Elementos, requisitos y herramientas para el
diseño de sistemas - Control Interno
La metodología de análisis nos permite conocer qué es lo que se debe hacer para relevar,
diseñar e implementar.
Control interno
Conjunto de reglas y normas de procedimiento que regulan el funcionamiento
administrativo de una org. con el propósito de preservar el patrimonio de los posibles
errores o maniobras fraudulentas que podrían llegar a afectarlo
No se puede medir en términos absolutos. Es una cuestión de grado, es decir, que
en algunas organizaciones alcanzan niveles adecuados de protección mientras que
en otras las fallas existentes lo hacen peligroso.
Regula el funcionamiento administrativo diario, su simple cumplimiento garantiza
un nivel adecuado de protección
Se logra sin que lo instauren con la intención de controlar
Elementos del control interno
Normas de procedimiento: Se especifican las rutinas administrativas a ser
cumplimentadas.
o Fuente más importante de control interno.
Manual de funciones: Consagra la labor que debe realizar cada sector.
o SON DE VIGENCIA EXTENDIDA EN EL TIEMPO CON REVISION PERIODICA.
Políticas e instrucciones operativas: Los niveles existentes dentro de la
organización deben tomar sus decisiones individuales correspondientes al plan
orgánico oportunamente implementado.
o Referidas a casos particulares y únicamente al emitirse deberán respetar
principios consagrados en el plan general.
Sistema contable: Con sus principios y normas técnicas de uso generalizado,
proporciona una estructura sumamente sólida para sustentar un adecuado grado
de control interno.
o La seguridad que brinda la partida doble al registrar las operaciones permite
poner en manifiesto las responsabilidades emergentes
Sistema presupuestario: Al dividir funciones y tomar recaudos de política y
procedimiento se pretende que en cada operación quede adecuadamente
salvaguardado el patrimonio de la organización.
o Al fijar metas por área, cada sector debe asumir la responsabilidad financiera
por los ingresos y egresos que en su conjunto debe producir
Auditoria operativa: Interviene de forma muestral para determinar si cada sector
está cumpliendo las pautas de procedimiento y las funciones que se le han
asignado.
o No suple al control interno que debe lograrse por la actuación coordinada de
los sectores operativos.
Normas de control interno relacionadas con
1) El personal: Relacionado a las pautas que se utilizan para la selección y el manejo del
personal, no se incorporaran personas cuya situación derive a problemas dentro de la
org.
a- Selección del personal: Todo empleado que se incorpore debe ser investigado de
antecedentes personales. Ej: Si la actividad a desarrollar se relaciona a su carrera,
su situación familiar.
También se establecerán pautas mínimas que de no cumplirse no permitirán su
admisión (edad, estado civil)
b- Renovación de antecedentes: el Área de Personal es responsable de renovar
periódicamente y formar un legajo con los antecedentes de su personalevolución
patrimonial, cambios situación familiar
c- Promoción del personal: Deben concretarse si los antecedentes del promovido
encuadran en las normas de política que la empresa tiene
d- Fianzas y garantías- seguros de fidelidad
e- Rotación del personal: Ademas de cubrir finalidades operativas, tiene como
finalidad poner de manifiesto durante el periodo que dura el intercambio de
personas, problemas o situaciones erróneas o fraudulentas que pudieran ser
ocultadas si el tema fuera poco conocido.
f- Vacaciones anuales: Los reemplazos deben ser cubiertos por personas ajenas al
sector y que no tengan amistad o subordinación directa con el reemplazado
2) Los bienes: Tienden a resguardar la tenencia en sí. Existen ciertos puntos de
identificación, registro y asignación dado que no es lo mismo controlar chatarra que un
bien de alto valor.
a- Requerimientos físicos de seguridad: Para mantener bajo control las
mercaderías se debe adecuar un depósito.
b- Recepción de bienes: Los bienes recibidos serán objeto de control centralizado
de ingreso por sectores que tengan la responsabilidad del control cuantitativo y
cualitativo
c- Identificación de bienes: Deben existir catálogos o manuales, algún código o
numeración que establezca las especificaciones de cada producto para conocer su
ubicación y asignación
d- Registro de bienes y deudas: El registro de bienes debe contar con todas las
especificaciones que permitan conocer su identificación, ubicación y asignación. En
el caso de las deudas se debe contar con la documentación necesaria de forma tal
de que en todo momento se pueda conocer el detalle de los valores en cartera o
de facturas pendientes
e- Asignación de bienes: Clarifican responsabilidades e impulsan a los empleados a
desarrollar sus funciones con mayor celo.
Ej: para la tenencia de valores existirán cajeros, para la custodia de mercaderías
encargados de depósito.
f- Movimiento de bienes: Debe estar documentado, las normas de control interno
exigen la existencia de claves de registro y listados de movimiento por tipo de
movimiento.
g- Seguros: Debe existir un sistema de registro y definición de responsables
respecto el problema de identificar los bienes asegurables, tipo de riesgo a cubrir y
evaluación de conveniencia de cobertura.
3) La documentación: forma en que se registran los hechos que afectan al patrimonio;
se rutiniza a través de formularios cuyo diseño, circulación y archivo constituyen la base
de control.
a- Numeración: Los formularios que trascienden externamente y obligan a la
organización hacia terceros. Los avisos de recepción de materiales, órdenes de
pago, vales de entrega de mercadería, etc.
b- Custodia: Aquellos formularios que por su importancia tengan numeración
preimpresa se conservaran bajo la custodia de persona responsable. El personal
encargado deberá recibir y controlar los impresos en blanco que ingresan. Los
conservará bajo llave y los entregará estrictamente bajo recibo, con detalle de
formulario y su numeración.
c- Anulación de formularios: Cuando sea necesario anular un formulario con
numeración preimpresa no se destruirá ninguna de sus copias. En el manual de
procedimientos se indicará el ruteo que corresponde dar a cada copia con la
inscripción “anulado”.
d- Control de correlatividad: Siempre que se establezcan series numéricas para el
control de formularios, en el manual se deben incluir normas que verifiquen las
series de uso para facilitar la búsqueda de números faltantes.
e- Transferencia intersectorial: Es la transferencia de documentos entre sectores y
debe hacerse respetando las series numéricas en bloque.
f- Diseño: Todo formulario debe tener un “pie” para que c/sector deje constancia
de su intervención en el proceso mediante firma.
g- Archivo: Formularios tendrán un ejemplar que se archive en forma correlativa
para efectuar el seguimiento de los emitidos
h- Legajo: Conjunto de papeles reunidos por tratar de un mismo tema. Las
operaciones que tienen trascendencia económica serán autorizadas contra la
presentación de un legajo.
i- Intervención: La documentación relacionada a la entrega de bienes deberá ser
anulada una vez que la operación se haya concretado
4) La estructura: Manual de la organización. Asigna responsabilidades a c/integrante
sobre su trabajo asignado y la facultad de autorizar gastos que afectan el patrimonio de
la org.
a- Separación de funciones: Las funciones operativas serán separadas de las de
registración
b- División de funciones: Funciones deben ser divididas en distintos sectores. La
división atiende a no concentrar en un único responsable atribuciones cuyo
ejercicio sin freno puede resultar perjudicial.
c- Asignación de funciones: Posibilita a cada individuo conocer con precisión qué
es lo que se debe desarrollar, sin dejar zonas conflictivas y permite posteriormente
establecer responsabilidades por el incumplimiento.
d- Definición de atribuciones: Definidas en el manual de la organización, debe
definir los tipos de gastos y montos que se pueden disponer para saber hasta
dónde aprobar gastos e inversiones.
e- Niveles de autorización: Las funciones se agrupan en conjuntos relacionados
con la afinidad de su desarrollo“proceso departamentalización”.
Luego se dividen por niveles, la misma función es desarrollada por distintos
empleados“proceso de delegación”.
f- Creación de sectores específicos: Persigue una finalidad estrictamente
preventiva para no dar lugar al error o al fraude
5) El ordenamiento de trabajo: Logra que el personal administre los bienes, usando
documentación y cumpliendo las funciones establecidas en el manual.
a- Oposición de intereses: Cualquier sector que pretenda actuar en provecho
propio perjudicará al otro, por lo que los procesos administrativos deben diseñarse
previendo que los diversos sectores tengan intereses contrapuestos
Se manifiesta de diversas formas:
Movimiento de valores
Transferencia de bienes
Lo vinculado a transferencia de documentación
b- Registro por área de responsabilidad: Debe existir documentación que respalde
cada movimiento
c- Registro contable: Brinda la coherencia necesaria como para dejar en evidencia
cualquier alteración que quiera efectuarsesi alguien pretende deformar el saldo
de una cuenta no podrá hacerlo sin afectar alguna otra cuenta que actúe como
contrapartida
d- Control por sistema: Se produce como consecuencia de la labor coordinada de
diversos sectores y como consecuencia del cumplimiento por las tareas que les han
sido convenientemente programadas
e- Cadena de actividades: Existen ciertas actividades a las cuales no les llega
ninguna de las formas establecidas de ordenamiento del trabajo que aseguren el
control interno deseado. Para ellas no queda otra alternativa que contemplar el
control por repetición. Son actividades que suponen la disposición de bienes de la
organización hacia terceros. Ej: la facturacion, emision de notas de credito, etc.
f- Control de relaciones con el contexto: Estipula que periódicamente debe
remitirse estados de cuenta o resumenes de movimientos que permitan a los
terceros poner de manifiesto, mediante el pertinente reclamo, sicuaciones
anómalas. La remisión debe estar a cargo de un departamento de control. El
instrumento a enviar puede ser un:
Estado de cuenta: Detalla la composición del estado de cuenta a fecha
determinada. Resulta preciso pero requiere un adecuado detalle en
movimientos de débitos y créditos para posiblitar iguales aplicaciones en la
organización y en el tercero.
Resumen de movimientos: Parte de un saldo anterior y se detallan todos los
movimientos del periodo.