SISTEMA DE

APROVISIONAMIENTO
JUST TIME Y KANBAN

Nombre: Iván Flores

Asignatura: metodologia just in time

Introducción
Expansión Consultores es una empresa dedicada a la asesoría y consultoría en
diversas áreas, con un enfoque en empresas medianas y pequeñas. La empresa,
fundada en 2021, se enfrenta a retos comunes en su fase de crecimiento, como la
optimización de la productividad, la mejora en la coordinación de tareas y el
cumplimiento de compromisos con los clientes. En este contexto, se busca
implementar un sistema que permita mejorar la eficiencia operativa, reducir
tiempos ociosos y facilitar una gestión ágil de los proyectos.

El propósito de este informe es proponer la implementación de un sistema Kanban

como una metodología ágil para la gestión de proyectos, que permitirá a
Expansión Consultores mejorar sus procesos internos y alcanzar una etapa de
crecimiento sostenible. Este sistema se alinea con la necesidad de mejorar la
coordinación de tareas, evaluar el desempeño y optimizar los recursos.
1.- Explique brevemente (en no más de 10 líneas). ¿Cómo partiría
introduciendo la metodología Kanban a la empresa consultora de servicios?
Argumente su respuesta.

Para poder introducir la metodología Kanban en Expansión Consultores,

comenzaría con una fase de sensibilización y capacitación, donde se explique qué
es Kanban, sus principios clave y cómo puede mejorar la eficiencia en la gestión
de proyectos. A continuación, implementaría un tablero Kanban visual para
gestionar las tareas de los proyectos actuales, destacando la importancia de
limitar el trabajo en progreso (WIP) y de la visualización del flujo de trabajo. Es
crucial involucrar a todos los miembros del equipo en el proceso, proporcionando
ejemplos prácticos para que comprendan cómo aplicar Kanban a sus tareas
diarias. Finalmente, establecería ciclos de retroalimentación para ajustar y mejorar
el sistema, promoviendo una cultura de mejora continua. De esta forma, Kanban
se integraría gradualmente en la dinámica de trabajo, favoreciendo la
coordinación, la eficiencia y el cumplimiento de plazos.

2.- Determine 5 objetivos de implementar Kanban para la empresa

consultora.
1. Mejorar la visibilidad y el seguimiento de los proyectos: Kanban proporciona
una visualización clara del estado de todas las tareas y proyectos en tiempo
real, lo que facilita el seguimiento, la coordinación y la toma de decisiones.
2. Optimizar el flujo de trabajo y reducir los cuellos de botella: Limitar el trabajo
en progreso (WIP) y gestionar el flujo de tareas permite identificar y resolver
cuellos de botella rápidamente, mejorando la eficiencia operativa.
3. Aumentar la productividad y reducir tiempos ociosos: Al mejorar la
organización y evitar la sobrecarga de tareas, el equipo puede concentrarse
en lo que es prioritario, reduciendo el tiempo perdido y acelerando la
entrega de proyectos.
4. Garantizar el cumplimiento de plazos y presupuestos: Kanban facilita la
gestión de proyectos de forma más ágil, permitiendo un mejor control de los
plazos y recursos, lo que ayuda a entregar los proyectos a tiempo y dentro
del presupuesto.
5. Fomentar la mejora continua y la retroalimentación constante: Kanban
promueve una cultura de mejora continua a través de la evaluación regular
del flujo de trabajo y la implementación de ciclos de retroalimentación para
ajustar los procesos y optimizar el rendimiento del equipo.
3.- Determine de qué forma puede implementarse en la empresa consultora
la metodología Kanban. Argumente su respuesta en función del caso
entregado.
1. Evaluación y mapeo de los procesos actuales:
Antes de implementar Kanban, es fundamental analizar cómo se gestionan
actualmente los proyectos y tareas dentro de la empresa. Esto incluye
identificar las fases del ciclo de vida de cada proyecto, los flujos de trabajo,
las tareas recurrentes y las áreas con mayores cuellos de botella. Dado que
Expansión Consultores maneja varios proyectos simultáneamente, este
análisis permitirá visualizar el proceso de trabajo de cada consultor y cómo
se interrelacionan las tareas entre los distintos equipos.
2. Diseño y configuración del tablero Kanban:
Se diseñará un tablero Kanban (físico o digital) para representar las fases
de trabajo en cada proyecto. En este caso, el tablero podría tener columnas
como "Por hacer", "En progreso", "En revisión" y "Completado", lo que
permitirá que el equipo vea en tiempo real el estado de cada tarea. Cada
proyecto se desglosará en tareas individuales y se asignará a los
consultores según su capacidad, visualizándose las tareas pendientes, en
curso y finalizadas.
3. Implementación de la limitación del trabajo en progreso (WIP):
Uno de los principios clave de Kanban es limitar la cantidad de tareas en
curso para evitar la sobrecarga del equipo. En el contexto de Expansión
Consultores, se establecerán límites WIP para cada fase del proceso. Por
ejemplo, si el equipo tiene ocho consultores y cada uno está involucrado en
múltiples tareas, se podrían establecer límites específicos sobre cuántas
tareas pueden estar "En progreso" a la vez, lo que promoverá la finalización
de tareas antes de asumir más responsabilidades.
4. Priorización y asignación de tareas:
La metodología Kanban permite gestionar las prioridades de manera
eficiente. Los proyectos y tareas más urgentes o con mayor impacto en los
clientes se pueden priorizar visualmente en el tablero. A medida que los
consultores completen tareas, podrán "jalar" nuevas tareas según la
capacidad disponible, asegurando que el equipo se enfoque en lo que es
más importante en cada momento, optimizando así la distribución de
trabajo.
 5. Integración de herramientas digitales:
Para una gestión más eficiente, se podría utilizar una herramienta digital
como Trello, Asana o Jira para la implementación del tablero Kanban.
Estas herramientas permiten una gestión colaborativa, son fáciles de usar y
permiten que todo el equipo tenga acceso en tiempo real a las
actualizaciones. Además, facilitarían la integración con otras herramientas
que la empresa pueda estar utilizando para la gestión de proyectos o
comunicación interna.
6. Ciclos de retroalimentación y mejora continua:
Se organizarían reuniones periódicas (por ejemplo, reuniones semanales
de revisión de flujo) en las que el equipo evaluaría el desempeño de los
proyectos, identificando problemas o cuellos de botella en el proceso. Estas
reuniones permiten hacer ajustes a las políticas de Kanban, mejorar los
tiempos de respuesta y optimizar el flujo de trabajo en función de los
aprendizajes obtenidos. La mejora continua es clave en la metodología
Kanban, y en Expansión Consultores facilitaría una evolución constante de
sus procesos.
7. Monitoreo de métricas clave:
Se establecerían métricas como el Lead Time (tiempo total desde el inicio
hasta la finalización de una tarea) y el Cycle Time (tiempo que toma
completar una tarea dentro de cada fase), lo que permitirá medir la
eficiencia del flujo de trabajo y detectar áreas de mejora. Estas métricas se
revisarán en las reuniones de retroalimentación para ajustar la capacidad,
la asignación de tareas y las prioridades.

Conclusión y argumento
La implementación de Kanban en Expansión Consultores permitirá optimizar la
gestión de proyectos, mejorar la coordinación entre los consultores, reducir los
tiempos ociosos y garantizar la entrega de proyectos de manera eficiente. Al
visualizar el flujo de trabajo, establecer límites en el trabajo en progreso y
promover la mejora continua, la empresa podrá aumentar su productividad y
enfrentar los nuevos desafíos de crecimiento de forma ágil y controlada.
4.- Avanzada la etapa de implementación de Kanban en la empresa
Expansión consultores, suponga que ahora debe determinar y calcular
métricas considerando los siguientes resultados para un proyecto Piloto que
considera la implementación de ISO 9001:2015 en uno de sus clientes.

Para determinar y calcular las métricas de Kanban en la etapa avanzada de

implementación, se deben seguir una serie de pasos que permiten medir la
eficiencia y efectividad del proceso. En este caso, considerando un proyecto piloto
relacionado con la implementación de ISO 9001:2015 en uno de los clientes de
Expansión Consultores, las métricas clave son el Lead Time, el Cycle Time, y el
Throughput. A continuación, se explica cómo calcular cada una de ellas utilizando
los resultados hipotéticos del proyecto piloto.
1. Lead Time
El Lead Time mide el tiempo total que tarda una tarea desde que se inicia hasta
que se completa, es decir, el tiempo total de ciclo de una tarea a lo largo de todo el
proceso de trabajo. En el contexto de este proyecto piloto, se podría calcular el
Lead Time para una tarea específica, como la preparación de la documentación
inicial para la implementación de ISO 9001.
Cálculo del Lead Time:
 Fecha de inicio de la tarea: 1 de octubre
 Fecha de finalización de la tarea: 10 de octubre

Fórmula:
¿ ad time=fecha de finalizacion−fecha de inicio
lead time=10 octubre−1 de octubre=9 dias

Interpretación: El Lead Time para esta tarea en particular es de 9 días, lo que

significa que, en promedio, la tarea tarda 9 días en completarse desde el momento
en que se inicia hasta su finalización.
2. Cycle Time
El Cycle Time mide el tiempo que una tarea pasa en cada fase del proceso, o el
tiempo que tarda en ser completada una vez que ha sido iniciada en una etapa
específica. Es útil para medir la eficiencia dentro de una fase del proceso de
trabajo y ayudar a identificar posibles cuellos de botella.
Supongamos que se desea calcular el Cycle Time de una tarea que pasa por
varias fases, por ejemplo, la Revisión de documentación dentro de la
implementación de ISO 9001.
Cálculo del Cycle Time:
 Fecha de inicio en "En progreso" (fase de revisión de la documentación):
5 de octubre
 Fecha de finalización en "Completado": 8 de octubre

Fórmula:
cycle time=fecha de finalizacion−fecha de inicio de fase
cycle time=8 octubre−5 octubre=3 dias

Interpretación: El Cycle Time de esta tarea dentro de la fase de revisión fue de 3

días. Esto indica que en promedio, se tarda 3 días en completar una tarea durante
la fase de revisión de la documentación.
3. Throughput
El Throughput se refiere a la cantidad de tareas completadas en un periodo de
tiempo determinado. Es una medida de la productividad del equipo.
Supongamos que en un mes se completaron 10 tareas dentro del proyecto de
implementación de ISO 9001, tales como auditorías internas, documentación de
procedimientos, y formación.
Cálculo del Throughput:
 Número de tareas completadas en el periodo: 10 tareas
 Periodo de tiempo: 1 mes (30 días)
Fórmula:
numero de tareas completadas
throughput=
periodo de tiempo

10 tareas tareas
throughput= =0.33
30 dias dia

Interpretación: El Throughput en este caso es 0.33 tareas por día, lo que

significa que el equipo está completando en promedio una tarea cada 3 días
durante el mes.
4. Otras métricas relevantes
Además de las métricas básicas de Lead Time, Cycle Time, y Throughput, se
pueden calcular otras métricas útiles para mejorar el rendimiento y la gestión del
flujo de trabajo, como las siguientes:
 Cumulative Flow Diagram (CFD): Un gráfico que muestra cómo las tareas
avanzan a través del proceso de trabajo a lo largo del tiempo. Ayuda a
identificar cuellos de botella.
 Work In Progress (WIP): La cantidad de tareas que están en curso en un
momento determinado. Establecer límites de WIP es crucial para evitar la
sobrecarga de trabajo.
 Bloqueos y Retornos: Medir cuántas tareas se retrasan o tienen que ser
revisadas y regresadas para ajustes. Esto puede indicar áreas
problemáticas en el proceso.
5.- Determine y ejemplifique cómo la empresa podría aplicar acciones de
mejora continua aplicada al caso de Expansión Consultores. Argumente su
respuesta en relación con el caso aplicando Deming, Kaizen y Auditorías al
sistema Kanban.

Para Expansión Consultores, la implementación de un enfoque de mejora

continua a través de la metodología Kanban puede lograrse mediante la
aplicación de los principios de Deming (Ciclo PDCA), Kaizen y Auditorías al
sistema Kanban. Estas tres herramientas son complementarias y, si se aplican
adecuadamente, pueden asegurar que los procesos de la empresa no solo sean
eficientes, sino que mejoren de forma constante con el tiempo.
A continuación, se explican cómo la empresa podría aplicar cada uno de estos
enfoques de mejora continua, adaptados a su contexto y necesidades:
1. Deming (Ciclo PDCA)
El Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) de W. Edwards Deming es una herramienta
fundamental para la mejora continua. Consiste en un proceso iterativo que permite
identificar, ejecutar, evaluar y ajustar los cambios de forma constante. En el
contexto de Expansión Consultores, el ciclo se aplicaría de la siguiente manera:

Plan (Planificar)
 Identificación de áreas de mejora: El primer paso sería realizar una
evaluación del flujo de trabajo utilizando el sistema Kanban actual. Esto
puede incluir la medición de métricas como Lead Time, Cycle Time,
Throughput, y la observación de cuellos de botella y tiempos ociosos. A
partir de ahí, se pueden identificar áreas de mejora.
 Definir objetivos y cambios: Por ejemplo, si se identifica que la fase de
revisión de la documentación tiene cuellos de botella, el objetivo sería
reducir el Cycle Time en esa fase, tal vez asignando más recursos o
ajustando el límite de tareas en progreso (WIP).

Do (Hacer)
 Implementar cambios: Una vez que se hayan identificado las áreas de
mejora, se implementan los cambios necesarios en el sistema Kanban. Esto
podría incluir:
o Redefinir los límites de WIP para evitar que haya demasiadas tareas
en una fase específica.
 o Introducir nuevas herramientas o procesos, como la automatización
de algunas tareas administrativas para liberar tiempo para
actividades más estratégicas.
o Proveer capacitación adicional para el equipo sobre cómo usar
Kanban de manera más efectiva.

Check (Verificar)
 Monitorear y evaluar resultados: Después de implementar los cambios,
se deben medir las métricas nuevamente. Por ejemplo, si se redujo el
Cycle Time en la fase de revisión de documentos, la empresa deberá
verificar si realmente hubo una mejora o si el problema persiste.
 Comparar con las metas: Si los resultados no son los esperados, la
evaluación debe identificar qué no funcionó para hacer ajustes adicionales.

Act (Actuar)
 Ajustar y estandarizar el proceso: Si las modificaciones realizadas han
tenido éxito, estas se pueden estandarizar e integrar como nuevas prácticas
dentro del flujo de trabajo. En caso contrario, se regresa al paso de Plan
para reformular la estrategia.
 Iteración del ciclo: Este ciclo debe repetirse constantemente, promoviendo
una mejora continua en el flujo de trabajo.

Ejemplo práctico: Si se observa que la fase de "Planificación" dentro del proyecto

de implementación ISO 9001 se está demorando demasiado, se podría identificar
como acción de mejora la asignación de más recursos a esta fase o el
establecimiento de tiempos más estrictos para la finalización de tareas. Después
de implementar este cambio, se evaluaría si se reduce el Lead Time para las
tareas de planificación y, de ser positivo, se estandarizaría este enfoque.
2. Kaizen
El enfoque Kaizen, originario de Japón, significa "mejora continua" a través de
pequeños cambios incrementales realizados de manera constante y colaborativa.
Kaizen pone énfasis en la participación activa de todos los miembros del equipo y
en la mejora de procesos a nivel micro. En el caso de Expansión Consultores, la
implementación de Kaizen en el sistema Kanban puede ocurrir mediante:
Cultura de mejora continua y participación de todo el equipo
 Reuniones de mejora continua: Se organizarían reuniones regulares de
Kaizen (por ejemplo, reuniones semanales o mensuales) donde cada
miembro del equipo podría identificar problemas o ineficiencias en el flujo
de trabajo. Durante estas reuniones, cada consultor puede proponer
pequeñas mejoras que pueden implementarse rápidamente, como la
reorganización de las tareas en el tablero Kanban o ajustes en las políticas
de WIP.
 Micromejoras diarias: En lugar de esperar grandes cambios, se
fomentaría una cultura en la que cada miembro del equipo esté
constantemente buscando pequeñas formas de mejorar su propio flujo de
trabajo. Esto podría incluir la simplificación de algunos pasos en el proceso
de revisión de documentación o la optimización de la asignación de tareas a
los consultores.

Ejemplo práctico:
Si un miembro del equipo nota que algunas tareas de asesoría están quedando
bloqueadas debido a la falta de acceso a ciertos documentos, podría proponer la
mejora de un proceso para asegurar que todos los documentos necesarios estén
accesibles desde el inicio de la fase de planificación. Estas pequeñas mejoras
incrementales se suman con el tiempo para optimizar todo el flujo de trabajo.
3. Auditorías al sistema Kanban
Las auditorías son esenciales para garantizar que el sistema Kanban esté siendo
utilizado correctamente y que los procesos se alineen con los objetivos de la
empresa. Las auditorías no solo deben ser realizadas de forma externa, sino que
también pueden ser realizadas internamente por el equipo para identificar
desviaciones y oportunidades de mejora.
Auditorías regulares del sistema Kanban
 Auditoría interna del flujo de trabajo: De forma periódica, se puede
realizar una auditoría interna donde se revisen todos los aspectos del
sistema Kanban. Esto incluiría la verificación de que los límites de WIP
estén siendo respetados, que las tareas estén siendo priorizadas
correctamente, y que las métricas clave como el Cycle Time y el Lead
Time estén dentro de los objetivos establecidos.
 Revisión de políticas: La auditoría debe evaluar si las políticas de gestión
del flujo de trabajo, como los límites WIP y las políticas de "definición de
tarea terminada" (DoD), están siendo seguidas correctamente por todo el
equipo. También se podría evaluar si las tareas están siendo desglosadas
de manera adecuada o si el tablero refleja de manera fiel el estado actual
de los proyectos.

Ejemplo práctico:
Un auditor podría revisar el tablero Kanban y detectar que en la fase de "En
revisión" se acumulan tareas durante mucho tiempo. A partir de esa observación,
se podría decidir cambiar el límite WIP de esa fase o ajustar los recursos
dedicados a esa parte del flujo de trabajo. La auditoría también podría sugerir
mejorar la capacitación sobre el uso del tablero Kanban para garantizar que los
consultores estén actualizando correctamente el estado de las tareas.
Conclusión
La mejora continua a través de los enfoques de Deming (PDCA), Kaizen y
Auditorías permitirá a Expansión Consultores optimizar su sistema Kanban y
garantizar que sus procesos de trabajo sean más ágiles y eficientes. Aplicar estas
metodologías de forma constante no solo ayudará a reducir los tiempos de entrega
y mejorar la coordinación entre los consultores, sino que también contribuirá a
crear una cultura organizacional orientada a la mejora continua, un valor clave
para el crecimiento y la sostenibilidad en el tiempo.