el cargue, se procede a

seleccionar el botón de abrir y se mostrará el archivo en otro formato como se aprecia a
continuación:

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Imagen N° 71. <<Escoger Archivo-Abrir Archivos>>

Imagen N° 72. <<Conversión de Archivo-Bloc de Notas>>

Se debe tener en cuenta que entre campo y campo se esté separado por punto y coma
(;) así se confirma que el archivo está listo pare el respectivo cargue a la plataforma.

7.7. Cargar el Archivo de Empleados a la Plataforma de Jurados

Para importar el archivo CSV en la plataforma, se debe entrar con el perfil de la empresa,
luego se selecciona la opción Empleados Cargue Empleados y se le da clic en Examinar.

Imagen N° 73. <<Archivo Guardar Como-Cargar el Archivo>>

Elegir el Archivo CSV Para Cargar y Luego se le da Clic en Abrir:
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Imagen N° 74. <<Archivo Guardar Como-Elegir Archivo CSV>>

Clic en Cargar para Realizar la Validación Apropiada

Imagen N° 75. <<Archivo Guardar Como-Clic Cargar en Validación>>

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