ARCHIVO ADECUADO Y EL USO DE HERRAMIENTAS

DIGITALES PARA LA CREACIÓN DEL REPOSITORIO

EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA NUEVA ERA

Johan Sebastián Buitrago Cárdenas

Martin Nicolas Awazacko Vargas

Institución Educativa Nueva Era

Villa De Leyva, Boyacá
Noviembre 2024
 Tabla de Contenido

Agradecimientos......................................................................................................3

Introducción.............................................................................................................4

Tema………………………………………………………………………………5

Descripción de la Problemática...............................................................................6

Pregunta Problema...................................................................................................7

Estado del Arte.........................................................................................................8

Marco Teórico.........................................................................................................11

Marco Referencial...................................................................................................16

Objetivos..................................................................................................................17

Diseño de la investigación.......................................................................................18

Cronograma de Actividades.....................................................................................22

Presupuesto del Proyecto.........................................................................................26

Metodología.............................................................................................................27

Resultados................................................................................................................40

Conclusiones y Recomendaciones...........................................................................51

Referencias...............................................................................................................52
Agradecimientos

Queremos expresar nuestra sincera gratitud a todas las personas y que, de una u otra

forma, contribuyeron a la realización de este proyecto. Este trabajo no hubiera sido posible sin el

apoyo y la orientación de muchas personas que, con sus conocimientos y consejos, nos ayudaron

a superar cada etapa.

En primer lugar, extendemos nuestro agradecimiento a nuestros profesores, quienes nos

brindaron un gran apoyo en cada etapa del proyecto. Sus observaciones y sugerencias no solo

enriquecieron nuestro trabajo, sino que también nos enseñaron importantes lecciones que

llevaremos con nosotros en nuestra vida profesional. Su compromiso y paciencia fueron

fundamentales para lograr los objetivos que nos propusimos desde el inicio.

Queremos dedicar un agradecimiento especial a nuestras familias. Su comprensión,

apoyo incondicional y palabras de aliento fueron una fuente constante de motivación y fortaleza

para nosotros. Agradecemos profundamente su paciencia y su comprensión, especialmente

durante aquellos momentos en los que nuestro tiempo y atención estuvieron completamente

dedicados al proyecto. Su apoyo fue, sin duda, una de las razones por las que logramos culminar

esta etapa con éxito.

A todos ustedes, gracias por ser parte de este proceso y por ayudarnos a crecer tanto

académica como personalmente. Este logro es, en gran parte, el resultado de su apoyo y

contribución.
 Introducción

Actualmente, la gestión y organización de la información es clave para que cualquier

institución educativa funcione. El avance constante de la tecnología ha incrementado la

importancia de contar con sistemas de archivos adecuados y el uso efectivo de herramientas

digitales en la Institución Educativa Nueva Era.

El repositorio digital se ha convertido en una herramienta esencial para almacenar,

gestionar y compartir materiales y recursos educativos de manera segura y accesible. Las

ventajas de utilizar archivos digitales y herramientas tecnológicas son notables en comparación

con los sistemas tradicionales de archivado en papel. Sin un sistema digital, la seguridad de los

archivos se ve comprometida, dejándolos vulnerables a pérdidas por daños físicos o robo.

Además, la accesibilidad se ve limitada, dificultando un intercambio eficiente de recursos. Por

esto, la implementación de un repositorio digital en la institución educativa Nueva Era

revolucionará la forma de manejar los archivos en este contexto, marcando un antes y un

después, haciéndolo más eficiente y cómodo.

En primer lugar, la digitalización de documentos elimina la necesidad de espacio físico

de almacenamiento, reduciendo costos y mejorando el espacio disponible en la organización.

Además, gracias a las herramientas digitales, es posible buscar de forma rápida y precisa la

información almacenada, agilizando el proceso de localización de documentos y recursos

educativos. Hoy, la gestión y organización de la información es muy importante para el

funcionamiento de cualquier institución educativa. Con el creciente avance de la tecnología, es

importante contar con suficientes archivos y utilizar herramientas digitales para crear archivos.
 El archivo adecuado y el uso de herramientas digitales ofrecen muchas ventajas frente a

los sistemas tradicionales de archivado en papel. En primer lugar, la digitalización de

documentos elimina la necesidad de espacio de almacenamiento físico, reduce los costos y

mejora el espacio disponible dentro de la organización. Además, gracias a las herramientas

digitales, es posible buscar de forma rápida y precisa la información almacenada, agilizando el

proceso de localización de documentos y recursos.

1. Tema

La creación de un archivo digital en la Institución Educativa Nueva Era organizará de

manera efectiva la información relevante para docentes, estudiantes y personal administrativo.

Esto implica reunir las herramientas y tecnologías adecuadas que aseguren la reserva de los datos

almacenados.

En este sentido, el establecimiento de un sistema de este tipo apoyado en herramientas

digitales facilitará la clasificación de los documentos, permitiendo acceder a la información

esencial de forma rápida y sencilla. Asimismo, se fomentará el intercambio de conocimientos

entre los miembros de la comunidad educativa, brindando una plataforma para administrar la

información.

Todo esto facilita la planificación de clases y enriquece la experiencia de aprendizaje de

los estudiantes. Asimismo, se promueve la colaboración entre docentes, permitiendo la creación

conjunta de materiales y el intercambio de ideas para mejorar las prácticas educativas.

2. Descripción de la problemática

A lo largo de la historia, la educación ha experimentado cambios significativos en su

metodología de enseñanza. La revolución tecnológica y las herramientas desarrolladas por el ser

humano han facilitado el proceso de aprendizaje. En el ámbito educativo, se han utilizado estos

avances como implementaciones para conocer y mejorar las habilidades de los estudiantes.

(Pérez, 2019)
 En el contexto actual, el sistema educativo en Colombia ha experimentado

transformaciones significativas en el último siglo. Durante muchos años, se ha seguido un

enfoque educativo tradicional que puede resultar complejo y tedioso. Por esta razón, se ha

comenzado a adoptar los avances tecnológicos, que han ganado fuerza en los últimos años, con

el objetivo de simplificar este amplio sector y proporcionar diversas herramientas, como un

repositorio digital (Ministerio de Educación Nacional, 2016).

Un repositorio digital es una plataforma que permite gestionar, almacenar, preservar y

facilitar el acceso a contenido digital (Gilusti, D, 2019). Existen diferentes tipos de repositorios,

pero en este caso específico, nos referimos a un repositorio que alberga la información

relacionada con proyectos y anteproyectos de grado de la Institución Educativa Nueva Era de

manera organizada. Esto permite que todas las personas vinculadas a la institución puedan

acceder a esta información valiosa. El proyecto surge como respuesta a una necesidad

identificada en la escuela, que es la falta de una herramienta de este tipo para organizar de

manera eficiente esta información que se maneja. La Institución Educativa Nueva Era enfrenta el

desafío de establecer un archivo adecuado y hacer uso de herramientas digitales para la creación

de un repositorio digital eficiente. La transición del archivo en papel al formato digital requiere

de una estructura organizada. Además, es fundamental abordar la seguridad de la información y

promover la colaboración de recursos para potenciar el aprendizaje y la enseñanza en la

institución.

3. Pregunta problema

¿Cuáles son las mejores prácticas que permitan la creación de un repositorio institucional

utilizando un archivo adecuado y aprovechando las herramientas digitales disponibles?

4. Estado del Arte

En la actualidad, los archivos digitales y los repositorios han ganado una creciente

popularidad en el ámbito educativo, brindando la posibilidad de un almacenamiento adecuado,

una gestión eficiente y un acceso amplio a diversos recursos educativos. A través de una

investigación consultada por seis fuentes, se han extraído las ideas más pertinentes,

proporcionando una síntesis de cada documento seleccionado.

Entre ellos, destaca la Guía para la evaluación de repositorios institucionales de

investigación, la cual se enfoca en el acceso abierto y tiene como propósito ofrecer acceso

gratuito en línea a información científica como artículos, monografías y datos de investigación.

El acceso abierto se presenta como un impulsor de la celeridad en la investigación al eliminar

barreras de acceso y fomentar la transferencia de conocimiento, una tendencia que es cada vez

más adoptada por entidades financiadoras, universidades y centros de investigación. Además, se

enfatiza la importancia de contar con infraestructuras adecuadas para cumplir con los mandatos

de acceso abierto, y se destaca el papel esencial de los repositorios institucionales, repositorios

temáticos y repositorios centralizados como recursos electrónicos para facilitar el acceso abierto

a las investigaciones (Ministerio de Economía, Industria y Competitividad, 2017).

Otro documento relevante es la Política del Repositorio Institucional de la Institución

Universitaria de Envigado RI-IUE, una plataforma que busca brindar acceso y promover la

difusión de trabajos académicos realizados por profesores y estudiantes, beneficiando tanto a la

comunidad universitaria como a otras personas interesadas. Esta política también se preocupa

por asegurar la disponibilidad y conservación a largo plazo de los trabajos almacenados,

garantizando su accesibilidad y preservación para futuras consultas e investigaciones. En este

contexto, se destacan las normas y reglamentos legales que regulan el proyecto, un aspecto
fundamental para asegurar el cumplimiento de las leyes y proteger los derechos de los autores y

usuarios. Del mismo modo, se realiza un análisis de diferentes repositorios existentes para

determinar cuál es el más adecuado para el desarrollo y funcionamiento del RI-IUE (Flórez,

2021).

Por otro lado, el Repositorio institucional Universidad de Antioquia enfoca su atención

en la comprensión del acceso abierto a la investigación e información científica, destacando su

disponibilidad gratuita en Internet para cualquier usuario. Este documento ofrece una valiosa

información para comprender las normas y el proceso de creación de un archivo (Cardona,

2021).

Otro artículo relevante es Repositorio de Software Educativo: Una aproximación de

desarrollo conceptual, que analiza el impacto de la tecnología en la educación y la importancia

del acceso abierto en el desarrollo de software educativo. El texto discute la relación entre

repositorios, software y educación tecnológica, categorizando los repositorios en diferentes tipos

y discutiendo sus características, funciones, contenido y máquinas de operación. El artículo

concluye que, aunque existen diversos tipos de repositorios, son escasos aquellos dedicados a

almacenar software para recursos educativos con características de accesibilidad y apoyo a la

teoría de la construcción social de la tecnología. Este documento representa una fuente de gran

utilidad al proporcionar una idea clara de lo que es un repositorio, exponiendo sus características

y servicios ofrecidos (Rodríguez A, 2022).

Por otro lado, el artículo ¿Cómo optimizamos los repositorios de nuestras instituciones?

La auditoría de información como una provechosa herramienta. Se centra en la importancia de la

gestión de información en la optimización de los repositorios institucionales y en la promoción

del acceso abierto a las producciones de las instituciones. El autor destaca la auditoría de
información como una herramienta útil, y menciona referencias que ayudan a las instituciones a

mejorar sus prácticas de gestión de información. Además, invita a establecer redes colaborativas

entre organizaciones similares para compartir conocimientos y experiencias relacionados con el

tema. Este artículo enriquece la comprensión de los repositorios y la gestión necesaria dentro de

ellos, así como los beneficios que aporta el acceso abierto (Coria, M, 2022).

Por último, el artículo Desarrollo y gestión de repositorios institucionales para el

conocimiento como bien común. Análisis en dos unidades académicas de la Universidad

Nacional del Nordeste presenta una investigación que explora las prácticas y preferencias de

investigadores en el proceso de investigar y difundir el conocimiento científico (Bonacorsi B,

2022).
5. Marco Teórico

La incorporación de un repositorio digital en la Institución Educativa Nueva Era se

respalda desde una perspectiva teórica sólida. En primer lugar, se alinea con la corriente de

gestión del conocimiento, permitiendo la centralización y organización de recursos educativos.

Desde el enfoque constructivo, se reconoce la importancia de un acceso ágil a materiales

actualizados para enriquecer la experiencia de aprendizaje e investigación. Además, desde la

teoría de la colaboración y la co-creación, el repositorio fomenta la interacción entre docentes,

promoviendo el intercambio de ideas y la creación conjunta de contenido educativo. El acceso

abierto también respalda esta implementación, contribuyendo a la difusión del conocimiento

dentro y fuera de la comunidad educativa. A nivel funcional, los repositorios aprovechan

tecnologías digitales para la organización eficiente de contenidos, mediante el uso de metadatos

y sistemas de categorización que facilitan la recuperación de información. En conjunto, este

marco teórico apoya la implementación del repositorio como una estrategia integral para mejorar

la enseñanza, el aprendizaje y la gestión del conocimiento en la era digital.

5.1 Gestión de Información en Instituciones Educativas

La gestión de información en instituciones educativas es un proceso vital para garantizar

el correcto funcionamiento y desarrollo de la comunidad educativa. La información académica y

administrativa es un recurso valioso que debe ser organizado, almacenado y accesible de manera

eficiente. En este sentido, los archivos adecuados y las herramientas digitales juegan un papel

fundamental para simplificar la administración de la información (Fernández, P, 2008).

5.2 Repositorios Digitales y su Importancia en el Ámbito Educativo

Los repositorios digitales son plataformas diseñadas para gestionar, almacenar y

preservar diferentes tipos de contenido digital, como documentos, presentaciones, multimedia y

recursos educativos. Estos repositorios facilitan el acceso y la difusión de la información, lo que

beneficia a docentes, estudiantes y personal administrativo. Además, los repositorios promueven

el acceso abierto y colaborativo a la información, fomentando la innovación y el intercambio de

conocimientos (Duperet, E, 2015).

5.3 Ventajas del Archivo Digital y Herramientas Tecnológicas

La digitalización de documentos y el uso de herramientas tecnológicas en la gestión de

información ofrecen diversas ventajas en comparación con los sistemas tradicionales de

archivado en papel. Entre las ventajas más destacadas se encuentran la optimización del espacio

físico, la reducción de costos de almacenamiento, la rápida búsqueda y recuperación de

información, y la facilidad para compartir recursos con otros usuarios (Álvarez, E, 2017).

5.4 Impacto de los Repositorios en el Ámbito Educativo

La creación de un repositorio digital en la Institución Educativa Nueva Era conlleva un

impacto trascendental en múltiples facetas del entorno educativo. Al amparo del marco teórico

que sustenta esta iniciativa, se revela su importancia. Los repositorios emergen como respuestas

a la creciente necesidad de organizar, almacenar y compartir el proyecto educativo de manera

más eficiente y accesible en el ámbito digital. Su implementación opera como un cambio,

transformando la manera en que se accede y comparte el conocimiento. Esta plataforma

centralizada no solo agiliza el acceso a recursos educativos para docentes y estudiantes,

potenciando la calidad de la enseñanza y el aprendizaje, sino que también se rige como un

epicentro de colaboración pedagógica.

Además, el repositorio propaga una cultura de apertura al permitir la divulgación de

conocimientos y recursos, contribuyendo así al enriquecimiento intelectual de la comunidad

educativa en general. Desde una perspectiva funcional, estos repositorios se erigen como

plataformas de organización y gestión de recursos, dotadas de sistemas y categorización que

facilitan la búsqueda y recuperación de información relevante. En esencia, la implementación del

repositorio no solo se traduce en una modernización tecnológica, sino en una transformación

profunda en la manera en que el aprendizaje y la colaboración se conciben y se despliegan en la

comunidad educativa.

5.5 Mejores Prácticas para la Creación del Repositorio en la Institución Educativa

La exitosa concreción del repositorio institucional se consolida mediante la puesta en

marcha a las mejores prácticas en gestión de información, cuyo despliegue es esencial en la

eficacia y relevancia del sistema. Estas prácticas, en consonancia con las directrices, gravitan en

torno a criterios esenciales.

En primer término, una comprensión de las necesidades propias de la institución donde es

fundamental; su identificación, en función de los objetivos y dinámicas educativas, el contenido

y estructura del repositorio. La consiguiente creación de una categorización congruente no solo

facilitará la localización de contenidos, sino que también asegurará la navegación fluida y la

usabilidad general. La elección discernida de las herramientas digitales se orienta hacia la

alineación con los objetivos y requisitos de la institución, priorizando la capacidad de

integración, seguridad y escalabilidad. Finalmente, la implementación de políticas de acceso y

preservación se revela indispensable; estas regulaciones regirán la manera en que la información

es compartida y conservada a lo largo del tiempo. En su conjunto, estas prácticas encaminan al

establecimiento de un repositorio institucional coherente y funcional que atiende de manera

precisa a las necesidades específicas de la institución educativa. (Alfonso, J, 2011)

5.6 Gestión y Capacitación

La introducción de un repositorio digital dentro de una institución educativa trae consigo

una transformación significativa en la forma de manejar y acceder a la información. Para

asegurar una transición efectiva y una adopción fluida de este nuevo enfoque, es crucial

implementar un sólido plan de gestión del cambio que involucre a todas las partes interesadas.

Este proceso no solo abarca la adquisición técnica de herramientas digitales, sino también la

preparación de la comunidad educativa para abrazar el cambio y aprovechar al máximo los

beneficios del repositorio digital.

Un plan recomendable para gestionar el cambio debe ser integral y adaptable. En primer

lugar, debe identificar los objetivos claros del repositorio digital y cómo se alinean con la visión

y misión de la institución educativa. Luego, se debe crear un cronograma que defina los pasos

clave de implementación, desde la capacitación hasta la migración de datos. El plan también

debe establecer canales de comunicación efectivos para mantener a todos informados sobre el

progreso y las actualizaciones. La capacitación adecuada es un componente crítico; brindar

talleres y recursos de aprendizaje a docentes y personal administrativo permitirá que se sientan

cómodos y competentes al utilizar las nuevas herramientas.

5.7 Seguridad y Protección de la Información

En la actualidad digital, asegurar la protección de la información almacenada en

repositorios es un requisito ineludible. Esto implica la implementación de medidas de seguridad

cibernética sólidas, como sistemas de acceso basados en roles y autenticación, junto con la

encriptación integral de datos y la instalación de sistemas de detección de intrusiones para

contrarrestar accesos no autorizados. El mantenimiento constante mediante actualizaciones y

parches fortalece aún más la resistencia de estos sistemas ante amenazas. Paralelamente, una

política de copias de seguridad bien estructurada, que identifique datos esenciales, determine la

frecuencia de respaldos, garantice almacenamiento seguro y realice pruebas de restauración, se

suma como un respaldo crucial en la garantía de disponibilidad de datos en situaciones críticas.

Esta combinación de enfoques, fortalecida por la asignación de roles y la adaptación constante de

la política, establece una barrera robusta y adaptable contra las cada vez más sofisticadas

amenazas cibernéticas, protegiendo la integridad y confidencialidad de la información a

resguardo en los repositorios digitales.

6. Marco referencial

6.1 Normativas Internacionales y Nacionales:

La Ley de Propiedad Intelectual es muy importante porque protege los derechos de autor

y regula cómo se puede reproducir y distribuir el contenido. Esto es necesario para asegurarnos

de que estamos cumpliendo con la ley cuando publicamos material en el repositorio de nuestra

institución. La Ley de Protección de Datos Personales es otra ley muy importante. Esta ley nos

ayuda a garantizar la privacidad y seguridad de la información personal. Es fundamental que la

sigamos para proteger la información confidencial de los estudiantes, profesores y personal

administrativo. Las Directrices de la UNESCO sobre Repositorios Institucionales también son

muy útiles. Estas directrices dan consejos sobre cómo crear y administrar repositorios

institucionales. Dicen cómo usar los metadatos, cómo permitir el acceso abierto y cómo

preservar la información digital.

6.2 Políticas Institucionales:

La Política de Acceso Abierto es muy importante porque asegura que la institución está

comprometida con el acceso gratuito a la producción académica y científica que se genera aquí.

La Política de Derechos de Autor dice cuáles son los derechos y responsabilidades de los autores

y usuarios en relación con el material que se deposita en el repositorio. También nos habla sobre

las licencias de uso. La Política de Preservación Digital nos dice cómo debemos preservar a largo

plazo los contenidos digitales del repositorio. Es importante seguir esta política para asegurarnos

de que la información se mantenga segura y accesible en el futuro. La Política de Depósito

Obligatorio nos dice qué tipo de material debemos depositar en el repositorio y cuándo debemos
hacerlo. Es importante cumplir con esta política para asegurarnos de que el repositorio esté

completo y actualizado.

6.3 Normas Técnicas:

Las Normas de Metadatos nos dicen cómo debemos describir los recursos digitales. Esto

es importante para que la información sea fácilmente encontrada y utilizada. Las Normas de

Formato de Archivos nos dicen qué formatos de archivo son aceptables para depositar contenido

en el repositorio. Es importante usar formatos que aseguren la preservación a largo plazo y la

accesibilidad de la información.

7. Variable independiente

La creación del repositorio digital es una variable independiente crucial en este contexto

escolar, ya que representa la primera y fundamental iniciativa que impulsa todo el proyecto. Sin

la existencia del repositorio digital, sería imposible llevar a cabo una gestión y organización

eficiente de la información en la institución educativa. Este repositorio proporcionaría el espacio

necesario para archivar y preservar la información digital de manera organizada y accesible para

todos los miembros de la comunidad educativa.

8. Objetivos

Se propone abordar la creación y gestión de un repositorio institucional moderno y

efectivo. En un contexto en el que las herramientas digitales desempeñan un papel fundamental

en la difusión del conocimiento, este proyecto busca explorar cómo establecer un repositorio que

alinee prácticas de archivo adecuadas con el uso innovador de tecnologías digitales.

8.1. Objetivo general

Diseñar y desarrollar un prototipo de repositorio institucional utilizando un sistema de gestión

de archivos adecuado y aprovechando herramientas digitales en la Institución Educativa

Nueva Era en 2024.

8.2. Objetivos específicos

- Determinar la herramienta ideal para la creación de un repositorio en la Institución Educativa

Nueva Era, mejorando la organización y el acceso a documentos.

- Diseñar un repositorio institucional adaptado a los requerimientos específicos de la Institución

Educativa Nueva Era.

- Revisar el funcionamiento del repositorio institucional, asegurando que cumpla con los

requisitos de organización y accesibilidad de documentos.

9. Diseño de Investigación

En este apartado, no solo se abordará el tipo y nivel de investigación que se empleará en

el proyecto de la creación del repositorio, sino también la operacionalización de variables,

detallando cómo se medirá y analizará los aspectos clave del estudio. La razón fundamental por

la cual el diseño de investigación es importante está en su capacidad para asegurar la validez y

confiabilidad de los resultados obtenidos. Lo que en última instancia beneficiará tanto a la

Institución Educativa Nueva Era como a la comunidad educativa en su conjunto.

9.1 Tipo de investigación

La investigación que se está llevando a cabo sobre este proyecto se clasifica como mixta

debido a su enfoque combinado de investigación cualitativa y cuantitativa. La parte cualitativa,

la cual es descriptiva, busca comprender más a profundidad cómo se gestionan actualmente los

archivos en la institución, así como identificar posibles áreas problemáticas. Por otro lado, la

parte cuantitativa, de aplicación, tiene como objetivo proponer soluciones concretas a partir de

herramientas digitales para mejorar la eficiencia y accesibilidad de los archivos. La combinación

de enfoques da una visión integral del problema y permite recomendaciones cualitativa y

cuantitativamente para la Institución Educativa Nueva Era.

9.2 Nivel de investigación

El proyecto se basa en una investigación de tipo mixto que combina los niveles de

investigación descriptiva y de aplicación. La elección de esta combinación se justifica debido a

la necesidad de comprender a fondo el estado actual de la gestión de archivos en la institución y,

al mismo tiempo, proponer soluciones prácticas para mejorarla.

 En la fase descriptiva, se llevará a cabo un análisis de cómo la institución maneja

actualmente sus archivos y qué herramientas se utilizan para este propósito. Esta etapa permitirá

obtener una visión completa de la situación actual y detectar posibles áreas de ineficiencia o

problemas en la gestión de archivos.

Posteriormente, en la fase de aplicación, se propondrán soluciones concretas basadas en

la implementación de herramientas digitales. Aunque esta fase puede ser considerada más

avanzada para el nivel de un estudiante, es esencial para lograr un impacto real y significativo en

la institución. Al introducir tecnologías digitales y optimizar la gestión de archivos, se espera

mejorar la eficiencia y la accesibilidad de los archivos, lo que beneficiará a estudiantes,

docentes y personal administrativo.

9.3 Operacionalización de variables

La operacionalización de variables desempeña un papel esencial en el proyecto. Esta fase

es muy importante, ya que permite no solo definir y medir con precisión los aspectos que

investigaremos, sino también comprender por qué su análisis es de suma importancia. En un

entorno educativo cada vez más digitalizado, la correcta organización de los datos y el uso

efectivo de las herramientas digitales pueden marcar la diferencia en el éxito y la eficiencia de

una institución. Al operacionalizar nuestras variables, se obtendrá una visión clara de los

elementos que afectarán el proyecto de la creación del repositorio tal como se observa en la

tabla.
Tabla 1

Operacionalización de las variables

Variables Definición Conceptual Dimensiones Indicadores

Creación del El proceso de Herramientas digitales. -Identificar la información.

Repositorio establecer un

Institucional repositorio digital o -Cantidad.

(Independiente) físico para almacenar y

gestionar información -Frecuencia.

de una institución. -Identificar la herramienta

ideal.

Archivación de la El proceso de -Organización de -Acceso.

Información almacenar y gestionar archivos. -Eficiencia.

(Dependiente) información de manera

organizada para su -Participación -Capacidad de búsqueda

posterior acceso y uso. institucional. -Integridad de los datos.

-Métodos de

archivación eficientes.

-Preservación digital.
10. Cronograma de actividades

La realización de un cronograma en el proyecto de investigación tiene una importancia

esencial. Un cronograma bien elaborado proporciona una guía para la planificación y ejecución

de todas las actividades necesarias para una investigación, lo que permite una mejor organización

del tiempo.

En cuanto a los criterios para determinar y secuenciar las actividades en el cronograma,

varios factores deben ser considerados. Primero, es esencial identificar las tareas clave

involucradas en la creación del repositorio digital, dividiéndolas en pasos más pequeños y

manejables. Luego, hay que considerar las dependencias entre las actividades, determinando qué

tareas deben completarse antes de que otras puedan comenzar. Priorizar las actividades de

acuerdo con su impacto en el logro de los objetivos del proyecto es esencial para centrar los

esfuerzos en lo más relevante. Por último, es importante establecer las fechas de inicio y de

finalización realistas y ajustadas a las metas, pues esto ayudará a mantener el proyecto en el

camino correcto. Un cronograma sólido basado en estos criterios garantizará que la investigación

avance de manera organizada y exitosa en la creación del repositorio digital en la Institución

Educativa Nueva Era.

 Septiembr Noviembr

Meses Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto e Octubre e

ACTIVIDADES
1 11 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 4

Semanas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 11 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 25 26 27 28 9 0 31 32 3 34 5 36 7 38 9 0

Primer Capítulo.

Complementar y mejorar el

marco teórico.

Planteamiento, diseño e

implementación de encuesta.

Analizar los resultados de la

encuesta.

Definir las herramientas con las

que se creará el repositorio.

Capacitación.

Adquisición de software.
Configuración de la plataforma

del repositorio.

Pruebas de funcionamiento del

repositorio.

Ajustes y correcciones necesarias

del repositorio.

Segundo Capitulo.

Preparación del material de

promoción del repositorio.

Recopilación de datos sobre el

uso del repositorio.

Implementación de estrategias de

seguridad de los archivos.

Evaluación continua del uso del,

repositorio.

Identificación de áreas de mejora.

Actualización de áreas de mejora.

Tercer Capítulo.

Revisiones finales del repositorio.

Finalizar la creación del

repositorio digital.

Carga de contenidos digitales

para el repositorio.

Lanzamiento oficial del

repositorio.

Análisis de la implementación del

repositorio.

Finalización del trabajo escrito.

Aprobación del trabajo escrito.

Sustentación final y cierre.

11. Presupuesto Del Proyecto de Investigación.

Un presupuesto desempeña un papel fundamental en la elaboración de cualquier

proyecto, ya que proporciona una hoja de ruta financiera que guía la gestión de recursos y

decisiones financieras. En este contexto, la distinción entre costos fijos y variables es de suma

importancia. Los costos fijos, como los gastos asociados a la adquisición de equipos, software y

servicios esenciales como Internet representan los desembolsos invariables necesarios para llevar

a cabo el proyecto. Por otro lado, los costos variables, como gastos de impresión, transporte y

servicios adicionales varían en función de las necesidades específicas del proyecto. Esta

diferenciación permite una planificación financiera efectiva al asegurar la disponibilidad de los

recursos esenciales mientras brinda la flexibilidad necesaria para adaptarse a los requerimientos

cambiantes del proyecto, lo que, a su vez, contribuye a la eficiencia y el éxito financiero del

mismo.

Un presupuesto no solo se rige como una herramienta crucial en la gestión a corto plazo

de un proyecto, sino también en su viabilidad a largo plazo. Un ejemplo de esto se encuentra en

la implementación de un repositorio digital en una institución educativa. Aquí, el presupuesto

proporciona una base sólida para la asignación de recursos, asegurando que los costos fijos

relacionados con la infraestructura tecnológica y el personal necesario estén cubiertos. Al mismo

tiempo, la presencia de costos variables permite una adaptación ágil a las cambiantes necesidades

de la comunidad educativa, garantizando la sostenibilidad y el éxito continuado del repositorio

digital en el futuro.
Costos fijos Costos variables

Descripción Valor Descripción Valor

Computador 520.000 Impresiones 10.000

Internet 30.000 Transporte 20.000

Office 60.000 Servicios 50.000

Hosting y 50.000

dominio

Total: 660.000 Total: 30.000

12. Metodología

Para realizar de manera ordenada y eficaz la creación del repositorio institucional, se

establecieron una serie de etapas fundamentales. Este procedimiento se diseñó de forma

organizada para abarcar todo, desde la selección de la base de datos hasta la configuración y los

exámenes finales, garantizando de esta forma que el sistema opere de la mejor manera posible y

que la información se administre sin problema. Cada fase intenta tratar elementos cruciales de la

instalación, tales como la elección del gestor de la base de datos, la estructuración de la

información y la comprobación de la conexión.

Durante la etapa inicial del proyecto del repositorio institucional Nueva Era, se consolidó

una base firme a través de la creación de un prototipo en CodePen (Figura 1). Esta prueba inicial

posibilitó examinar y verificar la estructura y funcionalidad del repositorio antes de avanzar con

su implementación integral en Moodle. No obstante, a pesar de que se logró un progreso

considerable, será esencial perfeccionar la integración del repositorio con otros sistemas y

plataformas de la institución para asegurar su operatividad completa.

Figura 1

Inicio en la pagina

En la segunda fase del proyecto, se implementó el modelo en Moodle, el cual permite

gestionar archivos PDF y documentos de texto como una base de datos eficiente para la

institución. Esta elección se fundamenta en las capacidades de Moodle para organizar y

almacenar documentos, facilitando el acceso de los trabajos de investigación. A continuación, se

presentará el paso a paso de la instalación y configuración de Moodle, detallando cada proceso

clave para replicar el modelo en un entorno institucional.

12.1. Instalación de Moodle

Se llevó a cabo el proceso de instalación de Moodle siguiendo un enfoque metódico,

guiado por un manual detallado de un canal de YouTube. En primer lugar, se procedió a la

descarga de la última versión del software a través del sitio oficial de Moodle. Se configuró

posteriormente un servidor web compatible, lo que aseguró que cumpla con los requisitos

necesarios, como PHP y una base de datos. Cabe señalar que, al utilizar Moodle, no fue

necesario utilizar un lenguaje de programación adicional, ya que esta herramienta está integrada

en esta plataforma, lo que simplificó significativamente el proceso de instalación y

configuración.

Figura 1

Instalador principal Moodle

12.2. Selección controlador DB

En esta primera etapa, se elige el controlador de base de datos más adecuado, un paso

esencial para asegurar que el sistema pueda conectarse de manera eficiente y estable al

repositorio de datos. Esta selección se realiza en función de las necesidades del proyecto y de la

compatibilidad del sistema, optando generalmente entre opciones como MySQL y PostgreSQL.

Por ejemplo, MySQL es conocido por su facilidad de uso y rapidez en consultas, lo cual lo hace

ideal para gestionar datos sencillos y de alta demanda. Por otro lado, PostgreSQL ofrece

características avanzadas y es preferido para datos más complejos o proyectos que requieren una

gestión de información más detallada. (IONOS, 2023)

La correcta elección del controlador permite definir cómo se gestionarán las operaciones

de lectura y escritura de datos, la velocidad de respuesta del sistema y su capacidad para

integrarse con otros componentes. Una vez seleccionado el controlador, se configura para que

funcione en armonía con el sistema, asegurando un rendimiento óptimo y cumpliendo con los

estándares de seguridad, lo cual es fundamental para establecer una base sólida que soporte el

funcionamiento y el crecimiento del repositorio en el futuro.

Figura 1

Controlador de Gestión de Moodle

12.3. Configuración de los Datos en la Base de Datos (DB)

En esta etapa, se realizaron los ajustes necesarios para asegurar que la base de datos (DB)

cumpliera con los requisitos del repositorio institucional. Este proceso incluyó la comprobación

de la estructura y disposición de las tablas para organizar de manera adecuada los distintos tipos

de datos, como información de usuarios, documentos y categorías. Se establecieron relaciones

entre las tablas para optimizar la administración y consulta de los datos, además de implementar

modificaciones en el sistema de base de datos, tales como la creación de índices que mejoran la

velocidad de consulta y políticas de respaldo que garantizan la seguridad de la información.

Figura 2
12.4. Finalización del Repositorio y Configuración de la Web

Como parte del desarrollo del proyecto, se completó exitosamente la creación del

repositorio de la base de datos, con una estructura sólida y eficiente para almacenar y gestionar la

información de forma segura. También se adquirió un dominio propio y un servicio de hosting,

garantizando la estabilidad y el mantenimiento continuo de la página. Cabe destacar que el

sistema no depende de programas externos, ya que todas las funcionalidades fueron integradas

directamente en la plataforma, optimizando su rendimiento y seguridad. Este enfoque asegura

que el proyecto se mantenga independiente y confiable en el tiempo.

Figura 3

Pantalla de inicio de sesión del repositorio

Figura 4

Interfaz principal del repositorio Institucional

12.5. Comprobación y Archivado de Documentos e Información

En este apartado se llevó a cabo la comprobación del sistema mediante la subida del

proyecto de grado en formato PDF. Este proceso se realizó para asegurar que el archivo estuviera

correctamente cargado, sin errores y accesible para su consulta. Además, se realizó una

archivación meticulosa del documento, siguiendo las pautas establecidas para garantizar que la

información se almacenara de manera ordenada y segura. Este procedimiento de comprobación

no solo validó la funcionalidad del repositorio, sino que también permitió verificar que el sistema

estaba listo para mantener y organizar otros proyectos de grado, garantizando su disponibilidad

para futuras consultas dentro de la plataforma.

Figura 5

Menú de edición y archivación de documentos dentro del repositorio

Figura 6

Bandeja principal de los proyectos de grado en el repositorio

Figura 7

Página de vista de los documentos desde el repositorio

14. Resultados

Una vez desarrollado el prototipo del repositorio en Moodle, se realizaron pruebas piloto

con un grupo de estudiantes y docentes de la Institución Educativa Nueva Era. Durante estas

pruebas, se evaluaron aspectos clave como la navegación, la carga de documentos y la facilidad

para consultar materiales académicos. Los resultados fueron altamente positivos, con los

usuarios destacando principalmente la organización clara del repositorio y la facilidad de acceso

a los documentos. La interfaz rápida y minimalista de Moodle fue muy apreciada, ya que

proporcionó una experiencia de usuario sencilla y eficiente, permitiendo a los usuarios encontrar

y cargar archivos sin complicaciones.

A los estudiantes les gusto la estructura del repositorio, ya que se realizó a partir de las

características que ellos sugirieron en la primera encuesta que se implementó. Además, les queda

el espacio para que puedan organizar de manera clara y rápida sus trabajos y proyectos

académicos, mientras que los docentes se sintieron satisfechos con la manera en que se realizó el

repositorio en general, mejorando la gestión y el acceso a los proyectos de los estudiantes. La

capacidad de acceso fácil y rápido fue un factor muy influyente para la satisfacción general de

los usuarios, y más cuando vivimos en un entorno donde la inmediatez en la consulta de

documentos es fundamental.

Las pruebas realizadas han generado un impacto positivo en los participantes, quienes

destacaron la facilidad de uso y la organización del sistema. Estos resultados preliminares

sugieren que el repositorio tiene el potencial de mejorar significativamente el acceso y la gestión

de los recursos académicos en la institución.

14.1. Resultados de la encuesta a estudiantes

La primera pregunta buscaba evaluar el nivel de satisfacción de los estudiantes respecto a

la organización actual de la información en la institución. La satisfacción con la organización de

la información es clave para asegurar un acceso rápido y fácil a los recursos necesarios.

Figura 8

La mayoría de los estudiantes (81.1%) se encuentran insatisfechos, lo que indica que el sistema

actual no cumple en gran medida con sus expectativas. Sin embargo, existe una pequeña fracción

(10.8%) que muestra neutralidad o satisfacción, lo que sugiere que aún hay áreas por mejorar.

La segunda pregunta buscó identificar si los estudiantes perciben que la información en la

institución es accesible en el momento en que la necesitan. La accesibilidad es fundamental para

la efectividad en el uso de los recursos informativos.

Figura 9

La mayoría de los estudiantes (78.4%) considera que la información rara vez es accesible,

incluso un pequeño porcentaje (16.2%) afirmó que nunca tiene acceso fácil. Esto indica que es

necesario realizarse ajustes para mejorar la accesibilidad.

La tercera pregunta indaga en las percepciones de los estudiantes sobre posibles mejoras

en la organización de la información. Su opinión ayudó a guiar la implementación de cambios

que mejoren la experiencia de uso.

Figura 10

La mayoría de los estudiantes (83.8%) opina que un sistema digital de clasificación y

organización facilitaría el acceso a la información, lo que hace muy evidente la demanda de una

herramienta digital específica para este propósito.

En la cuarta pregunta se preguntó a los estudiantes sobre su interés en la implementación

de un repositorio digital, considerando su potencial para mejorar la organización y accesibilidad

de la información.
Figura 11

Casi todos los estudiantes (97.3%) apoyan la idea de un repositorio digital, lo cual

respalda la implementación de esta herramienta como una solución ampliamente aceptada y

deseada en la comunidad educativa.

La quinta pregunta exploró el uso de herramientas digitales por parte de los estudiantes

para el aprendizaje complementario, dado que el uso de tecnologías puede influir en su

disposición a utilizar un repositorio.

Figura 12

La gran mayoría (91.9%) utiliza herramientas digitales regularmente, lo que indica una

familiaridad con la tecnología que facilitaría la adopción de un repositorio digital en la

institución.

En la sexta pregunta se buscaba conocer los criterios que los estudiantes consideran

esenciales para evaluar la efectividad de un sistema de archivos digitales, lo que es muy

importante para diseñar un repositorio que cumpla con sus expectativas.

Figura 13

La facilidad de uso (83.8%) fue el aspecto más valorado, seguido por la rapidez y la

seguridad de los datos. Esto resalta la importancia de desarrollar un sistema rápido y seguro.

14.2. Resultados de la encuesta a docentes

La primera pregunta buscaba evaluar la facilidad de navegación del repositorio, un

aspecto esencial para asegurar que los usuarios puedan acceder a los materiales académicos sin

complicaciones.
Figura 14

Todos los encuestados (100%) consideraron que la navegación fue fácil, lo cual indica

que el diseño y la estructura del repositorio cumplen con las expectativas de accesibilidad y

usabilidad.

La segunda pregunta planteó esta pregunta para entender si el propósito del repositorio

estaba claramente comunicado a los usuarios, lo cual es fundamental para su correcta utilización.
Figura 15

El 100% de los usuarios consideraron que el propósito y la finalidad del repositorio eran

claros, lo que demuestra que la información proporcionada fue adecuada y comprensible.

La tercera pregunta evaluaba la percepción sobre el diseño y la estética de la interfaz, ya

que una apariencia atractiva y fácil de usar puede mejorar la experiencia del usuario.
Figura 16

Todos los encuestados (100%) consideraron que la interfaz era atractiva y fácil de usar,

confirmando que el diseño del repositorio logró crear una experiencia visualmente agradable y

funcional.

Este proyecto ha dejado una base sólida sobre la que se podrían construir futuros

desarrollos. La plataforma Moodle, con sus características simples y efectivas, abrió la

posibilidad de extender el proyecto hacia nuevas dimensiones. En este sentido, el repositorio

institucional podría ser un primer paso hacia la creación de un campus virtual, una herramienta

que integraría aún más los procesos educativos, facilitando el acceso a clases, materiales y otras

herramientas interactivas. Este espacio abierto para futuras expansiones permite que estudiantes
o miembros de la institución puedan seguir desarrollando y ampliando el proyecto, adaptándolo a

las necesidades cambiantes de la comunidad educativa.

Los resultados de este proyecto muestran que el repositorio ha sido bien recibido por los

docentes que participaron en las pruebas, destacando su organización y facilidad de uso. Con esta

base, la institución está bien posicionada para presentar oficialmente el repositorio a toda la

comunidad educativa y avanzar en su proceso de implementación de tecnología educativa,

mejorando la experiencia académica de todos los miembros de la comunidad.

 15. Conclusiones y recomendaciones

La implementación del repositorio digital en la Institución Educativa Nueva Era

constituye un paso significativo hacia la modernización de la gestión de información académica

y administrativa. Este sistema no solo facilita el acceso y la organización eficiente de

documentos, sino que también fomenta la colaboración y el aprendizaje dentro de la comunidad

educativa. Los resultados obtenidos durante las pruebas piloto evidenciaron una aceptación

positiva entre estudiantes y docentes, destacándose la usabilidad, accesibilidad y seguridad del

repositorio como factores clave para su éxito. Esta iniciativa no solo resuelve problemas actuales

de almacenamiento y recuperación de información, sino que también posiciona a la institución

como pionera en el uso de herramientas digitales para la educación.

Se le recomienda al colegio continuar con esta iniciativa y también a realizar

evaluaciones periódicas del sistema para identificar áreas de mejora e incorporar las sugerencias

de los usuarios, manteniendo el repositorio actualizado y funcional. Se sugiere explorar la

posibilidad de integrar el repositorio con plataformas más amplias, como un campus virtual, para

centralizar recursos educativos y administrativos. Finalmente, es esencial garantizar la seguridad

y protección de los datos mediante políticas robustas de ciberseguridad y respaldos regulares,

asegurando la disponibilidad y confidencialidad de la información almacenada.

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