HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy

Sistema de Contabilidad GL III

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 I Sistema de Contabilidad GL III

Tabla de Contenidos
0

Parte I Introducción 2
1 Contenido ................................................................................................................................... 2
2 Características
................................................................................................................................... 2

Parte II Archivo de Empresas 5

1 Archivo de Empresas
................................................................................................................................... 5

Parte III Tipos de Póliza 9

1 Tipos de Póliza
................................................................................................................................... 9

Parte IV Centros de Costos 12

1 Centros de ...................................................................................................................................
Costos 12

Parte V Catálogo de Cuentas 14

1 Catálago de...................................................................................................................................
Cuentas 14
2 Diseño del Catálogo
................................................................................................................................... 14
3 Reglas para...................................................................................................................................
diseñar un buen Catálogo 15

Parte VI Asientos Contables 18

1 Asientos Contables
................................................................................................................................... 18
2 Traspasos entre
...................................................................................................................................
Cuentas 20
3 Información...................................................................................................................................
de Cheques y Depósitos 20

Parte VII Polizas Frecuentes 23

1 Grabar una ...................................................................................................................................
Póliza Frecuente 23
2 Utilizar una ...................................................................................................................................
Póliza Frecuente 23
3 Programación
...................................................................................................................................
de una Póliza Frecuente 23

Parte VIII Presupuestos 25

1 Capturar Presupuesto
................................................................................................................................... 25

Parte IX Bancos 27
1 Bancos ................................................................................................................................... 27
2 Departamentos
................................................................................................................................... 27
3 Conceptos ................................................................................................................................... 28
4 Tipos de Transacciones
................................................................................................................................... 28
5 Transacciones
...................................................................................................................................
de Bancos 29

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 Contenido II

6 Conciliación
...................................................................................................................................
Bancaria 29
Conciliación con ..........................................................................................................................................................
Archivos 29
Conciliacion Manual
.......................................................................................................................................................... 34
Estados de Cuenta..........................................................................................................................................................
del Banco 38
Cheques en Tránsito
.......................................................................................................................................................... 38
Reporte de Conciliación
.......................................................................................................................................................... 39

Parte X Operación 41
1 Acumular Saldos
................................................................................................................................... 41
2 Cierre de Fin
...................................................................................................................................
de Año 41
3 Conciliación
...................................................................................................................................
de Clientes / Proveedores 42
Conciliación de Clientes
..........................................................................................................................................................
/ Proveedores 42
4 Aceptar Interfase
................................................................................................................................... 43

Parte XI Reportes 46
1 Balance General
...................................................................................................................................
y Estado de Resultados 46
2 Comparativo
...................................................................................................................................
Anual 46

Parte XII Utilerías 48

1 Revisión de...................................................................................................................................
Pólizas 48
2 Importar / Exportar
...................................................................................................................................
Datos 48
3 Copia de Catalogos
................................................................................................................................... 48
4 Saldos Iniciales
................................................................................................................................... 48
5 Respaldar Base
...................................................................................................................................
de Datos SQL 48

Parte XIII Parámetros 50

1 Parámetros................................................................................................................................... 50
2 Usuario y Contraseña
................................................................................................................................... 51

Parte XIV Temas Varios 53

1 Manejo de Centros
...................................................................................................................................
de Costos 53
2 Manejo de Dolares
................................................................................................................................... 53
3 Manejo de Períodos
................................................................................................................................... 55

Indice 0

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

II
Capitulo

I
 Introducción 2

1 Introducción
1.1 Contenido

· Introducción
· Tipos de Póliza
· Catálogo de Cuentas
· Centros de Costos
· Asientos Contables
· Bancos
· Acumular Saldos
· Conciliación de Clientes/Proveedores
· Reportes
· Parámetros

1.2 Características
Sistema de Contabilidad GL III
Características Principales del Sistema:

· Manejo de hasta 10 niveles de desglose

· Cuentas con Clave de hasta 14 dígitos
· Diseño del catálogo de cuentas, tipo árbol invertido
· Número ilimitado de años en línea.
· Manejo de Sucursales
· Cierres Anuales no definitivos.
· Capacidad de exportar datos en pantalla a Excel.
· Diseñador de Formatos para Impresión de Cheques
· Manejo de Plantillas para pólizas repetitivas.
· Manejo de Usuarios para controlar el acceso
· Manejo de Cuentas Bancarias en Dólares
· Conciliación de Cuentas Bancarias Automática.
· Centros de Costos de hasta 8 posiciones
· Maneja los traspasos entre cuentas en una sola operación genera 2 pólizas

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

3 Sistema de Contabilidad GL III

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

Capitulo

II
 5 Sistema de Contabilidad GL III

2 Archivo de Empresas
2.1 Archivo de Empresas

CAMBIANDO UNA
EMPRESA

En este archivo se capturan

las empresas que se van a
llevar en el sistema, junto con
los parámetros necesarios por
empresa que le pide el
sistema para personalizar el
uso del sistema para cada
una de ellas.

Ext:
La extensión deberá ser de 3 posiciones siempre, y de preferencia que sean letras para asociar a la
empresa, las 2 únicas extensiones que no se deben de utilizar son CON y PRN ya que el sistema
crea un directorio con el nombre de la extensión para ahí colocar los datos de esa empresa y no se
puede hacer un directorio que se llame CON porque es palabra reservada de windows (significa
CONSOLE), y PRN (significa PRINTER)

Nombre:
Aquí le indicamos el nombre completo de la empresa.

Cta. Activo
El número de la primer cuenta de activo, en este caso deberá ser también la primer cuenta en el
catálogo.

Cta. Pasivo
El número de la primer cuenta de pasivo.

Cta. Capital
El número de la primer cuenta de capital

Cta. Ingresos
El número de la primer cuenta de Ingresos o de Ventas. Es también la primer cuenta de Resultados.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 Archivo de Empresas 6

Cta. Egresos
El número de la primer cuenta de Egresos, o mas bien la primer cuenta de resultados que no sea
Ingresos. Puede ser Gastos o Costo de Venta según se diseñe el catálogo.

Cta. Acum
El número de la cuenta de Resultados Acumulados o Resultados de Ejercicios Anteriores, Al hacer
un cierre anual el sistema utiliza esta cuenta para hacer el cuadre del total de cuentas de Resultado.

Cta. Resultados
El número de la cuenta de Resultados del Ejercicio. Esta cuenta no deberá de tener movimiento
manual, ya que la utiliza el sistema para asignarle la suma de las cuentas de resultados, pero solo
en memoria ya que si revisamos sus movimientos o saldos no deberá tener nada.
Además deberá ser la última cuenta de capital o sea que es la última cuenta de mayor, ya que de
ahí siguen las cuentas de resultados empezando por Ingresos o Ventas.

Cta. Ret. ISR

Esta cuenta es la de retención de ISR para cuando se utilice la opción de captura de cheques y
estos sean de pago de Honorarios

Porc. Ret ISR

Aquí se le indica el porcentaje de retención del ISR que normalmente debe ser 10%

Cta. Ret. IVA

Esta cuenta es la de retención de IVA para cuando se utilice la opción de captura de cheques y
estos sean de pago de Honorarios

Porc. Ret IVA

Aquí se le indica el porcentaje de retención del IVA que normalmente debe ser 10%

Fecha de Cierre
Esta fecha NO ES cuando se va a terminar el período actual, esta fecha nos sirve para bloquear los
cambios a los asientos que sean de esa fecha o anterior. O sea que no permitirá cambios a esos
asientos, solo consultas.

Cuenta de Traspasos
Esta es la cuenta que se utilizará para realizar los traspasos bancarios, el sistema hace una
pregunta al momento de detectar que se está capturando una póliza de egresos, ¿ Es un Traspaso
Bancario ?, si responde SI, el sistema no pedira los asientos sino que solo pide el valor a traspasar
y la cuenta que recibirá el traspaso, con esta información el sistema genera 2 pólizas, una para el
egreso y otra para el ingreso, utilizando para ello la cuenta puente que se encuentre en este campo.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

7 Sistema de Contabilidad GL III

Cta. Utilidad Cambiaria

Esta cuenta se utilizará cuando se registre una diferencia en tipo de cambio y que la diferencia es a
favor de la empresa.

Cta. Perdida Cambiaria

Esta cuenta se utilizará cuando se registre una diferencia en tipo de cambio y que la diferencia sea
en contra de la empresa.

Cta. Orden
Aquí se captura la primer cuenta de orden, las cuentas de orden deberán de estar al final del
catálogo, después de las cuentas de resultados.
.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

Capitulo

III
 9 Sistema de Contabilidad GL III

3 Tipos de Póliza
3.1 Tipos de Póliza

El Archivo de Tipos de Póliza o Tabla de Auxiliares, es donde damos de alta los tipos que vamos a
utilizar en cualquiera de las pólizas a capturar en el sistema.

Aparte de identificar o agrupar la póliza en auxiliares, este archivo nos sirve para ligar un tipo de
póliza a una cuenta de banco en el caso de pólizas de egresos o ingresos, si la póliza no es de ese
tipo la información del Banco se queda en blanco y el seleccionador de Tipo de Movimiento debe
estar en Otros.

Este archivo también nos sirve para determinar la cuenta que representa contablemente a esa

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 Tipos de Póliza 10

chequera, ya que esa información la trae el registro del Banco, esa cuenta es entonces utilizada por
la captura de asientos para verificar que esa cuenta sea incluida dentro de la póliza, de lo contrario
la póliza no se guarda, también se verifica que si ese tipo de póliza esta registrada como que es de
egresos, la cantidad asignada a la cuenta del Banco debe ser un cargo, y si esta registrada como de
Ingresos entonces la cantidad debe ser un crédito. De lo contrario el sistema dará un error y no
dejará grabar la póliza hasta que se corrija esa situación. El Tipo Transferencia se considera como si
fuera un egreso, solo se agregó para poder llevar un consecutivo para las transferencias al igual que
las chequeras.

Otro de los datos que contiene este archivo es "Cancela Valor en Bancos", esta opción es para el
caso especifico de un tipo de póliza para reevaluación de Bancos, ya que para la reevaluación de
Bancos vamos a necesitar que el sistema modifique las cantidades en MN cuando los dólares se
queden fijos. Además se puede utilizar para capturar la póliza de saldos iniciales para que se
puedan capturar varias cuentas que representen un banco.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

Capitulo

IV
 Centros de Costos 12

4 Centros de Costos
4.1 Centros de Costos

En esta opción se dan de alta los nombres de los Centros de Costos que se van a utilizar en
sistema.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

Capitulo

V
 Catálogo de Cuentas 14

5 Catálogo de Cuentas
5.1 Catálago de Cuentas
La forma tradicional para dar de alta una cuenta en el sistema de contabilidad GL es con 2 dígitos un
punto y 4 dígitos después del punto, después de ello hay que poner la cuenta de la cual depende (o
cuenta superior), y luego la descripción de la cuenta.

Uno de los cambios introducidos con el GL III es que el tamaño de la cuenta ya no está limitada a 7
caracteres, sino que tenemos un máximo de 14 caracteres para definir una cuenta, y ahora ya no es
necesario llenar todos los espacios, por lo que una cuenta de 1 solo carácter es válida en GL III.
Además puede utilizar como separador puntos o guiones.

Otra adición al sistema es que maneja Centros de Costos y estos se activan en cada una de las
cuentas de último nivel o de detalle, checando la opción de "Utilizar Centro de Costos", al momento
de estar capturando un asiento nos activará la casilla de centro de costos para que le demos un
valor que debe de existir en el maestro de centros de costos.

El diseño de un buen catálogo de cuentas es primordial para el buen funcionamiento del sistema de
contabilidad.

5.2 Diseño del Catálogo

Definición de la estructura utilizada para el catálogo.

La ayuda que pueda prestar el Sistema de Contabilidad GL dependerá en parte de un buen diseño
del Catálogo de Cuentas. La numeración que se utiliza en el GL para identificar una cuenta se
compone de seis caracteres: dos de mayor y cuatro de subcuenta. Aunque en realidad esta
separación es indiferente para el sistema, sirve para mayor comprensión del usuario y para una
captura más eficiente por los motivos que se mostrarán más adelante. Para la captura de las cuentas
que compondrán el catálogo se solicitan únicamente tres datos:

· Número de Cuenta
· Cuenta Superior
· Descripción de la Cuenta

El método para definir niveles de desglose no es el mismo que se utiliza en la contabilidad

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 15 Sistema de Contabilidad GL III

tradicional : cuenta, subcuenta, sub-subcuenta, etc. Si se utilizara el sistema tradicional se requeriría

de 15 caracteres para indicar los 4 niveles de desglose:
Ejemplo Sistema Tradicional :

Cuenta Sub cuenta Ssub Cuenta Ssscta Descripción

1000 Activo
1000 100 Circulante
1000 100 101 Bancos
1000 100 101 1 Banamex
1000 100 101 2 Bancomer

En el Sistema GL sólo se utilizan 6 caracteres para determinar cualquier número de cuenta, lo cual
no quiere decir que se esté limitado en cuanto a niveles de desglose que se pueden obtener. Al
indicar las cuentas superior (o cuenta de la cual depende) se ahorra espacio y se define como sigue.
Ejemplo Sistema GL :

Cuenta Cuenta Sup. Descripción

10.0000 Activo
11.0000 10.0000 Circulante
12.0000 11.0000 Bancos
12.0001 12.0000 Banamex
12.0002 12.0000 Bancomer

Así pues son seis dígitos para el número de cuenta (y seis para la cuenta superior ) y permiten
tener un máximo de 10 niveles de desglose con el propósito de no extender demasiado el
catálogo, lo que resultaría en una grave disminución de la velocidad de respuesta del sistema.
Además difícilmente se necesitarán más de 10 niveles de desglose en la práctica.

Existen ciertas reglas para diseñar un buen catálogo de cuentas que nos pueda servir a nuestros
propósitos.

5.3 Reglas para diseñar un buen Catálogo

Existen dos reglas fundamentales para un buen diseño de un catálogo de Cuentas que permita:
· Tener un mejor control de la empresa debido a los niveles de desglose.
· Ahorrar tiempo de captura y codificación de los movimientos contables.

Primera Regla
Todas las cuentas de cualquier nivel que contengan descripción de cuentas iguales, deberán tener
números de subcuentas iguales, esta es la regla más importante, puesto que si se cumple, se ahorra
mucho tiempo de la codificación de pólizas ya que se facilita la memorización de los números.
Ejemplo:

Segunda Regla
Definir números pequeños en las subcuentas (sobre todo cuando son último nivel) que son las que
podrán llevar movimientos, para evitar teclear de más. Ejemplos:
· La cuenta 80.1001 se captura
80.1001<Enter> (8 teclas).
· La cuenta 80.0001 se captura
80.1<Enter> (5 teclas).

Esto es debido a que el sistema justifica el número de la subcuenta hacia la derecha y rellena de
ceros los espacios de la izquierda.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 Catálogo de Cuentas 16

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

Capitulo

VI
 Asientos Contables 18

6 Asientos Contables
6.1 Asientos Contables

El archivo de Asientos Contables, es en donde se pueden ver, modificar o Agregar Pólizas

Contables para que el sistemas las procese.

Esta es la forma de captura de las pólizas contables, los campos a capturar son los siguientes:

Tipo de Póliza
El tipo de Póliza es el que identifica la póliza en forma de auxiliares contables, existe un catálogo de

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

19 Sistema de Contabilidad GL III

tipos de pólizas, los cuales estan libres a la imaginación del usuario.

Ejemplo: DI - POLIZAS DE DIARIO
FA - POLIZAS DE DIARIO (FACTURAS)
EB - POLIZAS DE EGRESOS DE BANCO 1
EC - POLIZAS DE EGRESOS DE BANCO 2
IB - POLIZAS DE INGRESOS DE BANCO 1
etc.

Referencia
La referencia nos viene dando la llave dentro de el auxiliar escogido, generalmente al iniciar el
agregado de una póliza, al capturar el tipo de póliza el sistema nos pone el número de referencia
como el siguiente dentro de ese auxiliar.

En algunos auxiliares el número de referencia es bastante significativo, como por ejemplo:

En tipo de póliza FA, la referencia es el número de factura, en EB es el número del cheque. Pero en
tipo de póliza DI es solo un consecutivo dentro del mes en cuestión.

Fecha
Esta es la fecha de la póliza contable.

Concepto
Esta es una descripción general de la póliza, ya que individualmente cada partida también trae su
descripción.

Valor
Esta casilla es de solo lectura y ahi se mostrará el valor del movimiento solo cuando esa póliza
incluya una cuenta de banco y esta cantidad representará la cantidad del banco, y es la que se
incluirá al hacer una conciliación bancaria.

Adicionalmente hemos incluido un botón de Plantillas, lo que significa que Ud podrá guardar una
póliza para poder utilizarla como un machote o plantilla para capturar otras iguales o equivalentes.
Ejemplo:
Un ejemplo para usar Plantillas seria el pago de la renta, todo en la poliza es exactamente igual solo
cambia la descripcion en la que se describe que es la renta correspondiente a otro mes.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 Asientos Contables 20

Para agregar un asiento el sistema le pide el número de cuenta, el centro de costo, si la cuenta lo
necesita, el documento, el concepto que básicamente es una descripción para cada partida y su
valor, el valor si es capturado en positivo se toma como cargo y si es capturado como negativo se
toma como crédito, también para hacerlo negativo puede capturarlo positivo y utilizar la tecla gris ( - )
o el negativo que se encuentra en el teclado numérico, esto hace la cantidad negativa.
Adicionalmente se muestra un tipo de cambio y un Valor en Moneda Nacional, esto es para las
pólizas en dólares que se vea la conversión al tipo de cambio y que en el movimiento de la cuenta
que pertenece al banco, se puede cambiar el tipo de cambio o incluso el Valor MN para cuando la
póliza no cuadre por centavos por la conversión de dólares a pesos, usted la puede ajustar a mano
en este campo.

También cuenta con 4 iconos para ayudarle a calcular valores, el que tiene la forma de una
calculadora, al oprimirlo aparece una ventana como calculadora para hacer operaciones y el
resultado al cerrar la ventana aparecerá como si se hubiera capturado, luego hay 3 botones para
calculo del IVA, el primero que dice IVA -, al valor que capturemos le quitara el IVA, el siguiente
botón que dice IVA + le agregará a la cantidad capturada el IVA y por último el botón que dice solo
IVA

En GL III hemos incluido 2 campos mas que son el Centro de Costos al que corresponde el
movimiento, para que esta casilla se encuentra habilitada la cuenta deberá estar marcada para
aceptar centros de costos en el catálogo de cuentas. El otro campo es un número de Documento que
depende de lo que se registre podemos poner una referencia como un número de factura, o
remision, etc.

Además como en GL III ya maneja dólares en la sección de Bancos, al capturar una póliza de
Ingresos o de Egresos esta deberá de ser capturada en dólares, y el sistema hara el cálculo de la
conversión a Moneda Nacional según el Tipo de Cambio que se le capturó en la ventana del
encabezado.

6.2 Traspasos entre Cuentas

Enter topic text here.

6.3 Información de Cheques y Depósitos

Cuando la póliza es de Egresos o de Ingresos y está ligada a bancos por medio del tipo de póliza,
entonces aparecerá esta ventana para pedir la información necesaria de cheques para poder
completar la liga a Bancos

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

21 Sistema de Contabilidad GL III

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

Capitulo

VII
 23 Sistema de Contabilidad GL III

7 Polizas Frecuentes
7.1 Grabar una Póliza Frecuente
Enter topic text here.

7.2 Utilizar una Póliza Frecuente

Enter topic text here.

7.3 Programación de una Póliza Frecuente

Enter topic text here.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

Capitulo

VIII
 25 Sistema de Contabilidad GL III

8 Presupuestos
8.1 Capturar Presupuesto
Enter topic text here.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

Capitulo

IX
 27 Sistema de Contabilidad GL III

9 Bancos
9.1 Bancos

En el archivo de Bancos vamos a dar de alta las cuentas de cheques que tengamos, si tiene varias
cuentas de un mismo banco, entonces se van a dar de alta una por una.

Para ligar la información de un banco a las pólizas de egresos e ingresos, se dan de alta dentro de
los auxiliares o tipos de póliza.

De no ligar esta información, el sistema de contabilidad no podrá capturar la información de un

cheque o de un depósito aunque estemos capturando pólizas de egresos o ingresos.

Además el sistema lleva una contabilidad de ingresos y egresos solo con la información de las
chequeras, para ver un flujo de efectivo, de este modo la información de bancos pide un
departamento y un concepto de ingreso/egreso.

9.2 Departamentos

El departamento nos sirve para asignar la información de bancos a centros distintos para poder
luego ver estadisticas en base a estos.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 Bancos 28

Ver: Flujo de Efectivo

9.3 Conceptos

El archivo de conceptos se separa en dos, los conceptos de ingresos y los conceptos de egresos,
los ingresos se definen con los numero del 1 al 10, y del 11 en adelante son conceptos de egresos.

Estos tienen la misma finalidad que los departamentos, solo que esta vez la estadistica sería por el
concepto de ingreso o egreso, además de contar también con un flujo de efectivo.

9.4 Tipos de Transacciones

Los tipos de transacciones, nos dan el nombre de los cargos y/o créditos que pudieran haber dentro
de la contabilidad de la información de las chequeras, este archivo cuenta con una serie de tipos ya
pre-definidos y que usted los puede cambiar a su gusto.

IMPORTANTE
Existen algunos tipos que no debe cambiar como el 01-Pago de Clientes, ya que el sistema lo utiliza
para mandar los pagos desde Cuentas por Cobrar.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 29 Sistema de Contabilidad GL III

9.5 Transacciones de Bancos

Las transacciones de bancos, son los movimientos que se generan con el uso de las chequeras,
dentro de los cuales pueden haber cargos y/o créditos, tipos definidos previamente. El saldo actual
de una chequera, nos lo dá el saldo inicial del mes mas todos los movimientos de cargos y créditos
tomando en cuenta su signo para darnos el saldo actual de la chequera.

9.6 Conciliación Bancaria

9.6.1 Conciliación con Archivos
CONCILIACION CON ARCHIVOS
En esta opción como su nombre lo indica conciliamos los movimientos del sistema con los
del banco a partir de un archivo de texto que nos proporciona el banco vía internet.

Paso 1: Damos click en el botón de los 3 puntos el cual esta enseguida del campo del
archivo , nos mandara un navegador en donde seleccionamos el archivo, en el cual
tenemos los movimientos del banco a procesar.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 Bancos 30

Paso 2: Posteriormente damos click en el botón de Leer, nos manda un menú en el cual
elegimos si el archivo esta separado por comas ó por pipe, elegimos la opciones
correspondiente para que nos cargue el archivo al visor.
Nota: Las columnas del archivo deben de estar separadas por comas ó por pipe.
Nota: Si ya tenemos un Formato guardado ve al Paso 5.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

31 Sistema de Contabilidad GL III

Paso 3: Enseguida empezaremos la asignación de las columnas , damos click derecho en

el área del título de cada una de las columnas y nos mandará un menú en el cual elegimos
el tipo de dato que corresponde, y asi sucesivamente hasta terminar todas las columnas
necesarias.

Paso 4: Ya teniendo asignadas la columnas elegimos el formato de la fecha (en este caso
es mes/día/año) , damos click en el botón de finalizar diseño para guardar la configuración
del formato, el sistema pedirá el nombre con el cual se grabará el formato para su uso
posterior.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 Bancos 32

Paso 5: Si ya tenemos un formato guardado lo podemos elegir en el área de "Aplica

Formato Existente" y damos click en el botón de Aplica Formato, nos acomodará las
columnas de acuerdo al formato elegido.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

33 Sistema de Contabilidad GL III

Paso 6: Enseguida seleccionamos el banco , para que nos cargue los movimientos del
banco, y empezamos la conciliación.

Paso 7: A continuación describimos las opciones de asignación.

Automática: Al darle click en esta opción todos los movimientos que tengan la misma
referencia se marcarán.
Manual: Al darle click en esta opción solo se marcará el movimiento seleccionado en el
visor de arriba y abajo.
Limpiar: Al darle click en esta opción solo se desmarcara el movimiento seleccionado en el
visor de arriba y abajo.
Limpiar Todo: Al darle click en esta opción se desmarcaran todos los movimientos.

Paso 8: En el caso que alguno de los movimientos del archivo del banco no se encuentre
en el sistema damos doble click sobre el movimiento y nos mandara una forma con algunos

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 Bancos 34

datos , ya después de haber complementado los datos damos click en el botón de generar,
lo que generará el asiento contable y lo agregará al las dos partes de esta pantalla.

Paso 9: Al Finalizar la conciliación damos click en Guardar, para finalizar.

Paso 10: Después de haber grabado la información se debe de imprimir el Reporte de

Conciliación para terminar el proceso.

Ver Tutorial
9.6.2 Conciliacion Manual
CONCILIACION MANUAL
En esta opción como su nombre lo indica conciliamos los movimientos del sistema con los
del banco.

Paso 1: Seleccionamos el Banco a procesar, posteriormente en el visor izquierdo nos

mostrara Todos los movimiento del Banco correspondientes al mes, y en el visor derecho
los movimientos ya se han verificado anteriormente.
Nota:También nos carga los cheque en Tránsito.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

35 Sistema de Contabilidad GL III

Paso 2: Para indicar que el movimiento si lo tenemos registrado en el Estado de Cuenta del
Banco damos doble click sobre el movimiento ó seleccionamos el registro y le
damos un click al botón de (>), esto me lo mandara al Estado de Cuenta.
Nota: Antes de mandar el movimiento al Estado de Cuenta ingresamos la fecha(por defaul
nos dara la fecha que el movimiento tiene registrado en el sistema) del movimiento, la fecha
se ingresa en el campo que esta en medio de los dos visores
Nota: Previamente tenemos que tener impreso el Estado de Cuenta del Banco para poder
comparar con los movimientos del sistema.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 Bancos 36

Paso 3: En el caso de que alguno de los movimientos que se mando al estado de cuenta
con un fecha incorrecta , damos doble click sobre el movimiento ó seleccionamos el registro
y le damos en el click al botón de (<), enseguida nos regresara el movimiento al visor de los
movimiento del sistema.

Paso 4: Si algún movimiento del banco no esta registrado en el sistema , damos click en el

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

37 Sistema de Contabilidad GL III

botón de agregar y nos mandara una pantalla en la cual capturamos la informacion del
movimiento , posteriormente le damos click al botón de generar ,lo que generará el asiento
contable y lo agregará al estado de cuenta.

Paso 5: Ya que se ha revisado los movimientos guardamos la informacion.

Nota:Este proceso se puede estar realizando por dia , ya que cada vez que se cargar la
informacion nos carga solo lo que esta pendiente en
el visor de los movimientos del sistema y en el visor del estado de cuenta lo que ya
habiamos verificado anteriormete.

Paso 6: Si ya no hay movimientos por checar en el mes se debe de imprimir el Reporte de

Conciliación para terminar el proceso.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 Bancos 38

9.6.3 Estados de Cuenta del Banco

Para agregar movimientos al estado de cuenta para poder realizar la conciliacion de Bancos contra
el banco, necesitamos dar de alta los movimientos del banco que aparecen en el estado de cuenta
del banco, en esta opción capturamos la clave del banco, la referencia, fecha del movimiento, el tipo
y su valor, la moyoría de las veces solo vamos a capturar la clave del banco y su referencia, porque
al capturar esos campos el resto aparecerán porque el sistema los busca y despliega la información
correspondiente.

Una vez capturados todos los movimientos del estado de cuenta del banco se podrá correr el reporte
de conciliación bancaria, que compara los movimientos reales con los del estado de cuenta para dar
como resultado los movimientos que sobran, que deben de ser los cheques en tránsito del mes
siguiente.

9.6.4 Cheques en Tránsito

En el archivo de los cheques en tránsito se guarda el resultado de la conciliación bancaria, que son
los cheques con fecha del mes, que según el banco no se han cobrado hasta fin de mes.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 39 Sistema de Contabilidad GL III

La primera vez que se corra el reporte de la conciliacion bancaria deberá de darse de alta los
cheques en tránsito que se tengan en nuestra conciliación manual, para que se pueda empezar a
llevar en el sistema de Contabilidad.

9.6.5 Reporte de Conciliación

Al pedir el reporte de la conciliación, se presume que ya se ha hecho la captura de los datos del
estado de cuenta de banco, y el reporte primeramente hace el proceso de comparación de los
movimientos del banco y los movimientos que nosotros tenemos, para eso le tenemos que dar como
dato la cuenta del banco la cual queremos conciliar y su saldo inicial, este solo la primera vez se
necesita capturar, ya que de ahi en delante lo obtiene del resultado de la conciliación del mes
anterior.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

Capitulo

X
 41 Sistema de Contabilidad GL III

10 Operación
10.1 Acumular Saldos
Esta opción permite generar los saldos de cada una de las cuentas del catálogo a partir de las
partidas de las pólizas contables.

Debe ejecutarse después de hacer cualquier cambio al archivo de asientos contables y antes de
hacer cualquier consulta o listado que no sea Catálogo de Cuentas o Asientos Contables (ya que
éstos son los únicos que no requieren de la información de saldos).

El sistema permite generar los saldos de varios meses en una sola operación:

Indicando el mes inicial y final del año seleccionado.

Nota: Al realizar un cierre anual se afectan los saldos del mes de Diciembre del año
seleccionado, para poder deshacer un cierre anual, solo se vuelve a Acumular Saldos del mes
de Diciembre.

10.2 Cierre de Fin de Año

Mediante esta opción el sistema cancela de manera automática las cuentas de resultados y obtiene
la utilidad o pérdida del ejercicio, mandando el resultado a la cuenta en donde se reporta el
resultado acumulado de ejercicios anteriores, que debe estár señalada en el archivo de empresas en
el campo que se llama "Cta Acum".

Además obtiene un listado del asiento contable del cierre realizado por el sistema.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 Operación 42

Nota: Esta opción solo afecta al mes de Diciembre del año seleccionado.

10.3 Conciliación de Clientes / Proveedores

10.3.1 Conciliación de Clientes / Proveedores

El sistema de contabilidad cuenta también con un proceso para obtener la conciliación de las
cuentas de clientes y/o proveedores, siempre y cuando se lleve dentro de la captura de las pólizas
que pudieran participar en estas transacciones.

Para poder contar con esta ventaja del sistema, tendremos que utilizar el campo de concepto de
cada partida como sigue:

CLIENTES
al registrar una factura:

en este caso no se utiliza el concepto sino el tipo de póliza que debe ser FA
y la referencia que debe ser el número de la factura.

al hacer un pago a una factura:

PF#1234 Distribuidora Mexicana

al hacer una nota de crédito:

NC s/F#1234 Distribuidora Mexicana

PROVEEDORES
al registrar una factura:

F#1234 Distribuidora Mexicana

al hacer un pago a una factura:

PF#1234 Distribuidora Mexicana

al hacer una nota de crédito:

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 43 Sistema de Contabilidad GL III

NC s/F#1234 Distribuidora Mexicana

Si estos movimientos han sido creados por el Sistema Fussión, no debe de preocuparle ya que
utiliza estas mismas reglas para poder hacer uso de esta opción.

10.4 Aceptar Interfase

Esta opción es para importar los datos de otros sistemas administrativos que no sean los de
Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales, para utilizar esta opción el sistema a comunicar
deberá generar un archivo ASCII con la información de los datos a importar.

Dentro de este archivo se podrá importar información de varios tipos como son, cuentas del catálogo
de cuentas, asientos contables

El formato de este archivo permite definir varios tipos de registros como son:

CAT - Para insertar una cuenta en el catálogo de cuentas

ASI - Para insertar un encabezado de un asiento contable
POL - Para insertar una partida dentro de un asiento contable
BCO - Para insertar información de un cheque dentro de un asiento contable

Formato de Registro tipo CAT

CAT,<No de Cuenta>,<No de Cuenta Superior>,<Descripción de la Cuenta>,<Centro de Costo

S/N>,<Usuario que dió de alta>
Ejemplo:

CAT,110-001-001,110-001,"BANAMEX",N,"IASC"

Formato de Registro tipo ASI

ASI,<Año>,<Sucursal>,<Tipo de Póliza>,<No de Póliza>,<Fecha>,<Concepto>,<Moneda>,<Tipo

Cambio>,<Usuario>
Ejemplo:

ASI,2006,001,EB,2345,05/10/2006,"PAGO DE FACTURAS VARIAS",NAL,1,"IASC"

Nota: Las fechas deberán de estar en formato MM/DD/AAAA

Formato de Registro tipo POL

POL,<Cuenta>,<Concepto>,<Valor>,<[Link]>,<Documento>
Ejemplo:

POL,110-001-001,"PF#001235 WALL-MART DE MEXICO",12000,0,1235

Formato de Registro BCO

BCO,<Banco>,<Tipo>,<Departamento>,<Concepto>,<Valor>,<Beneficiario>,<Leyenda S/N>
Ejemplo:

BCO,BA01,2,1,14,12000,"WALL-MART DE MEXICO, S. A. DE C.V.",S

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 Operación 44

Nota: la secuencia de los registros debe de concordar, después de un registro tipo ASI, deberán de
estar todos los registros tipo POL que pertenezcan a ese encabezado, después de los registros tipo
POL, si el asiento es un egreso o un ingreso, deberá de haber un registro tipo BCO para describir la
información del ingreso o egreso. El registro tipo CAT no tiene secuencia y podrá estar en cualquier
posición.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

Capitulo

XI
 Reportes 46

11 Reportes
11.1 Balance General y Estado de Resultados
Estos reportes son los más conocidos en contabilidad ya que generalmente son los que se utilizan
como base para la toma de decisiones en una empresa.

Una de las ventajas de este sistema es que se pueden obtener estos reportes a cualquier nivel, de
manera que el usuario puede tener varias opciones de presentación de estos reportes según el
grado de desglose que requiera.

11.2 Comparativo Anual

El comparativo anual es un Estado de Resultados igual que el reporte anterior, solo que en éste se
muestran todos los meses del año, uno en cada columna y al final el acumulado anual.

Este reporte es de gran ayuda porque fácilmente se puede ver la tendencia de las cuentas de
resultados dentro de un mismo reporte.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

Capitulo

XII
 Utilerías 48

12 Utilerías
12.1 Revisión de Pólizas
Enter topic text here.

12.2 Importar / Exportar Datos

Enter topic text here.

12.3 Copia de Catalogos

Enter topic text here.

12.4 Saldos Iniciales

Enter topic text here.

12.5 Respaldar Base de Datos SQL

Enter topic text here.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

Capitulo

XIII
 Parámetros 50

13 Parámetros
13.1 Parámetros
Debido a que el sistema de contabilidad 'GL' es multi-empresas, se podrán llevar las
contabilidades de todas las empresas que usted necesite, sin mas límite que la capacidad de su
disco duro. Los 'Parámetros' nos van a ayudar a cambiarnos de una empresa a otra, o bien de
un año a otro dentro de la misma empresa.

Extensión

Cada extensión consta de 3 caracteres y representa una determinada empresa. Las empresas
se dan de alta por medio del menú de Archivos (Empresas), y al entrar al sistema de contabilidad
muestra una lista de empresas para seleccionar la que queremos sea la empresa activa para esa
sesión, además por medio de parámetros podremos cambiar la empresa activa.

Por ejemplo:
ISC = INGENIERÍA AVANZADA EN SISTEMAS
DYC = DESARROLLO Y CONSTRUCCIONES URBANAS, S. A.

Para poder tener esa empresa como una opción para cambiarse a ella se deberá de haber dado
de alta en el Archivo de Empresas con anterioridad

Año

El año es el parámetro por el cual se le dice al sistema de contabilidad, cual es el año de la

empresa activa en el cual se quiere trabajar, ya sea para consultar, obtener reportes o incluso
capturar movimientos. El sistema de contabilidad puede tener en línea cualquier cantidad de
años con información y esto solo es limitado por la capacidad en disco duro.

IVA
En esta casilla podemos poner el porcentaje de Impuesto al Valor Agregado que corresponda.

Dolares en Inglés
Esta opción es para decirle al sistema que cuando mandemos imprimir un cheque de una cuenta
de dolares, la cantidad en letra será en inglés de lo contrario saldrá en español.

Impresiones B & N
Esta es una opción para desactivar los colores en los reportes, existen algunos reportes que
muestran las cantidades negativas en rojo, pero las impresoras laser no imprimen bien este

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 51 Sistema de Contabilidad GL III

color por lo que se activa esta opción para que en los reportes no se utilize el color rojo para
representar los valores negativos.

Vista Previa
Esta opción es solamente para la impresión de los cheques, si está desactivada entonces los
cheques se mandarán directo a la impresora sin dar una vista previa, y si esta activada esta
vista previa se mostrará.

Usar FMT
El usar FMT es también para la impresión de cheques, y determina el tipo de formato que se
está utilizando, en este caso lo mas normal es utilizar este parámetro activado, ya que son los
formatos mas nuevos, los anteriores se conservan para compatibilidad con el sistema anterior.

Nota: Además de la forma tradicional para entrar en la opción de parámetros que es por medio
de seleccionar la opción del menú de archivos y parámetros, también se activará esta opción si
le damos un click con el mouse al área en donde se despliega el mes y el año, al lado derecho
de los botónes del menú. (como se muestra en la imagen)

13.2 Usuario y Contraseña

Al instalar el Sistema de Contabilidad GL III por primera vez, el sistema detecta que no existen
usuarios dados de alta y pide se seleccione un usuario de otro sistema ya instalado o que le
capturemos un usuario nuevo.

Una vez adentro usted puede agregar mas usuarios y además cambiar las contraseñas de los
usuarios existentes, para tener el control de la seguridad del sistema.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

Capitulo

XIV
 53 Sistema de Contabilidad GL III

14 Temas Varios
14.1 Manejo de Centros de Costos

14.2 Manejo de Dolares

MANEJO DE DOLARES

El manejo de dólares en el sistema se maneja solamente para la información de chequeras, ya que

en la contabilidad aparecerá con el valor en pesos al tipo de cambio del día del movimiento.

EN MAESTRO DE
BANCOS

El que una cuenta de

banco se maneje o no
en dólares se
determina en el archivo
de Bancos, el cual
describe la cuenta, y
además se define la
moneda que se va a
utilizar.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 Temas Varios 54

EN CAPTURA DE
ASIENTOS

Una vez que la cuenta

quede registrada como
que es dólares, al
capturar un asiento
este lo capturamos en
dólares pero al verlo en
el sistema éstos se
convertirán en pesos al
tipo de cambio del día
del asiento, si este tipo
de cambio de ese día
no existe y es el primer
movimiento que se
captura de ese día,
entonces el sistema
pedirá el tipo de
cambio para ese dia,
todos los demás
movimientos después
de ese, que sean del
mismo día tendrán el
mismo tipo de cambio.

Al mandar a imprimir un
cheque de una cuenta
en dólares, éste se
imprimirá con la
cantidad en letra en
ingles o español
dependiendo de la
opción que se escogió
en parámetros, e
indicando que son
dólares.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales

 55 Sistema de Contabilidad GL III

EN HISTORIA DE
TIPOS DE CAMBIO

Todos los tipos de

cambio que se han
pedido para hacer las
capturas en dólares se
van guardando en el
archivo de Historias de
Tipo de Cambio, solo
se guarda una por día,
de hecho solo cuando
no existe valor para un
día se piden, y
posteriormente si ya se
tiene un valor grabado
en ese día, se utiliza
ese valor ya sin
preguntarlo.

14.3 Manejo de Períodos

Enter topic text here.

© 2001 ... Ingeniería Avanzada en Sistemas Computacionales