Universidad Politécnica Hispano Mexicana.
Licenciatura: contaduría Pública y Finanzas
Materia: Auditoria Básica
Profesor: Grajeda Espinoza Maria Lucia
Alumna :
Dulce Mireya Castillo Villalba
¿Qué son los controles internos?
Los controles internos son las políticas y procedimientos de la empresa para garantizar
que sus operaciones sean eficientes, eficaces y conformes a las leyes y reglamentos.
Estos controles salvaguardan los activos de la empresa y evitan fraudes, errores y otros
riesgos.
Unos controles internos eficaces son fundamentales para el éxito y la sostenibilidad de
cualquier organización. Contribuyen a garantizar a las partes interesadas que la
empresa opera de forma responsable y ética y que sus estados financieros son fiables y
precisos de acuerdo con la normativa contable (por ejemplo, la Ley Sarbanes-Oxley).
Además, es esencial revisar y actualizar periódicamente los controles internos para
garantizar que siguen siendo pertinentes y valiosos.
Ventajas
Disponer de control interno tiene varias ventajas, entre ellas:
Detección de errores y fraudes
Uno de los procedimientos de control fundamentales que pueden ayudar a detectar
errores y fraudes es la segregación de funciones. Implica asignar distintas tareas a
distintos empleados, lo que ayuda a evitar que un solo empleado tenga demasiado
control sobre un proceso concreto.
Por ejemplo, un empleado puede encargarse de registrar las transacciones, mientras
que otro es responsable de conciliar los extractos bancarios. De este modo, si un
empleado comete un error o intenta cometer un fraude, es más probable que sea
detectado por el otro.
Eficiencia temporal
Un auditor puede realizar pruebas, comprobaciones o muestreos de operaciones para
verificar la exactitud y fiabilidad de las anotaciones contables. Como resultado, puede
terminar sus tareas de auditoría y crear estados financieros dentro del plazo
designado.
Eficiencia operativa
El uso de este sistema fomenta la responsabilidad, la precisión y la fiabilidad en el
desempeño del trabajo, al tiempo que reduce la ineficacia, el fraude y el robo. Además,
este sistema permite la evaluación del rendimiento de los empleados por parte de la
dirección. Y todos estos elementos contribuyen a mejorar la eficacia operativa general
de la organización.
Desventajas
Por otra parte, a la hora de implantar controles internos, es esencial tener en cuenta
ciertas limitaciones que pueden afectar a su eficacia. He aquí algunos ejemplos:
Colusión
Muchas empresas aplican la segregación de funciones como medida de control interno
para evitar el fraude, garantizando que ningún empleado tenga un poder excesivo. Sin
embargo, los empleados pueden colaborar y utilizar un proceso complejo para ocultar
actividades fraudulentas.
Error humano
El error humano puede repercutir en los controles internos, principalmente en los
procesos manuales y las decisiones. Los recuentos manuales de las existencias pueden
dar lugar a imprecisiones, y los resultados de las auditorías internas pueden verse
afectados por un juicio deficiente. La implantación de sistemas automatizados
garantizará la coherencia y minimizará el riesgo de error humano.
Circunstancias imprevistas
La dirección de una empresa establece controles internos para identificar y prevenir o
reducir posibles peligros. Sin embargo, la dirección no puede predecir todos los
posibles retos o sucesos. La eficacia de los controles internos puede verse afectada por
variables o circunstancias aleatorias.
Además, el coste de controlar condiciones inusuales puede ser superior a los
beneficios, lo que lleva a un equipo directivo a aceptar el riesgo en su lugar. En
consecuencia, puede restringir la eficacia de los controles internos en determinadas
situaciones.
Ejemplos
A continuación, se enumeran algunos ejemplos de controles internos que las
organizaciones pueden implantar en sus operaciones:
Segregación de tareas – La delegación de tareas es un método de reducción de riesgos
que consiste en dividir las tareas laborales entre varias personas.
Controles físicos – Los activos se protegen físicamente mediante cerraduras, cajas
fuertes o controles ambientales para restringir el acceso al personal autorizado.
Conciliaciones – Garantiza la exactitud de los detalles de las transacciones y el registro
adecuado en los registros de las distintas personas. Algunos ejemplos son la
conciliación de los extractos bancarios con los registros de caja y el cotejo del efectivo
en caja con las ventas o la actividad transaccional en los totales de caja.
Políticas y procedimientos – La organización debe contar con políticas, procedimientos
y documentación establecidos y disponibles a todos los niveles para garantizar un
rendimiento de calidad coherente. Incluye directrices tanto departamentales como
para toda la organización.
Revisiones de transacciones y actividades – Las revisiones de diversos informes, como
los de transacciones, operaciones y resúmenes, ayudan a supervisar el rendimiento,
identificar tendencias y detectar problemas. Un ejemplo de revisión específica sería el
examen de los estados presupuestarios para comparar los gastos reales, el análisis de
los informes de actividad de las llamadas de telecomunicaciones en busca de llamadas
personales y la revisión de las tarjetas de control horario de los empleados.
Controles del tratamiento de la información – El tratamiento de la información implica
controles internos para garantizar la exactitud, integridad y autorización de las
transacciones. Los datos se verifican comparándolos con los ficheros de control,
comprobando las secuencias numéricas y comparando los totales de los ficheros con
los saldos anteriores y las cuentas de control.
Tipos de controles internos
Los dos controles internos fundamentales son los preventivos y los detectivos. Un
sistema de control interno completo debe incluir ambos tipos, cada uno de los cuales
debe cumplir una función distinta. Veamos cada uno de ellos con más detalle:
Controles preventivos
Los controles preventivos pueden reducir la probabilidad de errores y fraudes
centrándose en la separación de funciones. Son un componente integral de la gestión
de la calidad porque implican una estrategia proactiva para garantizar la calidad.
Los siguientes son ejemplos de controles preventivos:
Separación de funciones
Una aprobación previa de acciones o transacciones (por ejemplo, autorización de viaje)
Controles de acceso (por ejemplo, autenticación de contraseñas)
Control de activos físicos (por ejemplo, cerraduras en las puertas, cajas fuertes para
efectivo, cheques)
Evaluaciones y formación de los empleados
Controles de detectives
Los controles de detección identifican errores o problemas que pueden haberse
producido después de la transacción. Son esenciales para probar que los controles
preventivos funcionan correctamente y ofrecen la posibilidad de descubrir cualquier
anomalía a posteriori.
Los siguientes son ejemplos de controles detectivescos:
Conciliación mensual de las transacciones departamentales
Comprobación de las diferencias inesperadas entre el presupuesto y los resultados de
la organización.
Recuento del inventario físico (por ejemplo, efectivo o inventario de productos)
Componentes
Un sistema de control interno consta de cinco componentes. Examinemos cada uno de
ellos y cómo contribuye al control interno.
Entorno de control
En una empresa, la cultura se construye y establece de arriba abajo por el consejo de
administración y la alta dirección, que los empleados deben seguir. El entorno de
control desempeña un papel fundamental en la prestación de apoyo a los demás
componentes del control interno.
Evaluación de riesgos
Las evaluaciones periódicas de riesgos ayudan a las organizaciones a identificar y
analizar los riesgos potenciales que pueden afectar a su capacidad para alcanzar sus
metas y objetivos. Los resultados se utilizan para señalar las áreas que requieren
priorización e implantación de controles internos.
Información y comunicación
Unos sistemas y procesos eficientes deben facilitar la identificación, captura e
intercambio de información a tiempo, permitiendo a las personas desempeñar sus
funciones con eficacia. En los casos en que la información no es fácilmente accesible,
los empleados pueden intentar eludir los controles internos para agilizar las
operaciones.
Actividades de control
Son las políticas y procedimientos que aplica una organización para alcanzar sus
objetivos. Estas acciones previenen o detectan errores, fraudes u otras irregularidades
en las operaciones de la organización. Las actividades de control son un componente
esencial del control interno porque proporcionan las salvaguardias necesarias para
proteger los activos de la organización y garantizar la exactitud y fiabilidad de la
información financiera.
Monitorización
La supervisión es esencial para el control interno, ya que permite a las empresas
asegurarse de que su sistema de control interno funciona eficazmente. Implica la
evaluación continua del sistema de control interno para identificar cualquier debilidad
o deficiencia que deba abordarse. También implica revisar periódicamente los estados
financieros y otros indicadores clave de rendimiento para garantizar su exactitud y
fiabilidad.
Evaluación de las deficiencias de los controles internos
Dada la creciente complejidad de las operaciones empresariales, identificar y evaluar
las deficiencias del control interno puede suponer un reto para las empresas y los
auditores externos. Los siguientes consejos pueden ayudarle a evaluar las deficiencias
del control interno:
Evaluar el entorno de control
El entorno de control es crucial para evaluar las deficiencias del control interno. Sirve
de base para el control interno e influye en el comportamiento de los empleados. Una
empresa que da prioridad a un entorno de control sólido opera con integridad y
valores éticos, atrayendo y reteniendo a empleados competentes responsables de sus
funciones de control interno.
Evaluar la evaluación de riesgos
Un análisis minucioso de los riesgos es vital para la eficacia de los controles internos.
Para gestionar los riesgos, las organizaciones deben identificar los posibles obstáculos
para alcanzar sus objetivos. En relación con esto, el fraude es una de las áreas de riesgo
más comunes que las organizaciones deben tener en cuenta. Los profesionales de
auditoría, riesgos y cumplimiento pueden evaluar la estrategia de evaluación de riesgos
de una empresa para garantizar que los controles internos impiden el fraude.
Investigar las actividades de control
Los controles eficaces son esenciales para una organización, pero también deben existir
políticas y procedimientos para gestionar los riesgos y alcanzar los objetivos. El control
interno abarca actividades como las revisiones del rendimiento, la segregación de
funciones y salvaguardias electrónicas como la autenticación de dos factores. Disponer
de actividades de control que minimicen el riesgo de fraude y error indica un entorno
de control sólido.
Examinar los sistemas de información y comunicación
Las comunicaciones internas de alta calidad son necesarias para respaldar los controles
internos. Es esencial revisar los sistemas de información y comunicación de la
organización, en particular el sistema de información contable, para garantizar la
precisión y eficacia de los informes.
Analizar las actividades de supervisión
Una organización que evalúa periódicamente sus controles internos puede reducir los
riesgos hasta un nivel aceptable. La frecuencia y la calidad de las actividades de
supervisión determinan la eficacia de una organización en la gestión del riesgo
financiero. El seguimiento, la evaluación y las medidas correctoras coherentes de las
deficiencias del control interno conducen a un enorme éxito en la gestión de riesgos.
El control interno es un conjunto de procedimientos que se realizan para prevenir
riesgos y proteger los recursos de una empresa o institución.
Objetivos del control interno
Proteger los recursos públicos
Prevenir la corrupción
Garantizar el cumplimiento de las normas legales
Mitigar la pérdida de activos
Prevenir la malversación de fondos
Proteger a la empresa de fracasos y cierres
Medir el rendimiento y la rentabilidad del negocio
Componentes del control interno Entorno de control, Evaluación del riesgo, Sistema de
información y comunicación, Actividades de control, Supervisión del sistema de
control.
Cómo establecer un sistema de control interno
Identificar los riesgos internos y externos
Evaluar la probabilidad e impacto de los riesgos
Establecer el tratamiento más adecuado para los riesgos
Aprobar el apetito de riesgo de la organización
Realizar un seguimiento periódico del apetito de riesgo
Asignar responsables para el seguimiento, mitigación y prevención de los riesgos
Analizar continuamente los procesos